Jak korygować błędy w dowodach księgowych

Jak korygować błędy w dowodach księgowych
Wpisany przez Elżbieta Garczarek
Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania błędów i przeróbek.
Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe, które potwierdzają
dokonanie operacji gospodarczej. Najważniejsze wymogi, które muszą spełniać dowody
księgowe określa ustawa o rachunkowości.
Zgodnie z ustawą, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach
naturalnych,
- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę
sporządzenia dowodu,
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki
aktywów,
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych
przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja),
podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Przepisy ustawy o rachunkowości wymagają, aby dowody księgowe były rzetelne, to jest
zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne oraz
wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest także dokonywanie w dowodach
księgowych wymazywania i przeróbek.
Aby zapobiec zaksięgowaniu dokumentu z błędami, należy przed wprowadzeniem dowodu
księgowego do ksiąg rachunkowych dokonać jego sprawdzenia pod względem
formalno-rachunkowym oraz merytorycznym. Zasady przeprowadzania tych kontroli oraz osoby
odpowiedzialne za te czynności określa kierownik jednostki w przepisach wewnętrznych.
W przypadku stwierdzenia błędów w dowodach księgowych należy dokonać ich korekty.
Sposób dokonania korekty błędu zależy od rodzaju dowodu księgowego, w którym go
stwierdzono.
W przypadku błędu występującego w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych
można dokonać korekty jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu
zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy
stanowią inaczej.
1/2
Jak korygować błędy w dowodach księgowych
Wpisany przez Elżbieta Garczarek
Stwierdzone błędy w dowodach źródłowych wewnętrznych mogą być poprawiane przez
skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb,
wpisanie poprawnej treści i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o
ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.
Usunięcie błędów w dowodach księgowych musi być dokonane z zachowaniem zasad
określonych w ustawie o rachunkowości. To oznacza, że nie można dokonywać przeróbek,
stosować korektora ani wymazywać błędów.
Podstawa prawna: Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości - tj. Dz.U. z 2002r. nr
76, poz.694 ze zm.
2/2