Kodeks Etyczny Archiwisty uchwalony na XIII Międzynarodowym

Kodeks Etyczny Archiwisty uchwalony na XIII Międzynarodowym

Kodeks Etyczny Archiwisty
uchwalony na
XIII Miêdzynarodowym Kongresie Archiwów
w Pekinie
Prace nad kodeksem etycznym archiwisty sfinalizowane zosta³y w trakcie obrad
Zgromadzenia Ogólnego Miêdzynarodowej Rady Archiwów, którego spotkania odbywa³y siê w dniach 4–7 IX 1996 r. w ramach XIII Miêdzynarodowego Kongresu Archiwów w Pekinie. Z inicjatyw¹ jego opracowania wyst¹pi³a kilka lat temu Sekcja Profesjonalnych Stowarzyszeñ Archiwalnych. Kodeks uznano za dokument, którego treœæ
mo¿e ulegaæ zmianom i udoskonaleniom, i jako taki nie ma mocy obowi¹zuj¹cej dla
rz¹dów pañstw-cz³onków MR¥, a stowarzyszenia archiwistów w tych pañstwach mog¹
przyjmowaæ w³asne kodeksy etyczne.
Przyjêty dokument zawiera krótk¹ preambu³ê i 10 zasad etycznych, którymi powinien kierowaæ siê archiwista. Zosta³ on opublikowany w: „International Session of the
General Assembly, Beijing 4, 6, 7 September 1996”, Paris 1996. W niniejszym numerze „Archiwisty” zamieszczamy treœæ kodeksu w t³umaczeniu na jêzyk polski.
Jednoczeœnie, nawi¹zuj¹c do za³o¿eñ kodeksu Miêdzynarodowa Rada Archiwów
zawar³a w styczniu 1997 r. w porozumieniu z UNESCO umowê dotycz¹c¹ powo³ania
grupy dyskusyjnej w celu omówienia prawnych i etycznych aspektów dostêpu do
archiwów zawieraj¹cych osobiste informacje. Szczególna uwaga poœwiêcona bêdzie
mo¿liwoœciom, które powstaj¹ w zwi¹zku z nowymi technologiami w dziedzinie informacji
i komunikowania oraz ich zastosowaniu w s³u¿bie archiwalnej.
MR¥ zaproponowa³a imiennie przedstawicielom dziesiêciu krajów, w tym Polski,
uczestnictwo w pracach grupy. Kraj nasz reprezentowaæ bêdzie W³adys³aw Stêpniak,
przedstawiciel Stowarzyszenia Archiwistów Polskich.
KODEKS ETYCZNY
WSTÊP
1. Kodeks Etyczny archiwistów powinien ustaliæ wysokie normy zachowañ dla zawodu
archiwisty. Kodeks powinien zapoznawaæ adeptów tego zawodu z tymi normami,
przypominaæ doœwiadczonym archiwistom o ich odpowiedzialnoœci zawodowej oraz
inspirowaæ w spo³eczeñstwie zaufanie do tego zawodu.
2. Termin: „archiwiœci” u¿ywany w Kodeksie obejmuje wszystkich tych, którzy zajmuj¹
siê kontrol¹, ochron¹, opiek¹, konserwacj¹ i zarz¹dzaniem archiwami.
3. Nale¿y popieraæ wykorzystywanie instytucji i s³u¿b archiwalnych dla zastosowania
takich kierunków polityki i praktyki, które u³atwiaj¹ realizacjê tego Kodeksu.
4. Kodeks ma na celu stworzenie generalnych ram etyki dla przedstawicieli tego zawodu, nie zaœ wskazywanie specyficznych rozwi¹zañ konkretnych problemów.
5. Wszystkie zasady s¹ zaopatrzone w komentarz; zasady i komentarze razem wziête
stanowi¹ Kodeks Etyczny.
6. Realizacja Kodeksu jest zale¿na od woli jego stosowania poprzez instytucje archiwalne oraz stowarzyszenia zawodowe. Mo¿e to byæ realizowane poprzez szkolenie
oraz tworzenie mechanizmów pomagaj¹cych rozwi¹zywaæ w¹tpliwoœci, badaæ nieetyczne postawyi w razie potrzeby stosowaæ sankcje.
KODEKS ETYCZNY
1. Archiwiœci powinni broniæ nienaruszalnoœci materia³u archiwalnego, gwarantuj¹c w ten
sposób, i¿ pozostanie on godnym zaufania œwiadectwem przesz³oœci.
Nadrzêdny obowi¹zek archiwistów polega na utrzymaniu nienaruszalnoœci archiwaliów znajduj¹cych siê pod ich ochron¹ i opiek¹. W trakcie wype³niania tego obowi¹zku musz¹ oni braæ pod uwagê uzasadnione, lecz czasami sprzeczne prawa i interesy pracodawców, w³aœcicieli, podmiotów i u¿ytkowników dokumentów w przesz³oœci,
teraŸniejszoœci i przysz³oœci. Obiektywizm i bezstronnoœæ archiwistów stanowi miarê
ich profesjonalizmu. Powinni oni przeciwstawiaæ siê naciskom z jakiegokolwiek Ÿród³a,
maj¹cym na celu manipulowanie œwiadectwem w celu ukrywania lub zniekszta³cania
faktów.
2. Archiwiœci powinni oceniaæ, selekcjonowaæ i utrzymywaæ materia³ archiwalny
w jego historycznym, prawnym i administracyjnym kontekœcie przestrzegaj¹c tym samym zasadê pochodzenia oraz zabezpieczaj¹c i uwidaczniaj¹c pierwotne powi¹zania
miêdzy dokumentami.
Archiwiœci powinni dzia³aæ zgodnie z ogólnie przyjêtymi zasadami i praktyk¹. Archiwiœci powinni wykonywaæ swoje obowi¹zki i funkcje zgodnie z zasadami swego
zawodu przy tworzeniu, utrzymywaniu i dysponowaniu bie¿¹cymi i na po³y bie¿¹cymi
materia³ami, w tym elektronicznymi i multimedialnymi, przy selekcji i nabywaniu mate2
ria³ów dla opieki archiwalnej, przy ochronie, zabezpieczaniu i konserwacji archiwów
znajduj¹cych siê pod ich opiek¹ oraz porz¹dkowaniu, opisaniu, publikacji i udostêpnianiu dokumentów w celu ich u¿ytkowania. Archiwiœci powinni dokonywaæ bezstronnej
oceny materia³ów archiwalnych opieraj¹c siê na wszechstronnej wiedzy administracyjnych wymogów danej instytucji i jej polityki w dziedzinie nabywania. Powinni oni porz¹dkowaæ i opisywaæ wyselekcjonowane do zatrzymania archiwalia zgodnie z zasadami archiwalnymi (zasad¹ pochodzenia i zasad¹ pierwotnego porz¹dku) i obowi¹zuj¹cymi normami, tak szybko jak pozwalaj¹ na to œrodki. Archiwiœci powinni nabywaæ
materia³y archiwalne zgodnie z celami i zasobami ich instytucji. Nie powinni d¹¿yæ do
nabywania lub przejmowania materia³ów, je¿eli zagra¿a³oby to nienaruszalnoœci lub
bezpieczeñstwu zbiorów archiwalnych. Powinni wspó³pracowaæ ze sob¹ dla zagwarantowania zabezpieczenia tych zbiorów w najbardziej stosownym dla nich miejscu. Archiwiœci powinni wspó³pracowaæ w dziedzinie odzyskania przemieszczonych archiwaliów.
3. Archiwiœci powinni chroniæ autentycznoœæ dokumentów podczas ich opracowywania, zabezpieczania i u¿ytkowania.
Archiwiœci powinni dbaæ o to, ¿eby archiwalna wartoœæ dokumentów, w tym elektronicznych lub multimedialnych, nie zosta³a naruszona w procesie pracy nad ich ocen¹,
porz¹dkowaniem i opisem, a tak¿e konserwacj¹ i u¿ytkowaniem. Wszelkiego rodzaju
pobieranie próbek nale¿y przeprowadzaæ zgodnie ze szczegó³owo opracowanymi
metodami i kryteriami. Zastêpowanie orygina³ów innymi egzemplarzami musi byæ
dokonywane w œwietle prawnej, merytorycznej i informatycznej wartoœci archiwów. Gdy
zastrze¿one dokumenty usuwa siê tymczasowo z kartoteki, u¿ytkownik musi byæ o tym
powiadomiony.
4. Archiwiœci powinni zapewniaæ sta³y dostêp do materia³ów archiwalnych i ich zrozumia³oœæ.
Archiwiœci powinni selekcjonowaæ dokumenty do przechowywania lub niszczenia
przede wszystkim po to, by zachowaæ podstawowe œwiadectwo dzia³alnoœci osób lub
instytucji, które wytworzy³y i zgromadzi³y dokumenty, pamiêtaj¹c jednoczeœnie o zmieniaj¹cych siê potrzebach badañ. Archiwiœci powinni byæ œwiadomi tego, ¿e nabywanie
nawet ciekawych dokumentów, ale o w¹tpliwym pochodzeniu, mo¿e sprzyjaæ nielegalnemu handlowi. Powinni te¿ wspó³pracowaæ z archiwistami i instytucjami strzeg¹cymi
prawa w celu aresztowania i karania osób podejrzanych o kradzie¿ archiwalnych dokumentów.
5. Archiwiœci powinni ewidencjonowaæ materia³ archiwalny i móc uzasadniaæ swojedzia³ania jego dotycz¹ce.
Archiwiœci powinni propagowaæ praktykê rzetelnego przechowywania archiwów
przez ca³y cykl ¿ycia dokumentów oraz wspó³pracowaæ z ich twórcami, sugeruj¹c nowe
formaty dokumentów oraz nowe praktyki zarz¹dzania informacj¹. Powinni oni zajmo3
waæ siê nie tylko nabywaniem istniej¹cych materia³ów archiwalnych, lecz tak¿e zapewniæ, aby bie¿¹ca informacja i systemy archiwalne zawiera³y od samego pocz¹tku odpowiednie procedury dla zabezpieczania cennych dokumentów. Archiwiœci, pertraktuj¹c
z urzêdnikami lub w³aœcicielami przekazuj¹cymi dokumenty, powinni d¹¿yæ do uczciwych rozwi¹zañ w pe³ni uwzglêdniaj¹c – w stosownych przypadkach – prawo do przekazywania, darowania lub sprzeda¿y, finansowe umowy i korzyœci, plany przetwarzania, prawo autorskie oraz warunki dostêpu. Archiwiœci powinni prowadziæ sta³¹ ewidencjê dostêpu do dokumentów, ich konserwacji, a tak¿e ca³okszta³tu wykonywanej pracy
archiwalnej.
6. Archiwiœci powinni popieraæ jak najszerszy dostêp do materia³ów archiwalnych i zapewniaæ bezstronne obs³ugiwanie wszystkich u¿ytkowników.
Archiwiœci powinni odpowiednio zapewniæ zarówno ogólne, jak i specjalne œrodki,
pomocne w znajdywaniu wszystkich dokumentów pod ich opiek¹. Powinni te¿ s³u¿yæ
bezstronn¹ rad¹ dla wszystkich oraz wykorzystywaæ dostêpne œrodki dla zapewnienia
jednakowego zakresu obs³ugi. Archiwiœci powinni odpowiadaæ grzecznie – w duchu
udzielania pomocy – na wszystkie uzasadnione pytania dotycz¹ce zbiorów i zachêcaæ
do maksymalnego z nich korzystania zgodnie z ustanowion¹ polityk¹, wymogami dotycz¹cymi zabezpieczenia archiwaliów, wzglêdami prawnymi, prawami osobistymi oraz
umowami z darczyñcami. Powinni oni t³umaczyæ potencjalnym u¿ytkownikom istniej¹ce ograniczenia oraz sprawiedliwie je stosowaæ. Archiwiœci powinni byæ przeciwni nieuzasadnionym ograniczeniom w zakresie dostêpu do dokumentów i ich u¿ytkowania,
ale mog¹ sugerowaæ lub te¿ akceptowaæ w charakterze warunku nabycia materia³ów
archiwalnych wyraŸnie sformu³owane krótkotrwa³e ograniczenia. Powinni oni wiernie
przestrzegaæ oraz bezstronnie stosowaæ wszystkie porozumienia zawarte w momencie nabycia, ale – dla dobra liberalizacji dostêpu – powinni te¿ renegocjowaæ warunki
wraz ze zmian¹ okolicznoœci.
7. Archiwiœci powinni szanowaæ zasadê dostêpu, a zarazem tajemnicy oraz dzia³aæ w
granicach okreœlonych norm prawnych.
Archiwiœci powinni dbaæ o to, ¿eby tajemnice instytucji i osób prywatnych, a tak¿e
bezpieczeñstwo narodowe by³y chronione bez niszczenia informacji, zw³aszcza w przypadkach elektronicznej dokumentacji, gdzie uzupe³nianie i usuwanie danych jest powszechn¹ praktyk¹. Powinni te¿ szanowaæ chêæ zachowania tajemnicy przez osoby,
które tworzy³y dokumenty lub s¹ ich podmiotem, szczególnie zaœ te, które nie maj¹
wp³ywu na ich u¿ytkowanie lub dysponowanie nimi.
8. Archiwiœci powinni wykorzystywaæ okazane im szczególne zaufanie w interesach ogó³u i unikaæ czerpania korzyœci dla siebie lub innych z tytu³u swego stanowiska.
Archiwiœci nie powinni podejmowaæ dzia³añ, które mog³yby zaszkodziæ ich zawodowej integralnoœci, obiektywizmowi i bezstronnoœci. Nie mog¹ czerpaæ osobistych
4
korzyœci finansowych lub innych ze szkod¹ dla instytucji, u¿ytkowników lub wspó³pracowników. Archiwiœci nie powinni kolekcjonowaæ oryginalnych dokumentów lub
uczestniczyæ w jakimkolwiek handlu dokumentami z korzyœci¹ dla siebie. Powinni unikaæ takich dzia³añ, które mog³yby wytworzyæ w opinii publicznej pozór konfliktu interesów.
Archiwiœci mog¹ skorzystaæ ze zbiorów archiwalnych swojej instytucji dla celów
w³asnych badañ i publikacji pod warunkiem, ¿e odbywa siê to na tych samych zasadach, jakie przewidziane sad³a innych u¿ytkowników tych zbiorów. Nie powinni ujawniaæ lub wykorzystywaæ informacji uzyskanych w trakcie pracy z zastrze¿onymi dokumentami.
Nie powinni pozwalaæ, aby interesy ich w³asnych badañ i publikacji przeszkadza³y
w prawid³owym wykonywaniu obowi¹zków zawodowych lub administracyjnych wynikaj¹cych z zatrudnienia. Przy u¿ytkowaniu zbiorów w³asnej instytucji archiwiœci nie
powinni wykorzystywaæ znajomoœci nieopublikowanych wyników badañ bez powiadomienia ich autora o tym zamiarze. Mog¹ oni recenzowaæ i komentowaæ prace innych
autorów w swojej dziedzinie, w³¹cznie z pracami opartymi na dokumentach ich w³asnych instytucji. Archiwiœci nie powinni pozwalaæ osobom innych zawodów ingerowaæ
w ich pracê i obowi¹zki.
9. Archiwiœci powinni d¹¿yæ do doskonalenia swych umiejêtnoœci zawodowych poprzez
systematyczne i konsekwentne pog³êbianie wiedzy archiwalnej i dzielenie siê wynikami swoich badañ i doœwiadczeniami.
Archiwiœci powinni doskonaliæ swoj¹ zawodow¹ percepcjê i doœwiadczenie, a¿eby
przyczyniaæ siê do rozwoju profesjonalnej wiedzy i zapewniæ, by osoby, których szkolenie lub dzia³alnoœæ nadzoruj¹, by³y przygotowane do kompetentnego wykonywania
swoich zadañ.
10. Archiwiœci powinni dzia³aæ na rzecz zabezpieczenia i wykorzystania œwiatowej spuœcizny archiwalnej poprzez wspó³pracê z ludŸmi swojego w³asnego zawodu i innych
zawodów.
Archiwiœci powinni d¹¿yæ do umacniania wspó³pracy, unikaæ konfliktów ze swoimi
kolegami i rozwi¹zywaæ trudne problemy poprzez zachêcanie do przestrzegania
norm i etyki zawodowej. Archiwiœci powinni wspó³pracowaæ z przedstawicielami pokrewnych zawodów na bazie wzajemnego szacunku i zrozumienia.
(tlum. Halina Natorf)
5