Wystąpienie pokontrolne - Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi

Wystąpienie pokontrolne - Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi

WOJEWODA ŁÓDZKI
Łódź, 22 listopada 2012 r.
PNK-IV.431.46.2012
Pan
Andrzej Żóraw
Przewodniczący
Rady Powiatu Wieruszowskiego
Pan
Andrzej Szymanek
Starosta Wieruszowski
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Na podstawie art. 258 § 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania
administracyjnego (j.t. Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 ze zm.) 1, 28 września 2012 r.
przeprowadzona została w Starostwie Powiatowym w Wieruszowie 2, 98-400 Wieruszów, kontrola
problemowa w trybie zwykłym, której zakresem było przyjmowanie i załatwianie skarg
i wniosków w okresie od 1 stycznia 2011 r. do dnia kontroli.
Kontrolę przeprowadzili, zgodnie z upoważnieniami Wojewody Łódzkiego z 26 września
2012 r.:
1) Paweł Remisz
– Z-ca Kierownika Oddziału Kontroli i Skarg Wydziału Prawnego, Nadzoru
i Kontroli, pełniący funkcję kierownika zespołu kontrolerów (upoważnienie Nr 102/2012),
2) Anna Czajeczna – Specjalista w Oddziale Kontroli i Skarg Wydziału Prawnego, Nadzoru
i Kontroli (upoważnienie Nr 103/2012) 3.
W okresie objętym kontrolą Przewodniczącym Rady Powiatu Wieruszowskiego jest
1
2
3
1
Dalej zwanej „Kpa”
Dalej zwanym ,,Starostwem”
Dowód - akta kontroli str. 48, 50
Pan Andrzej Żóraw, a Starostą Wieruszowskim Pan Andrzej Szymanek4. Stanowisko Sekretarza
Powiatu piastuje Pan Stefan Pietras.
Mając na uwadze poniżej wskazane ustalenia, działalność we wskazanym zakresie należy
ocenić pozytywnie z nieprawidłowościami.
I. Przygotowanie organizacyjne do przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków.
Starostwo jest organizacyjnie przygotowane do przyjmowania i załatwiania skarg
i wniosków. Powyższe kwestie zostały unormowane w Regulaminie Organizacyjnym Starostwa5 oraz
w Zarządzeniu Nr 22/12 Starosty Wieruszowskiego z dnia 28 czerwca 2012 r. w sprawie przyjmowania
obywateli w sprawie skarg i wniosków6
Przyjmowanie, rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków należy do zadań wspólnych
wszystkich wydziałów7. Działania te koordynuje Wydział Organizacyjny i Zarządzania Kryzysowego8.
Starosta jest odpowiedzialny za podejmowanie działań zapewniających prawidłową realizację
zadań. Podpisuje on również odpowiedzi na skargi 9. Sekretarz Powiatu (pełniący także funkcję
Naczelnika ww. Wydziału) koordynuje tok i terminowość wykonywanych zadań Starostwa10. Natomiast
naczelnicy wydziałów odpowiedzialni są za wszechstronne wyjaśnianie i terminowe załatwianie skarg
i wniosków oraz niezwłoczne przekazywanie ww. Wydziałowi wyjaśnień oraz dokumentacji
niezbędnych do rozpatrzenia skarg i wniosków przez ten wydział11.
Skargi przyjmowane są na piśmie i ustnie do protokołu. W Starostwie opracowano wzór
ww. protokołu12. Należy zaznaczyć, że zgodnie z § 5 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia
8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U.
z 2002 r. Nr 5, poz. 46), skargi i wnioski można wnosić także telegraficznie lub za pomocą dalekopisu,
telefaksu, poczty elektronicznej.
Rejestr skarg i wniosków prowadzi pracownik Wydziału Organizacyjnego i Zarządzania
Kryzysowego13. Rejestr otrzymał właściwy symbol klasyfikacyjny wynikający z rozporządzenia
Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych
rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresów działania archiwów
zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67). W przedmiotowym rejestrze odrębnie zapisywane są
sprawy załatwiane przez organy Powiatu oraz przekazywane zgodnie z właściwością. W toku kontroli
4
Dowód - akta kontroli str. 32, 34
Załącznik do Uchwały Nr V/23/11 Rady Powiatu Wieruszowskiego z dnia 30 marca 2011 r., zmieniony Uchwałą Nr
XVIII/80/12 Rady Powiatu Wieruszowskiego z dnia 24 maja 2012 r.; dowód – akta kontroli, str. 52 – 84
6
Dowód – akta kontroli, str. 90
7
§ 14 pkt 8 Regulaminu
8
§ 30 Regulaminu
9
§ 29 Regulaminu
10
§ 10 ust. 1 pkt 3 i § 12 ust. 1 pkt 1 Regulaminu
11
§ 31 Regulaminu
12
Dowód – akta kontroli, str. 88
13
§ 27 Regulaminu, dowód – akta kontroli, str. 22-23
5
ustalono, że rejestr zawiera wymagane informacje, z tym że w 1 przypadku brak jest daty załatwienia
sprawy. Ponadto w 4 pozycjach zapisana została niewłaściwa data wpływu sprawy do Starostwa14.
II. Przyjmowanie obywateli w sprawach skarg i wniosków oraz wywieszanie wymaganych
informacji w widocznym miejscu w siedzibie Starostwa.
Starosta i Wicestarosta przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków w każdy
poniedziałek od godz. 1000 do 1500. Ponadto Starosta lub Wicestarosta przyjmują obywateli
w powyższych sprawach w każdy poniedziałek po godzinach pracy od godziny 15 30 do 1630.
W przypadku, gdy poniedziałek jest dniem ustawowo wolnym od pracy, dniem przyjęć obywateli
jest najbliższy dzień roboczy. Opisany stan świadczy o zrealizowaniu wymogów nałożonych
przepisami art. 253 §§ 1 – 3 Kpa. Dodać należy, że Regulamin Organizacyjny nakłada wskazany
obowiązek również na naczelników wydziałów i etatowych członków Zarządu15.
Informacja dotycząca przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków została
wywieszona w siedzibie kontrolowanej jednostki w widocznym miejscu16 i spełnia wymogi określone
w art. 253 § 4 Kpa. W dniu kontroli w Starostwie nie była wywieszona informacja wskazująca komórkę
organizacyjną lub wyznaczonych pracowników rozpatrujących skargi i wnioski, co stanowi naruszenie
§ 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków.
Stosowna informacja została umieszczona w siedzibie Starostwie po kontroli, o czym organ kontroli
został poinformowany przez Starostę17.
III. Załatwianie skarg i wniosków.
1. Informacje wstępne.
W okresie objętym kontrolą wpłynęło 7 pism, odnotowanych w rejestrze skarg i wniosków, z których
3 zostały przekazane do załatwienia innym organom, zaś pozostałe załatwiły bezpośrednio organy
Powiatu. Zespół kontrolny zbadał wszystkie sprawy.
2. Kwalifikacja pism.
W 2 przypadkach dokonano niewłaściwej kwalifikacji spraw. Powyższe dotyczy: prośby
o opiekę nad gospodarstwem rolnym w związku z odbywaniem kary pozbawienia wolności przez
wnoszącego18 oraz propozycji utworzenia w Starostwie komórki organizacyjnej zajmującej się pomocą
osobom poszkodowanym przez decyzje urzędników19. Pierwsza z wymienionych spraw nie jest
wnioskiem w rozumieniu przepisów działu VIII Kpa, lecz stanowi podanie w sprawie indywidualnej.
14
Dowód – akta kontroli, str.: 12-16
§ 25 ust. 1 i 2 Regulaminu
16
Dowód – akta kontroli, str. 92
17
Dowód – akta kontroli, str. 112
18
Sprawa 1 z 2012 r. z rejestru: 1511
19
Sprawa 2 z 2011 r. z rejestru: 1510
15
3
Natomiast druga, w istocie wniosek, została błędnie potraktowana jako skarga.
Kwalifikując sprawy jako skargi i wnioski w rozumieniu działu VIII Kpa, należy kierować się
przesłankami wskazanymi w art. 227 i 241 Kpa, przy czym podkreślić należy, że skarga dotyczyć musi
zarzutów na działalność bądź zaniechania organu administracji publicznej lub jego pracowników.
3. Zasada pierwszeństwa postępowania jurysdykcyjnego lub innego przed skargowym.
Sposób załatwienia jednej z badanych spraw wskazuje na nierespektowanie powyższej zasady.
Na pismo dotyczące podziału nieruchomości i ustalenia przebiegu granicy nieruchomości20, odpowiedzi
o podtrzymaniu poprzedniego stanowiska udzielił Starosta. Jak wynika z akt sprawy, w omawianym
przypadku zastosowanie znajduje art. 235 Kpa, bowiem sprawa dotyczy postępowania
administracyjnego zakończonego decyzją ostateczną. W takiej sytuacji skargę uważa się, w zależności
od jej treści, jako żądanie wznowienia postępowania lub stwierdzenia nieważności decyzji, albo jej
uchylenia lub zmiany. Wobec powyższego Starosta winien wystąpić do skarżącego o sprecyzowanie
żądania, podając jednocześnie przesłanki zastosowania poszczególnych trybów nadzwyczajnych
wskazanych wyżej.
Ponadto powołanie w odpowiedzi skierowanej do skarżącego art. 239 Kpa nie było uprawnione,
bowiem przedmiotowe pismo nie mogło zostać załatwione w trybie skargowym.
4. Terminowość rozpatrywania skarg i wniosków.
Mając na względzie art. 237 § 1 Kpa stwierdzić należy, że w jednym przypadku załatwienie skargi
przez Radę Powiatu nastąpiło z kilkudniowym uchybieniem ustawowego terminu. W sytuacji, kiedy
zwołanie sesji organu kolegialnego planowane jest po upływie terminu na załatwienie sprawy, winna
zostać zrealizowana dyspozycja określona w art. 237 § 4 Kpa. Zatem na podstawie art. 36 Kpa należy
zawiadomić skarżącego o nowym terminie załatwienia sprawy z podaniem przyczyn zwłoki. Opisanej
czynności dokonać może Przewodniczący Rady21.
Również w jednym przypadku22 o kilka dni przekroczony został termin, wskazany w art. 231 Kpa,
na przekazanie skargi do innego organu.
5. Forma podejmowanych czynności.
Jedną ze skarg23 do organu właściwego przekazał Przewodniczący Rady Powiatu. Przekazania winna
dokonać Rada Powiatu, jako organ zajmujący się na tym etapie sprawą. Przypomnieć należy, że zgodnie
ze stanowiskiem wyrażanym w orzecznictwie sądów administracyjnych organy kolegialne jednostek
20
Sprawa 1 z 2011 r. z rejestru: 1510
Patrz: Jerzy Korczak, Wybrane zagadnienia postępowania skargowo-wnioskowego przed organami stanowiącymi
jednostek samorządu terytorialnego, str. 387
22
Sprawa 1 z 2011 r. z rejestru: 1511
23
Sprawa 3 z 2011 r. z rejestru: 1510
21
samorządu terytorialnego winny podejmować rozstrzygnięcia w formie uchwały24.
6. Wymogi formalne sporządzanych dokumentów.
Nie wszystkie odpowiedzi na skargi były poprawne pod względem formalnym. W 2 sprawach
załatwionych przez Radę Powiatu25, w uchwałach o uznaniu skarg za bezzasadne nie zawarto pouczenia
o treści art. 239 Kpa, czym naruszono art. 238 § 1 zd. 2 Kpa.
Ponadto jedna z odpowiedzi Starosty26 zawiera informację o braku możliwości ustosunkowania się
do podnoszonych zarzutów z uwagi na niezawarcie wyczerpujących informacji w piśmie. W takim
przypadku zastosowanie winien znaleźć § 8 ust. 2 rozporządzenia w sprawie organizacji przyjmowania
i załatwiania skarg i wniosków, dotyczący występowania do wnoszącego o sprecyzowanie przedmiotu
skargi lub wniosku.
Jedno pismo opatrzone zostało błędną sygnaturą27. Korespondencja otrzymała symbol klasyfikacyjny:
1510. Natomiast sprawy kierowane do organów właściwych do ich załatwienia winny być opatrzone
symbolem: 1511, co wynika z instrukcji kancelaryjnej.
Przedstawiając powyższe uwagi i ocenę, Wojewoda Łódzki wnosi o:
1)
realizację § 5 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji
przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków, w tym uwzględnienie w wewnętrznych regulacjach
Starostwa Powiatowego w Wieruszowie wszystkich form przyjmowania skarg i wniosków, o których
mowa w powyższym przepisie;
2)
prawidłowe kwalifikowanie spraw, a następnie ich załatwianie zgodnie z odpowiednią
procedurą;
3)
przestrzeganie zasady pierwszeństwa postępowania administracyjnego lub innego przed
skargowym;
4)
stosowanie § 8 ust. 2 rozporządzenia w sprawie organizacji przyjmowania i załatwiania skarg
i wniosków, w przypadku, gdy nie można należycie ustalić przedmiotu skargi lub wniosku;
5)
dochowywanie terminu na załatwianie skarg i wniosków oraz stosowanie, w przypadkach
przewidzianych prawem, art. 36 Kpa, jeżeli skarga nie może zostać załatwiona w ustawowym terminie;
6)
dochowywanie terminu na przekazywanie skarg i wniosków do organów właściwych
do załatwiania;
7)
przestrzeganie art. 238 Kpa określającego formalne wymogi zawiadomień o sposobie
załatwienia skarg i wniosków, przy czym w przypadku Rady Powiatu zawiadomienia te winny przyjąć
formę uchwał;
8)
24
rzetelne prowadzenie rejestru skarg i wniosków.
Patrz: wyrok II SA/Bd 930/07
Sprawy: 3 i 4 z 2011 r. z rejestru: 1510
26
Sprawa 2 z 2011 r. z rejestru 1510
27
Sprawa 3 z 2011 r. z rejestru: 1510
25
5
Informuję, iż na podstawie § 49 ust. 1 Regulaminu Kontroli Łódzkiego Urzędu
Wojewódzkiego w Łodzi kierownik jednostki kontrolowanej, w wyznaczonym terminie informuje
zarządzającego kontrolę o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystaniu wniosków lub przyczynach
ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.
Zarządzający kontrolę ma prawo żądania w każdym czasie informacji o stanie realizacji
zaleceń pokontrolnych lub innych działaniach podjętych w wyniku kontroli, w szczególności w celu
usunięcia nieprawidłowości i wykonania wniosków.
Wobec powyższego oczekuję stosownej informacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania
wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, iż zgodnie z § 48 Regulaminu Kontroli Łódzkiego Urzędu
Wojewódzkiego w Łodzi od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze.
Z up. Wojewody Łódzkiego
/-/ Elżbieta Stępczyńska-Gortat
Z-ca Dyrektora Wydziału
Prawnego, Nadzoru i Kontroli