wytyczne opracowywania procedur

Strona 1/6
Załącznik Z/01 do PZ-2.1
WYTYCZNE OPRACOWYWANIA PROCEDUR
1. Procedura - zasady ogólne
Procedura systemu zarządzania jakością określa:

Cele i zakres działania

Co powinno być zrobione i przez kogo

Kiedy, gdzie i w jaki sposób powinno być wykonane

Jakie materiały, wyposażanie i dokumenty powinny być użyte

W jaki sposób powinno to być nadzorowane i zapisane.
Celem procedury jest określenie sposobu wykonywania danego działania(czynności), którego
zakres wyznacza. Procedura to ustalony sposób przeprowadzenia działania lub procesu - opis
sposobu postępowania, który jest systematycznie przestrzegany przy wykonywaniu
powtarzających się czynności procesowych, prowadzących do osiągnięcia zamierzonych
celów ustalonych w ramach przyjętego systemu zarządzania jakością.
2. Oznaczenie stron procedury
Każda strona procedury, za wyjątkiem strony tytułowej procedury, stron załączników i stron
formularzy, w nagłówku w formie tabeli zawiera następujące dane: herb gminy Miasto Nowy
Targ z nazwą „Urząd Miasta Nowy Targ” (czcionka Times New Roman 11 pogrubiona),
wyrażenie „Procedura Systemu Zarządzania Jakością” (czcionka Times New Roman 16,
pogrubiona, kapitaliki) oraz tytuł procedury (czcionka Times New Roman 12 pogrubiona,
kapitaliki), podanie numeru procedury z ewidencji dokumentów systemowych (czcionka
Times New Roman 11), numer strony, liczbę wszystkich stron, (układ x/y czcionka Times
NewRoman 10)
nr wydania (cyfry rzymskie, czcionka Times New Roman 11), pod
nagłówkiem tytuł procedury (czcionka Times New Roman 16 pogrubiona, kapitaliki), a w
stopce – informację o następującej treści: „Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta
Nowym Targu. Prawa autorskie zastrzeżone. Zabrania się dokonywania zmian treści,
kopiowania i rozpowszechniania bez zgody pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością”
(czcionka Times NewRoman 10 kursywa).
Strony procedury są numerowane począwszy od strony tytułowej. Numeracja stron zaczyna
się od liczby 1.
Strona 2/6
Załącznik Z/01 do PZ-2.1
Strona załączników zawiera:
-
w nagłówku w pierwszym wersie nr strony, liczbę stron kolejnym wersie
wyrażenie „Załącznik ......” z podaniem numeru załącznika i numeru procedury
np. Załącznik Z/01 do PZ-2.1 (czcionka Times NewRoman 12).
-
następnie tytuł załącznika i treść (czcionka Times new Roman 16 pogrubiona
kapitaliki - tak jak opracowano niniejszy załącznik),
-
każdy załącznik kończy się wpisaniem słowa „KONIEC”
Strona formularzy zawiera:
-
w nagłówku w pierwszym wersie nr strony, liczbę stron kolejnym wersie
wyrażenie „Formularz ......” z podaniem numeru formularza i numeru procedury
np. Formularz F/05 do PZ-2.1 (czcionka Times NewRoman 12).
-
następnie tytuł formularza (czcionka Times NewRoman 16 pogrubiona) i jego wzór.
2.1. Struktura procedury
Każda procedura posiada następujące elementy: stronę tytułową z nazwą procedury,
oznaczeniem osoby opracowującej i zatwierdzającej procedurę, kartę zmian w procedurze,
rozdzielnik, spis treści, określenie celu i przedmiotu procedury, określenie zakresu jej
obowiązywania, terminologię i skróty, właściciela procedury, wykaz odpowiedzialności
i kompetencji, szczegółowe zasady postępowania, wykaz formularzy i załączników, spis
dokumentów związanych.
2.2. Strona tytułowa
Strona tytułowa procedury w nagłówku w formie tabeli zawiera następujące dane: herb gminy
Miasto Nowy Targ z nazwą „Urząd Miasta Nowy Targ”, wyrażenie „Procedura Systemu
Zarządzania Jakością”, podanie numeru procedury z ewidencji dokumentów systemowych,
tytuł procedury, numer strony, liczbę wszystkich stron, nr wydania, a w stopce – informację
o następującej treści: „Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta Nowym Targu.
Prawa autorskie zastrzeżone. Zabrania się dokonywania zmian treści, kopiowania
i rozpowszechniania bez zgody pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością” (czcionki jak w
punkcie 2).
Strona 3/6
Załącznik Z/01 do PZ-2.1
2.3. Karta zmian.
Karta zmian w procedurze sporządzana jest w formie tabeli (5 kolumn). Tytuły kolumn są
następujące: Lp., wprowadzono, anulowano, data zmiany, wprowadzający zmianę. Nad tabelą
umieszczony jest tytuł „Karta zmian”.
2.4. Rozdzielnik
Rozdzielnik sporządzony jest w formie tabeli (5 kolumn). Tytuły kolumn są następujące: lp.,
otrzymujący procedurę, nr egz., data otrzymania, podpis.
2.5. Spis treści
Spis treści wyszczególnia wszystkie stałe elementy procedury w formie kolejno
ponumerowanych punktów odpowiednio na kolejnych poziomach numeracji.
2.6. Cel i przedmiot procedury
Zwięzłe określenie celu, jaki chcemy osiągnąć wprowadzając procedurę. Przedmiot procedury
określa jakie procesy zostały opisane w procedurze.
2.7. Zakres obowiązywania
Zakres obowiązywania określa zakres procesów opisanych w procedurze – czynność
początkowa procesu i czynności kończące proces. W razie istnienia wyjątków, czyli
czynności występujących w procesie, ale nie objętych procedurą, należy ten fakt odnotować.
2.8. Terminologia i skróty
Wszystkie specjalistyczne pojęcia i skróty występujące w procedurze powinny zostać
wyjaśnione. Wyjaśnienia wymagają także pojęcia, które mogłyby sprawić trudność
w posługiwaniu się procedurą przez nowego użytkownika oraz takie, których definicje różnią
się od powszechnych definicji danego pojęcia. Numerowanie w sposób analogiczny.
2.9. Właściciel procedury
W tym punkcie podajemy osobę odpowiedzialną za merytoryczną stronę procedury i jej
aktualizacje. Osobę podajemy poprzez określenie stanowiska, jakie zajmuje. Pożądanym jest
by właścicielem procedury wyznaczać osobę zajmującą kierownicze stanowisko w jednostce,
której procedura dotyczy.
Strona 4/6
Załącznik Z/01 do PZ-2.1
2.10.Odpowiedzialności i kompetencje
Wykaz
odpowiedzialności
zawiera
ogólne
określenie
zakresu
odpowiedzialności
poszczególnych uczestników procesu.
2.11.Szczegółowe zasady postępowania
W tym punkcie określa się tryb postępowania opisując kolejne etapy realizacji procesu
stanowiącego przedmiot procedury. Każdy z etapów oznaczany jest dwiema liczbami
rozdzielonymi kropką, z których pierwsza jest numerem punktu trybu, a druga kolejnym
numerem etapu (np.: 4.1, 4.2 itd.).
Każdy z etapów może zostać podzielony na mniejsze jednostki, tworząc trzeci poziom
numeracji. Trzeci poziom numeracji oznaczany jest trzema liczbami. W przypadku poziomu
trzeciego, pierwsza liczba oznacza numer z pierwszego poziomu (numer trybu), druga numer
z drugiego poziomu (numer etapu), trzecia kolejny numer podpunktu, itd. Liczby rozdzielane
są kropkami. Jednostki trzeciego poziomu mogą zostać podzielone na mniejsze, itd.
Ww. opisane podziały na jednostki niższego rzędu mają na celu zbudowanie czytelnego
i przejrzystego opisu sposobu postępowania.
Każda z jednostek powinna zostać skonstruowana w ten sposób, by wyczerpywała wszystkie
czynności i działania (także warianty) wymagane do pozytywnego zakończenia danego etapu
lub całkowitego zakończenia procesu.
Zaleca się by jednostka zawierała krótki opis informacyjny dot. wykonywanych czynności,
z podaniem kto je wykonuje. Opis ten może nawiązywać do dokumentów związanych
i załączników (formularzy, szablonów i wzorców). Opis może zawierać także wskazówki
dotyczące dokonywanych zapisów (na jakim formularzu, jakiego rodzaju zapisy, w której
części formularza są odnotowane, gdzie są rejestrowane, w oparciu o jakie bazy danych jest
dokonywana analiza, itd.)
Następnie, o ile opisywany proces to przewiduje, powinien znaleźć się opis procesu
decyzyjnego z rozbiciem na decyzję negatywną i decyzję pozytywną. Jedna z decyzji
powoduje przejście do wykonywania czynności opisanych w kolejnej równorzędnej
jednostce. Wskazówka dotycząca przejścia do kolejnej jednostki może zostać zawarta
w opisie decyzji. Druga decyzja uruchamia kolejne czynności mające na celu uzyskanie
decyzji pozwalającej na przejście do kolejnego etapu lub zakończeniu procesu Czynności te
Strona 5/6
Załącznik Z/01 do PZ-2.1
mogą zostać opisane w formie odrębnej jednostki niższego rzędu. Zaleca się by przynajmniej
jedna z decyzji została ujęta w formie odrębnej jednostki.
Jeżeli jednak takie postępowanie prowadziłoby do tworzenia zbyt wielu poziomów, np.
szóstego, siódmego i dalszych, co utrudni posługiwanie się procedurą, obie decyzje mogą
zostać opisane w jednej jednostce. Decyzje w sprawie liczby poziomów, na jaki zostanie
podzielony tryb postępowania, podejmuje właściciel procedury.
W opisie poszczególnych działań zaznacza się ewentualne opóźnienia dla realizacji procesu.
W przypadku gdy na różnych etapach (poziomach) opisy działań powtarzają się, możliwe jest
odwołanie się do punktu, w którym działania te zostały już opisane. Jeżeli pomiędzy
powtarzającymi się działaniami jest niewielka różnica, można dokonać odwołania do punktu,
w którym działania te zostały opisane z określeniem różnicy.
W przypadku, gdy w trakcie opisywania działań, któryś z opisywanych etapów okaże się
bardziej złożony, można opisać go jako odrębny podproces. Opis podprocesu będzie stanowił
odrębną część trybu postępowania lub może zostać opisany w odrębnej procedurze.
2.12.Wykaz formularzy i załączników
Załącznikami do procedury mogą być formularze jako wzory dokumentów oraz szablony,
instrukcje, formatki, wzorce, karty usług, wytyczne w formie załączników.
Załączniki oznaczone są kolejnymi liczbami odrębnie dla danej procedury. Załącznik zawiera
tytuł i treść merytoryczną. Załączniki otrzymują także skrót oznaczenia np. Załącznik Z/01.
Formularze oznaczone są kolejnymi liczbami odrębnie dla danej procedury. Formularz
zawiera tytuł i formę czyli wzór. Formularze otrzymują także skrót oznaczenia np. Formularz
F/01.
2.13.Zapisy
Zapisy stanowią dane identyfikacyjno-informacyjne dot. przechowywania dokumentów
i zapisów powstałych w trakcie realizacji procedury. Dane te opracowywane są w formie
informacji dot. nazwy teczek w których przechowywane są dokumenty i zapisy (zgodnie z
jednolitym rzeczowym wykazem akt – JRWA), numeru teczki z JRWA, określenia okresu
przechowywania dokumentów, określenie stopnia poufności oraz osoby odpowiedzialnej za
prowadzenie teczek.
Strona 6/6
Załącznik Z/01 do PZ-2.1
2.14.Karty usług
Jeżeli opisywany proces został opisany w formie karty usługi do procedury należy dołączyć
taką kartę w formie załącznika.
2.15.Dokumenty związane
W tym punkcie wymienia się wszystkie dokumenty (procedury) związane z dana
procedurą.
KONIEC