TECHNoloGIA

H o te l M arketing
Partner wydania:
Technologia
w hotelu jest inwestycją,
a nie kosztem
Tekst: Joanna Sadlok-Lonc,
Hosinn Sp. z o.o.
36
// Technologia w hotelarstwie jest
najszybciej zmieniającą się dziedziną. Nowości
z rynku z tego roku w przyszłym będą już
zaszłością. Jednak wybierając technologię
i oprogramowanie dla swojego obiektu,
znacząca większość hoteli wciąż kieruje się
rozwiązaniami konwencjonalnymi – instaluje
oprogramowanie danego producenta na
swoim serwerze lokalnym. Alternatywą
dla rozwiązania tradycyjnego jest dziś
oprogramowanie znajdujące się w tzw.
„chmurze”. Czy warto brać je pod uwagę?
Prześledźmy zalety i wady obu rozwiązań. //
Partner wydania:
Podejmując decyzję o zakupie technologii konwencjonalnej lub nowoczesnych
oprogramowań dostępnych w „chmurze”,
musimy być świadomi plusów i minusów
każdego rozwiązania. Decyzja ta jest trudna, ponieważ hotel kupuje rozwiązanie
na lata, choć te zmieniają się praktycznie
z miesiąca na miesiąc. Dynamiczny rozwój
technologii również nie ułatwia sprawy.
Nie oznacza to jednak, że kiedyś było prościej − po prostu było inaczej. Dla hotelarzy
na rynku były dostępne jednorodne narzędzia, które różniły się głównie pod względem funkcjonalnym. Przykładem takich
funkcjonalności mogą być np. definicje
cen, pobytów pakietowych, sezonowości,
analityka danych, możliwość eksportowania danych. Technologie w ramach swoich
funkcji mogły istnieć niezależnie, a zdolność integrowania się systemów, jak np.
centralką telefoniczną, systemem kontroli
dostępu czy programem finansowo-księgowym, była podstawowa. Dziś oczywiste jest, że brak możliwości integrowania się na poziomie interfejsów oraz braki
w podstawowych funkcjonalnościach już
na wstępnie dyskwalifikują dane oprogramowanie. Rzecz jasna, należy zaznaczyć,
że dobór technologii czy oprogramowania
zależy od rodzaju obiektu. Hotel hotelowi
nierówny – na rynku funkcjonują obiekty
bardzo złożone w swej organizacji (niekoniecznie pod względem liczby pokoi, bardziej ze względu na szeroki zakres usług)
oraz takie mniej wymagające i działające
schematycznie w swoich usługach hotelowych.
Otwierając obiekt hotelowy i zastanawiając
się nad wyborem oprogramowania, inwestorzy mają dziś do dyspozycji kilka rozwiązań technologicznych. Jedna opcja –
nazwijmy ją potocznie konwencjonalną
(tradycyjną) – wiąże się z zainstalowaniem
oprogramowania do zarządzania hotelem na serwerze lokalnym. Oczywiście,
z takim wyborem wiąże się konieczność
związania się z jedną z kilku działających
na rynku firm, które produkują interesujące nas oprogramowanie lub je dystrybuują.
Wówczas bierzemy pod uwagę względy
finansowe, jak: koszt licencji, usług konfiguracyjnych, instalacyjnych, szkoleń, warunków wsparcia technicznego czy warunków gwarancyjnych. Istotne są również
koszty związane z utrzymaniem własnego wsparcia technicznego – zatrudnienie pracownika na miejscu w hotelu czy
outsoursowanie takich usług. Analiza kosztów wdrożenia jest niezwykle istotna, choć
wiele firm sprzedających oprogramowanie jest w stanie pójść na duże ustępstwa
cenowe podczas podpisywania kontraktu
wdrożeniowego. Często jednak okazuje się, że koszt wdrożenia to nie wszystko, a sama eksploatacja oprogramowania okazuje się znacznym obciążeniem
finansowym.
Innym elementem, który decyduje o wyborze technologii i oprogramowania konwencjonalnego, jest rekomendacja tzw.
konsultanta hotelowego − pracownika na
poziomie zarządczym lub pracownika niższego szczebla, który ma już doświadczenie w pracy z określonym programem.
Niejednokrotnie taki pracownik deklaruje
skłonność przeszkolenia innych pracowników w zakresie funkcjonalności danego oprogramowania. Jednak warto wziąć
też pod uwagę to, że wybierane do hotelu rozwiązania muszą być dostosowane do potrzeb tego konkretnego obiektu,
bo czasami bywa tak, że to, co sprawdziło się w jednym obiekcie, nie sprawdza
się w drugim. Często w takich okolicznościach zwycięża „łatwiejsze” rozwiązanie,
na co wpływa również czynnik finansowy. Inwestor, licząc na ograniczone koszty
czy sprawność wdrożenia, wybiera znane
pracownikowi rozwiązanie, zapominając
o potrzebach i kosztach eksploatacyjnych.
Oszczędności w takiej sytuacji mogą być
złudne.
Przy wyborze odpowiedniej technologii czy oprogramowania należy również
brać pod uwagę cenę licencji czy usług
dodatkowych wykupywanych w trakcie
eksploatacji oprogramowania. Zdarzają
się sytuacje, kiedy hotelarze zapewniają
sobie bardzo dobre warunki na poziomie
umowy, ale już na poziomie użytkownika,
wsparcia technicznego − nie. Koszt związany z licencjami pozwala na użytkowanie
oprogramowania nawet bez wykupienia
wsparcia technicznego czy prawa do aktualizacji, na co niektóre firmy się zgadzają.
Postęp technologii prowadzi do tego, że
coraz częściej konwencjonalna metoda
instalowania oprogramowania na serwerze lokalnym w obiekcie zaczyna być zastępowana oprogramowaniem udostępnianym w tzw. „chmurze”. Tu z pewnością
koszty początkowe są niewspółmierne do
konwencjonalnego rozwiązania. Jednak
nie musimy jednorazowo ponosić kosztu
licencji z prawem do jego użytkowania –
płacimy za licencję cyklicznie, np. w formie
comiesięcznego abonamentu. Nie musimy też kupować dedykowanego sprzętu
do obsługi oprogramowania, gdyż cały
ciężar zakupu serwera i zaopatrzenia nas
w specjalistyczny sprzęt leży po stronie
usługodawcy. Wymagany jest tu zazwyczaj
standardowy i ogólnodostępny sprzęt. Na
poziomie umowy wynegocjowane warunki wyglądają lepiej, na poziomie użytkownika − wcale nie gorzej. To, na co koniecznie
trzeba zwrócić uwagę, to koszt parametryzacji oraz szkoleń.
Dlaczego parametryzacja i szkolenia są
ważne? Dostępne nowoczesne oprogramowania mogą być od początku do końca skonfigurowane przez użytkownika.
Kosztu wdrożenia nie ma. Pojawia się jednak koszt swojego czasu i pracy, jaki kupujący ponosi. Ale mamy przecież pełne
wersje systemów do zarządzania obiektem dostępne w „chmurze”, dedykowane
większym obiektom, a nawet sieciom hotelarskim. W takich przypadkach „chmura”
w obrębie kilku obiektów ma charakter komercyjny. Jak już powiedziano, zadaniem
hotelu jest opłacenie miesięcznego abonamentu, który obejmuje także wszelkie
upgrade’y z poprawkami i nowymi funkcjonalnościami. Brakuje jednak indywidualnej możliwości dostosowania technologii do potrzeb sieci. Dlatego w przypadku
sieci hoteli dominuje popularne rozwiązanie, które można nazwać hybrydowym –
oprogramowanie instaluje się na serwerze
lokalnym w jednym z obiektów, a pozostałe hotele sieci korzystają z niego poprzez
„chmurę”. Inwestor w tym przypadku ponosi koszt jak za tradycyjne oprogramowanie, zyskuje jednak na ograniczeniu sprzętu
(np. serwerów) w poszczególnych obiektach hotelowych.
Niełatwo jest dziś podjąć decyzję co do
wyboru technologii i oprogramowania. Wszystko zależy od podejścia, doświadczenia, oczekiwań, wiedzy, zespołu doradców, argumentów producentów
oprogramowania, referencji na rynku oprogramowania czy przewidywanej przyszłości naszego biznesu. Pewne jest jednak,
że oprogramowanie w „chmurze”, które
wydaje się dziś rozwiązaniem futurystycznym, w najbliższej przyszłości będzie powszechne. Warto zatem pamiętać o tym,
że technologia i oprogramowanie nie są
kosztem, są inwestycją w przyszłość.
37
Firma Hosinn Sp. z o.o.
jest oficjalnym przedstawicielem Ratemetrics.com/pl