zr_160_2014_polityka_rachunkowosci.

Zarządzenie Nr 160/2014
Rektora Uniwersytetu Medycznego w Lublinie
z dnia 31 grudnia 2014 roku
zmieniające Zarządzenie Nr 182/2010 Rektora Uniwersytetu Medycznego w Lublinie
z dnia 31 grudnia 2010 roku w sprawie „Zasad (polityki) rachunkowości i uczelnianego
planu kont Uniwersytetu Medycznego w Lublinie zmienionego Zarządzeniem
Nr 142/2011 z dnia 30 grudnia 2011 roku, Zarządzeniem Nr 133/2012 z dnia
31 grudnia 2012 roku oraz Zarządzeniem Nr 127/2013 z dnia 27 grudnia 2013 roku
Rektora Uniwersytetu Medycznego w Lublinie
Na podstawie art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości
(t. j. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) oraz § 50 ust. 3 pkt 1 Statutu Uniwersytetu Medycznego
w Lublinie z dnia 28 marca 2012 roku zarządza się co następuje:
§1.
W załączniku do Zarządzenia Nr 182/2010 Rektora Uniwersytetu Medycznego w Lublinie:
”Zasady (polityka) rachunkowości i uczelniany plan kont Uniwersytetu Medycznego
w Lublinie” wprowadza się następujące zmiany:
2.1.5. Wycena aktywów i pasywów wyrażonych w walutach obcych otrzymuje brzmienie
1) Na dzień bilansowy:
Wyrażone w walutach obcych aktywa oraz pasywa wycenia się po obowiązującym na ten
dzień średnim kursie ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski. Wycena
obejmuje stan:
a) środków pieniężnych zgromadzonych na walutowych rachunkach bankowych,
b) walutowych należności i zobowiązań według zasad opisanych w pkt. 2.1.4.
Różnice kursowe z tytułu wyceny bilansowej, zaliczane odpowiednio do przychodów
i kosztów finansowych rozliczane są wynikowo w rachunku zysków i strat.
Różnice kursowe powstałe w trakcie wyceny bilansowej rozrachunków w walutach obcych są
wyksięgowywane (storno) pod datą1 stycznia następnego roku. W ciągu roku obrotowego
na bieżąco księgowane są zrealizowane różnice kursowe powstałe w wyniku rozliczenia
rozrachunków w dacie zapłaty zobowiązania.
2) W ciągu roku obrotowego:
Zgodnie z art. 30 ust. 2 ustawy o rachunkowości operacje gospodarcze wyrażone w walutach
obcych ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień ich przeprowadzenia - o ile odrębne
przepisy dotyczące środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej i innych krajów
Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych
niepodlegających zwrotowi nie stanowią inaczej - odpowiednio po kursie:
a) faktycznie zastosowanym, wynikającym z charakteru operacji – w przypadku sprzedaży
lub kupna walut oraz zapłaty należności lub zobowiązań;
b) średnim ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski z dnia
poprzedzającego ten dzień– w przypadku zapłaty należności lub zobowiązań, jeżeli nie jest
zasadne zastosowanie kursu, o którym mowa w punkcie a), a także w przypadku pozostałych
operacji.
Według zasad przyjętych w Uczelni „kursy faktycznie stosowane” przez banki obsługujące
to kursy: kupna lub sprzedaży banku (niejednokrotnie negocjowane) dotyczące operacji:
obciążania bądź uznawania rachunków złotówkowych tytułem regulowania zobowiązań bądź
należności w walutach obcych oraz sprzedaży bądź zakupu walut.
Zastosowanie kursów średnich NBP dotyczy m.in.:
a) wyceny należności i zobowiązań na dzień ich powstania (wystawienia faktury bądź
dokonania przypisu należności w walucie obcej z tytułu usług dydaktycznych) wg kursu
średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień powstania należności bądź zobowiązania;
za dzień dokonania przypisu należności od studentów tytułem czesnego ustala się
1 października (za semestr zimowy) i 1 marca (za semestr letni) oraz dzień rozpoczęcia rotacji
(kursu) zgodnie z terminami wynikającymi z wewnętrznych uregulowań,
b) wyceny wpływów środków w walucie obcej na rachunek walutowy Uczelni z tytułu:
spłaty należności, otrzymanych dotacji /dofinansowań/, zwrotu zaliczek w walucie obcej.
Do wyceny rozchodu walut zgromadzonych na własnych rachunkach walutowych
stosuje się kurs wynikający z przyjęcia metody „pierwsze weszło pierwsze wyszło” (FIFO)
– zgodnie z art. 34 ust. 4 pkt 2 oraz art. 35 ust. 8 ustawy o rachunkowości.
Operacje polegające na przemieszczeniu waluty pomiędzy własnymi rachunkami
walutowymi Uczelni są ewidencjonowane w księgach rachunkowych za pośrednictwem konta
księgowego „środki pieniężne w drodze”. Przekazywanie waluty obcej pomiędzy rachunkami
walutowymi nie jest transakcją kupna czy sprzedaży waluty obcej, nie stanowi również
zapłaty należności czy zobowiązań.
Wartość posiadanej waluty obcej nie ulega zmianie, następuje jedynie przesunięcie środków
pieniężnych pomiędzy poszczególnymi rachunkami walutowymi Uczelni. Rozchód waluty z
jednego rachunku bankowego i wpływ tej samej transzy waluty na drugi rachunek dewizowy
Uniwersytetu wyceniany jest po tym samym kursie rozchodu waluty z rachunku pierwszego.
W systemie informatycznym „Egeria” w momencie transferu przenoszona jest historia
operacji obrotów waluty na rachunku, które weszły w skład transferowanej sumy.
Konsekwencją transferu jest to, że późniejsze rozchody waluty z rachunku, na który
dokonywany był transfer wewnętrzny, wyceniane są na podstawie kursu historycznego.
Za dzień poniesienia kosztu z tytułu odbytej podróży służbowej ustala się dzień zakończenia
podróży służbowej określony w poleceniu wyjazdu służbowego. Rozliczenie kosztów
podróży i zobowiązań wobec pracowników wynikających z rozliczenia podróży służbowej
zagranicznej wyrażonych w walucie obcej odbywa się wg kursu średniego NBP dla danej
waluty z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień zakończenia podróży.
W przypadku, gdy pracownik otrzymał na poczet podróży zaliczkę w walucie obcej,
rozliczenie kosztów podróży wyrażonych w walucie obcej do wysokości pobranej zaliczki
następuje po kursie wyceny zaliczki pobranej przez pracownika z uwzględnieniem
właściwego rachunku bankowego, z którego dokonano wypłaty zaliczki, tj:
- kursu rozchodu z rachunku dewizowego wg metody FIFO,
- kursu sprzedaży walut banku obsługującego w przypadku obciążenia rachunku
złotówkowego
3.5. Zasady ewidencji operacji gospodarczych
w następujących zespołach kont otrzymują brzmienie:
na
kontach
syntetycznych
Zespół kont „5” – Koszty według typów działalności i ich rozliczanie
Konta zespołu „5” służą do ewidencji i rozliczania kosztów działalności operacyjnej według
miejsc ich powstania oraz według wyodrębnienia na działalność: podstawową (dydaktyczną
i naukowo-badawczą, usługową), pomocniczą ,pomoc materialną dla studentów
i doktorantów oraz ogólnouczelnianą .
Wykaz kont w układzie kalkulacyjnym:
500 – Koszty - Działalność dydaktyczna - dotowana
502 – Koszty - Działalność dydaktyczna - studenci anglojęzyczni
Segmenty analityczne kont 500÷502 pozwalają na ewidencję według jednostek
organizacyjnych i w odniesieniu do kosztu rodzajowego.
503 – Koszty - Działalność dydaktyczna - Ośrodek Kształcenia Podyplomowego–
ewidencja analityczna uwzględnia m.in. podział na formy kształcenia /specjalizacje, kursy,
szkolenia/ i konkretne edycje /tematy/ szkoleniowe z przypisaniem kosztu rodzajowego.
504 – Koszty - Działalność dydaktyczna – kursy, konferencje, sympozja - wyodrębnienie
analityczne według podziału na: kursy, konferencje, sympozja, szkolenia wraz z przypisaniem
kosztów do konkretnego tematu /nazwy /kursu czy konferencji.
505 – Koszty - Działalność dydaktyczna - pozostała
506 – Koszty - Działalność dydaktyczna i naukowo badawcza - programy UE
507 – Koszty - Działalność naukowo-badawcza – programy UE
Segmenty analityczne kont 506-507 uwzględniają m.in. : nazwę projektu unijnego, źródło
finansowania.
508 – Koszty - Działalność naukowo-badawcza - dotowana – podział analityczny według :
jednostek organizacyjnych, rodzaju działalności naukowo-badawczej, tematów prac
badawczych.
509 – Koszty - Działalność naukowo-badawcza - usługowa
510 – Koszty - Działalność naukowo-badawcza - pozostała
Ewidencja na kontach 509-510 dotyczy kosztów działalności usługowej /usługi medyczne,
opinie specjalistyczne, ekspertyzy dla sądów/. Ewidencja analityczna umożliwia podział na :
jednostki organizacyjne , rodzaje działalności , konkretne zlecenia.
511 – Koszty - Rezerwy
513 – Koszty - Inwestycje w zakresie infrastruktury badawczej
519 – Koszty - Stypendia projakościowe
521 – Koszty - Wydziałowe
522 – Koszty - Centralna Zwierzętarnia
530 – Koszty - Działalność pomocnicza – Transport
531 – Koszty - Wynajmowanych mieszkań – prowadzona ewidencja kosztów
do konkretnych budynków mieszkalnych.
540 – Koszty - Prawo wieczystego użytkowania gruntu
551 – Koszty - Ogólnouczelniane – istnieje możliwość rozbudowy konta pod potrzeby
controllingu
552 – Koszty - Centrum Transferu Wiedzy
Ostatni segment analityczny każdego konta zespołu „5” wskazuje na powiązanie z kosztami
rodzajowymi. Wprowadzanie dokumentów kosztowych następuje z poziomu zespołu „5”
poprzez wybranie odpowiedniego typu działalności z właściwym segmentem przeznaczonym
na ewidencję analityczną uwzględniającą koszt rodzajowy . Z zasady pojawia się równoległy
(automatyczny) zapis na kontach zespołu „4”. Wyjątki dotyczą „poleceń księgowania” , które
wymagają osobnego wprowadzenia zapisów na kontach zespołu „4” i „5”.
Na koniec okresu sprawozdawczego konta zespołu „5” są zamykane i przenoszone na koszt
własny (konta zespołu „7”).
3.7.3. Ewidencja wpływów otrzymuje brzmienie :
Do obsługi finansowej projektów (zarówno wpływów, jak i wydatków) wyodrębnia się
oddzielne rachunki bankowe.
Ewidencja księgowa operacji na kontach „środków pieniężnych” dotyczących konkretnych
projektów odbywa się na wydzielonych kontach analitycznych.
Dopuszcza się możliwość prefinansowania wydatków związanych z realizacją projektów
za zgodą Rektora UM w Lublinie /lub jego pełnomocnika/ poprzez zasilenie rachunków
bankowych utworzonych do obsługi projektów unijnych - środkami gromadzonymi na innych
rachunkach Uczelni.
W celu kontroli i ewidencji zasileń utworzono konto pozabilansowe 195- Pożyczki
wewnętrzne (ewidencja pozabilansowa)
1- Pożyczki wewnętrzne w programach UE
xx - nr projektu
Otrzymane środki finansowe na realizację projektów księgowane są na wyodrębnionym
koncie
syntetycznym 846 - „Międzyokresowe rozliczenie przychodów Fundusze UE”, w ramach
którego
wydziela się konta analityczne dla każdego projektu zgodnie ze schematem:
846-PR
PR - numer projektu
xx – podział ze względu na przeznaczenie otrzymanych środków
Dofinansowanie wyrażone w walucie obcej wycenia się w PLN według kursu średniego NBP
z dnia poprzedzającego jego wpływ na rachunek bankowy Uczelni, jeżeli przepisy dotyczące
dofinansowania nie stanowią inaczej.
Wartość przychodów z tytułu otrzymanej zaliczki korygowana jest o różnice kursowe
wynikające z wyceny poniesionych kosztów według kursów rozliczeniowych obowiązujących
dla danego projektu zgodnie z art. 30 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Korekta wartości
przychodów rozliczanych w czasie otrzymanych w walucie obcej dokonywana jest z
uwzględnieniem okresów sprawozdawczych których dotyczy.
W przypadku dofinansowania wyrażonego w walucie obcej możliwe jest dokonywanie
wydatków
z rachunku bankowego w PLN dedykowanego dla projektu. Przy wycenie
środków otrzymanych w walucie obcej na PLN stosuje się:
kurs historyczny po jakim to dofinansowanie wpłynęło, gdy zamiana na złotówki ma
miejsce w tym samym roku, w którym uzyskano dofinansowanie
kurs wyceny bilansowej, jeśli zamiana waluty ma miejsce w kolejnym roku
obrotowym
o ile wytyczne projektu nie stanowią inaczej.
Dopuszcza się możliwość stosowania bieżącego kursu rozliczeniowego wynikającego
z uregulowań danego projektu do refundacji poniesionych wydatków projektu
sfinansowanych ze środków Uczelni.
Ewentualne odsetki od środków zgromadzonych na wydzielonych rachunkach bankowych
powiększają ich stan, i w zależności od charakteru projektu rozliczenie odsetek następuje
w sposób określony w umowie lub wytycznych.
W
okresach
miesięcznych
następuje
przeksięgowanie
przychodów
do
wysokości
poniesionych kosztów z konta 846- „Międzyokresowe rozliczenie przychodów-Fundusze
UE” na konta przychodowe: 706- „Przychody z działalności naukowo-dydaktycznejFundusze UE” oraz 707- „Przychody z działalności naukowo-badawczej- Fundusz UE"
zgodnie z przyjętym schematem:
70X-0000-PR-0000
PR- numer projektu
W przypadku projektów dotyczących „budowy środków trwałych” otrzymana dotacja na
finansowanie I i II grupy zgodnie z Klasyfikacją Środków Trwałych zwiększa „kapitał
własny” w momencie przyjęcia środka trwałego do użytkowania. W przypadku zakupu
środków trwałych (aparatury) zaliczanych do „pozostałych grup środków trwałych” dotacja
jest przeksięgowywana sukcesywnie (na koniec każdego miesiąca) na konto 760-02-3
„Pozostałe przychody operacyjne” do wysokości kosztów amortyzacji.
3.7.4. Ewidencja wydatków otrzymuje brzmienie:
Każda umowa o realizację projektu zawiera (w formie załącznika) budżet projektu
uwzględniający różne kategorie wydatków. Wydatki dokonywane są z wydzielonego konta
bankowego lub z kasy na podstawie dowodów księgowych takich jak: faktury, listy płac,
rozliczenia delegacji krajowych oraz innych dokumentów o równoważnej wartości
dowodowej.
Dla operacji występujących przy realizacji programów unijnych stosowane są następujące
rodzaje dokumentów:
ZE- Zakupy Fundusze Europejskie
K/ZE- korekty dotyczące zakupów Funduszy Europejskich
WNT-wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
FWZ- faktury wewnętrzne rej. VAT zob.
PKE- pozostałe koszty programy europejskie
PKK- przeksięgowanie kosztów
LPLAC- Lista płac
KOM- kompensaty
RR- rozliczenie delegacji/zaliczki
STYP- stypendia
WB- wyciągi bankowe
WRK- raporty kasowe
OT- przyjęcie środka trwałego
OTN- przyjęcie środka trwałego o niskiej wartości
OTW- przyjęcie niskocennych przedmiotów w użytkowaniu
OTNB- aparatura naukowo badawcza przyjęta w całości w koszty
ZLEC- umowy cywilnoprawne..
Koszty kwalifikowalne związane z realizacją projektów w ramach funduszy unijnych
ewidencjonowane są w układzie rodzajowym (zespół „4”) i w układzie kalkulacyjnym na
kontach: 506 -„Koszty działalności naukowo-dydaktycznej- Fundusze UE” oraz 507„Koszty działalności naukowo-badawczej- Fundusze UE” ze stosownym wyodrębnieniem
analitycznym uwzględniającym: numer projektu, źródło i rodzaj finansowania, zgodnie
z następującym schematem:
50X-0000-PR-TTTT-RRRRR
Segment pierwszy: 50X- konta zespołu „5”,
Segment trzeci: numer projektu
Segment czwarty: w zależności od źródła środków finansowych oraz rodzaju finansowania:
- 0000- Budżet Centralny - finansowanie UE
- 0001- Budżet Centralny - wkład własny
- 0002- Budżet Centralny - koszty niekwalifikowane
- 0003- Budżet Centralny - wkład własny poza projektem
- 1000- Budżet Terytorialny - finansowanie UE
- 1001- Budżet Terytorialny - wkład własny
- 1002- Budżet Terytorialny - koszty niekwalifikowane.
- 1003- Budżet Terytorialny - wkład własny poza projektem
Segment piąty: koszty według rodzaju
W celu wyodrębnienia ewidencji rozrachunków z kontrahentami utworzono konto 202„Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami - Fundusze UE”, zgodnie z następującym
schematem:
202-PR-KKKKK
PR - oznacza numer projektu
KKKKK - numer kontrahenta.
Dla celów rozrachunków z tytułu wynagrodzeń stażowych /stypendiów/ prowadzona jest
ewidencja na koncie 217- „Rozrachunki z tytułu stypendiów pozostałe”. Struktura konta
wygląda następująco:
217-W-RD-SSSSS
W- wydział studiów,
RD- rodzaj stypendium
SSSSS – numer studenta
Do ewidencji rozliczenia zwrotu kosztów podróży beneficjentom ostatecznym środków
projektu służy konto 249-0- „Rozrachunki z tytułu zwrotu kosztów podróży Pr.UE”
W celu wyodrębnienia rozrachunków z tytułu rozliczenia przekazywanych zaliczek na rzecz
partnera na podstawie zawartych umów partnerskich utworzono konto:
249-8- „ Rozrachunki z Partnerem w ramach Programu Współpracy Transgranicznej
PL-BY-UA 2007-2013 zgodnie ze schematem:
xxxxx – kontrahent
Podstawą do rozliczenia wydatków poniesionych przez partnera projektu jest otrzymany
raport finansowy. Wycena wydatków partnera następuje według kursu po jakim zaliczka
została przekazana partnerowi.
W przypadku braku środków na rachunku bankowym projektu na dzień bilansowy
poniesione koszty, w wysokości przekraczającej otrzymaną dotację, zostają przeksięgowane
na konto 642- „Rozliczenia międzyokresowe kosztów- Fundusze UE (czynne)” do
rozliczenia w kolejnym roku sprawozdawczym.
Do ewidencji środków trwałych w okresie budowy, montażu lub ulepszenia służy konto 081
- Środki trwałe w budowie funkcjonujące zgodnie z następującym schematem:
081-F-PR-ZZ-RWYY
F - segment drugi oznacza źródła finansowania :
2. środki z Unii Europejskiej
3. środki z Ministerstwa
4. wkład własny w projekcie
5. wkład własny poza projektem,
PR - segment trzeci przeznaczony jest na numer projektu.
ZZ - segmentowi czwartemu przypisane zostają jednostki organizacyjne Uniwersytetu.
RWYY - segment piąty zarezerwowany został dla rodzaju wydatków.
Środki trwałe o niższej wartości tj. powyżej 1500,00 zł do 3.500,00 zł księgowane
są bezpośrednio /w momencie zakupu/ w koszty amortyzacji, natomiast „Niskocenne
przedmioty w użytkowaniu” /od 200 zł do 1 500 zł/ kwalifikowane są w koszty materiałowe.
Do faktury VAT z zakupu dołącza się dokument OTN (przyjęcie środka trwałego)
sporządzony zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Na koniec każdego miesiąca koszty poszczególnych projektów /gromadzone na kontach
zespołu „5”/ przeksięgowywane są na konta: 725- „Koszt własny sprzedaży działalność
naukowo–dydaktyczna - Fundusze UE” lub 728- „Koszt własny sprzedaży działalność
naukowo-badawcza – Fundusze UE” według szczegółowej ewidencji analitycznej odrębnej
dla wszystkich projektów:
725(8)-PR
PR - numer projektu.
Koszty bankowe ewidencjonowane na koncie 551 -„Koszty ogólne” z zasady traktowane
są jako wydatki niekwalifikowane obciążające Uczelnię chyba, że zawarta umowa
o realizację projektu stanowi inaczej.
Koszty pośrednie mogą być rozliczane na dwa sposoby: na podstawie rzeczywiście
poniesionych wydatków oraz ryczałtowo - na podstawie opracowanej metodologii
i procentowego limitu wskazanego w umowie o dofinansowanie projektu.
Koszty i przychody związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków Unii
Europejskiej stanowią element wyniku finansowego Uczelni.
Przynajmniej raz w miesiącu dokonywana jest szczegółowa analiza operacji księgowych pod
kątem prawidłowości księgowań.
Na potrzeby realizacji projektu utworzono konto pozabilansowe 956 – Pozabilansowy
podział kosztów – Fundusze UE z dwoma segmentami analitycznymi przeznaczonymi
do ewidencjonowania wszystkich kosztów w podziale na zadania bądź pozycje w zależności
od charakteru danego projektu oraz zatwierdzonego budżetu projektu. Konto „956” posiada
następujący schemat:
956-PR-XX
PR – nr projektu
XX – zadania
§2
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od dnia 1 stycznia
2014 roku.
Rektor
Uniwersytetu Medycznego w Lublinie
Prof. dr hab. Andrzej Drop