Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji

Transkrypt

„Staże i praktyki zagraniczne dla osób
kształcących się i szkolących
zawodowo”
Pytania i odpowiedzi – rozliczenie
finansowe projektu
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego
Kwalifikowalność kosztów projektu
KATEGORIA ZARZĄDZANIE
Koszty uprawnione:








usługi telekomunikacyjne, pocztowe, kserograficzne
zakup materiałów biurowych
wynagrodzenia i/lub honoraria osób zarządzających projektem
wynagrodzenia ekspertów dokonujących ew. ewaluacji projektu
sprzęt niezbędny do realizacji zadań w trakcie trwania projektu
odzież ochronna dla stażystów
opłaty za przelewy bankowe
monitoring i kontrola przed rozpoczęciem staży oraz w ich trakcie
(wizyta monitorująca-przygotowawcza)
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji | www.frse.org.pl
KATEGORIA ZARZĄDZANIE
Koszty nieuprawnione:
 koszty prowadzenia konta
KATEGORIA PRZYGOTOWANIE
Koszty uprawnione:
 wynagrodzenia i/lub honoraria dla osób prowadzących zajęcia
 zakup materiałów (słowniki, przewodniki, materiały biurowe
konieczne do przeprowadzenia przygotowania)
 koszty wydarzeń kulturalnych związanych z tematyką projektu
(bilety do muzeów, teatrów)
 organizacja
spotkań
integrujących
polskich
uczestników
w organizacji przyjmującej
KATEGORIA PRZYGOTOWANIE
 koszty zajęć turystycznych i rozrywkowych, jeśli nie łączą się z
przygotowaniem kulturowym
KATEGORIA PODRÓŻ
Koszty uprawnione:
 podróż z miejsca zamieszkania uczestnika do miejsca odbywania
stażu w kraju docelowym i z powrotem najtańszym,
uzasadnionym środkiem transportu
 każdy uczestnik ma prawo do refundacji tylko jednego przejazdu
tam i z powrotem,
 marża pośrednika / biura podróży
 koszt przewozu 1 sztuki bagażu na uczestnika (o ile cena biletu
nie uwzględnia bagażu głównego)
KATEGORIA PODRÓŻ
 koszty bagażu dodatkowego
 koszty zmiany rezerwacji biletu (daty, nazwiska) o ile nie
wynikają one z działania „siły wyższej”
 koszty dodatkowe związane z wymianą nauczycieli
KATEGORIA UTRZYMANIE
Koszty uprawnione:





zakwaterowanie
wyżywienie
ubezpieczenie
przejazdy lokalne
kieszonkowe
OGÓLNE ZASADY FINANSOWE
KOSZTY NIEUPRAWNIONE
VAT jeśli instytucja Beneficjenta może go odzyskać
straty związane z różnicami kursowymi
koszty nieudokumentowane
koszty poniesione przed rozpoczęciem i po zakończeniu
okresu uprawnienia określonym w umowie
 wydatki nadmierne i nierozważne
 koszty nie związane z realizowanym projektem




Zastosowanie prawidłowego kursu Euro
podczas realizacji projektu
Określenie kwoty dofinansowania
 Miesięczny obrachunkowy kurs wymiany Komisji
Europejskiej aktualny na dzień ogłoszenia naboru
do Programu LLP-2012 z dnia 3 sierpnia 2012r. Kurs
euro wynosi EUR= 4,1207 PLN.
-dla umów podpisanych w 2013 r.
-służy
do
przeliczenia
budżetu
(oraz
poszczególnych kategorii budżetowych) wyrażonego
we wniosku w walucie EUR na PLN.
Rozliczenie poniesionych kosztów
 Miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez Komisję
Europejską i opublikowany na jej stronie internetowej z dnia
dokonania płatności zaliczkowej przez FRSE na rzecz
beneficjenta:
- służy do przeliczenia kosztów rzeczywistych (podróży)
poniesionych w projekcie w walucie innej niż PLN;
- FRSE poinformuje beneficjenta w formie pisemnej (mailowo)
o dacie przekazania płatności po przekazaniu zaliczki;
- kurs ten może być różny dla poszczególnych Beneficjentów.
PODSUMOWANIE
Przeliczenie wydatków poniesionych w walucie innej niż PLN w
celu złożenia raportu w rozbiciu na poszczególne kategorie:
 kategorie ryczałtowe: zarządzanie, przygotowanie, utrzymanie
- w celu zminimalizowania różnic kursowych możliwym jest
zastosowanie kursu zgodnego z polityką rachunkowości stosowaną
w instytucji beneficjenta;
 kategoria rzeczywista: podróż - miesięczny kurs obrachunkowy
wymiany ustalony przez Komisję Europejską i opublikowany na jej
stronie internetowej z dnia dokonania płatności zaliczkowej przez
FRSE na rzecz beneficjenta.
Jakie są różnice pomiędzy projektami realizowanymi w ramach Programu
LLP LdV,a projektami realizowanymi w ramach ESF01-POKL?
 waluta umowy - umowy w projektach ESF01-POKL określają kwotę






dofinansowania w PLN
raport składany jest w PLN
wydatki poniesione w PLN nie wymagają przewalutowania
ewidencja księgowa (źródła finansowania)
opis dokumentów finansowych
inne wzory formularzy (m.in. lista dowodów księgowych, brak
oświadczenia o kursie)
logotypy (wizualizacja projektu)
Jak udokumentować koszty utrzymania opiekunów?
Potwierdzeniem kosztów utrzymania opiekuna jest dokument (w formie
certyfikatu lub pisma) potwierdzający obecność osoby towarzyszącej na miejscu
oraz w okresie odbywania stażu przez uczestników. Dokument musi zostać
opatrzony pieczęcią oraz podpisem reprezentanta prawnego organizacji
partnerskiej.
Jak rozliczyć wizytę monitorującą/przygotowawczą?
Koszty wizyty monitorującej lub przygotowawczej należy rozliczyć w kategorii
zarządzanie. Kategoria ta jest kategorią ryczałtową. Wydatki należy rozliczyć
zgodnie z przepisami prawa krajowego (np. poleceniem wyjazdu zagranicznego,
ewidencji przejazdu, itd.), określającymi zasady rozliczania wyjazdu
służbowego.
Jak rozliczyć wymieniających się opiekunów?
W przypadku wymiany osób towarzyszących podczas trwania stażu, należy podzielić
przyznaną w budżecie kwotę na utrzymanie oraz podróż pomiędzy osoby
wymieniające się. Kosztami uprawnionymi w kategorii podróż jest koszt biletów na
przejazd razem z uczestnikami. Koszty podróży „między stażowej” należy w
uzasadnionych przypadkach rozliczyć w kategorii zarządzanie lub opłacić ze
środków własnych.
Suma rozliczanych kwot na utrzymanie osób wymieniających się nie może
przekroczyć wysokości przyznanej stawki. Jak również poszczególne kwoty nie
mogą przekraczać wysokości tygodniowych stawek wynikających z wytycznych
Programu.
Jakie koszty stanowią najczęściej koszty niekwalifikowane projektu?
Najczęstszą przyczyną wystąpienia kosztów nieuprawnionych w projekcie jest
przekroczenie budżetu poszczególnych kategorii budżetowych lub wysokości
maksymalnych stawek komisyjnych przyznanych na zarządzanie, przygotowanie lub
utrzymanie.
Co zrobić gdy kwota faktury nie da się podzielić na uczestników do dwóch
miejsc po przecinku?
W przypadku gdy kwota faktury jest „niepodzielna” dopuszczalne jest dodanie
„groszy” do wybranych uczestników. Należy uważać by nie przekroczyć
maksymalnej wysokości jednostkowych stawek komisyjnych.
Jak należy dokumentować koszty projektu ?
1. Rzeczywiste koszty podróży należy udokumentować w następujący
sposób:
 podróż samolotem – wymagane jest przedstawienie biletów lotniczych
(tradycyjnych lub internetowych), kart pokładowych oraz ewentualnie
faktury VAT jeżeli na biletach nie ma widocznej ceny;
 podróż autobusem – wymagane jest przedstawienie faktury oraz
dołączenie informacji na temat trasy podróży, daty podróży, uczestników –
jeżeli nie wynika to z faktury;
 podróż koleją - wymagane jest przedstawienie biletów oraz
ewentualnie faktury VAT jeżeli na biletach nie ma widocznej ceny;
Podróż powinna się odbyć w dniu poprzedzającym rozpoczęcie stażu,
a podróż powrotna powinna się odbyć następnego dnia po jego zakończeniu.
Jak należy dokumentować koszty projektu? c.d.

podróż samochodem prywatnym lub służbowym – w zależności od tego, który wariant jest
najtańszy:
- przy zastosowaniu stawki za kilometr zgodnie z wewnętrznymi zasadami danej organizacji,
przy
czym
zgodnie
z
§
2
Rozporządzenia
Ministra
Infrastruktury
z
dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów
używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących
własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.) stawka nie może być wyższa niż kwota
ustalona w tym rozporządzeniu (kwota ta zmieniana jest w drodze nowelizacji rozporządzenia,
stosownie do zmian cen) i nie wyższa niż 0,22 EUR - wg kursu z dnia ogłoszenia naboru do
Programu „Uczenie się przez całe życie”
- na podstawie ceny biletu kolejowego w drugiej klasie - na trasie przejazdu samochodu.
Zostanie zwrócona równowartość tylko jednego biletu, niezależnie od tego, ile osób podróżuje
w tym samym pojeździe (w przypadku braku połączenia kolejowego na danej trasie, na
podstawie ceny biletu autokarowego lub lotniczego – w zależności, który wariant jest najtańszy)
Do dokumentacji beneficjent powinien zachować swoje oświadczenie o odbyciu podroży samochodem
osobowym wraz z podaniem liczby przejechanych kilometrów oraz otrzymane z PKP oświadczenie o wysokości
ceny ww. biletu, ewentualnie wydruk ze strony internetowej. O wystawienie oświadczenia do PKP występuje
sam beneficjent.
Jak należy dokumentować koszty projektu ? c.d.
2. W przypadku kosztów utrzymania: potwierdzenie uczestnictwa w działaniu
– zaświadczenie o uczestnictwie zawierające datę rozpoczęcia i
zakończenia działania, podpisane przez przedstawiciela prawnego
organizacji
przyjmującej
i/lub
inne
odpowiednie
dokumenty
potwierdzające okres pobytu za granicą.
3. W przypadku kosztów przygotowania pedagogicznego, kulturowego i
językowego: kompletną listę uczestników i potwierdzenie realizacji
działań (lub uczestnictwa w działaniach) przygotowawczych podpisana
przez uczestników.
4. W przypadku kosztów organizacji mobilności: listę i rzeczywistą liczbę
uczestników (z wyłączeniem osób towarzyszących).
Jak należy opisywać dokumenty źródłowe?
Prawidłowo opisany dokument musi na odwrocie zawierać zapisy:
 zapis o sprawdzeniu pod względem merytorycznym, formalnym i
rachunkowym,
 opis jaka kwota została rozliczona ze środków POKL – ESF01 w ramach
projektu nr…… oraz w ramach jakiej linii budżetowej……,
 krótki opis czego dotyczy,
 oznaczenie, zgodne z listą dowodów księgowych zamieszczoną na stronie
internetowej www.pokl.frse.org.pl
 ułożone zgodnie z listą dowodów księgowych (faktura + wyciąg
bankowy/dowód kasowy).
Opis wymagany jest dla kosztów rzeczywistych, natomiast zalecany przy
pozostałych kosztach.
Jakie dokumenty potwierdzają dokonanie płatności ?
Do każdego przesłanego dowodu księgowego dotyczącego projektu należy
dołączyć dokument potwierdzający dokonanie płatności, zgodnie z poniższą
zasadą:
 w przypadku płatności gotówkowej - dowodem jest faktura lub inny
dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej z adnotacją, że
zapłacono gotówką lub inny dokument potwierdzający rozchód z kasy
beneficjenta;
 w przypadku płatności przelewem - dokumenty potwierdzające dokonanie
przelewu np. wyciąg bankowy.
Wytyczne FRSE, odnoszące się do specyfiki dofinansowania Programu
Uczenie się przez całe życie – Leonardo da Vinci nie zwalniają z
obowiązku stosowania przepisów prawa krajowego, ustawy o finansach
publicznych, ustawy o rachunkowości czy przepisów odnoszących się
do kontroli podatkowej i skarbowej; zawierają jedynie wskazówki,
które mogą być pomocne przy sporządzaniu raportów końcowych w
ramach projektów ESF01-POKL realizowanych na zasadach Programu
Uczenie się przez całe życie – LdV.
Kontakt
ul. Mokotowska 43, 00-551 Warszawa
tel.: (22) 46-31-000
fax: (22) 463 10 21
Zespół Rozliczeń Finansowych dla POKL ESF01
Małgorzata Lipska tel. (22) 46 31 143
[email protected]
Adam Wierzchowski tel. (22) 46 31 149
[email protected]
Koordynator: Małgorzata Sztarbała tel. (22) 46 31 134
[email protected]

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji

Transkrypt

Podobne dokumenty

Pobierz plik - Młodzież w działaniu

TABLICA FRSE nowa.indd

Kryteriami wyboru ekspertów - Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji

ZAŁĄCZNIK V (MONO-BENEFICIARY)

Lista kontrolna - Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój

Instalacja przeglądarki FIREFOX-OnLine FRSE

Fundacja Centrum Promocji Kobiet