System Obiegu Dokumentów i Informacji INFOS jako

VIII Konferencja PLOUG
Koœcielisko
PaŸdziernik 2002
System Obiegu Dokumentów i Informacji
INFOS jako narzêdzie wspomagaj¹ce
przep³ywy pracy
referat sponsorski
Marzenna Jakubowska
Zak³ad Energetyczny P³ock-Centrum Informatyczne Sp. z o.o.
[email protected]
Abstrakt
INFOS - System Obiegu Dokumentów i Informacji stanowi nasz¹ ofertê na zarz¹dzanie informacj¹ w firmie, procesami pracy oraz obiegiem
dokumentów i informacji. System dostêpny dla ka¿dego u¿ytkownika spe³nia wa¿n¹ rolê w funkcjonowaniu przedsiêbiorstwa, mo¿e u³atwiæ
pracê sekretariatów, biur zarz¹du i wszystkich wydzia³ów. Udostêpnia dokumenty wprowadzane z zewn¹trz, zarz¹dzenia obowi¹zuj¹ce itp.
Umo¿liwia generowanie, tworzenie i przesy³anie formularzy, wniosków, podañ i ró¿nego rodzaju raportów wed³ug potrzeb u¿ytkowników
i firmy. Dla rutynowych spraw mo¿liwe jest zdefiniowanie procedur obiegu dokumentów, które spowoduj¹ za³atwianie spraw w œciœle
okreœlony sposób z mo¿liwoœci¹ kontroli terminów realizacji. System Obieg Dokumentów INFOS pozwala na realizacjê idei „biura bez
papierów” z zachowaniem pe³nej kontroli nad dostêpem do dokumentów firmy. System wspomagaj¹c funkcjonowanie systemów jakoœci
wydatnie sprzyja polepszeniu organizacji pracy oraz integracji przedsiêbiorstwa. INFOS zosta³ ju¿ sprawdzony we wdro¿eniach, a jego
funkcjonalnoœæ opiera siê w du¿ej mierze na doœwiadczeniu u¿ytkowników ju¿ eksploatuj¹cych system w ró¿nych firmach i instytucjach.
System Obiegu Dokumentów i Informacji INFOS jako narzędzie wspomagające przepływy pracy
1.
361
ZEP-INFO Sp. z o.o. – informacja o firmie
ZEP-INFO Sp. z o.o. jest dostawcą kompleksowych rozwiązań informatycznych dla przedsiębiorstw. Oferta firmy obejmuje zarówno Zintegrowany System Informatyczny w skład, którego
wchodzi ponad 20 modułów, jak i kompleksowe dostawy sprzętu, doradztwo, konsultacje i szkolenia. ZEP-INFO Sp. z o.o., to firma z ugruntowaną pozycją na rynku, posiadająca doskonałe zaplecze kadrowe i techniczne, oraz doświadczenie i wiedzę. ZEP-INFO Sp. z o.o. otrzymała w grudniu
2001 roku wydany przez TÜW CERT certyfikat dla systemu zarządzania jakością według normy
ISO 9001:1994/EN ISO 9001:1994 w zakresie „Kompleksowej obsługi informatycznej, tj. projektowania, produkcji, wdrażania, serwisu oprogramowania, sieci, sprzętu komputerowego i elektronicznego oraz rozwiązań biznesowych”
2.
INFOS – jako recepta na polepszenie organizacji pracy oraz
integracji firmy
W ostatnich latach wraz z pojawieniem się technologii reorganizacji procesów biznesowych
następuje ewolucja systemów „workflow management” w kierunku zarządzania przepływem prac
w całym przedsiębiorstwie. Zmiana ta również ewoluuje od systemu dla pojedynczej komórki organizacyjnej do systemu dla całej instytucji, o rozbudowanej strukturze organizacyjnej często rozproszonej terytorialnie.
INFOS – System Obiegu Dokumentów i Informacji zarządza informacją w firmie, procesami
pracy oraz obiegiem dokumentów i informacji. Należy do klasy systemów „workflow management”, ma na celu zorganizowanie i uporządkowanie zagadnień związanych z:
•
Tworzeniem dokumentów
•
Rejestracją dokumentów zewnętrznych
•
Obiegiem dokumentów w firmie
•
Archiwizowaniem i wyszukiwaniem dokumentów
•
Udostępnianiem dokumentów i informacji
•
Nadzorem nad realizacją procesów biznesowych.
System Obiegu Dokumentów i Informacji INFOS firmy ZEP-INFO Sp. z o.o. organizuje zarządzanie dokumentami i informacjami w firmie, wspomaga funkcjonowanie systemów jakości i jest
odpowiedzią na potrzeby polepszenia organizacji pracy oraz integracji firmy.
INFOS został stworzony w celu usprawnienia procedur przekazywania oraz udostępniania informacji w przedsiębiorstwie. Zadaniem systemu jest zminimalizowanie czasu obiegu dokumentów papierowych a w rezultacie realizacja „wizji biura bez papierów”.
Kolejne z założeń systemu to łatwa i wygodna praca z aktualnymi dokumentami, szybka
i rzetelna wymiana informacji pomiędzy pracownikami oraz dostępność informacji.
Wykorzystanie możliwości, jakie niesie ze sobą wdrożenie systemu INFOS ułatwia zarządzanie
przedsiębiorstwem, podejmowanie szybkich i trafnych decyzji oraz rzetelną wymianę informacji.
Wspomagając funkcjonowanie systemów jakości wydatnie sprzyja polepszeniu organizacji pracy
oraz integracji przedsiębiorstwa.
362
3.
Marzenna Jakubowska
Zarządzanie informacją w przedsiębiorstwie realizowane za
pomocą systemu INFOS
INFOS składa się z dwóch części mocno ze sobą zintegrowanych: pierwsza część INFOS-a
obejmuje elektroniczną wymianę dokumentów i informacji między użytkownikami systemu, druga
zaś zajmuje się przepływem pracy (ang. Workflow). Wymusza sztywne zasady przepływu dokumentów wg wcześniej zdefiniowanych procedur. Nie ma tu miejsca na dowolność. Z tego powodu
doskonale nadaje się do obsługi procesów rutynowych, powtarzalnych takich jak: obsługa reklamacji, obsługa zamówień itp. Natomiast do spraw nie rutynowych wykorzystywany jest system
obiegu dokumentów bez nałożonych sztywnych procedur obiegu.
Dokumenty przechowywane są w centralnej bazie dokumentów, a dostęp do nich wynika z nadanych użytkownikowi uprawnień. W wyniku takiego zapisu łatwiejsze staje się zapanowanie nad
dokumentami poprzez ich centralną archiwizację. W systemie istnieje możliwość odtwarzania
historii stanów dokumentów. Opcja ta pozwala prześledzić w porządku chronologicznym wędrówkę dokumentu po przedsiębiorstwie jak i również jego historię zmian.
4.
Standaryzacja obsługi procesów biznesowych w firmie
Standaryzacja obsługi procesów biznesowych odbywa się poprzez sformalizowany ich opis,
usprawnienie i kontrolę realizacji. Opis procesu odbywa się na etapie parametryzacji procedur w
systemie INFOS. Procedurę dzieli się na ściśle określone etapy jej realizacji, określa się instrukcję
wykonania, czasochłonność oraz osoby merytorycznie odpowiedzialne za realizację kolejnych
etapów. Dokładnie określa się także warunki zakończenia etapu i warunki przejścia na następny
poziom realizacji. Wyznaczone osoby nadzorują przebieg całości procesu pod względem poprawności realizacji pod względem merytorycznym, a także pod względem dotrzymania terminów. Na
etapie realizacji sprawy pracownicy mają do dyspozycji niezbędne dokumenty, załączniki i podpowiedzi, a efektem ich pracy są dokumenty wygenerowane na podstawie formularzy przyporządkowanych do danego procesu biznesowego. W rezultacie każdy powtarzający się proces zrealizowany jest w identycznym terminie, w identyczny sposób a efektem jest sformalizowany końcowy
dokument lub grupa dokumentów. Daje, to gwarancję szybkiej, merytorycznej i kompleksowej
obsługi procesu biznesowego niezależnie od osób zaangażowanych w proces po stronie firmy lub
klienta.
Przypisanie systemowi odpowiedniej hierarchii i kolejności działania powoduje, że obiegiem
dokumentu przedsiębiorstwie steruje system, a nie człowiek. Mechanizmy logicznego gromadzenia
i łączenia informacji i dokumentów pozwalają na sprawne zarządzanie sprawami i umożliwiają
pełny nadzór i kontrolę stanu ich realizacji.
5.
INFOS jako narzędzie wspomagające wdrażanie i funkcjonowanie systemu jakości ISO
W zakresie zarządzania dokumentami, ich obiegiem oraz wyżej omówioną standaryzacją działań INFOS wspomaga funkcjonowanie i wdrażanie systemu zarządzania jakością ISO 9000. Wymusza przestrzeganie procedur postępowania oraz obiegu i autoryzacji dokumentów. Nie bez znaczenia jest także fakt, że proponowane rozwiązanie skraca czas wprowadzania zmian i aktualizowania systemu jakości, przez co zachęca pracowników i osoby odpowiedzialne za prawidłowe
funkcjonowanie procesów do ciągłej ich poprawy i optymalizacji. Po wdrożeniu systemu efektem
są elektroniczne procedury oraz elektroniczna emisja dokumentacji Zintegrowanego Systemu Zarządzania Jakością wśród pracowników.
System Obiegu Dokumentów i Informacji INFOS jako narzędzie wspomagające przepływy pracy
6.
363
Korzyści wynikające z zastosowania systemu INFOS w przedsiębiorstwie
6.1. Obniża koszty…
System daje możliwość utworzenia dokumentu i jego przechowywanie tylko w jednej postaci –
bez kopii. System zapamiętuje wszystkie zdarzenia dotyczące danego dokumentu oraz tworzy historię obrotu oraz dokonywanych zmian na dokumencie.
Każdy pracownik otrzymuje dostęp do dokumentów, które dotyczą zakresu jego obowiązków.
Nie są ponoszone koszty kopiowania i rozprowadzania dokumentu wśród pracowników. Pracownicy nie tracą czasu na wyszukiwanie informacji. Całą energię angażują w wymierne i rzeczywiste
działania. Ta sama ilość pracowników potrafi załatwić większą ilość zadań. Zarząd działa wydajniej dzięki aktualnym i dostarczonym w szybkim tempie informacjom, na podstawie, których podejmuje optymalne i trafne decyzje.
6.2. Pozwala oszczędzać czas…
W ramach systemu następuje natychmiastowe przesyłanie dokumentów pomiędzy użytkownikami.
INFOS archiwizuje informacje w różnej postaci: kontaktów, dokumentów, spraw, adresatów
zewnętrznych i wewnętrznych itp. Szybko i bezbłędnie udostępnia poszukiwane dokumenty przy
wykorzystaniu wielopoziomowej struktury kryteriów wyszukiwania. Przesyłanie dokumentów
może odbywać się pomiędzy pracownikami lub grupami pracowników danej firmy jak również i
do kontrahentów zewnętrznych. Dla rutynowych spraw można zdefiniować procedury obiegu dokumentów, które skracają czas i automatyzują sposób załatwiania. Wprowadzenie formularzy dokumentów ujednolica informacje i ułatwia ich wypełnianie przez użytkowników.
6.3. Wpływa na lepszą efektywność pracy…
Rejestruje historię działań nad daną sprawą. Pozwala na natychmiastowe dotarcie do wszystkich pism z nią związanych, oraz sprawdzenie, kto ma dokument i kto się z nim zapoznał. Wiadomo, kto, kiedy i jakie działania podjął. W rzeczywisty sposób motywuje do rzetelnej pracy. Zapewnia sprawną dystrybucję i dekretację dokumentów, kontroluje drogę ich obiegu. Mechanizmy
logicznego gromadzenia i łączenia informacji i dokumentów pozwalają na sprawne zarządzanie
sprawami i umożliwiają pełny nadzór i kontrolę stanu realizacji. INFOS pozwala na sprawdzenie
stanu spraw załatwionych przez pracowników. Ułatwia planowanie pracy. Eliminuje źródła najczęściej popełnianych błędów, czyli: pracę z nieaktualnymi wersjami dokumentów, pracę w oparciu o niekompletny zestaw dokumentów. Jest odpowiedzią na potrzeby polepszenia organizacji
pracy oraz integracji firmy.
6.4. Wspomaga proces zarządzania…
Po włączeniu stanowiska pracy w Systemie Obiegu Dokumentów uzyskujemy w pełni funkcjonalne miejsce pracy. Dzięki realizowanym funkcjom systemu możliwy staje się nadzór nad dokumentami i danymi. Wszystkie dokumenty są zawsze aktualne i natychmiast dostępne. System dostarcza prawdziwych i aktualnych informacji o stanie prowadzonych spraw. Na podstawie potężnej
bazy informacyjnej można dokonywać szeregu raportów wg zadanych przez użytkownika kryteriów. Umożliwia to w sposób szybki podjecie optymalnych dla przedsiębiorstwa decyzji.
W systemie INFOS następuje standaryzacja działań poprzez zdefiniowane procedury obiegu
dokumentów i informacji. Zarządzanie sprawami rozwiązane jest poprzez zakładanie odpowiedniej
364
Marzenna Jakubowska
sprawy, a następnie kojarzenie z tą sprawą wszystkich poczynań, które ją dotyczyły. Każda sprawa
ma swojego prowadzącego, który nadzoruje przebieg załatwiania sprawy i jest odpowiedzialny za
jej przebieg.
7.
Współpraca systemu INFOS z innymi systemami funkcjonującymi w przedsiębiorstwie
Podstawową funkcją systemu INFOS jest nadzór nad dokumentem i jego poprawnym obiegiem.
Jednakże nie należy zapominać także o jego współpracy z innymi systemami funkcjonującymi w
przedsiębiorstwie.
Podstawową grupą systemów funkcjonujących w przedsiębiorstwie są systemy obsługujące
podstawową działalność ekonomiczno-księgową. Współpraca ta dotyczy zarówno obiegu wniosku
urlopowego, faktury, czy też zlecenia inwestycyjnego. W systemach ekonomicznych pozostaje
nadal merytoryczna obsługa wszystkich niezbędnych dokumentów, jednak ich obieg częściowo lub
w całości przejmuje INFOS.
Systemy związane z obsługą klienta to druga grupa systemów funkcjonujących w firmie. Ich
zadaniem jest zapewnienie jednego, centralnego i spójnego sposobu komunikowania się pomiędzy
klientem, a przedsiębiorstwem. Do systemów tych możemy zaliczyć systemy wspomagające telefoniczną obsługę klienta, a także systemy klasy CRM. W ich działaniu nieocenioną pomocą jest
funkcjonujący w przedsiębiorstwie system elektronicznego obiegu dokumentów. Dzięki tej współpracy osoby bezpośrednio kontaktujące się z klientem na bieżąco monitorują sposób i terminy
realizacji zgłaszanego przez klienta problemu. Bieżąca kontrola załatwiania sprawy przekłada się
na rzetelną informację zwrotną dla klienta.
Ostatnią grupą systemów funkcjonujących w przedsiębiorstwie są systemy branżowe, dla przykładu systemy obsługi sieci energetycznej, systemy bilingowe w zakładach energetycznych. INFOS w tym przypadku pełni funkcję nośnika informacji, gdyż systemy te ze względu na ich strategiczną rolę dla przedsiębiorstw mają ograniczony poziom ingerencji do danych ewidencjonowanych i przetwarzanych w ich zasobach.