docWersja polska
download 
Reklamacja Transkrypt
Wersja polska
Polityka antykorupcyjna Globalna polityka Novartis 1 marca 2012 r. Wersja GIC 100.V1.PL 1. Wprowadzenie 1.1 Cel Kodeks Postępowania naszej firmy zabrania korupcji. W niniejszej polityce przedstawiono odpowiednie zasady i postanowienia oraz sposoby ich wdrożenia. 1.2 Zakres i stosowanie Niniejsza Polityka dotyczy wszystkich dyrektorów, członków zarządu i pracowników („Współpracowników”) firmy Novartis AG i jej spółek stowarzyszonych („Novartis”). W niniejszej polityce opisano różne sytuacje, w których mogą pojawić się kwestie związane z korupcją. Inne aspekty etyki biznesowej i korupcji, takie jak konflikt interesów oraz wykorzystanie informacji poufnych w obrocie papierami wartościowymi, podlegają osobnym postanowieniom. W niniejszej polityce opisano globalne standardy Novartis, a przedstawione zasady są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa oraz kodeksami branżowymi. Obowiązujące w niektórych krajach przepisy i regulacje prawne mogą być bardziej rygorystyczne, niż zasady przedstawione w niniejszej polityce. W takiej sytuacji zastosowanie mają bardziej rygorystyczne postanowienia. Niniejsza Polityka wchodzi w życie 1 marca 2012 r. i należy ją wdrożyć we wszystkich spółkach Novartis (biorąc pod uwagę specyfikę miejscowych przepisów prawnych). Polityka zastępuje Wytyczne # 3 dotyczące społecznie odpowiedzialnego biznesu (Corporate Citizenship Guideline # 3): Etyka w biznesie – łapówki, prezenty i rozrywka („CC3”). GIC 100.V1. PL Globalna polityka Novartis — polityka antykorupcyjna 2 2. Zasady i postanowienia 2.1 Podstawowe przepisy Definicje Korupcja oznacza wręczanie, proponowanie bądź przyjmowanie niedozwolonej korzyści z zamiarem wywarcia wpływu na czyjeś zachowanie, w celu uzyskania bądź zachowania korzyści biznesowej. Istnieje wiele rodzajów korupcji, np. oferowanie lub przyjmowanie pieniędzy bądź innych przedmiotów wartościowych. Nawet powszechne praktyki biznesowe lub zachowania społeczne, takie jak wręczanie upominków i oferowanie gościnności, mogą zostać uznane w niektórych okolicznościach za korupcję. Zasady i postanowienia Współpracownikom zabrania się podejmowania działań korupcyjnych i dokonywania ich przez pośredników, np. agentów, konsultantów, doradców, dystrybutorów i innych partnerów biznesowych. W kontekście korupcji firma Novartis nie stosuje podziału na funkcjonariuszy publicznych i osoby prywatne: korupcja nie jest tolerowana bez względu na status osoby czerpiącej z niej korzyści. Przed zaoferowaniem lub przyjęciem pieniędzy bądź innych wartościowych przedmiotów należy zawsze zastanowić się, czy dane działanie może zostać uznane za niezgodne z prawem. Jeśli odpowiedź jest twierdząca, nie należy podejmować takiego działania. Referencje W razie jakichkolwiek wątpliwości, przed podjęciem działania należy skorzystać z porady przedstawiciela działu prawnego lub działu etyki (Compliance). Przed podjęciem współpracy z partnerami zewnętrznymi należy zapoznać się z odnośnymi wytycznymi Novartis. 2.2 Upominki, przejawy gościnności i rozrywka Definicje Upominki są to wszelkie korzyści przekazywane jako dowód wdzięczności lub przyjaźni bez zamiaru otrzymania czegokolwiek w zamian. Zalicza się do nich „upominki okolicznościowe”, czyli małe upominki wręczane z okazji kulturowo uznawanych za stosowne (np. śluby, pogrzeby) lub podczas szczególnych okresów roku kalendarzowego (np. Święta Bożego Narodzenia, Nowy Rok). Przejawy gościnności obejmują zazwyczaj napoje, posiłki oraz zakwaterowanie. Rozrywka zazwyczaj obejmuje przedstawienia, koncerty i wydarzenia sportowe. Zasady i postanowienia Upominki, przejawy gościnności i rozrywka muszą być oraz nie powinny być oferowane często tym samym osobom. skromne, rozsądne Upominki, przejawy gościnności i rozrywka nie powinny być oferowane ani zapewniane w celu nakłonienia osoby, dla której są przeznaczone, do podjęcia działań na korzyść Novartis lub powstrzymania jej przed działaniami niekorzystnymi dla Novartis. Zabronione jest wręczanie gotówki i jej ekwiwalentów (np. bonów zakupowych). GIC 100.V1. PL Globalna polityka Novartis — polityka antykorupcyjna 3 Nie należy zapewniać rozrywki uczestnikom spotkań biznesowych, kongresów oraz podobnych wydarzeń organizowanych przez Novartis, chyba że rozrywka jest stosowną i drugorzędną częścią takich spotkań. Nie należy opłacać uczestnikom dodatkowych wycieczek ani przedłużać ich pobytu. Nie należy płacić za rozrywkę, gościnność ani koszty podróży osób towarzyszących osobom zaproszonym na spotkania biznesowe, kongresy oraz podobne wydarzenia organizowane przez Novartis. Przed wręczeniem upominku lub pokryciem kosztów gościnności czy zapewnieniem rozrywki należy przemyśleć, czy może na tym ucierpieć reputacja Novartis lub dobre imię osoby wręczającej bądź osoby przyjmującej korzyści, gdyby informacja na ten temat trafiła na pierwsze strony gazet. Jeśli dane działanie mogłoby skompromitować Novartis bądź osobę przyjmującą korzyści, nie należy podejmować takiego działania. Referencje Polityka Promocyjna (NP4) lub jej odpowiedniki w poszczególnych sektorach. 2.3 Granty i darowizny Definicje Granty i darowizny są to korzyści przekazane przez Novartis w formie świadczenia pieniężnego lub rzeczowego (np. przekazanie produktu Novartis bezpłatnie bądź po obniżonej cenie). Mogą także obejmować łącznie, zarówno wsparcie finansowejak i rzeczowe. Novartis przekazuje granty i darowizny na cele zgodne z prawem, takie jak finansowanie badań i przedsięwzięć zmierzających do udoskonalenia systemów opieki zdrowotnej oraz wspieranie działalności charytatywnej. Najistotniejszą różnicą pomiędzy grantami a darowiznami jest cel, na jaki mają być przeznaczone. Granty przeznaczone są na konkretne cele, np. badania lub edukację, a darowizny przekazuje się w celach humanitarnych, w tym związane z sytuacjami kryzysowymi oraz klęskami żywiołowymi (np. trzęsienia ziemi, tsunami). Zasady i postanowienia Granty i darowizny mogą być przekazywane tylko wtedy, jeżeli Novartis nie otrzymuje w zamian żadnych wymiernych korzyści, ani nie jest postrzegana jako odbiorca takich korzyści. Na przykład, zabrania się przekazywania grantów i darowizn, aby uzyskać w zamian pozwolenie na dopuszczenie do obrotu lub inne zezwolenia, bądź bezpośrednio zwiększyć sprzedaż produktu firmy Novartis (np. wymaganie od beneficjenta grantu lub od innej osoby zamówienia lub przepisania produktu Novartis). W przypadku otrzymania wniosku o grant lub darowiznę należy postępować ze szczególną ostrożnością. Dotyczy to zwłaszcza osób, które mogą wpłynąć na sprzedaż produktów Novartis lub uzyskać indywidualną korzyść w przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku. Referencje Polityka Promocyjna (NP4) lub jej odpowiedniki w poszczególnych sektorach. Dla darowizn zastosowanie mają zasady dotyczące autoryzowania wydatków (Management Authorization Levels, „MAL”). GIC 100.V1. PL Globalna polityka Novartis — polityka antykorupcyjna 4 2.4 Szczególne zasady dotyczące funkcjonariuszy publicznych Definicje Termin „funkcjonariusze publiczni” jest rozumiany szeroko przez organy kontrolne i obejmuje pracowników i urzędników administracji rządowej i samorządowej, spółek należących w całości bądź w części do Skarbu Państwa, a także organizacji międzynarodowych, takich jak Organizacja Narodów Zjednoczonych, polityków oraz kandydatów partii politycznych itd. Większość pracowników ochrony zdrowia i pracowników naukowych jest kwalifikowana jako funkcjonariusze publiczni, jeśli są zatrudnieni w ośrodkach, takich jak szpital, klinika, uniwersytet lub innych podobnych placówkach, finansowanych ze środków publicznych. W niektórych krajach za funkcjonariuszy publicznych uznaje się lekarzy, farmaceutów, badaczy prowadzących badania kliniczne i pielęgniarki. Zasady i postanowienia W kontekście korupcji firma Novartis nie stosuje podziału na funkcjonariuszy publicznych i pracowników sektora prywatnego. Należy jednak zauważyć, że funkcjonariusze publiczni często podlegają zasadom i ograniczeniom, które nie dotyczą osób pracujących w sektorze prywatnym. Relacje z funkcjonariuszami publicznymi muszą być w pełni zgodne z zasadami i przepisami, które obowiązują w danym przypadku (tzn. z wszelkimi zasadami i przepisami obowiązującymi w danym kraju, dotyczącymi funkcjonariuszy publicznych lub ustalonymi przez ich pracodawców). Wszelkie korzyści przekazane funkcjonariuszowi publicznemu muszą być przejrzyste, odpowiednio udokumentowane i uzasadnione. Referencje 2.5 Wsparcie na cele polityczne Definicje Wsparcie na cele polityczne mogą przybierać postać pomocy finansowej lub rzeczowej bądź niematerialnej (np. jako zasoby, udogodnienia) w celu wspomagania partii politycznych, polityków oraz inicjatyw politycznych. Zasady i postanowienia Novartis z reguły nie przekazuje darowizn na cele polityczne. Jednakże z racji tego, że kwestie polityczne mają wpływ na działalność firmy, jej pracowników oraz społeczności, w których Novartis prowadzi działalność, w niektórych przypadkach wykorzystanie zasobów w celu przekazania darowizny na cele polityczne może być uzasadnione. Na przykład, Novartis może zdecydować się na wsparcie kandydatów, komitetów oraz innych organizacji, które są zaangażowane w rozwój gospodarczy, rozumieją ważną rolę innowacji w opiece zdrowotnej oraz działają na rzecz poprawy dostępu pacjentów do terapii. Przekazanie wsparcia na cele polityczne nie może być związane z oczekiwaniem bezpośredniej bądź natychmiastowej korzyści dla Novartis. Wsparcie na cele polityczne musi być: - zgodne z obowiązującymi branżowymi; przepisami prawa, - rozliczane jako osobna pozycja w budżecie oraz zatwierdzane w ramach standardowej procedury budżetowej; oraz - zatwierdzone z wyprzedzeniem przez prezesa Novartis w danym kraju. GIC 100.V1. PL Globalna polityka Novartis — polityka antykorupcyjna regulacjami i kodeksami 5 Referencje 2.6 Płatności przyspieszające procedury Definicje Płatności przyspieszające procedury są to płatności przekazywane funkcjonariuszom publicznym w celu przyspieszenia wykonywania ustalonych obowiązków o charakterze nieuznaniowym. Płatności takie mają na celu tylko wywarcie wpływu na czas działania funkcjonariusza publicznego (np. płatności mające na celu przyspieszenie wydania wizy bądź dokonania odprawy celnej), a nie wywarcie wpływu na wynik jego działania. Zasady i postanowienia Novartis zabrania przekazywania płatności przyspieszających procedury. Zakaz ten obowiązuje bez względu na to, czy lokalne przepisy prawne zezwalają na takie płatności. Referencje 2.7 Partnerzy Zewnętrzni Definicje Partnerzy Zewnętrzni są to wszelkie osoby fizyczne i prawne, które współdziałają z Novartis, ale nie są częścią spółki ani Współpracownikami. Zasady i postanowienia Novartis współpracuje z Partnerami Zewnętrznymi tylko w razie występowania uzasadnionego zapotrzebowania na dostarczane przez nich usługi lub towary; jeżeli usługi i towary są wycenione na poziomie nie wyższym, niż wynosi ich wartość rynkowa; jeżeli istnieje umowa zawarta w formie pisemnej; gdy otrzymanie usług lub towarów jest udokumentowane. Współpraca z Partnerami Zewnętrznymi, w tym pracownikami ochrony zdrowia, nie może stanowić zachęty do przepisywania produktów Novartis lub nagrody za takie działanie, ani mieć na celu zapewnienia Novartis niedozwolonych korzyści biznesowych. Referencje Wytyczne Novartis w zakresie współpracy z Partnerami Zewnętrznymi. 2.8 Księgi i dokumenty księgowe/Mechanizmy kontroli wewnętrznej Definicje Księgi i dokumenty księgowe obejmują zapisy na kontach, faktury, korespondencję, dokumenty, płyty CD, taśmy, notatki służbowe oraz wszelkie inne dokumenty lub informacje zarejestrowane w inny sposób. Zasady i postanowienia Firma Novartis jest zobowiązana do przygotowywania i utrzymywania zapisów w księgach finansowych oraz odpowiadającej im dokumentacji w sposób dokładny i szczegółowo odzwierciedlający źródła przychodów oraz wykorzystanie aktywów spółki. Zabrania się prowadzenia transakcji nieujawnionych w księgach rachunkowych Novartis oraz nieprawdziwych bądź wprowadzających w błąd zapisów finansowych i dowodów księgowych Wszelkie transakcje finansowe muszą być udokumentowane, regularnie weryfikowane oraz prawidłowo rozliczone w księgach finansowych odpowiedniej jednostki Novartis. GIC 100.V1. PL Globalna polityka Novartis — polityka antykorupcyjna 6 Należy przestrzegać wszystkich procedur odnoszących się do kontroli finansowej i procesu akceptacji. Dokumentację Novartis należy przechowywać i archiwizować zgodnie ze standardami Novartis, przepisami podatkowymi i innymi obowiązującymi przepisami i regulacjami. Referencje Zasady dotyczące autoryzowania wydatków (Management Authorization Levels („MAL”), Novartis Financial Controls Manual („NFCM”), Novartis Accounting Manual („NAM”). 3. Wdrożenie 3.1 Szkolenia Współpracownicy powinni zapoznać się z niniejszą Polityką oraz uczestniczyć w okresowych sesjach szkoleniowych na temat zapobiegania korupcji. 3.2 Zgłaszanie potencjalnych wykroczeń/zakaz działań odwetowych Obowiązkiem każdego Współpracownika, który dowie się o potencjalnym naruszeniu obowiązujących przepisów prawnych lub niniejszej Polityki, jest niezwłoczne zgłoszenie podejrzenia zgodnie z wymogami Kodeksu Postępowania Novartis dotyczącymi zgłaszania potencjalnych naruszeń. Osoby, które poinformują o potencjalnym naruszeniu obowiązujących przepisów prawnych lub niniejszej Polityki, będą chronione przed działaniami odwetowymi. 3.3 Naruszenie zasad niniejszej Polityki Naruszenia zasad niniejszej Polityki nie będą tolerowane i mogą spowodować zastosowanie działań dyscyplinarnych, łącznie z rozwiązaniem umowy o pracę. 3.4 Wyjątki Dywizyjne Komisje ds. Etyki Biznesu (Divisional Compliance Committee) mogą wyrazić zgodę na odstępstwo od niniejszej Polityki. W sprawach wszystkich działań niezwiązanych z działalnością Dywizji zgodę na odstępstwa może wydać Dyrektor Działu Prawnego Grupy (Group General Counsel) razem z dyrektorem odpowiedzialnym za Zarządzanie Krajową Działalnością Grupy i Sprawami Zewnętrznymi (Group Country Management & External Affairs). Nie można uzyskać zgody na odstępstwa od obowiązujących przepisów i regulacji prawnych. 3.5 Wejście w życie i wdrożenie Każda osoba pełniąca funkcję kierowniczą w Novartis ma obowiązek realizować niniejszą Politykę w ramach swoich obowiązków służbowych, stanowić przykład dla innych oraz udzielać wskazówek swoim podwładnym. Kadra kierownicza Novartis zobowiązana jest również do tworzenia instrumentów motywacyjnych oraz do przeprowadzania oceny stosowania Polityki. Właścicielem niniejszej Polityki Antykorupcyjnej jest Dział Integrity & Compliance Grupy Novartis. GIC 100.V1. PL Globalna polityka Novartis — polityka antykorupcyjna 7
