Zobacz instrukcję

ŚDM KRAKÓW 2016
Instrukcja rejestracji pielgrzymów
Witamy w systemie rejestracji pielgrzymów na ŚDM Kraków 2016!
Przed rozpoczęciem procesu rejestracji, prosimy o uważne przeczytanie poniższej
instrukcji.
Wstęp
Rejestracja pielgrzymów będzie się odbywać grupami. Każda grupa będzie koordynowana
i reprezentowana przez Opiekuna i jego Zastępcę, którzy muszą być pełnoletni.
Przewidziana jest także odrębna rejestracja indywidualna dla biskupów i wolontariuszy
(patrz: odpowiednie działy w tym systemie rejestracyjnym).
Sugerowany przedział wiekowy uczestników ŚDM, to 14-30 lat 1. Opieka nad osobą
niepełnoletnią
zostanie
powierzona
osobie
pełnoletniej,
wystarczającą
dojrzałej
i
odpowiedzialnej, po uprzedniej pisemnej zgodzie rodziców bądź opiekuna prawnego owej
osoby niepełnoletniej (każdy opiekun pełnoletni może sprawować opiekę maksymalnie nad
10 osobami niepełnoletnimi). Dokument zgody rodziców, bądź opiekuna prawnego jest
dostępny w fazie drugiej rejestracji (opiekun osoby niepełnoletniej musi mieć przy sobie ten
dokument w czasie wszystkich Wydarzeń Centralnych ŚDM).
Proces rejestracji grup będzie się składać z dwóch faz: Fazy 1 i Fazy 2.
Faza 1
W Fazie 1 rejestracji, będzie możliwa rejestracja dowolnej grupy liczącej od 1 do 5.000
uczestników (tzw. „makrogrupa").
Opiekun grupy będzie musiał wypełnić wszystkie cztery zakładki koloru niebieskiego, w
formularzy, który jest dostępny na tej stronie (register.wyd.va). Aby grupy mogły zapisać się
z dużym wyprzedzeniem, w Fazie 1 będą wymagane jedynie niektóre dane ogólne: kraj
pochodzenia grupy, imię, nazwisko i kontakt do Opiekuna grupy, przewidywana liczba
uczestników, język itp. W tej fazie nie będą wymagane żadne opłaty.
Konferencje Episkopatów oraz Ruchy, Stowarzyszenia i Wspólnoty mogą jednak wskazać inny przedział
wiekowy dla młodych, którzy wezmą udział w ŚDM w obrębie ich grup.
1
1
Wszystkie podmioty - od Konferencji Episkopatów, poprzez Ruchy, Stowarzyszenia i
Wspólnoty, aż po diecezje i parafie - w Fazie 1 rejestracji zadeklarują zamiar udziału w
ŚDM, podając orientacyjną liczbę pielgrzymów, aby Komitet Organizacyjny w Krakowie
mógł odpowiednio zorganizować ich przyjęcie oraz miejsca spotkań.
Rejestracji będą mogły dokonać nie tylko duże zorganizowane grupy, ale także małe,
powstające spontanicznie, oraz pielgrzymi indywidualni - wszyscy korzystając z tego
samego formularza rejestracji; zaleca się jednak, by małe grupy i pielgrzymi indywidualni
dołączali do grup organizowanych na poziomie parafialnym, diecezjalnym lub innym.
Przewidziana jest także rejestracja grup „międzynarodowych", złożonych z pielgrzymów z
różnych krajów, którzy chcą razem uczestniczyć w ŚDM w ramach jednej grupy.
Na zakończenie Fazy 1 rejestracji zostanie utworzone konto, poprzez które Opiekun grupy
(lub jego Zastępca) będzie miał dostęp do Strefy Użytkownika, w celu uzupełnienia lub
zmiany danych już wprowadzonych. Po zatwierdzeniu zgłoszenia przez Komitet
Organizacyjny ŚDM (które nastąpi maksymalnie w ciągu 3 dni), przez utworzone konto
będzie możliwe przejście do Fazy 2 rejestracji.
Ważne: ponieważ potwierdzenie utworzenia konta i dalsze informacje będą przekazywane
za pośrednictwem poczty elektronicznej, konieczne jest, aby Opiekun grupy wpisał
poprawnie swój adres e-mail, a następnie często sprawdzał skrzynkę mailową, upewniając
się, że odebrane wiadomości nie zostały zapisane w folderze SPAMU.
Faza 2
Jeżeli grupa zarejestrowana w Fazie 1 nie przekracza 150 uczestników, Opiekun w Strefie
Użytkownika będzie mógł przejść do Fazy 2 i uznać wszystkich za jedną podgrupę,
potwierdzając lub zmieniając dane już wprowadzone oraz podając kolejne szczegółowe
informacje o grupie.
W przeciwnym przypadku, Opiekun będzie musiał podzielić makrogrupę na różne
podgrupy, z których każda nie może liczyć więcej niż 150 osób oraz musi mieć własnego
Opiekuna i Zastępcę. W tym celu, będzie musiał podać imię, nazwisko oraz adres e-mail
Opiekuna i Zastępcy każdej podgrupy (Opiekun i/lub Zastępca makrogrupy, wskazany w
Fazie 1, może być Opiekunem i/lub Zastępcą tylko jednej z podgrup). Tworzenie podgrup
może odbywać się etapami, w miarę jak będą pozyskiwanie konieczne dane.
Każdej podgrupie zostanie przydzielone konto do logowania się do własnej Strefy
2
Użytkownika oraz numer rejestracyjny, który odtąd będzie konieczny we wszystkich
kontaktach z Komitetem Organizacyjnym ŚDM w Krakowie i Papieską Radą ds. Świeckich,
a także przy przelewach bankowych i płatnościach.
Zakładki (w kolorze zielonym) wymagające podania bardziej szczegółowych danych w
celu dokończenia Fazy 2 rejestracji, będą mogły być wypełnione bezpośrednio przez
Opiekuna podgrupy albo przez Opiekuna makrogrupy, po zalogowaniu się do Strefy
Użytkownika.
Opiekun
musi
również
dokonać
wyboru
„Pakietu
Pielgrzyma"
(http://www.krakow2016.com/pakiet-pielgrzyma) najbardziej odpowiedniego dla potrzeb
podgrupy (z zakwaterowaniem lub bez, z wyżywienia lub bez itd.) i zadbać o dokonanie
płatności przelewem bankowym lub za pomocą karty kredytowej, zgodnie z informacjami,
które zostaną podane w trakcie procedowania płatności.
Pojawi się również prośba o ofiarę w wysokości 10 Euro od osoby na Fundusz
Solidarnościowy, aby umożliwić młodym z krajów będących w trudnej sytuacji
ekonomicznej udział w ŚDM.
Również w Fazie 2 będzie możliwe zarejestrowanie grupy jako „międzynarodowej".
Każdą podgrupę musi charakteryzować ten sam rodzaj uczestnictwa w ŚDM (takie same
daty przyjazdu i wyjazdu, taki sam rodzaj „Pakietu Pielgrzyma"). Komitet Organizacyjny w
Krakowie dołoży wszelkich starań, aby każdej podgrupie przydzielić wspólne miejsce
katechezy oraz - w przypadku prośby o zakwaterowanie - wspólne miejsce noclegu lub
przynajmniej w tej samej strefie.
Aby ułatwić organizację i przyjęcie grup, będzie wymagane podanie szczegółowych danych
dotyczących kapłanów, osób niepełnosprawnych, a także pielgrzymów, którzy wymagają
wizy na wjazd do Polski. Dla każdej osoby niepełnoletniej. Opiekun grupy będzie musiał
pobrać z systemu odpowiedni formularz zgody na uczestnictwo w ŚDM, który powinni
podpisać rodzice lub opiekunowie prawni danego uczestnika.
Po zakończeniu rejestracji i uiszczeniu Składki za „Pakiety”. Opiekun (lub Zastępca) będzie
mógł wydrukować VOUCHER, który należy okazać w dniu przyjazdu do Krakowa, w
odpowiednim punkcie przyjęcia wskazanym na Voucherze; na tej podstawie Opiekun
będzie mógł odebrać Plecaki Pielgrzyma i przekazać je członkom swojej grupy wraz z
materiałami niezbędnymi do uczestnictwa w ŚDM.
Uwaga: łączna liczba uczestników wskazanych przez Opiekuna makrogrupy w Fazie 1
rejestracji powinna być możliwie precyzyjna, niemniej pozostaje nadal liczbą orientacyjną.
3
Dlatego, jeśli podczas Fazy 2 rejestracji liczba pielgrzymów okaże się mniejsza od
przewidywanej, będzie można zmniejszyć liczbę podgrup i/lub przypisać każdej podgrupie
mniejszą liczbę pielgrzymów.
Z drugiej strony, jeśli podgrupa uiści Składkę Partycypacyjną za „Pakiety Pielgrzyma", jej
rejestracja zostanie uznana za zakończoną. W związku z tym, wszelkie prośby dotyczące
zmian w podgrupach, będą wymagały uruchomienia specjalnej procedury „PONOWNEGO
OTWARCIA" zgłoszenia.
PRZYKŁADY REJESTRACJI:
A. Duże grupy (ponad 150 osób)
Przykład 1: Koordynator Diecezji X rejestruje w Fazie 1 (zakładki koloru niebieskiego)
4.000 osób, zakładając, że tyle osób z jego diecezji będzie mogło przyjechać na ŚDM w
grupach tworzonych przez parafie. Koordynator diecezji w tym momencie będzie zbierać
tylko najważniejsze informacje dotyczące grup (imię, nazwisko, e-mail opiekuna i
zastępcy). Następnie, w Strefie Użytkownika, będzie mógł aktywować konto dla każdej z
podgrup, aby mogły samodzielnie kontynuować rejestrację Fazy 2 (zakładki koloru
zielonego), pamiętając, że grupa może liczyć maksymalnie 150 pielgrzymów.
Przykład 2: Konferencja Episkopatu, która przewiduje udział 20.000 osób ze swojego
kraju, wybiera 4 Opiekunów, którzy dokonują rejestracji 4 makrogrup po 5.000 osób każda
(o ile to możliwe nadając grupom zbliżone nazwy, łatwe do skojarzenia i zapamiętania, np.:
KEP 01, KEP 02, KEP 03 i KEP 04). Każda z makrogrup będzie musiała później zostać
podzielona na podgrupy, należące do określonych diecezji. Opiekun każdej makrogrupy
musi zatem postępować w sposób opisany w poprzednim przykładzie: najpierw zebrać
tylko najważniejsze informacje dotyczące podgrup (imię, nazwisko, e-mail Opiekuna i
Zastępcy) oraz aktywować konto dla każdej z podgrup, aby mogły samodzielnie
kontynuować rejestrację Fazy 2 (zakładki koloru zielonego), pamiętając, że grupa może
liczyć maksymalnie 150 pielgrzymów. W przypadku różnych podgrup z tej samej diecezji,
zalecane jest wybranie nazw łatwych do skojarzenia (itd. Diecezja Mediolan 01, Diecezja
Mediolan 02 itd.).
Przykład 3: Odpowiedzialny za Ruch, Stowarzyszenie lub Wspólnotę międzynarodową
może zgłosić udział np. 1.500 pielgrzymów z różnych krajów, rejestrując makrogrupę
„międzynarodową". Następnie, powinien wyznaczyć Opiekunów i Zastępców dla różnych
4
podgrup, aktywując im konta umożliwiające przejście do Fazy 2 rejestracji, pamiętając, że
podgrupa może liczyć maksymalnie 150 pielgrzymów Każda z podgrup może samodzielnie
określić, czy jest podgrupą „krajową" czy „międzynarodową". Również w tym przypadku,
aby łatwiej zidentyfikować grupy, należy nadać im nazwy łatwe do skojarzenia (np. FIAC
01, FIAC 02 itd.).
UWAGA: Aby wziąć udział w katechezie, każda podgrupa „międzynarodowa" będzie
musiała wybrać język wspólny dla większości osób danej podgrupy. Ze względu na to, że
trzeba będzie wskazać jedną datę przyjazdu i wyjazdu, podgrupa musi podać daty
odpowiadające dla większości uczestników (jest zalecane, aby przyjazdy i odjazdy
podgrupy odbywały się możliwie w jednym terminie).
Ruchy, Stowarzyszenia i Wspólnoty międzynarodowe będą mogły również zdecydować się
na rejestrację i udział w ŚDM w ramach grup organizowanych w obrębie swojego kraju,
diecezji czy parafii.
B. Małe grupy (do 150 osób)
Opiekun dokonuje Fazy 1 rejestracji grupy. Jeśli wszyscy uczestnicy mają ten sam rodzaj
„Pakietu Pielgrzyma" oraz te same daty przyjazdu i wyjazdu, Opiekun może przejść do
Fazy 2, pozostawiając wszystkich jako członków tej samej podgrupy. W przeciwnym
przypadku, będzie musiał podzielić początkową grupę na mniejsze podgrupy, grupując je
według dat przyjazdu i wyjazdu oraz wybranego rodzaju „Pakietu Pielgrzyma", postępując
według wskazań z poprzednich przykładów.
5