ogólne wymagania logistyczne wersja 1

Transkrypt

Volvo BUS Corporation
VOLVO POLSKA AUTOBUSY
Szanowni Państwo,
Ogólne Wymagania Logistyczne stanowią załącznik do ogólnych umów handlowych zawieranych pomiędzy dostawcą i
Volvo. Nie zmieniają one, ani nie poprawiają obowiązujących umów, stanowią jedynie uzupełnienie dokumentacji
dotyczącej zadań i obowiązków związanych z codzienną pracą w zakresie obsługi procesów logistycznych w współpracy z
Volvo Polska Autobusy.
Dokument ten jest uznawany za integralną część dokumentów wyznaczających standardy jakościowe obowiązujące w
współpracy pomiędzy dostawcą a Volvo Polska Autobusy oraz określa wytyczne stanowiące podstawę do oceny jakości
dostaw oraz przepływu dokumentów dostarczanych do Volvo Polska Autobusy.
Dokument opublikowany został na Supplier Portal przeznaczonym do komunikacji pomiędzy Volvo a dostawcą, każda
następna aktualizacja tego dokumentu będzie również udostępniona w tym miejscu.
Wszelkie pytania związane z treścią poniższego dokumentu należy kierować do osoby kontaktowej w Dziale Logistyki w
Volvo ( kontrolera materiałowego).
2013-10-28
Daniel Budak
Supply Chain Manager Complete Bus Europe
Volvo Polska Sp. z o.o
OGÓLNE WYMAGANIA LOGISTYCZNE WERSJA 1
Wrocław 2013-10-28
Spis treści
1
CEL INSTRUKCJI ...................................................................................................................................... 4
2
ZASADY WSPÓŁPRACY W ZAKRESIE REALIZACJI HARMONOGRAMÓW .................................................. 4
3
PRACA Z ZAMÓWIENIAMI I POTWIERDZENIAMI .................................................................................... 5
4
3.1
Zamówienia prototypowe i zamówienia zakupowe ............................................................................. 5
3.2
Zamówienia tekstowe .......................................................................................................................... 5
3.3
PDF Schedule ........................................................................................................................................ 6
3.4
Zamówienia w systemie Kanban External ............................................................................................ 8
DOKUMENTY ZWIĄZANE Z DOSTAWĄ: DISPATCH NOTE, WZ I FAKTURY................................................ 9
4.1
EDI / WEBEDI ........................................................................................................................................ 9
4.1.1 Faktura EDI / WEBEDI .................................................................................................................. 9
5
6
4.2
Zamówienia tekstowe .......................................................................................................................... 9
4.3
Zamówienia zakupowe „M” i zamówienia prototypowe ..................................................................... 9
4.4
Zamówienia w systemie Kanban External .......................................................................................... 10
PAKOWANIE ........................................................................................................................................ 11
5.1
Dostawy / części Missing’owe ............................................................................................................ 11
5.2
Etykiety ............................................................................................................................................... 11
5.3
Dokumenty ......................................................................................................................................... 11
5.4
Faktury ................................................................................................................................................ 12
5.5
Zwroty i reklamacje ............................................................................................................................ 13
5.6
Wymagania ogólne: ............................................................................................................................ 13
5.7
Dostawcy posiadający kontrakt na opakowania Volvo ...................................................................... 14
TRANSPORT ......................................................................................................................................... 15
6.1
7
Załadunek ........................................................................................................................................... 15
EDI ....................................................................................................................................................... 17
7.1
Podstawowe pojęcia ........................................................................................................................... 17
7.2
Proces wdrażania dostawców do systemu EDI ................................................................................... 18
7.3
Postępowanie po wdrożeniu .............................................................................................................. 19
8
WEBEDI ................................................................................................................................................ 20
9
CZĘŚCI NIEBEZPIECZNE ......................................................................................................................... 21
10 ZAŁACZNIKI .......................................................................................................................................... 22
10.1 Volvo Group mandatory information to be stated on supplier invoices ............................................ 22
10.2 Transport Label ................................................................................................................................... 22
Page 2/22
Wrocław 2013-10-28
10.3 Instrukcja transportu - opakowania typu bluebox’y .......................................................................... 22
10.4 Etykieta MISSING. ............................................................................................................................... 22
10.5 Etykieta informacyjna: części prototypowe. ...................................................................................... 22
10.6 Dokument Acceptance. ...................................................................................................................... 22
10.7 Standardy etykietowania dostaw w systemie Kanban External ......................................................... 22
10.8 Etykieta: Kanban External................................................................................................................... 22
10.9 Transport Instruction .......................................................................................................................... 22
10.10 TBR Template ..................................................................................................................................... 22
Page 3/22
Wrocław 2013-10-28
1
CEL INSTRUKCJI
Celem niniejszej instrukcji jest przedstawienie szczegółowych wymagań Volvo Polska Autobusy wobec swoich dostawców
produkujących wyroby bądź wykonujących usługi, w celu zapewnienia zgodności pod względem terminowości, ilości i
jakości dostarczanych materiałów.
Poniższy dokument określa minimalne wymagania jakie powinien spełniać dostawca firmy Volvo Polska Autobusy.
Dodatkowe wymagania zróżnicowano w zależności od specyfiki asortymentu dostarczanego przez dostawcę.
Wszystkie wymagania zawarte w poniższej instrukcji są zgodne z założeniami przedstawionymi w ogólnych dokumentach:
Umowa Ramowa z załącznikami (Framework Agreement with Appendix, Generalne Warunki Zakupowe - General
Purchasing Conditions, Umowa Logistyczna - Material Supply/Logistic Agreement) oraz KEP 7.
W przypadku sprzeczności tej instrukcji z wyżej wymienionymi dokumentami pierwszeństwo mają Umowa Ramowa z
załącznikami (Framework Agreement with Appendix), Generalne Warunki Zakupowe (General Purchasing Conditions) oraz
KEP 7.
2
ZASADY WSPÓŁPRACY W ZAKRESIE REALIZACJI HARMONOGRAMÓW
Dostawca zobowiązany jest do wyznaczenia osób kontaktowych wraz z osobami zastępującymi w przypadku
nieobecności kontrolera i dostawcy. W przypadku firm zagranicznych osoba kontaktowa jak i osoba zastępująca musi znac
język angielski w stopniu komunikatywnym w mowie i piśmie. Przy komunikacji mailowej wymagane jest, aby każdorazowo
zawierał on stopkę z podstawowymi danymi:
 imię nazwisko nadawcy,
 stanowisko nadawcy,
 pełna nazwa firmy,
 numer telefonu kontaktowego.
Page 4/22
Wrocław 2013-10-28
3
PRACA Z ZAMÓWIENIAMI I POTWIERDZENIAMI
Dostawca jest zobowiązany do przesłania potwierdzenia daty realizacji zamówienia oraz ilości w zamówieniu jedynie w
przypadku zajścia jakichkolwiek zmian w stosunku do harmonogramu.
Brak potwierdzenia w ciągu 5 dni od daty wysłania zamówienia/harmonogramu równoważna jest z realizacją zamówienia
zgodnie z jej pierwotnymi warunkami. Wszelkie zmiany daty realizacji oraz ilości muszą być uzgadniane z kontrolerem
materiałowym i nie mogą być dokonywane bez jego zgody.
W przypadku niedostarczenia części w potwierdzonym terminie, dostawca zostanie obciążony kosztami związanymi z
przyspieszonym transportem rutynowym lub extra transportem, zamawianym przez kontrolera materiałowego Volvo (rush
transport), a także wszelkimi kosztami związanymi z konsekwencjami niedostarczenia materiału na czas w procesie
produkcyjnym.
3.1
Zamówienia prototypowe i zamówienia zakupowe
Każde zamówienie prototypowe i zamówienie zakupowe Stand Alone musi być potwierdzone przez dostawcę.
Potwierdzenie dotyczy terminu realizacji zamówienia, ceny i ilości zamówionych części. Niepotwierdzenie dokumentu (w
ciągu 5 dni) przez dostawcę traktowane jest, jako przyjęte do realizacji na warunkach zawartych w zamówieniu.
W przypadku problemów z dostarczeniem zamówionych części prototypowych lub zamówień zakupowych Stand Alone na
czas, dostawca jest zobligowany do poinformowania o tym fakcie:


osobę wystawiającą zamówienie
osobę odpowiedzialną za obszar dostaw prototypowych w danej jednostce Volvo. W przypadku VPI: [email protected]
3.2
Zamówienia tekstowe
Zamówienia tekstowe są zamówieniami nie zawierającymi PN Volvo. Charakteryzuje je ciąg znaków rozpoczynających się
od 4900…..
DANE DOSTAWCY:
NAZWA I ADRES
numer PARMA
dostawcy
IMIĘ I NAZWISKO KONTROLERA / NR TEL.
ADRES MAIL’owy OSOBY KONTAKTOWAJ PO STRONIE VOLVO
Tekst pojawia się na wydruku
zamówienia tekstowego.
Informację tą również należy
umieścić na dokumencie WZ.
Page 5/22
Wrocław 2013-10-28
3.3
PDF Schedule
Supplier Name
Address
Tel.
12345
12345
Volvo PN – numer materiału Volvo
Nazwa materiału
Numer kontraktu-numer zamówienia jaki ma
być wpisany na dok.WZ i fakturę
er
- FZ
- TOZ
DAY
WEEK
MONTH
Format daty
FCT
Różnica(zmiany) w ilości
miedzy tym a poprzednim
harmonogramem
Otwarta ilość do
dostarczenia
Ilość skumulowana (ilość skumulowana z
delivered qty-ilość już dostarczona + otwarte
harmonogramy w firm zone, trade=off
zone+forecast)
Ilość dostarczona
Data dla której części z linii harmonogramu jest w firm zone
Data dla której części z linii harmonogramu jest w trade-off zone

Volvo PN (material)– numer materiału Volvo.

Description of the material – opis materiału.

GPS order ref. – numer kontraktu, aktualny numer zamówienia, numer ten ma być podawany, jako numer
zamówienia w dokumentach WZ i fakturach
Page 6/22
Wrocław 2013-10-28

Cumulated quantity – ilość skumulowana z otwartych harmonogramów (suma ilości z dat w firm zone, trade-off
zone, forecast’y - nie oznacza ilości zamówionej jednorazowo do dostarczenia)

Delivered qty – ilość dostarczona do tej pory

Firm zone - Firm Zone (FZ) – strefa 1 – ‘zielone światło do produkcji’
Linie harmonogramu w tym obszarze traktuje się jako ‘zamrożone’, a tym samym w pełni wiążące. Każda zmiana w tym
okresie musi być potwierdzona zarówno przez sprzedającego jak i kupującego. Dla tego konkretnego przykładu linia
zamrożona jest z datą delivery date do 24.04.2013, ponieważ firm zone to: 24.04.2013 oznacza, że wszystkie linie do tej
daty są w firm zone = zamrożone

Trade-off zone - okres, w którym Volvo bierze odpowiedzialność za komponenty zakupione przez dostawcę.
Parametr omawiany podczas podpisywania kontraktu zwany OCT – ORDER COVERAGE TIME.Okres odpowiedzialności
Volvo za materiały bazowe i pod komponenty kupione przez dostawcę na podstawie prognozy w celu zapewnienia
produkcji części. W przypadku wypowiedzenia kontraktu na daną część dostawca może wziąć odpowiedzialność za
zakupione komponenty wynikające z zapotrzebowania wg prognozy na ten okres. Dotyczy to jednak jedynie sytuacji,
kiedy materiał ten nie może być wykorzystany do produkcji innych komponentów dla Volvo lub innych klientów
dostawcy. Linie harmonogramu objęte tym okresem mogą być aktualizowane w zależności od planowanej produkcji
w firmie Volvo. Dla tego konkretnego przypadku części w trade-off zone to części pomiędzy datą 24.04.2013 a
14.05.2013. Trade-off zone strefa 2 – ‘zielone światło na zakup materiałów wejściowych – komponentów, materiałów
RAW

Forecast - prognoza – wszystkie części z delivery date większe niż w trade-off zone, w naszym przykładzie
powyżej 14.05.2013 to tylko prognoza dla części. Nie jest to zamówienie.

Ilość zamówiona – obejmuje forecast który nie jest zamówieniem- jest to ilości znajdująca się w kolumnie
change. Ilość w firm zone (w naszym przypadku do 24.04.2013) nie ulegnie zmianie automatycznie, może być zmieniona
przez kontrolera, ale tylko po uprzednim uzgodnieniu tej zmiany z dostawcą. Ilość ta pozostanie otwarta do momentu
dostawy części do VPI i zarejestrowaniu dostawy w naszym systemie. Oznacza to, że dla dostawcy ta ilość jest widoczna,
jako otwarta do momentu, aż Volvo wprowadzi dostawę do systemu nawet, jeśli część została już wysłana przez
dostawcę, a jest nadal w drodze. Ilości w trade-off zone i prognozie mogą się zmieniać w zależności od potrzeb
produkcyjnych Volvo przy każdej aktualizacji harmonogramu.
Harmonogram:

nie zawierają ceny - cena powinna być podana na fakturze, zgodnie z kontraktem. Dostawcy używający WEBEDI
muszą dokonać administracji swoich części na stronie WEBEDI i wpisać tam ceny dla każdego PN.

mogą zawierać numery części dostawcy - zgodnie z polityką Volvo powinniśmy używać tylko PN Volvo. Dostawcy
używający WEBEDI muszą dokonać administracji swoich części na stronie WEBEDI i wpisać tam swoje PN’y dla każdego
PN Volvo.
Page 7/22
Wrocław 2013-10-28
3.4
Zamówienia w systemie Kanban External
Podstawą do realizacji zamówienia i organizacji dostaw w przypadku materiałów dostarczanych w systemie Kanban
jest dokument JIT CALL w którym określony jest termin dostawy oraz karta Kanban.
Etykieta
NUMER CZĘŚCI
ILOŚĆ
WYWOŁANA
KANBAN
RODZAJ
OPAKOWANIA
V-EMB
Zamówienie
DANE DOSTAWCY:
NAZWA I ADRES
DATA
WYWOŁANIA
DOSTAWY
DATA
REALIZACJI
DOSTAWY
Page 8/22
Wrocław 2013-10-28
4
DOKUMENTY ZWIĄZANE Z DOSTAWĄ: DISPATCH NOTE, WZ I FAKTURY
Każdy dostawca ma mierzony wskaźnik Precyzja Dostaw. Wskaźnik wyznaczany jest na podstawie zestawienia danych:
data dostawy z harmonogramu wraz z zamówioną ilością względem daty wystawienia dokumentu dostawy WZ i ilości dla
każdej części na dokumencie.
4.1
EDI / WEBEDI
Realizując dostawy EDI lub WEBEDI dostawca zobowiązany jest do:
 utworzenia awiza wysyłki w systemie i przesłanie go do Volvo przez EDI/WEBEDI.
Utworzone awizo musi być wysłane przez system EDI/WEBEDI najpóźniej w dniu fizycznej wysyłki materiału
(przed dostarczeniem towaru do Volvo). Brak dokumentu uniemożliwia zarejestrowanie dostawy materiału w
systemie SAP, co powoduje wstrzymanie, bądź opóźnienie płatności faktury. Wpływa to również na wskaźnik
Precyzja Dostaw. Brak awiza może zaburzyć ilości materiału do dostarczenia widoczne w harmonogramie,
 wydrukowania etykiet i dołączenie ich do opakowań,
 wydrukowania awiza wysyłki i dołączenie go, jako dokument dostawy do wysyłanego materiału, zgodnego z
awizem w systemie (patrz: utworzenia awiza wysyłki)
 utworzenia faktury dotyczącej danej wysyłki i przesłanie jej do Volvo używając EDI.
W przypadku WEBEDI pomimo wystawienia awiza wysyłki, ilość widoczna w harmonogramie pozostanie otwarta do
momentu dostawy części do VPI i zarejestrowania jej w systemie Volvo. Dla dostawcy oznacza to, że ilości ta pozostaje
widoczna, jako otwarta, aż do momentu przesłania kolejnej aktualizacji harmonogramu.
W przypadku braku wymaganych informacji faktura zostanie zwrócona dostawcy, w celu uzupełnienia jej, co może
prowadzić do opóźnień w płatnościach. W przypadku faktur wystawianych w systemie EDI / WEBEDI nadawca będzie
dodatkowo zobowiązany przesłać poprawioną fakturę w formie papierowej. Dodatkowe informacje znajdą Państwo w
punkcie 9 niniejszej instrukcji.
4.1.1
Faktura EDI / WEBEDI
Faktury generowane przez system EDI bądź WEBEDI nie mogą zawierać dodatkowych kosztów za wszelkiego rodzaju
usługi takie jak:
 koszty transportu,
 koszty za opakowania,
 dodatkowe usługi bez nadanego numeru Volvo.
Umieszczenie takich dodatkowych pozycji na tych fakturach spowoduje zablokowanie dokumentu do płatności.
Dodatkowe koszty należy umieszczać każdorazowo na osobnej fakturze i przesyłać ją do firmy Volvo tradycyjną drogą
pocztową.
W przypadku WEBEDI nie istnieje możliwość wystawienia w systemie jakiegokolwiek dokumentu z datą wsteczną. Ma to
szczególne znaczenie w przypadku faktur, gdyż data wystawienia faktury zarówno w Państwa systemie jak i WEBEDI musi
być taka sama.
4.2
Zamówienia tekstowe
Dokument WZ i faktura dla zamówień tekstowych muszą być w formie papierowej, nie ma możliwości stworzenia ich w
WEBEDI i EDI. Zamówienia tekstowe są zamówieniami nie zawierającymi PN Volvo charakteryzuje je ciąg znaków
rozpoczynających się od 4900…..
4.3 Zamówienia zakupowe „M” i zamówienia prototypowe
Dokument WZ i faktura dla zamówień prototypowych muszą być w formie papierowej, nie ma możliwości stworzenia ich
w WEBEDI i EDI .
Zamówienia prototypowe lub zakupowe są generowane w formacie PDF. Numer zamówienia tego typu występuje w formie
ciągu znaków: XXX-YYYYYY-ZZZ, gdzie „X” oznaczają kod osoby składaj zamówienie, Y – numer zamówienia, a „Z” typ
zamówienia. Skrócona wersja zamówienia wygląda w następujący sposób: MYYYYYY.
Page 9/22
Wrocław 2013-10-28
Żaden ze znaków reprezentujących zamówienie prototypowe bądź zakupowe nie określa miejsca dostarczenia towaru
(suffix / gate doc – informacja zawarta w ).
Dokumenty do zamówień zakupowych bądź prototypowych powinny zawierać opis przeznaczenia części zgodnie z
informacją zawartą z zamówieniu:
 numer auta,
 numery części VOLVO,
 numer i nazwa projektu, (jeżeli występuje).
4.4
Zamówienia w systemie Kanban External
Dla dostaw zamawianych w systemie Kanban External dokument wysyłki należy wystawić osobno, a w polu tekstowym
„Transport ID” opisać nazwą KANBAN.
Oznaczenie
dokumentu nazwą
„KANBAN”
NAZWA ORAZ ADRES
DOSTAWCY
NUMER
CZĘŚCI
NUMER
ZAMÓWIENIA
Page 10/22
Wrocław 2013-10-28
5
5.1
PAKOWANIE
Dostawy / części Missing’owe
Materiały missingowe są to materiały uszkodzone lub brakujące pilnie potrzebne na linie produkcyjną w Volvo.
Zamawiane w trybie pilnym po uzgodnieniu z dostawcą.
Materiał missing’owy powinien być pakowany osobno oraz jednoznacznie opisany (skrzynia/opakowanie i materiał).
Przykład etykiety MISSING’owej w załączniku:
5.2
Etykiety
W celu identyfikacji i poprawy efektywności przepływu materiałów, dostawca zobowiązany jest do stosowania
międzynarodowych standardów dla przemysłu motoryzacyjnego w postaci etykiety transportowej ODETTE (OTL) w wersji
1.4 instrukcja dotycząca zawartości etykiet jak i sposobu pakowania znajduje się w
Wymagane jest również oznaczanie części dostarczanych w procesie prototypowym lub missing’owym. W zależności od
specyfiki zamówienia należy zastosować etykietę informacyjną:
 missing’ową
 prototypową
 kartą kanban
5.3
Dokumenty
W celu zapewnienia identyfikacji materiału, dostawca jest zobowiązany dostarczyć wraz z dostawą części kompletne i
prawidłowo uzupełnione dokumenty.
Wymagane jest, aby dokumenty materiałowe zawierały:
a) kompletną nazwę i adres dostawcy,
b) numer dostawcy Volvo (przypisany i określony przez Volvo numer identyfikacyjny dostawcy (PARMA)),
c) datę wystawienia dokumentu (AKTUALNA data wysyłki),
d) numer dokumentu, Numer WZ – ten sam numer powinien zostać użyty na elektronicznym dokumencie WZ
wystawionym w EDI/WEBEDI (AVIEXP/DESADV),
e) numer zamówienia/harmonogramu/numer przepustki materiałowej,
f) dostarczoną ilość,
g) opis materiału, oznaczony numerem części Volvo,
h) jednostkę miary - zgodną z jednostką miary określonej w harmonogramie/zamówieniu/kontraktem,
i) dokumenty dotyczące towarów niebezpiecznych - zgodnie z wymaganiami międzynarodowych ustaw ADR, IMDG
(należy umieszczać w oddzielnej kopercie oznaczonej "towary niebezpieczne").
Aby zapewnić standaryzację procesu rozładunku oraz jego sprawny przebieg na terenie Volvo Polska Autobusy
dopuszczalny jest jeden wariant przekazywania dokumentów obowiązujący dla całej dostawy zakładający, że wszystkie
dokumenty znajdują się przy paczce oznaczonej jako pierwsza (1/...). Standard oznaczania opakowań zbiorczych zgodny z
wymaganiami standardu Odette () Dokumenty należy zabezpieczyć przed warunkami atmosferycznymi i umieścić w
kopercie na zewnętrznej stronie opakowania.
Obowiązuje zasada zgodnie, z którą jeden dokument odpowiada jednemu opakowaniu zbiorczemu. W przypadku
dokumentu odnoszącego się do kilku jednostek opakowaniowych należy w dokumencie pogrupować materiał tak, aby dana
grupa odpowiadała danemu opakowaniu zbiorczemu.
Wraz z dostawą mogą być przesyłane jedynie dokumenty:
a) WZ,
b) Delivery Note,
c) kopia faktury (oryginały faktur należy dostarczyć bezpośrednio do księgowości).
Każda dostawa do zamówienia tekstowego musi być opisana numerem reklamacji lub nazwiskiem osoby zamawiającej,
przywołanej w nagłówku zamówienia.
Page 11/22
Wrocław 2013-10-28
5.4
Faktury
Zakres informacji wymaganych na fakturze do jej realizacji definiuje dla całej Grupy Volvo dokument: „Volvo Group
mandatory information to be stated on supplier invoices” Każda faktura, przesyłana do jednostki z Grupy Volvo musi być
zgodna z wytycznymi przedstawionymi w powyżej wymienionym dokumencie.
Pola wymagane na fakturze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
typ/rodzaj dokumentu – Faktura lub Korekta,
data wystawienia faktury,
numer faktury,
adres wystawiającego fakturę,
adres dostawy,
numer zamówienia (GPS Reference Order Number ) lub numer referencji workflow,
- numer zamówienia (GPS Reference Order Number),
XXX
/XXXXXX/
XXX
Prefix
Numer
Suffix
Prefix
Numer
Suffix
Numer Zakupowca
Wewnętrzny numer referencyjny
Numer suffix Volvo
Umożliwiający identyfikację rodzaju zamówionego materiału. Przyrostek ten oznacza wewnętrzny
adres towarów i obsługi administracyjnej zarządzania materiałem ( nie należy mylić go z suffix’em
fabryki/miejscem dostawy materiału).
Typy suffix’ów:
- 520 – czesci standardowe
- 683 – czesci CA
- 521 – czesci dla Spare Parts
- 522 – części prototypowe
7.
8.
9.
kompletna nazwa dostawcy, adres,
waluta fakturowania. Faktura musi mieć taką samą walutę jak na harmonogramie/zamówieniu/kontrakcie,
Ilość i/lub rodzaj towarów lub usług zgodnie z harmonogramem/zamówieniem. W celu prawidłowego połączenia
jej z dokumentem dostawy należy uzupełnić następujące informację:
- numer części Volvo i dostawcy, w zależności od tego, co jest określone w harmonogramie/zamówieniu. Jeżeli
numer nie zostanie określony w zamówieniu, opis pozycji musi jasno odnosić się do dostarczonego produktu lub
usługi/nazwisko osoby zlecającej usługę,
- opis części,
- ilość części, cenę jednostkowa i ogólna, całkowita wartość faktury,
- w określonych przypadkach numer auta/podwozia.
10. numer dokumentu, numer WZ – ten sam numer powinien zostać użyty zarówno na elektronicznym (wystawionym
w EDI/WEBEDI (AVIEXP/DESADV)) jak i papierowym dokumencie WZ .
11. data dokumentu dostawy (data wysyłki),
12. kraj pochodzenia,
13. deklaracja dostawcy określająca kraj pochodzenia materiału wymagany przez urząd celny,
14. całkowita wartość dostawy,
15. numer VAT dostawcy,
16. numer VAT odbiorcy,
Page 12/22
Wrocław 2013-10-28
17. stawka VAT,
18. Kwotę podatku od wartości dodanej określoną według podstawy opodatkowania dla każdej stawki podatku lub
zwolnienia, cenę jednostkową bez podatku oraz dyskonta lub rabaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie
jednostkowej.
19. Jeżeli VAT nie jest pobierany, odniesienie do "zwolniony ze stawki VAT zwolnionego"
20. Jeśli waluta na fakturze jest inna niż lokalna waluta, kwotę podatku VAT należy podać w obu walutach.
5.5
Zwroty i reklamacje
Wymagane jest, aby materiał wracający do Volvo był zaopatrzony w następujące informacje:
 dane kontaktowe osoby zlecającej usługę,
 numer reklamacji / przepustki,
 numer przepustki, na której wyjechał / numer zamówienia.
5.6
Wymagania ogólne:
Dostawca zobowiązany jest do:
1. tam gdzie nie jest to wyspecyfikowane (w przypadku braku instrukcji pakowania) doboru zoptymalizowanego
opakowania tak, aby minimalizować puste, niewykorzystane przestrzenie wewnątrz opakowania,
2. przestrzegania ilości i rodzaju opakowania zgodnie z wymaganiami przedstawionymi w karcie Kanban lub instrukcji
pakowania.
3. zapewnienia opakowania dostosowanego do ciężaru i charakterystyki kształtowej dostarczanego materiału,
4. stosowania opakowań przystosowanych do piętrowania,
5. stosowania jedynie opakowań nie wykazujących obniżonej wytrzymałości wynikającej z uszkodzeń lub
wyeksploatowania,
6. umocowania przesyłki do palety przy pomocy folii stretch i/lub taśm bindujących uniemożliwiający jej
przemieszczanie się po powierzchni palety podczas rozładunku,
7. jeśli nie wyspecyfikowano inaczej dla materiałów narażonych na zniszczenia lub szczególnie delikatnych w swej
konstrukcji, do stosowania dodatkowego zabezpieczenie w postaci foli bąbelkowej lub przegród separujących i
wypełnień w opakowaniu,
8. upewnienia się, że elementy przesyłki nie wystają poza obręb palety. Jeżeli ze względu na gabaryty materiału nie
ma możliwości zapewnienia opakowania takiego aby krawędzie materiału nie wystawał poza jego obrys, należy
zabezpieczyć materiał tak, aby nie uległa uszkodzeniu i/lub nie uszkodził innej przesyłki,
9. ułożenia przesyłek na palecie zgodnie z zasadą, że elementy (np. kartony) lżejsze przesyłki układane są na
elementach ciężkich.
10. jednoznacznego opisu dostarczonej paczki zgodnego z wymaganiami standartu Odette
11. zapewnienia jednoznacznej identyfikacji każdej części poprzez oznaczenie jej numerem Volvo,
12. zapewnienia dostępności dokumentów, bez konieczności wcześniejszego rozpakunku materiału ( patrz pkt: ),
13. przedstawienia kontrolerowi materiałowemu warunków i zasad magazynowania dostarczanych materiałów,
14. oznaczenie opakowań zawierających materiał, który może być składowany jedynie w magazynie zamkniętym,
15. dostarczania na oddzielnej palecie opakowań z materiałem zamawianym w systemie Kanban oraz materiałów
prototypowych.
Za jakość opakowania materiału jak i zawartość przesyłki odpowiada dostawca. Jest on zobowiązany do opakowania
materiału w sposób umożliwiający jego prawidłowy przewóz, rozładunek i rozpakunek u odbiorcy. Rozładunek każdego z
dostarczanych materiałów odbywa się za pomocą wózka widłowego, dlatego dostawca zobowiązany jest odpowiednio
zabezpieczenia przesyłki.
W przypadku materiału występującego pod jednym numerem Volvo, ale składającym się z kilku podzespołów,
wszystkie podzespoły muszą być opisane zgodnie z zasadą PN (zestaw), pozwalającą na łatwe zidentyfikowanie materiału.
Przykład: 12345678(zestaw).
W przypadku dostaw sekwencyjnych części z zestawu na dany autobus / stacje nie mogą być dzielone między dostawami.
Page 13/22
Wrocław 2013-10-28
5.7
Dostawcy posiadający kontrakt na opakowania Volvo
Dostawcy posiadający kontrakt na opakowania Volvo, a nie posiadający instrukcji pakowania wysłanych z Volvo
zobligowany jest do stworzenia i przesłania do akceptacji do kontrolera materiałowego w Volvo swojej propozycji
pakowania.
W przypadku istnienia instrukcji opakowaniowej stworzonej przez Volvo dostawca jest zobowiązany przestrzegać
wymagań opakowaniowych w nich zawartych. Wszelkie odstępstwa uniemożliwiające pakowanie zgodne z aktualną
instrukcją wynikające z przyczyn losowych / procesowych należy niezwłocznie przekazać kontrolerowi materiałowemu
jeszcze przed wysyłką materiału, obowiązują wówczas ogólne zasady pakowania.
W sytuacji zajścia potrzeby zmiany instrukcji pakowania dostawca powinien niezwłocznie poinformować o tym fakcie
kontrolera materiałowego. Istnieje możliwość modyfikacji instrukcji pakowania przez dostawcę, jednak każda
wprowadzona zmiana musi zostać przesłana do akceptacji do kontrolera materiałowego lub osoby odpowiedzialnej za
pakowanie w dziale logistyki w Volvo, jeszcze przed fizyczną wysyłką materiału. Wszelkie zmiany wprowadzane do
instrukcji pakowania nie mogą zaprzeczać ogólnym zasadą pakowania przedstawionym w poprzednim punkcie.
Gdy instrukcja opakowaniowa przewiduje użycie opakowania typu Volvo Bluebox (500, 750, 780, 840) wymagane jest, aby
pojedyncze box’y ustawione były na palecie według zasad wymienionych w załączniku .
Page 14/22
Wrocław 2013-10-28
6
TRANSPORT
Transporty realizowane są rutyną VGLS. Dostawca jest zobowiązany postępować zgodnie z instrukcją transportową () –
zasady tworzenia transportów rutynowych. Forma tworzenia zleceń/rezerwacji transportowych zależy od ilości dostaw w
ciągu roku:
- ponad 15 dostaw w ciągu roku, dostawca tworzy zlecenie w systemie Atlas
- poniżej 15 dostaw w ciągu roku, dostawca przesyła zlecenie w formie szablonu do przewoźnika mailem lub faksem.
Tworząc transport rutynowy w systemie Atlas dostawca jest zobowiązany do wskazania numerów dokumentów POC do
danej dostawy, które ułatwią identyfikację nadanej wysyłki. Niezależnie od formy: czy to szablon czy to bezpośrednio w
systemie Atlas, dokument ten należy przesłać nie później niż do godz. 11 dnia poprzedzającego dzień odbioru.
Potwierdzenie przyjęcia zlecenia zostaje przesłane przez przewoźnika tego samego dnia do godziny 15.
Tworzenie zleceń/rezerwacji transportowych w okresie okołoświątecznym:
 dzień odbioru wypadający w dzień świąteczny - dniem odbioru staje się dzień poprzedzający dzień świąteczny, a
zlecenie/rezerwację transportową należy przesłać dwa dni wcześniej (dzień przed odbiorem).
 dzień złożenia rezerwacji transportowej wypadający w dzień świąteczny - dniem złożenia zlecenia/rezerwacji
transportowej staje się dzień poprzedzający dzień świąteczny, a dzień odbioru nie ulega zmianie.
W przypadku odrzucenia rezerwacji transportowej przez przewoźnika, niezależnie od podanej przyczyny dostawca jest
zobowiązany do niezwłocznego poinformowania o tym fakcie swojego Kontrolera Materiałowego w Volvo.
Adresy odbioru i godziny pracy magazynów oraz numery referencyjne musza być jasno określone i aktualizowane w FADS
i Atlas na bieżąco. W celu zabezpieczenia danych dostawca jest zobowiązany do przekazania informacji o wszelkich
zmianach do swojego Kontrolera Materiałowego w Volvo.
Godziny pracy magazynu muszą być jasno określone po obu stronach. Wszelkie zmiany pracy magazynu w obrębie okresów
wakacyjnych i okresów okołoświątecznych zaplanowane zarówno przez Volvo Polska Autobusy jak i dostawcę, muszą być
wzajemnie zakomunikowane w okresie minimum 6 tygodni od planowanego terminu zmiany.
W przypadku opóźnienia dostawy z winy dostawcy oraz braku możliwości wysłania opóźnionej dostawy w kolejnej rutynie
transportowej, koszty dodatkowego zlecenia transportowego pokrywa dostawca.
6.1
Załadunek
Materiał wraz z dokumentami musi być gotowy do odbioru w czasie i terminie określonych w instrukcji transportowej,
wyjątek od tej zasady mogą stanowić jedynie uzgodnione odstępstwa.
Jeżeli towary lub dokumenty nie są gotowe na czas w ustalonym dniu załadunku, przewoźnik nie ma obowiązku czekać na
uzupełnienie braków przez dostawcę. Przesyłka taka będzie traktowana zgodnie z klauzulą Generalnych Warunków
Zakupowych Volvo paragraf 12 „Odpowiedzialność za uszkodzenia lub inne rozbieżności w dostawie”/”Liability for defects
or others non-conforming deliveries” szczegółowo opisane w punktach 12.5 i 12.7. Dostawca musi niezwłocznie
powiadomić o zaistniałej sytuacji dział kontroli materiałowej w Volvo i Volvo Logistics w celu oceny ryzyka i organizacji
dodatkowego transportu. Transport ten odbywa się na koszt dostawcy.
Załadunek należy wykonywać zgodnie z instrukcją kierowcy
W celu ułatwienia rozładunku etykiety na paletach muszą być umiejscowione w taki sposób, aby były widoczne z lewej
strony pojazdu patrząc od tyły naczepy.
Ogólne zasady załadunku:
 Ułożenie towarów z uwzględnieniem ich wagi (lżejsze na cięższych),
 Zakaz układania palet na opakowaniach kartonowych
 Zakaz układania palet na opakowania typu Bluebox
Page 15/22
Wrocław 2013-10-28
Jeżeli dostawca generuje dodatkowe/nieprzewidziane koszty transportu, Volvo może obciążyć go tymi kosztami.
Przykłady:
 Wydłużony czas oczekiwania na załadunek,
 stracony transport: zarezerwowany transport lecz nie przygotowany lub nie załadowany materiał,
 wysyłka niepełnego transportu w porównaniu do rezerwacji.
Procedura zamawiania transportu rutynowego w przypadku problemów z systemem ATLAS.

w przypadku problemów z hasłem:
Volvo IT Support (problemy z hasłem)
+46 31 327 7277 (wsparcie 24h)

inne problemy związane z systemem ATLAS
ATLAS Helpdesk Volvo Group Logistics Services:
Tel: +48 71 302 2330
Fax: +48 71 302 1850
[email protected] – udostępnienie instrukcji postępowania.

w sytuacji kiedy ATLAS Helpdesk nie jest dostępny należy użyć ręcznego szablonu TBR ( szablon dokumentu w
załączniku).
Wypełniony ręcznie szablon TBR należy przesłać pocztą elektroniczną lub faksem do swojego wyznaczonego
Przewoźnika, nie później niż do godziny 11 na tej podstawie przewoźnik tworzy TBR w systemie ATLAS.
Page 16/22
Wrocław 2013-10-28
7
EDI
W generalnych warunkach zakupowych: General Purchasing Conditions, w pkt 6.1 jest mowa o komunikacji
elektronicznej: „Strony uzgodniły prowadzenie komunikacji z zastosowaniem środków elektronicznej wymiany danych
(EDI). Jeżeli, oraz w zakresie w jakim, wdrożono EDI strony będą stosować się do warunków Procedur EDI ogłoszonych w
Portalu Dostawcy”.
7.1 Podstawowe pojęcia
EDI
Elektroniczna wymiana danych (ang. Electronic Data Interchange, EDI) – transfer biznesowych informacji transakcyjnych od
komputera do komputera z wykorzystaniem standardowych, zaakceptowanych formatów komunikatów.
OCT
ORDER COVERAGE TIME - Okres odpowiedzialności Volvo za materiały bazowe i pod-komponenty kupione przez dostawcę
na podstawie prognozy w celu zapewnienia produkcji części. Dostawca jest uprawniony do obciążenia zamawiającego
kosztami materiałowymi w przypadku wycofania części z kontraktu, jakkolwiek tylko w przypadku, kiedy materiały te nie
mogą być wykorzystane do produkcji innych komponentów dla Volvo lub innych klientów dostawcy. Linie harmonogramu
objęte tym okresem mogą być aktualizowane w zależności od planowanej produkcji w firmie Volvo.
OCT jest to parametr definiujący strefę „Trade-off zone” – okres, w którym Volvo może wziąć odpowiedzialność za
zakupione komponenty. Trade-off zone /commitment for material – strefa 2 ‘zielone światło na zakup materiałów
wejściowych–komponentów’.
Firm Zone (FZ)
(FZ) – strefa 1 – ‘zielone światło do produkcji’
Linie harmonogramu w tym obszarze traktuje się, jako ‘zamrożone’, a tym samym w pełni wiążące. Każda zmiana w tym
okresie musi być potwierdzona zarówno przez sprzedającego jak i kupującego.
Harmonogram
Harmonogram w systemach MRP jest tworzony automatycznie na postawie planów sprzedaży i zamówień z możliwością
ręcznych korekt wprowadzanych przez opiekującego się danym dostawcą kontrolera materiałowego. Dokument
zbudowany jest z linii, które przedstawiają daty dostawy bądź wysyłki materiału (w zależności od INCOTERMS dostawcy)
oraz ilość, jaka jest potrzebna na daną datę. Harmonogramy są wysyłane zwykle 2 razy w tygodniu, w przypadku zajścia
takiej potrzeby może być on również wygenerowany i wysłany do dostawcy przez opiekującego się daną firmą kontrolera
materiałowego.
Awizo wysyłki
Awizo wysyłki to elektroniczny komunikat zawierający specyfikację towarów przesyłanych kupującemu, wystawianych
każdorazowo przy wysyłce materiału.
Page 17/22
Wrocław 2013-10-28
Jeden dokument opisuje jeden ładunek, który może być dostarczony do jednego lub więcej miejsc. ‘AWIZO WYSYŁKI’
INACZEJ:
 DESADV
 WZ
 DELIVERY NOTE
 DESPATCH NOTE
 DELIVERY ADIVCE
 DOKUMENT DOSTAWY
Awizo dostawy, DESADV w przypadku EDI i WEBEDI musi być stworzone przez dostawcę w dniu wysyłki materiału, bez
tego dokumentu nie jest możliwe przyjęcie materiału do systemu Volvo. Przedsiębiorstwa znajdujące się w pobliżu
zakładów Volvo muszą wysyłać komunikaty DESADV z odpowiednim wyprzedzeniem, aby umożliwić przetwarzanie
informacji przez Volvo zanim towary zostanie dostarczony.
Każda dostawa nie spełniająca norm zawartych w tym dokumencie musi być opisana numerem Volvo i nazwiskiem osoby
składającej zamówienie, co pozwoli na lepszą identyfikację i skróci proces wyjaśniania dokumentów.
Jeżeli wystąpią jakiekolwiek problemy uniemożliwiające stworzenie elektronicznego awiza dostawy AVIEXP/DESADV w
odniesieniu do powyższego należy natychmiast skontaktować się kontrolerem materiałowym.
Planując zmiany lub uaktualnienia oprogramowania lub sprzętu, mogące tymczasowo zatrzymać transmisję komunikatów
AVIEXP / DESADV, dostawca jest zobligowany do natychmiastowego poinformowania kontrolera materiałowego. Dostawca
musi w tym przypadku również skontaktować się z Volvo EDI-Support.
7.2
Proces wdrażania dostawców do systemu EDI
Page 18/22

Wrocław 2013-10-28
Krok 1 Kontakt z dostawcą w celu zebrania podstawowych informacji oraz ustalenia, jaki sposób komunikacji
zostanie wdrożony(EDI – WEBEDI). Dostawca<>EDI koordynator Volvo.

Krok 2 Zebranie danych kontaktowych do osób po stronie dostawcy, odpowiedzialnych za poszczególne obszary:
a) EDI
 osoby z działu IT i logistyki lub działu sprzedaży (osoby odpowiedzialnej za odbieranie zamówień),
 osoby upoważnionej do podpisania . (zgody na przesyłanie faktur poprzez system).
b) WEBEDI
 dane użytkownika portal.

Krok 3 Zgłoszenie dostawcy przez EDI koordynatora Volvo do Volvo IT w celu rozpoczęcia wdrożenia.

Krok 4 Wraz z rozpoczęciem wdrażania przez dział IT, zostanie przesłany informacyjny e-mail do osób
odpowiedzialnych za wdrożenie, wskazanych przez dostawcę. Komunikat ten przedstawia plan działań, które zostaną
podjęte w celu wdrożenia komunikacji EDI. WEBEDI komunikat zawiera informacje o:
 sposobie logowania na portal,
 indywidualny login i hasło, (które należy zmienić przy pierwszym logowaniu).

Krok 5 Uzgodnienia parametrów:
 Firm Zone,
 częstotliwość wysyłania harmonogramów.
Inżynier logistyki (EDI koordynator) <> z osobą z działu logistyki lub z osoba z działu sprzedaży (z osobą
odpowiedzialną za odbieranie zamówień u dostawcy)




Krok 6 Podpisanie umowy o wymianie dokumentów drogą elektroniczną.
Krok 7 Przesłanie pierwszego harmonogramu
Krok 8 Potwierdzenie przez dostawcę otrzymania harmonogramu – w dniu otrzymania harmonogramu.
Krok 9 Realizacja pierwszej dostawy przez dostawcę. Pierwsza dostawa zamówiona przez EDI lub WEBEDI jest
monitorowana przez inżyniera logistyki w firmie Volvo. Sprawdzane są dołączone dokumenty dostawy oraz obecność
etykiet na opakowaniach.
7.3
Postępowanie po wdrożeniu
Po implementacji systemu i otrzymaniu harmonogramu, dostawca jest zobligowany do przeanalizowania dokumentu, w
celu zapewnienia ciągłości swoich procesów. Praca z harmonogramami umożliwia dostawcy prawidłowe planowanie
produkcji oraz zapewnienie do niej komponentów w celu zachowania terminów dostaw zgodnych z zapotrzebowaniem
klienta.
W ostatnim kroku, kiedy materiał jest już gotowy do wysyłki należy wykonać poniższe czynności:
 utworzyć "awizo wysyłki” w systemie EDI/WEBEDI i wysłać dokument do systemu Volvo,
 wydrukować etykiety Odette, (generowane podczas tworzenia awiza wysyłki),
 wydrukować utworzone dokumenty – awizo wysyłki (WZ/dokument wysyłki) i dołączyć do przesyłki (jako dowód
dostawy).
Brak dołączonego do przesyłki dokumentu „awizo wysyłki” uniemożliwia wprowadzenie materiału do systemu Volvo.
Po zakończeniu tworzenia awiza wysyłki, należy utworzyć fakturę i przesłać ją do firmy Volvo poprzez platformę EDI (tam
gdzie jest to możliwe) lub tradycyjną drogą pocztową.
Aby uzyskać dostęp do usługi wysyłania faktur EDI lub WEBEDI, należy podpisać dokument Acceptance, znajdujący się w
załączniku do niniejszego dokumentu.
Page 19/22
Wrocław 2013-10-28
Komunikacja EDI zapewnia automatyczne tworzenie dokumentów w systemie dostawcy, w przypadku WEBEDI dokumenty
te należy utworzyć na portalu internetowym.
Instrukcja dotycząca tworzenia i przeglądania dokumentów w WEBEDI znajduje się na stronie:
http://www.volvoit.com/SiteCollectionDocuments/Volvo%20IT/EDI/documents/WEBEDI%20elearning/index.aspx
8
WEBEDI
WEBEDI to rozwiązanie, zmierzające w stronę pełnej automatyzacji procesów i transakcji handlowych, kierowane głównie
do mniejszych i średnich firm niewyposażonych w system EDI.
Platforma integruje procesy, usprawnia komunikację oraz wymianę informacji elektronicznych, dając możliwość pełnego
udostępniania informacji handlowych oraz wprowadzania danych do systemu EDI. Dostęp do oprogramowania odbywa się
za pomocą standardowej przeglądarki internetowej, a jego prosty interfejs umożliwia pełną integrację z systemami EDI
wykorzystywanymi w łańcuchu dostaw.
WEBEDI dostępny jest na „Supplier Portal”.
Po implementacji użytkownik otrzymuje swój unikalny login i hasło. Dostawca zobowiązany jest do korzystania z portalu, w
celu realizacji zamówień firmy Volvo:
 analizowania zamówień (linii harmonogramu) klienta,
 tworzenie dokumentów dostawy (awiza wysyłki),
 tworzenia etykiet,
 tworzenia faktur.
Tworzone przez dostawcę dokumenty na portalu WEBEDI mogą być edytowane jedynie przez tego dostawcę.
Page 20/22
Wrocław 2013-10-28
9
CZĘŚCI NIEBEZPIECZNE
Do przewozu towarów niebezpiecznych dostawca jako nadawca musi stosować się do wszystkich zarówno krajowych jak i
międzynarodowych przepisów regulujących kwestie towarów niebezpiecznych.
Przepisy dotyczące towarów niebezpiecznych określają szczegółowo wymogi dla transportu tego typu towarów. Wszystkie
poniższe rozporządzenia oparte są na przepisach ONZ.
(http://www.unece.org/trans/danger/publi/unrec/rev14/14files_e.html)

ADR - przepisy dotyczące przewozu towarów niebezpiecznych transportem drogowym (ważne dla krajów, które
podpisały umowy ADR)
http://www.unece.org/trans/danger/publi/adr/adr2005/05ContentsE.html

ADN - Przepisy dotyczące przewozu towarów niebezpiecznych na wodach śródlądowych (ważne dla krajów, które
podpisały umowy ADN)
http://www.unece.org/trans/danger/adn-agree.html

RID - Regulamin dla przewozu towarów niebezpiecznych koleją (ważne dla krajów, które podpisały umowę RID),
nie jest dostępny w języku angielskim w internecie, aby uzyskać więcej informacji:
http://www.otif.org/html/e/rid_calendrier.php

IMDG-Code - Przepisy dotyczące przewozu towarów niebezpiecznych drogą morską (ważny w skali
międzynarodowej)
http://www.imo.org/Safety/mainframe.asp?topic_id=158

IATA-DGR - Przepisy dotyczące przewozu towarów niebezpiecznych drogą powietrzną
(Ważne w wymiarze międzynarodowym)
http://www.iata.org/ps/publications/9065.htm

CFR 49 - Niebezpieczne materiały Rozporządzenia (ważny dla Stanów Zjednoczonych, District of Columbia,
Commonwealth of Puerto Rico, Wspólnota Marianów Północnych, Wyspy Dziewicze, Samoa Amerykańskie, Guam,
lub jakiekolwiek inne terytorium lub posiadłości Stanów Państwa wyznaczone przez sekretarza
http://hazmat.dot.gov/regs/rules.htm#title49
Page 21/22
Wrocław 2013-10-28
10
ZAŁACZNIKI
10.1 Volvo Group mandatory information to be stated on supplier invoices
--->
10.2 Transport Label --->
10.3 Instrukcja transportu - opakowania typu bluebox’y
10.4 Etykieta MISSING.
--->
--->
10.5 Etykieta informacyjna: części prototypowe.
10.6 Dokument Acceptance.
--->
--->
10.7 Standardy etykietowania dostaw w systemie Kanban External
--->
10.8 Etykieta: Kanban External --->
10.9 Transport Instruction --->
10.10 TBR Template
--->
Page 22/22

ogólne wymagania logistyczne wersja 1

Transkrypt

Podobne dokumenty

kierunek – kuba

Marka / typ autobusu Ikarus 417.08A Ikarus 280