METODYKA IDENTYFIKACJI I OCENY RYZYKA

Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 6
Prezesa i Dyrektora Sądu
METODYKA IDENTYFIKACJI I OCENY RYZYKA
WPROWADZENIE
1.
Zarządzanie ryzykiem jest nieodłącznym elementem zarządzania Sądem i jako proces ciągły
odbywa się na każdym poziomie jego funkcjonowania.
2.
Celem zarządzania ryzykiem jest poprawa funkcjonowania wszystkich obszarach działania
Sądu oraz ograniczenie ewentualnych negatywnych skutków, do poziomu akceptowanego
przez Kierownictwo Sądu.
ETAPY ZARZĄDZANIA RYZYKIEM
3.
Na proces zarządzania ryzykiem składa się z:
1. szacowania ryzyka:
a. identyfikacji ryzyka,
b. oceny ryzyka;
2. reakcji na ryzyko,
3. monitorowaniu ryzyka,
4. działań korekcyjnych.
SZACOWANIE RYZYKA
4.
Identyfikacja ryzyka ma na celu wskazanie niekorzystnych zjawisk, zdarzeń, praktyk, itp.,
które w konsekwencji mogą zagrozić realizacji celów i zadań Sądu lub/i jego komórek
organizacyjnych.
5.
Identyfikacji ryzyka dokonuje się w oparciu o własne obserwacje, spostrzeżenia,
doświadczenie oraz informacje i materiały, w szczególności:
•
skargi, wnioski, zażalenia - liczba zażaleń, adresat, (osoby, komórki organizacyjne),
terminowość i skuteczność ich rozpatrywania,
•
sprawozdania okresowe - porównanie wyników w czasie,
•
sprawozdania z audytu wewnętrznego,
•
protokoły z kontroli zewnętrznych (MS, NIK),
•
realizację budżetu oraz jego wpływ na jakość i dostępność świadczonych przez Sąd
usług, wystąpienia niekorzystnych zdarzeń w innych jednostkach sądownictwa
powszechnego; sondaże społeczne wskazujące na stopień zadowolenia obywateli
z wymiaru sprawiedliwości,
•
informacje medialne wskazujące na poziom świadczenia usług przez jednostki
sądownictwa powszechnego (artykuły prasowe, audycje telewizyjne),
•
przyjmowanie przez Kierownictwo Sądu (Prezes, Przewodniczący Wydziałów,
Dyrektor) skarg i wniosków składanych przez interesantów Sądu,
•
udział zewnętrznego czynnika towarzyszący procesowi wymiaru sprawiedliwości (akcje
protestacyjne, demonstracje, publiczna dezaprobata dla działań sędziów i urzędników
sądowych).
6.
Celem ujednolicenie procesu szacowania ryzyka na poziomie Ministerstwa Sprawiedliwości
zidentyfikowano i zdefiniowano ryzyka wspólne dla sądów powszechnych. Wykaz ryzyk
ustalonych przez Ministerstwo Sprawiedliwości zawiera załącznik.
OCENA RYZYKA
7.
Zidentyfikowane
ryzyka
poddawane
są
ocenie
mającej
na
celu
określenie
prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka oraz jego wpływu na realizację zadań i osiągania
celów.
8.
Oceny ryzyka dokonywana jest różnymi metodami, w tym:
• metodą ilościową - bazującą na informacjach i danych z przeszłości, które mają
charakter liczbowy: ilość, częstotliwość, zmienność,
• metodą jakościową - stosowaną jeśli ryzyko nie poddaje się obliczeniom lub brak jest
dostępu do danych je charakteryzujących, albo gdy ich uzyskanie byłoby zbyt
kosztowne; jakość oceny jest tu częściowo oparta na kompetencjach (wiedzy,
doświadczeniu) osób dokonujących tych analiz, a częściowo ma charakter intuicyjny,
tzw. profesjonalny osąd,
• metodą ilościowo-jakościową - będącą połączeniem wskazanych wyżej dwóch
technik.
9.
Określenie wpływu polega na wskazaniu stopnia zagrożenia dla realizacji zadań lub celów
według poniższej skali ocen:
Wpływ
Skala
Opis
Wysoki
4
Zdarzenie
sądu.
Średni
3
Zdarzenie uniemożliwia realizację i zadań
przez sąd.
Niski
2
Zdarzenie utrudnia realizację celów i zadań
przez sąd.
Znikomy
1
Zdarzenie w nieznaczny sposób wpływa na
funkcjonowanie sądu.
uniemożliwia
funkcjonowanie
10.
Określenie prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka polega na określeniu możliwości
wystąpienia ryzyka, według poniższej skali ocen:
Prawdopodobieństwo
Skala
Opis
4
Istnieją powody, aby sądzić, że ryzyko
wystąpienia zdarzenia jest pewne lub prawie
pewne.
3
Istnieją powody, aby sądzić, że zdarzenie
objęte ryzykiem zdarzy się wielokrotnie
/często/ w ciągu roku.
2
Istnieją powody, aby sądzić, że zdarzenie
objęte ryzykiem może zdarzyć się
kilkakrotnie /rzadko/ w ciągu roku.
1
Istnieją powody, aby sądzić, że zdarzenie
objęte ryzykiem zdarzy się raz w ciągu roku
lub nie wystąpi w ogóle.
Wysokie
Średnie
Niskie
Znikome
11.
W oparciu o ocenę wpływu oraz prawdopodobieństwa ustalany jest poziom istotności ryzyka:
•
ryzyko bardzo poważne, którego iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia oraz
wpływu wynosi 12 lub 16 punktów;
•
ryzyko poważne, którego, którego iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia oraz
wpływu wynosi 8 lub 9 punktów;
•
ryzyko umiarkowane, którego iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia oraz
wpływu wynosi 4 lub 6 punktów
•
ryzyko niskie, którego iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia oraz wpływu
wynosi 1, 2, lub 3 punkty.
12.
Ustalona istotność ryzyka wpływa na poziom akceptacji dla danego ryzyka:
1.
Poziom ryzyka jest nieakceptowany w przypadku:
•
ryzyka bardzo poważnego, które wymaga bezwzględnie natychmiastowej reakcji
Kierownictwa
•
ryzyka poważnego, które wymaga reakcji kierownictwa, jednak jest ona uzależniona
od aktualnych możliwości, a działania zapobiegawcze mogą być odłożone w czasie
pod warunkiem stałego monitorowania ryzyka.
2.
Poziom ryzyka jest akceptowany warunkowo w przypadku:
•
ryzyka umiarkowanego, dla którego wskazana jest w reakcja Kierownictwa Sądu,
która może zostać przesunięta w czasie z zastrzeżeniem bieżące monitorowanie.
Poziom ryzyka jest akceptowany w przypadku:
•
ryzyka niskiego, dla którego podjęcie działań uzależnia się od decyzji Kierownictwa
Sądu, biorąc pod uwagę ewentualne nakłady.
PRAWDOPODOBIEŃSTWO
3.
4
4
8
12
16
3
3
6
9
12
2
2
4
6
8
1
1
2
3
4
1
2
3
4
WPŁYW
13.
Ocena ryzyka w Sądzie przeprowadzana jest z wykorzystaniem narzędzia informatycznego
„Risk Manager”.
14.
Właściciele ryzyk dokonują oceny w terminie do ostatniego dnia drugiego miesiąca każdego
kwartału.
15.
Po dokonaniu oceny ryzyka przez właścicieli ryzyk wyznaczony w sądzie koordynator
przekazuje Kierownictwu Sądu zbiorcze raporty oraz właścicielom ryzyka jednostkowe
raporty zawierające: komórkę organizacyjną, właściciela ryzyka, obszar ryzyka, kategorię
ryzyka, prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka, wpływ na realizację zadań, istotność
ryzyka.
16.
Akceptacja dokonanej w Sądzie oceny ryzyka przez Kierownictwo Sądu następuje do 15 dnia
ostatniego miesiąca kwartału.
17.
Na podstawie sporządzonych raportów, o których mowa w pkt. 15, opracowuje się rejestry
ryzyka, według ustalonych wzorów, które stanowią załącznik nr 1 do niniejszej metodyki.
18.
W uzasadnionych okolicznościach, za zgodą Sądu Apelacyjnego w Katowicach, terminy,
których mowa w pkt. 14 i 16 mogą ulec zmianie.
REAKCJA NA RYZYKO
19.
1.
W stosunku do każdego istotnego ryzyka powinno się określić rodzaj reakcji
(tolerowanie, przeniesienie, unikanie, działanie).
2.
Należy określić działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do
akceptowanego poziomu.
20.
Zidentyfikowane i wyrażone wartością ryzyka poddaje się ocenie celem podjęcia
odpowiednich decyzji, które mogą polegać na:
•
działaniu - oznacza podejmowanie czynności mających na celu wyeliminowanie lub
zminimalizowanie negatywnych skutków działalności
•
przeniesieniu - oznacza przesunięcie występującego ryzyka na inną komórkę
organizacyjną Sądu lub podmiot zewnętrzny.
•
unikaniu - ograniczenie lub wycofanie się z działań, które wywołują negatywny
wpływ na działanie Sądu.
•
tolerowaniu - akceptacja negatywnych skutków działania Sądu, ze względu na
znikome wpływ na realizację zadań i osiąganie celów.
21.
W praktyce reakcją na ryzyko są konkretne działania, które mogą polegać m.in. na:
•
przeprowadzeniu szkolenia wewnątrz Sądu lub skierowanie na szkolenie zewnętrzne,
•
przeprowadzeniu audytu lub kontroli,
•
wydaniu zarządzeń, wytycznych i zaleceń,
•
dokonaniu zmian organizacyjnych,
•
wprowadzenie nowych rozwiązań.
MONITOROWANIE I PRZEGLĄD RYZYKA
22.
Ustalone i wyrażone wartością ryzyka są na bieżąco monitorowane zarówno na poziomie
Kierownictwa Sądu jak i komórek organizacyjnych. Monitorowanie jest procesem ciągłym
wykonywanym w toku czynności bieżących, celem ewentualnej weryfikacji realizowanych
działań.
DZIAŁANIA KOREKCYJNE
23.
W przypadku stwierdzenia odstępstwa od zaplanowanych działań podejmuje się działania
korygujące, które mają na celu osiągniecie zakładanych celów. Działania korekcyjne mogą
być podejmowane zarówno na poziomie Kierownictwa Sądu jak i komórek organizacyjnych.
Dyrektor Sądu Rejonowego w Tychach
Grzegorz Petka
Prezes Sądu Rejonowego w Tychach
SSR Ewa Modrzejewska-Gumułka