Etapy postępowania mediacyjnego

ETAPY POSTĘPOWANIA MEDIACYJNEGO
Postępowanie mediacyjne jest, w stosunku do postępowania przed sądem
powszechnym
jak
również
sądem
arbitrażowym,
odformalizowanym. Powyższe wynika z
procesem
w
znacznej
mierze
założenia, że dysponentami tego postępowania
zarówno w zakresie wszczęcia jak i przebiegu mediacji są strony, z tego też względu zarówno
międzynarodowe, w tym europejskie, jak również polskie regulacje prawne nakreślają jedynie
ogólne
ramy i
podstawy postępowania
mediacyjnego
nie
wprowadzając
jednak
szczegółowych przepisów w tym zakresie. Z całą pewnością, uznać należy taką tendencję
za prawidłową, wynika to bowiem z samej idei instytucji, która w założeniu opiera się
na nieformalnym, dobrowolnym i konsensualnym wypracowaniu rozwiązania, które
usatysfakcjonuje obie strony sporu i da szansę na ominięcie długiego i niejednokrotnie
drogiego sporu sądowego.
W polskim systemie prawnym instytucjonalne ramy postępowania mediacyjnego nadała ustawa z dnia 28 lipca 2005 roku, która wprowadziła postępowanie mediacyjne
do kodeksu postępowania cywilnego (powyższa zmiana weszła w życie 10 grudnia 2005 roku). Zgodnie z brzmieniem znowelizowanego art. 10 k.p.c. in fine w sprawach, w których
dopuszczalne jest zawarcie ugody strony mogą ją zawrzeć również przed mediatorem. Mediacja
jest
regulowana
w
rozdziale
1
działu
II
tytułu
VI
księgi
pierwszej
w artykułach od 1831 do 18315 k.p.c.
I. WSZCZĘCIE MEDIACJI
Ze względu na sposób inicjowania mediacji wyróżnia się dwa zasadnicze jej rodzaje1
– mediację umowną oraz ze skierowania sądu (zob. art. 1831 § 2 zd. 1 k.p.c.). Niektórzy autorzy wyodrębniają jeszcze trzeci rodzaj mediacji, mianowicie mediację na wniosek strony2.
Wydaje się, że takie wyróżnienie nie jest jednak konieczne, gdyż wniosek strony
w przypadku określonym w art. 1836 § 2 pkt 4 k.p.c. jak wydaje się, stanowi jednocześnie
ofertę zawarcia umowy o mediację. Zatem wniosek, o którym mowa, prowadzi bezpośrednio
1
Tak: I. Gil, Skutki prawne wszczęcia i przeprowadzenia mediacji w postępowaniu cywilnym i sądowoadministracyjnym,
[w:] J. Olszewski (red.), Sądy polubowne i mediacja, Warszawa 2008; M. Sychowicz, [w:] K. Piasecki (red.), Kodeks
postępowania cywilnego, t. I: Komentarz do artykułów 1–50514, Warszawa 2006; M. Wyrwiński, Komentarz do ustawy z 28
lipca 2005 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw, Lex/el. 2006, art. 1831.
2
Tak: E. Gmurzyńska, Mediacja w sprawach cywilnych w amerykańskim systemie prawnym – zastosowanie w Europie i w
Polsce, Warszawa 2007; P. Malaga, A. Mól, Sposoby i skutki wszczęcia mediacji, ADR 2008, Nr 4;
1
do stworzenia kontraktowej podstawy prowadzenia mediacji. Różnica sprowadza się zatem
jedynie do tego, ze w przypadku uprzedniego zawarcia umowy o mediację, strony jeszcze
przed wystąpieniem miedzy nimi sporu decydują się na takie rozwiązanie, w drugim przypadku, decyzja o skorzystaniu z mediacji pojawia się dopiero po pojawieniu się problemu. Jak
więc wynika z powyższego, na mediację strony mogą się zdecydować przed skierowaniem
sprawy do sądu – w celu uniknięcia procesu, mediacja może być jednak również prowadzona
w toku sprawy.
Umowa o mediację może być zawarta przez strony w dowolny sposób, ustawodawca
nie zastrzegł tu żadnych wymogów formalnych. Może ona zatem mieć charakter wyraźny,
kiedy strony zawrą ją przez złożenie zgodnych oświadczeń woli bądź też może zostać zawarta
per facta concludentia, kiedy jedna ze stron złoży wniosek o przeprowadzenie mediacji zaś
druga strona wyrazi na to zgodę. Jeśli chodzi o umowę wyraźną to strony powinny w niej
określić w szczególności przedmiot mediacji, osobę mediatora albo sposób wyboru mediatora. Umowa o mediację może zostać zawarta w postaci odrębnej umowy lub klauzuli mediacyjnej w umowie głównej – co jest najczęstszą praktyką w stosunkach gospodarczych, kiedy
to strony już nawiązując współprace handlową przewidują taki sposób rozwiązywania sporów.
W
przypadku
umów
o
przeprowadzenie
mediacji
procedura
zmierzająca
do zainicjowania postępowania mediacyjnego polega na złożeniu wniosku przez jedną
ze stron i wyrażeniu zgody na mediację przez drugą. Podkreślić należy, że w przypadku gdy
wniosek został doręczony mediatorowi przez jedną ze stron, mediacja nigdy nie zostanie
wszczęta gdy druga strona nie wyrazi zgody na mediację (art. 1836 § 2 pkt 4 k.p.c.) – co jest
najbardziej jaskrawym przejawem dobrowolności mediacji. Na co należy w szczególności
zwrócić uwagę mediacja nie zostanie jednak wszczęta w trzech enumeratywnie wskazanych
przypadkach (art. 1836§ 2 pkt 1,2,3 k.p.c.):
- gdy stały mediator w ciągu tygodnia od dnia doręczenia mu wniosku
o przeprowadzenie mediacji, odmówił przeprowadzenia mediacji (jednakże
zgodnie z art.1832§4 tylko z ważnych powodów, o których to powodach jest obowiązany powiadomić niezwłocznie strony);
- gdy osoba fizyczna nie będąca stałym mediatorem w terminie tygodnia od dnia
doręczenia jej wniosku o przeprowadzenie mediacji, odmówiła przeprowadzenia
mediacji;
- gdy strony zawarły umowę o mediację bez wskazania mediatora i osoba,
do której storna zwróciła się o przeprowadzenie mediacji, w terminie tygodnia
od dnia doręczenia jej wniosku o przeprowadzenie mediacji, nie wyraziła zgody
na przeprowadzenie mediacji albo druga strona w terminie tygodnia nie wyraziła
zgody na osobę mediatora.
2
Jak jednak łatwo zauważyć, nie są to okoliczności trwale uniemożliwiają przeprowadzenie
mediacji. Przy zgodnej woli stron, w przedmiocie przeprowadzenia mediacji, mogą one bowiem zawsze zmienić dotychczasową umowę o mediacje i skierować się do innego mediatora.
Kiedy strony nie zawarły umowy o mediacje, jak to zostało wyżej wskazane, zainicjować mediację może również jedna ze stron, kierując wniosek o wszczęcie mediacji, który,
po zaakceptowaniu tej oferty przez drugą ze stron wywoła skutek analogiczny
do uprzedniej umowy o mediację.
Podstawowymi wymogami formalnymi wniosku o wszczęcie mediacji są: oznaczenie
stron, określenie żądania wraz z przytoczeniem okoliczności go uzasadniających, podpis strony, wymienienie załączników, w przypadku umowy zawartej na piśmie, także odpis tej umowy. Powołane wyżej minimum formalne zapewnia bowiem możliwość zdefiniowania stron
oraz przedmiotu sporu. Strona inicjująca mediację doręcza wniosek o przeprowadzenie mediacji mediatorowi przedstawiając jednocześnie dowód doręczenia jego odpisu drugiej stronie, która winna na piśmie wyrazić zgodę na mediację i osobę mediatora (art. 183 6 § 1
k.p.c..)
Obok stron sporu, kolejnym inicjatorem mediacji może być sąd powszechny. Postanowienie
o
skierowaniu
stron
do
postępowania
mediacyjnego
może
zapaść
na posiedzeniu niejawnym. Trzeba rozróżnić trzy sytuacje, kiedy postanowienie sądu
o skierowaniu stron do mediacji może zostać wydane. Po pierwsze, może to nastąpić –
na zarzut pozwanego, po drugie – z inicjatywy sądu, po trzecie – na zgodny wniosek stron3.
Sąd kieruje strony do mediacji na zarzut pozwanego dotyczący wcześniejszego zawarcia umowy o mediację. Zgodnie z dyspozycją art. 2021 k.p.c. zarzut taki winien być zgłoszony
przed wdaniem się w spór co do istoty sprawy, co w sprawach gospodarczych następuje wraz
z wniesieniem obligatoryjnej odpowiedzi na pozew zgodnie art. 47914 § 1 i 2 k.p.c.4 Zgodnie z
przeważającymi tezami doktryny zarzut ten ma podobny, choć odmienny charakter niż zarzut
zapisu na sąd polubowny oparty na art. 1165 k.p.c., nie skutkuje bowiem odrzuceniem pozwu.
W razie jednak podniesienia przez pozwanego zarzutu zawarcia umowy o mediację, sąd skieruje sprawę do postępowania mediacyjnego, gdyby jednak mimo takiego skierowania powód
odmówił udziału w mediacji, wówczas zastosowanie może znaleźć sankcja procesowa w postaci obciążenia strony bezzasadnie odmawiającej poddania się mediacji kosztami wywołanymi jej niezgodnym z umowa stron postępowaniem (art. 103 § 2 k.p.c.)5.
3
Tak: T. Strumiłło, Skierowanie stron do mediacji przez sąd, ADR 2010, Nr 3(11).
Tak: T. Strumiłło, op. cit.
5
Tak: T. Strumiłło, op. cit.; Odmiennie: P. Telenga, [w:] A. Jakubecki (red.), Kodeks postępowania cywilnego. Komentarz,
Warszawa 2008, art. 2021.
4
3
Z własnej inicjatywy Sąd może skierować strony do postępowania mediacyjnego
aż do zamknięcia pierwszego posiedzenia wyznaczonego na rozprawę. Wykładnia funkcjonalna prowadzi do wniosku, że chodzi jedynie o sąd I instancji, sąd II instancji nie posiada
uprawnienia do kierowania do mediacji z własnej inicjatywy6 (oczywiście poza skierowaniem
na zgodny wniosek stron, o czym dalej).
Po zamknięciu pierwszego posiedzenia wyznaczonego na rozprawę sąd może skierować strony do mediacji tylko na ich zgodny wniosek. Co wymaga podkreślenia skierowanie
stron do mediacji ma charakter fakultatywny – sąd nie ma obowiązku wydać orzeczenia
uwzględniającego wniosek stron. W literaturze podkreślą się jednak, ze z uwagi
na funkcję mediacji sąd powinien jednak zawsze wnikliwie rozważyć, czy w danym przypadku rzeczywiście istnieją szanse na zakończenie sporu poprzez zawarcie ugody
i pozytywnie odnosić się do takiego zamiaru stron. Nawet kiedy istnieją jedynie niewielkie
szanse na zawarcie ugody przed mediatorem, skierowanie powinno nastąpić7.
Mediacji nie prowadzi się, jeżeli storna w terminie tygodnia od dnia ogłoszenia lub
doręczenia jej postanowienia o skierowaniu do mediacji nie wyraziła zgody na mediację co wynika oczywiście z poszanowania zasady dobrowolności mediacji. W postanowieniu
o skierowaniu do mediacji sąd wyznacza mediatora oraz czas zakreślony stronom na taką mediację, zazwyczaj również upoważnienie mediatora do zapoznania się z aktami sprawy,
o ile strony złożyły w tym zakresie zgodny wniosek. Co ciekawe, postanowienie takie choć
wydane przez sąd powszechny nie jest jednak arbitralne i bezwzględnie wiążące strony, gdyż
te mogą wybrać innego mediatora, a także wnieść o wyznaczenie dłuższego terminu mediacji.
W tych przypadkach kiedy mediacja prowadzona jest w trakcie zawisłego już sporu
przed sądem powszechnym zwrócić należy uwagę na jej skutki procesowe. W pierwszej
kolejności wskazać należy, że skierowanie stron do mediacji nie stanowi przesłanki
zawieszenia postępowania cywilnego. Jeżeli skierowanie nastąpiło już po wyznaczeniu
terminu rozprawy, wyznaczona rozprawa winna jednak ulec odroczeniu8. Obligatoryjnie
kierując strony do mediacji, sąd wyznacza czas jej trwania na okres do miesiąca. To odgórne
ograniczenie czasu trwania mediacji ma zapobiegać wykorzystywaniu tej instytucji
do powodowania przewłoki postępowania9, choć jednocześnie taki miesięczny termin może
być, na zgodny wniosek stron, przedłużony, co choć miało w założeniu być jedynie
wyjątkiem to w praktyce staje się regułą, gdyż zazwyczaj miesiąc to dla stron i mediatora
za krótki okres na przeprowadzenie mediacji. Ustawa nie wprowadza żadnych ograniczeń
6
Zob. pkt IV zd. 3 uzasadnienia – Druk sejmowy Nr 3213 z 20.8.2004 r.
Tak: T. Strumiłło, op. cit.
8
Tak: T. Ereciński, T. Ereciński, [w:] T. Ereciński, J. Gudowski, M. Jędrzejewska, Kodeks postępowania cywilnego.
Komentarz. Część pierwsza. Postępowanie rozpoznawcze, t. I, Warszawa 200 7, art. 18310; K. Flaga-Gieruszyńska, do art. 10
KPC [w:] J. Olszewski, Sądy polubowne i mediacja, Warszawa 2008; E. Gmurzyńska, op. cit.
9
Tak:. P. Telenga, [w: ] op. cit.
7
4
co do okresu, na jaki może nastąpić przedłużenie czasu trwania mediacji i dopuszczalne jest
wielokrotne przesuwanie terminu jej zakończenia. Co jednak istotne możliwość przedłużenia
wyznaczonego stronom na mediację czasu jest fakultatywne. W literaturze przyjmuje się,
że sąd, mimo braku związania zgodnym wnioskiem stron co do przedłużenia terminu
na prowadzenie mediacji, powinien przychylić się do niego, można bowiem w takiej sytuacji
mieć nadzieję, że mediacja doprowadzi do zawarcia ugody. Pamiętać należy, że dbałość
przez mediatora i strony o zachowanie terminu na prowadzenie mediacji jest uzasadniona
tym, że zdaniem niektórych komentatorów ugoda zawarta po upływie czasu zakreślonego
przez sąd nie może zostać zatwierdzona – i powinna być traktowana jako zwykła umowa
cywilnoprawna10. W takiej sytuacji sąd nie ma podstaw do zatwierdzenia ugody, powód zaś
powinien cofnąć pozew, aby nie narazić się na oddalenie powództwa. Do wyznaczenia
terminu rozprawy dochodzi również w razie gdy jedna ze stron nie wyraziła zgody
na mediację albo jeżeli w wyznaczonym terminie nie doszło do zawarcia ugody.
Z materialnoprawnego punktu widzenia, niezwykle istotny jest również skutek
wszczęcia mediacji jakim jest przerwanie biegu przedawnienia na mocy art. 123 § 1 pkt. 3
k.c.11. Należy jednak zauważyć, ze w sytuacji kiedy, strony nie zawarły wcześniejszej umowy
o mediację, a jedynie jedna ze stron z taką inicjatywą wyszła składając wniosek o mediację,
który jednak nie został zaakceptowany, to wówczas materialnoprawny skutek w postaci
przerwania biegu terminu przedawnienia nie może nastąpić, choć pojawiają się w literaturze
również zdania odmienne w tym przedmiocie.
II.
PRZEBIEG MEDIACJI
Jak zostało wspomniane powyżej, mediacja ma charakter odformalizowany, a brak
szczegółowych norm prawnych regulujących samą procedurę prowadzenia mediacji, daje
mediatorom oraz samym stronom mediacji dużą elastyczność w procesie wypracowywania
wspólnego porozumienia. Co do zasady jednak, istnieją pewne podstawowe fazy mediacji
które są charakterystyczne dla większości postępowań tego typu . Doktryna wyróżnia przede
wszystkim: etap przygotowawczy, otwarcie mediacji, dialog stron, określenie kwestii do
rozwiązania, tworzenie propozycji rozwiązania sporu, ocena możliwości rozwiązania sporu,
zawarcie ugody.
W etapie przygotowawczym dochodzi do pierwszego werbalnego kontaktu stron z
mediatorem. Mediator, zazwyczaj drogą telefoniczną kontaktuje się ze stronami celem
poinformowania o konieczności zawarcia umowy o mediację oraz ustalenia czasu i miejsca
10
11
5
A. Antkiewicz, A. Antkiewicz, Problemy w stosowaniu przepisów o mediacji w postępowaniu cywilnym, R.Pr. 2008, Nr 6.
B. Kordasiewicz [w:] System Prawa Prywatnego, t.2, Część ogólna, red. Z. Radwański, Warszawa 2002.
pierwszego posiedzenia mediacyjnego. Umowa o mediację jest umową trójstronną, zawieraną
pomiędzy mediatorem i stronami. Jej celem jest potwierdzenie woli stron co do
przeprowadzenia mediacji oraz podstawowych jej zasad takich jak zobowiązanie do
dochowania tajemnicy mediacji, deklaracji bezstronności mediatora itp. Ponadto, zawiera ona
postanowienia dotyczące wskazania konkretnej osoby jako mediatora, określenia charakteru
sporu i wynagrodzenia mediatora.
Umowa o mediację, w praktyce, podpisywana jest zazwyczaj na pierwszym
posiedzeniu mediacyjnym. Jako, że jest to pierwszy bezpośredni kontakt mediatora ze
stronami, mediator otwiera spotkanie tzw. monologiem mediatora, w którym wyjaśnia on
jeszcze raz istotę mediacji, podkreśla jej dobrowolny charakter, opisuje rolę mediatora ze
wskazaniem na jego bezstronność i neutralność, a także proponuje podstawowe zasady
zachowania się podczas posiedzeń.
W klasycznym modelu mediacji, kolejnym stadium jest możliwość swobodnego
wypowiedzenia się przez każdą ze stron co do zaistniałego sporu, a także oczekiwań
związanych z prowadzoną mediacją. Jest to etap, którego celem jest zapoznanie się przez
mediatora z istotą konfliktu, a także pierwsza próba udrożnienia kanałów komunikacyjnych
pomiędzy stronami. W następnej kolejności, mediator rekapituluje stanowisko każdej, starając
się oddzielić emocje stron od wskazanych faktów i na tej bazie wspólnie ze stronami stara się
ustalić problemy mające być przedmiotem dyskusji. Na tej kanwie, mediator stara się
zachęcić strony do rozpoczęcia pozytywnego, efektywnego dialogu, skupiającego się na
wskazywaniu ewentualnych rozwiązań skonkretyzowanych wcześniej problemów. Etap ten
może rozciągać się na wiele posiedzeń mediacyjnych, z zastosowaniem tzw. sesji
indywidualnych włącznie. Sesje indywidualne polegają na spotkaniach mediatora osobno z
każdą ze stron. W praktyce, działanie takie jest stosowane w sytuacji wyjątkowo wysokiego
poziomu antagonizmu i napięcia emocjonalnego pomiędzy stronami. Na tym etapie, w
zależności od stosowanego przez mediatora modelu mediacji, może on pozwolić sobie na
pewne sugestie co do wskazywanych przez strony propozycji rozwiązania konfliktu, może
wręcz posunąć się do zasugerowania konkretnego modelu rozwiązania sporu. Tak daleko
posunięte działanie mediatora nazywamy mediacją ewaluatywną. W modelu klasycznym, rola
mediatora ogranicza się wyłącznie do pomocy stronom w dyskusji, bez możliwości ingerencji
merytorycznej w proponowane przez nie rozwiązania.
Końcowym etapem mediacji jest spisanie i zawarcie ugody pomiędzy stronami. Etap
ten, występuje oczywiście jedynie pod warunkiem skutecznego zakończenia fazy dialogu
pomiędzy stronami, który doprowadza do wypracowania sposobu rozwiązania sporu. Faza
tworzenia ugody jest więc pochodną poprzednich etapów, a jej celem jest skonkretyzowanie
ustalonego konsensusu w formie pisemnej. Mediator, powinien na tym etapie dbać o
6
zapewnienie stronom poczucia rzeczywistego wpływu na ostateczny kształt ugody,
kontrolując jednocześnie przejrzystość i zgodność z prawem jej zapisów. Działanie mediatora
w zakresie kontroli poprawności ugody jest o tyle kluczowe, że jedynie umowa zgodna z
prawem może być zatwierdzona przez sąd. Zatwierdzenie to następuje bądź w drodze
postanowienia sądu – jeżeli ugoda nie podlega wykonaniu w drodze egzekucji, bądź poprzez
nadanie jej klauzuli wykonalności. Moc prawna poprawnej ugody zawartej przed mediatorem
i zatwierdzonej przed sąd ma więc moc ugody sądowej, co oznacza, iż w razie złamania jej
postanowień przez jedną ze stron, druga strona na podstawie uzyskanego tytułu
wykonawczego, będzie mogła wnieść o wszczęcie postępowania egzekucyjnego.
III.
ZAKOŃCZENIE MEDIACJI
Moment zakończenia postępowania mediacyjnego rozważać należy przede wszystkim
w aspekcie proceduralnym. Mimo, iż polski ustawodawca nie zdefiniował wprost pojęcia
zakończenia mediacji, w rozważaniach na temat ustalenia zakończenia postępowania
mediacyjnego, należy odnieść się do art. art. 18312. kodeksu postępowania cywilnego, który
mówi, że:
§ 1.Z przebiegu mediacji sporządza się protokół, w którym oznacza się miejsce i czas
przeprowadzenia mediacji, a także imię, nazwisko (nazwę) i adresy stron, imię i nazwisko oraz
adres mediatora, a ponadto wynik mediacji. Protokół podpisuje mediator.
§ 2.Jeżeli strony zawarły ugodę przed mediatorem, ugodę zamieszcza się w protokole albo
załącza się do niego. Strony podpisują ugodę. Niemożność podpisania ugody mediator stwierdza w protokole.
§ 3.Mediator doręcza stronom odpis protokołu.
Na podstawie treści przytoczonego wyżej przepisu, należałoby uznać, że niezależnie od tego
czy strony sporu zawrą ugodę czy też nie, dokumentem stwierdzającym zakończenie mediacji
jest protokół z mediacji. Natomiast zgodnie z przeważającym stanowiskiem doktryny, datą
zakończenia mediacji będzie data doręczenia stronom odpisów protokołu z
przebiegu
mediacji.
Formalne zakończenie mediacji, nie jest jednak końcem obowiązków mediatora w
zakresie przeprowadzonego postępowania. Mediator jest zobligowany przez przepisy kodeksu
postępowania cywilnego do niezwłocznego złożenia protokołu z mediacji w sądzie.
Obowiązek ten dotyczy zarówno mediacji umownych, mediacji ad hoc, jak również mediacji
prowadzonych na podstawie postanowienia sądu o skierowaniu stron do mediacji, a więc tzw.
mediacji sądowych. W odniesieniu jednak do mediacji umownych i mediacji ad hoc, a więc
7
grupy tzw. mediacji pozasądowych, obowiązek złożenia protokołu w sądzie istnieje jedynie w
przypadku zawarcia przez strony ugody.
Podsumowując, wskazać należy, że instytucja mediacji regulowana jest przez przepisy prawa
jedynie w stopniu ogólnym, co nadaje jej waloru przystępności, elastyczności i
wszechstronności zastosowania. Odformalizowany charakter procedury mediacyjnej, z jednej
strony przenosi ciężar inicjatywy rozwiązania zaistniałego sporu na strony konfliktu, z drugiej
daje mediatorowi niemal nieograniczony wachlarz możliwości w odniesieniu do stosowanych
technik mediacyjnych oraz umiejętności z pogranicza wielu dziedzin nauki choćby takich jak
prawo i psychologia. Zarówno strony postępowania jak i mediator nie są więc związani
sztywny ramami postępowania sądowego, co w wielu przypadkach pozwala na sprawniejsze,
szybsze i
co najważniejsze, satysfakcjonujące obie strony znalezienie rozwiązania
zaistniałego konfliktu.
Natalia Wabik
8