regulamin ogranizacyjny ośrodka pomocy

Załącznik Nr 1
do Zarządzenia Nr 11
z dnia 10.09.2012 r.
Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej
OŚRODEK POMOCY SPOŁECZNEJ
w Konstancinie - Jeziornie
REGULAMIN ORGANIZACYJNY
Spis treści
Rozdział 1 Postanowienia ogólne.
Rozdział 2 Misja i cele działania Ośrodka.
Rozdział 3 Zasady kierowania Ośrodkiem.
Rozdział 4 Organizacja Ośrodka.
Rozdział 5 Zakresy działania wydziałów.
Rozdział 6 Zasady załatwiania indywidualnych spraw obywateli, skarg i wniosków.
Rozdział 7 Kontrola wewnętrzna.
Rozdział 8 Zasady podpisywania pism i dokumentów.
Rozdział 9 Postanowienia końcowe.
Rozdział 1
Postanowienia ogólne
§ 1.
1. Regulamin Organizacyjny Ośrodka Pomocy Społecznej w Konstancinie - Jeziornie, zwany dalej
Regulaminem, określa organizację pracy i zasady funkcjonowania Ośrodka.
2. Podstawy prawne i przedmiot działania Ośrodka określa statut Ośrodka.
§ 2.
Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1. Ośrodku - należy przez to rozumieć Ośrodek Pomocy Społecznej w Konstancinie –
Jeziornie,
2. Regulaminie - należy przez to rozumieć Regulamin Organizacyjny Ośrodka Pomocy
Społecznej w Konstancinie - Jeziornie,
3. Kierowniku - należy przez to rozumieć Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w
Konstancinie – Jeziornie,
4. Wydziałach Ośrodka - należy przez to rozumieć wyodrębnione w strukturze
organizacyjnej Ośrodka komórki składające się z wieloosobowych stanowisk pracy,
które wykonują zadania o jednorodnym lub podobnym charakterze,
5. Kierownikach Wydziałów: należy przez to rozumieć kierowników wydziałów
Ośrodka tj. wydziału finansowego, wydziału ds. administracji i kadr, wydziału systemu
pomocy społecznej, wydziału ds. świadczeń rodzinnych, funduszu alimentacyjnego i
dodatków mieszkaniowych ,
6. Kierownikach działów: należy przez to rozumieć kierowników działów Ośrodka tj.
działu pomocy społecznej, działu ds. świadczeń z pomocy społecznej.
7. Jednostce organizacyjnej pomocy społecznej - należy przez to rozumieć Ośrodek
Pomocy Społecznej,
8. Radzie - należy przez to rozumieć Radę Miejską w Konstancinie - Jeziornie,
9. Burmistrzu - należy przez to rozumieć Burmistrza Gminy Konstancin - Jeziorna.
§ 3.
1.Ośrodek jest samodzielną jednostką organizacyjną Miasta i Gminy Konstancin - Jeziorna.
2.Ośrodek realizuje zadania pomocy społecznej wynikające z ustawy o pomocy społecznej i innych
ustaw oraz zadania zlecone z zakresu administracji rządowej.
§ 4.
Ośrodek działa na podstawie obowiązujących przepisów prawa, uchwał Rady Miejskiej w
Konstancinie - Jeziornie, Statutu oraz zarządzeń Kierownika.
Rozdział 2
Misja i cele działania Ośrodka
§ 5.
1. Misją Ośrodka jest zapewnienie sprawnego i fachowego realizowania zadań własnych gminy, jak
i zleconych w zakresie pomocy społecznej w rozumieniu ustawy o pomocy społecznej oraz innych
ustaw.
2. Celami działania Ośrodka są:
a) wsparcie osób i rodzin w wysiłkach zmierzających do zaspokojenia niezbędnych potrzeb
życiowych i umożliwienie im życia w warunkach odpowiadających godności człowieka,
b) umożliwienie osobom i rodzinom przezwyciężenie trudnych sytuacji życiowych, których nie są
w stanie pokonać, wykorzystując własne uprawnienia, zasoby i możliwości,
c) analiza i ocena zjawisk rodzących zapotrzebowanie na świadczenia pomocy społecznej,
d) realizacja zadań wynikających z rozeznanych potrzeb społecznych,
e) rozwijanie nowych form pomocy społecznej i samopomocy w ramach zidentyfikowanych
potrzeb.
Rozdział 3
Zasady kierowania Ośrodkiem
§ 6.
1.Ośrodkiem kieruje i reprezentuje go na zewnątrz Kierownik.
2.Kierownik kieruje pracą Ośrodka przy pomocy Zastępcy, Głównego Księgowego oraz
Kierowników Wydziałów.
3.Główny Księgowy pełni funkcję kierownika Wydziału Finansowego.
4.Kierownik określa szczegółowy zakres uprawnień i obowiązków Zastępcy, Głównego
Księgowego i wszystkich pracowników Ośrodka.
5. Kierownik wydaje akty wewnętrzne w formie zarządzeń, regulaminów, instrukcji.
§ 7.
W celu zapewnienia realizacji zadań o istotnym znaczeniu dla Ośrodka, Kierownik może w drodze
zarządzenia powołać zespół zadaniowy.
§ 8.
Kierownik jest służbowym przełożonym wszystkich pracowników Ośrodka.
§ 9.
1. Kierownik Ośrodka jest pracodawcą w rozumieniu przepisów Kodeksu Pracy.
2. Kierownik Ośrodka decyduje o zatrudnianiu, zwalnianiu, wynagradzaniu, przyznawaniu nagród
oraz wymierzaniu kar porządkowych pracownikom Ośrodka zgodnie z Kodeksem Pracy,
regulaminem wynagradzania i regulaminem pracy Ośrodka.
§ 10.
W czasie nieobecności Kierownika działalnością Ośrodka kieruje Zastępca Kierownika, a w
przypadku ich równoczesnej nieobecności wyznaczony przez Kierownika Ośrodka pracownik.
Rozdział 4
Organizacja Ośrodka
§ 11.
1. Strukturę organizacyjną Ośrodka tworzą Wydziały.
2. Podstawową strukturę organizacyjną Ośrodka przedstawia Schemat Organizacyjny Ośrodka
Pomocy Społecznej w Konstancinie - Jeziornie, stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego
Regulaminu.
3. Tworzy się opisy stanowisk, które stanowią załącznik nr.2 do niniejszego Regulaminu.
§ 12.
1. W skład Ośrodka wchodzą następujące wydziały :
1. Wydział Systemu Pomocy Społecznej, w skład którego wchodzą;
a) dział pracy socjalnej:
b) dział usług opiekuńczych
c) asystent rodziny
d) psycholog
e) dział świadczeń z pomocy społecznej
2. Wydział ds. Świadczeń Rodzinnych, Funduszu Alimentacyjnego i Dodatków
Mieszkaniowych w skład którego wchodzą:
a) pracownik ds. dodatków mieszkaniowych|
b) pracownicy ds. funduszu alimentacyjnego
c) pracownicy ds. świadczeń rodzinnych
3. Wydział ds. Administracji i Kadr w skład któregow chodzą:
a) pracownik ds. kancelaryjnych i archiwum zakładowego
b) kierowca
c) sprzątaczka
d) pracownik gospodarczy
4. Wydział Finansowy w skład którego wchodzą:
a) księgowy
b) pracownik ds. płac
c) kasjer
2. Pracą Wydziałów wymienionych w:
- ust. 1 pkt. 1 kieruje Zastępca Kierownika,
- ust. 1 pkt. 2 kieruje Kierownik Wydziału ds. Świadczeń Rodzinnych, Funduszu Alimentacyjnego i
Dodatków Mieszkaniowych
- ust. 1 pkt. 3 kieruje Kierownik Wydziału ds. Administracyjnych
- ust. 1 pkt. 4 kieruje Główny Księgowy
Rozdział 5
Zakresy działania Wydziałów
§ 13.
Osoby odpowiedzialne za pracę wydziałów Ośrodka, o których mowa w § 12 ust. 1,2 Regulaminu,
odpowiadają za prawidłowe funkcjonowanie podległych sobie komórek organizacyjnych i należyte
wykonywanie powierzonych zadań, a w szczególności za:
1. terminowość, rzetelność i zgodne z prawem załatwianie spraw,
2. gospodarowanie przyznanymi środkami budżetowymi i mieniem, zgodnie z
przepisami prawa oraz zasadami określonymi przez Radę Miejską w Konstancinie Jeziornie, Burmistrza Gminy Konstancin - Jeziorna i Kierownika,
3. nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników postanowień regulaminów
obowiązujących w Ośrodku, przepisów bhp i ppoż., nadzór nad ochroną danych
osobowych oraz ochroną informacji niejawnych i dostępem do informacji publicznej,
4. usprawnianie organizacji, metod i form pracy,
5. opracowywanie procedur załatwiania poszczególnych spraw,
6. podnoszenie jakości świadczonych usług przez komórki organizacyjne.
§ 14.
W celu właściwego wykonywania zadań, Wydziały Ośrodka są zobowiązane do bieżącej
współpracy.
§ 15.
1. Do właściwości merytorycznej poszczególnych Wydziałów Ośrodka należą sprawy mieszczące
się w zakresie powierzonych zadań.
2. Spory kompetencyjne Wydziałami Ośrodka rozstrzyga Kierownik.
§ 16.
Wydział Systemu Pomocy Społecznej wykonuje w szczególności zadania w zakresie:
1. realizacji działań zmierzających do życiowego usamodzielnienia osób i rodzin oraz ich integracji
ze środowiskiem,
2. organizacji środowiskowych form pomocy osobom i rodzinom potrzebującym wsparcia,
3. współpracy z lokalnymi instytucjami, organizacjami i podmiotami działającymi na polu pomocy
społecznej,
4. przeciwdziałanie negatywnym zjawiskom w środowisku lokalnym,
5. opracowywania i wdrażania programów i projektów ukierunkowanych na pomoc osobom i
rodzinom w środowisku, ze szczególnym naciskiem na grupy osób zagrożonych ubóstwem,
bezdomnością i wykluczeniem społecznym,
6. pracy socjalnej,
7. prowadzenie postępowań w sprawie przyznanych świadczeń z pomocy społecznej, sporządzanie
decyzji administracyjnych, list wypłat,
8. sporządzanie bilansu potrzeb i sprawozdań z zakresu pomocy społecznej,
9. zgłaszanie do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego świadczeniobiorców, pomocy społecznej
- prowadzenie ewidencji,
10. prowadzenie ewidencji odwołań od decyzji administracyjnych,
11. organizowania usług opiekuńczych i specjalistycznych usług opiekuńczych w miejscu
zamieszkania zgodnie z obowiązującymi przepisami,
12. prowadzenia dokumentacji dotyczącej realizacji usług opiekuńczych,
13. kontroli wykonywanych usług, w tym usług wykonywanych w ramach prac społecznoużytecznych,
14. współpracy z pracownikami socjalnymi, lekarzami rodzinnymi oraz innymi instytucjami i
organizacjami społecznymi,
15. sporządzania bilansu potrzeb i sprawozdawczości.
§ 17.
Wydział ds. Administracyjnych wykonuje w szczególności zadania w zakresie:
1. realizacji polityki kadrowej,
2. sprawowania funkcji administratora bezpieczeństwa informacji,
3. kontroli dyscypliny pracy pracowników Ośrodka,
4. obsługi podróży służbowych,
5. rozliczania i ewidencji kart drogowych samochodu służbowego.
6. prowadzenia procedury zamówień publicznych.|
7. prowadzenie kancelarii ogólnej:
8. prowadzenie archiwum zakładowego
9. sprawowanie kontroli nad pracownikami gospodarczymi oraz pracownikami obsługi tj. kierowcą
i sprzątaczką
10. rozwoju sieci komputerowej Ośrodka
11. nadzorowania obsługi programów i sprzętu komputerowego używanych w Ośrodku
12. prowadzenia strony internetowej Ośrodka
§ 18.
Wydział finansowy wykonuje w szczególności zadania w zakresie:
1. prowadzenia rachunkowości zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości i ustawy o finansach
publicznych,
2. opracowywania projektu budżetu, planu wydatków i dochodów, nadzór nad realizacją,
3. prowadzenie obsługi finansowej,
4. ewidencja należności i windykacji należności,
5. prowadzenie spraw płacowych pracowników,
6. terminowe sporządzanie sprawozdawczości budżetowej,
7. prowadzenie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania,
8. prowadzenia ewidencji środków trwałych i wyposażenia oraz nadzór nad należytym ich
zabezpieczeniem i utrzymaniem,
9. prowadzenia rejestru umów,
10. prowadzenie pracowniczego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
§ 19.
Wydział ds. Świadczeń Rodzinnych, Funduszu Alimentacyjnego i Dodatków Mieszkaniowych
wykonuje w szczególności zadania w zakresie:
1. Stanowisko ds. dodatków mieszkaniowych wykonuje w szczególności zadania w zakresie:
a) prowadzenia postępowania w sprawach dotyczących dodatków mieszkaniowych,
b) prowadzenie ewidencji składanych wniosków oraz wydawanych decyzji,
c) prowadzenie korespondencji z wnioskodawcami oraz zarządcami budynków,
d) prowadzenie postępowań w sprawach wniesionych odwołań,
e) sporządzanie statystycznych zestawień wydawanych decyzji administracyjnych.
2. Pracownicy ds. świadczeń rodzinnych wykonują w szczególności zadania w zakresie:
a) prowadzenia postępowania w sprawach dotyczących świadczeń rodzinnych,
b) ustalania uprawnień do świadczeń rodzinnych i wydawania decyzji administracyjnych,
c) sporządzania bilansu potrzeb i sprawozdań,
d) opłacania składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe oraz ubezpieczenie zdrowotne z tytułu
wypłaty świadczeń rodzinnych,
e) prowadzenie postępowania w sprawie świadczeń nienależnie pobranych.
3. Pracownicy ds. funduszu alimentacyjnego wykonują w szczególności zadania w zakresie:
a) ustalania uprawnień do pobierania świadczeń z funduszu alimentacyjnego,
b) prowadzenia postępowania w sprawie dłużników alimentacyjnych,
c) współpracy z instytucjami prowadzącymi sprawy osób zobowiązanych do świadczeń
alimentacyjnych i organami prowadzącymi postępowanie egzekucyjne wobec dłużników
alimentacyjnych.
§ 20.
Zadania, zakres kompetencji i odpowiedzialności Kierowników Wydziałów, Głównego Księgowego
i pracowników Ośrodka ustala Kierownik w zakresach obowiązków, uprawnień i
odpowiedzialności.
Rozdział 6
Zasady załatwiania indywidualnych spraw obywateli, skarg i wniosków
§ 21.
1. Zasady postępowania w sprawach wnoszonych przez obywateli oraz terminy ich załatwiania
określa kodeks postępowania administracyjnego.
2. Sprawy wniesione przez obywateli są ewidencjonowane w rejestrach spraw.
§ 22.
Pracownicy Ośrodka są zobowiązani do sprawnego, rzetelnego i kulturalnego rozpatrywania
indywidualnych skarg obywateli, kierując się przepisami prawa, a w szczególności do:
1. udzielania informacji niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy i wyjaśniania treści
obowiązujących przepisów,
2. niezwłocznego załatwiania spraw, a jeśli to niemożliwe - określenia terminu załatwienia,
bieżącego informowania zainteresowanych o stanie załatwienia sprawy,
3. informowania o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach zaskarżania od
wydanych rozstrzygnięć.
§ 23.
1. Merytoryczne rozpatrywanie spraw należy do pracownika Ośrodka, właściwego ze względu na
przedmiot sprawy.
2. Rozpatrywanie skarg i wniosków, dotyczących działania Ośrodka i pracowników należy do
Kierownika Ośrodka lub osoby przez niego wskazanej.
3. Rozpatrywanie spraw odbywa się w terminach, o których mowa w kodeksie postępowania
administracyjnego.
§ 24.
1. Przyjęcia interesantów odbywają się codziennie w godzinach pracy Ośrodka
2. Kierownik Ośrodka przyjmuje interesantów w sprawach skarg, wniosków w każdy wtorek od
godz. 10 do 12.
§ 25.
Wnioski i skargi kierowane do Ośrodka podlegają wpisowi do rejestru. Rejestr zawiera następujące
pozycje:
1. nr porządkowy,
2. data wpisu,
3. imię i nazwisko interesanta,
4. skrócona treść wniosku lub skargi,
5. imię i nazwisko osoby załatwiającej,
6. sposób i datę załatwienia.
Rozdział 7
Kontrola wewnętrzna
§ 26.
1. Celem kontroli wewnętrznej jest zapewnienie właściwej działalności Ośrodka, terminowego i
zgodnego z przepisami załatwiania spraw i niedopuszczenie do nadużyć i strat.
2. Kontrolę sprawują:
a) kierownik Ośrodka lub jego zastępca - w stosunku do wszystkich pracowników Ośrodka,
b) główny księgowy - w zakresie działalności finansowej,
c) kierownicy Wydziałów i działów - w stosunku do podległych pracowników.
3. Działalność kontrolna prowadzona jest na podstawie rocznego planu kontroli.
§ 27.
Kontrola obejmuje w szczególności:
1. wykonywanie zadań planowych,
2. przestrzeganie terminów oraz poprawności merytorycznej załatwianych spraw,
3. przestrzeganie przepisów kodeksu postępowania administracyjnego, ustawy o pomocy społecznej
i innych ustaw, regulaminu, dyscypliny pracy i przepisów BHP.
Rozdział 8
Zasady podpisywania pism i dokumentów
§ 28.
1. Do podpisu Kierownika zastrzega się w szczególności:
a) kierowane do centralnych i wojewódzkich organów administracji, urzędów miast i gmin,
b) kierowane do jednostek samorządu terytorialnego,
c) kierowane do organów kontrolnych,
d) kierowane do organów ścigania, wymiaru sprawiedliwości i służb porządkowych.
e) kierowane do innych, nie ujętych wyżej instytucji i organizacji,
f) odpowiedzi na zapytania instytucji i osób fizycznych,
g) związane z wykonywaniem funkcji Kierownika Ośrodka,
h) dokumenty finansowe,
i) plany i sprawozdania z wykonywania wydatków i dochodów,
j) decyzje dotyczące świadczeń rodzinnych, funduszu alimentacyjnego, dodatku mieszkaniowego
2. W czasie nieobecności Kierownika Ośrodka powyższe pisma podpisuje Zastępca Kierownika
zgodnie z wydanymi upoważnieniami.
§ 29.
1. Do podpisu Zastępcy Kierownika należy :
a) podpisywanie decyzji administracyjnych dotyczących świadczeń z pomocy społecznej,
b) podpisywanie pism i dokumentów, oraz zaświadczeń w sprawach indywidualnych z zakresu
pomocy społecznej w ramach upoważnień udzielonych przez Kierownika Ośrodka.
§ 30.
1. Do Głównego Księgowego należy :
a) aprobata dokumentów finansowych, planów i sprawozdań z wykonania wydatków i
dochodów finansowych,
b) podpisywanie pism i dokumentów w ramach posiadanych upoważnień.
§ 31.
1. Pracownicy opracowujący pisma parafują je z lewej strony.
2. Pracownicy socjalni podpisują wnioski dotyczące udzielenia pomocy, porozumienia zawierane
w sprawach indywidualnych w zakresie pomocy społecznej, notatki służbowe oraz wywiady
środowiskowe.
Rozdział 9
Postanowienia końcowe
§ 32.
1. Wykazy obowiązków i odpowiedzialności poszczególnych pracowników Ośrodka zawierają
zakresy czynności pracowników.
2. W ramach stanowisk pracy obowiązuje zasada pełnienia zastępstw w przypadku nieobecności
pracownika w pracy.
3. Po zmianach personalnych obowiązuje protokolarne przekazywanie dokumentacji wynikającej z
zakresów czynności.
4. Sprawy porządkowe i dyscyplinarne pracowników regulują postanowienia Regulaminu Pracy.
§ 33.
Sprawy nieuregulowane w niniejszym Regulaminie, Statucie Ośrodka oraz odrębnych przepisach
prawa wyznaczających granice działalności, funkcjonowanie Ośrodka oraz wykonywanie zadań,
określa Kierownik w drodze zarządzeń.