Zarządzanie finansowe projektem 2012

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji
Narodowa Agencja Programu „Uczenie się przez całe życie”
Program Leonardo da Vinci
Zarządzanie finansami w projekcie
UMOWY IVT, PLM, VETPRO 2012
SPIS TREŚCI:
1.
Ogólne zasady finansowe
2.
Polityka kursowa
3.
Typy podstawowych kontroli
4.
Dokumentacja projektu
5.
Najczęstsze wady raportów
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
OGÓLNE ZASADY FINANSOWE
• uprawnionymi wydatkami są tylko te, poniesione w okresie określonym
w umowie,
• zalecane jest ekonomiczne i gospodarne wydatkowanie środków,
• zalecane jest prowadzenie np. w systemie księgowym wydzielonych
kont
analitycznych,
bądź
innego,
odpowiedniego
systemu
ewidencjonowania wewnętrznego, umożliwiającego identyfikację
źródła finansowania projektu oraz wydatków związanych z realizacją
projektu w okresie obowiązywania umowy,
• brak wymogu zwrotu odsetek od środków finansowanych z Programu
LdV,
• ewentualnego zwrotu niewykorzystanych środków na konto LdV należy
dokonać na wezwanie Narodowej Agencji.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
OGÓLNE ZASADY FINANSOWE
KOSZTY NIEUPRAWNIONE
•
VAT – jeśli instytucja Beneficjenta może go odliczyć
• straty związane z różnicami kursowymi nie są kosztem projektu
• koszty nie związane z realizowanym projektem
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
POLITYKA KURSOWA
Zasady polityki kursowej odnoszą się do wydatków poniesionych w trakcie
działania w przypadku dofinansowania udzielonego na podstawie kosztów
rzeczywistych np. koszty podróży przy stażach/wymianach krótszych niż 12
tygodni.
Dla wydatków poniesionych w ramach dofinansowania udzielonego w kategoriach:
zarządzanie, przygotowanie oraz utrzymanie według stawki zryczałtowanej dla
skali kosztów jednostkowych poniższe wytyczne nie mają zastosowania;
beneficjent może jednak ją stosować dla własnych wewnętrznych potrzeb
rozliczeniowych.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
POLITYKA KURSOWA
Zarówno płatności zaliczkowe jak i końcowe mogą być przekazane
przez NA w PLN lub EUR – w zależności od waluty konta
wskazanego przez beneficjenta w umowie finansowej.
Zgodnie z umową finansową wszelkie kwoty w raporcie końcowym
powinny być wyrażone w euro.
UWAGA:
Wydatki poniesione w EUR nie podlegają przewalutowaniu.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
POLITYKA KURSOWA c.d.
I. Zaliczka/zaliczki przekazywane na rachunki Beneficjentów prowadzone w PLN
•W przypadku przekazania środków finansowych na rachunek bankowy prowadzony w
PLN do przeliczania wszelkich poniesionych wydatków w PLN na EUR należy stosować
rzeczywisty kurs banku Narodowej Agencji z dnia wykonania płatności zaliczkowej na
rzecz beneficjenta. Narodowa Agencja wystosuje do beneficjenta pismo z informacją
o wysokości tego kursu oraz z datą przekazania płatności już po przekazaniu zaliczki.
•W przypadku większej ilości płatności zaliczkowych, kurs ten będzie stosowany do
przeliczenia wszelkich poniesionych wydatków w okresie od dnia dokonania danej
płatności zaliczkowej 1 do dnia poprzedzającego następną płatność zaliczkową 2.
1
2
dla pierwszej płatności zaliczkowej: od pierwszego dnia okresu kwalifikowalności kosztów
dla ostatniej płatności zaliczkowej: do ostatniego dnia okresu kwalifikowalności kosztów
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
POLITYKA KURSOWA c.d.
II. Przelewy na rachunki Beneficjentów prowadzone w EUR
W przypadku przekazania środków finansowych na rachunek bankowy prowadzony w
walucie EUR do przeliczania wydatków poniesionych w walutach innych niż EUR należy
stosować miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez Komisję Europejską i
opublikowany na jej stronie internetowej z dnia dokonania płatności zaliczkowej
przez Narodową Agencję na rzecz beneficjenta
http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=home&SearchField=&Period=2009
-2&Delim=,&Language=en
Narodowa Agencja poinformuje beneficjenta w formie pisemnej o wysokości tego
kursu oraz o dacie przekazania płatności po przekazaniu zaliczki.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
POLITYKA KURSOWA c.d.
II. Przelewy na rachunki Beneficjentów prowadzone w EUR c.d.
Dla potrzeb przeliczenia wydatków poniesionych ze środków własnych, a
podlegających zwrotowi na rzecz Beneficjenta w wyniku końcowego rozliczenia
działania (płatność końcowa - maksymalnie do 20% przyznanych środków finansowych)
proszę zastosować:
• miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez Komisję Europejską i
opublikowany na jej stronie internetowej z dnia dokonania płatności zaliczkowej
przez Narodową Agencję na rzecz beneficjenta.
http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=home&SearchField=&Period=20092&Delim=,&Language=en
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
POLITYKA KURSOWA c.d.
W przypadku wydatków poniesionych w innej walucie niż PLN i EUR do
przeliczeń na EUR należy stosować miesięczny kurs obrachunkowy wymiany
ustalony przez Komisję Europejską i opublikowany na jej stronie internetowej z
dnia dokonania płatności zaliczkowej przez Narodową Agencję na rzecz
beneficjenta.
http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=home&SearchField=&Period=200
9-2&Delim=,&Language=en
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
TYPY PODSTAWOWYCH KONTROLI:
Podstawowe kontrole mogą mieć miejsce:
• podczas realizacji projektu tzw. on-the-spot
– w siedzibie beneficjenta
• po zakończeniu działania tzw. desk check
- w siedzibie Narodowej Agencji
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
TYPY PODSTAWOWYCH KONTROLI c.d.:
Kontrola na miejscu podczas realizacji projektu – „on-the-spot”
• cel: zapewnienie, że samo działanie jest zgodne z wnioskiem o
dofinansowanie, umową o dofinansowanie oraz wymogami formalnymi, takimi
jak instrukcje dla uczestników, zaproszenie do składania wniosków, itd.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
TYPY PODSTAWOWYCH KONTROLI c.d.:
Kontrola po zakończeniu działania „desk check” zza biurka
• cel: określenie końcowej kwoty dofinansowania oraz upewnienie się,
że udzielone i wypłacone dofinansowanie nie jest obarczone poważnymi lub
powtarzającymi się błędami.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
KONTROLA FINANSOWA PROJEKTÓW
Podstawą do analizy finansowej jest część finansowa raportu
końcowego, co oznacza, iż beneficjent nie przesyła wraz z raportem
końcowym żadnej dokumentacji finansowej (np. listy dowodów
księgowych, oryginałów dowodów księgowych).
Narodowa Agencja po otrzymaniu raportu końcowego, zgodnego ze
wzorem, może wnioskować, w oparciu o roczny plan kontroli NA, o
dosłanie przez Beneficjenta stosownej dokumentacji finansowej
potwierdzającej fakt poniesienia kosztów.
Beneficjent na osobny wniosek Narodowej Agencji będzie zobowiązany
dołączyć oryginały następujących dokumentów (na potrzeby kontroli
typu „desk check” - w siedzibie NA):
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
DOKUMENTACJA PROJEKTU
1. Rzeczywiste koszty podróży należy udokumentować w następujący
sposób:
•
podróż samolotem – wymagane jest przedstawienie biletów lotniczych
(tradycyjnych lub internetowych), kart pokładowych oraz ewentualnie
faktury VAT jeżeli na biletach nie ma widocznej ceny;
•
podróż autobusem – wymagane jest przedstawienie faktury oraz dołączenie
informacji na temat trasy podróży, daty podróży, uczestników – jeżeli nie
wynika to z faktury;
•
podróż koleją - wymagane jest przedstawienie biletów oraz ewentualnie
faktury VAT jeżeli na biletach nie ma widocznej ceny;
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
DOKUMENTACJA PROJEKTU c.d.
•
podróż samochodem prywatnym lub firmowym – w zależności od tego, który
wariant jest najtańszy:
- przy zastosowaniu stawki za kilometr zgodnie z wewnętrznymi zasadami danej
organizacji, przy czym zgodnie z § 2 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z
dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu
kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i
motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.)
stawka nie może być wyższa niż kwota ustalona w tym rozporządzeniu (kwota ta
zmieniana jest w drodze nowelizacji rozporządzenia, stosownie do zmian cen) i nie
wyższa niż 0,22 EUR - wg kursu wskazanego przez Narodową Agencję do przeliczania
wydatków w PLN na EUR.
- lub na podstawie ceny biletu kolejowego w drugiej klasie - na trasie przejazdu
samochodu. Zostanie zwrócona równowartość tylko jednego biletu, niezależnie od
tego, ile osób podróżuje w tym samym pojeździe (w przypadku braku połączenia
kolejowego na danej trasie, na podstawie ceny biletu autokarowego lub lotniczego –
w zależności, który wariant jest najtańszy).
Do dokumentacji beneficjent powinien zachować swoje oświadczenie o odbyciu podroży samochodem
osobowym wraz z podaniem liczby przejechanych kilometrów oraz otrzymane z PKP oświadczenie o
wysokości ceny ww. biletu, ewentualnie wydruk ze strony internetowej. O wystawienie oświadczenia do
PKP występuje sam beneficjent.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
DOKUMENTACJA PROJEKTU c.d.
2. W przypadku kosztów utrzymania:
potwierdzenie uczestnictwa w
działaniu – zaświadczenie o uczestnictwie określające datę rozpoczęcia i
zakończenia działania, podpisane przez przedstawiciela prawnego
organizacji przyjmującej i/lub inne odpowiednie dokumenty potwierdzające
okres pobytu za granicą.
3. W przypadku kosztów przygotowania pedagogicznego, kulturowego i
językowego: kompletną listę uczestników i potwierdzenie realizacji
działań (lub uczestnictwa w działaniach) przygotowawczych podpisana przez
uczestników.
4. W przypadku kosztów organizacji mobilności: listę i rzeczywistą liczbę
uczestników (z wyłączeniem osób towarzyszących).
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Załączniki - Dowody księgowe
Prawidłowo opisany dokument musi na odwrocie zawierać zapisy:
• zapis o sprawdzeniu pod względem merytorycznym, formalnym i
rachunkowym,
• opis jaka kwota została rozliczona ze środków LdV w ramach projektu
nr…… oraz w ramach jakiej linii budżetowej……,
• krótki opis czego dotyczy,
• dekrety,
• oznaczenie, zgodne z listą dowodów księgowych (B.1.1, B.1.2, itd.),
zamieszczoną na stronie internetowej www.leonardo.org.pl
• ułożone zgodnie z listą dowodów księgowych (faktura + wyciąg/dowód kasowy).
Opis wymagany jest dla kosztów rzeczywistych, natomiast zalecany przy
pozostałych kosztach
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Załączniki - Dowody księgowe c.d.
Do każdego przesłanego dowodu księgowego dotyczącego projektu
należy dołączyć dokument potwierdzający dokonanie płatności, zgodnie
z poniższą zasadą:
• w przypadku płatności gotówkowej - dowodem jest faktura lub inny
dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej z adnotacją, że
zapłacono gotówką lub inny dokument potwierdzający rozchód z kasy
beneficjenta;
• w przypadku płatności przelewem - dokumenty potwierdzające dokonanie
przelewu np. wyciąg bankowy.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Wytyczne do raportów końcowych w ramach
Programu „Uczenie się przez całe Życie”:
Wytyczne NA, odnoszące się do specyfiki dofinansowania programu „Uczenie się
przez całe życie – Leonardo da Vinci” nie zwalniają z obowiązku stosowania
przepisów prawa krajowego, ustawy o finansach publicznych, ustawy o
rachunkowości czy przepisów odnoszących się do kontroli podatkowej i
skarbowej; zawierają jedynie wskazówki, które mogą być pomocne przy
sporządzaniu raportów końcowych w ramach Programu „Uczenie się przez całe
życie – Leonardo da Vinci”.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Najczęstsze wady raportów:
KONTROLA RUTYNOWA:
• brak wymaganych załączników (raport końcowy z realizacji projektu – część VI „Załączone
dokumenty”),
• niezgodność danych m.in. z informacjami zawartymi we wniosku,
KONTROLA DESK CHECK:
• nieuporządkowana dokumentacja,
• błędy rachunkowe,
• zastosowane do przeliczeń błędne kursy wymiany walut,
• niezgodność danych finansowych prezentowanych w poszczególnych tabelach finansowych.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Kontakt
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji
ul. Mokotowska 43, 00-551 Warszawa
tel.: (22) 46-31-000, 46-31-321
fax: (22) 463 10 21
Zespół Rozliczeń Finansowych dla LdV:
Izabela Lubiak tel. (22) 46 31 145,
[email protected]
Anna Myrcha tel. (22) 46 31 142
[email protected]
PROGRAM LEONARDO DA VINCI