program leonardo

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji
Narodowa Agencja Programu „Uczenie się przez całe życie”
Partnerskie Projekty LdV
Zasady finansowania działań
podejmowanych w trakcie realizacji projektu
Spis treści
1.
2.
3.
4.
Ogólne zasady finansowe
Kursy walutowe w projekcie
Aspekty finansowe
Dokumentowanie projektu ze
szczególnym uwzględnieniem
wyjazdów zagranicznych
PROGRAM LEONARDO
Ogólne zasady finansowe
Dofinansowanie udzielone w formie płatności ryczałtowej
Beneficjent na etapie składania sprawozdania końcowego
powinien być w stanie udowodnić, że działanie dla którego
udzielono wsparcia miało miejsce, nie jest natomiast
zobowiązany do przedstawiania wysokości poniesionych
wydatków
Jeżeli działanie, na które udzielono dofinansowania zostanie
zrealizowane
w
zadawalający
sposób,
pełna
kwota
dofinansowania zostanie zatwierdzona. W przypadku niepełnej
realizacji, wymagany będzie zwrot (części) udzielonego
dofinansowania na podstawie kryteriów określonych dla tego
typu projektu.
W wyjątkowych sytuacjach Narodowa Agencja może zaakceptować
brak realizacji planowanego działania, jeśli jego niewykonanie
spowodowane jest działaniem siły wyższej.
PROGRAM LEONARDO
Ogólne zasady finansowe
80% przyznanego dofinansowania (zaliczka) wypłacone zostało
po podpisaniu umowy finansowej
Pozostałe, ewentualne 20% dofinansowania beneficjent
otrzyma dopiero po zatwierdzeniu przez Narodową Agencję
raportu końcowego.
Uwaga!!!! W przypadku braku realizacji zaplanowanych działań lub
w przypadku niewykorzystania części środków finansowych, należy
wstrzymać się ze zwrotem środków na konto Narodowej Agencji.
Zwrot środków powinien nastąpić dopiero po otrzymaniu informacji o
rozliczeniu wraz z wezwaniem do zwrotu, które będzie zawierało
informację o sposobie zwrotu niewykorzystanych środków.
PROGRAM LEONARDO
Ogólne zasady finansowe
 Zalecane jest podejście ekonomiczne w wydatkowaniu
środków - sugerujemy rozważne wykorzystywanie
dofinansowania
 Brak ograniczeń kwotowych na poszczególne wydatki
związane z realizacją projektu. Beneficjent sam określa
kwoty, jakie zostaną przez niego wydatkowane na
realizację poszczególnych działań w projekcie
 Wydatkowanie na cele bezpośrednio związane z
realizowanym projektem, zgodne z planem pracy i celami
danego projektu , tj. wszelkie środki finansowe, jakie
zostały przyznane beneficjentowi muszą być wykorzystane
wyłącznie na działania służące prawidłowej realizacji
projektu.
PROGRAM LEONARDO
Ogólne zasady finansowe
Ponoszenie kosztów w okresie kwalifikowalności oraz ponoszenie
kosztów odnoszących się do działań realizowanych w czasie
trwania projektu
od 1 sierpnia 2012r. do 31 lipca 2014r.
Zalecane jest prowadzenie np. w systemie księgowym
wydzielonych kont analitycznych, bądź innego, odpowiedniego
systemu ewidencjonowania wewnętrznego, umożliwiającego
identyfikację źródła finansowania projektu oraz wydatków
związanych z realizacją projektu w okresie obowiązywania umowy.
PROGRAM LEONARDO
Kursy walutowe w projekcie
Po jakim kursie rozliczać wydatki?
Narodowa Agencja sugeruje aby koszty
poniesione w walucie obcej rozliczać
zgodnie z obowiązującą polityką kursową,
przyjętą w danej instytucji.
PROGRAM LEONARDO
Kursy walutowe w projekcie
Druga rata grantu - po jakim kursie rozliczać?
Płatność końcowa wypłacona przez NA, będzie przeliczona po
kursie aktualnym banku NA. Jest to niezależne od NA.
Sugerujemy by do 20% środków finansowych zastosować kurs np.
z dnia składania wniosku do OP/instytucji o zabezpieczenie tej
kwoty w budżecie, a przy znacznych wahaniach w przyszłości
dokonywać korekty tego planu. Tylko w ten sposób można uniknąć
znacznych różnic kursowych.
Jeśli różnica jest dodatnia, będzie ona stanowiła zysk dla OP /
instytucji, jeśli ujemna - stratę (koszt) OP/instytucji.
PROGRAM LEONARDO
Aspekty finansowe
Dieta
Pracownikowi wyjeżdżającemu za granicę na polecenie pracodawcy przysługuje
zwrot wydatków w postaci diety, zwrotu kosztów przejazdu i noclegów oraz innych
wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Dieta, przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki różni się
wysokością w zależności od państwa docelowego. Wysokości diet dla
poszczególnych krajów znajdują się w tabeli będącej załącznikiem do
Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r./29
stycznia 2013 r.
Przy obliczaniu diet stosuje się następujące zasady:
1) za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości,
2) za niepełną dobę:
a) do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
b) ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety,
c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
PROGRAM LEONARDO
Aspekty finansowe
Jeśli pracownik ma zapewnione częściowe wyżywienie, dietę
wypłaca się w części uwzględniającej poszczególne rodzaje
posiłków:
1) śniadanie - 15% diety,
2) obiad - 30% diety,
3) kolacja - 30% diety,
4) inne wydatki - 25% diety.
Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów do wysokości
limitu określonego w załączniku do Rozporządzenia. Wartość limitu,
tak jak w przypadku diet, zależy od państwa, do którego został
delegowany pracownik. Nocleg musi być udokumentowany fakturą
(rachunkiem). W przypadku jego braku pracownikowi przysługuje
zwrot wydatków do 25% limitu.
PROGRAM LEONARDO
Aspekty finansowe
Rozliczenia uczniów / słuchaczy
Ponieważ zarówno przepisy unijne jak i krajowe nie określają zasad
przyznawania diet dla uczniów, sugerujemy rozliczanie kosztów dla
uczniów wg wydatków rzeczywistych.
Uczniowie / słuchacze mogą być rozliczani również na podstawie
uchwały OP mówiącej o wypłaceniu diet wg Rozporządzenia
Ministra Pracy i Polityki Społecznej
W ramach programu nie funkcjonuje pojęcie "kieszonkowe dla
uczniów" .
PROGRAM LEONARDO
Aspekty finansowe
Zakwaterowanie uczniów
Ogólna zasada - uczniowie są zakwaterowani u rodzin uczniów
szkoły partnerskiej. Przyjmując szkołę partnerską w Polsce,
Państwo również zapewniają zakwaterowanie u rodzin swoich
uczniów, uczniom przyjeżdżającym. Należy pamiętać, że
goszczenie uczniów zagranicznych jest dla rodziców uczniów
sporym obciążeniem, dlatego nie można na nich nakładać
żadnych
dodatkowych
kosztów
pobytu
uczestnikówobcokrajowców.
Jeśli zakwaterowanie u rodzin nie jest możliwe szkoła powinna
posiadać wyjaśnienie od szkoły partnerskiej o braku możliwości
zakwaterowania uczniów u rodzin szkoły goszczącej. Na tej
podstawie mogą Państwo rozliczyć koszty zakwaterowania i
wyżywienia, mające pokrycie w otrzymanych fakturach.
PROGRAM LEONARDO
Ważne!!!
Dodatkowe obciążenia finansowe rodziców uczniów
uczestniczących w projekcie
W związku z interwencjami oraz pytaniami rodziców
kierowanymi do Narodowej Agencji przypominamy, że
niedopuszczalne jest obciążanie rodzin, goszczących w
swych domach zagranicznych uczniów, kosztami
dodatkowych atrakcji takich jak np. odpłatne wycieczki.
PROGRAM LEONARDO
Aspekty finansowe
Opłata za partnerów – stanowisko KE
Stanowisko KE i NA w sprawie finansowania projektów jest następujące:
każdy beneficjent pokrywa z własnego dofinansowania działania w
ramach projektu realizowane przez swoich pracowników i uczniów. Unikamy
w ten sposób podwójnego finansowania niektórych działań oraz ewentualnych
nieporozumień w grupach partnerskich.
Jeśli uzgodniliście Państwo inne warunki, określające np. kto za kogo płaci i w
którym momencie i jest to akceptowane przez wszystkie organizacje biorące
udział w projekcie a koszty rozkładają się równomiernie to NA może
zaakceptować takie rozwiązanie. Należy jednak pamiętać, ze potwierdzenie
takich ustaleń w formie pisemnej musi znaleźć się w dokumentacji projektu.
Ryzyko wycofania się któregoś z partnerów z ustaleń jest ryzykiem danej
grupy partnerskiej i ewentualne dodatkowe koszty winny być pokryte z innych
źródeł niż otrzymane dofinansowanie.
PROGRAM LEONARDO
Aspekty finansowe
Inne koszty podczas podróży zagranicznej np. wizyta w
muzeum, wycieczka itp. – czy jest to koszt uprawniony?
Jest to uzależnione od tego jaki jest cel wycieczki i czy była ona
przewidziana w programie spotkania wyjazdowego. Jeśli jest to
jedno z działań dotyczących realizacji projektu to mogą Państwo
pokryć ten koszt z otrzymanego dofinansowania, jeśli jednak
wycieczka stanowi wypełnienie wolnego czasu podczas trwania
spotkania czyli tzw. atrakcja - koszt ten powinien być pokryty z
innych źródeł niż dofinansowanie.
Z przyznanego grantu można zakupić podstawowe ubezpieczenie
podczas wyjazdu do partnera.
PROGRAM LEONARDO
Aspekty finansowe
Zakup sprzętu
Jeśli sprzęt jest niezbędny do realizacji zaplanowanych działań, a szkoła takiego
sprzętu nie posiada na swoim stanie, lub posiada w stopniu uniemożliwiającym jego
wykorzystanie na rzecz projektu można dokonać zakupu sprzętu elektronicznego w
ramach projektu np. aparatów cyfrowych, kamer, tablic interaktywnych itp.
Zakup sprzętu nie powinien być dokonany kosztem zaplanowanych działań.
Jeśli chodzi o zakup innych sprzętów trwałych to można dokonać zakupu gablot lub
tablic korkowych, które posłużą do prezentacji efektów pracy oraz promocji.
Zakup biurek, krzeseł, regałów powinien być poczyniony z innych źródeł niż
otrzymane dofinansowanie.
PROGRAM LEONARDO
Aspekty finansowe
Odsetki
W domyśle i zgodnie z ustawą o dochodach jednostek
terytorialnych odsetki wygenerowane na koncie OP/instytucji
są dochodem własnym OP/instytucji i nie podlegają zwrotowi
do Narodowej Agencji.
Odsetki od wysokości przyznanego dofinansowania można
wykorzystać na realizację projektu np. na pokrycie różnic
kursowych, prowizji lub utrzymanie konta
PROGRAM LEONARDO
Aspekty finansowe
Wynagrodzenie
Księgowa, koordynator bądź inny pracownik instytucji zaangażowani
w projekt mogą otrzymać wynagrodzenie na podstawie np. Umowy
o pracę, dzieło, zlecenie czy na zasadzie tzw. ”nadgodzin”.
Podstawy prawne ustala Organ Prowadzący/ Dyrektor instytucji
Gadżety
NA nie narzuca żadnych limitów finansowych na wyprodukowanie
np. gadżetów, produktów końcowych. Należy jednak pamiętać o
zasadzie „ekonomiczności” w wydatkowaniu przyznanego grantu.
PROGRAM LEONARDO
Aspekty finansowe
Faktury zagraniczne
Faktura zagraniczna powinna być przetłumaczona na język polski. Nie
wymagane jest tłumaczenie przez tłumacza przysięgłego. Może to
zrobić pracownik, który odebrał fakturę wystawioną w języku obcym.
Nagrody w konkursach
Koszty nagród dla laureatów konkursów nie jest uprawniony w ramach
dofinansowania i powinien być pokryty z innych źródeł.
Sugerujemy jednak, aby "nagrodzić" wszystkich uczniów/słuchaczy
biorących udział w projekcie przekazując im wyprodukowane prze
siebie gadżety w ramach realizowanego projektu (np. długopisy,
notesy, smycze z logo Projektu Leonardo).
PROGRAM LEONARDO
Dokumentowanie projektu
W związku z realizowanym projektem powinien być
prowadzony w instytucji, w dowolnej formie
Dzienniku Projektu.
Zawiera
on
wszelkie
informacje
dotyczące
podejmowanych działań, oraz dokumenty takie jak:
zgody rodziców na udział uczniów w projekcie,
regulamin wyboru uczniów do udziału w projekcie,
regulaminy organizowanych konkursów dotyczących
projektu, protokoły ze spotkań z rodzicami, a także
imienne potwierdzenia wyjazdu zagranicznego itp.
PROGRAM LEONARDO
Dokumentowanie wyjazdów
•
Beneficjent powinien zachować w dokumentacji
projektu, dowody potwierdzające realizację
mobilności. Są to:
1.
Certyfikaty uczestnictwa wystawione przez partnera goszczącego.
Certyfikat uczestnictwa inaczej zaświadczenie o pobycie powinien
zawierać:
•
•
•
•
•
Imiona i nazwiska uczestników z polskiej instytucji,
Temat projektu oraz ewentualnie temat spotkania,
Okres trwania wizyty roboczej,
Miejsce spotkania,
Pieczątkę partnera goszczącego i podpis osoby reprezentującej
partnera goszczącego.
PROGRAM LEONARDO
Dokumentowanie wyjazdów
2. Dokumenty potwierdzające samą podróż. W zależności od środka
transportu zalecane jest zachowanie następujących dowodów:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Pociąg – bilety,
Samolot – karty pokładowe, ewentualnie bilety,
Samochód osobowy – prywatny – oświadczenie o wykorzystaniu
samochodu
prywatnego
Samochód osobowy – służbowy – oświadczenie o wykorzystaniu
samochodu
służbowego
Wynajęty autokar – faktura plus ewentualnie lista uczestników
Własny autokar – oświadczenie o wykorzystaniu własnego środka
transportu
oraz ewentualnie lista uczestników
Autobus rejsowy – bilety,
Prom – bilety,
Inny środek transportu – do uzgodnienia z pracownikiem NA.
PROGRAM LEONARDO
Dokumentowanie wyjazdów
Zalecane opisywanie dowodów źródłowych :
Prawidłowo opisany dokument powinien na odwrocie zawierać zapisy:
 krótki opis czego dotyczy dany wydatek
 nr umowy, źródło finansowania
 wskazanie kwoty, którą wydano ze środków programu Comenius w
ramach umowy nr
 zapis o sprawdzeniu pod względem merytorycznym, formalnym i
rachunkowym,
PROGRAM LEONARDO
Aspekty finansowe
W sprawach finansowych prosimy o kontakt z
Katarzyną Markowską
e-mail: [email protected]
Telefon: 224-631-146
lub z Katarzyną Kuklą
e-mail: [email protected]
Telefon: 224-631-141
PROGRAM LEONARDO
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji
Narodowa Agencja Programu „Uczenie się przez całe życie”
Dziękuję za uwagę