Organizacja pracy pielęgniarskiej

1
Organizacja pracy pielęgniarskiej
Planowanie i gospodarowanie czasem.
1. Łapanie złodziei czasu – eliminowanie zakłóceń, które przeszkadzają w realizacji planu;
zakłócenia, które sami powodujemy lub za które odpowiedzialne jest otoczenie.
Czynniki zakłócające:
 telefon – częste dzwonienie, zbyt długie rozmowy
 interesanci - ciągłe przyjmowanie ludzi z zewnątrz lub z firmy = brak czasu na
zrealizowanie własnej pracy
 posiedzenia – za długi czas trwania rozmów
 chroniczne odkładanie zadań na później – często dot. spraw trudnych lub takich,
które ciężko doprowadzić do końca
 priorytety – brak koncentracji na sprawach najważniejszych, załatwianie na raz
zbyt wielu spraw
 presja czasu – realizacja terminów pod presją czasu: nieprzewidziane sytuacja, za
wiele spraw na głowie
 papierkowa robota – bałagan na biurku, za dużo czasu przeznaczonego na czytanie
i korespondencję
 zlecanie – załatwianie spraw na własną rękę (które mógłby wykonać ktoś inny)
 odmawianie – trudno powiedzieć „nie” mimo tego, że jest dużo swoich
obowiązków do zrealizowania
 ustalanie celów – brak jasno ustalonych celów (osobistych i zawodowych), co
należy zrobić konkretnego dnia
 samodyscyplina – brak motywacji i zdyscyplinowania do realizacji zaplanowanych
przedsięwzięć
2. Zasada funkcjonowania i korzystania z terminarza.








terminarz zawiera katalog zadań na dany dzień/tydzień/miesiąc
należy zapisywać sprawy nie załatwione z poprzedniego dnia
telefony i korespondencja do załatwienia są w połączeniu z kontaktami
zapisywanie okresowo powtarzających się zajęć
plan dnia powinien zajmować max. 60% czasu
20% pozostawić na sprawy nieoczekiwane (złodziei czasu)
20% pozostawić na działania spontaniczne
ustalić priorytety
3. Zasada priorytetów - ustalenie priorytetów oznacza podejmowanie decyzji, jakimi
zadaniami należy się zająć w pierwszej kolejności, a jakie zadania są drugoplanowe i
mogą być załatwione później.
Zasada wyznaczania priorytetów powinna być stosowana świadomie, konsekwentnie i
systematycznie, wtedy można upewnić się, że osoba:
 pracuje tylko nad zadaniami ważnymi
 rozwiązuje problemy pilne,
2



koncentruje się na jednym zadaniu
zapewnia terminową realizację tego zadania,
monitoruje tzw. kontekst decyzyjny (atmosfera spokoju, likwidacja konfliktu,
satysfakcja itp.
4. Zarządzanie przez cele – u podstaw tej metody leży założenie, że do najcenniejszych i
najmniej wykorzystywanych zasobów przedsiębiorstwa, decydujących o jego wynikach
należy: motywacja, inicjatywa i aktywność załogi, a zwłaszcza kadry kierowniczej.
Filozofia ZPC skoncentrowana jest na wspólnym (tj. przełożeni i podwładni) określaniu i
negocjowaniu celów, wspólnym ustalaniu mierników pożądanych wyników końcowych
oraz na wspólnych okresowych przeglądach i ocenie uzyskanych rezultatów.
Koncepcję wysnuł Peter F.Drucker.
Zarządzanie przez cele zakłada, że:
 wszyscy ludzie włączeni w proces wspólnego ustalania celów będą później
prawdopodobnie silniej zaangażowani w ich realizację
 współuczestnictwo podnosi prawdopodobieństwo akceptacji celów, a cele
akceptowane mają większą szansę realizacji
 kierownicy wyższych szczebli nie narzucają celów przedsiębiorstwa kierownikom
niższych szczebli, lecz wspólnie ustalają a następnie negocjują i konkretyzują
zestaw celów koniecznych do osiągnięcia
 podwładni, którzy sami określają własne cele, albo uczestniczą w ich ustalaniu,
uzyskują lepsze wyniki od tych, którym cele te są narzucone.
5. Analiza ABC - zasada ta oparta jest na doświadczeniu, że procentowy udział zdań
ważnych i mniej ważnych w ogólnej liczbie zadań do wykonania jest zawsze taki sam.
( ABC – to ranga – znaczenie zadań)
 Zadania A – (65% ważności, 15% nakładu czasu) najważniejsze zadania; zadań
tych nie można zlecić, można ewentualnie wykonać w zespole.
 Zadania B – (20% ważności, 20% nakładu czasu) mniej ważne, można komuś
zlecić
 Zadania C – (15% ważności, 65% nakładu czasu) mają najmniejsze znaczenie na
danym stanowisku, jednak ich wykonanie zabiera dużo czasu (np. prace rutynowe,
czytanie, telefonowanie, korespondencja itp.)
6. Zasada Pareto (20/80) - 20% przyczyn decyduje o 80%
skutków, tzn. że skromniejszymi środkami i mniejszym
wysiłkiem (20%) można osiągnąć większe efekty (80%).
Zasadę odkrył Vilfred Pareto (1897 r.), ekonomista włoski;
w XIX wieku odkrył metodą statystyczną, że 20%
społeczeństwa posiada 80% majątku i odwrotnie 80%
społeczeństwa posiada resztę, czyli 20% dóbr.
Przykłady:
 20% produktów firmy daje jej 80% zysków
 20% klientów przynosi nam 80% wartości sprzedaży
 20% kryminalistów popełnia 80% przestępstw
3


20% kierowców powoduje 80% wypadków
20% ubrań nosimy przez 80% czasu
Zastosowanie reguły Pareto w zarządzaniu czasem:
 należy skoncentrować się na niewielu, ale za to ważnych życiowo sprawach
 zasada ułatwia organizację czasu: osiągamy maksymalne wyniki w minimalnym
czasie, przez co osiągamy maksymalne wyniki w minimalnym czasie
7. Zasada Eisenhowera - podzielenie zadań (które mamy wykonać) na 4 kategorie, poprzez
podzielenie kartki papieru na 4 części i wpisanie w nich odpowiednio stopniowanych
zadań.




A - Rzeczy ważne i pilne, wymagają natychmiastowego działania lub wykonania
w najbliższej przyszłości np. przysłowiowy cieknący kaloryfer, w tej kategorii nie
ma jak oszczędzić czasu.
B - Zadania ważne i mało pilne, zaliczamy tu działania istotne, ale takie które
możemy odłożyć na potem, przeważnie są to nasze osobiste "chęci", np. nauka
języka.
C - Rzeczy nieważne a pilne, zaliczymy tu czynności drugorzędne pod względem
ważności, które w pewnym momencie stały się rzeczami pilnymi. Ze względu na
swą pilność trzeba się nimi zająć kosztem działań ważnych, np. ostatni termin
mało ważnego spotkania.
D - Nieważne i mało pilne - rutynowe. Zaliczymy tu np. oglądanie telewizji,
słuchanie muzyki nie jest to rzecz ani ważna, ani pilna. Lecz ze względu na
charakter poświęcamy na te czynności swój czas.
wydajność
8. Krzywa aktywności – zegar biologiczny (skowronek i sowa)
3
6
9
12
15
18
21
24
pora dnia
4
5







SKOWRONEK
Wstaje wcześnie rano
Rozbudza się szybko
Wyspany
Największa aktywność w ciągu dnia
Fatalnie znoszą odstępstwa od
ustalonego rytmu
Spadek aktywności wieczorem
Kładzie się spać wcześnie
SOWA







Wstaje późno
Rozbudzanie zajmuje dużo czasu
Śpiąca, niewyspana (do 1200)
Największa aktywność popołudniu i
wieczorem i wczesna nocą
Szybko dochodzą do siebie po ciężkiej
pracy do późna
Spadek aktywności rano
Kładzie się spać późno w nocy
9. Złota godzina – czas w ciągu dnia, który powinien być przeznaczony na max.
koncentrację lub na max. odpoczynek.
10. Efekt piły – dochodzi do niego, gdy ktoś komuś stale przeszkadza w pracy: wtedy
człowiek oderwany od wykonywanego zadania nawet na krótko, potrzebuje dodatkowego
czasu na rozkręcenie się i ponowne wciągnięcie do pracy.
W ten sposób marnujemy do 28% naszego czasu.
Poziom wydajności
Moment oderwania
od wykonywanego
zadania
Czas pracy
11. Zasada ostrożności – 50% czasu, przeznaczonego na wykonanie zadania, powinno być w
rezerwie, w razie zajścia niespodziewanych zmian w planach.
12. Prawo Parkinsona - praca wypełnia cały czas przeznaczony na jej wykonanie, np. jeżeli
na wykonanie ofert przeznaczysz trzy godziny, to dokładnie tyle czasu ci to zajmie, a
jeżeli jednak zaplanujesz, ze zrobisz to w 1,5 godziny - to także na pewno dążysz.
Im mniej czasu przeznaczymy na kolejne zadania, tym szybciej będziemy musieli je
wykonać.
6
13. Prawa Murphy'ego - zbiór popularnych, często humorystycznych powiedzeń,
sprowadzających się do założenia, że rzeczy pójdą tak źle, jak to tylko możliwe
Ogólne prawa Murphy'ego (wybrane: dot. zarządzania czasem)














Jeżeli coś może się nie udać - nie uda się na pewno.
Nie uda się nawet wtedy, gdy jednak nie powinno się nie udać.
Wszystko wali się naraz.
Jeżeli myślisz, że idzie dobrze - na pewno nie wiesz wszystkiego.
Trudne problemy zostawione same sobie staną się jeszcze trudniejsze.
Jeżeli udoskonalasz coś dostatecznie długo - na pewno to zepsujesz.
To, czego szukasz, znajdziesz zawsze w ostatnim z przeszukiwanych miejsc.
Wniosek to punkt, w którym nie masz już siły dalej myśleć.
Złota zasada Murphy'ego: Zasady określa ten, kto ma złoto.
Prawo Wylera: Nie ma rzeczy niemożliwych dla kogoś, kto nie musi ich zrobić
sam.
Prawo Balaniego: Jak długo trwa minuta, zależy od tego, po której stronie drzwi
toalety się znajdujesz.
Prawo Liebermana: Aby oszacować czas potrzebny na wykonanie jakiegoś
zadania należy przewidywany czas pomnożyć razy dwa i przyjąć jednostkę o rząd
wyższą.
Prawo Greena: Wszystko jest możliwe pod warunkiem, że nie wiesz o czym
mówisz.
Zasada Tsara: Przy dziesięciu priorytetowych sprawach, któraś na pewno będzie
wykonana jako pierwsza.
14. Efekt halo - tendencja do automatycznego przypisywania cech osobowościowych na
podstawie pozytywnego lub negatywnego wrażenia; przypisanie jednej ważnej
pozytywnej lub negatywnej właściwości wpływa na skłonność do przypisywania innych,
niezaobserwowanych właściwości, które są zgodne ze znakiem emocjonalnym pierwszego
przypisanego atrybutu
 efekt aureoli – pozytywny, np. punktualność jest dla mnie ważną wartością.
Spotykam nową osobę i zauważam, że jest ona punktualna, więc będę skłonny
myśleć, że jest też inteligentna, przyjazna, uczciwa etc.
 szatański efekt halo – negatywny, np. spotykam osobę, którą oceniam jako
niekulturalną i agresywną. Będę skłonny myśleć o tym człowieku, że jest także np.
leniem i ma zaściankowe poglądy.