Przeczytaj cały opis wdrożenia ()
Transkrypt
Przeczytaj cały opis wdrożenia ()
Firma GEV zbliża się ku wizji biura bez papieru GEV Handel hurtowy Canon Polska Sp. z o.o. Ul. Mołdawska 9 02-127 Warsaw Poland Tel: +48 22 430 60 00 Fax: +48 22 430 60 11 www.canon.pl GEV - Studium przypadku Firma GEV zbliża się ku wizji biura bez papieru Wprowadzenie Mieszcząca się w Oberndorfie koło Salzburga firma GEV, specjalizująca się w częściach zamiennych do komercyjnych urządzeń gastronomicznych, dysponuje magazynem obejmującym stale ponad 50 000 części 450 producentów. Firma jest istotnym łącznikiem między dostawcami, firmami usługowymi i samymi kuchniami prowadzącymi komercyjną działalność gastronomiczną lub działającymi na terenie placówek socjalnych lub opieki zdrowotnej. Aby znaleźć właściwą część, klienci mogą skorzystać z drukowanych katalogów GEV lub sklepu internetowego, gdzie mają dostęp do ilustracji, rysunków i danych technicznych ułatwiających proces wyszukiwania. Firma stawia sobie za cel realizację 97% zamówień tego samego dnia i wysyła dziennie średnio 240 paczek z częściami, generując miesięcznie około 3500 faktur sprzedaży oraz dokumentów wysyłkowych i obsługując około 300 faktur przychodzących. Taki model działalności przyczyniał się do generowania ogromnych ilości dokumentów papierowych, a w wyniku stosowania ręcznego systemu zarządzania dokumentami personel tracił mnóstwo czasu na samo wyszukiwanie informacji. GEV zwrócił się do firmy Canon z prośbą o opracowanie dostosowanego rozwiązania podnoszącego efektywność i zwiększającego wydajność. Dzięki temu wizja biura bez papieru, będąca celem dyrektora zarządzającego, stała się rzeczywistością — w 2012 r. materiały na temat roku finansowego 2011 dostarczono doradcy finansowemu na jednej pamięci USB. W poszukiwaniu biura bez papieru Szeroka oferta produktów i dążenie do realizacji zamówień w tym samym dniu wiążą się z kilkoma wyzwaniami organizacyjnymi. „Obecnie da się uzyskać dostęp do wszystkich danych także w sposób zdalny, dzięki czemu mogę przeglądać dane księgowe firmy nawet wówczas, gdy przebywam poza biurem.” Ponieważ firma zatrudnia zaledwie siedem osób, jest niezwykle ważne, by personel mógł skupić się na podstawowej działalności i nie tracił cennego czasu na wyszukiwanie dokumentów. Dyrektor zarządzający Friedrich Staller stale monitoruje obieg dokumentów w zespole, dzięki czemu odkrył, że ręczne zarządzanie i przetwarzanie stawało się coraz bardziej żmudnym aspektem codziennej działalności, a pracownicy tracili nawet cztery godziny tygodniowo na samo wyszukiwanie informacji. Kiedy Staller obliczył, że stanowi to dziesięć procent czasu pracy zespołu, potrzeba zastosowania rozwiązania do elektronicznego przetwarzania zamówień i obsługi faktur stała się oczywista. W istocie Staller borykał się z tym problemem od dziesięciu lat i w tym czasie analizował różne rozwiązania w zakresie obiegu dokumentów. Mimo przetestowania kilku systemów okazało się, że w rzeczywistości żaden z nich nie spełnia specyficznych potrzeb firmy. Wspomina on: „Moim ostatecznym celem było biuro bez papieru, umożliwiające przetwarzanie i archiwizowanie wszystkiego metodą elektroniczną oraz zaprzestanie zbędnego drukowania wiadomości e-mail”. Dążenia te wynikały z potrzeby zwiększenia wydajności i efektywności, co zdaniem Stallera można było osiągnąć poprzez umożliwienie każdemu pracownikowi dostępu do niezbędnych informacji oraz ich pobierania zgodnie z realizowanymi zadaniami. Zniechęcony bezowocnym poszukiwaniem rozwiązania, Staller postanowił zawęzić kryteria. Z tego rodzaju podsumowania potrzebnych funkcji mogłoby z pewnością skorzystać wiele małych i średnich firm. „Chciałem niezawodnego rozwiązania, które byłoby łatwe w obsłudze i dawało się dostosować do naszych potrzeb. Na rynku dostępnych jest wiele starannie opracowanych produktów, ale w przypadku małych firm, takich jak moja, z zaledwie siedmioma pracownikami, niektóre rozwiązania do zarządzania dokumentami nigdy by się nie zwróciły”. Doskonałe dopasowanie Staller zwrócił się o pomoc do firmy Canon, która poleciła mu indywidualny system obiegu dokumentów, obejmujący udoskonaloną obsługę procesów biznesowych (m.in. przetwarzanie faktur) przy użyciu platformy do zarządzania dokumentami firmy Canon. Po analizie z zadowoleniem stwierdził, że charakteryzuje się ono skalowalnością i modułowością, co umożliwi bezproblemową integrację z istniejącym modelem biznesowym. W firmie GEV już wcześniej wdrożono system planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP), łączący wewnętrzne i zewnętrzne zarządzanie informacjami w całej organizacji i obejmujący administrowanie finansami, księgowością, produkcją, sprzedażą, obsługą oraz kontaktami z klientem. Oznaczało to, że wybrane rozwiązanie należy połączyć z systemem ERP — zdaniem Stallera udało się to osiągnąć bez problemów. Od czasu wdrożenia rozwiązania firmy Canon wszystkie dokumenty utworzone w systemie ERP są automatycznie wysyłane do elektronicznego archiwum, opatrzone etykietami umożliwiającymi łatwą identyfikację i pobieranie. Interwencja personelu jest zbędna, ponieważ odpowiednie skrypty są uruchamiane w tle, wyzwalane przez polecenie drukowania, a po utworzeniu dokumentu można go z łatwością wyszukać przy użyciu różnych kryteriów. W efekcie rozwiązanie zwiększa szybkość, z jaką pracownicy firmy GEV mogą uzyskać dostęp do właściwych dokumentów, a tym samym zapewnia oszczędności w zakresie wydajności i efektywności. Poprawiło się także bezpieczeństwo, ponieważ użytkownicy dokumentów mogą obecnie ustawiać prawa dostępu do folderów i dokumentów; ponadto nie ma potrzeby przechowywania duplikatów dokumentów, które są dostępne w jednym miejscu. Jak wyjaśnia Staller: „Bezproblemowa współpraca rozwiązania do zarządzania dokumentami firmy Canon i naszego istniejącego systemu ERP była dla nas kwestią podstawową. System ERP jest niezbędny w różnych aspektach naszej działalności, m.in. księgowości, a dzięki rozwiązaniu do zarządzania dokumentami udało się przezwyciężyć niektóre jego ograniczenia”. „Na przykład jeśli klient zapomniał dołączyć informację o przelewie bankowym, takie płatności były w przeszłości przesyłane na specjalne konto, a później musiałem je przeglądać ręcznie, co zabierało mnóstwo czasu. W systemie ERP nie dało się wyodrębnić wszystkich niezapłaconych faktur na określoną kwotę, ale od czasu wdrożenia rozwiązania do zarządzania dokumentami mogę wyszukać potrzebne dokumenty w kilka sekund. Kolejny przykład to przetwarzanie otwartych not kredytowych. Uzyskanie wykazu z ERP przyprawiało nas o ból głowy, a dziś zajmuje to niecałe 10 sekund. Poza tym obecnie da się uzyskać dostęp do wszystkich danych także w sposób zdalny, dzięki czemu mogę przeglądać dane księgowe firmy nawet wówczas, gdy przebywam poza biurem”. Po błyskawicznym szkoleniu Staller był w stanie konfigurować własne kategorie archiwizowania, a ponadto zaimportował do systemu zarządzania dokumentami historyczne dane firmy z poprzednich GEV - Studium przypadku siedmiu lat, mając pewność, że system jest w pełni zgodny z wszystkimi wymogami organów podatkowych. Rozwiązanie ułatwia personelowi firmy GEV także wyszukiwanie korespondencji e-mail związanej z dokumentami dzięki korzystaniu z reguł archiwizowania wszystkich dokumentów bezpośrednio w systemie zarządzania dokumentami, co także przyczynia się do oszczędności czasu. Rozwiązanie obejmuje funkcję skanowania i mechanizm optycznego rozpoznawania znaków (OCR), co umożliwia zapisywanie skanowanych dokumentów wysyłki i faktur gotówkowych jako plików z możliwością przeszukiwania, co zdaniem Stallera pomogło zoptymalizować procesy biznesowe. „Na skanerze mamy skonfigurowane dwa profile skanowania — dla dokumentów drukowanych jednostronnie i dokumentów drukowanych po obu stronach. To wszystko — resztą zajmuje się system, wykonujący pełne wyszukiwanie tekstowe w celu rozpoznania najważniejszych pól na fakturach i dowodach dostawy, a następnie opatrujący je etykietami i rejestrujący w odpowiedniej kategorii”. Faktury przychodzące także są skanowane lub importowane, a następnie rozwiązanie firmy Canon przechwytuje dane przy użyciu funkcji przetwarzania faktur. Od razu rozpoznaje ona nazwy dostawców i wprowadza do systemu kluczowe dane, które są następnie sprawdzane przy użyciu mechanizmu OCR i zestawu reguł rozwiązania oraz weryfikowane przez członka personelu. W rezultacie wszystkie faktury dostawców, w formie papierowej lub elektronicznej, mogą być automatycznie rejestrowane i przesyłane do systemu zarządzania dokumentami, a ręczna interwencja potrzebna jest tylko wówczas, gdy faktura nie jest zgodna z regułami rozwiązania. Oszczędzanie papieru to oszczędność czasu Jak twierdzi Staller, w ciągu zaledwie roku udało się zredukować czas potrzebny do wyszukiwania dokumentów do jedynie 2% wydajności zespołu, co stanowi redukcję o 80%. Twierdzi on: „Nastąpił ogromny wzrost wydajności, a zamówienia są księgowane w ciągu najwyżej dwóch dni roboczych”. Na podstawie tych wymiernych oszczędności czasu — odpowiadających jednemu pełnemu etatowi — Staller szacuje, że rozwiązanie zwróciło się w ciągu niecałych 12 miesięcy. O zaufaniu pokładanym w kompetencjach firmy Canon świadczy fakt, że zainwestował on w rozwiązanie łączące magazyn firmy GEV z systemem do zarządzania dokumentami w celu usprawnienia integracji obiegu dokumentów. Zdecydowane skrócenie czasu wyszukiwania przyczyniło się także do poprawy obsługi klientów, ponieważ otrzymują oni odpowiedzi na pytania w ciągu sekund, a nie godzin. Staller wymienia także inne nieoczekiwane oszczędności osiągnięte dzięki nowemu systemowi. „Wysyłamy 5000 paczek miesięcznie, co generuje stosy potwierdzeń nadania, które w przeszłości archiwizowaliśmy w formie papierowej, zapełniając w każdym miesiącu około 16 segregatorów. Zajmowały one mnóstwo miejsca, a obecnie ich nie potrzebujemy, dzięki czemu zbliżyliśmy się o kolejny krok do utopijnej wizji biura bez papieru”. „W systemie ERP nie dało się wyodrębnić wszystkich niezapłaconych faktur na określoną kwotę, ale od czasu wdrożenia rozwiązania do zarządzania dokumentami mogę wyszukać potrzebne dokumenty w kilka sekund.” „Nastąpił ogromny wzrost wydajności, a zamówienia są księgowane w ciągu najwyżej dwóch dni roboczych. Zbliżyliśmy się o kolejny krok do utopijnej wizji biura bez papieru ” F riedrich Staller Managing Director GEV Canon Europe Ltd Canon Polska Sp. z o.o. 3 The Square Stockley Park Uxbridge Middlesex United Kingdom UB11 1ET Tel: +44 208 588 8000 Fax: +44 208 588 8001 www.canon.pl www.canon-europe.com