Pomoc do programu 4Rest

Transkrypt

Pomoc do programu
© 2004-2007 MERCO-ELCOMP, www.merco.pl
Pomoc do programu
All rights reserved. No parts of this work may be reproduced in any form or by any means - graphic, electronic, or
mechanical, including photocopying, recording, taping, or information storage and retrieval systems - without the
written permission of the publisher.
Products that are referred to in this document may be either trademarks and/or registered trademarks of the
respective owners. The publisher and the author make no claim to these trademarks.
While every precaution has been taken in the preparation of this document, the publisher and the author assume no
responsibility for errors or omissions, or for damages resulting from the use of information contained in this
document or from the use of programs and source code that may accompany it. In no event shall the publisher and
the author be liable for any loss of profit or any other commercial damage caused or alleged to have been caused
directly or indirectly by this document.
Printed: marzec 2008 in (whereever you are located)
Contents
I
Spis treści
0
Część I Instalacja systemu
2
Część II Konfiguracja systemu
4
1 Parametry...................................................................................................................................
systemu
4
2 Definicje ................................................................................................................................... 6
Część III Towary, receptury, produkty
10
1 Surowce................................................................................................................................... 10
Definiowanie grup i..........................................................................................................................................................
kartotek surowców.
10
Surowce - opcje zaawansowane
.......................................................................................................................................................... 10
2 Receptury
................................................................................................................................... 11
Nowa receptura
.......................................................................................................................................................... 11
Przeglądanie i modyfikacja
..........................................................................................................................................................
receptur
11
Receptury - opcje zaawansowane
.......................................................................................................................................................... 12
3 Produkty................................................................................................................................... 12
Definiowanie produktów
..........................................................................................................................................................
- karta menu
12
Część IV Magazyny
16
1 Struktura...................................................................................................................................
magazynów
16
2 Rodzaje ...................................................................................................................................
operacji magazynowych
16
3 Przyjęcie...................................................................................................................................
towarów na magazyn
16
4 Rozchody
...................................................................................................................................
magazynowe
17
Część V Rachunki kelnerskie
20
1 Przeglądanie
...................................................................................................................................
rachunków
20
2 Rozliczenia
...................................................................................................................................
kelnerskie
20
3 Zestawienia
...................................................................................................................................
sprzedaży
21
Index
0
I
Część
I
2
1
Pomoc do programu
Instalacja systemu
1. Uruchom dostarczony program instalacyjny "4RestSetup.exe"
2. Zainstaluj system w wybranym folderze – np. „C:\4Rest”
3. Po uruchomieniu programu (użytkownik „ADMIN”, hasło „A”), wybierz „System”->
„Parametry programu”. Uzupełnij pola w zakładce „Dane podstawowe”.
4. Dostarczony plik z licencją (forrest.lnc) skopiuj na dysk (najlepiej do folderu gdzie
zainstalowany jest system „C:\4Rest\Data”).
UWAGA! Licencja porównuje dane z pola „Nazwa” w „Parametrach programu” z
danymi przesłanymi w celu wygenerowania licencji. Nazwy te muszą być identyczne.
5. W programie wybierz „Pomoc”-> „Wgraj licencję” i wskaż skopiowany wcześniej
plik "forrest.lnc"
6. Zamknij program i uruchom ponownie – licencja jest zainstalowana.
7. Pozostałe informacje dotyczące konfiguracji znajdziesz w rozdziale Konfiguracja
systemu .
Część
II
4
Pomoc do programu
2
Konfiguracja systemu
2.1
Parametry systemu
System -> Parametry programu
Dane podstawowe
W zakładce tej wpisz dane firmy - własciciela systemu. Dane te będą drukowały się na wystawianych
dokumentach sprzedaży w polu "Sprzedawca"
Uwzględniaj godziny otwarcia - po zaznaczeniu tej opcji i wpisaniu godzin otwarcia lokalu,
wszystkie raporty dot. sprzedaży kelnerskiej, rozliczenia zmiany, itp będą tworzone w podanym
zakresie godzin z uwzględnieniem pracy lokalu po północy, np. od 10.00 do 04.00 dnia następnego.
Dokumenty sprzedaży - określa w jaki sposób ma się zachować system podczs wystawiania
dokumentów sprzedaży.
Obsługa magazynów:
Zapis operacji do faktury - czy operacja magazynowa ma być tworzona automatycznie (
automatycznie), system na zapytać o jej utworzenie (zapytaj), czy w ogóle nie ma tworzyć operacji
magazynowej (nigdy)
Drukuj automatycznie przy fakturze - zaznaczenie tej opcji spowoduje że każdorazowo system
wydrukuje operację magazynową
Ilość kopii przy wydruku - ile egzemplarzy operacji magazynowej ma wydrukować system
automatycznie
Typ operacji przy fakturze - jaka operacja magazynowa ma być tworzona przy zapisywaniu
dokumentu sprzedaży
Zapis rachunku jeżeli brak na magazynie - czy system ma pozwolić na zamknięcie rachunku
kelnerskiego w przypadku braku na magazynie któregokolwiek surowca wynikającego z receptur
użytych w produktach na rachunku. Jeżeli opcja ta zostanie pusta, system będzie ostrzegał kelnera o
brakach na magazynie i nie pozwoli zamknąć rachunku,
Zezwalaj na ujemne stany magazynowe - czy system ma dopuszczać stany ujemne,
Wyłącz obsługę magazynową (tylko POS) Pokaż informację o brakach przy starcie Zaokrąglenia do ... miejsc po przecinku Pokaż koszt receptury w/g przyjęć Proponuj zawartość z ostatniego przyjęcia Okna: - określa wygląd okien programu
Inne opcje:
Nie pytaj o ilość na terminalu POS. Ustaw domyślnie 1 - system w trybie pracy kelnerskiej przy
wybieraniu produktu na rachunek nie będzie pytał o ilość - zawsze wprowadzi "1"
Ustaw ilość na 1 po zmianie grupy produktów - jeżeli kelner przy wyborze produktów wpisze ilość
inną niż "1", system po zmiania grupy produktów przydzieli automatycznie ilość "1" dla nowo
wybieranych produktów
Ustaw ilość na 1 po wybraniu produktu - po wybraniu każdego produktu system ustawi ilość "1"
dla następnego wybieranego produktu
Nadaj automatycznie nazwę dla nowego rachunku - system nie będzie pytrał o nazwę nowego
rachunku - wprowadzi nazwę autoamtycznie - opcja ta stosowana jest przy pracy restauracji bez
obsługi kelnerów - samoobsługa
5
Łaczenie pozycji w/g VAT na fakturze - po wybraniu tej opcji system przy wystawianiu faktury
automatycznie połączy produkty z rachunku kelnerskiego według stawek VAT,
Nie drukuj bonów kelnerskich - po wybraniu tej opcji system nie będzie drukował bonów
kelnerskich - opcja stosowana , gdy nie ma zainstalowanej drukarki kuchennej (bonowej) - powoduje
przyspieszenie pracy systemu
Pokaż sprzedaż w rozbiciu na stawki VAT w zestawieniu sprzedaży Automatycznie zmień obsługujacego po wyborze rachunku - po wybraniu tej opcji system będzie
przyporządkowywał obsługującego do wybranego przez niego rachunku kelnerskiego
Wymagaj zamknięcia rchunków przed rozliczeniem kelnerskim - po wybraniu tej opcji system
będzie wymagał zamknięcia wszystkich rachunków kelnerskich przed rozliczeniem kelnerów na
koniec zmiany,
Blokuj rachunek po "rachunku wstępnym" - system blokuje rachunek po wydrukowaniu rachunku
kelnerskiego
Wydruk produktów przy rozliczeniu kelnera - po wybraniu tej opcji system będzie drukował listę
sprzedanych produktów przy wydruku rozliczenia kelnerskiego,
Nazwa rachunku jako licznik, zmiana po ... rachunkach - opcja stosowana np. dla pizzerii system samodzielnie będzie numerował rachunki w wybranym zakresie, po czym nastąpi
numerowanie od "0"
Blokada rachunku po ... min - blokowanie rachunku po upływie wpisanego czasu od ostatniej
operacji na rachunku
Forma płatności rachunków wewn. - jaka ma być stosowana forma płatności przy zamykaniu
rachunku jako "rachunek wewnętrzny"
Domyślna ilość porcji do receptury - jaka ma być domyślna ilość porcji przy definiowaniu nowych
receptur
Wylogowanie z terminala POS po ... sek - po jakim czasie od ostatniej operacji system ma przejść
do ekranu logowania w trybie POS
Czas oczekiwania na kartę rabatową ... milisekund - ile milisekund system ma oczekiwać na
wprowadzenie danych z karty rabatowej
Opis 1 (2) dodatkowego pola w klientach - opis dodatkowych pól w bazie klientów
Baza danych:
Baza danych - lokalizacja bazy danych
Katalog kopii - lokalizacja kopii bezpieczeństwa bazy danych
Wspólne dane - lokalizacja wspólnych danych dla programu (grafiki itp)
Szyfruj kopię zapasową - określan czy kopia bezpieczeństwa ma być szyfrowana
Drukarki bonowe:
Magazyn - Drukarka bonów - powiązanie magazynu z drukarką kuchenną
Automatyczny wydruk bonu przy wyjściu z rachunku - czy system ma automatycznie drukować
bon zamówienia po wyjściu z rachunku,
Wydruk bonu w formie graficznej - przy zaznaczeniu tej opcji system będzie drukował bony
zamówieniowe w formie graficznej,
Przyciski POS:
Stanowisko POS:
Współpraca z szufladą - zaznaczone przy współpracy z szufladą na pieniądze,
Wyłącz przycisk "Raport dobowy z drukarki fiskalnej" - wyłacza przycisk "Raport dobowy" z
ekranu kelnerskiego POS
Automatyczna nazwa rachunku na tym stanowisku - czy system ma nadawać automatycznie
nazwę dla nowego rachunku na wybranym stanowisku (komputerze)
Drukuj bon dopiero po zamknięciu rachunku - po zaznaczeniu tej opcji system wydrukuje bon
6
Pomoc do programu
zamówieniowy dopiero przy zamykaniu rachunku - stosowane przy samoobsłudze,
Wyświetl okno reszty przy zamykaniu rachunku - po zaznaczeniu tej opcji system wyświetli okno
z resztą do wydania przez kelnera - stosowane przy samoobsłudze,
Zamknij program po wyjściu z trybu POS - czy system ma być automatycznie zamykany przy
wyjściu z trybu POS, czy ma zapytać o przejście do części biurowej
Dodaj znaczniki zestawu przy kompozycjach - przy używaniu kompozycji system na początku i na
końcu zestawu wydrukuje tekst "początek zestawu" i "koniec zestawu"
Server HTTP: - ustawienia przy współpracy z palmtopami
Karty klubowe: - ustawienia dla opcji wykorzystujących karty klubowe
2.2
Definicje
Surowce magazynowe - Zobacz rozdział Definiowanie grup i kartotek surowców.
Receptury - Zobacz rozdział Receptury
Sprawdż receptury - Wybierz tą opcję w celu powtórnego zaktualizowania receptur (np. po
wprowadzeniu zmian w recepturach)
Grupy produktów - Zobacz rozdział Produkty
Punkty sprzedaży - System 4Rest może obsłużyć dowolną ilość punktów sprzedaży. Aby
zdefiniować nowy punkt sprzedaży kliknij ikonę "Dodaj" i wprowadź:
Nazwa - nazwa punktu sprzedaży
Magazyn podstawowy - wybierz magazyn podstawowoy dla danego punktu sprzedaży
Magazyn zapasowy - wybierz magazyn zapasowy dla punku sprzedaży. Jeżeli system dla
sprzedawanego produktu nie znajdzie towarów na magazynie podstawowym, będzie
próbował rozliczyć ten towar z magazynu zapasowego.
Poziom cen - wybierz poziom cen obowiązujący dla danego punktu sprzedaży
Seria dokumentów - wybierz serię numeracyjną dokumentów sprzedaży obowiązującą dla
danego punktu sprzedaży
Klienci/Dostawcy - Wybierając tą opcję masz dostęp do listy wszystkich klientów i dostawców. Aby z
tego miejsca wprowadzić nowego klienta kliknij w ikonę "Nowy" i wprowadź jego dane.
Jeżeli jest on również dostawcą i ma być widoczny na liści dostawców, podczas
wprowadzania jego danych zaznacz opcję "Jest również dostawcą".
Formy płatności - Podczas instalacji automatycznie definiowane są najczęściej używane formy
płatności. Aby dodać nową formę płatności kliknij w ikonę "Dodaj" i wprowadź wymagane
informacje ("Kod", "Opis" i ewentualnie przy płatnosciach odroczonych "Termin zapłaty").
W celu usunięcia zbędnej formy płatności wskaż ją myszą i kliknij "Usuń".
Kierunki rozchodu wewnętrznego - W oknie tym określisz kierunki rozchodu wewnętrznego - np.
reprezentacja, właściciel, pracownicze, wykorzystywane w celu zamknięcia rachunku
kelnerskiego z utworzeniem rozchodu magazynowego a bez rejestracji sprzedaży. Dla
każdego kierunku rozchodu wewnętrznego możesz zdefiniwać użytkowników, którzy będą
mieli uprawnienia do zamykania rachunku na wybrany kierunek rozchodu. W tym celu kliknij
prawym klawiszem myszy na wybranym kierunku rozchodu i wybierz opcję "Uprawnienia" przydziel wybranych użytkowników.
Typy kart rabatowych - W tym oknie możesz zdefiniować rodzaje używanych kart rabatowych i
przydzielić im odpowiednie rabaty. Aby karta rabatowała stała się aktywna w oknie "Klienci"
zdefiniuij nowego użytkownika i przydziel mu kartę rabatową określonego typu i wpisz numer
tej karty.
Poziomy cen - Każdy produkt może być sprzedawany w różnych cenach zależnych od wybranego
poziomu cen.
W oknie tym możesz definiować nowe poziomy cen.
W tym celu wybierz "Dodaj" i podaj:
7
"Nazwę" - nazwa poziomu cen
"Godzinowy" - czy ma obowiązywać w wybranych godzinach
"Poza" - jaki cennik ma obowiązywać poza wybranymi godzinami,
"Obowiązuje w następujace dni" - w jakie dni tygodnia obowiązuje dany cennik
Serie dokumentów - Standardowo podczas instalacji definiowana jest automatycznie seria "VAT".
W tej serii tworzone będą wszystkie dokumenty sprzedaży, podzielone na typy "FVS" Faktura VAT Sprzedaży, PAS - Paragon, KFVS - Korekta Faktury, KPAS - Korekta
paragonu.
Jeżeli jednak chcesz numerować niektóre dokumenty sprzedaży w innej serii, możesz ją
zdefiniować wybierając "Dodaj". Podaj Kod serii, Opis i początkowe numery dokumentów od
których ma się zacząć numeracja w danej serii.
Jeżeli nowo zdefiniowana seria ma być serią domyślną dla całego systemu, wybierz "System
"->"Parametry programu" -> "Dokumenty sprzedaży" i w polu "Domyślna seria
dokumentów" wybierz właściwą serię.
Jednostki miary - W zakładce tej możesz definiować używane w twojej firmie jednostki miary.
Operacje magazynowe - Patrz rozdział "Rodzaje operacji magazynowych"
Przeliczniki jednostek miary - System 4Rest przy przyjęciach surowców na magazyn wykorzystuje
przeliczniki jednostek miar ( np. kg->g, l->ml). Można jednak zdefiniować własne przeliczniki
(np. szt->g). wtym celu kliknij ikonę "Dodaj" i wpisz np. 1 szt = 250 g
Stawki VAT - Podczas instalacji systemu automatycznie konfigurowane są obowiązujące stawki VAT.
W oknie "Stawki VAT" możesz dodać, usunąć lub zmodyfikować już istniejącą stawkę VAT.
Stawki odsetek - W przypadku wykorzystywania systemu 4Rest do celów rozliczeń z kontrahentami
w oknie "Stawki odestek" możesz ustalić wysokość odsetek, które system będzie
automatycznie naliczał dla przeterminowanych płatności
Część
III
10
Pomoc do programu
3
Towary, receptury, produkty
3.1
Surowce
3.1.1
Definiowanie grup i kartotek surowców.
W celu zdefiniowania towarów
(surowców) należy w pierwszej kolejności utworzyć grupy
surowców, dzięki którym łatwiej będzie w późniejszej pracy odnaleźć odpowiednią pozycję.
Program umożliwia zdefiniowanie dowolnej struktury grup i podgrup.
Oknko towarów podzielone jest na dwie części, prawa część zawiera grupy towarów, w lewej częsci
wyświetlone są towary należące do wskazanej grupy
Aby utworzyć nową grupę kliknij w ikonę
, wybierz czy dodajesz grupę główną czy podgrupę
do wskazanej wcześniej i wpisz nazwę grupy.
Aby dodać nowy towar kliknij ikone Dodaj w oknie towarów. Poszczególne pola oznaczają:
Nazwa - Nazwa towaru
Grupa - Grupa do której należy
JM magazynowa - Jednostka miary
JM recepturowa - Jednostka miary wykorzystwana w recepturach
St. VAT - Stawka VAT obowiązująca przy zakupie towaru
Stały magazyn - jeżeli towar bedzie występował najczęściej w jednym z magazynów, należy
zaznaczyć tą opcję i wybrać odpowiedni magazyn. Zaznaczenie tej opcji ułatwia wprowadzanie
dokumentów zakupowych (towar trafia zawsze na dany magazyn, niezależnie od magazynu
przypisanego do dokumentu zakupowego) i rozchodowanie towaru.
Stan minimalny - poziom przy którym system na ostrzegać o przekroczeniu stanu minimalnego
danego towaru na magazynie
Poziom ostrzegawczy - poziom przy którym system na ostrzegać o przekroczeniu poziomu
ostrzegawczego
Alkohol - zaznacz jeżeli dany towar jest alkoholem. Na podstawie tego pola tworzone są raporty
dotyczące opłat koncesyjnych.
Półprodukt w/g receptury - zaznacz tą opcję jeżeli dana pozycja jest półproduktem i wybierz
recepturę która ma być przyporządkowana do danej pozycji
3.1.2
Surowce - opcje zaawansowane
Dodatkowe polecenia:
- Obroty - otwiera okno przedstawiające historię obrotu danym surowcem
- Receptury - pokazuje receptury w których wykorzystano wybrany surowiec i produkty w których
jest on wykorzystany bezpośrednio (bez receptury), z podaniem ilości dla każdej receptury. Z pozycji
tej można również przejść do edycji receptury lub produktu, klikając w ikonę
- Produkty - pokazuje w jakich produktach jest wykorzystany dany surowiec bezpośrednio lub jako
składnik receptury,
- Ceny - pokazuje historię cen zakupu danego surowca (średnią cenę magazynową w danej chwili i
trzy ostatnie ceny zakupu),
- Excel - zapisuje zawartość okna jako plik w formacie MS Excel,
11
Szybka receptura
Z okna surowców można w szybki sposób utworzyć receptury z wybranym składnikiem jako jedynym
lub głównym. W tym celu kliknij prawym klawiszem myszy na wybranym surowcu w oknie surowców,
wybierz "Szybka receptura" i podaj ilość wybranego składnika w docelowej recepturze.
Automatycznie zostanie utworzona receptura o nazwie składającej się z nazwy składnika, wybranej
ilości i skrótu "rec.".
Receptury takie stosuje się najczęściej w przypadku wykorzystywania jednego składnika, np. dla
receptur na alkohol (porcje np. 40 ml).
3.2
Receptury
3.2.1
Nowa receptura
W celu utworzenia nowej receptury, w oknie receptur kliknij przycisk "Nowa" i podaj nazwę tworzonej
receptury.
W pozycji "Na ile porcji" wpisz ilość porcji dla której będzie definiowana receptura (Ilość porcji może
być zmieniana podczas definiowania receptury, np. podczas definiowania receptury na kotlet
schabowy, wybieramy Ilość porcji 1, dodajemy 150 g. schabu, zmieniamy ilość porcji na np. 15 i
dodajemy np. 250 ml. oleju do smażenia. Niezależnie od sposobu definiowania receptury, 4Rest
zapamiętuje zawsze ilości przeliczone do 1 porcji).
W celu dodania surowca do receptury, wybierz go z listy surowców (przeciągniju myszką lub kliknij
Enter na wybranej pozycji) i podaj ilość która ma być wykorzystana w recepturze dla podanej ilości
porcji.
Oprócz surowców receptura może zawierać również podrecepturę. W takim przypadku zamiast
surowca, wybierz recepturę z listy receptur (zakładka "Receptury" obok "Surowców" w oknie
"Receptury").
Jeżeli podczas definiowania receptury okazało się że nie zdefiniowano wcześniej potrzebnego
surowca, kliknij na "Lista towarów"
. System wyświetli okno surowców gdzie
możesz zdefiniować kartotekę nowego surowca.
Utworzone receptury zapisują się automatycznie, w celu stworzenia kolejnej, kliknij przycisk "Nowa".
Po zakończeniu definiowania receptur zamknij okno receptur i kliknij "Tak" w odpowiedzi na pytanie
"czy zaktualizować teraz receptury?"
3.2.2
Przeglądanie i modyfikacja receptur
W oknie "Receptury" kliknij na strzałkę w pozycji "Receptura dla"
.
Wskazując odpowiednią pozycję wyświetli się skład wybranej receptury.
Jeżeli chcesz modyfikować recepturę, kliknij na wybranej pozycji.
Możesz:
- dodawać nowe pozycje do receptury,
- usuwać już istniejące (kliknij prawym klawiszem myszy na wybranym skałdniku receptury i wybierz
"Usuń")
- modyfikować ilość składnika w recepturze (kliknij na ilości wybranego skałdnika i wpisz nową
wartość)
Receptury zapisują się automatycznie, nie zapomnij jednak przy zamykaniu okna zaktualizować
receptury.
Pozostałe opcje:
- Uwagi - pozwala na dopisanie do recep[tury dowolnego opisu
12
Pomoc do programu
- Drukuj - drukuje wybraną recepturę,
- Excel - zapisuje wybraną recepturę jako plik w formacie MS Excel,
- Produkt - umożliwia przypisanie receptury do istniejącego (zdefiniowanego wcześniej) produktu,
- Receptury - umożliwia sprawdzenie w jakich recepturach lub produktach wykorzystana jest
wskazana receptura,
- Ceny - umożliwia sprawdzenie cen produktów z wybraną recepturą.
3.2.3
Receptury - opcje zaawansowane
"Szybka receptura"
Receptury takie stosuje się najczęściej w przypadku wykorzystywania jednego składnika, np. dla
receptur na alkohol (porcje np. 40 ml).
Z okna Surowce można w szybki sposób utworzyć receptury z wybranym składnikiem jako jedynym
lub głównym. W tym celu wskaż (kliknij myszą) wybraną pozycję, kliknij "Szybka receptura" i podaj
ilość wybranego składnika w docelowej recepturze.
Automatycznie zostanie utworzona receptura o nazwie składającej się z nazwy składnika, wybranej
ilości i skrótu "rec."
Koszty receptur
System umożliwia kontrolowanie kosztów receptury. Aby zobaczyć koszt recptury, wybierz daną
recepturę i zaznacz opcję
. System może wyświetlić koszt liczony według
bieżącego kosztu magazynowego lub według ostatnich cen zakupu.
Przyporządkowanie receptury do produktu
Jeżeli masz już gotowe receptury możesz bardzo szybko przyporządkować je do wybranych
produktów. W tym celu otwórz okno "Produkty", kliknij na wybraną grupę produktów, a następnie
kliknij ikonę "Powiązania". Wyświetlone zostanie okienko z listą receptur. Teraz wystarczyże
przeniesiesz myszą wybraną recepturę na wybrany produkt. System zapyta czy powiązać produkt z
recepturą - kliknij Tak.
3.3
Produkty
3.3.1
Definiowanie produktów - karta menu
W oknie Produkty możesz zdefiniować produkty, które będą dostępne do sprzedaży dla kelnerów.
W pierwszej kolejności musisz zdefiniować grupy produktów (najczęściej takie same jak występują w
karcie menu), łącznie z pogrupami, jeżeli to konieczne.
Następnie d w każdej grupie definiujesz poszczególne produkty - kliknij ikonę "Dodaj".
Dla nowo definiowanego produktu możesz podać:
DANE PODSTAWOWE:
Nazwa - Nazwa produktu (ta nazwa pokaże się na ekranie kelnerskim i będzie wydrukowana na
drukarkachkuchennych i paragonie fiskalnym)
Grupa - Grupa do której należy
JM - Jednostka miary
St. VAT - Stawka VAT obowiązująca przy sprzedaży produktu
PKWiU - symbol w/g klasyfikacji PKWiU dla produktów sprzedawanych w stawce VAT inej niż
podstawowa
Drukuj na bonie - na której drukarce kuchennej (bonowej) na wydrukować się dany produkt po
wybraniu go przez kelnera
Sposób rozchodu magazynowego - Określa w jaki sposób dany produkt ma być rozchodowany
magazynowo:
Brak (usługa) - produkt nie jest rozchodowany magazynowo,
13
Bezpośrednio z towaru - w przypadku gdy sprzedajemy produkty bez pośrednictwa
receptur (np. puszka Coca-coli, butelka piwa, itp)
Z receptury - wybierz według jakiej receptury ma być rozchodowany dany produkt
przy sprzedaży. Jeżeli nie masz jeszcze zdefiniowanej receptury, kliknij na ikonę
. System wyświetli okno definiowania receptury z utworzoną pustą recepturą o
nazwie takiej samej jak nazwa produtku.
Ceny - podaj ceny brutto (sprzedaży) dla każdego punktu sprzedaży
Punkty sprzedaży i magazyny - określ w jakim punkcie sprzaedaży wysteęuje dany produkt i z
jakim magazynem ma być związany
POZOSTAŁE OPCJE:
Pozycja fakturowana - pole domyślnie jest zaznaczone. Jeżeli jednak nie chcesz żeby dana pozycja
byla fakturowana a jednocześnie była rozliczana magazynowo, pozozstaw to pole puste. Taki
przypadek ma miejsce np. przy sprzedaży kawy na wynos, kawa jest fakturowana, a kubek
jednorazowy nie z jednoczesnym rozliczaniem magazynowym kubków. Kelner bonuje kawę i kubek,
lecz na dokumentach sprzedaży pojawi się jedynie kawa.
Zmień kolor na terminalu na - jeżeli chcesz zmienić kolor przycisku danego produktu na ekranie
kelnerskim, zaznacz tą opcję i wybierz kolor
Grafika - wybierz plik z grafiką która będzie wyświetlona na przycisku produktu na ekranie
kelnerskim. Pamiętaj o wcześniejszym dostosowaniu rozmiaru grafiki do rozmiaru przycisku na
POS-ie.
Atrybuty - jeżeli dla danego produktu mają się wyświetlać atrybuty np. dla steku "krwisty", "średnio
wysmażony" wpisz te atrybuty w tym polu
Alkohol - zaznacz jeżeli dany produkt zawiera alkohol. Na podstawie tego pola tworzone są raporty
dotyczące opłat koncesyjnych.
Nie udzielaj rabatu - zaznacz to pole jeżeli dany produkt nie ma podlegać rabatowaniu.
Część
IV
16
Pomoc do programu
4
Magazyny
4.1
Struktura magazynów
Podczas instalacji systemu 4Rest automatycznie definiowane są dwa magazyny "BAR" i "KUCHNIA".
Strukturę magazynów można dowolnie modyfikować wybierając z menu głównego "Magazyn" ->
"Stan magazynowy i magazyny". Kliknij w ikonę "Dodaj" i wybierz "Dodaj główny" lub "Dodaj
podmagazyn".
Ilość magazynów oraz stopień wzajemnego "zagnieżdżenia" jest dowolny. W systemie 4Rest możesz
wprowadzić np. magazyny związane z wyposażeniem lokalu (sztućce, naczynia, itp)
Pamiętaj, że po dodaniu nowego magazynu musisz wprowadzić uprawnienia do nowych magazynów
dla poszczególnych grup użytkowników (Menu "System" -> "Grupy użytkowników" -> "Edytuj")
4.2
Rodzaje operacji magazynowych
Podczas instalacji systemu 4Rest automatycznie definiowane jest kilka najczęściej stosowanych
typów operacji magazynowych:
- PZ "Przyjęcie z zewnątrz",
- WZ "Wydanie zewnętrzne",
- RW "Rozchód wewnętrzny",
- ZT "Zwrot towaru",
- MM "Przesunięcie międzymagazynowe").
W przypadku konieczności zdefiniowania nowego typu operacji magazynowej, wybierz z menu
głównego "Definicje" -> "Pozostałe" -> "Operacje magazynowe" -> "Dodaj".
Więcej na temat definiowania rodzajów operacji magazynowych znajdziesz w rozdziale "Konfiguracja
systemu".
4.3
Przyjęcie towarów na magazyn
W celu przyjęcia towaru na magazyn (wprowadzenie faktury zakupowej) kliknij w ikonę "Magazyn" > "Nowa" -> "Operacja magazynowa". Wybierz typ operacji "PZ" (przyjęcie z zewnątrz) i magazyn
na który mają trafić wprowadzane towary (jeżeli podczas definiowania kartotek surowców wybrano
opcję "Stały magazyn", dany towar trafi na magazyn wybrany podczas definiowania towaru, w
każdym innym przypadku towar trafi na magazyn wybrany jako główny dla dokumentu PZ). Podczas
wprowadzania dokumentu PZ możesz również wprowadzić dostawcę oraz pozostałe dane dotyczące
faktury zakupowej (numer dokumentu/faktury, datę wystawienia, sposób płatnosci i datę płatności).
W celu wybrania pozycji do przyjęcia wybierz ją z "listy towarów magazynowych" (z lewej strony
okna) - klinij dwukrotnie na wybranej pozycji lub przenieś ją myszą do okna dokumentu PZ.
Wprowadż "Ilość" i "Cenę netto" zakupu.
W przypadku zakupu towarów w opakowaniach zawierających inną ilość niż jedna jednostka, w polu
"Zawartość" wpisz zawartoś opakowania, np. przy zakupie 1 kegi piwa o zawartości 50 litrów, w
polu "Zawartość" wpisz 50, przy zakupie majonezu w słoikach 0,34 kg, wpisz w polu "Zawartość"
0,34. Jeżeli kupujesz towary w opakowaniach zbiorczych, np. 2 zgrzewki (w cenie 56 zł za całą
zgrzewkę) puszek kukurydzy konserwowej o zawartości 12 puszek po 0,25 kg w każdej, , wprowadź w
polu "Ilość" 1, w polu "Cena" 56, a polu "Zawartość" formułę "12*0,25" (12 puszek, 0,25 każda).
Podczas wprowadzania poszczególnych pozycji możesz dodatkowo sprawdzić:
- Historię obrotu poszczególnych towarów. W tym celu wskaż daną pozycję i kliknij w ikonę "Historia
obrotu",
- Poprzednie ceny zakupu. W tym celu wskaż daną pozycję i kliknij w ikonę "Historia cen".
Magazyny
4.4
17
Rozchody magazynowe
Rozchód z magazynu może być wykonywany:
- automatycznie w przypadku zamykania rachunku kelnerskiego (dokumentem WZ),
- ręcznie przez użytkownika z opcji "Magazyn" -> "Nowa" -> "Operacja magazynowa"
Przykładowo przy wprowadzaniu rozchodu wewnętrznego, wybierz "Magazyn" -> "Nowa" ->
"Operacja magazynowa" -> "RW". Wybierz magazyn z którego ma nastąpić rozchód towaru w
polu "Mag. źródłowy".
W celu wprowadzenia do dokumentu rozchodowanych towarów, kliknij dwukrotnie myszą na wybranej
pozycji (po lewej stronie okna) lub przeciągnij myszą wybraną pozycję do okna dokumentu. W polu
"Ilość" wprowadź ilość rozchodowanego towaru.
Część
V
20
Pomoc do programu
5
Rachunki kelnerskie
5.1
Przeglądanie rachunków
System 4Rest pozwala na przeglądanie z biura rachunków kelnerskich zarówno tych, które sa otwarte
w danym momencie jak i tych które zostały już zamknięte. Umożliwia to kontrolę tego co wykonują
kelnerzy. Aby przeglądać rachunki należy wybrać z menu głównego opcję "Sprzedaż"->"Rachunki z
terminali POS" lub kliknąć ikonę "Rachunki" na pasku narzędzi.
Po otwarciu okna należy zdecydować, które rachunki chcemy oglądać: "Otwarte" czy "Zamknięte".
Zamknięte rachunki mogą być oznaczone wytłuszczoną czcionką co oznacza, że dany rachunek nie
ma powiązanej operacji magazynowej tzn. w momencie zamykania rachunku nie było
wystarczających stanów magazynowych wynikających z receptur aby dokonć rozchodu. Jeżeli
włączona jest opcja ujemnych stanów magazynowych takie rachunki będą rozliczone magazynowo,
lecz w kolumnie UWAGI pojawi się informacja o tym czego brakowało w momencie zamykania
rachunku przez kelnera. Rachunek może być również oznaczony kolorem czerwonym co oznacza, że
rachunek został w całości anulowany. Jeżeli rachunek wykazuje braki magazynowe po dwukrotnym
kliknięciu na tym rachunku pokaże się okno ze szczegółową informacją o tym czego brakowało na
tym rachunku.
Lista rachunków może być filtrowana tzn mogą być pokazane rachunki tylko z konkretnego punktu
sprzedaży i w przypadku rachunków zamkniętych można ustalać zakres dat w których muszą się
mieścić rachunki, aby zostały pokazane. Dodatkowym warunkiem może być pokazywanie tylko tych
rachunków, które nie zakończyły się rozchodem magazynowym ("Tylko bez operacji magazynowej")
lub tylko te, które nie zostały anulowane ("Pomiń anulowane"). Jeżeli istnieje grupa rachunków, które
nie zostały rozliczone magazynowo to po naciśnięciu przycisku "Zestawienie braków" program
pokaże jakich surowców brakuje na tych rachunkach do dokonania rozchodu. W przypadku gdy
chcemy po uzupełnieniu stanu magazynowego dokonać rozchodu elementów danego rachunku
należy po jego wskazaniu nacisnąć przycisk "WZ". Spowoduje to sprawdzenie czy dany rachunek
można rozchodować i jeżeli tak zostanie wygenerowany odpowiedni dokument WZ.
Przy każdym rachunku widać datę jego utworzenia, datę ostatniej operacji, czy jest zablokowany (po
upływie zadanego czasu od osttniego bonowania program może blokować rachunek do czasu
odblokowania przez osobę uprawnioną), jego opis, wartość, rabat, dokument sprzedaży, nr operacji
magazynowej związanej z rachunkiem, sposób zapłaty, kierunek rozchodu wewnętrznego oraz czy
rachunek jest już rozliczony.
Po wskazaniu rachunku na dolnej liście z lewej strony pokazują się elementy rachunku, czy to co jest
nabite. Jeżeli jakaś pozycja została wystornowana przez kelnera to jest przekreślona i nie wpływa na
wartość rachunku. Po prawej stronie zaś jest lista wszystkich operacji związanych z rachunkiem tj
daty i czas nabicia poszczególnych pozycji, udzielenie rabatu , łączenie rachunków, czas zamknięcia
wraz z ewentualną informacją o tym, kto autoryzował daną operację.
5.2
Rozliczenia kelnerskie
Każdy zamknięty rachunek kelnerski musi zostać rozliczony. Grupa rachunków rozliczanych w tym
samym czasie zapisana jest w jednym rozliczeniu. Poszczególne rozliczenia dostępne są w oknie
"Sprzedaż"->"Rozliczenia". Po wskazaniu rozliczenia widać jego datę, użytkownika rozliczającego,
kwotę gotówki oraz sumę wszystkich form płatności wsytępujących na rachunkach rozliczanych w
jednym momencie. W dolnej części okna pokazane są kwoty poszczególnych form płatności oraz
rachunki które zostały zawarte w tym rozliczeniu. Pozwala to na dokonanie szczegółowej analizy tego
z czego kelner się rozlicza.
Rachunki kelnerskie
21
Dodatkowo na liście rachunków należących do tego rozliczenia można kliknąć prawym klawiszem
myszki i wybrać "Pokaż", aby zobaczyć szczegóły wskazanego rachunku.
5.3
Zestawienia sprzedaży
Oprócz dowolnych raportów dostępnych w oknie "Raporty", tworzonych dla każdego klienta
indywidualnie program oferuje kilka zestawień potrzebnych w bieżącej pracy restauracji. Do
dyspozycji jest przede wszystkim "Zestawienie sprzedaży w dniu/okresie". Jest to najciekawsza
analiza gromadząca w jednym miejscu informacje o sprzedanych produktach oraz rozliczeniach
finansowych. Po wybraniu opcji "Sprzedaż"->"Zestawienie sprzedaży w dniu/okresie" pokaże się okno
w którym należy wybrać zakres czasowy, który ma być analizowany (Dzień lub Okres), ewentualnie
punkt sprzedaży, który chcemy analizować (jeżeli program obsługuje kilka punktów sprzedaży). Jeżeli
w parametrach programu określono godziny otwarcia restauracji zestawienie będzie je uwzględniało.
Po naciśnięciu przycisku "Odśwież dane" program pokaże w zakładce "Sprzedane produkty" to, co
było sprzedawane w zadanym okresie czasu (umożliwiając sortowanie i filtrowanie danych tak aby
możliwa stała się analiza najlepiej i najgorzej sprzedających się produktów), a w zakładce
"Rozliczenia" pokaże pełną informację o rozliczeniach kelnerskich:
- zestawienie form płatności w/g użytkownika
- zestawienie ogólne w/g form płatności
- ogółem kwotę sprzedaży
- ilość rachunków dla każdego użytkownika
- ilość rachunków anulowanych dla każdego użytkownika
- ilość rachunków z rabatami dla każdego użytkownika podzieloną na stawki rabatu
- ilość rachunków z rabatami
- wartość udzielonych rabatów w/g użytkownika
- wartość pozycji stornowanych(usuniętych) z rachunków
Analiza ta jest bardzo przydatna przy sprawdzaniu dłuższego okresu czasu, pozwala bowiem na
kontrolę tego co powinno zostać wycofane z menu (za słabo się sprzedaje), kontrolę udzielanych
rabatów, kontrolę usuwania pozycji z rachunku i inne.
Innym interesującym zestawieniem dostępnym w programie jest "Godzinowy raport sprzedaży", który
pokazuje w jakich godzinach w ciągu dnia w zadanym okresie czasu występuje największe i
najmniejsze nasilenie ruchu co pozwala na zmniejszenie lub zwiększenie ilości kelnerów w różnych
porach dnia, ewentualnie przygotowanie promocji i rabatów w godzinach gdy ruch jest mniejszy.
Oprócz powyższych zestawień na bieżąco można kontrolować sprzedaż poszczególnych produktów w
oknie "Produkty" w zakładce "Historia sprzedaży produktu". W oknie tym oprócz sprzedaży można
również kontrolować i oglądać na wykresach koszty magazynowe sprzedaży produktów, program
wylicza bowiem koszt magazynowy do każdej sprzedanej pozycji w momencie zamykania przez
kelnera rachunku.
Podobnie można wykonywać analizy magazynowe dla wybranych surowców w oknie "Surowce".
Poza wbudowanymi zestawieniami i analizami program oferuje możliwość tworzenia dowolnych
raportów. Raporty takie nie są częścią programu, ale są zewnętrznymi plikami instalowanymi w
programie.

Pomoc do programu 4Rest

Transkrypt

Podobne dokumenty

Eksperci ds. suplementów diety i medycyny

Jak sprawdzić stan rachunku karty? n rachunku karty?

Posiadacz rachunkuKredytobiorca

OŚWIADCZENIE O RACHUNKU BANKOWYM

Eurobank historia rachunku D

LAUREACI KONKURSU „ŻYCIE JEST PIĘKNE”

Receptura kosmetyku