jak domumentować wyjazdy projektowe?

JAK DOMUMENTOWAĆ WYJAZDY PROJEKTOWE?
Jeżeli wyjazd odbywa się w ramach projektu dofinansowanego ze środków zewnętrznych,
trzeba pamiętać o odpowiednim jego udokumentowaniu, w celu rozliczenia księgowego i
projektowego. Oznacza to, że:
1. Generalnie: zachowujemy i przekazujemy koordynatorowi/koordynatorce projektu
(lub księgowości) wszelkie faktury za zakupione usługi (noclegi, transport, wyżywienie
itp.).
2. Podróż: Zachowujemy bilety na przejazd/ karty pokładowe samolotu.
W przypadku podróży prywatnym środkiem transportu użyczonym do celów
służbowych – sporządzamy ewidencję przebiegu pojazdu.
3. Ubezpieczenie: Zachowujemy polisę ubezpieczenia kosztów leczenia w trakcie
podróży.
4. Dokumentacja spotkania: Sporządzamy listy obecności uczestników i uczestniczek
spotkań/ szkoleń. Wyjazdy projektowe wiążą się też zazwyczaj oraz ze sporządzeniem
sprawozdania z wyjazdu po jego zakończeniu; w przypadku pracowników projektu
mogą być wymagane karty czasu pracy.
Warto również zadbać o dokumentację zdjęciową czy filmową spotkania, co jest
szczególnie istotne jest to w kontekście działań promocyjnych i upowszechniających
w realizowanym projekcie. Trzeba tu pamiętać o tym, że jeśli chcemy ten materiał
potem wykorzystać – np. publikując zdjęcia w prasie czy w Internecie – konieczne jest
uzyskanie od uczestników/uczestniczek spotkania zgody na fotografowanie podczas
zajęć realizowanych w ramach projektu oraz na publikację swojego wizerunku
(najlepiej – na piśmie).
Podsumowując: Wszystkie te kwestie związane z dokumentacją warto wyjaśnić i ustalić z
koordynatorem/koordynatorką projektu (i ewentualnie księgową/ księgowym organizacji)
przed wyjazdem. Dlaczego jest to ważne? Ponieważ koszty nieodpowiednio
udokumentowane – nawet jeśli są zgodne z budżetem projektu – mogą zostać uznane za
niekwalifikowane.
Opracowanie: Agnieszka Dadak
Fundacja Alternatywnych Inicjatyw Edukacyjnych
Bielsko-Biała, 2015