Planowanie finansowe w partrnerstwie IV
Transkrypt
Planowanie finansowe w partrnerstwie IV
Planowanie finansowe w organizacjach pozarządowych Zespół trenerów FAOW Definicja budżetu • finansowy plan gromadzenia i wydatkowania środków w określonym czasie; • zestawienie wszystkich przewidywanych kosztów i przychodów związanych z prowadzeniem określonej działalności w przyjętym okresie. Budżet a inne ważne pojęcia • Zarządzanie finansami pozyskiwanie źródeł finansowania działalności organizacji i lokowanie ich w składnikach majątkowych w sposób pozwalający na realizację celów strategicznych. • Budżet - plan finansowy; przedstawia koszty i przychody. • Kosztorys (preliminarz wydatków) - prezentuje jedynie koszty. • Zestawienie przepływu środków (cash flow) – pokazuje rzeczywiste przepływy gotówki w danym czasie; ile wpłynie na nasze konto i ile będziemy musieli wydać. Budżetowanie • Metoda bieżącego zarządzania określająca zasady planowania i wykorzystania środków finansowych potrzebnych do realizacji celów organizacji, • Główne elementy budżetowej metody zarządzania to: opracowanie budżetu, bieżąca kontrola i jego realizacja. Budżetowanie Prowadzenie ewidencji księgowej dotyczącej projektu pozwala: • • • • uściślić plany, zakomunikować je różnym strukturom organizacji, wyznaczyć punkty odniesienia dla monitorowanych zadań, ostrzec obszary problemowe zanim wystąpią. Etapy procesu budżetowania • Ustalenie celów finansowych organizacji. • Wybór metody budżetowania. • Zebranie potrzebnych informacji i opracowanie założeń budżetowych. • Sporządzenie kalkulacji kosztów i przychodów. • Sprawdzenie i zatwierdzenie budżetu. • Kontrola wykonania Metody tworzenia budżetu 1. Z uwzględnieniem struktury organizacji • metoda oddolna, • metoda odgórna. 2. Wybór punktu wyjścia: • metoda przychodowa, • metoda kosztowa. 3. Wykorzystanie informacji z lat ubiegłych • metoda przyrostowa, • metoda „od zera". Jakich informacji potrzebujemy? • • • • • • • ramy czasowe budżetu (budżet roczny, kwartalny, miesięczny), format budżetu (grupy kosztów, wybór arkusza kalkulacyjnego, układ graficzny), dane finansowe z ubiegłych lat, aktualne i sprawdzone ceny rynkowe określonych produktów i usług, prognozy dotyczące wskaźników makroekonomicznych i przewidywane zmiany w prawie, plan kont, znajomość „metodologii" Klasyfikacja kosztów Podział kosztów wg ich rodzajów - grupowanie kosztów o podobnym charakterze, m.in. - koszty osobowe, - podróże, - zakwaterowanie i wyżywienie, - sprzęt, - publikacje, - koszty administracyjne, - itd. Klasyfikacja kosztów • Podział kosztów ze względu na ich reagowanie na zmiany skali prowadzonej działalności - stałe, - zmienne • Podział kosztów uwzględniający ich związek z prowadzoną działalnością (układ kalkulacyjny) - bezpośrednie, - pośrednie. Sporządzanie i zatwierdzanie budżetu Funkcje sporządzania i zatwierdzania budżetu powinny być rozdzielone. Budżet jest wewnętrznym dokumentem zatwierdzanym przez dyrektora/prezesa lub zarząd organizacji. Kilka innych uwag • • • • • Sposób kalkulacji poszczególnych pozycji powinien być jasny i czytelny nie posługuj się wyłącznie kwotami całkowitymi. Uwzględnij czas trwania procesu aplikowania -dowiedz się, kiedy pieniądze wpłyną na wasze konto. Pomyśl zawczasu o potrzebnym ci przepływie gotówki tzw. cash flow i ustal właściwie transze. Pamiętaj o doliczeniu kosztów pośrednich. Nie naciągaj ani niepotrzebnie nie tnij - budżet powinien odzwierciedlać rzeczywistość. Najczęściej zapominane i niedoszacowywane koszty • • • • • • • Pozapłacowe koszty personelu (obowiązkowe badania lekarskie, szkolenia BHP, świadczenia urlopowe itp.), Koszty remontów, napraw i konserwacji, Koszty ubezpieczeń (biura i sprzętu, czasem OC, NWW), Koszty obowiązkowych opłat i podatków o kosztowym charakterze, Koszty zatrudnienia ochotników, Koszty rozwoju organizacji (koszty fundraisingu, szkoleń pracowników), Koszty oceny działalności organizacji (ewaluacja działalności programowej, audyt finansowy),