Teatr Muzyczny im. Danuty Baduszkowej

/marzec 2013 r./
O firmie
O firmie
Teatr Muzyczny im. Danuty Baduszkowej w Gdyni działa na
trójmiejskim rynku już kilkadziesiąt lat. Jest to najstarsza scena
musicalowa oraz druga co do wielkości scena teatralna w Polsce.
Przez ponad 50-lat współpracowało z nim wielu znanych polskich
twórców. Nie zabrakło też największych światowych hitów (m.in.:
„Skrzypek na dachu”, „Chicago”, „Shrek“). Od 1990 roku prowadzi
także działalność edukacyjną – Teatr Muzyczny Junior.
Sytuacja biznesowa przed implementacją systemu - wyzwania
W związku z planowanym, intensywnym rozwojem i rozbudową, w 2010 roku Teatr Muzyczny
zdecydował się na wdrożenie systemu do zarządzania. Na podjęcie takiej decyzji wpływ miała również
chęć zautomatyzowania wszelkich procesów zachodzących w poszczególnych obszarach działalności
Teatru.
Poszukiwano rozwiązania, które usprawni pracę Teatru w zakresie gospodarki magazynowej,
księgowości oraz zagadnień kadrowo-płacowych. Głównymi kryteriami, którymi kierowano się przy
wyborze były:
 funkcjonalność,
 możliwość rozwoju systemu,
 szybkie pozyskiwanie informacji.
Teatr Muzyczny prowadzi specyficzną dla tej branży gospodarkę magazynową. Obejmuje ona zarówno
magazyn materiałów niezbędnych do produkcji spektakli, jak również magazyn wyprodukowanych już
elementów, głównie kostiumów. Dodatkowo w Teatrze funkcjonują różnego rodzaju pracownie
(obuwnicza, krawiecka, perukarska, stolarnia, rekwizytornia, garderoba, modelatornia itp.). Poszukiwane
rozwiązanie miało usprawnić działalność magazynów, jak i pracowni, która do tej pory nie była
odwzorowana w żadnym systemie, a jedynie odnotowywana w dokumentach prowadzonych w formie
papierowej przez pracowników poszczególnych działów. Prowadzenie różnego rodzaju ewidencji w
takiej formie było czasochłonne i przyczyniało się do ograniczonego dostępu do informacji pozostałych
pracowników Teatru.
Dużym utrudnieniem w pracy działu księgowości była konieczność ręcznego wprowadzania danych z
magazynu, jak również brak szybkiego i prostego dostępu do szczegółowych informacji o kosztach
spektaklu.
Teatr Muzyczny zatrudnia kilkaset osób na podstawie umów o pracę oraz umów cywilno – prawnych. W
związku z tym wdrożona aplikacja miała wesprzeć procesy kadrowo – płacowe i umożliwić sprawne
rozliczanie różnych rodzajów umów.
Rozwiązanie
Teatr zdecydował się na program Comarch ERP Optima oraz
współpracę z gdyńskim partnerem Comarch - Insoft Consulting
Sp. z o.o., który po szczegółowej analizie procesów zachodzących
w Teatrze dostosował program do jego specyficznych wymagań.
W ramach wdrożenia przeprowadzono analizę procesów
zachodzących w Teatrze, a następnie przygotowano projekt funkcjonalny przedstawiający zakres
dostosowania do nich programu. Wdrożenie objęło następujące obszary: handel, środki trwałe,
księgowość oraz płace i kadry. Dodatkowo partner Comarch zapewnił wsparcie w postaci szkoleń oraz
asystę eksploatacji programu. Wdrożenie przebiegło sprawnie, a uruchomienie programu odbyło się
zgodnie z założonym planem i nie zakłóciło pracy Teatru. Dodatkowo program został rozbudowany o
narzędzie Analizy Business Intelligence, umożliwiające uzyskanie szybkiego dostępu do potrzebnych,
zagregowanych informacji. Obecnie program Comarch ERP Optima użytkowany jest na 13 stanowiskach.
Korzyści
Wdrożone rozwiązanie sprostało wymaganiom dotyczącym obsługi procesów kadrowo – płacowych.
Program Comarch ERP Optima umożliwia szybsze rozliczanie zarówno umów o pracę, jak i umów
cywilno-prawnych. Dodatkowo aplikacja wyeliminowała konieczność ręcznego wyliczania składników
wynagrodzeń np. wynagrodzeń chorobowych, średnich urlopowych, czy też różnego rodzaju potrąceń.
Wdrożenie programu usprawniło ewidencję i rozliczanie wynagrodzeń za spektakle za pomocą
indywidualnych składników płacowych zdefiniowanych dla każdej roli. Comarch ERP Optima umożliwia
szybkie tworzenie zestawień kosztów wynagrodzeń dotyczących pojedynczego spektaklu. Przygotowano
również rozwiązania dodatkowe, zgodnie z potrzebami Teatru. Zaliczyć do nich można druki kadrowe
(m.in. umowa o pracę, zmiana stanowiska, nabycie prawa do urlopu, karta pracy, zestawienie dni
wolnych itp.)
Program Comarch ERP Optima zautomatyzował wiele procesów zachodzących w Teatrze, zapewniając
oszczędność czasu oraz łatwy dostęp do zebranych informacji.
Wdrożenie przyczyniło się do optymalizacji gospodarki magazynowej. Bieżące odwzorowanie ruchu w
magazynach dało możliwość:

wglądu do aktualnych stanów wszystkich magazynów oraz pracowni,

rozliczania spektakli już na poziomie ich produkcji.
Dzięki możliwości tworzenia różnorodnych zestawień (z podziałem na spektakle, pracownie czy
produkty) pracownicy działu księgowości mają szybki dostęp do informacji o kosztach spektakli,
rekwizytów oraz innych elementów związanych z funkcjonowaniem Teatru.
Wdrożone moduły Comarch ERP Optima:
 Analizy

Analizy Business Intelligence

Kadry i Płace

Handel

Kasa/Bank

Księga Handlowa

Środki Trwałe

Obieg dokumentów
Dane klienta:
Teatr Muzyczny im. Danuty Baduszkowej
Plac Grunwaldzki 1
58 785 58 11
www.muzyczny.org
Firma wdrażająca:
Insoft Consulting Sp. z o.o.
ul. Łużycka 3B Gdynia
58 661-43-77
www.insoftconsulting.pl