docJednolity rzeczowy wykaz akt ZSP Nr 2 w Kępnie
download 
Reklamacja Transkrypt
Jednolity rzeczowy wykaz akt ZSP Nr 2 w Kępnie
Załącznik do zarządzenia – jednolity rzeczowy wykaz akt Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych Nr 2 Kępnie JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych Nr 2 w Kępnie Wykaz klas I i II stopnia podziału: 0 00 01 02 03 04 05 06 07 08 1 10 11 12 13 14 15 16 17 2 20 21 22 23 24 25 26 27 3 30 31 32 33 34 35 36 37 38 4 40 ZARZĄDZANIE Organy kolegialne Organizacja Akty normatywne. Obsługa prawna Plany, sprawozdania, statystyka, analizy Informatyka Skargi i wnioski Popularyzacja. Informacje. Promocja Współdziałanie z innymi instytucjami Kontrole KADRY Zasady pracy i płacy Zatrudnianie Ewidencja osobowa Bezpieczeństwo i higiena pracy Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników (w tym nauczycieli) Dyscyplina pracy Sprawy socjalno – bytowe Ubezpieczenia osobowe pracowników ŚRODKI RZECZOWE Podstawowe zasady gospodarowania środkami rzeczowymi Inwestycje i remonty kapitalne Administracja nieruchomościami Gospodarka materiałowa Źródła zaopatrzenia Transport, łączność, infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna Ochrona obiektów Zamówienia publiczne EKONOMIKA Podstawowe zasady ekonomiczno – finansowe Finansowanie Księgowość finansowa Rozliczenia płac Księgowość materiałowo – towarowa Koszty i ceny Fundusze, dochody i środki z programów i projektów zewnętrznych Inwentaryzacja Dyscyplina finansowa NAUCZANIE I WYCHOWANIE Zbiór przepisów prawnych, wyjaśnień, interpretacji dotyczących nauczania i wychowania oraz pracy dydaktycznej placówki 1 41 42 43 44 5 50 51 52 6 60 61 62 63 64 Organizacja i programy pracy dydaktyczno – wychowawczej Realizacja pracy dydaktyczno - wychowawczej Uczniowie i wychowankowie Poradnia pedagogiczno – psychologiczna (pedagog szkolny) ŚRODKI NAUCZANIA. BAZA DYDAKTYCZNO - WYCHOWAWCZA Pomoce naukowe Biblioteka szkolna Pracownie szkolne ŻYCIE SZKOLNE LUB PLACÓWKI Samorząd szkolny Gazetka szkolna Akcje i imprezy uczniowskie Uroczystości szkolne i rocznicowe Kroniki i monografie placówki 2 Symbole klasyfikacyjne I II III IV 1 2 3 4 Kategorie Hasło klasyfikacyjne dokumentacji Uwagi 5 6 7 do kategorii B25 kwalifikuje się dane o składzie, materiały na obrady, protokoły posiedzeń RP, uchwały, wnioski, regulaminy, a do kategorii B5 - dokumentację obsługi organizacyjno-technicznej (np. korespondencja )każdego organu zakłada się odrębnie numerowaną podteczkę, np. „Rada Pedagogiczna", „Rada Rodziców", itp. jak przy klasie 000 Zespoły przedmiotowe Zespoły Zadaniowe BHP do kategorii B25 zalicza się własne wystąpienia, referaty, opracowania, notatki problemowe, sprawozdania; do kategorii B5 - pozostałą dokumentację. Dla każdego organu zakłada się odrębnie numerowaną podteczkę jak przy klasie 000 inne niż przy klasach 000 i 001; kwalifikacja dokumentacji jak przy klasie 000 ZARZĄDZANIE 0 00 Organy kolegialne 000 Stałe organy kolegialne szkoły B25 001 Własne komisje i zespoły (stałe i doraźne) B25 002 Udział w obcych organach kolegialnych B25 003 Narady pracownicze B25 01 Organizacja 010 Organizacja organów nadrzędnych B5 011 Organizacja własnej placówki B25 012 Pełnomocnictwa i upoważnienia B10 013 Organizacja biurowości statuty, regulaminy, schematy organizacyjne jednostek nadrzędnych, np. władz samorządowych, Kuratorium Oświaty, itp. przepisy ogólnopaństwowe i samorządowe dotyczące bezpośrednio własnej placówki, akty erekcyjne, nadanie numeru NIP, REGON, uprawnienia, statuty, regulaminy i schematy organizacyjne, zakresy działania, zmiany organizacyjne, likwidacja, łączenie, rejestracja i odpisy z rejestrów, zmiany na stanowiskach pracy (protokoły zdawczo-odbiorcze stanowisk pracy) oraz korespondencja we wszystkich ww. sprawach również bankowe karty wzoru podpisu. Okres przechowywania liczy się od daty wycofania lub wygaśnięcia pełnomocnictwa czy upoważnienia, rejestr pełnomocnictw i upoważnień, 3 0130 Przepisy kancelaryjne i archiwalne B25 0131 Środki ewidencji i kontroli obiegu dokumentacji B5 0132 Wzory druków i formularzy oraz ich wykazy Ewidencja druków szkolnych (ścisłego zarachowania) Wzory odciskowe pieczęci B25 0133 0134 0140 Ewidencja dokumentacji składnicy akt B25 0141 Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej B25 0142 Udostępnianie dokumentacji B2 Ochrona i dostęp do informacji 015 020 021 B25 Składnica akt 014 02 B10 instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja o organizacji i zakresie działania składnicy akt, inne instrukcje dot. postępowania z dokumentacją oraz korespondencja w tych sprawach dziennik korespondencyjny, dowody opłat i doręczeń pocztowych, pocztowa książka nadawcza opracowanie wzorów zaświadczeń, podań do szkół, druków protokołów egzaminacyjnych, itp. księgi druków ścisłego zarachowania świadectw, legitymacji, indeksów, giloszy, itp. ewidencja pieczęci i pieczątek wraz ze zbiorem ich odcisków. Zamówienia i realizacja przy klasie 230 przepisy kancelaryjne i archiwalne przy klasie 0130 spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji, wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, protokoły zagubienia lub zniszczenia dokumentacji. Sposób prowadzenia ewidencji uregulowano w instrukcji o organizacji i zakresie działania składnicy akt. korespondencja, protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, spisy dokumentacji przekazywanej na makulaturę, protokoły potwierdzające zniszczenie dokumentacji zezwolenia, karty lub księgi (rejestry) udostępniania akt 0150 Ochrona danych osobowych B10 0151 Ochrona informacji niejawnych B10 0152 Udostępnianie informacji publicznej B5 Akty normatywne. Obsługa prawna Zbiór aktów normatywnych władz i organów nadrzędnych i współdziałających Zbiór aktów normatywnych własnych B10 B25 022 Opinie prawne B5 023 Sprawy sądowe i sprawy w postępowaniu administracyjnym B10 Obsługa BIP, informator szkół ponadgimnazjalnych Uchwały Rady Powiatu w tym realizacja, okres przechowywania liczy się od daty utraty mocy prawnej aktu rejestr zarządzeń i ogłoszeń , protokolarz Rady Pedagogicznej, instrukcje, polecenia służbowe okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy 4 03 Plany, sprawozdania, statystyka, analizy 030 Wytyczne i wskaźniki dotyczące planowania i sprawozdawczości (statystycznej i opisowej) B10 031 Programy, plany i sprawozdania z jednostek obcych Programy, plany i sprawozdania szkoły B5 032 033 04 Sprawozdania statystyczne szkoły na formularzach statystycznych B25 B25 Informatyka 040 Projektowanie i wdrażanie oprogramowania i systemów informatycznych B5 041 Eksploatacja systemów informatycznych i oprogramowania B5 z wyjątkiem planów, sprawozdań i analiz dotyczących zagadnień ujętych w klasie 4 do kategorii B25 zalicza się opracowania własne, a do kategorii B10 opracowania zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej przepisu. przesyłane do wiadomości lub wykorzystania własne programy perspektywiczne, plany wieloletnie, roczne i okresowe (miesięczne, kwartalne, półroczne) oraz sprawozdania z ich wykonania (własne); przy czym jeżeli planom i sprawozdaniom okresowym odpowiada plan i sprawozdanie roczne można plany i sprawozdania okresowe zakwalifikować do kategorii B5 m.in. dla GUS, MEN. Przy czym opracowania cząstkowe i materiały źródłowe zalicza się do kategorii B5. sprawy dot. zakupu i eksploatacji komputerów i infrastruktury - zob. klasy 23 i 25 do kategorii B25 zalicza się dokumentację techniczną oprogramowania oraz analizy i oceny; do kategorii B5 umowy, oferty, zlecenia, korespondencja, notatki, plany prac, harmonogramy, protokoły odbioru prac oraz umowy i licencje na oprogramowanie, przy czym ich okres przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia umowy licencyjnej. do kategorii B25 kwalifikuje się instrukcje eksploatacji systemów informatycznych, systemów ewidencjonowania informacji, nośników i kopii bezpieczeństwa oraz archiwizowania zbiorów danych, a także ewidencję stosowanych systemów i programów oraz zbiory danych na nośnikach (tzw. banki danych); do kategorii B5 kwalifikuje się dokumentację organizacji prac eksploatacyjnych (umowy, oferty, zlecenia, korespondencja, notatki, plany pracy, harmonogramy, protokoły odbioru prac, raporty, itp.) oraz dokumentację ustalania uprawnień dostępu do danych i systemów (okres przechowywania liczy się od daty utraty uprawnień do dostępu) 5 Strony WWW B25 poszczególne pliki umieszczane na stronie powinny być archiwizowane w formie elektronicznej lub wydruku 05 Skargi i wnioski B25 w tym ewidencja 06 Popularyzacja. Informacje. Promocja Wycinki prasowe o własnej działalności oraz inne zewnętrzne materiały informacyjne na temat szkoły Informacje własne dla mass mediów, odpowiedzi na krytykę prasową, konferencje prasowe, wywiady z Dyrekcją i przedstawicielami szkoły Udział w wystawach, targach i pokazach B25 możliwy podział według grup rzeczowych B25 dotyczące działalności własnej placówki B25 do kategorii B25 zalicza się programy, projekty plastyczne, scenariusze, teksty, plakaty, ulotki, nagrania, itp., a do kategorii B5 korespondencję związaną z techniczną i organizacyjną obsługą, foldery reklamowe odnośnie szkoły 042 060 061 062 07 obejmuje sprawy ogólne współpracy niezwiązane bezpośrednio z aktami innych klas, m.in. również sponsoring w tym ze środków Unii Europejskiej; obsługa finansowa zob. klasa 36 Współdziałanie z innymi instytucjami Programy i projekty zewnętrzne 070 0700 0701 071 072 073 074 075 Wnioskowanie o udział w zewnętrznych programach i projektach Realizacja programów i projektów zewnętrznych Współpraca z instytucjami krajowymi B25 Współpraca z instytucjami zagranicznymi Umowy i porozumienia z innymi jednostkami dotyczące zakresu i sposobu działania szkoły oraz dotyczące współpracy Reprezentacja w zakresie współpracy B5 B25 B5 B25 B2 w tym programy edukacyjne Unii Europejskiej (np. Leonardo da Vinci) Podteczki: 1 – współpraca ze Starostwem Powiatowym w Kępnie 2 – Współpraca z Kuratorium Oświaty i Okręgową Komisją Egzaminacyjną 3 – współpraca z pozostałymi instytucjami. Umowy i porozumienia dot. dokształcania uczniów w ośrodkach doskonalenia zawodowego zaproszenia, zawiadomienia, życzenia, podziękowania, kondolencje, foldery reklamowe Konferencje, zjazdy, sympozja, sesje 6 0750 0751 08 Konferencje, zjazdy, sympozja, sesje organizowane przez szkołę Udział w obcych konferencjach, zjazdach, sympozjach, sesjach B25 B5 Kontrole 080 B25 081 Zasady i tryb przeprowadzania kontroli Kontrole zewnętrzne w szkole 082 Kontrole wewnętrzne w szkole B25 083 Książka kontroli B5 1 B25 do kategorii B25 zalicza się własne wystąpienia, referaty, opracowania, notatki problemowe, sprawozdania; do kategorii B5 - pozostałą dokumentację planowanie i sprawozdawczość przy klasie 03; nadzór pedagogiczny przy klasie 417 przepisy i ustalenia własne i zewnętrzne protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia pokontrolne, sprawozdania z realizacji zaleceń; każda kontrola stanowi osobną sprawę. KADRY 10 dotyczące własnych pracowników Zasady pracy i płacy 100 Zbiór przepisów prawnych zewnętrznych dotyczących pracy i płac oraz spraw osobowych Przepisy, zasady, wyjaśnienia i interpretacje własne dotyczące pracy i płacy 101 11 B10 okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu B25 regulaminy pracy, regulaminy premiowania i przyznawania nagród, siatki płac, zasady dotyczące stawek i dodatków, wykazy etatów oraz korespondencja w ww. sprawach Zatrudnienie 110 Zatrudnianie i zwalnianie 1100 Zapotrzebowanie na pracowników Zatrudnianie pracowników B2 1102 Konkursy i nominacje na stanowiska B5 1103 Zwalnianie pracowników B2 przy czym do kategorii Bc kwalifikuje się oferty kandydatów. Akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika por. klasa 120 Akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych - por. klasa 120 jak przy klasie 1102 1104 Staże absolwenckie B5 jak przy klasie 1102 1105 Wolontariat B50 111 Opinie o pracownikach B5 jak przy klasie 1102 112 Rozmieszczanie i wynagradzanie pracowników B2 113 Postępowanie w sprawie awansu nauczyciela B5 przeniesienia, zastępstwa, awanse, nominacje, przydział; jak przy klasie 1102 jak przy klasie 1102 1101 B2 7 114 Prace zlecone B50 1141 Prace zlecone ze składką na ZUS Prace zlecone bez składki na ZUS Nagrody, odznaczenia, kary 1150 Nagrody B10 1151 B5 1152 Odznaczenia państwowe, samorządowe i inne Kary dyscyplinarne i inne kary 1153 Postępowanie dyscyplinarne B5 Wojskowe sprawy pracowników B5 1140 115 116 12 B5 B* wnioski i decyzje, kopie pism o przyznaniu nagród odkłada się do akt osobowych wnioski * okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa pracy i Karty Nauczyciela; posiedzenia Komisji Dyscyplinarnej klasyfikuje się przy klasie 001 dokumentacja postępowania dyscyplinarnego; przy czym dokumentację posiedzeń komisji klasyfikuje się przy klasie 001 jak przy klasie 1102 Ewidencja osobowa 120 Akta osobowe pracowników B50 121 Pomoce ewidencyjne do akt osobowych Legitymacje służbowe B50 Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu B5 122 123 B5 130 Bezpieczeństwo i higiena pracy Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy B10 131 Środki ochronne B25 132 Przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracy Badania lekarskie B5 13 133 B10 dla każdego pracownika prowadzi się odrębną teczkę zawierającą dokumenty zgodnie z przepisami wykonawczymi do kodeksu pracy. Okres przechowywania liczy się od daty zwolnienia pracownika, jeśli akt osobowych nie przekazano w ślad za przeniesionym pracownikiem. skorowidze, księgi ewidencyjne, karty personalne, rejestry, itp. rejestr wydanych legitymacji, sprawy duplikatów, zwrócone legitymacje, itp. Legitymacje uczniowskie klasyfikuje się przy klasie 4317 do kategorii B25 zalicza się własne przepisy, a do kategorii B10 przepisy zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu. przepisy własnej placówki i ich zastosowanie oraz inne zasadnicze sprawy dotyczące zwalczania wypadków przy pracy i chorób zawodowych; zaopatrzenie rzeczowe pracowników przy klasie 163 karty badań okresowych 8 134 Wypadki przy pracy i w drodze do pracy i z pracy B10 135 Warunki szkodliwe B10 136 Rejestr czynników szkodliwych B40 137 Choroby zawodowe B10 138 Pomoc zdrowotna dla nauczycieli B10 14 141 Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników ( w tym nauczycieli) Zasady i programy szkolenia i doskonalenia Dokształcanie pracowników 142 Szkolenia własne B5 143 Staże zawodowe i praktyki szkoleniowe własnych pracowników Praktyki zawodowe osób z zewnątrz w szkole B5 140 144 15 protokoły, zawiadomienia, rejestr wypadków, karty wypadków, oświadczenia, orzeczenia; przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych i inwalidzkich oraz rejestr wypadków kwalifikowany jest do kategorii B25 B25 B5 B5 studia, szkolenia, specjalizacje organizowane przez inne instytucje dla własnych pracowników, ewidencja; kopie dokumentów ukończenia odkłada się do akt osobowych przy czym do kategorii B50 kwalifikuje się ewidencję szkolonych, zaświadczenia, świadectwa nauki, protokoły egzaminacyjne; do kategorii B25 - programy i pomoce szkoleniowe, a do kategorii B5 kwalifikuje się dokumentację obsługi organizacyjnej szkoleń. Staże, praktyki pedagogiczne, studentów Dyscyplina pracy B10 do kategorii B25 zalicza się opracowania własne, a do kategorii B10 opracowania obce. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu. 151 Przepisy prawne, wyjaśnienia, interpretacje dotyczące dyscypliny pracy, urlopów, delegacji, prac dodatkowych, czasu pracy Dowody obecności w pracy B3 152 Absencje B3 153 Urlopy pracownicze B3 listy obecności, karty obecności w pracy, raporty obecności, ewidencja wyjść w godzinach służbowych, ewidencja pobytu na terenie własnej jednostki w godzinach pozasłużbowych, ewidencja kart magnetycznych do kategorii B3 zalicza się ewidencję zwolnień lekarskich i zwolnienia lekarskie. Usprawiedliwienia nieobecności do kategorii Bc. karty i listy urlopowe, plany urlopów, wnioski urlopowe 150 9 154 Ewidencja delegacji służbowych B3 155 Zezwolenia na prace dodatkowe B3 156 B5 157 Rozliczenia czasu pracy pracowników Zachowanie tajemnicy państwowej i służbowej B10 postępowanie w sprawie dopuszczenia do informacji niejawnych, certyfikaty dopuszczenia, oświadczenia. Okres przechowywania liczy się od roku następnego po wygaśnięciu zobowiązania lub uprawnienia dostępu do informacji niejawnych 160 Sprawy socjalno-bytowe pracowników Przepisy prawne, wyjaśnienia, interpretacje dotyczące spraw socjalno-bytowych B10 do kategorii B25 zalicza się własne ustalenia, np. regulaminy gospodarowania funduszem świadczeń socjalnych, a do kategorii B10 przepisy zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu w tym obsługa wypoczynku pracowników i ich rodzin 16 161 163 164 165 17 170 Sprawy socjalno-bytowe załatwianie w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych Zaopatrzenie rzeczowe pracowników B5 Opieka nad emerytami, rencistami i inwalidami Inne akcje socjalne i imprezy kulturalne B5 Ubezpieczenia osobowe pracowników Przepisy ubezpieczeniowe B5 dokumentacja dot. praw i przyznawania stołówek, bufetów, posiłków, odzieży ochronnej B5 inne niż wymienione przy klasach 161, 162, 164 B5 instrukcje i przepisy ZUS, towarzystw i zakładów ubezpieczeniowych. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu B10 172 Ubezpieczenia społeczne, deklaracje rozliczeniowe Legitymacje ubezpieczeniowe 173 Dowody uprawnień do zasiłków B5 174 Emerytury i renty B2 175 Ubezpieczenia zbiorowe B10 171 rachunki kosztów delegacji należą do dowodów księgowych kategoria B5 w tym rejestr pracowników wykonujących prace dodatkowe w tym godziny nadliczbowe B5 ewidencja, sprawy duplikatów, zwrócone legitymacje itp. np. zasiłków chorobowych, rodzinnych, pogrzebowych, itp. wnioski. Okres przechowywania liczy się od daty przyznania renty lub emerytury bądź prawomocnego orzeczenia o odmowie okres przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia umowy ubezpieczeniowej 10 ŚRODKI RZECZOWE 2 20 Podstawowe zasady gospodarowania środkami rzeczowymi B10 do kategorii B25 zalicza się przepisy wydane przez własną jednostkę w zakresie zaopatrzenia i gospodarowania środkami rzeczowymi, a do kategorii B10 opracowania zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu 21 Inwestycje i remonty kapitalne B25 dokumentacja dot. przygotowania, wykonawstwa i odbioru inwestycji 22 Administracja nieruchomościami Stan prawny nieruchomości oraz ich nabywanie i zbywanie B25 dokumentacja prawna i techniczna nabywania obiektów. Dokumentacja jest przechowywana przez cały okres posiadania danego obiektu. 220 221 Udostępnianie i najmowanie własnych obiektów i lokali innym jednostkom i osobom Najmowanie lokali od innych na potrzeby własne B5 B5 okres przechowywania liczy się od daty utraty obiektu lub wygaśnięcia umowy najmu Przygotowanie i realizacja remontów bieżących budynków, lokali i pomieszczeń Dokumentacja techniczna prac remontowych B5 zlecenia, umowy z wykonawcami, kosztorysy, protokoły odbioru prac, faktury B5 Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeń B5 224 Podatki i opłaty publiczne B10 dokumentacja techniczna obiektu przechowywana jest u użytkownika przez cały czas eksploatacji i jeszcze przez pięć lat od momentu jego utraty korespondencja dot. konserwacji, zaopatrzenia w energię elektryczną, wodę, gaz, sprawy oświetlenia i ogrzewania, utrzymanie czystości, dekorowanie, flagowanie itp. deklaracje, wymiary podatkowe, zwolnienia, itp. Z wyjątkiem dowodów księgowych 225 Gospodarowanie działkami szkolnymi B5 222 Eksploatacja budynków i lokali 223 2230 2231 2232 23 Gospodarka materiałowa 230 231 232 233 Zaopatrzenie materiałowe w ramach szkoły Magazynowanie środków trwałych i nietrwałych (gospodarka magazynowa) Ewidencja środków trwałych i nietrwałych Ewidencja osobistego wyposażenia pracowników B5 B5 dotyczy środków trwałych i nietrwałych korespondencja z dostawcami przy klasie 24 dowody przychodu i rozchodu, kartoteki ilościowo- wartościowe B10 B5 11 234 Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych B10 235 Konserwacja i remonty środków trwałych Dokumentacja technicznoeksploatacyjna środków trwałych B5 Gospodarka odpadami (surowcami wtórnymi) B5 Źródła zaopatrzenia B5 Transport, łączność, infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna Zakupy środków i usług transportowych, łączności, pocztowych i kurierskich Ewidencja środków transportu B5 236 237 24 25 250 251 B5 Eksploatacja własnych środków transportowych B5 253 Użytkowanie obcych środków transportowych Eksploatacja środków łączności (telefonów, faksów, modemów, łączy internetowych) Organizacja i eksploatacja infrastruktury informatycznej i telekomunikacyjnej B2 255 26 opisy techniczne, instrukcje obsługi. Okres przechowywania liczy się od momentu likwidacji maszyny lub urządzenia. Sprawozdania, protokoły (zużyte tonery, świetlówki, sprzętu elektronicznego) zamówienia, reklamacje, korespondencja handlowa z dostawcami B10 252 254 dowody przyjęcia do eksploatacji środka, dowody zmiany miejsca użytkowania środka, kontrole techniczne, protokoły likwidacji, itp. Okres przechowywania liczy się od momentu upłynnienia środka. B5 karty drogowe samochodów, karty eksploatacji samochodów, przeglądy techniczne, remonty bieżące i kapitalne, zlecenia, umowy o wykorzystaniu prywatnych samochodów w tym dokumentacja dot. konserwacji i remontów środków łączności B25 Ochrona obiektów, mienia 260 Strzeżenie mienia szkoły B5 261 Ochrona przeciwpożarowa B5 262 Ubezpieczenia rzeczowe B10 plany ochrony obiektów, monitoring szkolny, umowy z firmami ochroniarskimi, upoważnienia. instrukcje, plany ochrony ppoż., protokoły kontroli, oświadczenia o przeszkoleniu ppoż., interwencje straży p.poż., itp. m.in. ubezpieczenia od pożaru, kradzieży nieruchomości, ruchomości, środków transportu, itp. Sprawy odszkodowań. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy 12 27 Zamówienia publiczne 270 Ogólne zasady organizowania zamówień publicznych B10 271 Dokumentacja zamówień publicznych B5 272 Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych B10 3 w zakresie całej działalności placówki do kategorii B25 zalicza się opracowania własne, a do kategorii B10 opracowania zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu. w tym rejestr zamówień publicznych; na dokumentację zamówień składają się: wnioski, oferty, ogłoszenia, zapytania o cenę, specyfikacje, protokoły komisji, odwołania, korespondencja. Dla każdego zamówienia prowadzi się oddzielną teczkę. EKONOMIKA 30 Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe Przepisy prawne, wyjaśnienia, interpretacje dotyczące rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej Własne ustalenia dotyczące systemu ekonomicznofinansowego i plany kont 300 301 31 B10 B25 Finansowanie 310 Obrót gotówkowy 311 Finansowanie i kredytowanie B5 3110 Finansowanie szkły B5 3111 Współpraca z bankami finansującymi i kredytującymi Finansowanie inwestycji B5 Finansowanie przedsięwzięć szkolnych Przychody B5 3112 3113 3114 przepisy zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu. B5 B5 plany, sprawozdania i analizy finansowe - por. klasa 03 plany i raporty kasowe (nie stanowiące dowodów kasowych), kopie asygnat i kwitariuszy, grzbiety książeczek czekowych i rozrachunkowych m.in. korespondencja; plany finansowe i ich zmiany ujęte są w odpowiednich klasach w klasie 03 m.in. korespondencja okres przechowywania liczy się od momentu rozliczenia inwestycji w obrębie tej klasy można dokonać podziału wg rodzaju przedsięwzięć własne dochody, przychody z dotacji, składek, pożyczki, itp. Księgowość finansowa 32 320 Dowody księgowe B5 13 321 Dokumentacja księgowa B5 322 Rozliczenia B5 323 Windykacja należności B5 324 Uzgadnianie sald B5 325 Ewidencja syntetyczna i analityczna Kontrole kasy B5 326 B5 Rozliczenia płac 33 księgi, rejestry, dzienniki, kartoteki kontowe, bazy danych księgowości z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi i podatkowymi dokumenty związane z udowodnieniem zadłużeń i należności korespondencja zaświadczenia o płacach, por. klasa 123 dokumentacja źródłowa do obliczania wysokości wynagrodzenia; w tym teczki pracowników z kopiami dokumentów, których oryginały kadry odłożyły do akt osobowych zajęcia sądowe, podatki, składki, pożyczki, odszkodowania, kary, zaliczki, itp. w tym listy premii, nagród, zasiłków, itp. 330 Dokumentacja płac B5 331 Dokumentacja potrąceń z płac B5 332 Listy płac B50 333 Karty wynagrodzeń B50 334 Rozliczenia składek na ZUS B10 w tym wypełnione druki ZUS RMUA 335 Deklaracje podatkowe B10 m.in. PIT-y 336 Dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowego funduszu płac B5 340 Księgowość materiałowotowarowa Dowody księgowe B5 faktury własne i obce 341 Dokumentacja księgowa B5 karty ilościowo-wartościowe, analityczne, księgi, rejestry i inne Koszty i ceny B25 kalkulacje i analizy kosztów, cenniki i analizy cen Fundusze, dochody i środki z programów i projektów zewnętrznych Zasady gospodarowania funduszami, dochodami i środkami z programów i projektów zewnętrznych B10 do kategorii B25 zalicza się przepisy wydane przez placówkę, a do kategorii B10 opracowania zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu. w obrębie tej klasy można dokonać podziału według poszczególnych funduszów (m.in. mieszkaniowy, socjalny, itp.) i dochodów z wyjątkiem sprawozdań (zob. klasa 0701). Okres przechowywania liczy się od momentu ostatniego rozliczenia projektu lub programu 34 35 36 360 361 Obsługa finansowa funduszy i dochodów własnych B5 362 Obsługa finansowa funduszy i środków z programów i projektów zewnętrznych B10 14 37 Inwentaryzacja 370 Ogólne zasady inwentaryzacji B25 371 Wycena i przecena B10 372 Spisy, protokoły i sprawozdania z inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne B5 38 arkusze kalkulacyjne środków trwałych, tabele amortyzacyjne Dyscyplina finansowa 380 Interwencje głównego księgowego B5 381 Rewizja dokumentacji B25 382 Inne sprawy nadzoru finansowego B5 4 obejmuje również decyzje władz nadrzędnych w sprawach naruszenia dyscypliny finansowej analizy, protokoły i sprawozdania, wnioski biegłych, zarządzenia porewizyjne oraz ich realizacja. decyzje władz nadrzędnych nie ujęte w klasach 380, 381 NAUCZANIE I WYCHOWANIE 40 Zbiór przepisów prawnych, wyjaśnień, interpretacji dot. nauczania i wychowania oraz pracy dydaktycznej szkoły 41 410 Organizacja i program pracy dydaktyczno-wychowawczej Organizacja pracy w szkole B25 411 Organizacja roku szkolnego B5 412 Organizacja nauczania religii B25 413 Indywidualny tok nauki/ nauczanie indywidualne B5 414 Zwolnienia z zajęć edukacyjnych B50 415 Innowacje i eksperymenty pedagogiczne, dydaktyczno wychowawcze, programowe i organizacyjne w szkole Ustalanie profilów i zawodów w kształceniu Nadzór pedagogiczny B25 Nadzór pedagogiczny organów Zewnętrznych Nadzór pedagogiczny dyrektora szkoły B25 416 417 4170 4171 B25 plany i programy nauczania, wychowania, kształcenia, itp. oraz sprawozdania; arkusze organizacyjne placówki tygodniowe rozkłady zajęć lekcyjnych i pozalekcyjnych, księgi zastępstw wnioski i decyzje (dotyczy także nauczania indywidualnego i rewalidacji) decyzje i wnioski dot. zwolnień z wychowania fizycznego uczniów B25 B25 15 419 Wnioskowanie organów prowadzących w sprawach dydaktyczno-wychowawczych i opiekuńczych System Informacji Oświatowej 420 Realizacja pracy dydaktyczno – wychowawczej Egzaminy szkolne 418 42 B25 B5 4200 Organizacja i przebieg egzaminów B5 4201 Dokumentacja egzaminów B50 4202 Analizy wyników egzaminów, promowania i klasyfikacji B25 421 Wydruki, raporty Wstępne, dojrzałości, eksternistyczne, poprawkowe, klasyfikacyjne Korespondencja, wytyczne. Podteczki dla poszczególnych egzaminów: 1) egzamin maturalny 2) egzamin potwierdzający kwalifikacje zawodowe 3) egzaminy poprawkowe i klasyfikacyjne 4) sprawdzian wiedzy i umiejętności ucznia protokoły egzaminacyjne, listy wyników, przy czym protokoły z niektórych egzaminów należy dołączyć do arkuszy ocen (zgodnie z przepisami) Podteczki: 1) egzamin maturalny 2) egzamin potwierdzający kwalifikacje zawodowe w tym oceny wyników i sprawozdania (matura, egzamin potwierdzający kwalifikacje zawodowe) druki ścisłego zarachowania przy klasie 0133 4210 Dokumentacja przebiegu nauczania i wychowania Księga uczniów B25 4211 Księga arkuszy ocen B50 4212 B6 4214 Dzienniki lekcyjne i pozostałych zajęć Odpisy dokumentacji przebiegu nauczania i wychowania Odtworzenie dokumentacji B25 4215 Weryfikacja dokumentacji B50 422 Praktyki uczniów B5 423 Zajęcia pozalekcyjne i dodatkowe Organizacja zajęć pozalekcyjnych i dodatkowych w szkole skierowania, korespondencja, umowy itp. dzienniki zob. klasa 4212 B5 Kółka przedmiotowe, SKS 4213 4230 B5 księgi arkuszy ocen pochodzące sprzed 1939 roku zalicza się do kategorii A. Pozostałe księgi po upływie 50 lat a przed wystąpieniem o zgodę na ich zniszczenie należy przejrzeć celem sprawdzenia czy nie znajdują się w nich nazwiska sławnych i znanych osobistości. w tym korespondencja, odpisy arkuszy ocen, wykazy ocen cząstkowych dokumentacja dot. wszczętego w placówce postępowania celem odtworzenia zniszczonej dokumentacji 16 4231 4232 4233 424 43 Udział w obcych imprezach i zajęciach poza szkołą Imprezy i zajęcia obce na terenie szkoły Wycieczki, wyjazdy i obozy szkolne Olimpiady i konkursy przedmiotowe oraz tematyczne B5 B5 m.in. widowiska, sztuki teatralne, pogadanki, biesiady literackie itp. B5 B5 dokumentacja dot. udziału uczniów w olimpiadach i konkursach Uczniowie i wychowankowie 430 Realizacja obowiązku nauki 431 Nabór uczniów i ich pobyt w szkole Przepisy dot. naboru i pobytu uczniów w szkole 4310 Informacja dla wójtów, burmistrzów dotycząca spełniania obowiązku nauki absolwentów gimnazjum do lat 18 B10 do kategorii B25 zalicza się przepisy wydane przez placówkę, a do kategorii B10 opracowania zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu. 4311 Rekrutacja do szkoły B5 4312 Teczki osobowe uczniów B5 4313 B5 4314 Przeniesienia uczniów w obrębie szkoły Skreślenia z listy uczniów B50 4315 Nagradzanie i karanie uczniów B5 4316 Opinie o uczniach B5 4317 Legitymacje szkolne, świadectwa, indeksy słuchaczy B5 4318 Zaświadczenia dla uczniów B5 opinie wystawiane na żądanie, ucznia, rodziców, prawnych opiekunów rejestry wydanych legitymacji, świadectw, indeksów, wnioski o wydanie duplikatów Rejestr wydanych zaświadczeń 4319 Sprawy wojskowe uczniów B5 Rejestr wydanych zaświadczeń 432 433 B10 teczki na dokumentację ucznia składaną w momencie rekrutacji i zwracaną po zakończeniu pobytu w placówce., poświadczone kserokopie świadectw, zaświadczeń gimnazjalistów, którzy nie podjęli nauki w szkole, przechowuje się do 3 miesięcy. Pozostawia się do kategorii B5 potwierdzenia zwrotu akt. Sprawy socjalno-bytowe uczniów 4320 Przepisy dotyczące spraw socjalno- bytowych B10 4321 Stypendia B5 do kategorii B25 zalicza się przepisy wydane przez placówkę, a do kategorii B10 opracowania zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu. m.in. podania, decyzje, listy wypłat Bezpieczeństwo i ubezpieczenia uczniów 17 4330 Przepisy dotyczące bezpieczeństwa i ubezpieczeń uczniów B10 4331 Wypadki uczniowskie B10 4332 Analizy wypadków uczniowskich B25 4333 Ubezpieczenia uczniów B10 434 4340 4341 Przeciwdziałanie przestępczości młodzieży Profilaktyka w sprawach przestępczości młodzieży Przestępczość młodzieży i resocjalizacja umowy ubezpieczeniowe B10 B10 435 Opieka nad młodzieżą B10 436 Losy absolwentów B5 437 Promocja warunkowa B5 44 do kategorii B25 zalicza się przepisy wydane przez placówkę, a do kategorii B10 opracowania zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu. przy czym wypadki zbiorowe i śmiertelne oraz powodujące inwalidztwo a także rejestr wypadków kwalifikuje się do kategorii B25 w tym sprawy karne uczniów; współpraca z organami ścigania i sądami dokumentacja dot. kontaktów z domami dziecka, pogotowiami opiekuńczymi, rodzinami zastępczymi i adopcyjnymi, dot. opieki nad dziećmi z rodzin zaniedbanych, itp. m.in. korespondencja. Sprawozdania i analizy sklasyfikowane zostały przy klasie 03 podania uczniów o zgodę na promocję warunkową z jedną oceną niedostateczną Pedagog szkolny 440 Przepisy dotyczące pracy pedagoga szkolnego B10 441 Dokumentacja badań ucznia B20 442 Dzienniki zajęć B5 443 Opinie pedagoga lub psychologa B10 444 Poradnictwo zawodowowychowawcze B10 do kategorii B25 zalicza się przepisy wydane przez placówkę, a do kategorii B10 opracowania zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu. 18 5 ŚRODKI NAUCZANIA. BAZA DYDAKTYCZNOWYCHOWAWCZA 50 Pomoce naukowe 51 Biblioteka szkolna B5 510 Przepisy dotyczące organizacji i funkcjonowania biblioteki szkolnej BE10 511 Ewidencja zbiorów bibliotecznych Gromadzenie zbiorów bibliotecznych Udostępnianie własnych zbiorów bibliotecznych Wymiana międzybiblioteczna B50 B5 517 Reprografia zbiorów bibliotecznych Profilaktyka i konserwacja zbiorów bibliotecznych Dzienniki zajęć bibliotecznych 518 Dzienniki biblioteki B10 Pracownie szkolne B5 512 513 514 515 516 52 6 do kategorii B25 zalicza się przepisy wydane przez placówkę, a do kategorii B10 opracowania zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu. księgi inwentarzowe, katalogi, bazy danych B5 zakupy zbiorów, prenumeraty, dary, wymiany, import B2 karty czytelników, baza danych, rewersy B2 wnioski (zamówienia) na wykonanie fotokopii, kserokopii, itp. B5 B5 miesięczne meldunki i raporty statystyczne. Plany i sprawozdania roczne i jednorazowe klasyfikuje się przy klasie 03 ŻYCIE SZKOLNE Samorząd uczniowski 60 600 Przepisy dotyczące samorządu uczniowskiego B10 601 Organizacja samorządu B25 602 Działalność samorządu B10 61 do kategorii B25 zalicza się przepisy wydane przez placówkę, a do kategorii B10 opracowania zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu. m.in. regulaminy Gazetka szkolna 610 Zasady funkcjonowania gazetki szkolnej B10 do kategorii B25 zalicza się przepisy wydane przez placówkę, a do kategorii B10 opracowania zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu. 19 611 Teki wydawnicze B25 612 Poligrafia i kolportaż B5 613 Nadzór nad działalnością redakcji gazetki B25 62 Akcje i imprezy uczniowskie 620 Zasady organizacji imprez przez uczniów B10 621 Dokumentacja imprez i akcji uczniowskich Nadzór na inicjatywami uczniów B10 Uroczystości szkolne i rocznicowe B10 63 64 Kroniki i monografie placówki B25 622 dla każdego numeru gazetki prowadzi się oddzielną teczkę z materiałami część spraw, tj. wystaw, pokazów, targów została sklasyfikowana przy klasie 06 do kategorii B25 zalicza się przepisy wydane przez placówkę, a do kategorii B10 opracowania zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu. Wystawy, pokazy, studniówki B25 do kategorii B25 zalicza się programy imprez; pozostała dokumentacja - kategoria B10 20
