zobacz warunki konkursu

Fundacja Gdańska
ogłasza konkurs na wybór Partnera Fundacji Gdańskiej
do zarządzania operacyjnego projektem edukacyjno-turystycznym
dla gdańskiej młodzieży szkolnej w 2014 r.
1. Postanowienia ogólne.
1.1.
Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia
2004 r. – Prawo zamówień publicznych (z późn. zm.).
1.2.
Fundacja Gdańska zastrzega sobie prawo do zmiany treści konkursu
przed upływem terminu składania ofert. Jeśli zmiany będą miały istotny wpływ
na treść składanych ofert, Fundacja Gdańska przedłuży termin składania ofert.
O dokonanych zmianach Fundacja Gdańska powiadomi niezwłocznie wszystkich
oferentów w trybie określonym poniżej, jak również zamieści stosowną
informację na stronie internetowej, na której zostało zamieszczone ogłoszenie.
1.3.
Celem niniejszego konkursu jest wybór Partnera do funkcji zarządcy
operacyjnego niezbędnego do profesjonalnej realizacji projektu edukacyjnoturystycznego dla młodzieży szkolnej, organizowanego przez Gminę Miasta
Gdańsk pod nazwą „Program Edukacji Morskiej w Gdańsku”, w sezonie 2014,
realizowanego w granicach administracyjnych miasta Gdańska i na akwenach
Zatoki Gdańskiej.
2. Opis przedmiotu konkursu.
2.1.
Przedmiotem konkursu jest oferta na Partnera Fundacji Gdańskiej w
zakresie realizacji usługi polegającej na zarządzaniu operacyjnym ww.
projektem w okresie od 15 kwietnia 2014 r. do 15 grudnia 2014 r. zgodnie z
poniższymi założeniami.
2.2.
Partner w ramach swojej funkcji będzie wykonywał następujące zadania
2.2.1. Zarządzanie flotą jachtów Programu Edukacji Morskiej w Gdańsku
złożoną z co najmniej pięciu jachtów żaglowych w trakcie realizacji
programu w sezonie 2014 w okresie 6 miesięcy. Zapewnienie postoju dla
jachtów w marinie w Gdańsku oraz w marinie zlokalizowanej maksymalnie
500m od Twierdzy Wisłoujście, tankowanie jachtów benzyną (każdy jacht
będzie pływał około 3 godzin dziennie na silniku), bieżący serwis jachtów,
utrzymanie czystości, przekazywanie i odbieranie od dostawcy jachtów,
regulowanie należności za czarter jachtów na podstawie osobno
przekazanych od Fundacji Gdańskiej na ten cel środków finansowych.
2.2.2. Zapewnienie posiłków dla pływającej kadry złożonych z dwóch dań (zupa
i drugie danie). Ilość 6 lub 11 szt. dziennie w ciągu minimum 60 dni
rejsowych odpowiednio dla wariantów a) lub b), o których mowa w punkcie
2.2.7 poniżej1.
2.2.3. Zapewnienie poczęstunku dla młodzieży szkolnej uczestniczącej w
projekcie edukacyjno-turystycznym złożonego z bułki z minimum trzema
rodzajami składników w tym masło oraz ser lub mięso, woda mineralna lub
źródlana 0,5 l, myty owoc tj. jabłko lub gruszka. Ilość 60 szt. dziennie w
ciągu minimum 60 dni rejsowych.
2.2.4. Zapewnienia ubezpieczenia od NNW uczniów będących uczestnikami ww.
rejsów (60 szt. dziennie) w ciągu minimum 60 dni rejsowych.
2.2.5. Realizacja za pośrednictwem dostarczonej kadry (wymienionej powyżej)
minimum 60 dni rejsowych bez noclegu, na akwenie Zatoki Gdańskiej wg
harmonogramu rejsów, który zostanie załączony do umowy. W trakcie
1
Zmiana wyróżniona zakreśleniem na żółto wprowadzona w dniu 17 marca 2014 r.
realizacji zamówienia ilość dni rejsowych może się zwiększyć maksymalnie
o 15%.
2.2.6. Współpraca z Fundacją Gdańską jako głównym realizatorem i zarządcą
strategicznym Programu Edukacji Morskiej w Gdańsku (PEM) oraz
Partnerami Fundacji Gdańskiej realizującymi program, w szczególności z
Wydziałem Edukacji Urzędu Miejskiego w Gdańsku, Centralnym Muzeum
Morskim, Muzeum Historycznym Miasta Gdańska oraz innymi dostawcami
usług na rzecz programu.
2.2.7. Dostawa kadry do programu w wariancie a) złożonej minimum z 5
sterników (w tym 1 kierownika rejsów) oraz 1 koordynatora lądowego lub
w wariancie b) złożonej minimum z 10 sterników (w tym 1 kierownika
rejsów) oraz 1 koordynatora lądowego spełniającej wszystkie poniższe
kryteria łącznie.
2.2.7.1. Kadra ma ukończone 18 lat.
2.2.7.2. Patent min. Sternika Jachtowego PZŻ, ukończony Zintegrowany
kurs bezpieczeństwa STCW, Kurs radiooperatora SRC oraz uprawnienia
Wychowawcy Kolonijnego lub Kierownika Placówek Kolonijnych
2.2.7.3. Ubezpieczenie OC sterników dla całej kadry w okresie wykonywania
prac na rzecz Fundacji Gdańskiej (za wyjątkiem kierownika projektu).
2.2.7.4. Koordynator lądowy powinien posiadać dodatkowo prawo jazdy
kategorii B oraz dysponować samochodem osobowym do realizacji
zadań w PEM w terenie.
2.3.
Do obowiązków partnera będzie należało sporządzanie dla Fundacji
Gdańskiej pisemnych raportów okresowych z realizacji działań w ramach
Programu Edukacji Morskiej: merytorycznych oraz finansowych zawierających
rozliczenie poniesionych kosztów w terminach wskazanych przez Fundację
Gdańską, a także raportów końcowych: merytorycznego i finansowego
zawierającego rozliczenie poniesionych kosztów w terminie nie później niż do
18 grudnia 2014 r.
3. Opis Partnera.
3.1.
Partner dostarczający usługę musi dysponować kadrą złożoną z osób
spełniających warunki wymienione w pkt. 2.2.7 na zasadach pozwalających na
zawarcie umowy opartej na warunkach określonych w niniejszym ogłoszeniu.
3.2.
Partner musi posiadać udokumentowane doświadczenie w realizacji
projektów edukacyjno-turystycznych dla młodzieży szkolnej o charakterze
żeglarskim z minimalną ilością osób na poziomie 3000 uczestników.
3.3.
Partner powinien prowadzić działalność gospodarczą związaną ze
sportami, najlepiej wodnymi od co najmniej 2 lat, licząc od daty ogłoszenia
niniejszego konkursu.
4. Warunki dostawy usługi:
4.1.
Okresy wymienione w załączonym do Umowy harmonogramie rejsów są
równoznaczne z okresami dostawy kadry. Są to okresy, w którym Partner
dostarcza pracę swojej kadry do określonych we wzajemnej umowie prac. W
tych okresach zespół kadry będzie miał zapewniony minimum 60 dni
roboczych.
4.2.
Partner będzie wykonywać swoje obowiązki w ramach zawartej umowy.
Niedostarczenie oferowanej usługi (zwłaszcza zarządzanie projektem,
obsługach jachtów) w umówionych terminach wiąże się z naliczeniem
umownych kar określonych w umowie.
4.3.
Partner będzie musiał wyposażyć kadrę w stosowny, jednolity strój
żeglarski (polar, kurtka z kapturem, spodnie, pneumatyczna kamizelka
asekuracyjna) z nadrukiem loga Program Edukacji Morskiej w Gdańsku. Kadra
obowiązkowo powinna używać tej odzieży w trakcie wykonywania swoich
obowiązków.
4.4.
Partner będzie musiał zapewnić całej kadrze morskie środki łączności (6
radiotelefonów morskich VHF).
4.5.
Partner odpowiedzialny jest za zapewnienie ciągłości zatrudnienia kadry
oraz zapewnienie zakupu przez pływającą kadrę pakietu ubezpieczeniowego OC
sternika jachtu.
4.6.
Kadra musi być dostępna do prac w godzinach 07.30 do 18.00 w dni
powszednie w dni określone w załączonym do Umowy harmonogramie rejsów.
5. Cena za dostawę usług wymienionych w pkt. 2 zostanie ustalona w drodze
niniejszego konkursu. W ofercie powinna zostać podana stawka za dzień realizacji
rejsów odpowiednio dla wariantów a) i b), o których mowa w punkcie 2.2.7.
powyżej oraz iloczyny tych kwot i liczby 60 odpowiadającej szacunkowej ilości dni
realizacji rejsów. Wszystkie koszty związana z całością realizowanych zadań
opisanych warunkach niniejszego konkursu muszą być uwzględnione w powyższych
kwotach. Wszystkie kwoty powinny być podane w kwocie netto i brutto.
6. Składanie ofert.
6.1.
Pisemne oferty w zamkniętych kopertach z napisem: „Konkurs na
Partnera Fundacji Gdańskiej – Zarządca Operacyjny”, należy składać do dnia
21.03.2014 r. do godz. 15.00 w siedzibie Fundacji Gdańskiej, przy ul.
Świętojańskiej 43/44 w Gdańsku.
6.2.
Pisemne oferty powinny zawierać:
6.2.1. Nazwę firmy oraz siedzibę Partnera;
6.2.2. Oświadczenie, że Partner zapoznał się z warunkami i przedmiotem
konkursu i przyjmuje je bez zastrzeżeń;
6.2.3. Datę sporządzenia oferty;
6.2.4. Imienny spis kadry, którymi dysponuje podmiot.
6.2.5. Wpis do ewidencji działalności gospodarczej lub odpis aktualny z KRS,
potwierdzający długość okresu prowadzenia działalności gospodarczej przez
Partnera.
6.2.6. Opis zakresu dotychczas prowadzonej przez Partnera działalności z
uwzględnieniem doświadczenia w realizacji projektów edukacyjnoturystycznych dla młodzieży szkolnej o charakterze żeglarskim.
6.2.7. Oferowane dzienne stawki opłaty za dostawę usługi oraz
kadry w
wariantach a) i b), o których mowa w punkcie 2.2.7. powyżej, wg
schematu z pkt.5.
6.2.8. Informację teleadresową obejmującą adres do korespondencji, telefon
kontaktowy, adres mailowy oraz imię i nazwisko osoby (osób)
odpowiedzialnej za kontakt z Fundacją Gdańską, zarówno w zakresie
niniejszego konkursu.
6.2.9. Wszystkie dokumenty muszą być potwierdzone przez przedstawicieli
firmy Partnera.
6.2.10.
Kopie uprawnień kadry muszą być przedłożone Fundacji przed
zawarciem umowy warunkowej, o której mowa w punkcie 9.4. poniżej.
7. Termin związania ofertą
Oferenci będą związani swoją ofertą oraz protokołem z ewentualnych negocjacji, o
których mowa w pkt. 10.2, przez 60 dni, licząc od upływu terminu składania ofert.
8. Kryteria oceny i wyboru najkorzystniejszej oferty na Partnera Fundacji
Gdańskiej:
8.1.1. Rozpatrując złożone oferty organizator konkursu w pierwszym rzędzie
oceniać będzie cztery
kryteria:
8.1.1.1. Spełnienie warunków formalnych konkursu;
8.1.1.2. Zgodność oferty z kryteriami konkursu wymienionymi w pkt. 2 i
pkt. 3
8.1.1.3. Dotychczasowe doświadczenie oferenta w realizowaniu podobnej
działalności;
8.1.1.4. Oferowane dzienne stawki opłat za dostawę usługi oraz kadry dla
wariantów a) i b) oraz iloczyny tych kwot i liczby 60 odpowiadającej
szacunkowej ilości dni realizacji rejsów.
8.1.2. Ocena ofert wykonana zostanie przez Komisję Konkursową, w skład
której wejdą eksperci powołani przez organizatora konkursu.
9. Termin i miejsce otwarcia ofert i rozstrzygnięcia konkursu:
9.1.
Oferty zostaną otwarte dnia 21.03.2014 r. o godz. 15.30 w siedzibie
Fundacji Gdańskiej. Otwarcie ofert będzie miało charakter niepubliczny.
9.2.
Oferty podmiotów niespełniających warunków wstępnych, o których
mowa w punkcie 3 zostaną odrzucone bez dalszego rozpatrywania.
9.3.
Konkurs zostanie rozstrzygnięty do dnia 24.03.2014 r. do godz. 17.00 w
siedzibie Fundacji Gdańskiej. Rozstrzygnięcie konkursu będzie miało charakter
niepubliczny.
9.4.
Fundacja Gdańska z podmiotem, który złoży najlepszą ofertę w
niniejszym konkursie podpisze warunkową umowę o wykonanie usługi.
Fundacja Gdańska zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia z wybranym
oferentem dodatkowych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy dostawy.
Umowa wejdzie w życie pod warunkiem zawarcia przez Fundację Gdańską oraz
Gminę Miasta Gdańska umowy na realizację projektu edukacyjnoturystycznego dla młodzieży szkolnej, organizowanego przez Gminę Miasta
Gdańsk pod nazwą „Program Edukacji Morskiej w Gdańsku”, w sezonie 2014.
Oferta oraz protokół z negocjacji zostaną załączone do umowy najmu i
stanowić będą jej integralną część.
9.5.
Zawarcie umowy, o której mowa w punkcie 9.4. powyżej będzie
jednoznaczne ze złożeniem przez zwycięskiego oferenta oświadczenia
o zobowiązaniu
się
do
nieskładania
własnej
samodzielnej
oferty
w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na realizację Programu
Edukacji Morskiej w Gdańsku w roku 2014 ogłaszanym przez Gminę Miasta
Gdańska.
10.Ustalenia dodatkowe:
10.1.
Dodatkowe informacje na temat konkursu można będzie uzyskać drogą
mailową pod adresem [email protected]
10.2.
W przypadku złożenia ofert, które w ocenie Komisji Konkursowej
przedstawiać będą zbliżony poziom propozycji bądź wysokość złożonych ofert
będzie przekraczała możliwości finansowe realizacji projektu, Fundacja
Gdańska zorganizuje dodatkowy etap konkursu ograniczony do oferentów,
którzy złożyli te oferty. Z każdym z tych oferentów z osobna przeprowadzone
zostaną negocjacje w oparciu o przedstawione uzupełniające oferty pisemne,
zmierzające do wyłonienia zwycięzcy tegoż konkursu.
10.3.
Korespondencja dotycząca konkursu będzie prowadzona pocztą
elektroniczną bądź pisemnie – listem poleconym lub poprzez doręczenie do rąk
własnych. Dla celów korespondencji strony będą używać danych
teleadresowych oferentów wskazanych w ofertach oraz następujących danych
teleadresowych Fundacji Gdańskiej: [email protected], Gdańsk, ul.
Świętojańska 43/44, 80-840, tel.: (58) 326 22 80.
10.4.
Konkurs uznany zostanie za zakończony wynikiem negatywnym, jeżeli:
10.4.1.
Organizator konkursu uzna, że żadna ze złożonych ofert nie spełnia
warunków formalnych konkursu;
10.4.2.
Organizator konkursu uzna, że żadna ze złożonych ofert nie
zapewnia powodzenia w realizacji projektów edukacyjno-turystycznych w
oparciu o przedstawione warunki;
10.4.3.
Nie zostanie złożona żadna oferta.
10.5.
Przebieg konkursu objęty jest tajemnicą handlową i ma charakter
niepubliczny. Skład Komisji Konkursowej zostanie ujawniony z chwilą
rozstrzygnięcia konkursu w przypadku zakończenia konkursu wynikiem
pozytywnym.
10.6.
W przypadku pozytywnego rozstrzygnięcia konkursu dane zwycięskiego
oferenta będą mogły zostać ujawnione nie wcześniej niż po zawarciu umowy o
współpracy.
11.Zastrzeżenia:
11.1.
Fundacja Gdańska zastrzega sobie prawo odwołania konkursu, zmiany
jego warunków oraz zamknięcia konkursu bez wybrania którejkolwiek z ofert
również z innych powodów, niż wymienione w punkcie 10.3 niniejszego
konkursu bez konieczności podawania uzasadnienia.
11.1.1.
Regulowanie należności za czarter jachtów, o którym mowa w pkt.
2.2.1 będzie realizowana na podstawie odrębnego porozumienia w ramach
przekazanych przez Fundację Gdańską na ten cel środków finansowych w
pełnej kwocie,
11.1.2.
Zwiększenie ilości dostawy usług maksymalnie o 15 %, o którym
mowa jest w pkt 2.2.5 nie może spowodować zwiększenia ustalonego w
drodze niniejszego konkursu wynagrodzenia dla Partnera. Wynagrodzenie
nie może ulec zwiększeniu w trakcie realizacji umowy. W przypadku
zmniejszenia liczby dni rejsów poniżej 60 wynagrodzenie zostanie ustalone
jako iloczyn faktycznej liczby dni rejsów i podanej stawki za dzień realizacji
rejsów.
11.2.
W przypadku niespełnienia się warunku, o którym mowa w punkcie 9.4,
wygrana w konkursie nie może być podstawą do jakichkolwiek roszczeń
zwycięskiego oferenta wobec Fundacji Gdańskiej o utracone korzyści.
11.3.
W zależności od potrzeb związanych z realizacją Programu Edukacji
Morskiej w Gdańsku w sezonie 2014 Fundacja Gdańska zastrzega sobie
wyłączne prawo do podjęcia jednostronnej decyzji o wyborze wariantu a) lub b)
dostawy kadry do programu, o których mowa w punkcie 2.2.7 powyżej. na co
oferenci biorący udział w konkursie wyrażają niniejszym bezwarunkową zgodę.
O decyzji Fundacji Gdańskiej w tym zakresie zwycięski oferent zostanie
poinformowany przed zawarciem umowy, o której mowa w punkcie 9.4.
poniżej.
Opublikowano 13 marca 2014 r.