PGaszynski_Repozytorium_prac_dyplomowych

Paweł Gaszyński
Repozytorium prac dyplomowych Uniwersytetu Jagiellońskiego
streszczenie wystąpienia
1. Gromadzenie wersji elektronicznych prac dyplomowych
Pierwsze regulacje dotyczące elektronicznych wersji pracy dyplomowych
tworzonych na Uniwersytecie Jagiellońskim, weszły w życie zarządzeniem Rektora w
2004. Określały one, że oprócz wersji papierowej każdy autor pracy ma ją dodatkowo
przekazać na nośniku w formie cyfrowej. Oprócz tego każdy miał do wypełnienia
ankietę w której podawał informacje na potrzeby stworzenia bazy prac dyplomowych –
były to informacje o miejscu powstania pracy, promotorze, tłumaczenie tytułu na język
obcy oraz słowa kluczowe i streszczenie w co najmniej dwóch językach. Dodatkowo
każdy mógł wyrazić zgodę na to, żeby jego praca dostępna była w sieci Internet dla
każdego zainteresowanego. Zarządzenie to z niewielkimi poprawkami funkcjonowało do
roku 2011.
Pomimo niewątpliwej korzyści, jaką było posiadanie prac w wersjach cyfrowych
zarządzenie niestety w kilku aspektach było nieprecyzyjne. Pierwszym problemem była
zgodność wersji elektronicznej z wersją papierową złożoną w sekretariacie bądź
dziekanacie. Nikt nie weryfikował tego przeglądając równocześnie obydwie te wersje.
Nie było zbytniej możliwości na to, by ta osobą był promotor. Ostatecznie ograniczono
się do pisemnego oświadczenia studenta o tej zgodności. Po drugie problem był z
nośnikami. Zarówno płyty CD/DVD jak i nawet dyskietki nie są nośnikami zbyt pewnymi
i różnie reagują na upływ czasu i warunki przechowywania. Niektóre z płyt po
dostarczeniu ich do Archiwum nie były już na tyle sprawne by można z nich było zgrać
pliki z pracą. Zdarzało się również, że na płytach nie znajdowała się praca tylko skrót do
niej, inne, kompletnie nie związane z nią pliki (jak np. zdjęcia z wakacji) lub tez płyta
była nie nagrana w ogóle. Kolejnym problemem było oddawanie prac w formie kilkukilkunastu plików, które stanowiły części składowe pracy. Bez wersji papierowej
niejednokrotnie były niemożliwe do scalenia w jeden plik. Ostatnim z istotnych
problemów jakie pojawiały się w trakcie funkcjonowania tego zarządzenia była
ściągalność elektronicznych wersji prac. Do dnia dzisiejszego do Archiwum UJ nie trafiło
blisko 1/3 płyt z pracami dyplomowymi.
Mniej więcej od 2009 r. Archiwum rozpoczęło prace nad wprowadzeniem
nowego systemu eliminującego te niedogodności. Po blisko dwóch latach konsultacji
udało się wprowadzić nowe zarządzenie Rektora, regulujące przekazywanie prac w
wersji elektronicznej. Cały system opiera się na komponencie systemu USOS –
Archiwum Prac Dyplomowych. Wraz z wejściem zarządzenia zniknęło przekazywanie
prac na pytach CD/DVD. Od tego momentu każdy ze studentów wprowadza pracę do
systemu APD. Praca ta musi być w formacie PDF w jednym pliku, dzięki czemu
zlikwidowaliśmy kolejną wcześniejszą niedogodność. Praca ta po wprowadzeniu do
systemu APD zostaje przez niego zmodyfikowana. Na każdej ze stron pliku PDF nadana
zostaje dziesięciocyfrowa losowa suma kontrolna. Dopiero tak zmodyfikowany plik
student może wydrukować i złożyć w sekretariacie/dziekanacie. Podczas przyjmowania
pracy system USOS na potrzeby pracownika danej jednostki losowo wybiera dwie
strony z sumami kontrolnymi do ich weryfikacji. Procedura taka zapewnia
stuprocentową ściągalność prac, gdyż praca bez sum kontrolnych nie może być
dopuszczona do obrony a także zgodność wersji papierowej z elektroniczną. Oprócz
wprowadzenia pracy do systemu każdy ze studentów wpisuje tam wszystkie dodatkowe
informacje na potrzeby bazy prac, jak również określa dostępność dla osób trzecich
swojej pracy.
Przy wprowadzeniu tego zarządzenia jedną z najważniejszych kwestii było
znalezienie takiego rozwiązania, by w ramach uczelnianego archiwum funkcjonowała
jedynie wersja cyfrowa pracy jako równoważna wersji papierowej. Wiązało się to
przede wszystkim z problemami lokalowymi Archiwum, dla którego coroczny napływ
blisko 10000 prac przekracza możliwości magazynowania. W toku prac na stroną
prawną zarządzenia uzyskaliśmy z Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego
interpretację zapisu ustawy mówiącego o przechowywaniu jednego egzemplarza pracy
dyplomowej w teczce akt osobowych. Zapis mówiący, że ma to być egzemplarz w formie
papierowej oraz elektronicznej oznacza, że to uczelnia sama decyduje, w jakiej formie
przechowuje prace. Ostatecznie aktualnie funkcjonującym rozwiązaniem jest to, że w
Archiwum przechowujemy jedynie wersje cyfrowe prac, natomiast wersja papierowa,
składana przed obroną, nie jest już przekazywana do Archiwum, tylko w momencie
wydania dyplomu jest oddawana studentowi.
2. Udostępnianie prac dyplomowych
Zarządzenie z roku 2004 po raz pierwszy poruszyło też kwestię udostępniania
prac magisterskich i licencjackich. Zgodnie z wykładnią prawa autorskiego jaką
otrzymaliśmy, prace licencjackie i magisterskie mogą być udostępnianie osobom trzecim
wyłącznie po uzyskaniu zgody autora. Prace te nie mają swojego upublicznienia, obrona
odbywa się w sposób niejawny i całość praw do dysponowania pracą jest po stronie
autora. W związku z tym działają tutaj przepisy prawa autorskiego mówiące, że dzieło
może zostać upublicznione 70 lat po śmierci autora. Zarządzenie z 2004 r. dało tutaj
niewielką możliwość na upublicznianie tych prac dając każdemu z autorów możliwość
zdecydowania czy chce aby jego praca była dostępna w sieci Internet czy tez nie. Był to
system binarny, gdzie z jednej strony był pełny i nieograniczony dostęp do pracy dla
każdego, a z drugiej zaś całkowite pozbawienie możliwości korzystania z niej. Mimo
wszystko dzięki temu rozwiązaniu ¼ autorów prac, które posiadamy w Archiwum,
wyraziło zgodę na upublicznienie swojej pracy. W 2011 roku w nowym zarządzeniu
dołożona została opcja pośrednia. Otóż każdy z autorów może wyrazić zgodę na
udostępnienie swoje pracy w czytelni Archiwum, ale nie będzie ona dostępna w
Internecie. Dodanie tej opcji sprawiło, że przez dwa lata 45% autorów zgodziło się na
to, żeby ich praca była w jakikolwiek sposób dostępna dla zainteresowanych. Łącząc
czas funkcjonowania obydwu zarządzeń daje to 34% procent prac z 10 lat, które mogą
być udostępniane. Na szczęście od momentu wprowadzenia APD ta tendencja jest
rosnąca i miejmy nadzieje, że się utrzyma.
W przypadku rozpraw doktorskich kwestie udostępniania nie są aż tak
rygorystyczne. Każda rozprawa jest wystawiona przed obroną w czytelni do wglądu dla
każdego, a jej obrona odbywa się w sposób jawny. W związku z tym, że nastąpiło
pierwsze upublicznienie, rozprawy doktorskie są udostępniane w czytelni bez
ograniczeń. Dodatkowo każdy autor może wyrazić zgodę na to, by jego praca była
dotępna w Internecie. Z roku na rok ilość osób wyrażających na to zgodę rośnie i na tą
chwilę łącznie za minione 10 lat 23% rozpraw może być dostępnych on-line. Tendencja
jest taka, że im wydział bardziej ścisły, tym więcej autorów wyraża na to zgodę.