Gdy zespół boi się kierownika 189 Pobrań

Gdy zespół boi się kierownika 189 Pobrań

STUDIUM PRZYPADKU
Wyższa Szkoła Europejska im. ks. Józefa Tischnera
Gdy zespół boi się kierownika
dr inż. Andrzej Ścibich
Gminny Ośrodek Kultury w Hajnówce, miasteczku położonym w południowo-wschodniej części
województwa podlaskiego, jak co roku otrzymał od władz gminy zadanie zorganizowania festiwalu
„Początek lata w puszczy” w Noc Świętojańską. Jest to jedna z największych i najważniejszych
imprez organizowanych w Hajnówce.
Festiwal „Początek lata w puszczy” ma promować walory turystyczne miejscowości i regionu.
Hajnówka rozwinęła się z osady strażnika leśnego, powstałej w XVI wieku. Miasteczko słynie
z dobrze zachowanych budowli z okresu I wojny światowej oraz budownictwa mieszkaniowego
z okresu międzywojennego. Jednak największym walorem i atrakcją jest Rezerwat Krajobrazowy
wraz z Rezerwatem Pokazowym i Hodowlanym Żubrów oraz Tarpanów. Turyści z Polski
i zagranicy chętnie przyjeżdżają do tego malowniczego zakątka, aby odpocząć na łonie natury.
W gminie działają liczni producenci wyrobów tradycyjnych, ekologicznych i regionalnych, których
usługi i towary są bardzo zróżnicowane. Turyści chętnie oglądają i kupują obrazy, a także
płaskorzeźby z drewna o tematyce sakralnej wykonane przez lokalnych artystów. Chleb wypiekany
zgodnie z tradycyjną recepturą, mieszanki ziołowe oraz różne odmiany miodu oferowane przez
miejscowych wytwórców cieszą się renomą nie tylko u przyjezdnych, ale także u mieszkańców
Hajnówki. Dobrą sławę maja również lokalne hafciarki, wytwarzające piękne serwety i obrusy, ale
także obrazy haftowane. W związku z tak dużą popularność miejscowych wyrobów oraz planem
promowania ich w kraju oraz zagranicą władze gminy postanowiły, że festiwal „Początek lata w
puszczy” poprzedzą dwudniowe targi produktów lokalnych. Odpowiedzialność za ich
zorganizowanie spoczęła również na Gminnym Ośrodku Kultury, którego pracownicy są najlepiej
zorientowani w działalności producentów wyrobów regionalnych. Jednocześnie radni uznali, że
najlepiej będzie jeśli oba przedsięwzięcia będą koordynować te same osoby, gdyż wówczas zostanie
zachowana spójność pomiędzy nimi i festiwal oraz targi będą stanowić dwa elementy większego
projektu. Powierzenie organizacji obu imprez Gminnemu Ośrodki Kultury wynikało również
z faktu, iż wszystkie poprzednie wydarzenia przygotowane przez pracowników Ośrodka
zakończyły się sukcesem.
Radni wyznaczyli na kierownika projektu Jerzego Igiełkę, dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury,
który zarazem sprawuje funkcję radnego w powiecie oraz przewodniczącego powiatowej komisji
kultury. Posiada on duże doświadczenie w organizacji różnego rodzaju przedsięwzięć kulturalnych
i promocyjnych. W ciągu 30 lat swojej pracy, w tym 10 na stanowisku dyrektora Centrum był
wielokrotnie nagradzany za swoje osiągnięcia. Jerzy Igiełka ze względu na sprawowane funkcje
oraz długoletnią działalność w branży jest chętnie i często zapraszany na różnego rodzaju
wydarzenia na terenie całego województwa oraz poza jego granicami. Posiada także szeroką sieć
kontaktów nie tylko zawodowych ale także prywatnych na terenie Polski Wschodniej. W związku
z tym, rzadko można spotkać go w biurze Gminnego Ośrodka Kultury. Bywa również trudno
uchwytny przez telefon dla pracowników Ośrodka. Ponieważ Jerzy zdaje sobie sprawę z licznych
zobowiązań i ograniczonego czasu jakim dysponuje, preferuje delegowanie zdań w swoich
zespołach
oraz
rozliczanie
podwładnych
z efektów.
Ceni
samodzielność
i umiejętność
podejmowania kluczowych decyzji bez konieczności angażowania jego osoby. Bardzo szybko się
irytuje, gdy pracownicy proszę go o podjęcie decyzji, która w jego ocenie powinna zostać przez
nich podjęta. Jednocześnie bardzo nie lubi złych informacji i ma duże problemy z ich akceptacją, co
często negatywnie odbija się na osobie je przekazującej. Innymi słowy posłaniec przynoszący złą
informację nigdy nie może czuć się bezpieczny. Dodatkowo Jerzy ma bardzo niski poziom
tolerancji na błędy popełniane przez swoich pracowników. Nie uznaje wyjaśnień i wymówek.
Zazwyczaj swój brak zadowolenia formułuje werbalnie poprzez krzyk na pracownika, który
popełnił błąd. Zdarzyło mu się nawet raz zwolnić jednego z nich.
Zespół oddelegowany do przygotowania targów oraz festiwalu, którego kierownikiem jest Jerzy
Igiełka, składa się z czterech pracowników Gminnego Ośrodka Kultury. Anna Kwiatek jest
pracownikiem o najdłuższym stażu w GOK-u, doskonale orientuje się we wszelkich kwestiach
finansowych, od zdobywania funduszy przez kontakty ze sponsorami po rozliczenia. W projekcie
odpowiada za zbiórkę funduszy na realizację przedsięwzięć oraz budżet. Promocją projektu zajmuje
się Paweł Szyszka, młody pracownik, który wrócił do Hajnówki po zakończeniu studiów
związanych z PR i reklamą w Warszawie. Kwestie organizacyjne, w tym logistyka, zostały
rozdzielone pomiędzy Klaudię Motyl, która jest odpowiedzialna za targi oraz Katarzynę Sęk
odpowiedzialną za festiwal. Obie pracują w GOK-u od 10 lat. Cały zespół ma świadomość, że Jerzy
Igiełka źle przyjmuje złe informacje, dlatego wszyscy unikają ich przekazywania i każdemu
problemowi starają się zaradzić we własnym gronie.
Od samego początku przygotowania do realizacji projektu były trudniejsze niż w poprzednich
latach. Rozszerzenie festiwalu o targi spowodowało konieczność zwiększenia planowanych działań
przy jednoczesnym zachowaniu tego samego budżetu. Radni zlecili dodatkowe zadania bez
uwzględnienia ich w budżecie gminy. Dodatkowo część sponsorów ze względu na kryzys
gospodarczy wycofała się lub zmniejszyła poziom swojego wsparcia. Do zorganizowania targów
konieczne było wynajęcia straganów, na których lokalni producenci mogli wystawić swoje towary.
Organizacja targów
wygenerowała także
konieczność sfinansowania wydruku katalogu
z producentami, którzy biorą udział w targach. Anna Kwiatek pukała do „wszystkich drzwi”
szukając dodatkowych sponsorów. Niestety katastrofalne skutki ostatnich wichur spowodowały, iż
lokalni przedsiębiorcy nie byli gotowi na wyłożenie pieniędzy na targi i festiwal. Zespół rozważał
pozyskanie dodatkowych pieniędzy od producentów i usługodawców, którzy mieli zaprezentować
się na targach, ale również tutaj gdy ususzeni oni o możliwej opłacie za wystawienie swoich
towarów/usług zaczęli się wycofywać z udziału. W końcu Zespół zadecydował o wykorzystaniu
części środków przeznaczonych na wynajęcia barierek ochronnych, gdyż udało im się znaleźć firmę
zabezpieczającą imprezy z Jeleniej Góry, której oferta była tańsza niż propozycja przedsiębiorstwa,
z którym współpracowano przy ubiegłorocznym festiwalu. Konieczna była także redukcja części
budżetu związanego z promocją, gdyż w związku z wydłużeniem czasu trwania przedsięwzięcia
należało wynająć na dłużej przenośne toalety oraz podpisać umowę z agencją ochrony na trzy dni
zamiast jednego.
„Dziewczyny, może powinniśmy o tym wszystkim powiedzieć Jerzemu. Sprawa jest poważna,
a problem z budżetem nie jest wynikiem naszego błędu tylko zwiększeniem liczby zadań przez
Radnych. Może Jerzemu udałoby się coś z tym zrobić.” – sugerował Paweł. „Młody, nie znasz
Jerzego tak dobrze jak my. Tak naprawdę mamy rozwiązanie sytuacji. Przedstawienie go Jerzemu
tylko go zdenerwuje.” - powiedziała Ania, a Klaudia dodała podniesionym głosem, wcielając się w
Jerzego „Po co z tym do mnie przychodzicie. Macie rozwiązanie więc o co Wam chodzi. Oczekuję
samodzielności, inicjatywy i umiejętności podejmowania decyzji jeżeli nie jesteście w stanie temu
podołać nikt nie każe Wam tu pracować.” Kasia nic nie powiedziała, ale przypomniała sobie ostatni
taki incydent, w którym to ona niestety była celem ataku Jerzego. Paweł nadal nie był pewny
i jeszcze raz spróbował przekonać koleżanki. W końcu jednak poddał się. Nie raz już słyszał
o wybuchach Jerzego i nie chciał być ich kolejną ofiarą, szczególnie, że był nowym pracownikiem.
Na to wszystko nałożył się również fakt, iż przez ostatni miesiąc Jerzy był praktycznie
nieuchwytny. Tak więc mimo obaw, że targi i festiwal nie zostaną wystarczająco dobrze
wypromowane, gdyż mniejsze środki pozwalały jedynie na kampanię promocyjną w Internecie,
zespół postanowił nie informować o tym Kierownika Projektu, licząc na to że zainteresowanie
będzie równie duże jak w poprzednich latach.
Dwa tygodnie przed rozpoczęciem targów Anna Kwiatek chciała ustalić szczegóły dotyczące
przywozu barierek ochronnych oraz kwestię uregulowania należności. Podczas rozmowy
telefonicznej z właścicielem firmy z Jeleniej Góry okazało się, że oferta, którą przedstawili nie
obejmuje transportu z Jeleniej Góry do Hajnówki. Cały zespół był zaskoczony, gdyż do tej pory
zawsze koszt ten był wliczony w cenę i nikomu nie przyszło do głowy, żeby to zweryfikować.
W budżecie projektu nie było już funduszy na pokrycie tego wydatku. Po długich rozmowach
zespół uznał, że należy zwołać spotkanie, w którym weźmie udział Jerzy.
Wieczorem, gdy wszyscy zebrali się w Gminnym Ośrodku Kultury, Jerzy był mocno
poddenerwowany. Gdy Ania poprosiła go o przybycie na spotkanie, Jerzy chciał jeszcze przed nim
zapoznać się z aktualnym budżetem i stanem realizacji projektu. Ania przesłała mu wszystkie
dokumenty, o które prosił. Podczas lektury zorientował się, że targi i festiwal nie są wystarczająco
promowane. Sprawdził portale, na których została zamieszczona informacja o projekcie
i z zaniepokojeniem stwierdził bardzo niską ilość odwiedzin tych stron przez internautów. „Jerzy,
mamy poważny problem” – zaczęła Ania po czym opisała sytuację związaną z zamówieniem
barierek. Jerzy spokojnie wysłuchał zespołu po czym wypisał na flipcharcie inne problemy, które
dostrzega. Wszyscy widzieli narastającą w nim irytację. „Problemów mamy wiele – powiedział
podniesionym głosem Jerzy – Dlaczego nikt mnie nie informował o tym, że coś idzie nie tak?!”