DOSTĘP DO INFORMACJI W CELACH NAUKOWYCH I

PROCEDURA
DOSTĘP DO INFORMACJI W CELACH NAUKOWYCH
I DYDAKTYCZNYCH
Nr procedury: 3.
Data wydania: 08-01-2013
Wersja 1.0
Strona 1 z 9
Załącznik nr 3 do uchwały Nr ___/2013
Zarządu PKP Polskie Linie Kolejowe S.A.
z dnia 08 stycznia 2013 r.
DOSTĘP DO INFORMACJI W CELACH NAUKOWYCH
I DYDAKTYCZNYCH W PKP POLSKIE LINIE KOLEJOWE S.A.
- Procedura dla Wnioskodawców
i pracowników PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. -
Opracował
Zespół ds. opracowania zasad udostępniania
informacji publicznej
Sprawdził
Grzegorz Kuta
Data i podpis
Zatwierdził
Data i podpis
PROCEDURA
DOSTĘP DO INFORMACJI PUBLICZNEJ
1.
Nr procedury: 3.
Data wydania: 08-01-2013
Wersja 1.0
Strona 2 z 9
CEL PROCEDURY
Celem niniejszej procedury jest ustalenie jednolitego sposobu udostępniania zasobów
informacyjnych (dokumentów, materiałów) PKP Polskie Linie Kolejowe S.A., zwanej dalej „Spółką”, na
potrzeby naukowe lub dydaktyczne.
2.
PODZIAŁ ODPOWIEDZIALNOŚCI
Za całość działań objętych procedurą odpowiada:
1) w Centrali Spółki – kierownik komórki organizacyjnej, do której wpłynął wniosek;
2) w jednostce organizacyjnej Spółki – kierownik jednostki organizacyjnej Spółki, do której
wpłynął wniosek.
3.
OPIS SPOSOBU POSTĘPOWANIA
1) przesłany do Spółki wniosek o udostępnienie informacji, dokumentów, danych do
wykorzystania w celach naukowych lub dydaktycznych (wzór stanowi załącznik nr 1 do
niniejszej procedury), powinien zawierać:
a) informację, do jakiego celu zostaną wykorzystane informacje lub dane,
b) dane osoby upoważnionej do otrzymania informacji lub odbioru dokumentów,
c) dane kontaktowe studenta (naukowca) oraz uczelni (szkoły),
d) potwierdzenie wniosku przez władze uczelni (szkoły) oraz zobowiązanie wykorzystania
informacji tylko do celów, dla których zostały udostępnione,
e) ściśle określony zakres żądanych informacji lub danych;
2) niespełnienie któregokolwiek z wymagań, o których mowa w pkt 1, stanowi podstawę do
odmowy udostępnienia informacji na potrzeby naukowe lub dydaktyczne;
3) zgodę na udostępnienie informacji lub dokumentów dla celów naukowych wyraża:
a) w przypadku informacji lub dokumentów będących w gestii komórki organizacyjnej
Centrali Spółki – kierownik komórki organizacyjnej Centrali Spółki,
b) w przypadku informacji lub dokumentów będących w gestii jednostki organizacyjnej
Spółki – kierownik jednostki organizacyjnej Spółki,
c) w pozostałych przypadkach – Prezes, Wiceprezes lub Członek Zarządu Spółki;
4) informacje i dokumenty stanowiące tajemnicę przedsiębiorcy Spółki mogą być
udostępnione tylko do wglądu w siedzibie Spółki lub siedzibie jednostki organizacyjnej
Spółki, po spełnieniu obowiązków wynikających z „Polityki Bezpieczeństwa Tajemnicy
Przedsiębiorcy w PKP Polskie Linie Kolejowe S.A.”, przyjętej do stosowania w Spółce
w odrębnym trybie;
5) w określonych przypadkach, uwzględniając koszty udostępnienia informacji, dokumenty
mogą zostać udostępnione tylko w siedzibie Spółki lub siedzibie jednostki organizacyjnej
Spółki.
6) w uzasadnionych przypadkach warunkiem udostępnienia informacji dla celów naukowych
lub dydaktycznych jest:
a) objęcie pracy naukowej lub dydaktycznej poufnością (wzór stanowi załącznik nr 2 do
niniejszej procedury),
b) zawarcie pisemnej umowy, porozumienia lub oświadczenia o zachowaniu poufności
(wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszej procedury),
c) przekazanie jej wyników na potrzeby Spółki (egzemplarz pracy naukowej, dyplomowej
itp.).
PROCEDURA
DOSTĘP DO INFORMACJI PUBLICZNEJ
4.
Nr procedury: 3.
Data wydania: 08-01-2013
Wersja 1.0
Strona 3 z 9
DOSTĘPNOŚĆ PROCEDURY
Procedura jest dostępna dla pracowników PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. i wnioskodawców:
1) we wszystkich jednostkach organizacyjnych;
2) we wszystkich komórkach organizacyjnych Centrali;
3) na stronie internetowej http://www.plk-sa.pl/kontakt/.
PROCEDURA
DOSTĘP DO INFORMACJI PUBLICZNEJ
Nr procedury: 3.
Data wydania: 08-01-2013
Wersja 1.0
Strona 4 z 9
Załącznik nr 1
WZÓR WNIOSKU O UDOSTĘPNIENIE DOKUMENTÓW I INFORMACJI W CELACH
NAUKOWYCH LUB DYDAKTYCZNYCH
DANE WNIOSKODAWCY:
Nazwisko i Imię wnioskodawcy *
Pełen adres wnioskodawcy: *
Nr telefonu wnioskodawcy: *
E-mail wnioskodawcy: *
Nazwa szkoły / Uczelni / Jednostki badawczej: *
Pełen adres szkoły / uczelni / jednostki badawczej: *
Rodzaj i kierunek studiów: *
Kliknij tutaj, aby wprowadzić tekst.
Kliknij tutaj, aby wprowadzić tekst.
Kliknij tutaj, aby wprowadzić tekst.
Kliknij tutaj, aby wprowadzić tekst.
Kliknij tutaj, aby wprowadzić tekst.
Kliknij tutaj, aby wprowadzić tekst.
Kliknij tutaj, aby wprowadzić tekst.
Adresat wniosku
______________________
_____________________
W związku z __________________________________________________ uprzejmie proszę
o wyrażenie zgody na dostęp do informacji i materiałów PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. dla uzyskania
danych rzeczywistych do wykonania pracy dyplomowej / magisterskiej / inżynierskiej / doktorskiej **
pt. „_____________________________________________________________________________”
Wnioskuję o udostępnienie informacji i materiałów w następującym zakresie:
a) ______________________________________________ ***
b) ______________________________________________ ***
c) ______________________________________________ ***
Udostępnione dane będą wykorzystane tylko w wyżej wymienionej pracy i nie zostaną opublikowane
ani udostępnione innym podmiotom.
Opiekunem naukowym pracy dyplomowej jest: ___________________________________________
Praca realizowana będzie w roku akademickim ___________________________________________
Osobą upoważnioną do otrzymania informacji jest: ________________________________________
Termin zwrotu wypożyczonych dokumentów / materiałów *** ___-___-20____ r.
W załączeniu potwierdzenie wniosku przez szkołę / uczelnię / jednostkę badawczą.
______________________________
____________________________
Miejscowość, data
Uwagi:
*
proszę wypełniać elektronicznie lub czytelnie drukowanymi literami
** niepotrzebne skreślić
*** należy ściśle określić zakres żądanych informacji, materiałów lub danych
**** wypełnić opcjonalnie w przypadku wniosku o wypożyczenie dokumentów / materiałów
podpis wnioskodawcy
PROCEDURA
DOSTĘP DO INFORMACJI PUBLICZNEJ
Nr procedury: 3.
Data wydania: 08-01-2013
Wersja 1.0
Strona 5 z 9
Załącznik nr 2
WZÓR WNIOSKU O OBJĘCIE PRACY NAUKOWEJ I DYDAKTYCZNEJ POUFNOŚCIĄ
_______________, dnia __-__-20___ r.
________________________________
Imię i nazwisko
________________________________
Kierunek studiów
________________________________
Adres
Adresat wniosku
(nazwa szkoły / uczelni)
(adres szkoły / uczelni)
(prowadzący / promotor)
Podanie
Uprzejmie proszę o wyrażanie zgody na nadanie mojemu projektowi klauzuli poufności.
Uzasadnienie: ______________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
Jednocześnie informuję, że klauzula wygaśnie w roku _____________
______________________________
Miejscowość, data
____________________________
podpis wnioskodawcy
PROCEDURA
DOSTĘP DO INFORMACJI PUBLICZNEJ
Nr procedury: 3.
Data wydania: 08-01-2013
Wersja 1.0
Strona 6 z 9
Załącznik nr 3
WZÓR UMOWY O ZACHOWANIU POUFNOŚCI W CELU UDOSTĘPNIENIA INFORMACJI
NA POTRZEBY NAUKOWE I DYDAKTYCZNE
UMOWA O ZACHOWANIU POUFNOŚCI
zawarta w dniu ___-___-20____ r. w Warszawie pomiędzy:
1.
PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. __________________________________________ z siedzibą
w ____________________________________, adres _________________________________
wpisaną do KRS pod numerem _______________ prowadzonym przez Sąd ______________
___________________________________________________________________________
NIP: ______________, REGON _______________, zwaną dalej „PLK”, reprezentowaną przez:
-
______________________________________________________________________
-
______________________________________________________________________
a
2.
____________________________________________________________________ z siedzibą
w ____________________________________, adres _______________________________
wpisaną do KRS pod numerem ________________ prowadzonym przez Sąd _____________
___________________________________________________________________________
NIP: _____________, REGON _______________, zwaną dalej _______, reprezentowaną przez:
-
______________________________________________________________________
-
______________________________________________________________________
zwanymi łącznie w dalszej części niniejszej Umowy Stronami.
§ 1.
1.
2.
3.
________ zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich materiałów, dokumentów oraz
informacji
dotyczących
PLK
otrzymanych
lub
uzyskanych
w
związku
z ___________________________________________________________________________
przez _________________________________ pt: „__________________________________”,
zwanych w dalszej części niniejszej Umowy „Informacjami”. Wykorzystanie Informacji nastąpi
tylko i wyłącznie na potrzeby ___________________________________________________.
________ zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy informacji stanowiących tajemnicę
przedsiębiorstwa PLK – w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej
konkurencji (Dz. U. z 1993 r. Nr 47, poz. 211, z póź. zm.).
Obowiązek określony w ust. 1 i 2 odnosi się do wszelkich Informacji, niezaleŜnie od tego, czy
________ otrzymał je bezpośrednio od PLK, czy teŜ za pośrednictwem osób trzecich.
PROCEDURA
DOSTĘP DO INFORMACJI PUBLICZNEJ
Nr procedury: 3.
Data wydania: 08-01-2013
Wersja 1.0
Strona 7 z 9
§ 2.
1.
2.
3.
Przez okres 36 (trzydziestu sześciu) miesięcy od dnia zawarcia niniejszej Umowy, kaŜda ze Stron
zobowiązuje się nie ujawniać jakichkolwiek Informacji jakiejkolwiek osobie trzeciej, za wyjątkiem
ujawniania Informacji pracownikom lub współpracownikom _______ z obowiązkiem zachowania
poufności przez te osoby.
Postanowienia ust. 1 nie obejmują Informacji, które:
a) w chwili ujawnienia były publicznie znane lub,
b) stały się publicznie znane z innej przyczyny niŜ w wyniku naruszenia niniejszej Umowy.
Postanowienia ust. 1 nie mają zastosowania do ujawnienia Informacji w zakresie wymaganym
przez zobowiązujące przepisy prawa.
§ 3.
1.
2.
______ zobowiązuje się poinformować swoich pracowników oraz współpracowników, którzy
uczestniczą w dostępie do Informacji lub mają z nimi styczność, o obowiązkach wynikających
z niniejszej Umowy. _______ będzie ponosił odpowiedzialność za wszelkie naruszenia
obowiązków wynikających z niniejszej Umowy przez wyŜej wymienione osoby.
_________ zobowiązuje się do zapoznania swoich pracowników wymienionych w ust. 1
z dokumentem pn. „Polityka Bezpieczeństwa Informacji w PKP Polskie Linie Kolejowe S.A.”.
§ 4.
___________ zobowiązuje się do odbierania informacji od PLK oraz przekazywania mu tych
informacji wyłącznie za pośrednictwem swoich pracowników, którzy zostali powiadomieni
o obowiązkach wynikających z niniejszej Umowy.
§ 5.
___________ zobowiązuje się dołoŜyć naleŜytych starań w celu zapewnienia, aby środki łączności
wykorzystywane przez niego do odbioru oraz przekazywania informacji gwarantowały zabezpieczenie
tych Informacji przed dostępem osób nieupowaŜnionych.
§ 6.
Informacje mogą być przekazywane za pośrednictwem poczty elektronicznej, jednakŜe uwzględnione
powinny zostać poniŜsze zasady polityki bezpieczeństwa teleinformatycznego:
1) Przesyłanie drogą poczty elektronicznej dowolnych fragmentów lub całych
dokumentów/plików odbywa się przy zastosowaniu kryptograficznych metod szyfrowania
dokumentów/plików (np. oprogramowanie Winzip z silnym algorytmem szyfrującym) i haseł
zabezpieczających, zapewniających ochronę przed nieautoryzowanym otwarciem ww.
dokumentów/plików.
2) Na wyraźną prośbę zawartą w przesłanej wiadomości Strona odbierająca wiadomość
(_______) zobowiązana jest do potwierdzenia jej odbioru stronie wysyłającej (PLK).
3) Hasło w postaci co najmniej ośmioznakowego kodu, z jednoczesnym uŜyciem małych
i duŜych liter oraz cyfr i znaków specjalnych, ustalane jest pomiędzy osobami wysyłającymi
i odbierającymi informację i podawane niezaleŜnym kanałem transmisji informacji.
PROCEDURA
DOSTĘP DO INFORMACJI PUBLICZNEJ
4)
5)
Nr procedury: 3.
Data wydania: 08-01-2013
Wersja 1.0
Strona 8 z 9
Przesyłanie informacji moŜe odbywać się pomiędzy portalami wyłącznie administrowanymi
przez PLK i ________, z wyłączeniem ogólnodostępnych portali internetowych (np.
@onet.pl, @wp.pl) oraz serwerów pocztowych stron trzecich.
PLK oraz _______ zobowiązują się nie przesyłać Informacji w sposób jawnie podany
w treści samej wiadomości e-mail.
§ 7.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa PLK, wyraŜone w formie materialnej (w tym
materiały w formie pisemnej, komputerowe nośniki informacji) będą przekazywane
przedstawicielowi _________ zgodnie z zapisami uregulowań wewnętrznych PKP, w następujący
sposób:
1) KaŜdorazowo przy przekazywaniu takich danych stworzona zostanie zamknięta lista
przekazywanych danych zawierająca: tytuł lub opis zawartości oraz ilość stron,
2) KaŜdorazowo pod listą podpisuje się przedstawiciel PLK oraz ___________,
3) Po zakończeniu prac dane zostaną zwrócone Stronie udostępniającej za pokwitowaniem
odbioru i potwierdzeniem kompletności przekazywanych danych z listą podpisaną podczas
ich przekazania.
________ zobowiązuje się przechowywać informacje, o których mowa w ust. 1, w sposób
uniemoŜliwiający dostęp do nich przez osoby nieupowaŜnione.
________ zobowiązuje się do wykorzystania otrzymanych od PLK Informacji wyłącznie na
potrzeby opracowania dokumentu pt: „___________________________________________”.
_______ zobowiązuje się do zwrotu PLK wszystkich otrzymanych Informacji po ich
wykorzystaniu, jednak nie później niŜ w terminie 30 dni od daty zakończenia opracowania
dokumentu, o którym mowa w ust. 3.
_______ zobowiązuje się do nie zatrudniania etatowych pracowników PLK w pracach
związanych z przygotowaniem dokumentu, o którym mowa w ust. 3.
_______ zobowiązuje się do przekazania lub zapoznania PLK z wynikami swoich badań
i dokumentem, o którym mowa w ust. 3.
§ 8.
Osobami upowaŜnionymi do kontaktów pomiędzy Stronami w związku z udostępnieniem Informacji
i z realizacją niniejszej umową są:
1) z ramienia _______:
a) ______________________________________________
b) ______________________________________________
2) z ramienia PLK:
a) ______________________________________________
b) ______________________________________________
§ 9.
W przypadku niewykonania lub nienaleŜytego wykonania przez _______ postanowień niniejszej
Umowy, co skutkowałoby poniesieniem szkody przez PLK, _______ ponosi odpowiedzialność za
szkodę na zasadach ogólnych Kodeksu Cywilnego. PowyŜsza odpowiedzialność jest ograniczona do
kwoty ___._____,00 PLN (słownie: __________________________________________ złotych).
PROCEDURA
DOSTĘP DO INFORMACJI PUBLICZNEJ
Nr procedury: 3.
Data wydania: 08-01-2013
Wersja 1.0
Strona 9 z 9
§ 10.
Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej Umowy mogą być dokonywane w formie pisemnego aneksu
pod rygorem niewaŜności.
§ 11.
Prawem właściwym dla niniejszej Umowy jest Prawo Rzeczypospolitej Polskiej.
§ 12.
Strony zobowiązują się dołoŜyć naleŜytych starań w celu polubownego rozwiązania wszelkich sporów
wynikających z niniejszej Umowy. Wszelkie spory, których Stronom nie uda się rozwiązać polubownie
w terminie 30 dni od daty ich powstania (tj. od daty powiadomienia drugiej Strony o moŜliwości
poddania sporu pod rozstrzygnięcie sądu), będą rozstrzygane przez Sąd Powszechny właściwy dla
siedziby PLK.
§ 13.
Niniejsza Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach w polskiej wersji
językowej.
_____________________________
_____________________________
_____________________________
w imieniu PLK
_____________________________
w imieniu _______
Wykonano w 2 egz.:
1. Egz. Nr 1: ___________
2. Egz. Nr 2: PLK