Excel – program kursu podstawowego

Excel – program kursu podstawowego
inż. Krzysztof Głaz
e-mail: [email protected]
tel. 606 941 957
1. Zapoznanie się
programu Excel
z
pojęciami
i
środowiskiem
Program MS Excel jest programem typu arkusz kalkulacyjny. Podstawowe
zastosowanie tego typu systemów to: gromadzenie danych liczbowych,
obliczenia związane z tymi danymi, automatyzowanie skomplikowanych
wyliczeń i działań matematycznych, tworzenie wykresów itp.
System Excel będziemy dodatkowo wykorzystywać do gromadzenia danych
tekstowych (listy osób, adresy itp.) oraz do tworzenia skomplikowanych tabel
różnego rodzaju.
Jak zbudowane jest okno programu MS Excel?
W programie MS Excel plik na którym pracujemy nazywa się skoroszytem.
Każdy skoroszyt może zawierać wiele arkuszy w których przechowujemy dane i
je przetwarzamy.
SKOROSZYT
ARKUSZ
- plik programu MS Excel
- to karta skoroszytu
Obszar arkusza roboczego podzielony jest liniami siatki, która tworzy wiersze,
kolumny, a przecięcia wierszy i kolumn nazywamy komórkami. Każda kolumna
i wiersz jest ponumerowana, domyślnie wiersze posiadają numery, a kolumny
kolejne litery alfabetu.
Każda komórka posiada swój adres, np. komórka na przecięciu kolumny
o numerze A i wiersza o numerze 20 – ma adres A20.
1/8
Krzysztof Głaz – MS Excel kurs podstawowy/ 2010
Nad siatką arkusza znajduje się pasek, który zawiera:
POLE NAZWY - w którym podawany jest adres aktualnie wybranej
komórki lub jej nazwa (nazwę komórki można ustawić w menu Wstaw |
Nazwa)
EDYTUJ FORMUŁĘ
- w pasku pojawia się kreator reguł
PASEK FORMUŁY
- w którym wyświetlana jest wartość lub
formuła umieszczona w aktywnej komórce
ćwiczenie:
nazwać dwie komórki, sprawdzić jak kursor przemieszcza się w arkuszu wybierając
nazwę, sprawdzić jak zmienia się adres komórki podczas poruszania się po arkuszu.
Na górze okna programu znajduje się menu i standardowe paski narzędziowe
po najechaniu kursorem myszy na przycisk otrzymujemy podstawowy opis.
ćwiczenie:
najechać kursorem myszy na poszczególne przyciski i chwilę zaczekać do czasu
pojawienia się etykiety wybranego przycisku.
Korzystanie z pomocy
Pomoc w systemie jest dostępna z menu Pomoc. Bardzo przydatna może być
funkcja Co to jest? z menu Pomoc. Po wybraniu tej opcji kursor myszki
zamienia się w znak zapytania, którym wskazujemy element ekranu aby
otrzymać rozszerzoną informację na jego temat.
ćwiczenie:
wybrać z menu [Pomoc | Co to jest?] i wskazać kilka miejsc na ekranie.
Poruszanie się po skoroszycie Excela.
Najwygodniejsza wydaje się być myszka, zaznaczanie i przewijanie ekranu za
jej pomocą, ale warto zapamiętać kilka skrótów z wykorzystaniem klawiatury.
Ctrl
Ctrl
Ctrl
Ctrl
Ctrl
Ctrl
2/8
+
+
+
+
+
+
[strzałka
[strzałka
[strzałka
[strzałka
PgUp
PgDown
do góry] - kursor skacze do górnego wiersza arkusza
na dół] - kursor skacze do dolnego wiersza arkusza
w lewo] - kursor skacze do pierwszej kolumny
w prawo] - kursor skacze do ostatniej kolumny
- skok do następnego arkusza
- skok do poprzedniego arkusza
Krzysztof Głaz – MS Excel kurs podstawowy/ 2010
Ctrl + Home
Ctrl + End
Shift+kursor strzałek
Shift+Ctrl
-
skok do komórki A1
skok do skrajnej (prawa-dół) użytej komórki
zaznaczenie grupy komórek
zaznaczenie wielu bloków
ćwiczenie:
sprawdzić jak działają powyższe skróty klawiaturowe.
Najistotniejsze ustawienia programu znajdziemy w menu Narzędzia| Opcje.
Tutaj ustawimy domyślne miejsce zapisywania zbiorów, opcje związane z
wyświetlaniem, wyliczeniami itp.
ćwiczenie:
sprawdzić zasadę działania jednej – dwóch opcji.
Podstawowe operacje na danych
Aby zacząć wprowadzać dane należy ustawić kursor myszy nad komórką i
zacząć pisać. Program automatycznie zinterpretuje wprowadzone znaki jako
liczby lub łańcuch znaków.
Aby ponownie wyedytować zwartość komórki należy zaznaczyć komórkę i
wcisnąć klawisz F2 lub dwukrotnie ją kliknąć. Bezpośrednie pisanie po
najechaniu na komórkę nadpisuje poprzednią zawartość. Edytować zawartość
komórki można również w Pasku formuły.
UWAGA: Do czasu gdy nie naciśniemy klawisza Enter na zatwierdzenie
wprowadzonej danej, można nacisnąć przycisk Esc, który anuluje
wprowadzone wartości i spowoduje odzyskanie poprzedniej zawartości
komórki.
Pomyłkowo wprowadzone dane lub funkcje można cofnąć wybierając z menu
Edycja| Cofnij.
UWAGA: Prawdziwa wartość komórki jest widoczna w Pasku formuły, w
komórce jest widoczna wartość powstała po wyliczeniu funkcji. Również
po wybraniu przycisku F2 jest widoczna rzeczywista zawartość komórki.
ćwiczenie:
dodanie dwóch komórek, suma zakresu, iloczyn dwóch komórek, zmiana zawartości
komórki, wpisać dokładne adresy komórek i wybierać komórki za pomocą kursora
myszki.
3/8
Krzysztof Głaz – MS Excel kurs podstawowy/ 2010
Zaznaczanie obszarów, kopiowanie i przenoszenie danych
Po zaznaczeniu zakresu komórek można przesuwać wybrany obszar,
najeżdżając kursorem myszki na krawędź obszaru i przesuwając go w inne
miejsce.
UWAGA: Przesuwanie obszarów myszką może być wyłączone w Opcjach.
Kopiowanie, wycinanie i wklejanie jest dostępne nie tylko z menu Edycja ale
również działają standardowe przyciski Ctrl+C, Ctrl+V, Ctrl+X. Po zaznaczeniu
obszaru i skopiowaniu (wycięciu) można użyć przycisku Enter aby wkleić blok.
ćwiczenie:
zaznaczyć kilka obszarów i sprawdzić jak zachowuje się adresowanie komórek w
formułach podczas kopiowanie lub przenoszenia w inne miejsce.
2. Formatowanie
Odpowiednie sformatowanie komórek pomoże w lepszym przedstawieniu
danych nie tylko do wydruku ale także uporządkowaniu i wyrównaniu ich np.
według liczby miejsc po przecinku.
Po zaznaczeniu komórki lub grupy komórek należy kliknąć na nich prawym
przyciskiem myszy i wybrać z rozwiniętego menu Formatuj komórki, lub z
menu Format wybrać Komórki.
W funkcji tej mamy dostęp do następujących opcji: Liczby, wyrównanie,
czcionki, obramowanie, cieniowanie komórek i ochrona komórek.
Ochrona komórek jest domyślnie włączona w całym skoroszycie. Aby
zabezpieczyć arkusz przed zmianami należy z menu Narzędzia | Ochrona
wybrać Chroń arkusz.
Każda wartość wpisana do arkusza jest automatycznie interpretowana, tekst
jest wyrównany do lewej, natomiast liczby do prawej. Aby wpisana liczba była
interpretowana jak tekst, należy poprzedzić jej wprowadzenie apostrofem,
można również po wpisaniu liczby zmienić jej formatowanie z menu Formatuj
komórki, na Kategorie Tekstowe.
ćwiczenie:
sprawdzić na pojedynczej komórce właściwości formatowania, następnie na grupie
komórek: formatowanie liczbowe, zachowanie liczb ujemnych, formatowanie
walutowe, formatowanie daty, podać datę w formacie YYYYMMDD i zmieniać format
daty zaobserwować, że data w pasku formuły nie zmienia się; formatowanie
specjalne, zastosować PESEL, NIP, Kod pocztowy; sprawdzić zaokrąglenie do kilku
miejsc po przecinku
4/8
Krzysztof Głaz – MS Excel kurs podstawowy/ 2010
wyrównanie, sprawdzić wyrównanie w komórce, pionowe poziome, sterowanie
tekstem,
czcionka, zmienić czcionkę w wyświetlanej komórce
obramowanie, sprawdzić jak działają przyciski obramowania
desenie, zmiana kolorystyki komórek
ochrona, sprawdzić jak arkusz blokuje komórki do edycji
zbadać autoformatowanie na grupie kilku komórek.
zbudować prostą listę osobową
zbudować złożoną listę wykorzystując scalanie komórek.
3. Formuły i funkcje
Formuły
Przypomnienie zasad adresowania komórek.
Wybranie z listy formuł, edytor formuł nie tylko pozwala w prosty sposób podać
adresowanie komórek, ale również wyraźnie podpowiada co dana funkcja robi.
Podczas budowania funkcji należy pamiętać o zwracanych wartościach Prawda i
Fałsz, to ich wartości mają wpływ na wykonanie funkcji.
ćwiczenie:
wykorzystać formułę SUMA z kreatora formuł
zbudować warunek wykorzystujący funkcję JEŻELI oraz CZY.LICZBA
zbudować listę, wykonać dowolną
skopiować komórkę z funkcją w dół
funkcję
na
dwóch
komórkach,
następnie
Operacje na listach
Do operacji na listach (np. dane osobowe) można wykorzystać funkcje zawarte
w menu Dane.
Opcja Sortuj pozwala wybrać w oknie dialogowym według jakich kryteriów
automat ma zaznaczoną listę posortować.
5/8
Krzysztof Głaz – MS Excel kurs podstawowy/ 2010
Opcja Filtr dokłada w zaznaczonej liście rozwijalne przyciski po rozwinięciu
których możemy w prosty sposób filtrować naszą listę.
ćwiczenie:
stworzyć listę Imie + Nazwisko, następnie sprawdzić sortowanie listy wykonać
polecenie Filtr na przygotowanej liście i zbadać wartości filtrowania
4. Operacje na danych
Operacje na arkuszach.
Wykorzystanie wielu arkuszy w pracy bardzo ułatwia pracę. Na jednym arkuszu
można wprowadzać dane, drugi arkusz można traktować jako roboczy,
przygotowywać wstępnie wprowadzone dane, a jeszcze inny może gromadzić
istotne dane sformatowane pod kątem wydruku.
Standardowo arkusze są nazywane Arkusz 1, Arkusz 2 itd., ale można zmienić
ich nazwy. Aby to zrobić należy kliknąć nazwę arkusza prawym przyciskiem
myszy i wybrać z rozwiniętego menu Nazwa. Można nazwać kolejne arkusze
Styczeń, Luty, Marzec itd. i gromadzić w nich dane dotyczące konkretnego
miesiąca. Zaletą tego rozwiązania jest ograniczenie liczby plików na dysku,
gdyż wszystkie dane z jednego roku będą w jednym zbiorze (skoroszycie).
Podczas adresowania komórek znajdujących się na innych arkuszach, ich adres
jest dodatkowo poprzedzony nazwą arkusza na którym znajduje się pobierana
wartość.
ćwiczenie:
na jednym arkuszu zbudować listę z danymi liczbowymi, następnie wyświetlić sumę
tych danych na innym arkuszu
dodać, usunąć i zmienić nazwy arkuszy.
korzystając z opcji uruchomić domyślne otwieranie zbioru z określoną liczbą nowo
utworzonych arkuszy.
Komentarze
Każda komórka w arkuszu może posiadać dodatkową właściwość – komentarz.
Komentarze pozwalają zwiększyć ilość informacji dostarczanych użytkownikowi
na temat znajdujących się w danym miejscu danych.
Aby dodać komentarz do komórki, należy ją wybrać i kliknąć prawym
6/8
Krzysztof Głaz – MS Excel kurs podstawowy/ 2010
przyciskiem myszy, w rozwiniętym menu wybrać opcję Wstaw komentarz.
ćwiczenie:
dodać do wybranej komórki komentarz, zmienić go, usunąć, sprawdzić jak
zachowuje się taki komentarz po najechaniu na komórkę kursorem myszy.
Wykresy i grafika
Najlepszym sposobem prezentacji danych jest prezentacja graficzna.
Z pomocą wykresu dane są przedstawione w sposób czytelniejszy i prostszy.
Z wykresu od razu można odczytać zmianę lub analogię pewnych wartości (np.
w czasie).
Najprostszą formą sporządzania wykresów jest użycie kreatora wykresów.
Należy zaznaczyć serię (lub kilka serii) danych, które chcemy uwzględnić w
wykresie. Przez serię rozumiemy pojedynczy wiersz (lub kolumnę) lub jego
(jej) część. Pewne wykresy (np. kołowy) umożliwiają przedstawienie
tylko jednej serii danych, nawet jeżeli zaznaczymy kilka serii na
wykresie uwzględniona będzie tylko pierwsza z nich, natomiast np. w
wykresie słupkowym lub kolumnowym możemy uwzględnić kilka serii
Modyfikacja wykresu
By modyfikować wykres, należy ten wykres uaktywnić. Robimy to ustawiając
się myszką na wykresie i klikając. W ten sposób nasz wykres staje się aktywny.
Graficznie objawia się to w ten sposób, że na ramce wykresu wyświetlane są
czarne punkty narożnikach i na środku boków. Pojawi się też nowa pozycja w
menu Wykres zamiast pozycji Dane.
ćwiczenie:
zebrać serię danych i na jej podstawie zbudować wykres, modyfikować dane w serii
a następnie kontrolować zmiany na wykresie
zbudować wykres z dwoma seriami danych, następnie dodać trzecią serię danych
Grafika w arkuszu
Arkusze można wypełniać elementami graficznymi, aby wstawić rysunek do
arkusza, wybieramy z menu Wstaw | Rysunek i wybieramy plik graficzny który
ma być umieszczony na arkuszu.
ćwiczenie:
wstawić do arkusza element graficzny, powiększyć go, zmniejszyć go.
7/8
Krzysztof Głaz – MS Excel kurs podstawowy/ 2010
5. Ustawienia strony i przygotowanie wydruku
Aby zobaczyć efekty swojej pracy przed wydrukiem, ale tak jak będzie ona
wyglądała po wydrukowaniu można skorzystać z opcji menu Plik | Podgląd
wydruku. Na ekranie zostanie wyświetlony dokładnie taki obraz jaki zostałby
wysłany na drukarkę. Po wybraniu tej opcji zmienia się wygląd paska
narzędziowego, mamy do wyboru dodatkowe opcje:
USTAWIENIA:
możliwość
zmiany
orientacji
strony,
ustawienia
marginesów, informacji w nagłówku i stopce strony. Bardzo istotne jest
ustawienie Wpasuj w strony, przy ustawieniu 1x1, cała zawartość
dokumentu będzie automatycznie dostosowana do wydruku na jednej
stronie. Jest to najczęściej używane ustawienie.
PODGLĄD PODZIAŁU STRON / WIDOK NORMALNY opcja przełączana i
dostępna zależnie od stanu arkusza. W podglądzie podziału stron
otrzymujemy ponumerowane strony i możliwość zmian zakresu jakie
mają sie pojawiać na wydrukach kolejnych stron. Aby wymusić złamanie
strony, podział strony należy kliknąć na obszarze prawym przyciskiem
myszy i wybrać z menu Wstaw znak podziału strony.
Wybranie z menu Plik|Obszar wydruku, spowoduje, że zakres danych (obszaru)
do wydruku zostanie zawężony do interesujących nas wiadomości. Jest to o
tyle istotna funkcja arkusza, która spowoduje, że gdy gdzieś w dalszych
komórkach nie objętych obszarem wydruku wstawimy jakieś znaki, to nie
zostaną one wydrukowane.
ćwiczenie:
przygotować tabelkę, oraz krótki opis tabeli, następnie korzystając z podglądu
wydruku spowodować, że tabelka będzie drukowana na jednej, a później na dwóch
stronach dodać do wydruku stopkę i nagłówek zmienić marginesy
Zakończenie i podsumowanie ważniejszych elementów kursu
8/8
Krzysztof Głaz – MS Excel kurs podstawowy/ 2010