34. Miejska Biblioteka w Żaganiu - Regionalnej Izby Obrachunkowej

34. Miejska Biblioteka w Żaganiu - Regionalnej Izby Obrachunkowej

Regionalna Izba Obrachunkowa
w Zielonej Górze
Zielona Góra, 2007.12.14
RIO I-092/144/07
Pani Jadwiga Gargula
Dyrektor
Miejskiej Biblioteki Publicznej
w śaganiu
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze działając na podstawie
art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych
(tekst jedn. Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.) przeprowadziła z inicjatywy
Krajowej Rady Regionalnych Izb Obrachunkowych kontrolę problemową koordynowaną
gospodarki finansowej w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Źaganiu w okresie
od 05 października 2007 r. do 09 listopada 2007 r. Wyniki kontroli omówiono i podpisano
protokół w dniu 09 listopada 2007 r.
Zasadniczym celem kontroli było zbadanie prawidłowości w 2005 i 2006 r.
gospodarki finansowej samorządowej instytucji kultury - Miejskiej Biblioteki Publicznej
w śaganiu, zwanej dalej „Biblioteką”
Wewnętrzne uregulowania organizacyjno – prawne Biblioteki zawarte zostały
w Statucie nadanym przez organizatora oraz Regulaminie wewnętrznym, a zasady i warunki
korzystania z Biblioteki określone zostały oddzielnie dla kaŜdego oddziału i filii w odrębnych
regulaminach. Organizator nie określił w Statucie Biblioteki ilości i siedzib filii ani oddziałów
Biblioteki. Pełnomocnik organizatora - Burmistrz śagania potwierdził ustalenie i zobowiązał
się do uzupełnienia Statutu w tym zakresie.
W dziale pierwszym rejestru instytucji kultury, organizator nie odnotował siedziby
Biblioteki, co jest niezgodne z § 2 ust. 1 pkt 1 lit. b rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki
z dnia 17 lutego 1992 r. w sprawie sposobu prowadzenia rejestru instytucji kultury
(Dz. U. Nr 20, poz. 80). Pełnomocnik organizatora - Burmistrz śagania zobowiązał się
do niezwłocznego uzupełnienia wpisu w powyŜszym zakresie. W dziale drugim w kolumnie 5
nazwy i siedziby zakładów oraz innych jednostek instytucji kultury (…) organizator wskazał
Urząd Miasta śagań, który nie jest zakładem ani jednostką instytucji kultury, lecz siedzibą
organizatora. Pełnomocnik organizatora – Burmistrz śagania wyjaśnił, Ŝe wpis ten został
dokonany omyłkowo i zobowiązał się do jego natychmiastowej korekty.
Zasady
obiegu
dokumentów
finansowo
–
księgowych,
przygotowania,
przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji, gospodarki kasowej oraz procedury kontroli
finansowej określają odrębne instrukcje i zarządzenia. Biblioteki nie dotyczy obowiązek
audytu wewnętrznego. Wysokość środków gromadzonych ani wydatków nie przekroczyła
progów kwot, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Finansów wydanym na podstawie
art. 49 ust. 4 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249,
poz. 2104 z późn. zm.). Od 1 lipca 2006 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z
dnia 24 czerwca 2006 r. w sprawie kwot, których przekroczenie powoduje obowiązek
prowadzenia audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr
112, poz. 763).
Osoby pełniące funkcje głównego księgowego w Bibliotece w okresie kontrolowanym
spełniały wymogi formalne określone w art. 45 ustawy o finansach publicznych.
Działalność Biblioteki i jej filii prowadzona jest w najmowanych lokalach, a zasady najmu
określają
odrębne
umowy.
Organizator
nie
wyposaŜył
instytucji
kultury
w nieruchomości niezbędne do jej działalności na zasadach określonych w art. 51 ust. 1 i 2,
w związku z art. 56 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami
(tekst jedn. Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 z późn. zm.), które stanowią, Ŝe samorządowe
osoby prawne, z dniem ich utworzenia, są wyposaŜane w nieruchomości niezbędne do ich
działalności przez organ wykonawczy gminy, z gminnego zasobu nieruchomości, przy czym
wyposaŜenie polega na przeniesieniu własności nieruchomości albo oddaniu nieruchomości
gruntowej w uŜytkowanie wieczyste. Pełnomocnik organizatora – Burmistrz śagania
stwierdził, Ŝe Biblioteka była wyposaŜona w budynek przy ul. Jana Pawła II 7 w śaganiu,
jednakŜe w skutek reorganizacji stał się jej zbędny, działalność w najmowanych od
śagańskiego Pałacu Kultury pomieszczeniach znacząco wpływa na jej koszty utrzymania. Z
wyjaśnień Burmistrza nie wynika, jaki tytuł prawny do ww. budynku miała Biblioteka.
2
Wyjaśnienie organizatora nie zwalnia go z obowiązku wyposaŜenia instytucji kultury w
mienie na zasadach, o których mowa powyŜej. Ponadto zgodnie z art. 27 ust. 1 ustawy dnia
25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jedn.
Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123 z późn. zm.) instytucja kultury gospodaruje samodzielnie
przydzieloną i nabytą częścią mienia oraz prowadzi samodzielną gospodarkę w ramach
posiadanych środków, kierując się zasadami efektywności ich wykorzystania.
W obowiązującej polityce rachunkowości dyrektor Biblioteki nie określił wykazu
ksiąg rachunkowych ani systemu słuŜącemu ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów
księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych
w nich zapisów, tj. zasad rachunkowości określonych odpowiednio w art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b)
i pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2002 r. Nr 76,
poz. 694 z późn. zm.). Zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości kierownik jednostki
ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację, o której mowa w ust. 1. Dyrektor
Biblioteki potwierdziła brak uregulowań ww. zakresie i zobowiązała się do ich uzupełnienia
do końca 2007 r.
W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono, Ŝe księgi prowadzone są
według rodzajów określonych w art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości, przestrzegana jest
zasada podwójnego zapisu, stosownie do art. 15 ust. 1 ww. ustawy, a konta ksiąg
pomocniczych prowadzone są dla rozrachunków z kontrahentami, rozrachunków z
pracownikami z uwzględnieniem imiennej ewidencji wynagrodzeń pracowników dla
zapewnienia informacji z całego okresu zatrudnienia oraz operacji zakupu ze szczegółowością
niezbędną dla celów podatkowych. Konta słuŜące do ewidencjonowania rozrachunków
jednostki naleŜności i zobowiązań były zgodne z obowiązującym Zakładowym Planem Kont.
Zdarzenia gospodarcze w poddanych kontroli próbach
zostały wprowadzone do ksiąg
rachunkowych właściwego okresu sprawozdawczego, stosownie do art. 20 ust. 1 ustawy o
rachunkowości. Zapisy w ewidencji księgowej spełniały wymogi zawarte w art. 24 ustawy o
rachunkowości. Jednostka sporządzała zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej z
częstotliwością i w terminach wynikających z art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy o rachunkowości.
Dowody księgowe w badanych próbach, spełniały wymogi określone w art. 21 ust. 1 pkt 1-6
ustawy o rachunkowości i zostały sprawdzone pod względem rachunkowym przez głównego
księgowego i pod względem formalnym i merytorycznym przez dyrektora Biblioteki.
Dowody
księgowe
były
zgodne
z
przebiegiem
operacji
gospodarczej
i w myśl art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości są rzetelne.
3
Biblioteka nie dopełniła obowiązku przeprowadzenia na koniec kaŜdego roku
inwentaryzacji aktywów pienięŜnych i środków pienięŜnych zgromadzonych na rachunkach
bankowych, stosownie do przepisu art. 26 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o rachunkowości. Ostatnia
pełna inwentaryzacja mienia przeprowadzona została w 2003 r. Dyrektor nie była w stanie
wytłumaczyć nieprawidłowości spowodowanych przez jej poprzednika, zobowiązując się
do przeprowadzenia pełnej inwentaryzacji mienia w 2007 r.
W zakresie ewidencji materiałów bibliotecznych stwierdzono, Ŝe dyrektor Biblioteki
nie sporządziła na koniec 2005 r. i 2006 r. zestawienia ubytków do czego obliguje
§ 19 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 5 listopada 1999 r.
w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz. U. Nr 93, poz. 1077 z późn. zm.).
W dwóch przypadkach dowodów ubytków, w postaci protokołów komisji, stwierdzono brak
akceptacji przez dyrektora Biblioteki, co stanowi naruszenie § 17 ust. 1 cyt. powyŜej
rozporządzenia. W okresie kontrolowanym nie zachowano wymogu ustalenia raz w roku
wartości zbiorów wykazywanej w ewidencji sumarycznej bądź szczegółowej ze stanem
materiałów według ewidencji majątkowej, co jest niezgodne z § 27 cyt. powyŜej
rozporządzenia. Dyrektor wyjaśniła, Ŝe powyŜsze nieprawidłowości wynikają z przeoczenia.
Wyjaśnienie nie zwalnia dyrektora z obowiązku odpowiednio sporządzania zestawień
ubytków, akceptowania protokołów komisji i dokonywania ustalenia raz w roku wartości
zbiorów wykazywanej w ewidencji sumarycznej bądź szczegółowej ze stanem materiałów
według ewidencji majątkowej.
W zakresie skontrum materiałów bibliotecznych nie zachowano terminu określonego
w § 31 cyt. powyŜej rozporządzenia. Dyrektor Biblioteki w wyjaśnieniach podała, Ŝe nie jest
w stanie określić przyczyn nie przeprowadzenia skontrum przez poprzedniego dyrektora.
Dyrektor nadmieniła, Ŝe począwszy od końca 2006 r. do chwili obecnej prowadzi skontrum
w filiach, a jego całkowite zakończenie i rozliczenie planuje zamknąć w I kwartale 2008 r.
Sprawozdania Rb-N i Rb-Z sporządzone zostały zgodnie z wzorami i w terminach
określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 czerwca 2006 r. w sprawie
sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych
(Dz. U. Nr 113, poz. 770).
Zarządzeniem nr 5/2007 z dnia 06 lutego 2007 r. dyrektor Biblioteki zlikwidował
kasę, jednakŜe w okresie kontrolowanym kasa funkcjonowała. Raporty kasowe sporządzane
były za właściwe okresy, ich salda początkowe były zgodne z poprzednimi, przy zachowaniu
kolejności numeracji. Operacje kasowe ujmowane były w raportach w dniu ich realizacji,
stosownie do art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości i były prawidłowo
4
udokumentowane. Dokumentację obrotów na koncie rachunek bankowy stanowiły wyciągi
bankowe.
Ewidencja druków ścisłego zarachowania prowadzona była w odrębnej księdze
określającej przychód, rozchód i stan tychŜe druków.
Podstawą gospodarki finansowej Biblioteki kaŜdego roku był plan działalności
instytucji, zatwierdzony przez dyrektora z zachowaniem wysokości dotacji organizatora,
stosownie do art. 27 ust. 3 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu
i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jedn. Dz. U. z 2001 r., Nr 13, poz. 123
z późn. zm.).
W badanym okresie Biblioteka nie osiągnęła, a tym samym nie zgromadziła
dochodów związanych z wykonywaną działalnością kulturalną, nie umarzała wierzytelności,
jak równieŜ nie zawierała umów zbycia środków trwałych. W 2006 r. Biblioteka uzyskała
wpływy z tytułu sprzedaŜy majątku ruchomego w wysokości 3.881,00 zł, nie naruszając
zasady efektywności wykorzystania mienia instytucji, o której mowa w art. 27 ust. 1 ustawy
o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej.
Dyrektor Biblioteki nie ustaliła zasad oddawania w najem lub dzierŜawę składników
majątkowych. W 2005 r. Biblioteka nie zawierała umów najmu. Kontrolujący ustalili,
Ŝe w 2005 r. wpływu z tytułu najmu mienia wyniosły 200 zł za najem sali na konferencję
„Zdrowa Ŝywność”. W 2006 r. wpływy Biblioteki z tytułu najmu i dzierŜawy mienia wyniosły
1.450 zł, na co składały się dwa wypoŜyczenia projektora, najmem pomieszczenia i jedno
wypoŜyczenie ekranu multimedialnego. W przypadku najmu i jednego z wypoŜyczeń
projektora w 2006 r. nie zostały zawarte umowy. Dyrektor Biblioteki wyjaśniła,
Ŝe ze względu na niską kwotę i sporadyczność transakcji nie ustaliła zasad najmu mienia,
a rachunek traktowała jako umowę.
W zakresie rozliczeń dotacji przekazanych Bibliotece, jak równieŜ w zakresie opłat
pobieranych przez Bibliotekę w badanym okresie nieprawidłowości nie stwierdzono.
Wynagrodzenia pracowników określone zostały zgodnie z rozporządzeniem Ministra
Kultury i Sztuki z dnia 23 kwietnia 1999 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników
zatrudnionych w instytucjach kultury prowadzących w szczególności działalność w zakresie
upowszechniania kultury (Dz. U. Nr 45, poz. 446 z późn. zm.). Regulamin wynagradzania
obowiązujący w kontrolowanym okresie w Bibliotece, zawiera w swej treści zapisy
nieadekwatne do postanowień uregulowanych ww. rozporządzeniem. Wynikiem tego była
niezgodność
pomiędzy
zapisami
zawartymi
w
umowach
o
pracę
zawieranymi
z pracownikami Biblioteki w kontrolowanym okresie, a uregulowaniami zawartymi
5
w regulaminie wynagradzania. Dyrektor Biblioteki wyjaśniła, Ŝe nowy regulamin jest obecnie
przygotowywany i będzie aktualizowany na bieŜąco.
Kontroli poddano prawidłowość udzielania zamówień publicznych, których wartość
przekraczała wyraŜoną w złotych równowartość kwoty 14.000 EURO. W 2005 r. Biblioteka
udzieliła jedno zamówienie publiczne o wartości przekraczającej wyraŜoną w złotych
równowartość kwoty 14.000 EURO na: „dostawę i montaŜ regałów przesuwnych
i stacjonarnych z torami nawierzchniowymi Miejskiej Biblioteki Publicznej w śaganiu”
w trybie zapytania o cenę. W badanym postępowaniu nieprawidłowości nie stwierdzono.
Na przestrzeni 2006 r. Biblioteka nie udzielała zamówień publicznych wartości
przekraczającej wyraŜonej w złotych równowartości kwoty 14.000 EURO.
Przedstawiając powyŜsze uwagi na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych
izbach obrachunkowych wnoszę o:
1. Ustalenie i aktualizację dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości
w zakresie określonym w art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b) i pkt 4 ustawy o rachunkowości
zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy.
2. Przeprowadzenie inwentaryzacji z zachowaniem częstotliwości określonej w art. 26 ust. 3
ustawy o rachunkowości.
3. Zachowanie częstotliwości przeprowadzania skontrum materiałów, do których czytelnicy
mają wolny dostęp, stosownie do § 31 ust. 1 rozporządzenia Ministra Kultury i
Dziedzictwa Narodowego z dnia 5 listopada 1999 r. w sprawie zasad ewidencji
materiałów bibliotecznych (Dz. U. Nr 93, poz. 1077 z późn. zm.).
4. Przestrzeganie obowiązku akceptacji przez dyrektora Biblioteki protokołów komisji w
sprawie ubytków, zgodnie z § 17 ust. 1 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa
Narodowego z dnia 5 listopada 1999 r. w sprawie zasad ewidencji materiałów
bibliotecznych (Dz. U. Nr 93, poz. 1077 z późn. zm.).
5. Prowadzenie nie rzadziej niŜ raz w roku zestawienia materiałów zarejestrowanych
w rejestrach ubytków, podając ich liczbę i wartość, stosownie do § 19 rozporządzenia
Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 5 listopada 1999 r. w sprawie zasad
ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz. U. Nr 93, poz. 1077 z późn. zm.).
6. Ustalanie raz w roku wartości zbiorów wykazywanej w ewidencji sumarycznej bądź
szczegółowej z wartością wykazywaną na koncie ewidencji majątkowej, stosownie
do § 27 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia
6
5 listopada 1999 r. w sprawie ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz. U. Nr 93, poz.
1077 z późn. zm.),
7. Dostosowanie regulaminu wynagradzania stosownie do przepisów rozporządzenia
Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23 kwietnia 1999 r. w sprawie zasad wynagradzania
pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury prowadzących w szczególności
działalność w zakresie upowszechniania kultury (Dz. U. Nr 45, poz. 446 z późn. zm.).
Zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych
do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia
zastrzeŜenia do Kolegium Izby.
Informację o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania
proszę przekazać Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Zielonej Górze w terminie 30 dni
od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Prezes Izby
/-/
Andrzej Skibiński
Do wiadomości:
1. Przewodniczącego Rady Miasta śagań,
2. Burmistrza Miasta śagań,
3. RIO.II,
4. a.a.
7
8