Zasady Postępowania w firmie Kimball

Zasady Postępowania w firmie Kimball Electronics, Inc.
(Code of Conduct)
Dokument Zasady Postępowania w firmie Kimball Electronics podkreśla jak wielką wagę przykładamy do
standardów etycznych w odniesieniu do ludzi, zapewnienia bezpiecznych i zdrowych warunków pracy, podejścia
do środowiska naturalnego i ogólnie rozumianej etyki biznesowej. Wysokie standardy przedstawione w
Zasadach postępowania kierują nami przy podejmowaniu właściwych decyzji, które pozwalają nam na działania
w każdej lokalizacji Kimball i utrzymanie naszej pozycji jako uznanego członka globalnej społeczności. Rdzeniem
naszego podręcznika są nasze Wartości Podstawowe, które służą nam za moralny kompas.
1) Jak traktujemy naszych pracowników
a) Prawa pracowników
Wszyscy pracownicy muszą być zatrudnieni na zasadzie dobrowolności i muszą mieć ukończone 18 lat.
Pracownicy-uczniowie poniżej 18 roku życia nie będą wykonywać pracy, która może zagrozić ich zdrowiu lub
bezpieczeństwu.
Tydzień pracy nie może przekraczać maksymalnej liczby godzin ustalonej przez prawo danego kraju. Pracownicy
mają prawo do przynajmniej jednego dnia wolnego na każde 7 dni. Wszyscy pracownicy są wynagradzani zgodnie
z istniejącymi w tym zakresie regulacjami, za każdy okres płatnej pracy pracownicy otrzymają czytelny pasek
płacowy. Wynagrodzenie zasadnicze nie będzie w żadnym wypadku podlegać potrąceniom w ramach działań
dyscyplinujących.
b) Zatrudnienie
Firma Kimball Electronics uznaje, że zróżnicowany, utalentowany i zaangażowany zespół pracowników stanowi
kluczową przewagę w konkurencyjności.
Kimball podejmuje się stworzyć zespół pracowników, który składać się będzie z cech i zalet, które najlepiej służą
naszym rynkom i wspólnotom, w których prowadzimy interesy. Zróżnicowane doświadczenia, umiejętności i
kwalifikacje naszych ludzi wspomagają efektywność całej naszej firmy. Wspieramy środowisko, w którym każdy
pracownik jest doceniany, szanowany i traktowany z godnością. Wierzymy, że różne sprawy można rozpatrywać z
bardzo wielu perspektyw, które wynikają ze zróżnicowanej kultury. Wspieramy innowacyjność i budujemy sukces.
Nie tolerujemy żadnej formy dyskryminacji czy molestowania przez kogokolwiek zatrudnionego w firmie w
stosunku do kogokolwiek innego, bez względu na to, czy ta osoba jest zatrudniona w Kimball Electronics czy nie.
W relacjach pracowniczych, od zatrudnienia do rozwiązania umowy, nie dyskryminujemy nikogo ze względu na
wiek, rasę, kolor skóry, pochodzenie społeczne, religię, pochodzenie etniczne czy narodowe, płeć, tożsamość
płciową i jej wyrażanie, niepełnosprawność, informacje genetyczne, orientację seksualną, przynależność
polityczną, członkostwo w związkach zawodowych, stan cywilny, status weterana wojennego, kastę, stan
posiadania, urodzenie czy jakiekolwiek inne dane chronione zgodnie z lokalnym prawem danego kraju. Pracownicy
z niepełnosprawnością mają zapewnione odpowiednie miejsce pracy.
c) Komunikacja/ Polityka otwartych drzwi
Wierzymy, że aby odnieść sukces, niezbędna jest swobodna wymiana idei i informacji oraz dyskusja z wszystkimi
pracownikami. Otwarta, uczciwa komunikacja, nieprowadzona z nastawieniem „bronię się-jestem atakowany”,
ułatwia nieustanny rozwój naszej firmy.
Zachęcamy pracowników do przedstawiania własnych pomysłów, wyrażania obaw i sugestii bezpośrednio
komukolwiek spośród kadry kierowniczej, w dowolnym czasie i bez obaw o jakiekolwiek sankcje.
Nasze Wartości Podstawowe określają, że relacja między pracownikami i firmą jest budowana na „wzajemnego
zaufania, uczciwości, szacunku dla indywidualnej godności, ducha współpracy, rodzinnej atmosfery i dobrego
humoru”.
Kimball uznaje i szanuje prawa pracowników do wolnego zrzeszania się, udziału w organizacjach i zawierania
umów zbiorowych zgodnie z prawem obowiązującym w kraju, w którym są zatrudnieni. Tam, gdzie to prawnie
wymagane, tworzone są kontrakty pisemne.
d) Zasady zachowania
Kimball wierzy, że wszyscy pracownicy zasługują na pracę w bezpiecznym środowisku w atmosferze wzajemnego
szacunku, w którym ceni się różnorodność i promuje wydajną pracę zespołową. Rozsądna ocena sytuacji,
odpowiedzialne postępowanie i szacunek dla innych są podstawowymi oczekiwaniami od wszystkich
pracowników. Każdy osobiście odpowiada za zachowanie zgodne z tymi oczekiwaniami. Od pracowników wymaga
się również, że będą postępować zgodnie z wszelkimi regulacjami obowiązującymi w danej jednostce biznesowej.
W razie niewłaściwego zachowania przewiduje się następujące rozwiązania: informacja zwrotna na temat
zachowania, konsultacja, szkolenie (coaching) i/lub postępowanie dyscyplinarne z rozwiązaniem stosunku pracy
włącznie.
e) Osobisty rozwój
Kimball Electronics wspiera edukację i rozwój osobisty swoich pracowników. Wspieramy szkolenia i edukację
podnoszące indywidualne umiejętności oraz potrzeby rozwoju osobistego, które przekładają się na większą
satysfakcję naszych klientów i wzrost wydajności naszej firmy.
Pracownicy są odpowiedzialni za nieustanny rozwój umiejętności i wiedzy. Zachęca się ich do współpracy ze
swoimi kierownikami w celu określenia i realizowania indywidualnego planu rozwoju. Przykładowo mogą to być
nowe zadania, projekty, seminaria, szkolenia techniczne, certyfikaty zawodowe, kursy lub studia.
f)
Filozofia premiowania
Kimball Electronics dąży do tego, aby premiowa część wynagrodzenia każdego pracownika była powiązana z
czynnikami pośrednio lub bezpośrednio wpływającymi na wyniki firmy.
2) Zdrowe środowisko pracy
Kimball dąży do zapewnienia wszystkim pracownikom bezpiecznego miejsca pracy. Oczekuje się od pracowników, że
będą pracowali bezpiecznie, przestrzegali przepisów bezpieczeństwa, zgłaszali niebezpieczne warunki pracy oraz
stosowali odpowiednie środki ochrony osobistej. Kimball Electronics dąży do stworzenia bezpiecznego środowiska
pracy, bez wypadków przy pracy, głęboko wierząc, że każdemu wypadkowi można zapobiec. Polityka bezpieczeństwa
w firmie Kimball Electronics podkreśla, że bezpieczeństwo jest wartością – w przeciwieństwie do priorytetów, wartości
nigdy się nie zmieniają. Zaangażowanie kadry kierowniczej oraz pracowników odgrywają kluczową, aktywną rolę w
tworzeniu i wprowadzaniu programów bezpieczeństwa dla poszczególnych miejsc pracy. Procesy w Kimball Electronics
są tak stworzone, aby wzmacniać kulturę przyjmowania odpowiedzialności zarówno za bezpieczeństwo własne, jak i
współpracowników. Kimball promuje tę świadomość i wiedzę wśród pracowników aby zapobiegać ryzyku narażenia
wyeliminowanie ryzyka, które może doprowadzić do niebezpiecznych warunków czy zachowania.
a) Bezpieczeństwo w miejscu pracy
Procedury zostały wprowadzone po to, aby chronić pracowników przed narażeniem na jakiekolwiek niebezpieczne
czynniki chemiczne, biologiczne czy fizyczne. Wszystkie maszyny zostały ocenione pod kątem bezpieczeństwa,
oraz zostały podjęte wszelkie konieczne kroki w celu zabezpieczenia pracowników przed zagrożeniem.
 Miejsce pracy wolne od środków odurzających
Kimball Electronics uznaje wkład każdego pracownika w ogólny sukces i efektywność naszej firmy. Nasze
zaangażowanie zmierza do zapewnienia bezpieczeństwa, zdrowia i dobrego samopoczucia wszystkich
pracowników i innych osób w naszym miejscu pracy. Nadużywanie alkoholu i zażywanie narkotyków stanowią
poważne zagrożenie dla naszych celów.
 Nie jest intencją firmy Kimball ingerowanie w życie prywatne swoich pracowników dopóki alkohol czy
inne środki odurzające w pracy bądź poza nią nie wpływają na wykonywane przez pracownika
obowiązki lub jego bezpieczeństwo.
 Kimball zachęca pracowników do dobrowolnego poszukiwania pomocy w razie problemów z
narkotykami i alkoholem.
 Miejsce pracy wolne od dymu tytoniowego
Zapewniamy miejsce pracy wolne od dymu tytoniowego. Stosowanie wyrobów tytoniowych, w tym epapierosów nie jest dozwolone w żadnej z naszych fabryk. Palenie tytoniu na terenie Kimball jest dozwolone
tylko w specjalnie wyznaczonych miejscach. Dotyczy to zarówno pracowników jak i gości, bez wyjątków.
 Przemoc w miejscu pracy
Ze względu na to, że Kimball Electronics ma na uwadze bezpieczeństwo swoich pracowników, nie tolerujemy
żadnych aktów czy gróźb przemocy ze strony jakiegokolwiek pracownika przeciwko życiu, zdrowiu, kondycji
psychicznej, rodzinie i własności innego pracownika. Jakiekolwiek spośród tych aktów i gróźb, dokonywane
bezpośrednio lub pośrednio przy pomocy słów, gestów lub symboli, naruszają prawa i zobowiązania Kimball
Electronics do zapewnienia bezpiecznego miejsca pracy swoim pracownikom i gościom. Jakakolwiek osoba
naruszająca te zasady będzie podlegać odpowiednim działaniom dyscyplinarnym, włącznie z rozwiązaniem
stosunku pracy. W celu zapewnienia dodatkowych środków bezpieczeństwa, na teren zakładów nie wolno
wnosić żadnego rodzaju broni. Tym ograniczeniom nie podlegają upoważnieni pracownicy ochrony. Wszelkie
skargi prosimy zgłaszać do Dyrektora Personalnego. W stopniu, w jakim to jest możliwe, zostanie zachowana
poufność.
b) Bezpieczeństwo pracowników
Konsekwentnie dążymy do osiągnięcia kultury firmy wolnej od wypadków i wierzymy, że wypadkom można
zapobiegać.
Stanowiska pracy, które wymagają ciężkiej fizycznej pracy są jasno określone a ich wymagania przekazane
pracownikom. Wszyscy pracownicy są zobowiązani do zgłaszania Specjaliście ds. BHP wszelkich uszkodzeń ciała,
przypadków naruszenia bezpieczeństwa lub choroby, bez względu na to, jak drobne mogą to być wypadki. Dzięki
temu stworzyć będzie można odpowiednie protokoły i zlikwidować zagrożenie. Każdy pracownik, który w wyniku
wypadku przy pracy dozna uszkodzenia ciała jest uprawniony do wnioskowania o odszkodowanie do Zakładu
Ubezpieczeń Społecznych z tego tytułu.
Stworzone są plany mające zapewnić bezpieczeństwo pracowników w sytuacjach awaryjnych.
Pracownicy mają zagwarantowany dostęp do czystych toalet, czystej wody i pomieszczeń do higienicznego
przygotowania, przechowywania i konsumowania żywności.
3) Wspólnota obywatelska i Korporacyjna Odpowiedzialność Społeczna (środowisko)
Kimball kładzie szczególny nacisk na ciągłe doskonalenie, przywództwo i zarządzanie ochroną środowiska, zdrowia i
bezpieczeństwa pracowników oraz członków społeczności, w których pracujemy i mieszkamy. Nasze zaangażowanie
ma na celu wyprzedzić oczekiwania klientów i całkowicie spełnić krajowe, federalne, stanowe i lokalne regulacje
dotyczące środowiska.
W ramach projektu i wytwarzania produktu, we współpracy z naszymi klientami i dostawcami, dążymy do
eliminowania zanieczyszczeń wytwarzanych u źródła, do stosowania materiałów odnawialnych i do maksymalizacji
odzysku i recyklingu materiałów, aby zminimalizować ich niekorzystny wpływ na środowisko naturalne.
Więcej informacji na temat wysiłków Kimball Electronics w dążeniu do zrównoważonego rozwoju środowiska można
znaleźć tutaj
4) Standardy etyki biznesowej
Jednocześnie z naszymi Wartościami Podstawowymi, Kimball Electronics propaguje stosowanie zasad etyki we
wszystkich aspektach biznesu. Oczekujemy, że wszyscy pracownicy będą postępować uczciwie i zgodnie z naszymi
zasadami wymienionymi poniżej:
Polityka Etyki w Biznesie firmy Kimball Electronics
a) Korupcja
 Pracownicy nie mogą dawać żadnych wartościowych prezentów obecnym lub potencjalnym klientom oraz
dostawcom, które stanowić mogą formę zachęty do uzyskania korzyści biznesowych. Kolacje, upominki i inne
atrakcje o niewygórowanej wartości mogą być oferowane lub przyjmowane w ramach zwyczajowej w
kontaktach biznesowych wymiany uprzejmości. Jednak rozsądek jest wymagany w tej kwestii, i jeśli lokalne
prawo lub zasady drugiej firmy zabraniają takich praktyk, należy od nich odstąpić.
b) Zaangażowanie w politykę
 Zaangażowanie pracownika w politykę w jego prywatnym czasie i z własnych środków jest jego prywatną
sprawą. Lobbing i wspieranie działalności politycznej przez firmę Kimball są kontrolowane na poziomie
korporacyjnym i firma nie powinna być reprezentowana w tych obszarach przez osoby do tego nieuprawnione.
c) Międzynarodowe relacje biznesowe
 Interesy prowadzone z klientami, dostawcami, pracownikami lub urzędnikami rządowymi poza granicami
Stanów Zjednoczonych będą prowadzone nie tylko w zgodzie z prawem danego kraju, ale również z
obowiązującym prawem Stanów Zjednoczonych (jak Ustawa o praktykach korupcyjnych za granicą - Foreign
Corrupt Practices Act “FCPA”), jak również w zgodzie z zasadami etyki firmy Kimball, bez względu na lokalne
zwyczaje lub praktyki.
 Ustawa o praktykach korupcyjnych za granicą - FCPA, inne prawa Stanów Zjednoczonych i podobne prawa
innych krajów zabraniają pracownikom, pośrednio lub bezpośrednio w imieniu firmy Kimball, przekazywać,
obiecywać, upoważniać lub oferować urzędnikowi, przedstawicielowi lub urzędnikowi państwowemu, partii
politycznej lub kandydatowi na urząd polityczny, czegokolwiek, co posiada jakąkolwiek wartość. Urzędnik
państwowy, to każda osoba, która sprawuje funkcję państwową i działa w imieniu rządu, agencji,
departamentu lub instytucji, będących własnością rządu lub pod jego kontrolą. Urzędnicy i pracownicy
pewnych krajów obcych, z którymi prowadzimy działalność biznesową mogą być „urzędnikami obcego
państwa”, jeżeli firma jest własnością lub jest kontrolowana w całości, lub w części przez rząd zagraniczny.
 Pracownicy nie powinni oferować czegokolwiek, co stanowi jakąkolwiek wartość (np. gotówka lub
równowartość gotówki, prezenty, podróże, rozrywka) bezpośrednio lub przez osoby trzecie (w tym, lecz nie
wyłącznie, przez strony trzecie, takie, jak dostawcy, odsprzedawcy lub dystrybutorzy) nikomu (włącznie z
władzami państwowymi) z zamiarem uzyskania niewłaściwej przewagi w sprzedaży towarów i usług,
przeprowadzania transakcji finansowych, lub przekazywania interesów firmy. Wszystkie kraje zabraniają
korumpowania własnych urzędników państwowych, wiele krajów zabrania również korumpowania
urzędników innych krajów. Firma Kimball wychodzi poza te wymagania prawne i zabrania niewłaściwych
płatności we wszystkich obszarach działań, zarówno w sektorze państwowym, jak i prywatnym.
d) Kolacje, upominki i inne atrakcje

e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
Kolacje, upominki i inne atrakcje o niewygórowanej wartości mogą być oferowane lub przyjmowane w ramach
zwyczajowej w kontaktach biznesowych wymiany uprzejmości. Należy jednak ocenić ryzyko dwuznaczności.
Zawsze w sytuacji, gdy lokalne prawo lub firma osoby przyjmującej upominek zabrania tego typu zachowania,
przedstawiciel firmy Kimball powinien od niego odstąpić.
Konflikt interesów
 Pracownicy powinni unikać sytuacji konfliktu interesów. Pojawia się on w momencie, gdy osobisty interes
pracownika koliduje lub może kolidować z interesami firmy Kimball. Taki konflikt może mieć miejsce, gdy
pracownik lub członek jego rodziny znajdzie się w sytuacjach opisanych poniżej. Poniższa lista nie wyczerpuje
sytuacji konfliktu interesów.
 Pracownik uzyskuje znaczącą korzyść finansową od dostawcy/klienta/konkurenta firmy Kimball.
 Pracownik angażuje się w transakcję biznesową o dużej wartości z firmą Kimball, lub ujawnia tajemnice
handlowe osobom trzecim.
 Pracownik podejmuje pracę zarobkową poza firmą, kolidującą z sumiennym wykonywaniem obowiązków
służbowych. Dotyczy to również wykorzystania czasu lub zasobów firmy Kimball do innej działalności
biznesowej lub stosunku pracy.
 Pracownik uczestniczy w działalności społecznej, charytatywnej lub innej, niezwiązanej z pracą, w czasie
godzin pracy, w stopniu kolidującym z obowiązkami pracownika.
 Jest wiele innych sytuacji, w których może nastąpić konflikt interesów pracownika z firmą. Pracownik, który
ma jakiekolwiek obawy lub wątpliwości powinien je omówić z przełożonym lub inną osobą z kadry
kierowniczej firmy Kimball w celu uzyskania pomocy.
Wykorzystywanie poufnych informacji
 Obrót akcjami firmy Kimball z wykorzystaniem materiałów lub informacji niejawnych jest zabroniony. Zakaz
ten dotyczy nie tylko pracownika, ale także członków jego rodziny. Ujawnianie takich informacji osobom
trzecim jest także zabronione. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w dokumencie „Polityka firmy
Kimball dotycząca wykorzystania poufnych informacji”.
Konflikt ról
 Konflikt interesów może również powstać w relacjach między współpracownikami. Należy unikać takich
konfliktów. Należą do nich, między innymi:
(1) Romans w pracy (patrz: Molestowanie seksualne w pracy – w Podręczniku Pracownika).
(2) Zatrudnianie osób spokrewnionych – Kimball nie odrzuca tradycji pracy kilku członków rodziny. Dopuszcza
się zatrudnianie osób spokrewnionych, ale należy przestrzegać zasad sprawiedliwości, unikać zależności
zawodowych osób spokrewnionych i unikać jakichkolwiek form faworyzowania krewnych.
Umowy z instytucjami państwowymi
 Prowadząc interesy z instytucjami państwowymi, firma Kimball stosuje się do wszystkich obowiązujących
regulacji prawnych dotyczących takiej współpracy. Etyczne postępowanie zgodne z regulacjami państwowymi
jest sprawą zasadniczą. Od każdego pracownika mającego kontakty biznesowe z urzędami oczekuje się
znajomości zasad etyki i przepisów w tym zakresie.
Korzystanie z własności firmy dla celów prywatnych
 Wszelkie zasoby firmy Kimball, w tym czas pracy pracowników, materiały, sprzęt i informacje służbowe
powinny być wykorzystywane wyłącznie do celów służących firmie. Wszelkie informacje służbowe muszą być
zachowywane w ścisłej tajemnicy.
Oszustwo
 W firmie Kimball zabrania się wszelkiego rodzaju oszustwa, w tym działań nieuczciwych i nielegalnych,
malwersacji, fałszerstwa, kradzieży, fałszowania sprawozdań i oświadczeń finansowych firmy i tym podobnych
działań.
Szpiegostwo przemysłowe
 Firma Kimball zdobywa informacje dotyczące konkurencji w sposób legalny i etyczny. Jakakolwiek próba
zdobycia takich informacji przy użyciu niewłaściwych źródeł lub w zamian za wręczenie wartościowych
przedmiotów jest surowo zabronione.
l)
m)
n)
o)
p)
Finanse
 Kimball dokłada wszelkich starań, aby raporty finansowe firmy były uczciwe. Firma ustanowiła procedury
księgowe i wewnętrzne kontrole księgowe, a także cykliczne wewnętrzne i zewnętrzne audyty aby zapewnić
pełną, uczciwą i dokładną informację udostępnianą w sprawozdaniach i raportach finansowych składanych w
Amerykańskiej Komisji ds. Papierów Wartościowych. Kimball zobowiązuje się do postępowania zgodnie z
obowiązującymi w tym zakresie prawem, zasadami i regulacjami rządowymi.
Media społecznościowe a prywatność pracownika
 Oczekiwania w zakresie funkcjonowania w świecie elektronicznym odzwierciedlają te same wartości, zasady
etyki i zobowiązania poufności, które wymagane są we wszystkich innych relacjach w miejscu pracy.
Pracownicy reprezentujący firmę są odpowiedzialni za każdą swoją publikację w mediach społecznościowych.
Zaleca się, aby nie publikować niczego, co może być prywatną lub poufną informacją firmy Kimball.
Prawo antymonopolowe
 Polityka firmy Kimball zakłada, że każdy pracownik w sposób aktywny i etyczny bierze udział w działaniach
biznesowych firmy, oraz, że zawsze pozostaje w zgodzie z amerykańskim Prawem Antymonopolowym.
Odpowiedzialność osobista
 Podsumowując, wszyscy pracownicy muszą kierować się chęcią właściwego postępowania, w zgodzie z
wartościami podstawowymi firmy Kimball oraz osobistym poczuciem dobra i zła. W ten sposób staniemy się
uczciwą firmą, jak to opisano w Wartościach Podstawowych.
(a) Uczciwa konkurencja
(i) Firma Kimball promuje konkurencję rynkową, uznaje ją za kluczowy element w rozwoju przemysłu
produkcji elektronicznej. Kimball stosuje uczciwe i etyczne techniki biznesowe, chcąc odegrać rolę
w stworzeniu uczciwego i konkurencyjnego rynku.
(b) Ujawnianie informacji
(i) Firma zachowuje najwyższą uczciwość w raportach finansowych. Kimball ustanowił procedury
księgowe, wewnętrzne kontrole księgowe, przechodzi cykliczne wewnętrzne i zewnętrzne audyty
aby zapewnić pełną, uczciwą i dokładną informację udostępnianą w sprawozdaniach i raportach
finansowych składanych w Amerykańskiej Komisji ds. Papierów Wartościowych. Firma
zobowiązuje się do postępowania zgodnie z obowiązującym w tym zakresie prawem, zasadami i
regulacjami rządowymi.
Zaopatrywanie się w minerały
 Firma Kimball Electronics, Inc. dąży do stosowania zasad etycznych i działania zgodnego z prawem. Chociaż
firma nie zaopatruje się w metale bezpośrednio, mogą one być zawarte w materiałach i elementach, w które
się zaopatrujemy. Dlatego też we współpracy z klientami i dostawcami dążymy do odpowiedzialnego zakupu
tych materiałów i elementów, których używamy w wytwarzaniu produktów, które mogą zawierać te minerały.
Aby spełnić wymagania raportów składanych w Komisji ds. Papierów Wartościowych dotyczących minerałów
pochodzących z terenów objętych działaniami wojennymi, Kimball wymaga od dostawców deklaracji
pochodzenia produktu w celu weryfikacji pochodzenia minerałów zawartych w ich produktach. Więcej
informacji: Polityka dotycząca minerałów pochodzących z obszarów objętych działaniami wojennymi Conflict
Minerals Policy Statement.
5) Zachowanie prywatności
Firma Kimball utrzymuje wysoki poziom uczciwości i poufności w odniesieniu do wszelkich informacji dotyczących
pracowników, klientów i dostawców. Wszyscy pracownicy przechodzą szkolenie w zakresie ochrony informacji, a także
przyjęto strategię firmową, która ma zapewnić, że Kimball będzie spełniał wszelkie wymagania prawne dotyczące
chronienia informacji.
a) Ochrona i prywatność pracownika
Kimball Electronics poważnie traktuje prawo do prywatności. Jednakże, aby chronić naszych pracowników, firma
Kimball Electronics zastrzega sobie prawo do kontroli. Każdy pracownik lub osoba prywatna wchodząca na teren
firmy Kimball, a także pracująca poza jej terenem, ale wykonująca usługi dla firmy, może zostać poddana kontroli.
Mienie, sprzęt i obszary przechowywania, w tym, chociaż nie tylko, ubrania, rzeczy osobiste, pojazdy, biurka,
szafki, szafki ubraniowe, urządzenia elektroniczne, pudła czy torby, mogą zostać przeszukane. Pracownicy nie
powinni przynosić do pracy przedmiotów, co do których nie chcą, aby były poddawane inspekcji.
b) Polityka dotycząca ochrony danych osobowych
Prywatność i ochrona danych osobowych zebranych od pracowników jest priorytetem dla firmy Kimball
Electronics, Inc. (w tym dla naszych oddziałów i filii). Równie ważne jest dla nas, aby nasi pracownicy rozumieli, w
jaki sposób obchodzimy się z tymi danymi. Ta polityka zawiera wszelkie uwagi dotyczące prywatności, które mogą
przybliżyć kwestie związane z tym, w jaki sposób wchodzimy w posiadanie informacji osobistych, dlaczego ich
potrzebujemy oraz jaki wybór mają pracownicy w odniesieniu do tego, jak wykorzystamy te informacje. Na
przykład, możemy poprosić pracowników, aby pisemnie poświadczyli zgodę na pewne dodatkowe warunki. Ta
osobna umowa uzupełni lub zmieni niniejszą politykę, ale jedynie w kwestiach, których będzie dotyczyć.
Każdy pracownik zatrudniony w firmie Kimball Electronics Poland poświadcza, że zapoznał się, zrozumiał i
akceptuje wszystkie warunki niniejszej Polityki Ochrony Danych Osobowych opisane poniżej. Polityka ta może
podlegać okresowym zmianom bez uprzedniego powiadomienia.
Gromadzenie danych
Prowadzenie działalności w wymiarze globalnym i stosowanie się do przepisów państwowych (zatrudnienie,
podatki, ubezpieczenia, itp.) wymaga od nas gromadzenia różnorodnych danych osobowych i innych, w zależności
od stanowiska, obywatelstwa, miejsca zatrudnienia pracownika i innych czynników. Dane te mogą obejmować
imię i nazwisko, numer dowodu osobistego, numery telefoniczne, adres e-mailowy, adresy do korespondencji,
dane bankowe i inne związane z finansami, krajowe numery identyfikacyjne (np. PESEL, NIP, numer prawa jazdy,
itp.), data urodzenia, płeć, rasa, pochodzenie etniczne, dane dotyczące zdrowia i niepełnosprawności, informacje
dotyczące rodziny (tj. stan cywilny, dane osobiste i dotyczące zdrowia członków rodziny, itp.), dane o
przynależności do związków zawodowych i wszelkie inne potrzebne informacje. Jeśli pracownik wysyła z własnej
inicjatywy w jakikolwiek sposób dane, tym samym wyraźnie zgadza się na przechowywanie, zniszczenie,
przetwarzanie, ujawnianie i wszelkie użycie tych danych zarówno przez firmę Kimball, jak i jej podwykonawców.
Wykorzystywanie zgromadzonych przez nas danych
Dane możemy wykorzystać w celu:
 identyfikacji pracownika
 skontaktowania się z pracownikiem
 spełnienia wymogów kadrowych
 spełnienia wymogów państwowych
 zapewnienia świadczeń pracowniczych (wynagrodzenie, ubezpieczenie zdrowotne, zwrot kosztów, itp.)
Ujawnienie danych:
Dane osobowe ujawniamy w następujących przypadkach:
 Dochodzenia i prośby prawne – możemy ujawnić dane dotyczące pracownika kiedy naszym zdaniem takie
ujawnienie jest niezbędne w celu zapobieżenia oszustwu, lub gdy jest działaniem zgodnym z przepisami,
prawem, normami lub rozporządzeniami wszelkich organów państwowych, lub z jakimkolwiek nakazem
sądowym
 Niezależni dostawcy usług – możemy co pewien czas zlecić wykonanie części lub całości naszej działalności
niezależnym dostawcom usług. W takich przypadkach będziemy musieli ujawnić im dane. W niektórych
przypadkach dostawcy usług mogą zebrać dane bezpośrednio od pracownika w naszym imieniu. Określamy
warunki dostępu, wykorzystania i ujawniania tych danych.
 Przedstawiciele: zatrudniamy inne firmy i osoby indywidualne w celu dokonania pewnych czynności w
naszym imieniu. Mogą oni zajmować się odszkodowaniami, zasiłkami pracowniczymi oraz usługami
prawnymi i innymi. Przedstawiciele ci mają dostęp do danych pracowników w stopniu koniecznym do
wykonania czynności, ale nie mogą wykorzystywać ich do własnych celów.
 Przejęcie przedsiębiorstwa: w trakcie nieustannego rozwoju naszej działalności możemy sprzedać lub
kupić inne firmy, filie lub jednostki biznesowe. W przypadkach tego typu transakcji dane są zazwyczaj
elementem zasobów biznesowych, ale podlegają gwarancji zawartej we wcześniejszych zasadach ochrony
danych osobowych (chyba, że uzgodniono inaczej z zainteresowaną osobą). Również w mało
prawdopodobnym przypadku nabycia firmy Kimball lub całego jej majątku, dane osobowe pracowników
mogą podlegać przejęciu.
 Ochrona firmy Kimball i innych osób: udostępniamy dane, kiedy uważamy, że jest to konieczne z punktu
widzenia prawa, realizacji lub stosowania naszych zasad i innych uzgodnień lub ochrony praw, mienia lub
zapewnienia bezpieczeństwa firmie Kimball, naszym pracownikom, lub innym osobom. Jednak nie obejmuje
to sprzedaży, dzierżawy, udostępnienia lub ujawnienia w inny sposób danych osobowych umożliwiających
identyfikację pracowników w celach komercyjnych, z naruszeniem zobowiązań zawartych w niniejszych
Zasadach ochrony danych osobowych.
Uaktualnianie i dostęp do danych osobowych
Pracownicy są zobowiązani do jak najszybszej aktualizacji danych kiedy ulegną jakiejkolwiek zmianie, tak, abyśmy
posiadali właściwe dane pozwalające nam na wykonanie niezbędnych czynności, takich jak wypłata pensji i
świadczeń. Nawet, jeśli pracownik zmieni dane osobowe, w naszych rejestrach mogą pozostać wcześniejsze dane.
Dlatego nie należy oczekiwać, że stare wpisy zostaną usunięte z naszych baz danych z chwilą poinformowania nas
o zmianach. Pracownicy jednostek znajdujących się na terenie USA mają dostęp i mogą dokonywać zmian
większości swoich danych za pomogą systemu ESS (Employee Self Service); mogą również zyskać dostęp, zmieniać,
usuwać lub zrezygnować z dalszego używania danych osobowych kontaktując się z Działem Personalnym.
Pracownicy zakładów poza terenem USA mogą zyskać dostęp, zmieniać, usuwać lub zrezygnować z dalszego
używania ich danych osobowych kontaktując się z własnym Działem Personalnym.
Przechowywanie danych osobowych
Po zakończeniu umowy o pracę, dane osobowe pracownika będą przechowywane i zniszczone zgodnie z naszą
polityką dotyczącą przechowywania dokumentów, a także w zgodzie z obowiązującym prawem.
Bezpieczeństwo danych osobowych
 Stosujemy środki bezpieczeństwa i technologie, takie jak ochrona hasła, kodowanie, zamki, itp., aby zapewnić
poufność danych osobowych. Jeśli pracownik jest upoważniony do dostępu do danych osobowych innych
osób, jest zobowiązany do stosowania odpowiednich środków ostrożności w celu ochrony tychże danych.
Poniżej znajdują się przykłady takich środków:
 Nieużywane wydruki zawierające dane osobowe powinny być przechowywane w bezpiecznym,
zamkniętym miejscu.
 Nieużywane komputery i inne punkty dostępu powinny być zabezpieczone poprzez wylogowanie lub
wyłączenie.
 Należy chronić hasła i identyfikatory użytkownika, nie wolno ich udostępniać.
 Wydruki, które nie będą już potrzebne, powinny być natychmiast zniszczone w niszczarce lub innym
odpowiednim urządzeniu.
 Nie należy pozostawiać kopii przeznaczonych do zniszczenia w niszczarce lub innym urządzeniu bez
dozoru.
 Nie należy bez pozwolenia powielać ani rozpowszechniać kopii dokumentów i innych fizycznych nośników
zawierających dane osobowe.

Pliki elektroniczne zawierające dane osobowe powinny być przechowywane wyłącznie w komputerach
chronionych, nie wolno ich kopiować ani przekazywać w inny sposób nieupoważnionym osobom z i poza
firmy Kimball.
Naruszenie zasad polityki prywatności
Dla firmy Kimball bardzo ważna jest zgodność z Zasadami Polityki Prywatności. Każde potencjalne naruszenie zasad
tej polityki powinno być zgłoszone Kierownikowi ds. Polityki prywatności, na adres
[email protected]. Nie zastosowanie się do zasad tej polityki może skutkować nałożeniem kar
dyscyplinarnych, włącznie ze zwolnieniem pracownika. Wszelkie pytania i sugestie w odniesieniu do powyższej
polityki można również kierować do Kierownika ds. Polityki prywatności, na adres:
[email protected].
Zasady ochrony danych osobowych programu EU/USA
Unieważnienie programu Safe Harbor nie zmieniło zasad dotyczących prywatności kierujących firmą Kimball w
celu chronienia danych osobowych obywateli Unii Europejskiej; ich dane mogą być gromadzone, przechowywane
i przetwarzane w Stanach Zjednoczonych i każdym innym kraju, w którym Kimball ma swoje oddziały, filie lub
przedstawicieli. Z chwilą zatrudnienia pracownicy Kimball zgadzają się na przesłanie danych poza swój kraj. Kimball
nieustannie monitoruje i uaktualnia metody bezpieczeństwa w sieci, aby zapobiec naruszeniom prywatności. W
przypadku, gdy pracownik stwierdzi naruszenie jego prywatności, powinien skontaktować się z Kierownikiem ds.
Prywatności na adres [email protected], przedstawiając na piśmie przypadek ewentualnego
naruszenia. Kimball zbada sprawę i postara się ją rozwiązać. Jeśli pracownik uzna zaproponowane rozwiązanie za
niesatysfakcjonujące, rozwiążemy spór przy pomocy Amerykańskiego Stowarzyszenia – niezależnego organu do
rozwiązywania sporów, lub Agencji Ochrony Danych UE.
c) Odpowiedzialność za Zarządzanie Informacją i korzystanie z systemu
 Informacje i systemy informatyczne, w tym e-mail, telefon/poczta głosowa, wewnętrzna sieć komputerowa i
dostęp do internetu są przeznaczone wyłącznie do użytku biznesowego. Zgodnie z zasadami dotyczącymi
dostępu do systemów Kimball: „Systemy informatyczne, dane i informacje są własnością firmy Kimball,
przeznaczoną wyłącznie do użytku biznesowego. Wszyscy użytkownicy są zobowiązani do ochrony i
odpowiedzialnego korzystania z tych zasobów.”
 Wszyscy pracownicy są odpowiedzialni za prawidłowe korzystanie z systemów oraz dostępu do informacji.
Kontrola dostępu – identyfikacja użytkownika i hasła – stosowana jest aby zapewnić poufność, ewidencję i
spójność danych. Pracownicy nie powinni stosować nieautoryzowanych kodów, haseł, oprogramowania i
innych środków w celu uzyskania informacji lub systemów, nie powinni także ujawniać tych kodów i haseł
innym. Pracownicy powinni także przedsięwziąć środki ostrożności w celu ochrony danych firmy na nośnikach
(np. na laptopach, smart fonach), które można łatwo zgubić lub ukraść.
 Kimball Electronics zastrzega sobie prawo do monitorowania systemów w celu zapewnienia przestrzegania
przyjętej polityki. Cała poczta elektroniczna, poczta głosowa, internet, media społecznościowe i pliki danych
podlegają kontroli kierownictwa. Uznaje się, że korzystanie z tych systemów przez pracownika i/lub
wykorzystywanie prywatnych urządzeń/narzędzi w celach biznesowych oznacza zgodę na taką kontrolę. Ze
względu na to osobiste hasła mogą być naruszone.
 Pod żadnym pozorem systemy nie mogą być wykorzystane do wysłania czy otrzymania materiałów, które
mogłyby być niezgodne z polityką firmy Kimball. Wszelkie faktyczne lub domniemane przypadki kradzieży
informacji lub nadużycia systemu muszą być zgłoszone do Działu Personalnego lub Działu Informatyki. W
przypadku niedozwolonego wykorzystania systemu przez pracownika podjęte zostaną działania
dyscyplinarne, włącznie ze zwolnieniem z pracy.
 Mogą wystąpić sytuacje, w których systemy mogą być wykorzystane do prywatnych potrzeb pracownika.
Sporadyczny, prywatny użytek jest dozwolony, pod warunkiem, że nie narusza wydajności, jakości pracy
pracownika, nie zużywa zasobów Kimball, nie koliduje z działaniami innych pracowników, nie narusza
jakiejkolwiek polityki przyjętej przez Kimball (np. Polityka dotycząca molestowania czy Polityka dotycząca
dyskryminacji/nękania), nie narusza żadnego prawa, nie skutkuje ujawnieniem poufnych danych. Wszystkie
postanowienia w tych kwestiach będą zgodne z wolą zarządu Kimball.
6) Zgłaszanie naruszenia niniejszej polityki
Jeśli pracownicy mają jakiekolwiek wątpliwości lub chcą zgłosić naruszenie niniejszej polityki (w tym kwestie natury
finansowo-księgowej, kontroli wewnętrznej lub audytu), mogą poinformować swojego przełożonego lub kierownika,
z którym czują, że będzie im swobodnie porozmawiać na ten temat, Dział Personalny, lub osobę odpowiedzialną za
zgodność z przepisami – Głównego Radcę Prawnego (tel. 001 812-634-4748). Uruchomiono także niezależny system
zgłoszeń anonimowych i poufnych – „gorącą linię”. Gorąca linia jest dostępna 24h na dobę, 7 dni w tygodniu, i można
do niej zyskać dostęp poprzez:
1. Stronę intranetową firmy Kimball Electronics – należy wybrać Ethics Hotline na stronie startowej KE. Link
znajduje się na dole strony startowej, w kolumnie ‘External Sites’,należy kliknąć na „Ethics Hotline”.
2. Internet – http://https://www.openboard.info/KE/index.cfm
3. Telefon – bezpłatny numer 001-866-850-6439.
Wszystkie zgłoszenia będą niezwłocznie poddane weryfikacji, a za zgłoszenie i pomoc w dochodzeniu nie grożą żadne
sankcje. Należy pamiętać, że naruszenie zasad polityki „Etyka w Biznesie” może stanowić przedmiot postępowania
dyscyplinarnego z rozwiązaniem stosunku pracy włącznie.