Regulamin zagranicznych wyjazdów i przyjazdów w Instytucie

Regulamin
zagranicznych wyjazdów i przyjazdów
w Instytucie Historii PAN
/na podstawie
Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r.
w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub
samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej
Dz. U. z 05.02.2013 r. poz. 167
oraz
Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 12 października 2006 r.
w sprawie warunków kierowania osób za granicę w celach naukowych, dydaktycznych i
szkoleniowych oraz szczególnych uprawnień tych osób
Dz. U. 2006 nr 190 poz. 1405/
I.
Wyjazdy w ramach wymiany bezdewizowej z PAN, wymiany międzyinstytutowej
oraz wyjazdy indywidualne - pracownicy i doktoranci
1. Przed planowanym wyjazdem pracownik / doktorant składa do Dyrektora IH
PAN podanie podpisane przez Kierownika Pracowni / Zakładu z prośbą o
wyrażenie zgody na wyjazd służbowy.
2. W ramach przyznanego limitu wymiany bezdewizowej
z PAN
pracownik/doktorant zobowiązany jest złożyć
odpowiednie formularze
aplikacyjne 3 miesiące przed wyjazdem.
3. Przy rozliczeniu wyjazdu służbowego mogą być uwzględnione następujące
koszty:
- zwrot kosztów przejazdu najtańszym możliwym środkiem transportu;
- zwrot kosztów poniesionych w związku z wykupieniem polisy
ubezpieczeniowej (tylko w przypadku wyjazdu do krajów spoza Unii
Europejskiej), do rozliczenia zaliczki na poczet zakupu ww.
ubezpieczenia dopuszczalna jest akceptacja kserokopii polisy,
jednakże niezwłocznie po powrocie z wyjazdu zagranicznego
pracownik zobowiązany jest przekazać do Działu Obsługi Badań
Naukowych oryginalny dokument ubezpieczenia;
- inne wydatki, których poniesienie było konieczne, np. koszty
formalności wizowych.
4. Na czas wyjazdu zagranicznego do krajów spoza Unii Europejskiej Pracownik
/ doktorant ma obowiązek wykupić polisę ubezpieczeniową.
5. Pracownik / doktorant jest zobowiązany złożyć do Dyrektora IH PAN
sprawozdanie merytoryczne z wyjazdu zagranicznego w terminie 14 dni od
zakończenia pobytu wg odpowiedniego wzoru.
6. Pracownik / doktorant jest zobowiązany rozliczyć koszty wyjazdu
zagranicznego w Dziale Obsługi Badań Naukowych w terminie 14 dni od
zakończenia pobytu.
7. Refundacje kosztów delegacji zagranicznych są rozliczane przelewem na konto
delegowanych po dostarczeniu przez nich pełnej dokumentacji (wypełnionego i
podpisanego druku delegacji, innych rachunków, oryginałów biletów lub
faktury za bilety / ewentualnie wydruku rezerwacji z podaną ceną biletu).
II.
Wyjazdy i przyjazdy zagraniczne w ramach programów badawczych /granty,
stypendia, itp./
1. Przed planowanym wyjazdem pracownik / doktorant składa do Dyrektora IH
PAN podanie podpisane przez Kierownika grantu.
2. W rozliczeniach wydatków wyjazdów i przyjazdów w ramach grantu MNiSW
uwzględniane są wszystkie koszty wynikające z Rozporządzenia Ministra
Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. Dz. U. z 05.02.2013 r.
poz. 167 (czyli koszty przejazdu oraz diety i koszty noclegów według stawek
ministerialnych obowiązujących dla poszczególnych krajów wyjazdu).
3. Osoba wyjeżdżająca i przyjeżdżająca ma obowiązek wykupić polisę
ubezpieczeniową na czas pobytu (w przypadku krajów spoza Unii
Europejskiej).
4. Uczestnicy grantu wyjeżdżający za granicę mają prawo pobrać zaliczkę na
poczet wyjazdu zagranicznego najpóźniej 14 dni przed planowanym
wyjazdem.
5. W przypadku wyjazdu pracownika IH PAN delegowanego przez Dyrekcję za
granicę na okres nieprzekraczający miesiąca, zostaje mu udzielony płatny urlop
szkoleniowy, w przypadku wyjazdu dłuższego – na pozostały okres pobytu
powyżej 1 miesiąca zostaje mu udzielony jeden z nw. rodzajów urlopów:
a) płatny urlop szkoleniowy/naukowy (zgodnie z Rozporządzeniem
Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 12 października 2006
r. w sprawie warunków kierowania osób za granicę w celach
naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych oraz szczególnych
uprawnień tych osób, Dz. U. 2006 r. Nr 190 poz. 1405);
b) bezpłatny urlop szkoleniowy/naukowy (zgodnie z Regulaminem
wynagradzania pracowników Instytutu Historii PAN z dnia
30.12.2010r.);
c) urlop bezpłatny na zasadach określonych w Kodeksie Pracy.
6. Decyzję o rodzaju przyznanego urlopu podejmuje Dyrekcja IH PAN biorąc pod
uwagę cel wyjazdu pracownika:
- urlopy z pkt. II. 5 a) i b) dotyczą wyjazdów w celu realizacji badań w
ramach działalności badawczej IH PAN;
- urlopy z pkt. II 5 c) mają zastosowanie do wyjazdów w celu przeprowadzenia
badań indywidualnych nie związanych z pracą badawczą na rzecz IH PAN.
III.
Przyjazdy w ramach wymiany bezdewizowej z PAN
1. Wysokość i zakres świadczeń ustala i refunduje Kancelaria PAN –
Biuro Współpracy z Zagranicą.
2. W razie potrzeby Dyrektor IH PAN wyznacza gościowi opiekuna.
IV.
Przyjazdy w ramach wymiany międzyinstytutowej
1. W trakcie pobytu gość zagraniczny ma zapewnione następujące
świadczenia:
- dieta 60,00 zł / doba;
- nocleg do 160,00 zł / doba - w przypadku , gdy w hoteliku IH PAN nie
ma wolnych miejsc;
- inne wydatki, których poniesienie było niezbędne oraz takie, które
reguluje odrębna umowa zawarta z partnerem zagranicznym.
2. W razie potrzeby Dyrektor IH PAN wyznacza gościowi opiekuna.
V.
Przyjazdy gości z zagranicy na zaproszenie Dyrekcji, Kierownika Zakładu /
Pracowni, referenci zagraniczni
1. Osoba zapraszająca zawiadamia na piśmie Dyrektora IH PAN o przyjeździe
gościa zagranicznego, najpóźniej 14 dni przed przyjazdem zaproszonej
osoby oraz ewentualnie wnioskuje o pokrycie kosztów związanych z pobytem
gościa.
2. W pobycie gościa zagranicznego mogą być uwzględnione następujące koszty:
- dieta 60,00 zł/doba;
- nocleg do 160,00 zł/doba - w przypadku, gdy w hoteliku IH PAN nie
ma wolnych miejsc;
- inne wydatki, których poniesienie było niezbędne.
3. Osoba zapraszająca jest zobowiązana złożyć sprawozdanie z przebiegu wizyty
gościa zagranicznego w ciągu 14 dni od zakończenia jej pobytu.
4. Koszty przyjazdów zaproszonych gości zagranicznych, nie zgłoszone
pisemnie Dyrekcji w odpowiednim terminie (pkt. V.1) nie będą
refundowane.
VI.
Organizacja konferencji międzynarodowych z udziałem IH PAN
1. Wysokość i zakres świadczeń jest ustalana na podstawie harmonogramu każdej
konferencji według regulaminu organizacji konferencji w IH PAN w ramach
działalności statutowej.
2. W terminie 14 dni po zakończeniu konferencji organizator składa do Dyrektora
IH PAN sprawozdanie merytoryczne.
VII.
W sprawach nie uregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie ma
Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r.
Dz. U. z 05.02.2013r. poz. 167.
VIII. Niniejszy regulamin wchodzi w życie z dniem 01.03.2013 roku, równocześnie w
tym dniu tracą moc poprzednio ustalone przez Dyrekcję IH PAN zasady
odpłatności za podróże zagraniczne.