1. Mediacja – definicja, podstawa prawna i korzyści tego

Oprac. dr Marta Janina Skrodzka
Wydział Prawa
Uniwersytet w Białymstoku
Mediacja – definicja, podstawa prawna i korzyści
tego postępowania w sektorze publicznym i samorządowym
1. Mediacja – „dogadajmy się”
Jedną z alternatywnych metod rozwiązywania sporów m.in. z zakresu prawa
administracyjnego,
cywilnego
(w
tym
gospodarczego),
zarówno
na
etapie
przedsądowym, jak i sądowym jest mediacja. Nazwa „alternatywna” oznacza, że jest to
przede wszystkim inna obok drogi sądowej, możliwość rozwiązania istniejącego konfliktu.
Ponadto w przeciwieństwie do sformalizowanego procesu sądowego jest to możliwość
bardziej elastyczna i niesformalizowana.
Mediacja może być rozumiana bardzo różnie m.in. jako proces, w którym
bezstronna osoba trzecia – mediator,
ułatwia negocjacje stronom będącym w konflikcie, stronom które próbują
osiągnąć porozumienie.
Histora mediacji i procesów do niej zbliżonych sięga czasów dawnych i obejmuje
swoim zasięgiem różnorodne kultury, od żydowskiej, chrześcijańskiej, hinduskiej,
buddyjskiej, po konfucjańskią, czy państw islamu. Mediację znali m.in.: Chińczycy,
Japończycy, Egipcjanie 2500 lat temu, ale także nowożytni władcy europejscy. Za kolebkę
współczesnego procesu mediacji uznawane są Stany Zjednoczone Ameryki Północnej, gdzie
ze względu na kryzys sądownictwa oraz chęć zapewnienia większego dostępu do
sprawiedliwości, mediacja zyskała na popularności i rozwinęła się w latach 60-tych i 70-tych
XX wieku. Swój rozwkit instytucja ta przeżywała w latach 80-tych i 90-tych jednocześnie
odnosząc duży sukces. Obecnie jest tam wykorzystywana na szeroką skalę także, w sprawach
z zakresu prawa cywilnego i gospodarczego.
2. Podstawa prawna
Początki regulacji instytucji mediacji w polskim systemie prawnym sięgają końca lat
90-tych XX wieku oraz początków XXI wieku, kiedy to mediacja została wprowadzona przez
ustawodawcę do prawa administracyjnego, prawa cywilnego, prawa karnego i prawa pracy.
Podmioty mające status publicznoprawnych mogą uczestniczyć w postępowaniu
mediacyjnym w sprawach z zakresu kontroli działalności administracji publicznej oraz
sądowoadministracyjnych w oparciu o przepisy art. 115-118 ustawy z dnia 30 sierpnia
2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2012 poz.
270). Jeżeli są uczestnikami typowych stosunków o charakterze cywilnoprawnym (np. w
sytuacji gdy zawierają umowy cywilnoprawne), mogą rozstrzygać spory powstałe w
związku z tak zawartymi umowami w oparciu o przepisy art. 1831-15 ustawy z dnia 17
listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz.U. z 2014 poz. 101 ze zm.).
Obok wskazanych, ogólnych regulacji postępowania mediacyjnego w sprawach
sądowoadministracyjnych oraz cywilnych, warto zwrócić uwagę, że mediacja w odniesieniu
do administracji publicznej i samorządowej, uregulowana została w sposób szczególny
m.in. w następujących ustawach:
 z dnia 13 października 1995 r. Prawo łowieckie (t.j. Dz. U z 2013 r. poz.
1226 ze zm.),
 z dnia 18 lipca 2001 r. Prawo wodne (t.j. Dz. U. z 2012 poz. 145 ze zm.).
W art. 47 ust.2 prawa łowieckiego została wskazana możliwość prowadzenia
postępowania mediacyjnego przez organ gminy (co do zasady, przewodniczącego rady
gminy), w odniesieniu do szkód łowieckich, które poza wskazaną możliwością,
rozpatrywane są przez sądy w postępowaniu cywilnym, w oparciu o przepisy kodeksu
postępowania cywilnego. Do mediacji w oparciu o przepisy ustawy może dojść w sytuacji, w
której pomiędzy właścicielem lub posiadaczem gruntu, a dzierżawcą lub zarządcą obwodu
łowieckiego powstał spór o wysokość wynagrodzenia za szkody wyrządzone w uprawach i
płodach rolnych przez dziki, łosie, jelenie, daniele i sarny; oraz przy wykonywaniu
polowania.
Zgodnie z przepisem art. 30 prawa wodnego, właściciele gruntów mogą, w drodze
pisemnej ugody, ustalić zmiany stanu wody na gruntach, jeżeli zmiany te nie wpłyną
szkodliwie na inne nieruchomości lub na gospodarkę wodną; przy czym ugoda nie może
dotyczyć wprowadzania ścieków do wód lub do ziemi. Zawarcie takiej ugody winno zostać
zatwierdzone w drodze decyzji przez wójta, burmistrza lub prezydenta miasta. Tak
sformułowany przepis oznacza przede wszystkim możliwość polubownego rozwiązania sporu
związanego z problematyką wód przez właścicieli gruntów. Ponadto wskazuje bezpośrednio
na czynny udział wójta, burmistrza lub prezydenta miasta, którzy mają prawo do
kontroli i pomocy stronom (np. poprzez mediację między nimi) już na etapie zawarcia
ugody oraz jej sporządzenia.
Oprócz powyższych przykładów szczególną uwagę warto zwrócić na możliwość
prowadzenia postępowania mediacyjnego w sprawach wynikających ze sporów
powstałych na tle przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień
publicznych (tj. Dz.U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.). Ustawa nie przewiduje wprost możliwości
rozwiązania sporów na drodze postępowania mediacyjnego. Nie wyklucza jednak takiego
rozwiązania i zastosownia przepisów Kodeksu postępowania cywilnego, odnoszących się do
postępowania mediacyjnego. W związku z tym mediacja powinna być wykorzystywana
przy rozwiązywaniu sporów dotyczących umów, które realizowane są w trybie
zamówień publicznych, zarówno w sporach pomiędzy wykonawcą i podwykonawcą, jak
i zamawiającym, a wykonawcą zamówienia publicznego. Jest to bowiem skuteczny,
szybki, dużo tańszy od sądowego, a przy tym bezpieczny sposób wyjścia z trudnej
sytuacji, który ponadto daje szansę na kontynuację i zakończenie wykonania spornej
umowy. Należy podkreślić, że zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego, Sądów
Apelacyjnych, czy Komisji Orzekających Regionalnych Izb Obrachunkowych,
zawieranie ugód, a przy tym stosowanie postępowania mediacyjnego w sporach
wynikających z umów zawartych w oparciu o przepisy ustawy Prawo zamówień
publicznych nie narusza przepisów ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o
odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (t.j. dz.U. z 2013 r.
poz. 168).
3. Korzyści z mediacji
Postępowanie mediacyjne podobnie jak postępowanie sądowoadministracyjne, czy
cywilne, mimo dużego stopnia elastyczności prowadzone jest w oparciu o zbiór zasad, które
jednocześnie są jego zaletami. Tymi zasadami są m.in.: dobrowolność, poufność, szybkość i
koszt postępowania mediacyjnego, a także bezstroność i neutralność osoby mediatora,
jak również dążenie do wypracowania porozumienia w oparciu o zaspokojenie interesów
obu stron.
3.1. Dobrowolność udziału w postępowaniu mediacyjnym
Postępowanie sądowe charakteryzuje się formalizmem. Dotyczy to m.in. strony
pozwanej, która bez względu na swoje chęci, nie ma zasadniczo możliwości wycofania się z
rozprawy, jak i sędziego, któremu przewodniczący wydziału przydzielił określoną sprawę do
rozpoznania. Proces
mediacji zaś
cechuje się zarówno elastycznością, jak i
dobrowolnością. Elastyczność, mimo że nie wyrażona wprost w przepisach prawa, wynika z
ogólnego ich sformułowania, a także z idei instytucji mediacji. To oznacza, że strony mają
decydujący wpływ na miejsce, czas i formę całego postępowania, a także osobę
mediatora, to bowiem od woli stron uzależnione są te właśnie elementy.
Ponadto mediacja jest dobrowolna. To ogólne sformułowanie przejawia się w
praktyce tym, że zarówno mediator, jak i strony muszą wyrazić chęć wzięcia udziału w
procesie mediacji, ponadto w każdej chwili mogą zrezygnować z jego kontynuowania
bez zachowania określonej formy rezygnacji, czy też ponoszenia konsekwencji lub
sankcji prawnych.
Elastyczność i dobrowolność procesu mediacji w odróżnieniu od zasady
formalizmu procesowego i obowiązku uczestniczenia w postępowaniu sądowym są
niewątpliwymi zaletami tej instytucji. Dzięki nim strony mają duży wpływ na to, co
dzieje się podczas mediacji. To zaś wpływa na dialog i aktywność - zaangażowanie stron,
a w konsekwencji zachęca je do wzięcia odpowiedzialności za własne zachowania. Dzięki
tym zasadom strony w sposób konstruktywny podchodzą do konfliktu, co nierzadko
pozwala im na rozładowanie negatywnych emocji, czy zrozumienie różnic. Na takie
zachowania stron najczęściej nie ma szans podczas postępowania sądowego.
3.2. Poufność postępowania mediacyjnego
Jedną z podstawowych zasad postępowania mediacyjnego jest zasada poufności.
Oznacza ona, że wszystko, co jest poruszane na spotkaniu informacyjnym i posiedzeniu
mediacyjnym jest poufne. W ramach postępowania mediacyjnego zarówno przebieg
mediacji jak i jej rezultaty są objęte tajemnicą i nie są ujawniane osobom trzecim. W związku
z tym mediator nie ujawnia tego, co usłyszał ani osobom prywatnym, ani instytucjom.
Zasada ta odnosi się także do dokumentacji powstałej w toku prowadzonego postępowania
mediacyjnego i oznacza, że mediator lub ośrodek mediacyjny zobowiązane są do
przechowywania dokumentacji z mediacji w sposób respektujący przedmiotową zasadę. W
praktyce oznacza to, że dokumentacja przechowywana przez mediatora lub ośrodek
mediacyjny zawiera dokumenty formalne, m.in.: pisemną zgodę stron na udział w mediacji,
zgłoszenie rejestrujące sprawę mediacyjną, ewentualnie podstawowe dane uzyskane od stron,
czy deklarację przestrzegania zasady poufności przez osoby trzecie obecne na sesjach
mediacyjnych. Nie przechowuje się jednak zapisków i notatek z sesji mediacyjnej
dokonywanych przez skonfliktowane strony i mediatora, gdyż wszystko co zostało
powiedziane (a także zapisane) podczas sesji mediacyjnej pozostaje wyłączną wiedzą stron i
mediatora. Efektem pracy mediatora ze stronami jest spisana ugoda i protokół lub
sprawozdanie. Protokół lub sprawozdanie zawierają jedynie informacje o tym, kto brał
udział w mediacji, ile było spotkań mediacyjnych, gdzie się odbywały. Należy raz jeszcze
podkreślić, że mediator nie zamieszcza nigdzie informacji o przebiegu mediacji. Zasada
poufności oznacza także, że strony muszą wyrazić zgodę na ewentualny udział osób trzecich
w postępowaniu mediacyjnym, a osoby te są również zobowiązane do przestrzegania zasady
pounfności.
Tak sformułowana zasada ma niewątpliwą zaletę. Buduje między stronami a
mediatorem atmosferę zaufania i szczerości. Mediator ma prawo do poufnej rozmowy z
każdą ze stron, podczas której może stronom zadać pytania, których nie może zadać
sędzia podczas procesu sądowego. Dzięki temu strony mają możliwość wyjaśnienia sobie
rzeczywistych powodów konfliktu. Na takie zachowania nie ma szans w trakcie
postępowania sądowego, które ponadto, co do zasady, jest jawne.