Canon pomaga szpitalowi St James`s poprawić obsługę pacjentów.

Canon pomaga szpitalowi St James`s poprawić obsługę pacjentów.

Canon pomaga
szpitalowi St James’s
poprawić obsługę
pacjentów.
St. James’s Hospital
Healthcare
St. James’s Hospital – Studium przypadku
Firma
Rok założenia
Lokalizacja
Szpital St. James’s
1971
Dublin, Irlandia
Usługi
Świadczenie usług leczniczych,
opiekuńczych i diagnostycznych. Promocja
zdrowia i usług w zakresie profilaktyki
medycznej na szczeblu lokalnym,
regionalnym, ponadregionalnym i
ogólnokrajowym. Akademia medyczna.
WWW
www.stjames.ie
„Dzięki poprawie przetwarzania
transakcji udało się
wyeliminować dwudniowy
proces sprawdzania
dokumentów pod koniec
miesiąca. Usprawniliśmy także
proces rozpatrywania zapytań,
co wcześniej mogło trwać
nawet cztery dni i wiązało się
z krążeniem dokumentów po
całej placówce, a dziś zajmuje
średnio zaledwie jeden dzień.”
Wprowadzenie
Szpital St James’s w irlandzkim Dublinie
należy do największych w Europie klinik
specjalizujących się w leczeniu ostrych
przypadków. W placówce jest zatrudnionych
ponad 3500 członków personelu oraz
ponad 110 konsultantów pracujących w 11
klinicznych oddziałach specjalistycznych
i 10 departamentach. Funkcjonujący na
terenie szpitala oddział ratunkowy obsługuje
najwięcej pacjentów w stolicy Irlandii — tylko
w 2010 r. zanotowano 45 230 wizyt.
Dzięki współpracy z firmą Canon w wielu
departamentach szpitala St James’s
wdrożono rozwiązanie usprawniające
zarządzanie dokumentami. Oprogramowanie
udało się bezproblemowo połączyć z innymi,
wcześniej zastosowanymi systemami do
elektronicznego przetwarzania dokumentów,
co zdecydowanie skróciło czas wykonywania
zadań w zakresie przetwarzania transakcji
i archiwizowania dokumentacji w całym
szpitalu.
Skomplikowany obraz sytuacji
Szpital St James’s należał do pierwszych placówek
irlandzkiej służby zdrowia, w których zastosowano
elektroniczny system zarządzania dokumentami w
celu obsługi dużych ilości dokumentów papierowych
generowanych przez poszczególne oddziały. Zgodnie
z rekomendacją firmy Canon w 1998 r. na oddziale
ratunkowym i w dziale opieki społecznej wdrożono
rozwiązanie do archiwizacji i wyszukiwania w celu
uporządkowania i usprawnienia metody przetwarzania
ogromnej ilości zróżnicowanej dokumentacji.
Przed wdrożeniem systemu archiwizowania na
oddziale ratunkowym zarządzanie dokumentami
było bardzo pracochłonne i uciążliwe. Jak wyjaśnia
Marie Sinnott, menedżer operacji IT w szpitalu St
James’s: „Kiedy pracowałam tu na początku lat
dziewięćdziesiątych, pacjenci przyjmowani na oddział
ratunkowy otrzymywali fizyczną kartę szpitalną
zawierającą dane i opis urazów. Karta była następnie
przekazywana lekarzowi i zwracana. Papierową
dokumentację przechowywano w szafkach”.
Sinnott dodaje: „Ponieważ dokumentacja pacjenta
często przechodziła z rąk do rąk, zwiększało to
prawdopodobieństwo pojawienia się błędów, takich
jak umieszczenie dokumentów w niewłaściwym
miejscu lub ich zagubienie. To nieuchronnie
prowadziło do wydłużenia czasu oczekiwania,
konsultacji i leczenia”.
W 2004 r. w szpitalu St James’s rozpoczęto proces
rozszerzania portfolio elektronicznego systemu
zarządzania dokumentami. Pat Bailey, specjalista ds.
wsparcia technicznego systemu SAP, otrzymał zadanie
jednoczesnego wdrożenia dwóch modułów ERP
SAP, zarządzania materiałami i finansów, na potrzeby
przetwarzania transakcji i ogólnego zarządzania
działalnością. Moduły te usprawniły funkcjonowanie
istniejącego systemu zasobów ludzkich i płac oraz
istotnie podniosły efektywność szpitala w tych
działach, ale szybko dostrzeżono konieczność
wdrożenia wydajnego systemu archiwizacji.
Bailey wyjaśnia: „Zdaliśmy sobie sprawę, że mimo
doskonałego funkcjonowania modułów SAP w dziale
finansów i zasobów ludzkich, należało poprawić
przechowywanie, indeksowanie i pobieranie
dokumentów”.
Trwałe korzyści dzięki stałej współpracy
Po wykonaniu szeroko zakrojonych analiz rynkowych
w szpitalu przeprowadzono procedurę przetargową,
w wyniku której po starannym rozpatrzeniu
konkurencyjnych ofert wybrano rozwiązanie firmy
Canon. Bailey wspomina: „Canon zaprezentował nam
swoje rozwiązanie do zarządzania dokumentami,
którego zastosowanie wydało się naturalnym
krokiem, biorąc pod uwagę jego doskonałe
funkcjonowanie w innych działach placówki”.
Pogłębiło to współpracę szpitala St James’s z firmą
Canon, uzupełniając wcześniej wdrożone produkty,
takie jak aparat Canon EOS 1Ds stosowane w dziale
fotografii klinicznej i dwa aparaty Canon EOS 5D
Mark II używane przez technika wideo. Ponadto
na oddziałach szpitalnych wykorzystuje się kilka
niezawodnych, szybkich skanerów firmy Canon.
Urządzenia połączone z oprogramowaniem Canon
„We współpracy z firmą Canon zorganizowaliśmy warsztaty dla
kierownictwa, aby pokazać, w jaki sposób omawiane rozwiązanie
może zrewolucjonizować funkcjonowanie ich działów”. Sinnott
podsumowuje: „Efekty dowodzą, że przejście to jest łatwe i korzystne
dla każdego działu”.
Pat Bailey, SAP System Support
służą do rejestrowania i indeksowania dokumentów,
które są oznaczane unikatowym kodem.
Bailey dodaje: „Rozwiązanie do zarządzania
dokumentami firmy Canon prezentowało się
fantastycznie i najwyraźniej spełniało wszystkie
nasze potrzeby, ale niepokoiła mnie jedna kwestia
techniczna. Mimo wszystkich zalet, czy możliwe
było jego zintegrowanie z modułami SAP? Moje
wątpliwości szybko się rozwiały”. Wkrótce po integracji
rozwiązania zaobserwowaliśmy sprawniejsze
funkcjonowanie systemów dokumentacji w
odpowiednich działach oraz wyraźne korzyści
związane z automatycznym przetwarzaniem. Potencjał
ten udało się w pełni wykorzystać po zastosowaniu
w szpitalu St James’s najnowszego, udoskonalonego
rozwiązania do zarządzania dokumentami.
Bailey szybko przekonał się o zaletach
unowocześnionego rozwiązania. Jak twierdzi Sinnott,
po zastosowaniu go na oddziale ratunkowym
wszystko działało bez problemów: „Dzięki nowemu
rozwiązaniu firmy Canon karta pacjenta jest
wypełniana i skanowana tylko raz. Lekarz może
następnie wyszukać i przejrzeć dokument w postaci
cyfrowej w systemie — wystarczy wpisać unikatowy
«numer przypadku» i kliknąć przycisk. Dawniej
proces pobierania karty w zależności od miejsca
przechowywania zajmował od pięciu minut do
godziny. Obecnie trwa to dosłownie kilka sekund”.
Wkrótce okazało się, że zalety wdrożonego
rozwiązania wykraczają poza archiwizowanie oraz
szybkie wyszukiwanie i pobieranie dokumentów.
Jak twierdzi Sinnott: „Jeśli chodzi o przechowywanie,
rozwiązanie zapewnia nieskończone możliwości i,
co ważne, jest uniwersalne. Zdaliśmy sobie sprawę,
że możemy wykorzystać je także w dziale fotografii
klinicznej. Tak naprawdę okazało się, że dałoby się
je z powodzeniem zastosować w każdym obszarze
działalności szpitala”.
Ostatnio Bailey miał okazję obserwować integrację
udoskonalonego rozwiązania w działach finansów i
zasobów ludzkich. Z satysfakcją wylicza związane z
tym korzyści: „Umożliwia nam ono przechowywanie
ważnych poufnych dokumentów w jednym miejscu.
Dzięki zaawansowanemu trybowi administracyjnemu
dostęp do nich mają tylko właściwe osoby. Ten prosty,
wydajny i bezpieczny system dokumentacji zapewnia
sprawną pracę personelu działów zasobów ludzkich i
finansów. Na przykład wynagrodzenia są wypłacane
za pośrednictwem modułu SAP, a następnie szczegóły
każdej operacji przechowuje się w bezpiecznym
archiwum. W przypadku wystąpienia problemu nie
trzeba już wyznaczać pracownika do mozolnego
przeglądania zawartości szafek — upoważniony
personel może do jego wykrycia posłużyć się
unikatowym systemem znaczników, dzięki czemu
znalezienie rozwiązania zajmuje niecałą minutę.
Bailey wyjaśnia: „Z powodu ogromnej ilości
papierowych dokumentów szpitalnych — kart
pacjentów, faktur, spisów, transakcji itp. —
zarządzanie nimi było niezwykle pracochłonne. Po
18 miesiącach pracy z dokumentami papierowymi
zajmowały one mnóstwo miejsca na podłodze i
ścianach. Dziś wszystko przechowuje się w postaci
cyfrowej, dzięki czemu środowisko pracy stało się
bezpieczniejsze i przyjemniejsze”.
Kolejną zaletą nowego rozwiązania jest
udoskonalone przetwarzanie transakcji. Bailey
dodaje: „Dzięki poprawie przetwarzania transakcji
udało się wyeliminować dwudniowy proces
sprawdzania dokumentów pod koniec miesiąca.
Usprawniliśmy także proces rozpatrywania zapytań,
co wcześniej mogło trwać nawet cztery dni i wiązało
się z krążeniem dokumentów po całej placówce, a
dziś zajmuje średnio zaledwie jeden dzień. Ponadto
do tej pory rozwiązanie Canon umożliwiło nam
przechowywanie ponad 315 000 dokumentów
związanych z systemem SAP, co przyczyniło się do
istotnej redukcji kosztów fizycznego przechowywania
dokumentów na terenie szpitala i za pośrednictwem
podmiotów zewnętrznych”.
Więcej czasu dla pacjenta
Zarówno dla Sinnott, jak i dla Baileya korzyści nowego
rozwiązania nie ograniczają się do biura bez papierów
— jego zalety dostrzegają także użytkownicy końcowi,
czyli pacjenci. „Dzięki scentralizowanemu dostępowi
do rejestrów pacjentów lekarz może zapoznać się z
wcześniejszymi szczegółami, co usprawnia kierowanie
terapią”, wyjaśnia Sinnott. „Także zastosowanie
rozwiązania w dziale fotografii klinicznej bez wątpienia
poprawiło obsługę pacjentów. Obrazy rejestrowane
przy użyciu aparatu Canon EOS 5D są obecnie od razu
zapisywane bezpośrednio w dokumentacji pacjenta,
co zapobiega ich zagubieniu i dostępowi osób
niepowołanych. Możliwość zapoznania się z obrazami
ułatwia konsultantom skuteczne monitorowanie
nawracających problemów, takich jak dolegliwości
skórne. Rozwiązanie przyczyniło się także do poprawy
działalności w zakresie badań i rozwoju. Po uzyskaniu
zgody pacjenta istnieje możliwość wykorzystania
zarejestrowanych urazów w nauce prawidłowego
diagnozowania i leczenia. Wszystko to zapewnia
dokładniejszą i bardziej profesjonalną obsługę
pacjenta”.
O zaletach rozwiązania Canon najlepiej świadczą
przekazywane opinie. Bailey zauważa: „W działach,
w których już wdrożono i zastosowano omawiane
rozwiązanie, poszukuje się obecnie sposobów na
maksymalne wykorzystanie jego potencjału. Z kolei
działy, w których jeszcze tego nie zrobiono, chciałyby
korzystać z jego zalet. We współpracy z firmą Canon
zorganizowaliśmy warsztaty dla kierownictwa, aby
pokazać, w jaki sposób omawiane rozwiązanie może
zrewolucjonizować funkcjonowanie ich działów”.
Sinnott podsumowuje: „Efekty dowodzą, że przejście
to jest łatwe i korzystne dla każdego działu”.
Canon Europe Ltd
Canon Polska Sp. z o.o.
3 The Square
Stockley Park
Uxbridge
Middlesex
United Kingdom
UB11 1ET
Tel: +44 208 588 8000
Fax: +44 208 588 8001
www.canon.pl
www.canon-europe.com