Raks SQL Księgowość i Środki Trwałe

Transkrypt

ROZDZIAŁ
8
RAKSSQL
Księgowość
Księga Handlowa, Księga Podatkowa, Ryczałt
Środki trwałe
Ewidencja i Amortyzacja
Spis treści
Księgowość
8-1
Dokumenty ..................................................................................... 8-1
Podział na grupy
8-2
Dodawanie dokumentu .................................................................. 8-3
Skróty klawiszowe
8-6
Wprowadzanie rozrachunku
8-7
Dołączanie rozrachunku
8-8
Dekrety – Księga Handlowa
8-9
Wpis do księgi – Księga Podatkowa
8-11
Wpis do ewidencji – Ryczałt
8-12
Rejestracja VAT
8-13
Import nagłówków dokumentów magazynowych
8-15
Automatyczne księgowanie różnic kursowych
8-16
Księgowanie kręgu kosztów
8-17
Zamknięcie kont wynikowych
8-18
Przeszacowanie walut
8-19
Rejestracja VAT ........................................................................... 8-23
Dowody wewnętrzne .................................................................... 8-23
Wprowadzanie dowodów wewnętrznych
8-24
Księgowanie dowodów wewnętrznych
8-25
Zarejestruj zaznaczone dokumenty
8-25
Spis z natury................................................................................. 8-26
Wprowadzanie arkusza spisu
8-26
Automatyczne tworzenie nagł. dow. wew. i spisów z natury 8-27
Zmiana statusu dokumentu ......................................................... 8-28
Księgowanie dokumentów ........................................................... 8-28
Zamknięcie miesiąca.................................................................... 8-29
Bilans otwarcia ............................................................................. 8-30
Wprowadzanie sald BO
8-31
Import bilansu otwarcia
8-31
Importuj z planu kont ( xml )
8-32
Eksport kont księgowych do xml
8-32
Tworzenie rozrachunków z BO
8-32
Sprawdź rozrachunki dla wszystkich/ zaznaczonych pozycji 8-33
Zatwierdzanie bilansu otwarcia
8-34
Noty korygujące............................................................................ 8-35
Deklaracje..................................................................................... 8-37
Deklaracja CIT-2
8-38
Deklaracja PIT – 5/ PIT-5L
8-39
Deklaracja PIT – 28
8-40
Deklaracja VAT-7(K), VAT-UE
8-41
Deklaracja VAT-7D
8-42
Rozliczenie dochodu
8-43
Rozliczenie ryczałtu (miesięczne/ kwartalne)
8-43
Drukowanie deklaracji
8-44
Współpraca z systemem ALMOS ................................................ 8-45
Import kartotek
8-46
Obsługa okna ALMOS
8-46
Uzupełnianie danych
8-47
Definiowanie wzorców księgowań
8-49
Import dokumentów
8-49
e-Deklaracje
8-51
Ogólne informacje o systemie e-Deklaracji ................................. 8-51
Implementacja e-Deklaracji w systemie RAKSSQL..................... 8-52
Etapy wdrażania funkcjonalności e-Deklaracji
8-52
Obsługiwane typy deklaracji
8-52
Znane ograniczenia
8-53
Wersja produkcyjna i testowa systemu e-Deklaracji
8-53
Obsługa e-Deklaracji.................................................................... 8-55
Kolejność operacji
8-55
Prezentacja informacji o stanie przetwarzania e-Deklaracji 8-55
Operacje dostępne z poziomu okna przeglądu deklaracji
8-57
Operacje dostępne z poziomu okna edycji deklaracji
8-59
Szczegółowy opis operacji związanych z przetw. e-Deklaracji ... 8-60
Wstępna kontrola poprawności e-Deklaracji
8-60
Podpisywanie i wysyłka e-Deklaracji
8-60
Podpisywanie dokumentów XML
8-61
Wysyłka deklaracji
8-63
Sprawdzanie statusu przetwarzania e-Deklaracji
8-64
Podgląd dokumentu UPO
8-66
Weryfikacja dokumentu UPO
8-67
Wydruk dokumentu UPO
8-68
Eksport deklaracji do pliku XML
8-68
Ewidencja elementów majątku
8-71
Ewidencja środków trwałych
8-75
Wydarzenia
8-85
Ewidencja przejazdów
Koszt eksploatacji pojazdów
Rozliczenie kosztów eksploatacji pojazdów
Podział środków trwałych
Dodawanie nowego środka trwałego
Miejsca powstawania kosztów
Wprowadzanie wyposażenia
Wprowadzanie pojazdu
8-72
8-72
8-73
8-75
8-77
8-81
8-83
8-83
Przyjęcie środka trwałego
8-85
Wyznaczenie planu amortyzacji
8-87
Korekta planu amortyzacji
8-88
Umorzenie miesięczne
8-89
Aktualizacja wartości
8-90
Zmiana wartości początkowej
8-91
Odpis aktualizujący
8-92
Storno odpisu aktualizacyjnego
8-93
Likwidacja środka
8-94
Sprzedaż środka
8-95
Zmiana miejsca użytkowania
8-96
Kartoteka wydarzeń...................................................................... 8-97
Księgowanie wydarzeń środków trwałych
8-98
Księgowanie wydarzeń przez eksport do XML
8-99
Dokumenty ewidencyjne .............................................................. 8-99
Dokumenty przyjęcia środków trwałych
8-99
Dokumenty likwidacji środków trwałych
8-100
Protokoły zdawczo odbiorcze
8-101
Kartoteki
8-103
Kontrahenci ................................................................................8-104
Zakładanie grup kontaktów
8-104
Dodawanie kontaktu
8-106
Kasy............................................................................................8-110
Rachunki bankowe..................................................................... 8-111
Plan kont.....................................................................................8-113
Dodawanie konta
8-115
Przypisania do TB lub RZiS
8-117
Dopisywanie kont z kartoteki
8-118
Powiązane konta z kartoteką
8-120
Import planu kont z innej firmy lub roku
8-122
Obroty i salda dla zaznaczonych kont
8-122
Pokaż zapisy na koncie
8-123
Przenieś zapisy na konto analityczne
8-124
Przenieś zapisy na inne konto
8-125
Załóż konta z kartoteki ...............................................................8-126
Wyszukiwanie konta
8-126
Edycja konta
8-127
Usuwanie konta
8-127
Udziałowcy .................................................................................8-127
Dodawanie nowego udziałowca
8-128
Źródła przychodu........................................................................8-129
Przychody i koszty
8-130
Udziały w źródle przychodu
8-131
Składki ubezpieczeniowe
8-132
Słowniki
Przeglądanie TB i RZiS
8-147
Powiązania TB z planem kont
8-147
Powiązania RZiS z planem kont
8-148
Tabela Bilansu
8-149
Rachunek Zysków i Strat
8-150
Stawki PDOF
8-151
Stawki zryczałtowanego PDOF
8-151
Stawki przejazdu pojazdów
8-152
Wzorcowe trasy przejazdu pojazdów
8-153
8-154
8-155
8-156
8-157
Schematy księgowania
8-157
Środki Trwałe..............................................................................8-164
Typy środków trwałych
8-164
Klasyfikacja środków trwałych
8-165
Tabela aktualizacji środków trwałych
8-166
8-135 Zestawienia
Kody dokumentów......................................................................8-135
Finanse
8-137
Kasa i Bank
8-137
Kod dokumentu
8-138
Stawki VAT .................................................................................8-142
Wzorce opisów ...........................................................................8-143
Urzędy skarbowe........................................................................8-145
Księgowość ................................................................................8-146
Rejestry VAT
8-146
Grupy kont
8-147
Nowa grupa
8-147
Konta w grupie
8-147
8-169
Specyfikacja wydruków ..............................................................8-169
Ewidencja Przychodów ..............................................................8-172
Księga Podatkowa......................................................................8-172
Rejestr sprzedaży.......................................................................8-172
Rejestr zakupu ...........................................................................8-174
Zestawienie sald.........................................................................8-175
Zestawienie obrotów i sald.........................................................8-176
Zapisy dzienników ......................................................................8-177
Informacje ogólne
8-179
Opis zbiorów danych RAKSSQL FK ..........................................8-179
Zgodność programu z wymogami ustawy o rachunkowości .....8-184
Księgowość
Księgowość stanowi najważniejszą część systemu ponieważ umożliwia wprowadzanie
podstawowej jednostki informacji jaką jest dokument. W tej części systemu możliwe
jest wprowadzanie dokumentów dotyczących Księgi Handlowej, Księgi Przychodów i
Rozchodów lub Ryczałtu, sprawdzanie i ewentualna korekta wprowadzonych danych, a
następnie ostateczne zatwierdzenie. W tej grupie wystawiane są również wszystkie
deklaracje.
Mimo podziału na rodzaj prowadzonej działalności, wprowadzanie dokumentów do
programu jest bardzo podobne. Zawiera wspólną część dotyczącą dokumentu
źródłowego, księgowego oraz kontrahenta. Różnice występują jedynie na poziomie
wprowadzania pozycji.
Dokumenty
Wprowadzanie dokumentów odbywa się po uruchomieniu opcji „Księgowość→
Dokumenty księgowe”. Niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności
wprowadzanie dokumentów odbywa się w ten sam sposób a lista dokumentów znajduje
się w jednym oknie.
W oknie „Lista dokumentów w systemie” znajdują się dokumenty księgowe
wszystkich lat obrachunkowych.
Podział na grupy umożliwia utworzenie takiego filtru, który uwzględniałby bieżący rok
obrachunkowy oraz poprzednie lata obrachunkowe.
Wskazówka Jeśli w poszczególnych latach obrachunkowych była prowadzona w Firmie Księga
Handlowa, Księga Podatkowa i Ryczałt, to w oknie przeglądania dokumentów będzie
możliwe wyświetlenie dokumentów dla wszystkich typów źródeł przychodu.
Nagłówki kolumn informują o zapisie:
KH – oznacza zapis w Księdze Handlowej
KR – oznacza zapis w Księdze Przychodów i Rozchodów
RC – oznacza zapis w Ewidencji Przychodów
RS i RZ oznaczają wpisy odpowiednio dla rejestru sprzedaży i rejestru zakupów.
Kolumna oznaczona Z określa, czy dokumenty są zaksięgowane.
W zależności od formy prowadzenia działalności kolumny KH, KR i RC zastępują się.
Księgowość i Środki Trwałe
8-1
W prawym górnym rogu okna znajdują się przyciski narzędziowe, których działanie
zostało omówione w rozdziale „Ważniejsze przyciski i skróty klawiszowe”.
,
,
W dolnej części znajdują się przyciski
pozwalają na dodawanie, poprawianie oraz usuwanie dokumentów.
które
można zaksięgować dokument oraz sprawdzić
Pod przyciskiem
poprawność zaznaczonych dokumentów.
Przycisk
pozwala zamknąć okno z dokumentami.
Podział na grupy
Podział na grupy umożliwia utworzenie takiego filtru, który uwzględniałby bieżący rok
obrachunkowy oraz poprzednie lata obrachunkowe.
Ponieważ wszystkie dokumenty księgowe: dokumenty Księgi Handlowej, Księgi
Przychodów i Rozchodów oraz Ryczałtu znajdują się w jednym oknie wygodnie jest
podzielić je na grupy tak by w bieżącym roku pokazywały się tylko aktualne
dokumenty.
Okno „Lista dokumentów w systemie” składa się z dwu części: okna z grupami oraz
okna z listą dokumentów.
Okno z grupami można wyłączyć po uruchomieniu ikony
będą jedynie aktualne dokumenty.
. Wówczas, widoczne
Zakładanie nowej grupy odbywa się w lewym oknie. Należy uruchomić prawy
przycisk myszy i z menu kontekstowego wybrać opcję [DODAJ GRUPĘ].
Wybierz z listy
zakres czasowy dla
dokumentów
Znaczenie pozycji zostało omówione w poniższej tabeli.
8-2 Księgowość i Środki Trwałe
Tabela 1
Parametry filtru:
Nazwa
Znaczenie
Nazwa
Użytkownik może wpisać dowolna nazwę. Nazwa identyfikuje grupę na
drzewie dat.
Rodzaj
otwiera się okno z możliwością
Po uruchomieniu przycisku
wskazania rodzaju żądanej grupy.
Liczba dni
Jeśli w pozycji „Rodzaj” zostanie wybrany „Ostatnie N dni” pozycja
będzie aktywna.
Data początku
Data końca
Pozycja do wpisania daty staje się aktywna, jeśli zostanie wybrany
rodzaj „Dowolne daty”.
Dodawanie dokumentu
Dodawanie dokumentu niezależnie od formy prowadzonej działalności wygląda tak
samo. Należy uruchomić przycisk
.
Pojawi się okno:
Informacja o kontrahencie jest
niezbędna do rejestru VAT
Tu wprowadza się dekrety,
lub zapisy do Księgi
Podatkowej alboi Ewidencji
Przychodów oraz w rejestrze
VAT
Po uruchomieniu przycisku można
automatycznie zaksięgować VAT,
różnice kursowe, sprawdzić obroty i
salda
8-3
Okno składa się z trzech części:
1.
Dokument księgowy – tu znajdują się dane księgowanego dokumentu tzn. typ,
numer, data dokumentu, kontrahent, status, data księgowania, kod dokumentu, numer
na podstawie kodu, grupa operacji.
2.
Kontrahent – tu znajdują się dane kontrahenta pobierane nastepnie do rejestrów VAT
3.
Dane dodatkowe – tu wprowadza się dekrety lub zapisy do Księgi Przychodów i
Rozchodów albo do Ewidencji Przychodów oraz dodatkowo do Rejestru VAT i
rozrachunki. Rodzaj zakładek w tej części zależy od typu prowadzonej działalności*,
który wskazujemy podczas dodawania roku obrachunkowego.
*Jeżeli podczas dodawania roku wybrano TYP działalności Księgę Handlową to
wprowadzając dokument księgowy dostępne będą:
1.
2.
3.
4.
Dekrety
Rejestr VAT
Rozrachunki
Uwagi
*Jeśli wybrano Księgę Przychodów i Rozchodów to wprowadzając dokument
księgowy dostępne będą zakładki:
1. Księga Podatkowa
2. Rejestr VAT – jeśli w parametrach roku obrachunkowego zaznaczono, że Firma
jest płatnikiem VAT
3. Rozrachunki
4. Uwagi
*Jeśli wybrano Ewidencję Przychodów to wprowadzając dokument księgowy dostępne
będą zakładki:
1. Ewidencja Przychodów
2. Rejestr VAT – jeśli w parametrach roku obrachunkowego zaznaczono, że Firma
jest płatnikiem VAT
3. Rozrachunki
4. Uwagi
Po niżej znajduje się opis wprowadzania dokumentów według typu działalności.
Tabela 2
Informacje na stronie „Dokument księgowy” :
Nazwa
Znaczenie
Dane podstawowe:
Status dokumentu
„Niezarejestrowany” oznacza że nie przystąpiono do wprowadzania
danych księgowych (dekretów, zapisów w rejestrze), a wprowadzono
jedynie dane podstawowe dokumentu źródłowego. Utworzone
automatycznie nagłówki dokumentów: magazynowych, sprzedaży,
kasowych itd. będą miały ten status.
Tabela 2
Informacje na stronie „Dokument księgowy”:
Nazwa
Znaczenie
Dane podstawowe:
Status dokumentu
Np. po wystawieniu faktury VAT w module Sprzedaż pojawi się
nagłówek dokumentu księgowego w module Finanse Księgowość ze
statusem „Niezarejestrowany”. . Po rozksięgowaniu takich dokumentów
(przy pomocy wzorca ksiegowego) zostanie im nadany status " W
buforze - sprawdzony".
Jeśli przystępujemy do ręcznego wprowadzania dekretów na kontach i
rejestrach VAT można wybrać jedną z opcji statusu „W buforze sprawdzony”, "w buforze - niesprawdzony" - ten umożliwia zapisanie
dokumentu bez sprawdzania zgodności zapisów lub „Zarejestrowany”.
Dokumenty ze statusem „W buforze” nie są brane do zestawień. Status
przeznaczony jest dla osób które wprowadzają zapisy do akceptacji przez
osobę nadzorującą.
Ustawienie/zmiana domyślnego statusu jest możliwa po uruchomieniu
opcji „Administracja/ Parametry/Parametry firmy”.
Jeśli wprowadzamy zapisy które nie wymagają kontroli lub akceptacji
ustawiamy status „Zarejestrowany”.
Grupowa zmiana statusu dokumentów możliwa jest po uruchomieniu
klawisza [OPERACJE] (np. zmiana statusu "w buforze - ..." na
"zarejestrowany"). Podczas tej zmiany sprawdzana jest zgodności
zapisów dokumentów księgowych ( podczas zmiany na „w buforzesprawdzony”, lub „Zarejestrowany”).
Zmiana statusu jest możliwa dla zaznaczonych dokumentów:
•
•
•
ze statusu "w buforze - ..." na "zarejestrowany"
ze statusu "zarejestrowany" na "w buforze- ..."
ze statusu "zarejestrowany" na "niezarejestrowany".
Data księgowania
Data pod jaką chcemy ująć dokument w księgach rachunkowych. Musi
zawierać się w aktualnym roku obrachunkowym. Według tej daty
porządkowany jest dziennik księgowań i wg niej zapisy zaliczane są do
poszczególnych miesięcy.
Kod
Wskazuje, do którego z dzienników szczegółowych wprowadzamy dany
dokument. Symbol wybierany jest z listy definiowanej na stronie
„Słowniki” w grupie „Kody dokumentów”. Kod dokumentu może być
wpisany ręcznie.
Numer kolejny
Numer jest nadawany automatycznie na podstawie numeru startowego
zdefiniowanego dla danego kodu. Program zawsze sprawdza unikalność
numeru dla danego symbolu.
Numer dokumentu Identyfikuje dokumenty wprowadzone do systemu. Nadany przy
wprowadzaniu numer należy nanieść na dokument, który jest podstawą
wpisu. Numer jest generowany wg schematu zdefiniowanego dla danego
kodu.
8-5
Tabela 2
Informacje na stronie „Dokument księgowy”:
Nazwa
Znaczenie
Dokument źródłowy:
Grupa operacji
Zdefiniowanie grupy operacji (opcja "Słowniki/Księgowość/Schematy
operacji") umożliwia podział operacji na pewne grupy np. sprzedaż wg
produktów (sprzedaż zeszytów, sprzedaż ołówków itp) oraz wydruk
zestawienia z podziałem na grupy operacji. Obecnie opcja dostępna dla
Księgi Podatkowej, Ewidencji Przychodów oraz Rejestru VAT).
Typ dokumentu
Rodzaj wprowadzanego dokumentu. Po uruchomieniu przycisku
dostępna będzie gotowa lista np. faktura zakupu, faktura sprzedaży, lista
płac itd. Typ dokumentu identyfikuje dokument wystawiony w systemie
RAKSSQL np. w module Sprzedaż.
Numer
Numer wprowadzanego do systemu dokumentu np. numer faktury
sprzedaży
Data
Data sporządzenia dokumentu księgowego, który jest podstawą wpisu.
Data op.gosp.
Data operacji gospodarczej to np. data sprzedaży na fakturze VAT.
Przepisujemy ją z dokumentu księgowego, który jest podstawą wpisu. W
wielu przypadkach jest to ta sama data co data sporządzenia dokumentu.
Jeśli dany dokument ma być wprowadzony do ewidencji VAT, to nazwa
kontrahenta musi być podana.
Kontrahent
Po kliknięciu przycisku po prawej stronie pola „Kontrahent”
pojawia
się kartoteka kontrahentów, z której możemy pobrać dane. Dane
kontrahenta mogą być również wpisane ręcznie.
NIP
Tabela 3
NIP kontrahenta
Informacje na stronie „Kontrahent”:
Nazwa
Znaczenie
Dane kontrahenta
Jeśli dany dokument ma być wprowadzony do ewidencji VAT, to dane
kontrahenta muszą być podane. Po kliknięciu przycisku po prawej stronie
pojawia się kartoteka kontrahentów, z której
pola „Nazwa” lub „NIP”
możemy pobrać dane. Dane kontrahenta mogą być również wpisane
ręcznie.
Skróty klawiszowe
W celu ułatwienia i przyspieszenia wprowadzania dokumentów księgowych program
umożliwia korzystanie ze skrótów klawiszowych, do których przypisane są
odpowiednie funkcje przedstawione w poniższej tabeli.
Tabela 4
Ważniejsze przyciski i ich skróty klawiszowe ( cd ):
Przycisk
Skrót
Opis
[DODAJ]
[Insert]
Utworzenie nowej pozycji
[EDYTUJ]
[F2]
[USUŃ]
[Delete]
Edycja danych dotyczących wskazanej pozycji
Usunięcie wskazanej pozycji
[F2]
Plan kont
[F4]
Lista kontrahentów
[TAB]
Przechodzenie do kolejnego pola
Przechodzenie do kolejnego pola przy użyciu klawiszy
nawigacyjnych
Cofniecie się o pole do tyłu
[Shift + Tab]
[ENTER]
[ Lewy ALT+
Zakończenie edycji danego pola
]
Otwarcie pól wyboru
[Lewy ALT + ] Wybór dostępnego słownika
[Ctrl+TAB]
Przełączanie się między zakładkami nagłówka
dokumentu (Dokument księgowy/ Kontrahent) lub
pozycji dodatkowych (Dekrety/Rejestry VAT/
Rozrachunki/Uwagi/Załączniki)
Przycisk na
klawiaturze
Wywoływanie podręcznego menu
[Ctrl + Enter]
Zatwierdzenie formularza dokumentu
Wprowadzanie rozrachunku
Dodawanie rozrachunku może odbywać się podczas wprowadzania dokumentu
księgowego w opcji „Księgowość/ Dokumenty księgowe” w dolnej części okna "Dane
dodatkowe" - zakładka „Rozrachunki”.
Okno wprowadzania rozrachunku składa się z dwóch części. Na pierwszej zakładce
wprowadzane są dane podstawowe rozrachunku, na drugiej odbywa się jego
rozliczanie.
8-7
Uruchom zakładkę,
aby dokonać
rozliczenia
Na tej zakładce
wprowadź dane
podstawowe
Na zakładce „Dane podstawowe” znajduje się nazwa kontrahenta, opis dokumentu,
data wystawienia faktury, jej termin płatności, typ rozrachunku:
•
należność, jeśli rozrachunkiem jest faktura sprzedaży lub zapłata za fakturę
zakupu;
•
zobowiązanie, jeśli rozrachunkiem jest faktura zakupu lub zapłata za fakturę
sprzedaży.
Pole „Zapłata” powinno być zaznaczone wówczas, gdy rozrachunkiem jest dokument
kasowy.
W dolnej części okna znajduje się waluta rozrachunku, kwota w walucie i w
złotówkach oraz kwota pozostała do rozliczenia w przypadku częściowych rozliczeń.
Na zakładce „Rozliczenia” dokonywane są powiązania i rozliczenia wprowadzanego
rozrachunku.
Aby rozliczyć rozrachunek należy nacisnąć przycisk
. Pojawi się lista
nierozliczonych dokumentów kontrahenta. Wskazać właściwy dokument i zatwierdzić
go naciskając przycisk
rozliczenia.
. Możemy wskazać jeden lub kilka dokumentów do
Aby zapisać rozrachunek należy nacisnąć przycisk
.
Dołączanie rozrachunku
Jeśli w programie istnieje luźny rozrachunek, który został wprowadzony i
nieprzypisany do żadnego dokumentu, można go powiązać z wprowadzanym przez nas
dokumentem księgowym.
W tym celu należy nacisnąć przycisk
i wybrać opcję [DOŁĄCZ].
W oknie z niepowiązanymi rozrachunkami wskazać ten, który zamierzamy powiązać i
nacisnąć przycisk
.
Aby odłączyć rozrachunek od dokumentu należy po uruchomieniu tego samego
przycisku wybrać opcję [ODŁĄCZ].
Dekrety – Księga Handlowa
Zapis dekretu jest możliwy na zakładce „Dekrety”. Zakładka pojawia się wtedy, gdy
podczas zakładania roku wybrano typ działalności „Księga Handlowa”, a podczas
wprowadzania dokumentu księgowego w polu „Status dokumentu” wybrano opcję „W
buforze - ...” lub „ Zarejestrowany”.
Na tej zakładce można dopisywać nowe dekrety, poprawiać i usuwać już istniejące.
Dopuszczalne są dekrety jednostronne. Wymagana jest zgodność obrotów w ramach
dokumentu - dla dokumentów ze statusem "zarejestrowany". Jeśli jest potrzeba
wprowadzenia (chwilowego zamknięcia) dokumentu, którego obroty nie są zgodne
dokumentowi należy przypisać status "W buforze-niesprawdzony" - różnica obrotów
wykazywana jest w dolnym rogu okna na czerwono. Taki dokument można zawsze
poprawić, a obroty wyrównać. Tylko dokumenty ze statusem "zarejestrowany" mogą
zostać zaksięgowane i znaleźć się na zestawieniach.
Program sprawdza osobno zgodność obrotów na kontach bilansowych
i pozabilansowych. Przy czym wymagana jest zgodność obrotów także na kontach
pozabilansowych. Jeśli prowadzone są konta pozabilansowe należy założyć konto
techniczne pozabilansowe (np. [999]) i używać go jako konto korespondujące przy
księgowaniu na kontach pozabilansowych.
Aby wprowadzić nowy dekret należy uruchomić przycisk
Pojawi się okno:
Wywołaj plan
kont
.
Jeśli kartoteka została powiązana z
kontami w planie kont to dla wybranej
pozycji z kartoteki mogą zostać
wyświetlone powiązane konta
Wybierz ze
słownika
wzorcowy opis
8-9
Tabela 4 Dekrety:
Nazwa pola
Dekrety:
Konto WN, Konto
MA
Znaczenie
Przynajmniej jedno z tych pól musi być wypełnione. Program sprawdza
czy konto o podanym numerze istnieje, czy nie jest zablokowane,
dwusaldowe, czy nie posiada kąt podrzędnych. Numer konta można
podać z klawiatury lub wybrać z planu kont przywołanego przez
kliknięcie przycisku
znajdującego się po prawej stronie pola „Konto
WN/MA”. Jeśli przed przywołaniem planu kont wpiszemy fragment
numeru konta, to program ustawi się jak najbliżej szukanego numeru.
pojawi się kartoteka. Jeśli kartoteka jest
powiązana z kontami w planie kont, to dla wybranych pozycji z
kartoteki mogą zostać wyświetlone w oknie powiązane konta.
Kwota PLN
Kwota dekretu w złotych. Kwotę dekretu w złotych podaje użytkownik.
Waluta
Waluta konta. Waluta przenoszona jest z danych konta w planie kont.
Można ja wybrać po uruchomieniu opcji
ze słownika walut.
Kwota walutowa
Jeśli jedno z podanych kont zostało określone jako walutowe
uaktywniają się pola „Kwota walutowa” i „Waluta”. Podajemy kwotę w
walucie. Kwota w złotych może zostać wyliczona przez program.
Opis
Dowolny opis księgowej operacji gospodarczej można wpisać ręcznie
lub uruchomić
Generuj
rozrachunek
i wybrać wzorcowy opis ze słownika.
Opcja jest aktywna dla kont rozrachunkowych.
"Generuj rozrachunek"- jeśli zaznaczony to rozrachunek zostanie
wygenerowany automatycznie (zakładka "Rozrachunki") z terminem
płatności wpisanym poniżej.
Jeśli dodatkowo zostanie zaznaczone pole "Załata" - utworzony
rozrachunek będzie oznaczony jako zapłata.
Jeśli zostanie zaznaczone pole "Rozliczaj" - automatycznie zostanie
uruchomione okno z listą rozrachunków do rozliczenia. Jeśli program
nie znajdzie rozrachunków do rozliczenia to pojawi się taka informacja.
Do dekretu można wprowadzać znacznik lub znaczniki. Po wprowadzeniu znacznika
do wzorca dekretacji (we wzorcu księgowań) program rozksięguje wg tego wzorca
tylko ten dokument który posiada dany znacznik w dekrecie.
Podczas wykonywania "Zestawienia obrotów i sald", w parametrach funkcji, istnieje
możliwość aby program do zestawienia wybrał dekrety na podstawie znaczników.
Aby zapisać wprowadzony dekret należy nacisnąć przycisk
zrezygnować z zapisu danych
.
, aby
Wpis do księgi – Księga Podatkowa
Wpisu do księgi dokonuje się na zakładce „Księga Podatkowa”. Zakładka pojawia się
wtedy, gdy podczas zakładania roku wybrano typ działalności „Księga Przychodów i
Rozchodów”, a na dokumencie księgowym w polu „Status dokumentu” wybrano opcję
„W buforze - ...” lub opcje „ Zarejestrowany”.
Na tej zakładce można dokonać wpisu do księgi oraz poprawiać i usuwać już istniejące
zapisy. Aby wprowadzić nowy wpis należy uruchomić przycisk
.
Pojawi się okno:
Wybierz kolumnę
księgi
Standardowy opis
można przenieść
ze wzorca opisów
Jeśli w główce dokumentu
zostanie wskazany
kontrahent pole to się
uaktywnia. Po
zaakceptowaniu zapisu
powstanie rozrachunek
Tabela 5 Dokument księgowy
Nazwa pola
Dekrety:
Kolumna księgi
Znaczenie
W polu „Kolumna księgi” należy określić odpowiednią kolumnę księgi,
jeśli wpis dotyczyć ma również rejestru VAT należy przejść na zakładkę
„Rejestr VAT”. Jeśli wpis dotyczy jedynie rejestru VAT pomijamy
zakładkę „Księga podatkowa”.
Kwota
Kwota dekretu w złotych. Kwotę dekretu w złotych podaje użytkownik.
Opis operacji
Dowolny opis operacji gospodarczej można wpisać ręcznie lub uruchomić
i wybrać wzorcowy opis ze słownika. Wpisana treść, przenoszona jest
do 6-tej kolumny księgi - „Opis zdarzenia gospodarczego”.
Uwagi
Wpisana w nie treść, przenoszona jest do 17-tej kolumny księgi –„Uwagi”.
Kwota dodatkowa
Do tej kolumny można wpisywać inne zaszłości gospodarcze nieujęte w
kol. 1-14 oraz wydatki odnoszące się do przychodów miesiąca lub roku
następnego.
Generuj
rozrachunek
Opcja będzie aktywna jeśli w główce dokumentu księgowego zostanie
wskazany z kontrahent. Po zaznaczeniu „Generuj rozrachunek” i wpisaniu
terminu płatności zostanie utworzony rozrachunek. Jeśli opcja
generowania rozrachunku zostanie odznaczona to rozrachunek nie zostanie
utworzony.
8-11
Kliknięcie przycisku
powoduje dodanie zapisu do księgi, przycisk
pozwala zrezygnować z zapisu wprowadzonych danych.
Jeżeli wybrano kolumnę księgi program automatycznie nada dokumentowi numer w
księdze, przy czym będzie to kolejny numer, bez względu na datę.
Wpis do ewidencji – Ryczałt
Wpisu dokonuje się na zakładce „Ewidencja Podatkowa”. Zakładka pojawia się wtedy,
gdy podczas zakładania roku wybrano typ działalności „Ryczałt”, a w polu „Status
dokumentu” na zakładce „Dokument księgowy” wybrano opcję „W buforze - ...” lub „
Zarejestrowany”.
Na tej zakładce można dokonać wpisu do ewidencji oraz poprawiać i usuwać już
istniejące zapisy. Wpisać opis operacji i uwagi.
„Opis operacji” zostanie umieszczony w kolumnie 12-tej ewidencji przychodów.
Wzorcowy opis można wybrać po uruchomieniu .
„Uwagi” zostaną umieszczone w kolumnie 13 ewidencji przychodów.
Aby wprowadzić nowy wpis należy uruchomić przycisk
okno:
Tabela 6
. Pojawi się
Informacje o oknie „Przychód dla stawki” :
Pozycja
Znaczenie
Stawka
Należy wybrać stawkę jaką opodatkowana jest kwota przychodu. Lista
stawek dostępna jest po uruchomieniu przycisku .
Kwota
Należy wpisać kwotę przychodu. Kwota ta musi być równa sumie kwot
netto wprowadzonych do rejestru VAT.
.
Aby zapisać wprowadzone informacje należy nacisnąć przycisk
Aby zrezygnować z wprowadzania danych nacisnąć przycisk
.
Rejestracja VAT
Zapis w rejestrze jest możliwy na zakładce „Rejestr VAT”. Dla Księgi Podatkowej oraz
Ewidencji Przychodów zakładka ta pojawia wtedy, gdy w parametrach roku
obrachunkowego zaznaczono opcję „Firma jest płatnikiem VAT”.
Na tej zakładce dokonujemy zapisu dokumentu do ewidencji VAT Zakupu lub
Sprzedaży, niezbędnych do określenia wysokości należnego i naliczonego podatku od
towarów i usług (VAT) oraz do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej. W
Księdze Handlowej dane do ewidencji VAT Zakupu lub Sprzedaży mogą być
wprowadzane podczas księgowania operacji na kontach zadeklarowanych w planie
kont jako pozycje, na których ewidencjonuje się wartości netto zakupów lub sprzedaży
VAT. Wpisy do ewidencji VAT można również wprowadzać bezpośrednio do
wybranego rejestru.
Ewidencję VAT można wywołać na dwa sposoby:
1. Program automatycznie wywołuje rejestr VAT.
Automatyczne wywołanie ewidencji VAT następuje:
•
po zapisie dekretu, w którym wystąpiło konto oznaczone w planie kont jako
powiązane z rejestrami VAT oraz w opcji „Parametry roku obrachunkowego”,
w sekcji „VAT” została zaznaczona opcja „Automatyczny wpis do rejestru
VAT: po zapisie na koncie „Netto VAT””
•
po zapisie dokumentu, w którym wystąpiło konto oznaczone w planie kont
jako powiązane z rejestrami VAT oraz w parametrach roku obrachunkowego
została oznaczona opcja „Automatyczny wpis do rejestru VAT: po zapisie
dokumentu” .
2. Operator ręcznie wywołuje rejestr VAT.
Ręczne wywołanie ewidencji VAT następuje po przejściu na zakładkę „Rejestr
VAT” i kliknięciu przycisku
gdy w „Parametrach roku
obrachunkowego” wybrano „Automatyczny wpis do rejestru VAT: brak”.
Opis pozycji znajdującej się w oknie „Wpis do rejestru VAT” zostanie omówiony w
poniższej tabeli.
Tabela 7
Rejestr VAT – nagłówek:
Nazwa pola
Znaczenie
Identyfikacja:
Nazwa rejestru
Tu wybieramy czy dokonujemy wpisu do ewidencji Zakupu czy
Sprzedaży. Program pozwala prowadzić wiele rejestrów VAT (np.
odrębny rejestr dla każdego punktu sprzedaży lub rozdzielenie ewidencji
zakupu na towary i koszty.) Typy ewidencji (rejestrów) VAT definiuje
się w grupie „Słowniki” w opcji „Księgowość/ Rejestry VAT”.
8-13
Tabela 7
Rejestr VAT – nagłówek (cd):
Nazwa pola
Znaczenie
Identyfikacja:
Powód
opodatkowania
Dla prawidłowego wypełnienia deklaracji VAT należy określić rodzaj
zakupu oraz sprzedaży.
Powód
niepodlegania
Pole jest uaktywniane dla zakupów bez prawa do odliczenia VAT.
Rodzaj
Rodzaj dotyczy rejestru i może być: należny lub odliczany. Podpowiada
się automatycznie jeśli podczas tworzenia rejestru zdefiniowano jego
rodzaj.
Jeśli wybieramy rejestr sprzedaży pojawia się - należny, rejestr zakupu odliczany.
Data wpisu do
rejestru
Wg tej daty jest porządkowana Ewidencja VAT. Od tej daty zależy, w
którym miesiącu dana faktura zostanie rozliczona. Program podpowiada
datę ujęcia w księgach. Użytkownik może podać inną datę (np. z
następnego miesiąca).
Naciśnij przycisk
Wybierz stawkę
VAT
, aby wprowadzić pozycję do rejestru VAT.
Wpisz kwotę
netto
Program podpowiada kwotę netto, należy poprawić ją jeśli na wprowadzanym
dokumencie jest więcej niż jedna stawka.
W pozycji „Stawka” należy nacisnąć przycisk
i wybrać stawkę VAT z rozwiniętej
listy (lista zawiera stawki ze słownika stawek VAT). Dwukrotne kliknięcie na stawce
zatwierdza wybór stawki.
Program oblicza kwotę podatku. Kwotę tę można poprawić jeśli różni się od kwoty na
fakturze.
Program wylicza kwotę brutto.
Jeśli w „Parametrach roku obrachunkowego” jest wybrana opcja automatycznego
księgowania VAT - „Po wpisie do rejestru” lub „ Przy zapisie dokumentu”, to kwota
VAT może być zaksięgowana automatycznie na wskazane przez program konta po
wykonaniu żądanej operacji.
Jeśli zaś w „Parametrach roku obrachunkowego” wybrano opcję automatycznego
księgowania – „Brak”, to kwota VAT nie zostanie zaksięgowana automatycznie na
konta.
Numery tych kont są pobierane z pozycji „Konto VAT należny”, „Konto VAT
odliczany” w grupie „Administrator → Parametry ... /Parametry roku
obrachunkowego”.
Dla sprzedaży program pobierze numer konta z pola „VAT należny”, dla zakupu (jeśli
„Data wpisu do rejestru” dotyczy tego samego miesiąca co „Data księgowania”), z pola
„VAT odliczany”. Jeśli „Data wpisu do rejestru” jest późniejsza od „Daty
księgowania”, program pobierze numer konta z pola „VAT odliczany (następny
miesiąc)”.
Import nagłówków dokumentów magazynowych
Program umożliwia utworzenie nagłówków dokumentów magazynowych. Operacja ta
na liście dokumentów
jest możliwa po uruchomieniu przycisku
księgowych w systemie RAKSSQL FK. Program tworzy nagłówki dla dokumentów:
wydania i przyjęcia zewnętrzne, rozchody i przychody wewnętrzne, przesunięcia
międzymagazynowe, remanenty, protokoły szybkiej produkcji, korekty zakupu oraz
sprzedaży, korekty WNT.
Warunkiem utworzenia ww. nagłówków jest posiadanie tych dokumentów w
programie RAKSSQL Sprzedaż.
Wybierz magazyn z
którego mają być
importowane
dokumenty
magazynowe
Zaznacz
dokumenty,
których nagłówki
chcesz
importować
W oknie tym powinno się ustalić:
•
okres, dla którego ma odbyć się import (importowane będą dokumenty
magazynowe z datą wystawienia znajdującą się w tym okresie, włączenie z datami
granicznymi)
• listę magazynów dla których na odbyć się import
• typy dokumentów, które mają być importowane
Poprawne parametry to takie, w których:
8-15
•
•
•
•
Podane są obie daty „początkowa” i „końcowa” okresu importu.
Data początkowa jest równa lub poprzedza datę końcową.
Zaznaczono przynajmniej jeden magazyn na liście.
Zaznaczono przynajmniej jeden typ dokumentu magazynowego.
Jeżeli parametry są poprawne i użytkownik zatwierdzi import, uruchomi się mechanizm
importu dokumentów magazynowych. Stopień jego zaawansowania będzie
przedstawiony za pomocą paska zaawansowania.
Możliwe jest przerwanie importu przyciskiem
zaawansowania.
na oknie paska
W czasie importu może dość do sytuacji, które powodować mogą błędy. Wszystkie takie
sytuacje zostaną zaraportowane na końcu działania tej opcji.
Sytuacje, które powodują błędy i są raportowane to:
•
nieudana próba zablokowania rekordu dokumentu magazynowego co może
oznaczać to, że jest edytowany lub usuwany przez innego użytkownika
•
próba zaimportowania dokumentu, który już raz został zaimportowany do
księgowości.
Automatyczne księgowanie różnic kursowych
Automatyczne księgowanie różnic kursowych następuje podczas wprowadzana dokumentu
zapłaty i rozliczenia pozycji na koncie walutowym. W tym celu należy przejść za zakładkę
oraz „Rozliczaj wszystkie”. Pojawi się lista
„Rozrachunki” i nacisnąć przycisk
rozrachunków do rozliczenia, gdzie należy wskazać rozliczaną pozycje walutową i nacisnąć
przycisk
.
Pozycja
różnic
kursowych
Naciśnij, aby
rozliczyć
dokument
Jeśli dokonamy opisanego wyżej rozliczenia pozycji na koncie walutowym, to możliwe jest
automatyczne wyliczenie i zaksięgowanie różnicy kursowej.
i
Odbywa się to na zakładce „Dekrety” po uruchomieniu przycisku
wybraniu opcji „Księgowanie różnic kursowych” lub po jednoczesnym uruchomieniu
[Ctr+R].
Po kliknięciu tego przycisku program na podstawie kwoty rozliczenia w walucie „Kwota
[Waluta].” wyliczy kwotę rozliczenia w złotych. Kwota rozliczenia w złotych może być
różna w dokumencie rozliczającym i rozliczanym (z powodu różnych kursów waluty).
Różnica ta zostanie przeksięgowana na konto podane w „Parametrach roku
obrachunkowego”. Jednocześnie powstanie dodatkowe rozliczenie tejże różnicy kursowej.
Program automatycznie zaksięguje
różnice kursowe na koncie
wpisanym w parametrach roku
obrachunkowego
Naciśnij, aby
zaksięgować
automatycznie
różnice
Księgowanie kręgu kosztów
Jeśli zostanie wypełnione w parametrach roku obrachunkowego pole „Konta wywołująca”
oraz wybrana pozycja inna niż „Brak”, to zgodnie z zaznaczeniem tej opcji spowoduje to
automatyczne zamykanie kręgu kosztów. Może się to dziać bezpośrednio po zatwierdzeniu
każdego takiego dekretu albo w momencie zatwierdzania całego dokumentu
Jeśli prowadzimy podwójną ewidencję kosztów (np. na "czwórkach" i "piątkach") to
możemy skorzystać z automatycznego księgowania Jeśli w dekrecie wystąpiło konto
pasujące do maski [4* - krąg kosztów jest wywoływany od każdej „czwórki” podanej w
dekrecie przy wprowadzaniu dokumentów], to program doda automatycznie dekret.
8-17
W parametrach roku obrachunkowego należy podać numer konta które koresponduje po
stronie MA z kontem wywołującym księgowanie kręgu kosztów. Księgowana kwota będzie
równa sumie kwot zadekretowanych na konta wywołujące. Konto Winien podaje
użytkownik.
Wprowadzanie danych na konta zespołu [4] i [5]
1. Aby dokonać księgowań na kontach zespołu [4] i [5] należy w opcji „Administrator →
Parametry ...... → Parametry roku obrachunkowego” zdefiniować „Maska kont
wywołujących kręg kosztów” ([4*]) oraz „Konto zamykające kręg kosztów” (np.
[490]).
2.
Po wprowadzeniu dekretu na konto zespołu [4*] i zapisaniu pojawi się okno:
Należy wpisać
konto
korespondujące
Wywołany
dekret
3.
W oknie nowego dekretu w polu „Konto WN” należy wpisać właściwe konto
kosztów z zespołu [5]. W polu „Konto MA”, program automatycznie wpisuje konto
zamykające księgowanie kręgu kosztów i wykazuje kwotę dekretu.
4.
Wskazówka
powoduje zapisanie dekretu.
W przypadku konieczności rozksięgowania kwoty na kilka kont zespołu [5] należy
pierwszym oknie dekretu wpisać kwotę częściową, żądany numer konta zespołu [5]
i zapisać dekret. Korzystając z przycisku
dekretów wprowadzić pozostałe kwoty.
w kolejnych oknach
Jeśli włączona została w parametrach roku obrachunkowego wymagana zgodność kręgu
kosztów, program sprawdza czy suma kwot na kontach wywołujących jest zgodna z sumą
kwot na kontach zamykających.
Zamknięcie kont wynikowych
Funkcja ta tworzy dokument zamykający wszystkie konta wynikowe i przenoszący ich
salda na konto podane przez użytkownika (zazwyczaj 860 Wynik Finansowy).
Więcej informacji ...
Aby możliwe było zamknięcie roku należy wykonać zamknięcie kont wynikowych. Przed
wykonaniem zamknięcia kont wynikowych należy wykonać zestawienie Rachunek
Zysków i Strat i w oknie "Parametry funkcji" zaznaczyć pozycje "Zapamiętaj
zestawienie".
Po uruchomieniu funkcji zamknięcie kont wynikowych zostanie wyświetlone okno gdzie
należy podać następujące informacje:]
Tabela Okno „Zamknięcie kont wynikowych”:
Nazwa pola
Znaczenie
Identyfikacja:
Wynik
finansowy strona
WN/MA
Oba pola muszą być wypełnione. Można podać ten sam numer. Można różne
(Np. WN: 860-0001 koszty i straty, MA: 860-0002 Przychody i Zyski).
Wspólny opis
dokumentu
Wpisany opis jst przenoszony na dokument.
Kliknięcie przycisku [ZATWIERDŻ] uruchamia automat przeksięgowujący. Przycisk
[ANULUJ] pozwala zrezygnować z utworzenia dokumentu.
Dokument ten znajdzie się we wskazanym dzienniku. Może być edytowany lub usunięty,
a po zaznaczeniu wydrukowany.
Przeszacowanie walut
Mechanizm „Przeszacowanie walut” dostępny w oknie przeglądania dokumentów
księgowych pod przyciskiem „ Operacje/Przeszacowanie walut” powstał, aby wspomóc
użytkowników w wyliczeniu niezrealizowanych różnic kursowych (zwanych również
różnicami statystycznymi lub bilansowymi). Rozwiązanie jest dedykowane dla
8-19
jednostek, które wybrały podatkową metodę ustalania różnic kursowych, wynikazjącą z
u.p.d.o.p i u.p.d.o.f.. Mechanizm pomaga wygenerować dokument księgowy z
dekretacją dotyczącą procesu wyceny.
1.
Po wywołaniu opcji ukaże się okno z następującymi parametrami:
Dokument przeszacowania, może być
tworzony w systemie na wskazany dzień,
w szczególności na dzień bilansowy
Po wskazanym kursie zostaną
przeliczone salda walutowe
Wskazujemy konta dla zaksięgowania
statystycznych różnic kursowych
2.
Należy wskazać dzień na który tworzony będzie dokument przeszacowania walut,
wybrać walutę, oraz kurs tej waluty i konto/konta prowadzone w walucie obcej
podglegające wycenie (można utworzyć grupę kont podlegających wycenie i wskazać ją w oknie
z parametrami przeszacowania walut).
3.
Konieczne jest wpisanie konta dodatnich oraz ujemnych różnic kursowych na których
zostanie zaksięgowana operacja przeszacowania walut.
Uwaga
Przeszacowanie w Raks SQL jest prowadzone metodą uproszczoną - dotyczy wyłącznie
sald kont, a nie pojedynczych transakcji.
Uwaga
Dla każdej waluty musi powstać osobny dokument przeszacowania PK (wynikający z
różnych kursów walut).
Ustawy o podatku dochodowym przewidują możliwość wyboru przez podatnika jednej
z dwóch metod ustalania różnic kursowych:
Uwaga
•
metody podatkowej, wynikającej z u. o p.d.o.p i u. o p.d.o.f. polegającej na
zaliczaniu do przychodów i kosztów podatkowych wyłącznie transakcyjnych
(zrealizowanych) różnic kursowych.
•
metody księgowej opartej na prawie bilansowym, gdzie za przychody i koszty
uznaje się zarówno transakcyjne (zrealizowane)jak i statystyczne (wynikające z
wyceny) różnice kursowe.
Mechanizm “Przeszacowanie walut” w systemie RAKSSQLjest dedykowany dla
użytkowników, którzy stosują podatkową metodę wyliczania różnic kursowych.
Wskazówka Jeśli wybrano rozliczanie różnic kursowych metodą podatkową, zalecamy w systemie
RAKSSQL utworzenie osobnych kont w planie kont dla różnic kursowych
transakcyjnych i ststystycznych.
Przykładowo dla kosztu:
• dla transakcyjnych (zrealizowanych) różnic kursowych stanowiących koszty
uzyskania przychodu (np. konto 759-1),
• statystycznych różnic kursowych nie stanowiących kosztów uzyskania
przychodów (np. konto 759-2).
Analogicznie dla przychodu
• dla transakcyjnych (zrealizowanych) różnic kursowych stanowiących przychód w
rozumieniu u.op.d. (np. konto 755-1),
• statystycznych różnic kursowych nie stanowiących przychodu w rozumieniu
u.op.d. ( np. konto 755-2).
Przykład zastosowania osobnych kont dla kosztów nie stanowiących kosztów
uzyskania przychodu:
•
tworzymy Grupę kont (Słowniki/Księgowość/Grupy kont) o nazwie KNSKUP
(koszty nie stanowiące kosztów uzyskania przychodów)
•
przypisujemy do tej grupy konto statystycznych różnic kursowych np. 759-2
grupę KNSKUP podpinamy do pozycji “zmniejszenie kosztów” (Parametry roku
obrachunkowego - w sekcji „Deklaracja podatkowa CIT-2”)
4.
5.
6.
Po wpisaniu kont różnic kursowych (dodatnich, ujemnych) można zatwierdzić
parametry w oknie „Przeszacowanie walut”.
Po zatwierdzeniu dokonuje się operacja przeszacowania (ponownej wyceny)
całkowitego salda po kursie walutowym na dzień wyceny. Powstaje saldo w PLN po
przeszacowaniu.
W wyniku wyceny powstają różnice kursowe bilansowe według wzoru:
8-21
Różnica kursowa statystyczna = saldo konta w PLN (dla zapisów w walucie) sprzed
przeszacowania minus saldo w PLN po przeszacowaniu.
Wzór
7.
Powstaje dokument księgowy z dekretacją różnic kursowych:
•
•
•
•
•
•
•
Dokument przeszacowania, może być tworzony (wyliczany) w systemie
RAKSSQL na wskazany dzień.
Program RAKSSQL dopuszcza możliwość użycia w przeliczeniu wszystkich
rodzajów kont w planie kont (bilansowych, pozabilansowych), pod warunkiem, że
są to konta jednosaldowe, niezablokowane, walutowe i waluta jest zgodna z
dokumentem przeszacowania.
Przeszacowaniu (przeliczeniu salda walutowego po wskazanym kursie) podlegają
salda kont, a nie pojedyncze transakcje.
Wyliczenie może być udokumentowane dokumentem PK (polecenie księgowania).
System umożliwia wydruk dokumentu PK z wyceny bilansowej.
Podczas tworzenia dokumentu z wycen nie powstają w systemie rozrachunki.
Należy pamiętać, że w przypadku wyliczania statystycznych różnic kursowych nie
będzie można ich wyliczyć pomiędzy kursem z wycen a kursem z dnia zapłaty.
W kolejnym roku obrachunkowym istnieje możliwość stworzenia dokumentu PK,
który wystornuje zapisy z roku poprzedniego dotyczące wyceny bilansowej (opcja
„Powiel/Stornuj dokument”). Dokument zawiera identyczne zapisy jak PK z
poprzedniego roku, ale kwoty są ze znakiem minus.
Rejestracja VAT
Okno przeglądania wprowadzonych zapisów do rejestru VAT.
Można w nim również dodawać zapisy księgowe. W tym celu należy uruchomić
przycisk [DODAJ]. W oknie tym można poprawiać oraz usuwać zapisy, które zostały
zarejestrowane w Rejestrze VAT.
Dodawanie, edycja oraz usuwanie zapisów zostało omówione w punkcie „Dodawanie
dokumentu”.
Dowody wewnętrzne
Okno przeglądania wprowadzonych dowodów wewnętrznych dostępne jest dla Księgi
Przychodów i Rozchodów oraz Ryczałtu. Można wywołać je z menu głównego okna
programu „Księgowość → Dowody wewnętrzne”. W oknie można wykonywać
wszelkiego rodzaju operacje związane z dowodami wewnętrznymi, takie jak
wprowadzanie, edycja, usuwanie i księgowanie.
Kolumna oznaczona nagłówkiem "Z", określa czy dany dokument został już
zaksięgowany.
zostało opisane w rozdziale „Ważniejsze przyciski i skróty klawiszowe”.
Okno przeglądania podzielone jest na dwie części: z lewej strony znajduje się drzewo
dat (można je wyłączyć po uruchomieniu
dostępnego w górnej części okna) z
prawej wyświetlane są wprowadzone dowody.
Wszystkie funkcje wywoływane po wciśnięciu klawisza dostępne są również z
podręcznego menu, wywoływanego prawym klawiszem myszy lub klawiszem
[ENTER], gdy aktywnym elementem okna jest tabela z dokumentami.
Sortowanie pozycji w oknie możliwe jest poprzez wybranie jednej z możliwości z
menu podręcznego lub poprzez kliknięcie myszą na nazwie dowolnej kolumny.
Dowody wewnętrzne można drukować po kliknięciu przycisku drukarki znajdującego
się w prawym górnym rogu okna „Dowody wewnętrzne”.
8-23
Wprowadzanie dowodów wewnętrznych
Wprowadzanie dowodów wewnętrznych możliwe jest tylko wtedy, gdy dany miesiąc
nie został jeszcze zamknięty. Funkcja może być wywołana z okna przeglądania
dowodów.
Uruchamia się okno złożone z dwu zakładek:
1.
Dane podstawowe
2.
Dane dodatkowe
Informacje na obydwu zakładkach zostały omówione w poniższych tabelach.
Tabela 8
Informacje o oknie „Dowód wewnętrzny” na zakładce „Dane podstawowe”:
Nazwa pola
Znaczenie
Dowód wewnętrzny:
Schemat
operacji
Jeśli założono schemat dowodu wewnętrznego (opcja
„Słownik/Kody dokumentów”), pojawi się tu domyślnie nazwa
utworzonego schematu. Uruchamiając przycisk zmieniamy
nazwę schematu na inną Jeśli nie utworzono żadnego schematu,
pole to będzie puste.
Nr dowodu,
Data
Wszystkie wartości znajdujące się w tej części okna są wymagane
przez program. Numer dowodu (proponowany przez program)
może być wartością wpisaną przez użytkownika. Kolejny numer
proponowany jest w oparciu o zdefiniowane w kodzie dokumentu
maski i numery startowe.
Data dowodu musi być zgodna z bieżącym dla programu rokiem
obrachunkowym. Program automatycznie proponuje datę
składającą się z bieżącego dnia kalendarzowego.
Opis
operacji
Program nie wymaga wypełniania tych pozycji, choć obie
umieszczane są na wydruku.
Nr kolejny,
Pozycje dowodu:
Pokazywane są tu pozycje, jakie zostały uwzględnione na danym
dowodzie.
Uruchomienie przycisku
otwiera okno „Pozycje
dowodu wewnętrznego” do określenia nazwy pozycji oraz jej
wartości
Tabela 9
Informacje o oknie „Dowód wewnętrzny” na zakładce „Dane dodatkowe”:
Nazwa pola
Znaczenie
Kontrahent:
Nazwa
pełna
Dane kontrahenta można wpisać ręcznie, lub wybrać je z kartoteki
kontrahentów (jeżeli wcześniej już zostały wprowadzone). Okno
wyboru wywoływane jest przyciskiem
lub kombinacją klawiszy
[ALT]+[↓], gdy aktywnym elementem jest pole z nazwą kontrahenta.
Opis rozszerzony:
Opis rozszerzony nie ma praktycznie żadnych ograniczeń. Program nie
wymaga wypełniania tej pozycji, choć umieszczany jest on na wydruku.
Przyciski umieszczone na dole okna wprowadzania umożliwiają wprowadzanie, edycję
i usunięcie pozycji dowodu wewnętrznego.
Przycisk
umożliwia poprawienie wprowadzonych pozycji.
Przycisk
usuwa wprowadzoną wcześniej pozycję.
Wartość wszystkich pozycji podliczana jest automatycznie po ich wprowadzeniu, edycji bądź
usunięciu.
zamyka okno wprowadzania, a zmiany zostają zapisane w bazach.
Przycisk
Zapisanie zmian nie powoduje automatycznego zaksięgowania dokumentu.
Przycisk
bazach.
zamyka okna wprowadzania, jednak dokument nie zostaje zapisany w
Księgowanie dowodów wewnętrznych
Księgowania dowodów wewnętrznych można dokonać z okna ich przeglądania. W tym celu
należy wcześniej zaznaczyć pozycje, które mają być zaksięgowane (kliknąć prawym
przyciskiem myszy na nagłówku kolumny i wybrać „Zaznaczanie wielu pozycji”) a następnie
kliknąć przycisk
oraz wybrać „Księguj zaznaczone dowody wewnętrzne”.
Po zaksięgowaniu, dowody wewnętrzne otrzymają znacznik ZAKSIĘGOWANY (Z).
Zarejestruj zaznaczone dokumenty
Opcja dostępna w oknie „Lista dokumentów w systemie” po uruchomieniu opcji
i wybrać
„Księgowość/ Dokumenty księgowe”. Należy uruchomić przycisk
„Zarejestruj zaznaczone dokumenty”. W wyniku tej operacji dokumenty ze statusem „W
buforze” pojawią się jako dokumenty „Zarejestrowane”.
8-25
Spis z natury
Okno można wywołać z menu głównego okna programu poprzez wybranie opcji
„Środki trwałe → Spis z natury” .
Kolumna Z określa, czy dany remanent jest zapisany w księdze (zaksięgowany).
W przypadku, gdy remanent jest utworzony, a nie ma zapisu w księdze (został
usunięty), uruchomienie przycisku
spowoduje jego ponowne wpisanie do księgi.
i opcji „Zaksięguj spis z natury”
umożliwia utworzenie nowego spisu z natury. Wprowadzenie
Przycisk
nowego spisu z natury możliwe jest tylko wtedy, gdy dany miesiąc nie jest zamknięty.
W wywołanym oknie użytkownik wpisuje datę dla nowo tworzonego remanentu oraz
osoby uczestniczące w spisie. Numer spisu z natury pojawia się automatycznie.
umieszczony w dolnej części okienka „Spis z natury” umożliwia
Przycisk
wywołanie arkusza spisu. Automatycznie po zamknięciu wywołanego w ten sposób
arkusza spisu, kwota przepisana zostaje do remanentu. Jednocześnie utworzony zostaje
również zapis w księdze.
umożliwia wprowadzenie zamian do utworzonego wcześniej
Przycisk
remanentu. Możliwa jest zmiana daty utworzenia oraz kwoty spisu. Kwota
uaktualniona zostaje na podstawie zmian wprowadzonych na arkuszu spisu.
Uaktualniony zostaje również zapis w księdze. Modyfikacja spisu z natury możliwa
jest tylko wtedy, gdy dany miesiąc nie jest zamknięty.
Przycisk
umożliwia usunięcie wybranego remanentu z listy utworzonych.
Wraz z nim, usunięty zostanie również zapis w księdze dotyczący usuwanego spisu z
natury.
w oknie „Spis z natury” powoduje zapisanie
wszystkich dokonanych zmian i umożliwia wydrukowanie arkusza spisu z natury,
pozwala zrezygnować z zapisu wszystkich wprowadzonych
przycisk
zmian.
Wraz z każdym zapisem czy uaktualnieniem pozycji w księdze, program informuje o
tym fakcie użytkownika stosownym komunikatem, wyświetlonym w oknie
przeglądania utworzonych w danym roku spisów z natury.
Uwaga
W przypadku firm ryczałtowych, nie są tworzone w ewidencji przychodów żadne zapisy.
Wprowadzanie arkusza spisu
Arkusz spisu z natury uruchamia się po kliknięciu przycisku
podczas
tworzenia spisu z natury. Wyświetlone w oknie informacje dotyczą numeru pozycji w
arkuszu, określenie pozycji spisu z natury, uwag, ilość, jednostek miary oraz ceny.
W oknie „Pozycja arkusza spisu” w polu „Określenie” wpisać nazwę dodawanego
artykułu.
W polu „Jednostka miary” podać jednostkę miary właściwą dla wprowadzanej pozycji.
W polu „Ilość” wpisać stan dla pozycji stwierdzony w przeprowadzonym remanencie,
a w polu „Cena” trzeba wpisać cenę jednostkową.
powoduje zapisanie wprowadzonych zmian,
uaktualnienie kwoty dotyczącej spisu oraz uaktualnienie wpisu w księdze.
Oprócz dodawania nowych pozycji, edycji i usuwania pozycji już istniejących,
możliwe jest przepisanie pozycji arkusza z miesięcy, w których spis był już utworzony.
Przycisk
umożliwia przepisanie wszystkich pozycji z arkusza spisu
z poprzedniego remanentu.
Można także zaimportować arkusz remanentu z magazynu . Jeśli w magazynie
utworzono REMANENT pojawi się on w oknie „Wybierz istniejący arkusz remanentu”
Należy wskazać właściwy remanent i nacisnąć
.
Pozycje remanentu pojawiają się automatycznie na arkuszu. Jeśli będą tam inne
pozycje zostaną one zastąpione przez pozycje z remanentu. Pozycji nie da się zmienić.
Jeśli w magazynie remanent zostanie poprawiony pozycje uaktywnią się i będzie
można dokonać zmian w arkuszu.
Jeśli wybrana zostanie opcja „Importuj arkusz istniejącego spisu z natury” należy
wskazać arkusz z którego będą zaimportowane pozycje. Pozycje ze wskazanego
arkusza zostaną dopisane do istniejących już pozycji.
Uwaga
Numer pozycji proponowany jest przez program automatycznie, choć użytkownik ma
możliwość wprowadzenia innego, nie istniejącego jeszcze numeru. Na podstawie pozycji
„ILOŚĆ” i „CENA”, automatycznie obliczana jest wartość przedmiotu(ów).
Przycisk
arkusza.
Uwaga
pozwala na wprowadzenie zmian w obrębie wszystkich pozycji
Zmiana numeru pozycji możliwa jest tylko wtedy, gdy wpisywany nowy numer nie jest
jeszcze wykorzystany.
Zapisy dotyczące remanentu oraz zapisy uaktualniające remanent są dodawane do
księgi automatycznie przez program.
Automatyczne tworzenie nagłówka dowodów wew. i
spisów z natury
Podczas księgowania dowodów wewnętrznych i spisów z natury tworzony jest
automatycznie nagłówek dokumentu księgowego. Nagłówek dokumentu księgowego
znajduje się na liście dokumentów księgowych ze statusem „niezarejestrowany”.
8-27
Dokumenty ze statusem „niezarejestrowany” mogą być modyfikowane, można więc
uruchomić klawisz
spisu z natury.
i uzupełnić dane dotyczące dowodu wewnętrznego lub
Program umożliwia jednak automatyczne rozksięgowanie dokumentów po
uruchomieniu przycisku
i opcji „Rozksięgowanie automatyczne”.
Dokumenty rozksięgowywane będą wg. wzorca utworzonego w opcji
„Administracja/Księgowość/Wzorce księgowań”.
Zmiana statusu dokumentu
Program umożliwia automatyczną zmianę statusu zaznaczonych dokumentów.
Taka zmiana jest możliwa dla dokumentów o statusie „w buforze” oraz statusie
„zarejestrowany”.
Dla dokumentów o statusie „w buforze” można zmienić status dokumentu na
Dokumentom o statusie „zarejestrowany” można zmienić status na „w buforze” oraz
„niezarejestrowany”.
Zmiana statusu jest możliwa dla zaznaczonego dokumentu lub grupy dokumentów.
Księgowanie dokumentów
Księgowanie dokumentów odbywa się w oknie listy dokumentów wywołanym po
wybraniu opcji „Księgowość → Dokumenty Księgowe”.
W czasie księgowania każdemu zapisowi w Księdze Handlowej nadawany jest „Numer
pozycji Dziennika Głównego”. Numer pozycji widoczny jest na wydruku Dziennika
Głównego. Program nadaje numery według kolejności dokumentów w Dzienniku
Głównym uporządkowanym chronologicznie (wg Daty księgowania). Numeracja
prowadzona jest narastająco w obrębie roku obrachunkowego.
Na wydruku Księgi Podatkowej oraz Ewidencji Przychodów dla każdej pozycji
zaksięgowanej nadawana jest liczba porządkowa. Liczba porządkowa może być
nadawana chronologicznie wg: daty księgowania, w kolejności daty księgowania i
numeru dokumentu oraz numeru dokumentu i daty księgowania.
Uwaga
Nie można zaksięgować niezatwierdzonego dokumentu. Wszystkie zatwierdzone
dokumenty posiadają status „Zarejestrowany”. Informacja o statusie znajduje się na liście
dokumentów, w kolumnie ”Status dokumentu”.
Aby dane zaksięgować należy:
1.
Nacisnąć przycisk
2.
Wybrać opcję „Księgowanie dokumentów”
.
3.
Pojawi się okno:
Informacja o ostatnim
zaksięgowanym dniu
Wskaż do jakiej daty
mają być zaksięgowane
dokumenty
Dodatkowo dla Księgi Podatkowej oraz Ewidencji Przychodów pojawiają się opcje
numerowania:
Metoda numeracji z parametrów
roku obrachunkowego
Wybierz sposób sortowania
dokumentów do księgowania
Aby dokumenty zostały odpowiednio zaksięgowane należy wybrać sposób sortowania
dokumentów do księgowania. Po uruchomieniu
można wybrać następujące opcje:
Uwaga
•
Data księgowania – numer porządkowy nadawany jest wg. daty księgowania.
•
Data księgowania; numer dowodu – w pierwszej kolejności podczas sortowania
brana jest pod uwagę data księgowania a następnie numer dowodu. Tak nadawany
jest numer porządkowy po zaksięgowaniu.
•
Numer dowodu; data księgowania – w pierwszej kolejności podczas sortowania
brany jest pod uwagę numer dowodu a następnie data księgowania. Tak nadawany
jest numer porządkowy po zaksięgowaniu.
4.
Aby zaksięgować dokument należy nacisnąć przycisk
.
Księgowanie jest operacją nieodwracalną. Zaksięgowanych dokumentów nie można
ani poprawiać ani usuwać.
Wszystkie zaksięgowane dokumenty są odpowiednio oznaczone w kolumnie „Z
(dokument zaksięgowany)”.
Zamknięcie miesiąca
Funkcja zamknięcia miesiąca dostępna jest z górnego menu głównego okna programu
„Administracja → Zamykanie okresu”.
8-29
Po zamknięciu miesiąca, operacje takie jak wprowadzanie dokumentów, edycja i
usuwanie, nie są możliwe. Nie można też zaksięgować spisu z natury oraz importować
innych dokumentów.
Odmowa wprowadzenia dokumentu do zamkniętego miesiąca opatrzona jest
odpowiednim komunikatem.
Bilans otwarcia
Funkcja umożliwia wprowadzenie sald Bilansu Otwarcia. Na ekranie wyświetlana jest
tabela z kolumnami opisanymi w poniższej tabeli.
Tabela 10
Bilans otwarcia
Nazwa pola
Znaczenie
Identyfikacja:
NUMER
KONTA
Wpisany jest numer konta z planu kont.
NAZWA
Nazwa konta. Wpisana jest przez użytkownika w trakcie dodawania
konta do planu kont.
WALUTA
Kod waluty. Przypisywany jest do konta w planie kont.
RODZAJ
Rodzaj konta. B – bilansowe, W – wynikowe, P – pozabilansowe
SALDO WN
Saldo otwarcia konta po stronie Winien, w złotych.
SALDO MA
Saldo otwarcia konta po stronie Ma, w złotych.
SALDO WN
[Waluta]
Saldo otwarcia konta po stronie Winien wyrażone w obcej walucie.
SALDO MA
[Waluta]
Saldo otwarcia konta po stronie Ma wyrażone w obcej walucie.
Salda kont syntetycznych mogą zostać sumowane. Należy włączyć opcję
„Podsumowanie w stopce”. Można to zrobić po uruchomieniu prawego klawisza
myszy na nagłówku kolumny. Z menu kontekstowego wybrać „Podsumowanie
Podsumowanie w stopce”. Pojawi się dodatkowy pasek w dolnej części okna.
Sumowane są pojedyncze kolumny. Aby podsumować wybraną kolumnę należy
ustawić się na dodatkowym szarym pasku, na kolumnie, która ma być podsumowana i
nacisnąć prawy przycisk myszy.
Pojawi się tabela:
Z tabeli wybrać „ ∑ Suma”.
Sumowane są jedynie salda oraz pozycje (ilościowo) kont syntetycznych. Sumy nie
zawierają sald kont analitycznych i pozabilansowych.
Wprowadzanie sald BO
Aby wpisać saldo, trzeba podświetlić wybrany numer konta i kliknąć przycisk
. Kwotę salda należy wpisać w pole odpowiadające stronie Winien lub
Ma. Jeśli konto na które wprowadzamy salda jest walutowe, należy wpisać saldo w
walucie.
Dla kont dwusaldowych nie jest możliwe wprowadzenie wartości bezpośrednio na
konto syntetyczne. Jeżeli nie ma pod nim żadnego konta analitycznego, to należy je
najpierw wprowadzić w opcji „Plan Kont”, bądź zmienić typ konta na jednosaldowe.
Jeżeli pod kontem analitycznym istnieją jakieś subanalityki, to salda można wpisać
wyłącznie na te subanalityki.
Program nie pozwoli wprowadzić salda również na konto zablokowane. Trzeba je
odblokować w opcji „Plan kont” lub dodać konto analityczne.
Uwaga
Na konta należy wpisać salda na początek bieżącego roku obrachunkowego. Saldo na
koncie syntetycznym jest sumą sald jego kont analitycznych.
Import bilansu otwarcia
Funkcja ta pozwala na przeniesienie sald kont np. z końca poprzedniego roku
obrachunkowego na bilans otwarcia roku bieżącego.
Konta w poprzednim i bieżącym roku obrachunkowym muszą mieć taką samą walutę.
Import uruchamiany jest w opcji „Księgowość/Bilans otwarcia” po kliknięciu
i wybraniu „Importuj Bilans Zamknięcia poprzedniego roku jako
przycisku
Bilans Otwarcia” - w górnym menu lub z menu kontekstowego po uruchomieniu
prawego przycisku myszy.
Program przenosi salda tylko na te konta, których numery są zgodne z numerami kont
w roku poprzednim. Jeśli plan kont został zmodyfikowany, to brakujące salda należy
uzupełnić ręcznie.
Uwaga
Import bilansu jest możliwy dopiero po zaksięgowaniu danych i zamknięciu
wszystkich miesięcy w poprzednim roku obrachunkowym.
Poprzedni rok obrachunkowy musi być zdefiniowany w systemie.
Jeśli BO aktualnego roku obrachunkowego został zatwierdzony użytkownik może
zdecydować, czy chce otworzyć Bilans Otwarcia, aby zaimportować salda z zeszłego
roku.
8-31
Podczas importu BO mogą wystąpić błędy. Pojawiają się gdy:
• inny użytkownik modyfikuje BO lub plan kont dla importowanego konta
• podczas modyfikacji BO konta wynikowego, jeżeli zostało w poprzednim roku saldo na
tym koncie
• nie było takiego konta w poprzednim roku obrachunkowym
Importuj z planu kont ( xml )
Funkcja ta pozwala zaimportować salda z bilansu otwarcia i przenieść je na konta bieżącego
i wybraniu
roku obrachunkowego. Import uruchamiany jest po kliknięciu przycisku
„Importuj z planu kont (xml) w górnym menu lub z menu kontekstowego po uruchomieniu
prawego przycisku myszy. Program przenosi salda tylko na te konta, których numery są
zgodne z numerami kont w programie. Brakujące salda można uzupełnić ręcznie.
Eksport kont księgowych do xml
W planie kont istnieje funkcja która pozwala wyekspotować dane dotyczące konta oraz
jego rozrachunku a także salda z bilansu otwarcia do pliku w formacie xml.
Export uruchamiany jest po kliknięciu przycisku
zaznaczone” lub po uruchomieniu Shift+Ctr+E.
i wybraniu opcji „Eksportuj
Plik raportu można obejrzeć. Po zakończeniu eksportu program zadaje pytanie „Czy chcesz
obejrzeć plik eksportu?”
Tworzenie rozrachunków z BO
Funkcja ta pozwala utworzyć rozrachunki na podstawie wprowadzonych sald w Bilansie
Otwarcia.
Opcja ta jest wykorzystana na początku pracy z programem, kiedy nie mamy jeszcze
wprowadzonych nierozliczonych pozycji na kontach rozrachunkowych a jedynie znamy
saldo na tych kontach.
Saldo na kontach rozrachunkowych zostaje wprowadzane na BO.
Po wprowadzeniu salda na BO i uruchomieniu przycisku
opcję „Utwórz rozrachunki”.
należy wybrać
Program tworzy dokument księgowy z listą rozrachunków na podstawie BO kont
rozrachunkowych powiązanych z kontrahentami. Dokument księgowy i rozrachunki mają
domyślnie wpisaną datę pierwszego dnia bieżącego roku obrachunkowego.
Domyślny status tego dokumentu to „niezarejestrowany”.
Podczas księgowania dokumentów „Operacje/ Księgowanie dokumentów” nie sprawdzany
jest status dokumentu „Rozrachunki BO”. Pozostałe dokumenty muszą mieć status
Program nie sprawdza czy zostały już wcześniej utworzone rozrachunki. Zdublowane
rozrachunki lub dokument księgowy można usunąć.
Sprawdź rozrachunki dla wszystkich/ zaznaczonych
pozycji
Jeżeli do kont rozrachunkowych Bilansu Otwarcia wygenerowane zostały rozrachunki (w
menu „Księgowość /Bilans Otwarcia” opcja "Utwórz rozrachunki dla wszystkich pozycji"),
a następnie zapisy na tych kontach zmieniły się to po stronie Bilansu Otwarcia i
rozrachunków powstają niezgodności.
Operacja "Sprawdź rozrachunki dla wszystkich pozycji" sumuje zapisy na kontach
rozrachunkowych powiązanych z tym samym kontrahentem, a następnie porównuje z sumą
rozrachunków wygenerowanych dla tego kontrahenta na podstawie Bilansu Otwarcia.
Aby mechanizm sprawdzania działał poprawnie należy najpierw usunąć wszystkie
rozrachunki, które zostały wygenerowane dla Bilansu Otwarcia w poprzednich wersjach
programu a następnie utworzyć je na nowo poprzez wykonanie operacji "Utwórz
rozrachunki dla wszystkich pozycji/zaznaczonych pozycji".
Sprawdzanie poprawności rozrachunków działa od wersji 2008. 4.0.X systemu RAKSSQL,
dlatego wykonanie tej operacji bez usunięcia poprzednich rozrachunków BO nie wykryje
żadnych niezgodności, co prowadzi do powstania dalszych nieścisłości pomiędzy zapisami
na kontach, a rozrachunkami z dokumentów bilansu.
W przypadku, gdy zostanie potwierdzona niezgodność rozrachunków z zapisami na
kontach pojawi się uwaga.
Program proponuje, aby zaktualizować automatycznie wszystkie niezgodności na
rozrachunkach.
•
Naciśnięcie przycisku [TAK] - uaktualni rozrachunek do bilansu otwarcia bez wpływu
użytkownika tzn. zostanie automatycznie wystawiony dokument księgowy
„Rozrachunki BO” na kwotę będąca różnicą pomiędzy zapisami na kontach bilansu
otwarcia a rozrachunkami wcześniej wygenerowanymi.
•
Naciśnięcie przycisku [NIE] – uaktualni rozrachunek do bilansu otwarcia po
wykonaniu pewnych funkcji przez użytkownika. Pojawi się okno z dokumentami
księgowymi, w których znajdują się wygenerowane poprzednio z BO rozrachunki.
8-33
Użytkownik sam decyduje na którym dokumencie księgowym ma zostać skorygowana
kwota rozrachunku do Bilansu Otwarcia.
Jeśli kwota na koncie w BO jest większa niż w rozrachunkach (np. na koncie 201-0001
w BO jest 200 zł, a w rozrachunkach jest 100 zł) program dopisze nową pozycję
rozrachunku po tej samej stronie np. należności, jeśli kwota w BO jest mniejsza
dopisze nową pozycję ale po stronie przeciwnej np. zobowiązania. Naciśnięcie
przycisku [UAKTUALNIJ] zatwierdza proces aktualizacji użytkownika.
Naciśnięcie przycisku [DODAJ] spowoduje dodanie nowego dokumentu, do którego
podpięte zostaną rozrachunki na kwotę będąca różnicą pomiędzy zapisami na kontach
Bilansu otwarcia a rozrachunkami wcześniej wygenerowanymi na dokumentach
Bilansu otwarcia.
[ZAPISZ] – zapisanie operacji.
Zatwierdzanie bilansu otwarcia
W tytule okna jest ujawnione czy Bilans Otwarcia jest zatwierdzony.
i wybrać opcję
Aby zatwierdzić Bilans Otwarcia należy nacisnąć klawisz
„Zatwierdź”. Zatwierdzenie powoduje, że salda B.O. zaczynają być uwzględniane w
zestawieniach. Nadal można będzie poprawiać salda B.O. Nie da się zatwierdzić B.O.
jeśli sumy sald nie są zgodne. Do sum tych nie są brane konta pozabilansowe.
Noty korygujące
Nota korygująca umożliwia sprostowanie błędu popełnionego przy wystawianiu
faktury przez wystawcę, pod warunkiem, że błąd nie dotyczy:
1) jednostki miary i ilości sprzedanych towarów lub rodzaju wykonanych usług,
2) ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (ceny jednostkowej netto),
3) wartości sprzedanych towarów lub wykonanych usług bez kwoty podatku (wartości
sprzedaży netto),
4) stawki podatku,
5) sumy wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na
poszczególne stawki podatkowe i zwolnionych od podatku,
6) kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług) z podziałem na
kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatkowych,
7) wartości sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość
sprzedaży brutto) z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek
podatkowych lub zwolnionych od podatku,
8) kwoty należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażonej cyframi i słownie,
Nota korygująca powinna zawierać co najmniej:
1) numer kolejny i datę jej wystawienia,
2) imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone wystawcy noty i wystawcy
faktury lub faktury korygującej oraz ich adresy i numery identyfikacji podatkowej,
3) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
a) imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skróconej sprzedawcy i nabywcy oraz
ich adresy,
b) numery identyfikacji podatkowej lub numery tymczasowe sprzedawcy i
nabywcy,
c) dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę
wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako "FAKTURA VAT",
4) wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej,
Notę dostarcza się wystawcy faktury z kopią. Jeżeli wystawca faktury lub faktury
korygującej zgadza się z treścią noty, potwierdza jej treść podpisem osoby uprawnionej
do wystawienia faktury lub faktury korygującej i przekazuje do wystawcy noty
korygującej.
Wystawienie noty korygującej w programie RAKSSQL odbywa się po uruchomieniu
przycisku [OPERACJE] w menu "Księgowość/ Dokumenty księgowe"
W zależności od dokumentu do którego wystawia się notę korygującą istnieją dwa typy
noty:
•
nota wystawiona do dostawcy (korekta dokumentu zakupu)
•
nota od odbiorcy (korekta dokumenty sprzedaży)
8-35
Po zapisaniu dokumentu pojawi się ona w oknie "Noty korygujące" w menu
"Księgowość/ Noty korygujące".
Po uruchomieniu ikony
(klawisze [Ctrl+D]) w prawym górnym rogu okna lub
prawego przycisku myszy można wydrukować notę korygującą.
Deklaracje
Wszystkie deklaracje dostępne są po uruchomieniu opcji „Księgowość/ Deklaracje”.
Dostępne
deklaracje
Numer wersji
deklaracji
Początek
obowiązywania
deklaracji
Załączniki do
deklaracji
VAT-UE
Podświetl
deklaracje, którą
chcesz obliczyć.
Nie można
dodawać samego
załącznika.
Wystawione
deklaracje
Uruchom klawisz,
aby dodać nową
deklarację
Okno „Deklaracje” podzielone jest a dwie części. Z lewej strony znajduje się lista
dostępnych deklaracji, z prawej wystawione deklaracje.
W programie dostępne są deklaracje:
•
Cit-2 z załącznikiem CIT-2/O
•
PIT-28 z załącznikami PIT-28/A oraz PIT-28/B
•
PIT-5 z załącznikiem PIT-5/A
•
PIT-5/L z załącznikiem PIT-5/A
•
VAT-7
•
VAT-7/K
•
VAT-UE z załącznikami VAT-UE/A oraz VAT-UE/B
•
Rozliczenie dochodu
8-37
•
Rozliczenie ryczałtu (kwartalne)
•
Rozliczenie ryczałtu (miesięczne)
Aby wystawić deklarację należy ustawić się na tej deklaracji (lewa część okna) i
(prawa część okna).
nacisnąć przycisk
Poprawianie deklaracji następuje po uruchomieniu przycisku
.
Usuniecie naliczonej deklaracji następuje po uruchomieniu przycisku
Przycisk
.
zamyka okno z deklaracjami.
Deklaracja CIT-2
Opcja służy do wypełniania deklaracji podatku dochodowego od osób prawnych CIT-2
wraz z załącznikiem CIT - 0.
Do prawidłowego wygenerowania deklaracji podatkowych CIT – 2 niezbędne jest
poprawne zdefiniowanie przypisań sald kont do Rachunku Zysków i Strat.
Wskazówka Dokładny opis sposobu definiowania przypisań do Rachunku Zysków i Strat znajduje
się w rozdziale „Kartoteki → Plan kont → Przypisania do TB i RW”.
Wskazówka Przy wypełnianiu kolejnych deklaracji program korzysta z sald kont oraz danych
podanych przez użytkownika na poprzedniej deklaracji.
Jeżeli nie są zdefiniowane odpowiednie przypisania sald kont program doda pustą
deklarację CIT – 2. Deklaracje można wypełnić ręcznie. Pola, w których jest
dopuszczona edycja mają białe tło. Pola wypełniane przez program bez możliwości
poprawienia przez użytkownika są szare.
Jeśli deklaracja jest wypełniona ręcznie nie należy wykonywać opcji przeliczania
deklaracji ponieważ wpisane wartości zostaną utracone.
Uwaga
Nie składamy deklaracji za grudzień. Ma ona jedynie charakter informacyjny. Jej
sporządzanie ma na celu ułatwienie Państwu wypełnienia deklaracji rocznej.
•
Dane urzędu skarbowego (część A) pobierane są z modułu Administrator
•
Dane firmy (część B) pobierane są z modułu Administrator.
•
„Przychody” (poz.19) = Suma sald kont przychodowych na koniec miesiąca, za
który składana jest deklaracja. Salda Ma są dodawane; salda Winien odejmowane.
•
„Koszty uzyskania przychodów” (poz.21) = Suma sald kont kosztowych na koniec
miesiąca, za który składana jest deklaracja. Salda Winien są dodawane; salda Ma
odejmowane. Ponadto od tej pozycji zostanie odjęte saldo Winien grupy kont
„Koszty nie stanowiące kosztów uzyskania przychodu” o ile została ona
określona w parametrach programu („Administrator → Parametry roku
obrachunkowego → Firmy → Deklaracja podatkowa CIT 2→ Zmniejszenia
kosztów/ Zwiększenia kosztów, Zmniejszenie przychodów/ Zwiększenie
przychodów).
Deklaracja PIT – 5/ PIT-5L
Do prawidłowego wygenerowania deklaracji podatkowych PIT-5/PIT-5 L niezbędne
jest poprawne zdefiniowanie przypisań sald kont do Rachunku Zysków i Strat.
Wskazówka Dokładny opis sposobu definiowania przypisań do Rachunku Zysków i Strat znajduje
się w rozdziale „Kartoteki → Plan kont → Przypisania do TB i RW”.
Deklaracja PIT-5 / PIT-5L obliczana jest oddzielnie dla każdego udziałowca.
Wskazówka To, czy dla udziałowca będzie wystawiana deklaracja PIT-5 czy PIT-5L należy
określić w opcji „Kartoteki → Udziałowcy” poprzez wybranie odpowiedniej opcji w
kartotece udziałowca na zakładce „Informacje dodatkowe”, w polu „Sposób
rozliczenia podatku dochodowego”.
Deklaracja PIT-5L wystawiana jest analogicznie jak PIT-5.
należy wybrać właściciela dla którego będzie
tworzona deklaracja oraz datę utworzenia deklaracji.
Deklaracja jest sporządzana za kolejny miesiąc. Pierwsza deklaracja jest sporządzana
za styczeń, a ostatnia za grudzień aktualnego roku.
Uwaga
Kwota strat z lat ubiegłych powinna być wpisana przez użytkownika bezpośrednio do
rubryki 32 deklaracji.
Uwaga
Nie składamy deklaracji za grudzień. Ma ona jedynie charakter informacyjny. Jej
sporządzanie ma na celu ułatwienie Państwu wypełnienia deklaracji rocznej.
Dane wpisywane przez użytkownika na deklaracji przenoszone są do następnych
deklaracji (o ile takie istnieją), nie ma więc potrzeby wpisywania ich podczas
kolejnego obliczenia.
Deklaracja przewiduje na wydruku miejsca na cztery źródła przychodów dla których
prowadzona jest księga, oraz dwa źródła o charakterze najmu czy dzierżawy, jeśli
będzie ich więcej, program automatycznie będzie generował PIT-5A .
Użytkownik ma możliwość zmiany pewnych wartości na deklaracji przed jej
wydrukowaniem. Każda zmiana powoduje przeliczenie deklaracji z uwzględnieniem
wprowadzonej wartości.
i [Przelicz deklarację] powoduje przeliczenie
deklaracji i anulowanie zmian wprowadzonych ręcznie przez użytkownika. Zostaną
przeliczone przychody i koszty dla poszczególnych źródeł przychodu na podstawie
wprowadzonych dokumentów.
8-39
Jeżeli nie są zdefiniowane odpowiednie przypisania sald kont program doda pustą
deklarację PIT – 5 / PIT-5L.
W programie nie ma możliwości usunięcia udziałowca i źródła przychodu w
przypadku, gdy wystawiono dla niego chociaż jedną deklarację PIT – 5 / PIT-5L.
Deklaracja PIT – 28
Opcja służy do wypełniania deklaracji PIT -28 wraz z załącznikiem PIT- 28/A i PIT28/B.
Deklaracje te obliczane są oddzielnie dla każdego udziałowca. Wybór udziałowca dla
którego liczona jest deklaracja następuje zaraz po uruchomieniu przycisku
.
Wskazówka To czy dla udziałowca będzie wystawiana deklaracja PIT-28 należy określić w opcji
„Kartoteki → Udziałowcy” poprzez wybranie odpowiedniej opcji w kartotece
udziałowca na zakładce „Informacje dodatkowe”, w polu „Sposób rozliczenia podatku
dochodowego”.
Do obliczeń potrzebne są rozliczenia ryczałtu za cały, bieżący w programie rok
obrachunkowy - w przypadku ich braku program poprosi o wykonanie obliczeń.
Wszelkiego rodzaju odliczenia od przychodów i odliczenia od podatku, pobierane są
właśnie z tych rozliczeń.
Przed obliczeniem deklaracji PIT-28, obliczane są wcześniej deklaracje PIT-28/A i
PIT-28/B, pod warunkiem, że dany właściciel posiada odpowiednio zdefiniowane
udziały. Jeżeli dany właściciel nie posiada przychodów z działalności prowadzonej na
własne nazwisko - deklaracja PIT-28/A zostanie pominięta, to samo dotyczy udziałów
w spółkach cywilnych - w przypadku braku przychodów z takich działalności,
deklaracja PIT-28/B nie będzie obliczana (zostaną one również pominięte podczas
wydruku).
Użytkownik ma możliwość zmiany pewnych wartości na deklaracji przed jej
wydrukowaniem. Każda zmiana powoduje przeliczenie wszystkich deklaracji
z uwzględnieniem wprowadzonej wartości.
i [Przelicz deklarację] powoduje przeliczenie
deklaracji i anulowanie zmian wprowadzonych ręcznie przez użytkownika.
Ponownie zostaną przeliczone przychody dla poszczególnych źródeł przychodu na
podstawie wprowadzonych dokumentów.
Deklaracja VAT-7(K), VAT-UE
Deklaracja obliczana jest na podstawie wprowadzonych do rejestrów VAT
dokumentów.
Po otworzeniu nowego roku obrachunkowego nie ma potrzeby przepisywania
jakichkolwiek danych, gdyż program automatycznie pobiera je z deklaracji
sporządzonych w poprzednim roku. Również uwzględnia te zapisy, które były
wprowadzone w poprzednim roku obrachunkowym, a ich data ujęcia w rejestrach VAT
dotyczyła następnego roku.
Z programu można wydrukować zarówno deklarację VAT-7(K) jak i deklarację VATUE. Deklaracja VAT-7K i VAT-UE są generowane kwartalnie.
Aktualna deklaracja VAT-UE obowiązuje od 01.01.2005 r. Jest dokumentem
wystawianym co kwartał. Jeśli zaistnieje taka potrzeba program automatycznie
generuje załączniki VAT-UE/A i VAT-UE/B.
Przed wygenerowaniem pierwszej deklaracji konieczne jest wprowadzenie wartości
początkowej. Należy podać współczynnik sprzedaży za poprzedni rok.
Wskazówka Współczynnik sprzedaży za ubiegły rok obrachunkowy należy określić w opcji
„Administracja → Parametry → Parametry Roku Obrachunkowego” poprzez wpisanie
wartości %-owej współczynnika.
Określa on strukturę sprzedaży za poprzedni rok kalendarzowy i jest niezbędny do
prawidłowego wyliczenia kwoty VAT od zakupów. Jeśli nie zostanie podany, to w
trakcie wyliczania deklaracji program poinformuje stosownym komunikatem o jego
braku.
Generowanie deklaracji VAT-UE odbywa się w tym samym oknie co deklaracji VAT7 czy VAT- 7K.
Pola, w których jest dopuszczona edycja mają białe tło. Pola wypełniane przez program
bez możliwości poprawienia przez użytkownika są szare.
Dane urzędu skarbowego (część A) pobierane są z modułu Administrator.
Dane firmy (część B) pobierane są z modułu Administrator.
W części F. „Informacje dodatkowe ” deklaracji VAT-7, należy wybrać żądane pozycje
poprzez zaznaczenie ich kliknięciem myszy.
Po naciśnięciu przycisku
i wybraniu [Przelicz deklarację], deklaracja
zostanie obliczona ponownie, przy czym istotne jest, że wprowadzone przez
użytkownika zmiany zastąpione zostaną wartościami uzyskanymi z obliczeń na
8-41
Sporządzone deklaracje są przechowywane przez program. W dowolnym momencie
można je poprawiać, usuwać i drukować.
W zależności od wybranej opcji drukownia deklarację można wydrukować na:
•
Oryginalnym formularzu POLTAX
•
Na zwykłej kartce
Ze względu na zmianę przepisów o VAT i wprowadzeniu dodatkowych warunków
niezbędnych do ubiegania się o zwrot podatku VAT (konieczność zapłacenia faktur
VAT), program nie wylicza kwoty podatku do zwrotu na rachunek bankowy (pozycja
53 deklaracji), lecz domyślnie podstawia całą kwotę nadwyżki podatku naliczonego do
przeniesienia na następny miesiąc. Użytkownik może samodzielnie wyliczyć kwotę do
zwrotu i wpisać ją w odpowiednie miejsce na ekranie edycji danych do deklaracji.
Deklaracja VAT-7D
Opcja służy do wypełniania deklaracji VAT-7D - deklaracja dla podatku od towarów i
usług (rozliczanie kwartalne dla podatników innych niż małych).
Instrukcja liczenia deklaracji VAT-7D
A. Zaliczka za I miesiąc kwartału
1. Dodaj nową deklarację VAT-7D, z datą zawierającą się w kwartale, za który
chcesz się rozliczać.
2. Przejdź na zakładkę „Zaliczki miesięczne”. Znajdziesz tam pomocniczy dokument
służący do rozliczania zaliczek (Uwaga – tego dokumentu NIE składa się do
Urzędu Skarbowego!)
3. Jeśli składasz deklarację VAT-7D po raz pierwszy lub planujesz zmienić sposób
naliczania zaliczek miesięcznych (w oparciu o dane z poprzedniego lub obecnego
kwartału), za pomocą pól wyboru w pozycji 15. wybierz właściwą metodę
naliczania zaliczek.
4. Obliczona kwota zaliczki za I miesiąc kwartału znajduje się w pozycji 16. Jeśli ją
akceptujesz, zablokuj jej przeliczanie (zaznacz pole wyboru w pozycji 17.) Dzięki
temu kwota ta zostanie przeniesiona na przelew podatkowy.
5. Zapisz deklarację.
6. Zrób przelew podatkowy (zwróć uwagę, czy jego kwota jest równa kwocie zaliczki
za I miesiąc kwartału)
B. Zaliczka za II miesiąc kwartału
1. Wyedytuj uprzednio utworzoną deklarację VAT-7D.
2. Przelicz deklarację.
3. Przejdź na zakładkę „Zaliczki miesięczne”.
4.
5.
6.
Obliczona kwota zaliczki za II miesiąc kwartału znajduje się w pozycji 18. Jeśli ją
akceptujesz, zablokuj jej przeliczanie (zaznacz pole wyboru w pozycji 19.) Dzięki
temu kwota ta zostanie przeniesiona na przelew podatkowy.
Zapisz deklarację.
Zrób przelew podatkowy (zwróć uwagę, czy jego kwota jest równa kwocie zaliczki
za II miesiąc kwartału)
C. Rozliczenie kwartału – deklaracja VAT-7D
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Wyedytuj uprzednio utworzoną deklarację VAT-7D.
Przelicz deklarację.
Jeśli program wykryje, że w poprzednich dwóch miesiącach zatwierdzono kwoty
zaliczek (czyli zaznaczono pola wyboru 17. i 19. na dokumencie rozliczenia
zaliczek), wyświetlone zostanie pytanie, czy tym razem na przelew podatkowy ma
trafić kwota podatku do zapłaty z pozycji 58. deklaracji (wynikająca z
ostatecznego rozliczenia kwartału)
Wypełnij pola deklaracji, które nie są wyliczane przez program.
Wydrukuj i zapisz deklarację.
Zrób przelew podatkowy (zwróć uwagę, czy jego kwota jest równa kwocie
podatku pozostałego do zapłaty po rozliczeniu kwartału)
Rozliczenie dochodu
Rozliczenie dochodu dotyczy formy opodatkowania na zasadach ogólnych.
Rozliczenie dochodu jest zestawieniem tworzonym za okres od początku roku
obrachunkowego do miesiąca bieżącego w programie włącznie.
Sumy dla poszczególnych pozycji księgi obejmują bieżący miesiąc (kolumna
zatytułowana „ZA MIESIĄC”) oraz narastająco za cały okres rozliczeniowy (włącznie
z bieżącym miesiącem). Te same informacje uwzględnione są na wydruku
wykonywanym po wciśnięciu przycisku
.
Wyświetlone kwoty są wynikiem obliczeń na podstawie wprowadzonych dokumentów
i nie mogą być bezpośrednio edytowane przez użytkownika.
Edytowana przez użytkownika może być pozycja „Wynagrodzenia w naturze ujęte w
innych kolumnach” (poz. 41).
i pozycji [Przelicz deklarację] - rozliczenie
dochodu zostanie obliczone ponownie, przy czym istotne jest, że wprowadzone przez
użytkownika zmiany zastąpione zostaną wartościami uzyskanymi z obliczeń na
Rozliczenie ryczałtu (miesięczne/ kwartalne)
Rozliczenie ryczałtu wykonywane jest za bieżący w programie miesiąc lub kwartał.
8-43
Wskazówka To czy dla udziałowca będzie wystawiane rozliczenie ryczałtu miesięczne czy
kwartalne należy określić w opcji „Kartoteki → Udziałowcy” poprzez wybranie
odpowiedniej opcji w kartotece udziałowca na zakładce „Informacje dodatkowe”, w
polu „Sposób rozliczenia podatku dochodowego”.
Wszelkiego rodzaju odliczenia od przychodu lub od podatku, powinny zostać wpisane
w odpowiednich miejscach, na przeznaczonych do tego celu zakładkach. Odliczenia
dotyczą bieżącego miesiąca, natomiast podczas obliczania deklaracji są sumowane w
zależności od przedziału czasu wymaganego przez daną deklarację.
Takie wartości jak kwoty przychodów czy kwoty podatku nie podlegają modyfikacji,
ponieważ są wynikiem obliczeń na podstawie znalezionych dokumentów (lub ręcznie
wpisanych przychodów w przypadku źródeł przychodów, dla których rozliczenia nie są
prowadzone w systemie). Użytkownik ma możliwość wpisania jedynie odliczeń
w poszczególnych miesiącach.
Przycisk
znajdujący się w dolnej części okna umożliwia ponowne
przeliczenie rozliczenia ryczałtu, wprowadzone zmiany zastąpione zostaną wartościami
uzyskanymi z obliczeń na podstawie wprowadzonych dokumentów.
Użycie tej funkcji nie jest konieczne jeśli kwoty zostaną wprowadzone ręcznie,
ponieważ po wpisaniu jakiejkolwiek kwoty, obliczenia wykonywane są automatycznie.
Po kliknięciu przycisku
rozliczenie zostaje zapamiętane w bazie danych..
powoduje, że zmiany nie są zapisywane w bazie
danych, co równocześnie jest informacją dla programu o rezygnacji z wydruku
rozliczenia ryczałtu.
Drukowanie deklaracji
Wydruk deklaracji możliwy jest po uruchomieniu przycisku
rogu okna „Deklaracje”.
w prawym górnym
Aby wydrukować deklarację:
1. Należy uruchomić z górnego menu głównego okna programu opcje „Księgowość
→ Deklaracje”.
2. Ukaże się okno „Deklaracje” podzielone na dwie części. Lewa zawiera - listę
rodzajów deklaracji, zaś prawa - listę wystawionych deklaracji .
3. Wskazać żądaną deklarację z lewej strony okna
4.
5.
Nacisnąć przycisk
Pojawi się deklaracja
6.
Nacisnąć przycisk
i wybrać [Drukuj deklarację]
pozwala zrezygnować z wydrukowania dokumentu
Współpraca z systemem ALMOS
Program ALMOS umożliwia użytkownikom m.in. sprzedaż usług turystycznych i
generowanie związanych z tym faktur sprzedaży, jednak ze względu na swoją
specyfikę - nie przechowuje informacji o księgowaniu dokumentów. W związku z
powyższym do systemu RaksSQL zostały dodane tzw. kartoteki przejściowe, które
pozwalają na dopisanie informacji związanych z księgowaniem do słowników
występujących w programie ALMOS.
Po stronie systemu ALMOS, za pomocą aplikacji „almos2rakssql” (wcześniej także
„almos2xml”) możliwe jest wyeksportowanie pliku w formacie XML zawierającego
dokumenty sprzedaży. Plik taki jest następnie wczytywany do systemu RaksSQL w
dwóch etapach. Pierwszy etap polega na uzgodnieniu danych wspólnych (kartotek) i
uzupełnieniu informacji związanych z procedurą księgowania. Drugi etap polega na
wczytaniu (rozksięgowaniu) przygotowanych/ wyeksportowanych dokumentów.
Przetworzenie dokumentów z pliku na dokumenty zaksięgowane w księdze handlowej
lub podatkowej odbywa się za pomocą “Wzorców księgowań” systemu RaksSQL.
Dokumenty księgowe utworzone w ten sposób są obsługiwane w systemie RaksSQL
(zatwierdzanie, księgowanie, sporządzanie zestawień).
Dane z systemu ALMOS powinny być wyeksportowane w postaci pliku XML. Plik ten
powinien zawierać pełną informację o dokumentach, a zarazem o wszystkich
powiązanych z dokumentami składowymi systemu ALMOS. W szczególności o:
•
•
•
•
•
•
•
•
biurach
klientach
kategoriach usług
usługach
typach pozycji dokumentu (np. dopłata, dopłata ukryta)
metodach płatności
sposobach zapłaty
oraz szczegółowe dane dokumentów
Wszystkie operacje związane z przenoszeniem danych pomiędzy systemami ALMOS i
RaksSQL odbywają się z okna wywoływanego z programu RaksSQL Finanse i
Księgowość. Należy uruchomić opcję „Administracja/Współpraca z systemem
ALMOS”. Opcja jest widoczna tylko jeżeli została wykupiona odpowiednia licencja na
funkcjonalność “Współpraca z systemem Amadeus”.
8-45
Import kartotek
Import kartotek z pliku ALMOS pozwala stworzyć w systemie RaksSQL kartoteki
przejściowe. W kartotekach tych nie można dokonywać zmian w obrębie informacji
podstawowych. Wprowadzanie lub aktualizacja danych powinna odbywać się poprzez
zaimportowanie pliku XML. Jedyną informacją, którą należy uzupełnić są numery
kont księgowych. Dodatkowo dla kartoteki typów pozycji wybiera się znaczniki, które
umożliwią oddzielne księgowanie różnych typów pozycji (np. rabaty, dopłaty, opłaty
lotniskowe).
W oknie obsługi systemu ALMOS należy wywołać opcję “Operacje/ Importuj
kartoteki z pliku” lub opcję o tej samej nazwie z menu podręcznego na zakładce
dokumentów. Należy wskazać plik wyeksportowany z systemu ALMOS i zatwierdzić.
Po wczytaniu danych do kartotek pokaże się raport z którym należy się zapoznać.
W przypadku, gdy w kartotece istnieją już dane o jednakowych identyfikatorach,
zostaną one zaktualizowane. Nie zmienią się numery kont księgowych ani znaczniki
przypisane do typów pozycji.
Obsługa okna ALMOS
W oknie tym widać, na poszczególnych zakładkach, dane zawarte w kartotekach
przejściowych. Kartoteki widoczne w prawej części okna wyświetlają w danym
momencie dane tylko z jednego biura. Na potrzeby ewentualnej pomocy technicznej
związanej z systemem ALMOS, każdy z wyświetlanych elementów można
jednoznacznie zidentyfikować podając identyfikator biura oraz identyfikator tego
elementu w systemie. Odpowiednie dane wyświetlane są na oknie przeglądowym.
Kartoteki przejściowe zapewniają możliwość uzupełnienia numerów kont
analitycznych dla klientów, kategorii usług, usług, metod i sposobów zapłaty. Można
także ustalić jakim znacznikiem będą oznaczone pozycje dokumentu w zależności od
typu usługi. Na zakładce „Dokumenty” widoczna jest lista dokumentów, które zostały
napotkane w plikach XML z systemu ALMOS.
Nazwa biura
turystycznego
Kartoteki
podświetlonego
biura
Zaimportuj
kartoteki z pliku
W dolnej części okna znajdują się przyciski:
[DODA] – po uruchomieniu tego przycisku możliwe jest wprowadzenie (w zależności
od uruchomionej zakładki) kontrahenta, kategorii usługi, usługi, typu pozycji
dokumentów, metody zapłaty, sposoby płatności z systemu ALMOS.
[EDYTUJ] – po uruchomieniu tego przycisku możliwe jest poprawianie (w zależności
od uruchomionej zakładki) danych kontrahenta, kategorii usługi, usługi, typu pozycji
dokumentów, metody zapłaty, sposoby płatności z systemu ALMOS.
[USUŃ] – można usunąć wskazany rekord.
[OPERACJE] – po uruchomieniu przycisku można zaimportować kartoteki z pliku lub
rozksięgować dokumentu z pliku.
Uzupełnianie danych
Następnym krokiem jest uzupełnienie brakujących numerów kont księgowych i/lub
znaczników do typów pozycji. Numery kont analitycznych należy uzupełnić w tych
kartotekach według których zamierzamy dokonywać rozbicia księgowego w planie
kont. Oznacza to, że jeżeli nie zamierzamy dokonywać rozksięgowań na konta
klientów, to nie jest konieczne również uzupełnianie ich numerów analityk. Jako numer
analityki można wprowadzić, tyko końcową (analityczną) część numeru konta, ale
można też wprowadzać numery złożone (np.01-002).
Przy definiowaniu sposobu rozksięgowania (za pomocą wzorców księgowań) używane
są tzw. maski numerów kont, za pomocą których można wstawić w generowany numer
konta, odpowiedni numer analityczny poprzez wpisanie odpowiedniego symbolu
specjalnego. Znaczniki wpisywane w typach pozycji pozwalają zadecydować we
8-47
wzorcu księgowania czy dana pozycja ma być rozksięgowana. Każdy ze znaczników
zawiera też swój numer analityki, którego można użyć przy definiowaniu wzorca.
W kolejnych kartotekach uzupełniane są następujące dane:
•
Biura
•
Analityka odbiorców – z punktu widzenia przejściowej kartoteki kontrahentów
biuro stanowi grupę konhtrahentów, której analitykę można wpisać w tym polu. W
każdym dokumencie można użyć analityki kontrahenta, lub grupy kontrahentów, z
którą jest związany.
•
Analityka magazynu – z punktu widzenia przejściowej kartoteki usług, biuro
stanowi magazyn, którego analitykę można wpisać w tym polu. W każdym
dokumencie związanym z tym biurem można użyć symbolu oznaczającego
analitykę magazynu - by otrzymać numer zawarty w tym polu.
•
Dokumenty – w tej kartotece nie uzupełnia się żadnych danych. Służy ona
wyłącznie sprawdzeniu jakie dokumenty były zawarte w dotychczas
przetwarzanych plikach XML. Kartoteka ta służy także do zachowania powiązania
pomiędzy dokumentem systemu ALMOS, a dokumentem księgowym w systemie
RaksSQL. Służyć to będzie na przykład do synchronizacji stanu dokumentów (np.
zaksięgowania) pomiędzy systemami.
•
Klienci – numer analityki z tej kartoteki jest dostępny we wzorcach jako numer
analityki odbiorcy.
•
Kategorie usług - numer analityki z tej kartoteki jest dostępny we wzorcach jako
analityka grupy artykułów.
•
Usługi - numer analityki z tej kartoteki jest dostępny we wzorcach jako analityka
artykułu.
•
Metody zapłaty - numer analityki z tej kartoteki jest dostępny we wzorcach jako
analityka metody zapłaty.
•
Sposoby płatności - numer analityki z tej kartoteki jest dostępny we wzorcach jako
analityka sposobu płatności.
•
Typy pozycji – wpisany znacznik pozwala na zdecydowanie we wzorcu księgowań
jak ma być rozksięgowywana dana pozycja dokumentu. Można stworzyć
oddzielny dekret (lub dekrety) dla każdego znacznika (dla każdego typu pozycji)
lub użyć numeru konta księgowego ze znacznika. Możliwe są przy tym dwa
rozwiązania:
•
Każdy typ pozycji ma inny znacznik – dla każdego znacznika (typu pozycji)
należy we wzorcu stworzyć oddzielny dekret, który będzie miał zastosowanie
tylko do pozycji z tym znacznikiem. (W sekcji “Znaczniki” wzorca wybrać
“Ograniczenie znaczników – występuje dowolny znacznik” i w pole “Znaczniki”
wpisać znacznik typu pozycji.) W takim dekrecie wzorca można konta wpisać na
stałe lub użyć numeru konta wpisanego dla znacznika (symbol
“!nazwa_znacznika”)
•
Każdy typ pozycji ma znacznik zaczynający się tak samo – we wzorcu księgowań
wystarczy stworzyć jeden dekret, który będzie obsługiwał wszystkie typy pozycji.
(W sekcji “Znaczniki” wzorca wybrać “Ograniczenie znaczników – występuje
dowolny znacznik” i do pola “Znaczniki” wybrać wszystkie znaczniki wpisane do
typów pozycji.) W takim dekrecie wzorca można użyć numeru konta wpisanego
dla znacznika wpisując początek nazwy znacznika wspólny dla wszystkich pozycji
(symbol “!poczatek_nazwy” np. mając znaczniki TYP_POZ_RABAT i
TYP_POZ_DOPLATA należy użyć symbolu “!TYP_POZ”).
Definiowanie wzorców księgowań
Wzorce księgowań definiowane w systemie RaksSQL zapewniają możliwość
automatycznej zamiany dokumentów z systemu ALMOS na dokumenty księgowe.
Wprowadzanie wzorców wywołuje się z menu głównego poprzez opcję
“Administracja/ Księgowość/ Wzorce księgowań”. Lokalizację pliku wzorców
księgowań dla każdej z firm można ustawić w parametrach systemu (“Administracja/
Parametry/ Parametry firmy).
Dokładny opis definiowania wzorców wraz z opisem masek numerów kont znajduje się
w instrukcji programu RAKSSQL Finanse i Księgowość lub w pomocy programu
uruchamianej przyciskiem funkcyjnym [F1].
Aktualnie z systemu ALMOS można rozksięgowywać dokumenty faktur sprzedaży i
korekt sprzedaży, wzorce księgowania dla tych dwóch typów dokumentów należy
zdefiniować.
Dokumenty z systemu ALMOS posiadają dwa typy pozycji:
•
usługi – są to wszystkie usługi sprzedawane na danej fakturze, przy czym każda
usługa widoczna dla klienta rozbita jest według dostępnych pozycji ukrytych. We
wzorcach księgowań należy wybrać opcję “Zastosuj do: Pozycji dokumentu”. Przy
wypełnianiu numeru konta dostępne są symbole specjalne od towaru i grupy
towarów, ale nie od rodzaju i sposobu płatności.
•
płatności – każda płatność do dokumentu może być rozksięgowana oddzielnie. Dla
pozycji wzorca księgowań należy wybrać typ: “Zastosuj do: Płatności
dokumentu”. Przy wypełnianiu numeru konta dostępne są symbole specjalne od
rodzaju i sposobu płatności, ale nie są dostępne symbole towaru i grupy towarów.
Import dokumentów
Po zdefiniowaniu wzorców księgowań można przystąpić do importu dokumentów.
Operację tę można wywołać z menu podręcznego na zakładce dokumentów “Operacje/
Rozksięguj dokumenty z pliku” lub przez przycisk “Operacje” na dole okna.
Import dokumentów ma następujący przebieg:
8-49
•
należy wskazać plik eksportowy z systemu ALMOS (ten sam, który został użyty w
momencie importu kartotek). Po wskazaniu tego pliku nastąpi wstępny import
dokumentów (do kartoteki przejściowej).
•
jeżeli wystąpiły jakieś problemy zostanie pokazany raport podsumowujący ten
etap
•
następnie program dokona rozksięgowania dokumentów
•
jeżeli wystąpią błędy w rozksięgowaniach to pojawi się raport podsumowujący
•
następnie pojawi się okno zawierające rozksięgowane dokumenty. Należy
zaznaczyć dokumenty, które chcemy wczytać do bazy (Ctrl+A zaznacza
wszystkie)
•
program wykona wczytanie dokumentów do bazy danych
•
zostanie pokazany raport podsumowujący import dokumentów i cały proces
zostanie zakończony.
Po zakończeniu importu dokumentów można przystąpić do pracy na tych
dokumentach. Podstawową operacją, którą należy wykonać jest zmiana statusu
dokumentów z “w buforze” na “zarejestrowany”. Operację tę wywołuje się z okna
“Księgowość/Dokumenty księgowe” poprzez opcję “Operacje/Zmień status
dokumentów księgowych”.
e-Deklaracje
System e-Deklaracje umożliwia składanie deklaracji podatkowych drogą
elektroniczną. System został uruchomiony przez Ministerstwo Finansów 1 stycznia
2008 roku i zastąpił dotychczas funkcjonujący system e-Poltax.
System w założeniach ma być dostępny dla wszystkich podatników / płatników.
Warunkiem niezbędnym do wysłania deklaracji drogą elektroniczną jest złożenie pod
nią bezpiecznego podpisu elektronicznego. Użytkownik chcący korzystać z systemu eDeklaracji musi zatem posiadać zestaw do obsługi takiego podpisu wraz z ważnym
certyfikatem kwalifikowanym. Wyjątek od tej zasady uczyniono tylko dla deklaracji
PIT-37 składanej przez podatników indywidualnych – tu podpis cyfrowy zastąpiono
koniecznością podania informacji o wysokości przychodu za poprzedni rok.
Ogólne informacje o systemie e-Deklaracji
W ramach systemu e-Deklaracji podatnicy / płatnicy mogą przesyłać deklaracje na 2
sposoby:
1.
Za pomocą interaktywnych formularzy deklaracji (format PDF), udostępnionych na stronach Ministerstwa Finansów.
Użytkownik, po zainstalowaniu specjalnej wtyczki (plugin) do programu Acrobat
Reader, jest w stanie edytować deklaracje opracowane w formie interaktywnych
plików PDF. Wtyczka zapewnia m.in. na wstępną weryfikację poprawności
wypełnienia deklaracji (sprawdzenie wypełnienia pól wymaganych, kontrola
formatu numerów identyfikacyjnych typu NIP, REGON), a także realizuje cyfrowy
podpis i wysłanie deklaracji.
2.
Z wykorzystaniem aplikacji (modułów) dostarczonych przez producentów
oprogramowania, które pozwalają na przesyłanie deklaracji podatkowych
bezpośrednio z systemów finansowo-księgowych.
Ministerstwo Finansów publikuje wzorce struktury dokumentu elektronicznego (w
postaci schematów XSD) dla poszczególnych typów deklaracji. Schematy te określają
format zapisu informacji w dokumencie elektronicznym, w tym kolejność i
wymagalność poszczególnych elementów. Na podstawie tychże schematów dostawcy
oprogramowania są w stanie utworzyć pliki XML zawierające dane deklaracji. Tak
utworzony dokument po opatrzeniu kwalifikowanym podpisem elektronicznym może
być przekazany on-line do systemu informatycznego Ministerstwa Finansów.
Każda deklaracja wpływająca do systemu jest oznaczana unikalnym identyfikatorem.
W oparciu o ten numer podatnik może po pewnym czasie wysłać do systemu pytanie o
status przetwarzania złożonej deklaracji. Jeśli deklaracja została zaakceptowana przez
8-51
system, wystawiany jest elektroniczny dokument Urzędowego Poświadczenia Odbioru
(w skrócie UPO), który stanowi dowód złożenia deklaracji. Natomiast jeśli system
odrzuci złożoną deklarację, w odpowiedzi na pytanie o status przetwarzania deklaracji
zwracany jest odpowiedni do zaistniałej sytuacji kod błędu.
Więcej informacji o systemie e-Deklaracji można znaleźć na stronie: http://edeklaracje.mf.gov.pl/
Implementacja e-Deklaracji w systemie RAKSSQL
Etapy wdrażania funkcjonalności e-Deklaracji
Implementacja funkcjonalności e-Deklaracji w systemie RAKS SQL została
podzielona na 2 etapy:
1.
Umożliwienie zapisania deklaracji obliczonej w programie w postaci pliku XML,
zgodnego z opublikowanym przez Ministerstwo Finansów schematem XSD.
Ta część funkcjonalności została udostępniona w systemie RAKS SQL w wersji
2008.2.0 (II kwartał 2008 r.).
2.
Cyfrowe podpisanie dokumentu XML zawierającego dane deklaracji za pomocą
urządzenia do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego z certyfikatem
kwalifikowanym, po czym jego przekazanie on-line do systemu
teleinformatycznego e Deklaracji.
Funkcjonalność została udostępniona w wersji 2009.2.0 systemu RAKS SQL (I
kwartał 2009 r.).
Obsługiwane typy deklaracji
W chwili opracowywania niniejszej instrukcji, system RAKS SQL umożliwia pełną
elektroniczną obsługę następujących deklaracji:
•
VAT-7 (w wersji 9 i 10)
•
VAT-7K (w wersji 3 i 4)
•
VAT-7D (wersja 1)
•
VAT-UE (wersja 1)
•
VAT-UEK (wersja 1)
•
CIT-8 (wersja 21)
Docelowo system RAKS SQL powinien umożliwić taką obsługę dla wszystkich tych
typów deklaracji wystawianych w programie, dla których Ministerstwo Finansów
przewidziało obsługę w formie e-Deklaracji. Dotyczy to zwłaszcza deklaracji
wystawianych w module kadrowo-płacowym.
Znane ograniczenia
Ze względu na brak pewnych informacji w systemie RAKS SQL lub odmienny sposób
ich zapisu, w procedurze eksportu danych do systemu e-Deklaracji występują pewne
ograniczenia:
1. Brak obsługi niektórych typów załączników do deklaracji
Deklaracja główna oraz wszystkie jej załączniki są w systemie e-Deklaracji zapisywane
jako jeden dokument elektroniczny. Taki dokument musi być kompletny – jeśli w
deklaracji głównej zaznaczymy chęć złożenia danego typu załącznika, to wszystkie
wymagane pola takiego załącznika muszą zostać wypełnione. Inaczej system odrzuci
taką e-Deklarację jako niezgodną ze schematem XSD. Tymczasem nie wszystkie typy
załączników są obecnie dostępne do edycji w systemie RAKS SQL. Tym samym nie
jest możliwe wysłanie e-Deklaracji z niektórymi typami załączników.
Dotyczy to m.in. :
•
wniosków VAT-ZT, VAT-ZZ, NAD-ZP i ORD-ZU dołączanych do deklaracji
VAT
•
załączników CIT-D, CIT-ST, SSE-R i ORD-ZU dołączanych do deklaracji CIT
2. Część informacji identyfikujących podatnika / płatnika jest pobierana bezpośrednio
z danych firmy w systemie, a nie z pól edycyjnych na oknie deklaracji. Oznacza to, że
jeśli użytkownik podczas edycji deklaracji zmieni zawartość tych pól, to i tak w
wysyłanej e-Deklaracji znajdą się dane z definicji firmy w systemie. Ograniczenie to
dotyczy następujących informacji:
•
imię, nazwisko, data urodzenia podatnika – osoby fizycznej (w źródłowej
deklaracji jest jedno wspólne pole z nazwą podatnika, podczas gdy w e-Deklaracji
dane te muszą być zapisane osobno)
•
REGON firmy (dodatkowa informacja w e-Deklaracji, nie występująca jako
oddzielne pole w deklaracji źródłowej)
•
kraj podatnika (przy eksporcie do e-Deklaracji wymagana jest konwersja nazwy
kraju na kod kraju)
•
urząd skarbowy (przy eksporcie do e-Deklaracji wymagana jest konwersja nazwy
US na kod US)
Wersja produkcyjna i testowa systemu e-Deklaracji
Ministerstwo Finansów udostępnia dwie wersje systemu e-Deklaracji:
•
produkcyjną (rzeczywistą), służącą do składania prawdziwych deklaracji
podatkowych,
•
testową, służącą do testowania działania systemu
8-53
Z myślą o użytkownikach, którzy być może zechcą przetestować działanie systemu eDeklaracji bez obaw, że może to zrodzić konsekwencje podatkowe, system RAKS SQL
daje dostęp również do platformy testowej e-Deklaracji.
Różnice zakresu systemu testowego w odniesieniu do wersji produkcyjnej:
•
system testowy nie przechowuje wysłanych danych testowych – cyklicznie dane
te będą trwale usuwane,
•
system testowy nie weryfikuje rodzaju certyfikatu (kwalifikowany, komercyjny,
inny) i wystawcy użytego certyfikatu,
•
system testowy nie weryfikuje certyfikatu z listą CRL,
•
system testowy nie weryfikuje upoważnień do składania (ZAW-E1, ZAW-E2),
•
podmiotem przyjmującym dokumenty elektroniczne w systemie testowym jest
,,e-Deklaracje – system testowy”.
UWAGA!
Środowisko testowe systemu e-Deklaracje nie jest przeznaczone do przetwarzania
danych osobowych zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002
r., Nr 101, poz. 926, t.j., z późn. zm.). W związku z powyższym do środowiska
testowego
należy przesyłać jedynie takie informacje, które nie są danymi osobowymi
podlegającymi ochronie na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych (w
szczególności art. 6).
Wszystkie przesłane do systemu informacje będą traktowane jako dane
nieprawdziwe (fikcyjne).
(źródło: System e-Deklaracje. Specyfikacja Wejścia-Wyjścia. Środowisko testowe.
Wersja 1.1)
Przełącznik pomiędzy środowiskiem testowym a rzeczywistym znajduje się na
zakładce Deklaracje w parametrach użytkownika (menu: „Administracja ->
Parametry... -> Parametry użytkownika”).
O fakcie korzystania ze środowiska testowego przypomina specjalny komunikat
wyświetlany podczas operacji podpisywania i wysyłki deklaracji.
Obsługa e-Deklaracji
Kolejność operacji
Pełna sekwencja operacji prowadząca do wysłania e-Deklaracji obejmuje następujące
kroki:
1. Wystawienie deklaracji w programie
2. Wstępne sprawdzenie, czy deklaracja zawiera wszystkie informacje wymagane
przez system e-Deklaracji dla danego typu dokumentu (krok opcjonalny, ale
zalecany)
3. Zaznaczenie jednej lub wielu deklaracji, które chcemy przesłać do urzędu
4. Opatrzenie wskazanych deklaracji podpisem elektronicznym weryfikowanym przy
pomocy certyfikatu kwalifikowanego
5. Wysłanie podpisanych dokumentów do systemu e-Deklaracji (on-line)
6. Zarejestrowanie numerów referencyjnych nadanych wysłanym dokumentom przez
system e-Deklaracje.
System potrzebuje chwili na weryfikację deklaracji. Po tym czasie należy zwrócić się
systemu e-Deklaracji z pytaniem o aktualny status przetwarzania złożonego dokumentu
(posługujemy się numerem referencyjnym deklaracji). Dla dokumentów odrzuconych
przez system z powodu błędu, informacja o tym jest dostępna prawie natychmiast po
złożeniu. Natomiast na wystawienie dokumentu Urzędowego Poświadczenia Odbioru,
które stanowi dowód i potwierdzenie terminu złożenia zeznania podatkowego, możemy
poczekać do 24 godzin.
Odebrany dokument UPO jest zapisywany w systemie RAKS SQL. W każdej chwili
można go wyświetlić, zweryfikować jego poprawność (by mieć pewność, że nie został
zmieniony) oraz wydrukować.
Poszczególne operacje związane z podpisaniem i wysyłką e-Deklaracji, kontrolą
statusu jej przetwarzania przez system oraz obsługą dokumentu UPO zostaną
szczegółowo opisane w dalszej części niniejszej instrukcji
Prezentacja informacji o stanie przetwarzania eDeklaracji
Niemal cała obsługa e-Deklaracji w systemie RAKS SQL jest skupiona w oknie
przeglądowym deklaracji.
8-55
W związku z wprowadzeniem funkcjonalności e-Deklaracji, w gridzie prezentującym
listę deklaracji wystawionych w systemie dodano kilka kolumn informujących o stanie
przetwarzania e-Deklaracji:
•
Stan e-Deklaracji – kolumna wyświetla opis tekstowy i symbol graficzny (ikona)
aktualnego stanu przetwarzania e Deklaracji w systemie RAKS SQL. Dostępne
wartości to:
funkcjonalność e-Deklaracji niedostępna dla danego typu deklaracji
e-Deklaracja nie wysłana
e-Deklaracja przetwarzana przez urząd
e-Deklaracja odrzucona
e-Deklaracja przyjęta
•
Data wysłania e-Deklaracji – kolumna zawiera datę wysłania deklaracji do
systemu e-Deklaracji
•
Wysyłający e-Deklarację – kolumna prezentuje imię i nazwisko użytkownika
programu, który wysłał daną deklarację do systemu e-Deklaracji
•
Nr referencyjny e-Deklaracji – kolumna wyświetla numer referencyjny, jaki
został nadany wysłanemu dokumentowi przez system e-Deklaracji
•
Data ost. zmiany statusu e-Deklaracji – kolumna zawiera datę ostatniego
wysłanego pytania o stsatus przetwarzania złożonej deklaracji przez system
•
Id ost. statusu e-Deklaracji oraz Ostatni status e-Deklaracji – dwie kolumny
prezentujące ostatni odebrany status przetwarzania e-Deklaracji. Zgodnie ze
specyfikacją systemu, mogą być to następujące wartości:
100 Niepoprawny komunikat SOAP
102 Proszę o ponowne przesłanie żądania UPO
200 Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie
300 Brak dokumentu
301 Dokument w trakcie przetwarzania
302 Dokument wstępnie przetworzony
303 Dokument w trakcie weryfikacji podpisu
400 Przetwarzanie dokumentu zakończone błędem
401 Dokument niezgodny ze schematem xsd
402 Dokument wystawiony przez nieupoważniony podmiot
403 Dokument z niepoprawnym podpisem
404 Dokument z niepoprawnym certyfikatem
405 Dokument z odwołanym certyfikatem
406 Dokument z certyfikatem z nieobsługiwanym dostawcą
407 Dokument z certyfikatem z nieprawidłową ścieżką
408 Dokument zawiera błędy uniemożliwiające jego przetworzenie
409 Dokument zawiera niewłaściwą ilość elementów
Operacje dostępne z poziomu okna przeglądu deklaracji
Z poziomu okna przeglądu deklaracji w programie można wykonać następujące
operacje związane z obsługą e-Deklaracji:
•
Wstępna kontrola poprawności e-Deklaracji (pojedyncza deklaracja)
8-57
Opcja pozwala sprawdzić, czy podczas edycji wskazanej deklaracji podano
wszystkie informacje wymagane przez schemat eksportu tego typu deklaracji do
systemu e-Deklaracji. Skorzystanie z tej opcji pozwala zawczasu wykryć część
błędów, które mogą spowodować odrzucenie danego dokumentu przez system eDeklaracji.
Opcję kontroli można wywołać z poziomu przycisku [Operacje] oraz menu
kontekstowego gridu (menu rozwijane: „Operacje”). Opcja jest dostępna w
dowolnym momencie (oczywiście pod warunkiem, że dany typ deklaracji jest
obsługiwany przez system e Deklaracji).
•
Podpisz i wyślij e-Deklaracje (pojedyncza lub wiele zaznaczonych deklaracji)
Opcja realizuje wszystkie kroki związane z przekazaniem deklaracji do systemu eDeklaracji, czyli:
1. Przetworzenie deklaracji wystawionej w programie do postaci dokumentu
XML zgodnego ze schematem e Deklaracji.
2. Opatrzenie dokumentu XML podpisem cyfrowym weryfikowanym przy
pomocy ważnego certyfikatu kwalifikowanego.
3. Konwersja podpisanego dokumentu do postaci binarnej (kodowanie
Base64Binary)
4. Nawiązanie bezpiecznego połączenia z serwerem systemu e-Deklaracji i
wysłanie danych.
5. Zarejestrowanie w systemie RAKS SQL numeru referencyjnego
wygenerowanego przez systemu e-Deklaracji dla złożonego dokumentu.
Opcję podpisu i wysyłki można wywołać z poziomu przycisku Operacje oraz menu
kontekstowego gridu (menu rozwijane: „Operacje”).
Opcja jest dostępna jeśli:
•
•
Deklaracja nie była jeszcze wysyłana
•
Deklaracja została już wysłana, ale została odrzucona z powodu błędu
(wówczas mamy szansę wyedytować deklarację, poprawić błąd, po czym
wysłać ją ponownie)
Sprawdź status przetwarzania e-Deklaracji (pojedyncza lub wiele
zaznaczonych deklaracji)
Opcja pozwala sprawdzić, jaki jest aktualny status przetwarzania uprzednio
wysłanego dokumentu przez system e-Deklaracji.
Oznacza to:
1. Nawiązanie bezpiecznego połączenia z serwerem systemu e-Deklaracji i
wysłanie numeru referencyjnego dokumentu, o który pytamy
2. Zarejestrowanie otrzymanej odpowiedzi (aktualny kod i opis statusu
przetwarzania, a w przypadku zaakceptowania złożonej deklaracji – także
dokumentu UPO) w systemie RAKS SQL.
Opcję sprawdzenia statusu można wywołać z poziomu przycisku Operacje oraz menu
kontekstowego gridu (menu rozwijane: Operacje). Opcja jest dostępna dla deklaracji,
które zostały uprzednio wysłane do urzędu, a ich przetwarzanie nie zostało zakończone.
•
Pokaż dokument UPO (tylko pojedyncza deklaracja)
Opcja pozwala przejrzeć zawartość dokumentu Urzędowego Poświadczenia Odbioru
(UPO), który potwierdza przyjęcie deklaracji przez organ podatkowy. Dodatkowo
można ten dokument wydrukować, a także zweryfikować jego poprawność (podpis
elektroniczny oraz niezmienność treści dokumentu).
Opcję podglądu dokumentu UPO można wywołać z poziomu przycisku Operacje oraz
menu kontekstowego gridu (menu rozwijane: Operacje). Opcja jest dostępna tylko dla
deklaracji, których przetwarzanie przez system e-Deklaracji zostało pozytywnie
zakończone (czyli status = 200 i odebrano dokument UPO).
•
Drukuj dokument UPO (tylko pojedyncza deklaracja)
Opcja pozwala wydrukować dokument UPO.
Opcję wydruku dokumentu UPO można wywołać z poziomu przycisku drukowania
znajdującego się na granatowej belce nad gridem, a także z poziomu menu
kontekstowego gridu (menu rozwijane: Drukuj). Opcja jest dostępna tylko dla
deklaracji, których przetwarzanie przez system e-Deklaracji zostało pozytywnie
zakończone.
•
Eksportuj do pliku XML e-Deklaracji (tylko pojedyncza deklaracja)
Opcja pozwala zapisać deklarację przetworzoną zgodnie ze schematem XSD eDeklaracji do pliku XML.
Opcję eksportu deklaracji do pliku XML można wywołać z poziomu przycisku
eksportu znajdującego się na granatowej belce nad gridem, a także z poziomu menu
kontekstowego gridu (menu rozwijane: Eksport / import). Opcja jest dostępna w
dowolnym momencie, oczywiście pod warunkiem, że dla danego typu deklaracji
przygotowano wzorzec eksportu formatu XML e-Deklaracji.
Operacje dostępne z poziomu okna edycji deklaracji
Z poziomu przycisku Operacje na oknie edycji deklaracji są dostępne następujące
opcje:
•
Sprawdź poprawność e-Deklaracji
•
Eksportuj do pliku XML e-Deklaracji
Są to te same operacje, które można wywołać z poziomu okna przeglądowego.
Korzystanie z opcji kontroli poprawności e-Deklaracji z poziomu okna edycyjnego ma
jednak tę zaletę, że w przypadku wykrycia jakiś usterek (np. nie wypełnienie
określonego pola deklaracji) można je od razu poprawić.
8-59
Szczegółowy opis operacji związanych z przetwarzaniem
e-Deklaracji
Wstępna kontrola poprawności e-Deklaracji
Po uruchomieniu tej opcji program przetwarza deklarację do postaci dokumentu XML,
po czym sprawdza, czy wszystkie elementy oznaczone jako wymagane zostały
wypełnione danymi. Po chwili prezentowany jest raport z operacji kontroli.
Należy zaznaczyć, że w ramach tej operacji nie jest weryfikowana pełna zgodność
utworzonego dokumentu XML ze schematem XSD e Deklaracji. Kontrola ogranicza
się głównie do sprawdzenia wypełnienia pól wymaganych. Nie jest za to testowana
merytoryczna poprawność wprowadzonych informacji, np. numerów identyfikacyjnych
(NIP, REGON, PESEL), danych o charakterze słownikowym (np. kod kraju, kod
urzędu skarbowego) czy danych o narzuconych zakresach wartości (np. czy wartość
typu 'rok' mieści się w przedziale 1800-3000). Oznacza to, że dokument, który
pozytywnie przeszedł wstępną kontrolę poprawności w programie może być potem
mimo wszystko odrzucony przez system e-Deklaracji.
Podpisywanie i wysyłka e-Deklaracji
Program umożliwia jednoczesne podpisanie i wysyłkę wielu deklaracji. W oknie
przeglądowym na gridzie zaznaczamy te deklaracje, które chcemy wysłać i wybieramy
opcję „Podpisz i wyślij e-Deklaracje”.
Jak wcześniej wspomniano, operacja podpisu i wysyłki jest dostępna tylko dla tych
deklaracji, które nie były jeszcze wysyłane lub poprzednia próba wysyłki zakończyła
się odrzuceniem dokumentu przez system. Jeśli zatem wśród zaznaczonych deklaracji
znajdą się też takie, dla których operacja wysyłki nie jest możliwa, program
poinformuje o tym fakcie w formie następującego raportu:
po czym zapyta, czy chcemy podpisać i wysłać pozostałe deklaracje. Jeśli nie,
procedura zostanie przerwana.
Jeśli korzystamy z testowej wersji systemu e-Deklaracji, w następnym kroku program
wyświetli stosowne ostrzeżenie. Jeśli zatem zamierzamy wysłać 'prawdziwą'
deklarację, a okaże się, że program pracuje w trybie testowym, należy przerwać
operację wysyłki i odpowiednio przestawić stosowną opcję w parametrach
użytkownika (menu: „Administracja -> Parametry... -> Parametry użytkownika”,
zakładka „Deklaracje”).
Podpisywanie dokumentów XML
Dla tych deklaracji spośród zaznaczonych, które mogą być wysłane do systemu eDeklaracji, program utworzy dokumenty XML zgodne ze schematem e-Deklaracji.
Efekt zostanie zaprezentowany w następującym oknie:
Kolejnym krokiem będzie cyfrowe podpisanie dokumentów XML e-Deklaracji. W tym
celu należy:
1.
Podłączyć do komputera urządzenie do składania podpisu elektronicznego i
umieścić w nim kartę kryptograficzną,
2.
Zaznaczyć deklaracje, które chcemy podpisać,
3.
Poprzez zaznaczenie stosownego pola złożyć oświadczenie, że znamy treść
podpisywanych dokumentów (bez tego opcja Podpisz pozostanie nieaktywna)
4.
Kliknąć przycisk Podpisz (lub wybrać analogiczną opcję z poziomu menu
kontekstowego gridu z listą deklaracji).
Po chwili pojawi się okno z listą certyfikatów dostępnych w systemie. Należy wybrać
certyfikat kwalifikowany, którego użyjemy do weryfikacji składanego podpisu.
8-61
Rozpoczyna się procedura składania podpisów pod dokumentami. W jej trakcie
program może zażądać dodatkowej weryfikacji osoby składającej podpis poprzez
podanie kodu PIN.
Prawidłowo podpisane deklaracje (dokumenty XML) można będzie podejrzeć na
dodatkowej zakładce.
Wysyłka deklaracji
Gdy podpiszemy już wszystkie deklaracje, możemy przystąpić do operacji wysłania
dokumentów do systemu e-Deklaracji. W tym celu należy kliknąć przycisk [Przejdź do
etapu wysyłki].
W oknie, oprócz podglądu podpisanego dokumentu w formacie XML staje się też
dostępny podgląd tego samego dokumentu zakodowanego w formacie Base64Binary.
W tej postaci dane zostaną wysłane do serwera systemu e-Deklaracji.
Aby rozpocząć procedurę wysyłki, wystarczy zaznaczyć żądane deklaracje i wybrać
opcję [Wyślij]. Deklaracje są przekazywane osobno jedna po drugiej do systemu eDeklaracji. Użytkownik jest informowany o postępie operacji, gdyż na bieżąco
tworzony jest stosowny raport:
8-63
Po zakończeniu operacji wysyłki, na zakładce „Status przetwarzania” możemy
sprawdzić numer referencyjny identyfikujący nasz dokument w systemie e-Deklaracji,
a także aktualny kod i opis statusu przetwarzania deklaracji.
Sprawdzanie statusu przetwarzania e-Deklaracji
Podobnie jak w przypadku operacji wysyłki, program umożliwia jednoczesne
sprawdzenie statusu przetwarzania wielu deklaracji. Wystarczy w oknie przeglądowym
na gridzie zaznaczyć te deklaracje, które chcemy sprawdzić, po czym wybrać opcję
[Sprawdź status przetwarzania e-Deklaracji].
Opcja ta ma sens wyłącznie dla tych deklaracji, które zostały uprzednio wysłane, a ich
status przetwarzania nie został jeszcze jednoznacznie określony (deklaracja nie została
ani przyjęta ani odrzucona z powodu błędów). Nie ma jednak problemu, jeśli wśród
deklaracji zaznaczonych do sprawdzenia znajdą się również inne deklaracje. Program
wyświetli raport z listą deklaracji pomijanych podczas sprawdzania statusu, zaś dalszy
ciąg operacji zostanie wykonany wyłącznie w odniesieniu do deklaracji, dla których ma
to sens.
Okno z listą deklaracji, których status chcemy sprawdzić, prezentuje:
•
numer referencyjny identyfikujący dany dokument w systemie e-Deklaracji
•
kod i opis słowny ostatniego zarejestrowanego statusu przetwarzania dokumentu
•
puste miejsce na informacje o nowym statusie
•
puste pole wyboru informujące o braku dokumentu UPO
Aby rozpocząć procedurę odpytywania systemu e-Deklaracji o status przetwarzania
dokumentów, wystarczy zaznaczyć żądane deklaracje i wybrać opcję [Sprawdź status].
Ponieważ deklaracje są sprawdzane osobno jedna po drugiej, na bieżąco tworzony jest
raport z przebiegu operacji:
Po zakończeniu operacji zawartość okna z listą deklaracji zostanie odświeżona. Pojawi
się informacja o odebranym aktualnym statusie przetwarzania dokumentów. Dla
deklaracji zaakceptowanych przez system, dla których odebrano Urzędowe
Poświadczenie Odbioru, dostępna stanie się opcja [Pokaż dokument UPO] (patrz
podpunkt: „Podgląd dokumentu UPO”).
8-65
Podgląd dokumentu UPO
Dokument Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO) jest generowany przez system
e-Deklaracji tylko w jednym przypadku – gdy złożona deklaracja jest poprawna (kod
statusu: 200 - Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie). Jest to bardzo ważny
dokument, gdyż stanowi dowód i potwierdza termin złożenia zeznania podatkowego.
Należy go zachować, a w razie potrzeby okazać organowi podatkowemu w celach
dowodowych.
Zawartość dokumentu UPO możemy sprawdzić bezpośrednio po jego odebraniu (z
poziomu okna sprawdzania statusu) oraz w dowolnym późniejszym momencie po
wybraniu polecenia „Pokaż dokument UPO” (z poziomu okna przeglądowego
deklaracji). W oknie podglądu UPO na zakładkach prezentowana jest zarówno jego
postać oryginalna (podpisany dokument XML), jak i postać, w której kluczowe
informacje zostały udostępnione użytkownikowi w osobnych wierszach.
Weryfikacja dokumentu UPO
Aby mieć pewność, że dokument UPO został wystawiony przez system e-Deklaracji
Ministerstwa Finansów oraz że jego treść od chwili zapisania w bazie danych systemu
RAKS SQL nie uległa zmianie, możemy ten dokument zweryfikować. W pierwszej
kolejności sprawdzana jest poprawność podpisu elektronicznego, którym opatrzono
dokument, a następnie weryfikowana jest zgodność zawartości dokumentu z jego
skrótem cyfrowym. Wynik weryfikacji jest prezentowany w formie raportu.
8-67
Należy zaznaczyć, że w ramach sprawdzania wiarygodności podpisu elektronicznego
nie jest badana ważność certyfikatu użytego do podpisania dokumentu (okres jego
ważności oraz czy nie znajduje się na liście certyfikatów unieważnionych CRL).
Wydruk dokumentu UPO
Dokument UPO warto jest wydrukować i zachować dla celów dowodowych.
Odpowiednia opcja jest dostępna z poziomu okna podglądu dokumentu UPO, a także
bezpośrednio z menu wydruków na oknie przeglądowym deklaracji.
Eksport deklaracji do pliku XML
Eksport deklaracji do pliku XML to funkcjonalność znana już z pierwszego etapu
wdrożenia e-Deklaracji w systemie RAKS SQL. W oparciu o przygotowany wzorzec
eksportu (zgodny ze schematem XSD dla danego typu deklaracji, publikowanym przez
Ministerstwo Finansów) tworzony jest plik XML w formacie e-Deklaracji. Nazwę i
lokalizację pliku podaje użytkownik (standardowy dialog zapisu pliku). Po
zakończeniu eksportu możliwy jest podgląd powstałego pliku za pomocą domyślnej
przeglądarki w systemie operacyjnym. O dalszym losie tego pliku decyduje
użytkownik.
Operacja eksportu deklaracji do zewnętrznego pliku XML została zachowana w
systemie głównie przez wzgląd na użytkowników, którzy w okresie, gdy system RAKS
SQL nie obsługiwał jeszcze wysyłki deklaracji on-line, być może oparli na tym pliku
swoje własne rozwiązania związane z obsługą e-Deklaracji. Z punktu widzenia nowego
mechanizmu przetwarzania e-Deklaracji w systemie RAKS SQL, operacja ta stała się
zbędna. Obecnie deklaracja przetworzona na format XML jest od razu podpisywana i
wysyłana do urzędu, bez tworzenia pliku na dysku.
8-69
Ewidencja elementów majątku
Okno ewidencji elementów majątku dostępne jest po uruchomieniu opcji „Środki trwałe →
Ewidencja elementów majątku”. Będą tu wszystkie zarejestrowane środki trwałe,
wyposażenie oraz pojazdy.
Okno składa się a dwu części. Z lewej strony tworzone są grupy elementów majątku. Z
prawej elementy podświetlonej grupy.
Po instalacji dostępne będą dwie grupy
•
Wszystkie – w grupie tej będą wszystkie wprowadzone elementy majątku
•
Nieprzypisane – w grupie tej będą tylko nieprzypisane elementy majątku.
i wybraniu
Dodawanie nowej grupy następuje po uruchomieniu przycisku
opcji „Dodaj grupę”. Pojawi się okno w którym należy wpisać nazwę i opis zakładanej
grupa pojawi się z lewej strony okna.
grupy. Po uruchomieniu
Nowo wprowadzony element majątku w pierwszym etapie znajduje się zawsze w grupie
„Nieprzypisane”, aby przypisać go do właściwej grupy należy ustawić się na tej pozycji,
nacisnąć lewy przycisk myszy i przytrzymując go przesunąć pozycję do wybranej grupy.
Na końcu należy zatwierdzić pytanie o przesunięciu wybranej gałęzi grupy.
Poprawianie nazwy grupy następuje po uruchomieniu przycisku
, a usuniecie
po uruchomieniu
. Po usunięciu grupy elementu zostanie on przesunięty do
grupy „Nieprzypisane”.
Z prawej strony okna można dodawać elementy majątku. Po uruchomieniu przycisku
można dodać element majątku na tym samym poziomie drzewa grupy lub
dodać podrzędny element majątku grupy.
Dodawanie elementu majątku opisane jest w części „Ewidencja środków trwałych”.
Dla pojazdów nieamortyzowanych pojawia się możliwość wprowadzania:
•
Ewidencji przejazdów
• Ewidencji kosztów eksploatacji
Ewidencje te dostępne są w dolnej części okna ewidencji wyposażenia. Należy ustawić się
.
na pozycji o typie środka „Pojazd nieamortyzowany” i uruchomić przycisk
Wszystkie funkcje wywoływane po wciśnięciu klawisza dostępne są również z podręcznego
menu, wywoływanego prawym klawiszem myszy .
8-71
W górnej części głównego menu znajduje się ikona, która umożliwia import/eksport
elementów majątku do pliku XML
. Do eksportu należy zaznaczyć pozycje na drzewku
elementów. Wraz z eksportem środków trwałych odbywa się eksportowanie grup
ewidencyjnych (kartoteka elementów majątku), do których należą te środki.
Podobna opcja znajduje się w oknie „Środki trwałe”.
Ewidencja przejazdów
Program rejestruje trasy przejazdu wybranego pojazdu. Przeglądanie wykonanych
przejazdów odbywa się w obrębie bieżącego w programie roku.
Ewidencja przebiegu pojazdu znajduje się w opcji „Środki trwałe → Ewidencja elementów
majątku”, po wskazaniu pojazdu nieamortyzowanego i naciśnięciu przycisku
Wprowadzenia nowej pozycji do ewidencji przejazdów może dokonać użytkownik
posiadający odpowiednie uprawnienia (definiowane w module „Administrator”).
Kartoteka pojazdów zakładana jest podczas ewidencji elementów majątku. Podczas
dodawania nowego środka do ewidencji TYPEM środka powinien być pojazd
nieamortyzowany
Użytkownik zobowiązany jest do wpisania trasy przejazdu, liczby przejechanych
kilometrów, celu wykonania przejazdu oraz daty przejazdu.
Użytkownik może skorzystać z kartoteki tras wzorcowych po kliknięciu przycisku
znajdującego się z prawej strony pola „Trasa”. Okno wyboru można również wywołać za
pomocą kombinacji klawiszy [ALT]+[↓].
Przycisk
pozwala na poprawienie wprowadzonych danych. Modyfikacji
ewidencji przejazdów może dokonać użytkownik posiadający odpowiednie do tego celu
uprawnienia (definiowane w module „Administrator”). Zmodyfikować można takie same
pozycje jak w przypadku wprowadzania danych.
i wybraniu „Usuń
Usuwanie pozycji jest możliwe po kliknięciu przycisku
przejazd pojazdu”. Aby usunąć pozycję z ewidencji przejazdów należy posiadać
odpowiednie do tego celu uprawnienia (definiowane w module „Administrator”).
Zestawienie ewidencji przebiegu pojazdu drukowane jest po kliknięciu przycisku
i obejmuje bieżący w programie rok. W zależności od ustawień użytkownika wydruk
kierowany jest na ekran lub bezpośrednio na drukarkę. Aby wykonać zestawienie należy
posiadać odpowiednie uprawnienia (definiowane w module „Administrator”).
Koszt eksploatacji pojazdów
Ewidencja kosztów eksploatacji pojazdu znajduje się w opcji „Środki trwałe → Ewidencja
elementów majątku”. Program rejestruje koszty przejazdu wybranego pojazdu.
Przeglądanie wykonanych przejazdów odbywa się w obrębie bieżącego w programie roku.
Program domyślnie wyświetla ewidencje kosztów pojazdu aktualnie podświetlonego.
.
Przycisk
umożliwia wprowadzenie nowej pozycji do ewidencji. Informacje
jakie należy wprowadzić to:
Tabela 1 Informacje o oknie wprowadzania nowej pozycji do ewidencji kosztów eksploatacji pojazdów
Nazwa pola
Znaczenie
Identyfikacja:
Numer
Numer dokumentu na podstawie którego dodawana jest pozycja do ewidencji
np. faktura za paliwo
Data
Automatycznie proponowana jest data złożona z bieżącego roku i miesiąca
w programie
Kwota
Wartość przepisywana z wprowadzanego dokumentu
Powód
Tytuł z jakiego zostały poniesione koszty
Uwagi
Pole przeznaczone na wpisanie dowolnej uwagi
Po wpisaniu wszystkich informacji należy nacisnąć przycisk
.
Modyfikacje ewidencji kosztów eksploatacji pojazdów mogą być
przeprowadzone przez użytkownika posiadającego odpowiednie uprawnienia (definiowane
w module Administrator). Zmianą mogą być objęte te same informacje co podczas
wprowadzania.
powoduje usunięcie kosztów eksploatacji pojazdów.
Rozliczenie kosztów eksploatacji pojazdów
Wykonanie tego zestawienia możliwe jest po uruchomieniu klawisza
w opcji
„Środki trwałe → Ewidencja elementów majątku” dla TYPU pojazdy nieamortyzowane.
Program dokonuje obliczeń wykonanych przejazdów i kosztów związanych z eksploatacją
wybranego pojazdu za miesiąc i narastająco od początku roku obrachunkowego.
program umożliwia zaksięgowanie korekty kosztów
lub kosztów uzyskania przychodów (w przypadku gdy nie są wprowadzane dokumenty
zakupu dla danego pojazdu).
Pojawia się dowód wewnętrzny z danymi podstawowymi dokumentu, pozycjami dowodu
oraz danymi kontrahenta.
Księgowanie może odbywać się w każdym miesiącu.
Na liście dowodów wewnętrznych powstanie zapis zaksięgowanego dokumentu. Po
uruchomieniu opcji
oraz „Księguj zaznaczone dowody wewnętrzne”
powstanie zapis księgowy powiązany z bieżącym dokumentem.
Należy uruchomić opcje „Księgowość/Dokumenty księgowe” i uzupełnić zapis do Księgi.
8-73
Uwaga
Jeżeli w danym miesiącu dokonano już księgowania korekty kosztów, wpisy zostaną
uaktualnione. Program powiadamia czy wpis został dodany czy uaktualniony.
Należy zwrócić uwagę, aby księgowanie dotyczyło tylko korekty kosztów, lub tylko
kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli w danym miesiącu dokonano zaksięgowania korekty
kosztów, to księgowanie (również w tym miesiącu) kosztów uzyskania przychodów
spowoduje zamianę (uaktualnienie) istniejącego w księdze wpisu.
Uwaga
W przypadku firm ryczałtowych, księgowanie korekty kosztów nie jest dostępne.
Ewidencja środków trwałych
Ewidencja środków trwałych odbywa się po uruchomieniu opcji „Środki trwałe/
Środki trwałe”.
Lewa część okna zawiera dane grup środków, służących do podziału środków według
dowolnych grup, miejsc użytkowania, rodzajów środków oraz zestawów środków.
Dane te zorganizowane są w postaci hierarchicznej (drzewo) i umieszczone na czterech
zakładkach („Miejsca użytkowania”, „Rodzaje księgowe”, „Grupy środków trwałych”,
„Zestawy środków trwałych”). Do obsługi drzewa służą umieszczone powyżej
przyciski narzędziowe oraz menu podręczne (pop-up menu).Menu podręczne wywołać
można po naciśnięciu prawego klawisza myszy.
Opcja do wprowadzania elementu jest aktywna na każdym poziomie drzewa.
Opcja usuwania elementu jest nieaktywne na najwyższym poziomie hierarchii. Opcja
przypisania elementów majątku środków dotyczy tylko „Grup środków trwałych” i
„Zestawów środków trwałych” dostępna jest po uruchomieniu „Edytuj przypisania” i
jest nieaktywna gdy kartoteka środków nie zawiera żadnych pozycji.
Podział środków trwałych
Przed rozpoczęciem pracy z programem zalecany jest podział środków trwałych na
miejsca użytkowania, rodzaje księgowe, grupy środków trwałych oraz zestawy
środków trwałych. Podział na rodzaje odzwierciedla bilansowy podział środków
trwałych. Wszystkie podziały są wykorzystywane do automatycznego księgowania
danych oraz do filtrowania danych dla generowanych w programie zestawień.
Aby wprowadzić nową podgrupę należy:
1. W oknie „Środki trwałe”, w lewej części tego okna uaktywnij odpowiednią
zakładkę np. „Rodzaje” poprzez kliknięcie na niej lewym przyciskiem myszy.
2. Wskaż grupę do której chcesz dodać pozycję podrzędną i naciśnij prawy przycisk
myszy .
3. Z menu kontekstowego wybierz „Dodaj rodzaj”.
4. Wprowadź informacje do wszystkich pól otworzonego okna i naciśnij przycisk
[ZAPISZ].
8-75
Tabela 2
Informacje o oknie „Środki trwałe”:
Nazwa pola
Znaczenie
Identyfikacja:
Nazwa środka
Nazwa środka trwałego dodanego do kartoteki.
Nr ewidencyjny
Nadany przez użytkownika własny numer ewidencyjny dla środka
trwałego.
Opis
Opis środka trwałego
Data nabycia
Data zakupu, wytworzenia lub pozyskania środka.
Dowód nabycia
Dowód nabycia wprowadzony podczas ewidencji środka trwałego
Data przyjęcia
Data przyjęcia środka do użytkowania, nie może być wcześniejsza od daty
nabycia.
Wprowadził
Inicjały osoby która wprowadziła środek trwały do programu logując się
własnym identyfikatorem.
Data wprowadzenia
Data wprowadzenia środka trwałego
Zmodyfikował
Inicjały osoby która zmieniła dane środka trwałego w programie logując
się własnym identyfikatorem.
Data modyfikacji
Data modyfikacji środka trwałego.
Sortowanie danych odbywa się poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszy na tytule
kolumny tabeli.
może być wywołane zarówno za pomocą myszy jak i kombinacji klawiszy na
klawiaturze, oraz po wywołaniu podręcznego menu w oknie.
Przyciski umieszczone u dołu okna umożliwiają wprowadzanie środka do kartoteki
nowych środków trwałych oraz edycję, usuwanie już istniejących, wprowadzanie
wydarzeń dotyczących środka oraz wystawianie dokumentów przyjęcia i likwidacji.
i
oraz odpowiadające im funkcje w podręcznym
Przyciski
menu (pop-up menu) nie są aktywne, jeśli nie wprowadzono żadnych pozycji.
Dodawanie nowego środka trwałego
Nową pozycję można wprowadzić po naciśnięciu przycisku
.
Wprowadź wartość
początkową środka
Zaznacz, jeśli a być
dostępna amortyzacja
podatkowa
Podczas wprowadzania nowego środka trwałego, w oknie wprowadzania znajdują się
pozycje określające parametry środka trwałego umieszczone na zakładkach „Dane
środka” oraz „Dane o amortyzacji”. Jeśli do ewidencji wprowadzana będzie pozycja
nieamortyzowana dostępne będą tylko dane podstawowe dotyczące środka lub pojazdu,
a nie dostępne dane dotyczące amortyzacji i związanych z nimi wydarzeniach.
Kolejne zakładki pojawiają się w miarę wprowadzania danych o środku trwałym.
Na zakładce „Wydarzenia” oraz „Dokumenty” znajdują się kolejno zarejestrowane
wydarzenia i wystawione dokumenty dotyczące środka. Można stąd również wykonać
każde wydarzenie oraz wystawić związany z nim dokument.
8-77
Tabela 3
Informacje o oknie wprowadzania środków trwałych – zakładka „Dane środka”
Nazwa pola
Znaczenie
Dane podstawowe:
Stan
Informacja o stanie środka. Pole jest automatycznie uaktualniane w
zależności od wydarzenia. Po wprowadzeniu danych podstawowych
środka – pojawi „wprowadzony”. Jeśli środek zostanie przyjęty do
użytkowania – pojawi się „przyjęty”. Jeśli zostanie sprzedany –
pojawi się „sprzedany”.
Nazwa
Nazwa środka trwałego.
Typ środka
Określamy typ środka . Po uruchomieniu klawisza
wybieramy go
z listy. Mogą nim być również pojazdy oraz wyposażenie
amortyzowane i nieamortyzowane. Nowy typ środka wprowadzany
jest w słownikach. Jeśli wybrany zostanie środek nieamortyzowany
użytkownik będzie mógł wprowadzić jedynie dane podstawowe
dotyczące tego środka lub pojazdu. Nie pojawią się zakładki
dotyczące amortyzacji.
Numer ewidencyjny Numer własny środka trwałego, musi być unikalny.
Numer fabryczny
Numer seryjny środka.
Opis
Dowolny opis środka trwałego.
Miejsce
użytkowania
Miejsce w którym użytkowany jest środek, wybierane jest z kartoteki
po naciśnięciu przycisku .
Zestawy
Zestaw środków wybrany po uruchomieniu
mogą być wykonywane wspólne operacje.
. Dla zestawu środków
Nabycie:
Data nabycia
Data zakupu, wytworzenia lub pozyskania środka trwałego.
Dowód nabycia
Numer dokumentu potwierdzającego nabycie środka trwałego.
Cena netto [PLN]
Cena netto nabytego środka trwałego
Cena brutto [PLN]
Cena brutto nabytego środka trwałego
Inne:
Ilość
Nazwa środka trwałego.
Kod kreskowy
Kod kreskowy środka trwałego
Osoba
odpowiedzialna
Osoba odpowiedzialna za środek trwały, pojazd lub wyposażenie
amortyzowane lub nieamortyzowane.
Ch-ka techn.użytkowa
Charakterystyka dotyczy wyposażenia. Dla środka trwałego oraz
pojazdów (typ środka) będzie nieaktywna.
Zakładka „Dane o amortyzacji” podzielona jest na dwie części zawierające dane
podstawowe oraz dane dotyczące amortyzacji księgowej lub jednocześnie podatkowej
środka trwałego. Obie części zawierają następujące pozycje:
Tabela 5
Informacje o oknie wprowadzania środków trwałych – zakładka „Dane o amortyzacji”
Nazwa pola
Znaczenie
Dane podstawowe:
Tabela KŚT
Informacja o wersji tabeli KŚT, z której pochodzi wybrany symbol
rodzajowy według klasyfikacji GUS.
Numer KŚT
Symbol rodzajowy według klasyfikacji GUS. Może być wybrany z
kartoteki lub wpisany ręcznie przez użytkownika. Po wypełnieniu tej
pozycji program automatycznie wypełnia pozycję stawka amortyzacji
wartością odpowiadającą danemu symbolowi. W przypadku przedziału
stawek wybierana jest górna wartość przedziału.
Rodzaj księgowy
Rodzaj środka według podziału bilansowego, wybierany jest z kartoteki
po naciśnięciu przycisku .
Numer analityki
Numer konta analitycznego środka w FK. Pole wypełniane jest w
przypadku, gdy dane będą importowane do programu Finanse i
Księgowość.
Użytkujący
Osoba która użytkuje środek trwały.
Daty:
Data początku
użytkowania
Data od której zaczęto użytkować środek
Data przyjęcia
Data przyjęcia do ewidencji środków trwałych.
Dane podstawowe:
Data sprzedaży
Data sprzedaży środka trwałego
Data likwidacji
Data likwidacji środka trwałego
Amortyzacja bilansowa:
Wartość
początkowa
Wartość środka trwałego w cenie nabycia.
Wartość
zaktualizowana
Wartość środka trwałego po aktualizacji.
Wartość
dotychczasowego
umorzenia
Dotychczasowe odpisane wartości środka trwałego. Pole wypełniane jest
automatycznie przez program w przypadku, gdy dla wprowadzanej
pozycji wystąpi bilans otwarcia.
Wartość zaktualiz.
umorzenia
Dotychczasowe umorzenie po aktualizacji środka.
Wartość odpisów
aktualizujących
Suma kwot odpisów aktualizujących oraz kwot storn tych odpisów.
8-79
Tabela 5
Informacje o oknie wprowadzania środków trwałych – zakładka „Dane o amortyzacji”
(ciąg dalszy):
Nazwa pola
Znaczenie
Amortyzacja bilansowa:
Początek
Data od której rozpoczyna się amortyzacja środka w programie.
amortyzacji
Data rzecz. rozp.
amortyzacji
Data od której rozpoczęto rzeczywistą amortyzację środka.
Metoda amortyzacji Do wyboru jedna z trzech: jednorazowa, liniowa, degresywna. Jeśli
wybrana zostanie metoda jednorazowa, to program zgodnie z
przepisami, pozwoli na dokonanie umorzenia środka w tym samym
miesiącu, w którym nastąpiło jego przyjęcie do użytkowania.
Współczynnik
amortyzacji
Współczynnik podwyższający lub obniżający stawkę amortyzacji.
Jeśli wartość będzie mniejsza od jedności stawka zostanie
pomniejszona.
Jeśli wartość będzie większa od jedności stawka amortyzacji zostanie
powiększona.
Stawka amortyzacji
Przypisana z KŚT lub wpisana ręcznie przez użytkownika stawka
amortyzacji.
Częstotliwość
odpisów
Do wyboru: miesięczne, kwartalne, roczne.
Miesiące
amortyzacji
Przy odpisach miesięcznych istnieje możliwość odznaczenia miesięcy w
których środek nie jest amortyzowany przez cały okres użytkowania –
środki sezonowe.
Typ odpisu
Tryb dokonania odpisu początkowego dla nowo zakupionych środków.
Dostępne są dwa sposoby dokonania odpisu: jednorazowo, miesięcznie.
Wyboru można dokonać po rozwinięciu listy przyciskiem . Jeśli opcja
zostanie uruchomiona, to program dopiero po zakończeniu roku
obrachunkowego rozpocznie amortyzację środka wykorzystując do
obliczeń stawkę i współczynnik podany powyżej.
Wartość odpisu
jednorazowego
Obliczona przez program kwota odpisu początkowego. Może być
odpisana jednorazowo lub w ratach miesięcznych do końca roku
obrachunkowego.
Bilans otwarcia
Pole należy zaznaczyć w przypadku gdy wprowadzany jest środek, który
był już amortyzowany. Czyli środek zakupiony w poprzednich latach
obrachunkowych. Po zaznaczeniu opcji uaktywniane są dwa pola:
„Umorzenie na początek roku”, tu należy wpisać sumę odpisów do
końca ubiegłego roku,
„Ulga inwestycyjna”, kwota ulgi inwestycyjnej.
Amortyzacja podatkowa jest opcjonalna i może być włączona poprzez zaznaczenie
umieszczonego w lewym dolnym rogu części zakładki „Amortyzacja
pola
bilansowa”.
Data rozpoczęcia amortyzacji liniowej lub degresywnej dla amortyzacji podatkowej
musi być co najmniej o miesiąc późniejsza od daty przyjęcia środka do użytkowania;
wyjątkiem jest tu przypadek z odpisem 30%, dla którego również data amortyzacji
podatkowej może być z tego samego miesiąca co data przyjęcia do użytkowania. Dla
amortyzacji księgowej może być to ten sam miesiąc. Jako metodę amortyzacji
użytkownik może wybrać metodę liniową, degresywną bądź jednorazową. W
przypadku wyboru metody jednorazowej nieaktywne stają się przyciski określające
częstotliwość odpisów amortyzacyjnych (miesięczna, kwartalna, roczna), kontrolki
dotyczące odpisu początkowego oraz przyciski opcji określające miesiące, w których
dany środek ma być amortyzowany.
W trakcie wprowadzania środka trwałego użytkownik ma możliwość przejrzenia dla
niego planów pełnej amortyzacji. Odbywa się to poprzez przejście na zakładkę „Plany
amortyzacji”.
Plany te prezentowane są w postaci tabeli. Prezentowane dane, to kwoty miesięcznych i
rocznych odpisów amortyzacyjnych oraz kwoty netto. Kwoty odpisów rocznych
obejmują lata kalendarzowe oraz obrachunkowe (przyciski opcji).
W trakcie wprowadzania środka trwałego użytkownik może dodać, poprawiać i usuwać
wszystkie wydarzenia związane z tym środkiem, wystawiać dokumenty przyjęcia,
likwidacji oraz protokoły zdawczo odbiorcze. Dla pojazdów lub wyposażeń
nieamortyzowanych zakładki „Wydarzenia” oraz „Dokumenty” nie pojawiają się.
Pewnym ułatwieniem wprowadzania nowych środków trwałych jest automatyczne
wypełnianie niektórych pozycji wartościami pochodzącymi ze środka, na którym
aktualnie znajduje się kursor. Są to: „Data nabycia”, „Data przyjęcia do użytkowania”,
„Numer KŚT”, „Miejsce użytkowania”, „Rodzaj środka”, „Numer analityki”, „Data
rozpoczęcia amortyzacji”, „Metoda amortyzacji”, „Częstotliwość odpisów”.
Podczas wprowadzania środka do ewidencji istnieje możliwość określenia stanowisk
kosztowych dla środka (zakładka „Miejsca powstawania kosztów”).
Środek trwały może być użytkowany w tym samym czasie w kilku miejscach i w
związku z tym rozłożono dla niego odpowiedni procent kosztów. Wg tego procentu
liczone jest automatycznie np. zużycie śr. trwałego, odpisy aktualizujące, likwidacja i
inne wydarzenia .
Każde miejsce powstawania kosztów może posiadać swój numer analityki na które (z
wykorzystaniem wzorca księgowego) księgowane będą wydarzenia.
8-81
Istnieje możliwość powiązania kartoteki „Miejsce powstawania kosztów” z planem
kont i księgowania zapisów na tych analitykach.
Definiowanie stanowisk kosztowych odbywa się w opcji „Słowniki/ Księgowość/
Miejsca powstawania kosztów”. Przypisanie stanowisk kosztowych do środka w opcji
„Środki trwałe/Środki trwałe” na zakładce „Miejsca powstawania kosztów”.
Należy uruchomić przycisk
. Pojawi się okno :
Wpisz procent
kosztów dla
stanowiska środka
trwałego
Naciśnij przycisk
aby dołączyć nowe
miejsce
powstawania
kosztów
W oknie „Stanowiska kosztowe dla środka trwałego” należy wpisać datę
obowiązywania stanowisk kosztowych oraz ewentualne uwagi. Należy nacisnąć
przycisk
i wybrać pozycje „Dołącz stanowiska”.
W kartotece stanowisk kosztowych należy wskazać odpowiednie stanowisko kosztowe
i nacisnąć
.
Wybrane wcześniej stanowiska kosztowe nie pojawiają się w kartotece.
Dla każdego stanowiska kosztowego konieczne jest wpisanie procentu kosztów.
Suma procentów kosztów dla wszystkich pozycji musi być równa 100.
Aby zatwierdzić okno należy nacisnąć przycisk
.
Jeśli wprowadzimy drugie stanowisko kosztowe z inną datą początku użytkowania
pojawi się informacja o zmianie stanowiska kosztowego dla wybranych elementów.
Wprowadzanie wyposażenia
Wprowadzanie wyposażenia odbywa się w opcji „Środki trwałe/ Ewidencja elementów
, pojawi się okno „Środek trwały”
majątku”. Należy uruchomić klawisz
gdzie należy wybrać typ środka „Wyposażenie nieamortyzowane” lub „Wyposażenie
amortyzowane” lub inny wprowadzony do słownika środków trwałych.
Jeśli podczas wprowadzania wybrano typ – „Wyposażenie nieamortyzowane”
użytkownik ma do wypełnienia następujące pozycje: nazwa, numer ewidencyjny,
numer fabryczny, opis, miejsce użytkowania, zestaw, data nabycia, numer dowodu,
cena netto, cena brutto, ilość, kod kreskowy, ch-ka techniczna użytkownika.
Jeśli zostanie wybrany typ – „Wyposażenie amortyzowane” wprowadzenie
wyposażenia wygląda tak jak środka trwałego.
Wprowadzanie pojazdu
Wprowadzanie pojazdu odbywa się w opcji „Środki trwałe/ Ewidencja elementów
, pojawi się okno „Środek trwały”
majątku”. Należy uruchomić klawisz
gdzie należy wybrać typ środka „Pojazdy nieamortyzowane” lub „Pojazdy
amortyzowane” lub inny typ wprowadzony do słownika środków trwałych (wówczas
nazwa typu środka uzależniona jest jedynie od użytkownika).
Jeśli podczas wprowadzania wybrano typ – „Pojazdy nieamortyzowane” użytkownik
ma do wypełnienia następujące pozycje: nazwa, numer ewidencyjny, numer fabryczny,
opis, miejsce użytkowania, zestaw, data nabycia, numer dowodu, cena netto, cena
brutto, ilość, kod kreskowy, osoba odpowiedzialna oraz dane dotyczące pojazdu tzn.
numer rejestracyjny, marka, pojemność.
Jeśli zostanie wybrany typ – „Pojazdy amortyzowane” wprowadzenie wyposażenia
wygląda tak jak środka trwałego tzn. pojawi się zakładka „Dane o amortyzacji”,
„Wydarzenia” oraz „Dokumenty”.
8-83
Wydarzenia
Grupa „Wydarzenia” przeznaczona jest do wykonywania wszystkich dostępnych
w programie operacji na wprowadzonych środkach trwałych.
Przyjęcie środka trwałego
Opcja umożliwia przyjęcie wybranego środka do ewidencji w programie. Operacji
przyjęcia można dokonać wybierając z górnego menu głównego okna programu opcję
„Środki trwałe →Środki trwałe” klawisz
„Środki trwałe → Wydarzenia”.
Uwaga
lub po uruchomieniu opcji
Operacja ta wykonywana jest dla pojedynczego środka lub dla serii środków trwałych.
Przyjęcie powinno być pierwszą, dokonaną zaraz po wprowadzeniu nowego środka
operacją.
Aby zaznaczyć wybrane środki trwałe należy włączyć opcję zaznaczania. Aby tego
dokonać należy kliknąć prawym klawiszem myszy na pasku z nazwą kolumny i z menu
kontekstowego kliknąć „Zaznaczanie wielu pozycji”. Zaznaczać przytrzymując klawisz
[Shift] + strzałka lub klikając myszką.
Do momentu przyjęcia środka do ewidencji użytkownik nie może dokonywać na nim
żadnych innych operacji (tzn. wyznaczenie planu amortyzacji, aktualizacji wartości
itp.).
Dla środków które nie były jeszcze amortyzowane (nie posiadają bilansu otwarcia)
w wyniku przyjęcia ich do programu wystawiany jest dokument przyjęcia.
Aby przyjąć pojedynczy środek należy wskazać żądaną pozycję poprzez kliknięcie na
niej lewym przyciskiem myszy i uruchomić funkcję „Przyjmij do użytkowania”.
Program wygeneruje okno „Przyjęcie do użytkowania”, w którym należy wyznaczyć
datę przyjęcia oraz zaznaczyć opcję „Wystaw dokumenty przyjęcia”. Po zatwierdzeniu
pojawia się raport przyjęcia do użytkowania oraz dokument przyjęcia środków
trwałych.
8-85
Tabela 6
Informacje o oknie dokumenty przyjęcia środków trwałych:
Nazwa pola
Znaczenie
Dokument przyjęcia:
Kod dokumentu
Kod dokumentu przyjęcia po uruchomieniu
użytkownik zdefiniował kody w słowniku.
. Pod warunkiem ze
Numer kolejny
Numer kolejny wystawianego dokumentu przyjęcia. Jeżeli w parametrach
programu wybrano opcję ręcznej numeracji dokumentów przyjęcia, to pola
edycyjne numeru dokumentu są aktywne umożliwiając wprowadzenie
kolejnych numerów dla wystawianych dokumentów. W przeciwnym
przypadku (numeracja automatyczna) pola edycyjne są nieaktywne. Po
zatwierdzeniu operacji następuje sprawdzenie (dla numeracji ręcznej)
unikalności numeru dokumentu przyjęcia..
Numer dokumentu
Numer dokumentu nadawany jest automatycznie na podstawie maski
ustawionej podczas definiowania kodu dokumentu i numeru kolejnego.
Dowód przyjęcia:
Źródło nabycia
Gdzie środek został zakupiony.
Rok produkcji
Należy przepisać z dokumentów dotyczących wprowadzanego środka.
Czas użytkowania
Czas użytkowania przyjętego środka.
Osoba przyjmująca
środek
Imię i nazwisko osoby, która dokonała przyjęcia środka do użytkowania.
Charakterystyka
technicznoużytkowa
Dane należy przepisać z dokumentacji technicznej wprowadzanego
środka trwałego.
Adnotacje księgowe Dowolne uwagi księgowości, które powinny znaleźć się na
wystawianym dokumencie „Dowód przyjęcia”.
Aby przyjąć grupę środków do programu należy zaznaczyć żądane pozycje i
uruchomić funkcję „Przyjmij do użytkowania”.
W wyświetlonym oknie należy dokonać wyboru daty przyjęcia środków do programu.
Data ta jest datą zarejestrowania wydarzenia przyjęcia środka w programie i musi ona
spełniać następujące warunki:
•
nie może przekraczać końca bieżącego (w programie) roku obrachunkowego,
•
nie może poprzedzać daty nabycia żadnego z zaznaczonych środków,
•
nie może przekraczać żadnej z dat rozpoczęcia amortyzacji żadnego z
zaznaczonych środków,
•
nie może pochodzić z zamkniętego miesiąca.
Ewentualne błędy są sygnalizowane w oknie komunikatu wraz z czytelnym opisem.
Uwaga
W przypadku przyjmowania serii środków do programu, wygenerowany zostanie wspólny
dokument przyjęcia.
Wyznaczenie planu amortyzacji
Opcja ta umożliwia wyznaczenie planów amortyzacji na bieżący rok obrachunkowy dla
pojedynczego środka lub grupy środków zaznaczonych. Aby zaznaczyć wybrane środki
trwałe należy włączyć opcję zaznaczania. Aby tego dokonać należy kliknąć prawym
klawiszem myszy na pasku z nazwą kolumny i z menu kontekstowego kliknąć
„Zaznaczanie wielu pozycji”. Zaznaczać przytrzymując klawisz [Shift] + strzałka lub
klikając myszką.
Operacji wyznaczenia planów amortyzacji można dokonać wybierając z górnego menu
głównego okna programu opcję „Środki trwałe →Środki trwałe” klawisz
lub wprowadzając środek trwały na zakładce zatytułowanej „Wydarzenia”.
Po wybraniu wymienionej opcji otwierane jest okno „Roczny plan amortyzacji”, w
którym należy podać „Datę wyznaczenia planu” i nacisnąć przycisk
.
Program dokona sprawdzenia poprawności wprowadzonej daty i wyznaczy plany
amortyzacji.
Uwaga
Plan amortyzacji może być wyznaczony i zapisany dla amortyzacji księgowej, a jeżeli
w kartotece środka trwałego została wybrana również amortyzacja podatkowa, to plan
amortyzacji jest wyznaczany i zapisywany jednocześnie dla amortyzacji księgowej
i podatkowej.
Jeżeli przy próbie wyznaczenia planów amortyzacji wystąpią błędy, operator otrzyma
ich dokładny wykaz (z krótkim opisem typu błędu) i możliwość wydrukowania go.
Aby możliwe było wyznaczenie planu amortyzacji środek musi spełniać następujące
warunki:
•
został przyjęty do ewidencji,
•
nie został zlikwidowany ani sprzedany,
•
nie posiada jeszcze planu na bieżący (w programie) rok obrachunkowy,
•
jeżeli następuje wyznaczenie kolejnego planu (środek był już amortyzowany
w poprzednich latach w programie) wszystkie zaplanowane na poprzedni rok
obrachunkowy umorzenia powinny zostać dokonane.
Jeżeli środek spełnia powyższe warunki użytkownik musi wybrać „Datę wyznaczenia
planu” z jaką wyznaczenie planów zostanie zarejestrowane w kartotece wydarzeń.
Data ta powinna spełniać następujące warunki:
•
nie może pochodzić spoza bieżącego (w programie) roku obrachunkowego,
•
nie może poprzedzać daty dokonania ostatniego wydarzenia dla tego środka,
•
nie może pochodzić z zamkniętego miesiąca,
•
jeżeli wyznaczany jest pierwszy plan - nie może poprzedzać żadnej z dat
rozpoczęcia amortyzacji tego środka,
8-87
•
jeżeli wyznaczany jest kolejny plan - musi mieścić się w pierwszym miesiącu
bieżącego roku obrachunkowego.
Wybraną „Datę wyznaczenia planu” należy zatwierdzić przyciskiem
,
program wyświetli okno „Roczne plany amortyzacji ”. Aby zakończyć operację
wyznaczania planu amortyzacji należy nacisnąć przycisk
.
Korekta planu amortyzacji
Opcja ta umożliwia użytkownikowi modyfikowanie już wyznaczonego planu
amortyzacji dla środka trwałego.
Podobnie jak wyznaczenie planu amortyzacji operacja ta może zostać wykonana dla
serii środków trwałych wybranych z kartoteki środków trwałych poprzez zaznaczenie
oraz dla wskazanego, pojedynczego środka. Aby zaznaczyć wybrane środki trwałe
należy włączyć opcję zaznaczania. Aby tego dokonać należy kliknąć prawym
klikając myszką.
Operacji korekty planów amortyzacji można dokonać wybierając z górnego menu
lub wprowadzając środek trwały na zakładce zatytułowanej „Wydarzenia” po
uruchomieniu prawego przycisku myszy.
W otworzonym oknie „Korekta planów” należy podać „Datę korekty planu” i nacisnąć
przycisk
. Program po sprawdzeniu poprawność podanej daty przedstawi
użytkownikowi plany amortyzacji przeznaczone do korekty.
Sposób ich prezentacji jest identyczny jak w przypadku wyznaczenia planów
amortyzacji.
Uwaga
Odpisy amortyzacyjne, które zostały już dokonane nie podlegają korekcie.
Wprowadzenie kwoty korekty dokonuje się poprzez edycję wskazanej pozycji
bezpośrednio w tabeli po wskazaniu żądanej pozycji i wciśnięciu klawisza [ENTER],
po dwukrotnym kliknięciu lewym przyciskiem myszy na wybranej pozycji.
Zatwierdzenie i zapis korekt odbywa się poprzez użycie przycisku
.
Jeżeli plan amortyzacji został zmodyfikowany program automatycznie wygeneruje
wydarzenie "Korekta planu amortyzacji" dla tego planu.
Uwaga
Jeżeli plan amortyzacji nie został zmodyfikowany, a użytkownik próbuje zatwierdzić jego
korektę, to program nie wygeneruje wydarzenia "Korekta planu amortyzacji" dla tego planu.
Jeżeli przy próbie korekty planów amortyzacji wystąpią błędy, operator otrzyma ich
dokładny wykaz (z krótkim opisem typu błędu) i możliwość wydrukowania go.
Aby korekta planu amortyzacji mogła zostać dokonana środek musi spełniać pewne
warunki:
•
posiada plan amortyzacji dla bieżącego (w programie) roku obrachunkowego,
•
nie został zlikwidowany ani sprzedany.
Jeżeli środek spełnia powyższe warunki użytkownik musi wybrać „Datę korekty
planu” z jaką korekta planów zostanie zarejestrowana w kartotece wydarzeń.
„Data korekty planu” powinna spełniać następujące warunki:
•
•
•
Umorzenie miesięczne
Opcja ta umożliwia użytkownikowi dokonanie umorzenia miesięcznego dla obu
rodzajów amortyzacji i jest dostępna zarówno dla pojedynczych środków jak i serii
(zaznaczone). Aby zaznaczyć wybrane środki trwałe należy włączyć opcję
zaznaczania. Aby tego dokonać należy kliknąć prawym klawiszem myszy na pasku z
nazwą kolumny i z menu kontekstowego kliknąć „Zaznaczanie wielu pozycji”.
Zaznaczać przytrzymując klawisz [Shift] + strzałka lub klikając myszką.
Operacji umorzenia miesięcznego można dokonać wybierając z górnego menu
lub wprowadzając środek trwały na zakładce zatytułowanej „Wydarzenia” uruchomić
prawy przycisk myszy.
Aby można było dokonać tej operacji środek musi posiadać plan(y) amortyzacji na
bieżący (w programie) rok obrachunkowy.
Program daje możliwość wyboru daty z jaką umorzenie ma zostać dokonane.
System został zaopatrzony w umiejętność podpowiadania użytkownikowi poprawnych
dat umorzeń (domyślnie jest to ostatni dzień miesiąca, który automatycznie określa
program).
Odbywa się to na następujących zasadach :
•
dla pojedynczego środka program określa datę najbliższego możliwego umorzenia
dla amortyzacji księgowej oraz podatkowej i (jeżeli się różnią) podpowiada
najwcześniejszą z nich,
•
dla serii środków program określa daty najbliższego możliwego umorzenia dla
każdego z osobna i podpowiada użytkownikowi najwcześniejszą z nich.
Operator systemu może zmienić datę umorzenia, musi jednak wiedzieć, że :
•
nie może ona pochodzić spoza bieżącego (w programie) roku obrachunkowego,
8-89
•
musi pochodzić z miesiąca przeznaczonego do amortyzacji,
•
odpis w tym miesiącu nie został jeszcze dokonany,
•
dokonano odpisu w poprzednim miesiącu przeznaczonym do amortyzacji,
•
nie może poprzedzać daty dokonania ostatniego wydarzenia dla tego środka.
Zatwierdzenie ustawień odbywa się poprzez użycie przycisku
.
Jeżeli użytkownik dokonuje operacji dla środków zaznaczonych to dla każdego
umorzenia, które się powiodło powinien pojawić się napis "dokonano umorzenia
środków".
Jeżeli przy próbie dokonywania umorzeń wystąpiły błędy, operator otrzyma ich
dokładny wykaz (z krótkim opisem typu błędu) i możliwość wydrukowania go.
Aktualizacja wartości
Opcja ta umożliwia użytkownikowi dokonanie aktualizacji wartości środka dla obu
rodzajów amortyzacji. Opcja jest dostępna zarówno dla pojedynczych środków jak i
serii (zaznaczone). Aby zaznaczyć wybrane środki trwałe należy włączyć opcję
Aby aktualizacja wartości została dokonana poprawnie, środek musi być przyjęty do
programu.
Operacji tej można dokonać wybierając z górnego menu głównego okna programu
lub wprowadzając środek trwały
na zakładce zatytułowanej „Wydarzenia” uruchomić prawy przycisk myszy.
DATA AKTUALIZACJI musi spełniać następujące warunki:
•
nie może pochodzić spoza bieżącego roku obrachunkowego,
•
nie może poprzedzać daty przyjęcia środka,
•
•
jeżeli nie rozpoczęto jeszcze amortyzacji środka w programie - nie może
przekraczać żadnej z dat rozpoczęcia amortyzacji,
•
Użytkownik posiada możliwość dokonania aktualizacji:
•
korzystając ze zdefiniowanych uprzednio tabel aktualizacji,
.
Jeżeli operacja aktualizacji powiedzie się, program automatycznie dokona przeliczenia
istniejących planów amortyzacji i zaktualizuje wartość środka trwałego.
W przypadku niepowodzenia użytkownik otrzyma informację o błędach.
Zmiana wartości początkowej
Opcja ta umożliwia użytkownikowi dokonanie zmiany wartości początkowej środka
dla obu rodzajów amortyzacji. Opcja jest dostępna dla pojedynczych środków oraz
zaznaczonej serii. Aby zaznaczyć wybrane środki trwałe należy włączyć opcję
Aby zmiana wartości początkowej została dokonana poprawnie środek musi być
przyjęty do ewidencji w systemie.
Uwaga
Można dokonać zarówno zwiększenia jak i zmniejszenia wartości środka. Zmniejszenie
wartości polega na wpisaniu ujemnej kwoty zmiany.
lub wprowadzając środek trwały na
„Środki trwałe →Ewidencja” klawisz
zakładce zatytułowanej „Wydarzenia” uruchomić prawy przycisk myszy.
W wyświetlonym oknie należy wypełnić omówione poniżej pola.
DATA ZMIANY WARTOŚCI musi spełniać następujące warunki:
•
•
nie może poprzedzać daty przyjęcia środka,
•
•
•
Przy okazji zmiany wartości początkowej środka operator systemu ma możliwość
dokonania modyfikacji trzech parametrów dla każdego typu amortyzacji (księgowa i
podatkowa):
•
KWOTY ZMIANY - poprzez wpisanie niezerowej (dodatniej lub ujemnej) kwoty
zmiany,
•
METODY AMORTYZACJI – tylko w przypadku gdy dany środek jest
amortyzowany jednorazowo,
•
WSPÓŁCZYNNIKA AMORTYZACJI,
•
STAWKI AMORTYZACJI.
Parametr „Miesiąc pierwszego odpisu po zmianie wartości” określa datę wprowadzenia
zmian w życie i jest dostępny tylko dla miesięcznej częstotliwości odpisów.
8-91
Uwaga
W przypadku zmiany wartości środka amortyzowanego metodą jednorazową, okno
dialogowe zmiany wartości początkowej zawiera dodatkową zakładkę „Miesiące”
służącą do wyboru częstotliwości odpisów amortyzacyjnych. Jeśli zostanie wybrana
miesięczna częstotliwość odpisów można również wybrać miesiące amortyzacji.
.
Jeżeli operacja zmiany wartości początkowej powiedzie się, program automatycznie
dokona przeliczenia istniejących planów amortyzacji i zaktualizuje wartość środka
trwałego.
W przypadku niepowodzenia użytkownik otrzyma informacje o błędach.
Odpis aktualizujący
Opcja ta umożliwia użytkownikowi dokonanie odpisu aktualizującego. Odpis
aktualizujący może dotyczyć zarówno amortyzacji księgowej jak i podatkowej. Opcja
jest dostępna dla pojedynczych środków jak i całej serii. Aby zaznaczyć wybrane
środki trwałe należy włączyć opcję zaznaczania. Aby tego dokonać należy kliknąć
prawym klawiszem myszy na pasku z nazwą kolumny i z menu kontekstowego kliknąć
klikając myszką.
DATA ODPISU AKTUALIZACYJNEGO musi spełniać następujące warunki:
•
musi pochodzić z bieżącego roku obrachunkowego,
•
•
nie może poprzedzać kolejnych wydarzeń,
•
nie może przekraczać daty kolejnego planowanego umorzenia,
•
nie może poprzedzać daty rozpoczęcia amortyzacji,
•
jeżeli brak pierwszego planu to nie może przekraczać daty rozpoczęcia
amortyzacji,
•
jeżeli brak kolejnego planu to nie może przekraczać daty końca pierwszego
miesiąca w roku.
Kwota odpisu aktualizującego nie może przekroczyć wartości pozostałej do umorzenia
środka. Program automatycznie podpowiada tę wartość. Po zatwierdzeniu operacji
poprzez użycie przycisku
następuje aktualizacja „WARTOŚĆ ODPISÓW
AKTUALIZUJĄCYCH” w ewidencji środków trwałych dla danego środka. Kwota
odpisu aktualizującego nie wpływa na podstawę wyliczenia amortyzacji środka, a
jedynie na czas amortyzacji (zmniejszenie kwoty pozostałej do pełnego umorzenia skrócenie czasu amortyzacji). Jeżeli w danym roku obrachunkowym został
wyznaczony plan amortyzacji, a kwota odpisu aktualizującego jest na tyle duża, że
zakończenie amortyzacji nastąpi w tym roku to program dokona przeliczenia planu
amortyzacji.
Storno odpisu aktualizacyjnego
Opcja ta umożliwia użytkownikowi dokonanie storna odpisu. Storno odpisu jest
operacją o działaniu odwrotnym do odpisu aktualizującego i może dotyczyć zarówno
amortyzacji księgowej jak i podatkowej. Opcja jest dostępna dla pojedynczych
środków trwałych oraz zaznaczonej grupy środków. Aby zaznaczyć wybrane środki
klikając myszką.
DATA STORNA ODPISU musi spełniać następujące warunki:
•
musi pochodzić z bieżącego roku obrachunkowego,
•
•
nie może poprzedzać kolejnych wydarzeń,
•
nie może przekraczać daty kolejnego planowanego umorzenia,
•
nie może poprzedzać daty rozpoczęcia amortyzacji,
•
jeżeli brak pierwszego planu to nie może przekraczać daty rozpoczęcia
amortyzacji,
•
jeżeli brak kolejnego planu to nie może przekraczać daty końca pierwszego
miesiąca w roku.
Kwota storna odpisu nie może przekraczać różnicy między wartością początkową
a zaktualizowaną wartością początkową środka. Jeżeli przed tą operacją dokonano
odpisu aktualizującego to program podpowiada kwotę równą kwocie odpisu. W
przeciwnym wypadku jest to kwota zerowa. Po zatwierdzeniu operacji poprzez użycie
następuje aktualizacja wartości „WARTOŚĆ ODPISÓW
przycisku
AKTUALIZUJĄCYCH” w ewidencji środków trwałych dla danego środka. Kwota
8-93
storna odpisu nie wpływa na podstawę wyliczenia amortyzacji środka a jedynie na czas
amortyzacji (zwiększenie kwoty pozostałej do pełnego umorzenia - wydłużenie czasu
amortyzacji).
Jeżeli w danym roku obrachunkowym dokonywane były odpisy aktualizujące, które
spowodowały przeliczenie planu amortyzacji to program dokona ponownego
przeliczenia planu amortyzacji.
Likwidacja środka
Opcja ta umożliwia użytkownikowi dokonanie likwidacji środka, jest dostępna dla
pojedynczych środków i zaznaczonej serii środków. Aby zaznaczyć wybrane środki
klikając myszką.
Aby likwidacja środka została dokonana poprawnie, środek musi być przyjęty do
ewidencji w systemie.
DATA LIKWIDACJI jest datą zarejestrowania wydarzenia likwidacji środka w
systemie.
Musi ona spełniać następujące warunki:
•
•
•
•
jeżeli amortyzowano już środek w programie - nie może przekraczać daty
najbliższego planowanego, a jeszcze nie dokonanego umorzenia (chronologia
wydarzeń),
•
Następnie użytkownik powinien zaznaczyć opcję „Wystaw dokumenty likwidacji”.
Pojawi się raport likwidacji i jeśli jest wszystko w porządku pojawi się dokument
likwidacji środków. Jeżeli przy próbie likwidacji środka wystąpi błąd, operator
otrzyma w oknie komunikatu jego opis.
W dokumencie likwidacji środka należy wybrać kod dokumentu likwidacji i wpisać
numer kolejny.
W przypadku numeracji automatycznej program dokonuje generacji unikalnego
numeru według zadanego wzorca (maski numeru).
Kolejnym krokiem jest ustalenie początku i końca użytkowania środka, składu komisji,
osoby odpowiedzialnej, daty proponowanej likwidacji oraz właściwej daty likwidacji.
Można wpisać sposób i przyczynę likwidacji, informacje o decyzji, adnotacje oraz
wnioski.
.
Sprzedaż środka
Opcja ta umożliwia użytkownikowi dokonanie sprzedaży środka, jest dostępna dla
pojedynczych środków oraz zaznaczonej serii środków. Aby zaznaczyć wybrane środki
trwałe należy włączyć opcję zaznaczania. Zaznaczanie pozycji zostało opisane w części
dotyczącej likwidacja środka.
Aby sprzedaż środka została dokonana poprawnie środek musi być przyjęty do
ewidencji w systemie.
DATA SPRZEDAŻY jest datą zarejestrowania wydarzenia sprzedaży środka w
systemie.
•
•
•
•
jeżeli amortyzowano już środek w programie - nie może przekraczać daty
najbliższego planowanego, a jeszcze nie dokonanego umorzenia (chronologia
wydarzeń),
•
Wypełnienie pola NUMER DOKUMENTU SPRZEDAŻY nie jest obowiązkowe.
.
Jeżeli przy próbie sprzedaży środka wystąpi błąd, operator otrzyma w oknie
komunikatu jego opis. Środek trwały nie zostanie sprzedany.
8-95
Zmiana miejsca użytkowania
Opcja ta umożliwia użytkownikowi dokonanie zmiany miejsca użytkowania środka po
tym jak dokonał już przyjęcia go do ewidencji. Dostępna jest dla pojedynczego środka
i zaznaczonej serii środków. Jeśli zostały utworzone zestawy środków, zmiana miejsca
może dotyczyć całego zestawu. Aby zaznaczyć wybrane środki trwałe należy włączyć
opcję zaznaczania. Zaznaczanie pozycji zostało opisane w części dotyczącej likwidacja
środka.
Operacji zmiany miejsca użytkowania można dokonać wybierając z górnego menu
lub wprowadzając środek trwały na zakładce zatytułowanej „Wydarzenia” uruchomić
prawy przycisk myszy.
Program wyświetli okno „Zmiana miejsca użytkowania”, w którym znajduje się pole:
1.
AKTUALNE MIEJSCE UŻYTKOWANIA
2.
NOWE MIEJSCE UŻYTKOWANIA - należy wskazać nowe miejsce użytkowania
dla środka. Wyboru nowego miejsca użytkowania dokonuje się poprzez jego
wskazanie (klawisz
3.
) i dwukrotne kliknięcie myszką.
DATA ZMIANY - jest datą zarejestrowania wydarzenia zmiany miejsca
użytkowania w systemie.
•
•
•
•
jeżeli amortyzowano już środek w programie – nie może pochodzić z zamkniętego
miesiąca.
Wskazówka Zaznaczenie pola „Wystaw protokół zdawczo-odbiorczy” powoduje automatyczne
wygenerowanie protokołu zdawczo odbiorczego dla wprowadzanego wydarzenia
zmiany miejsca użytkowania.
Jeżeli przy próbie zmiany miejsca użytkowania środka wystąpi błąd (spowodowany na
przykład próbą przeniesienia środka w miejsce, w którym jest aktualnie użytkowany),
operator otrzyma w oknie komunikatu jego opis.
Jeśli w oknie „Zmiana miejsca użytkowania” zostało zaznaczone pole „Wystaw
protokół zdawczo-odbiorczy”, to po wygenerowaniu raportu ze zmianą miejsca
użytkowania program pokaże okno „Protokół zdawczo-odbiorczy”. W oknie tym
można podać informacje, które zostaną umieszczone na wystawianym dokumencie.
Należy wybrać kod dokumentu (kody dokumentów wprowadzane są w słownikach),
numer kolejny. Numer dokumentu pojawia się na podstawie maski wzorca kodu
dokumentu. W części „Protokół” wpisać komisję, osobę zdającą, osobę przyjmująca,
datę przyjęcia oraz adnotacje.
Kartoteka wydarzeń
Okno przeglądania wydarzeń można wywołać z górnego menu w głównym oknie
programu poprzez wybranie opcji „Środki trwałe → Wydarzenia”.
Kartoteka wydarzeń dostępna jest z poziomu każdego roku obrachunkowego w danej
firmie.
Okno wydarzeń zawiera wykaz wszystkich wydarzeń dla wszystkich środków trwałych
wprowadzonych do ewidencji.
Kartoteka zawiera następujące informacje: określenie środka którego dotyczy dane
wydarzenie, typ wydarzenia, data dokonania wydarzenia, opis wydarzenia oraz
operator, który wydarzenie zarejestrował.
Sortowanie danych odbywa się poprzez kliknięcie myszą na tytule kolumny tabeli.
Jeśli interesują nas wydarzenia jednego środka w kolumnie „Środek trwały” ustawiamy
nazwę tego środka. Jeśli szukamy konkretnego wydarzenia w kolumnie „Typ”
ustawiamy to wydarzenie.
Dodatkowo w lewej części okna jest drzewo dat w którym znajdują się posegregowane
wg dat wydarzenia.
Przyciski umieszczone u dołu okna umożliwiają usuwanie istniejących wydarzeń,
wystawianie dokumentów przyjęcia, likwidacji oraz protokołów zdawczo odbiorczych.
Przyciski
i
oraz odpowiadające im funkcje w podręcznym
menu (pop-up menu) nie są aktywne, jeśli kartoteka nie zawiera żadnych pozycji.
Usunięcie pozycji z kartoteki wydarzeń powoduje unieważnienie dokonanego
wydarzenia i przywrócenie stanu sprzed jego dokonania. Jest ono możliwe dla
pojedynczej pozycji oraz dla wszystkich pozycji zaznaczonych. W celu zachowania
chronologii wydarzeń możliwe jest usunięcie jedynie ostatniej pozycji z kartoteki lub
kilku pozycji z jej końca.
Okno dialogowe zawiera także opcję wydruku dokumentu przyjęcia, likwidacji lub
protokołu zdawczo odbiorczego. Wydruk można wywołać zawsze w trakcie
wykonywania wydarzenia. Jeśli zrezygnowano z wydruku ponownie można go
8-97
wywołać w kartotece wydarzeń po uruchomieniu klawisza [OPERACJE] . W tym celu
należy wcześniej zaznaczyć wydarzenia odpowiedniego typu tzn. aby wydrukować
dokument przyjęcia należy zaznaczyć wydarzenie dotyczące przyjęcia środka, aby
wydrukować dokument likwidacji należy zaznaczyć wydarzenie dotyczące likwidacji
środka.
Wszystkie wystawione dokumenty ewidencyjne znajdują się w opcji „Środki trwałe →
Dokumenty ewidencyjne”.
Oddzielnie znajdują się dokumenty przyjęcia środków trwałych, oddzielnie dokumenty
likwidacji środków trwałych i protokoły zdawczo odbiorcze.
Księgowanie wydarzeń środków trwałych
Dla każdego wydarzenia środka trwałego można wystawić „Dokument wydarzeń ST”.
Po wystawieniu takiego dokumentu i przypisaniu do niego wydarzeń (klawisz
[Operacje/Przypisz wydarzenia]) pojawi się on jako nagłówek dokumentu księgowego
na liście dokumentów księgowych ze statusem „niezarejestrowany”.
Uruchom przycisk
aby przypisać
wydarzenia
Przypisane
wydarzenia
Po naciśnięciu
zostanie utworzony
nagłówek
dokumentu
księgowego
Program umożliwia automatycznie rozksięgowanie dokumentów wydarzeń
środków trwałych.
Należy uruchomić przycisk
automatyczne”.
i wybrać opcję „Rozksięgowanie
Po rozksięgowaniu (odbywa się to na podstawie wzorca ) zmienia się status
dokumentu na „w buforze”.
Dokument wydarzeń ST można wystawiać dowolnie. Może to być jeden dokument
w miesiącu, który zawiera wszystkie wydarzenia lub wiele dokumentów (jeden
dokument dla jednego wydarzenia).
Księgowanie wydarzeń przez eksport do XML
Księgowanie wydarzeń środków trwałych odbywa się przez wykorzystanie wzorca
księgowego.
W pierwszym etapie należy uruchomić opcje „Środki trwałe → Wydarzenia”. Zaznaczyć
wybrane wydarzenia (w pasku narzędzi musi być włączona opcja „Zaznaczanie wielu
pozycji”).
Podświetlone wydarzenia należy wyeksportować do pliku XML. Eksport do pliku XML
został omówiony w rozdziale „Obsługa programu”.
W następnej kolejności należy sprawdzić wzorzec księgowy. Jeśli istnieje wzorzec dla
wydarzeń środków trwałych można przystąpić do rozksięgowywania.
Tworzenie wzorca księgowego zostało opisane w rozdziale „Administracja”.
Rozksięgowanie danych odbywa się w opcji „Administracja → Księgowość →
Rozksięgowanie dokumentów”. Operacja ta została szczegółowo omówiona w rozdziale
„Administracja”.
Podczas rozksięgowania mogą wystąpić błędy. Przyczyna mogą być:
•
Środek trwały, miejsce użytkowania środka lub rodzaj księgowy na który księgowane są
wydarzenia nie posiadają numeru analityki.
•
Zły wzorzec księgowy
•
Konto we wzorcu na którym mają być księgowane środki nie istnieje w planie kont lub
jest zablokowane.
Dokumenty ewidencyjne
Wystawianie dokumentów ewidencyjnych możliwe jest jedynie dla środków
amortyzowanych.
Kartoteka dokumentów ewidencyjnych znajduje się w opcji „Środki trwałe → Dokumenty
ewidencyjne” i podzielona jest wg rodzaju na:
•
•
•
Protokoły zdawczo odbiorcze.
Wydruk dowodu przyjęcia środka trwałego można wywołać w trakcie dokonywania
wydarzenia przyjęcie środka oraz z górnego menu głównego okna programu po wybraniu
opcji „Środki trwałe → Środki trwałe” po uruchomieniu klawisza [DOKUMENTY] lub
.
podobnie w opcji „Środki trwałe →Wydarzenia” po uruchomieniu klawisza
8-99
Zestawienie można wykonać dla pojedynczych pozycji obu kartotek lub zaznaczonych
środków trwałych. Aby zaznaczyć środki trwałe należy włączyć opcję zaznaczania.
Aby tego dokonać należy kliknąć prawym klawiszem myszy na pasku z nazwą
kolumny i z menu kontekstowego kliknąć „Zaznaczanie wielu pozycji”.
W przypadku tworzenia wydruku z okna kartoteki wydarzeń, wydruk dokumentu
przyjęcia jest możliwy tylko wtedy, gdy bieżąca pozycja kartoteki jest wydarzeniem
typu „Przyjęcie środka trwałego do programu”. W przypadku tworzenia wydruku z
okna ewidencja środków trwałych wydruk dokumentu jest możliwy tylko wtedy, gdy
środek został przyjęty do użytkowania.
Uwaga
Jeśli środek wprowadzony do ewidencji w systemie był już wcześniej amortyzowany tzn.
posiada bilans otwarcia , sporządzenie wydruku dowodu przyjęcia nie jest możliwe.
Wydruk poprzedzony jest edycją niektórych parametrów. Służy do tego okno edycji
dokumentu przyjęcia. Wszystkie pozycje tego okna zostały omówione w rozdziale
„Wydarzenia → Przyjęcie środka trwałego”.
Kartoteka dokumentów przyjęcia środków trwałych znajduje się w opcji „Środki trwałe
→ Dokumenty ewidencyjne→ Dokumenty przyjęcia środków trwałych”.
Znajdują się tu dokumenty przyjęcia każdego środka. Przyciski
oraz
pozwalają na poprawianie danych w dokumencie i usuwanie
wystawionych dokumentów.
Wydruk dowodu likwidacji środka można wywołać w trakcie dokonywania wydarzenia
likwidacji środka oraz z górnego menu głównego okna programu po wybraniu opcji
„Środki trwałe → Środki trwałe” po uruchomieniu klawisza [DOKUMENTY] lub
podobnie w opcji „Środki trwałe →Wydarzenia” po uruchomieniu klawisza
. Zestawienie można wykonać dla pojedynczych pozycji obu kartotek lub
zaznaczonych środków trwałych. Aby zaznaczyć środki trwałe należy włączyć opcję
W przypadku tworzenia wydruku z okna kartoteki wydarzeń wydruk ten jest możliwy
tylko wtedy, gdy bieżąca pozycja kartoteki jest wydarzeniem typu LIKWIDACJA. W
przypadku tworzenia wydruku z okna ewidencja środków trwałych wydruk dokumentu
jest możliwy tylko dla środka który został zlikwidowany.
Wydruk poprzedzony jest edycją niektórych parametrów. Służy do tego okno edycji
dokumentu likwidacji.
Kartoteka dokumentów likwidacji środków trwałych znajduje się w opcji „Środki
trwałe → Dokumenty ewidencyjne→ Dokumenty likwidacji środków trwałych”.
Znajdują się tu dokumenty likwidacji każdego środka. Przyciski
oraz
pozwalają na poprawianie danych w dokumencie i usuwanie wystawionych
dokumentów.
Protokoły zdawczo odbiorcze
Wydruk protokołu zdawczo odbiorczego można wywołać w trakcie dokonywania
wydarzenia zmiany miejsca użytkowania środka oraz z górnego menu głównego okna
programu po wybraniu opcji „Środki trwałe → Środki trwałe” na zakładce „Wydarzenia”
lub podobnie w opcji „Środki trwałe →Wydarzenia” po uruchomieniu klawisza
[OPERACJE].
Aby wydrukować protokół należy:
1.
2.
Z górnego menu głównego okna programu wybrać opcję „Środki trwałe →
Wydarzenia”.
Odszukać pozycję dla której ma być wydrukowany protokół. Przy czym pozycja ta
powinna być już przesunięta do innego miejsca użytkowania (w kolumnie „Typ
wydarzenia” powinno być wpisane „Zmiana miejsca użytkowania”).
3.
4.
Nacisnąć klawisz
i wybrać „Wystaw protokoły zdawczo-odbiorcze”
W wyświetlonym oknie wprowadzić dane, które mają być umieszczone na
drukowanym protokole.
5.
program wydrukuje żądany dokument.
Kartoteka protokołów zdawczo odbiorczych znajduje się w opcji „Środki trwałe →
Dokumenty ewidencyjne→ Protokoły zdawczo odbiorcze”.
Znajdują się tu dokumenty każdego środka. Przyciski
oraz
pozwalają na poprawianie danych w dokumencie i usuwanie wystawionych dokumentów.
8-101
Kartoteki
Działanie programu RAKSSQL Księgowość opiera się na danych zgromadzonych w
kartotekach. Kartoteki są podstawową i niezbędną bazą informacji zapamiętywaną w
programie. Zaletą stosowania kartotek jest przyśpieszenie pracy z programem,
ponieważ raz wprowadzona informacja może być użyta wielokrotnie bez konieczności
powtórnego uzupełniania danych.
Reguły i zalety wykorzystywania kartotek:
•
•
•
•
•
Korzystanie z mechanizmu kartotek ułatwia pracę, ale zobowiązuje użytkowników
do przestrzegania zasady „Pozycja raz wpisana nie wymaga powtórnego
wpisywania, a jedynie wyboru z listy. Dwukrotne wpisanie tej samej, według nas,
pozycji może spowodować rozbieżność przy grupowaniu, gdyż program potraktuje
te pozycje jako odrębne.
Jednorazowo wpisane dane mogą być wykorzystywane wielokrotnie - co
oszczędza czas, chroni przed pomyłkami oraz pozwala m.in. na grupowanie
danych względem wybranej pozycji w kartotece.
Unikamy wielokrotnego wpisywania tych samych danych oraz zapamiętania dużej
ilości informacji z nimi związanych (np. wybranie z listy kontrahenta spowoduje
automatyczne przepisanie jego danych jak: nazwa, adres, NIP, numer rachunku
bankowego, itd.).
Kartoteki mogą być uzupełniane przed lub w trakcie pracy, np. podczas
wystawiania dokumentu.
Korekta danych w kartotece zapewnia uaktualnienie danych w powiązanych z nią
innych kartotekach lub dokumentach
8-103
Kontrahenci
Program RAKSSQL posiada jedną wspólną kartotekę kontrahentów. Wspólna kartoteka
łączy system finansowy z systemem magazynowych, środkami trwałymi, kasą i
bankiem oraz systemem CRM do zarządzania sprzedażą.
Tworząc kartotekę konieczne jest określenie typu kontaktu:
• Firma
• Pracownik
Dla firmy - konieczne jest określenie typu kontrahenta wg kategorii:
• Odbiorca;
• Dostawca;
• Akwizytor.
Informacje są wykorzystywane przy wystawianiu wszelkiego rodzaju dokumentów.
Kontrahentów można podzielić na odpowiednie grupy. Podział kontrahentów na grupy
oraz odpowiednie typy ma bardzo istotny wpływ na wystawiane dokumenty oraz
generowane wydruki.
Zakładanie grup kontaktów
Program umożliwia zakładanie dowolnej ilości grup w kartotece kontaktów.
Nazwy oraz układ grup powinien być dokładnie przemyślany, ponieważ będzie on
widoczny dokładnie w tej samej formie w całym programie, we wszystkich modułach.
Kontrahent będzie zawsze przypisany do jednej i tej samej grupy w każdym module.
Podziały na podgrupy wykorzystywane są przy zestawieniach i wydrukach.
Podział na grupy umożliwia:
• Łatwiejsze dotarcie do danych
• Podział kontrahentów w zależności od indywidualnych potrzeb użytkownika
Podstawową, automatycznie utworzoną grupą jest grupa „Wszystkie”. Znajdują się tam
wszyscy kontrahenci niezależnie od przyporządkowania do własnych podgrup.
Aby utworzyć nową grupę, należy:
1. Przejść do opcji „Kartoteki/ Kontrahenci”
2. Pojawi się okno:
Lista podgrup
utworzonych
przez
użytkownika
Lista
kontrahentów
aktualnie
otwartej grupy
Okno „Kontakty” składa się z:
• Okna z drzewem grup
• Okna z listą kontrahentów
Informacje o kontrachencie,
dokumentach, operacjach można
przegladać w dolnej częsci okna
Po uruchomieniu przycisku program
pozwala dodać kontrahenta oraz
dokumenty, stosownie do
uruchomionej zakładki.
Drzewo z listą grup znajduje się z lewej strony. Z prawej znajduje się lista
kontrahentów aktualnie podświetlonej grupy.
Po instalacji programu pojawia się grupa „Wszystkie”. Można ją rozbudować o
kolejne grupy i podgrupy. Tworzy się w ten sposób drzewko, które można zwinąć
(przycisk z minusem lub
) lub rozwinąć (przycisk z plusem lub
).
Aby założyć nową grupę należy ustawić się z lewej strony okna i nacisnąć prawy
przycisk myszy. Pojawi się menu kontekstowe z którego należy wybrać opcje
„Dodaj”.
8-105
Tabela 1 Opcje pomocnicze w kartotece kontrahentów:
Opcje
Skrót
[DODAJ]
Ins
Opis
Dodaj grupę.
Przycisk służy do tworzenia nowych grup pod grupą
główną.
[EDYTUJ]
F2
Zmień nazwę grupy.
Przycisk służy do zmodyfikowania niepoprawnie wpisanej
nazwy grupy lub podgrupy lub zmiany nazwy na inną.
[DODAJ
PODRRZĘDNĄ]
Ctrl+Ins
Dodaj grupę podrzędną.
Przycisk służy do tworzenia grup podrzędnych do grupy
aktualnie podświetlonej.
[USUŃ]
Del
Skasuj grupę
Przycisk służy do usunięcia grupy lub podgrupy na liście.
3.
Po uruchomieniu prawego klawisza myszy i wybraniu opcji z tabeli, ukaże się
okno „Definicja grupy”. Należy wpisać:
•
Nazwę grupy (wymagana, dowolna nazwa, 25 znaków)
•
Numer konta odbiorcy, dostawcy, akwizytora, pracownika
4.
Nacisnąć przycisk [ZAPISZ]. Aby anulować wprowadzane dane nacisnąć
[ANULUJ].
Założona grupa znajdzie się na liście grup.
5.
Można zmienić grupę na inną. W tym celu, należy ustawić się na danym kontrahencie,
nacisnąć przycisk [EDYCJA], zmienić nazwę grupy i nacisnąć [ZAPISZ].
W dolnej części okna kartoteki znajdują się przyciski
,
które umożliwiają dodawanie, poprawianie oraz edycję kontaktu i
rozrachunku.
Dodawanie kontaktu
Aby założyć nowy kontakt należy:
1. Uruchomić opcję „Kartoteki/ Kontrahenci”.
2. Z lewej strony okna - wybrać grupę, do której chcemy dodać kontakt
3. Z prawej strony okna – w dolnej części nacisnąć przycisk [DODAJ]
4. Ukaże się okno:
oraz
Dane podstawowe, typ,
Urząd skarbowy, dane firmowe, Lista osób upoważnionych, ustawienia
adres, kontakt oraz uwagi konta księgowe kontrahenta
personalne oraz domyślne cen, rabatów,
kontrahenta
oraz rachunki bankowe firmy
sposobu zapłaty i wartości progów
Okno składa się z kilku stron (zakładek), z których każda służy do wprowadzania
określonego zestawu informacji podstawowych oraz dodatkowych o kontrahencie.
Przełączanie się między poszczególnymi stronami odbywa się za pomocą myszki lub
przycisków [Ctrl]+[Tab]. Ilość oraz nazwa dostępnych stron jest uzależniona od
wykupionej licencji na program np. zakładka Schemat organizacyjny, Operacje,
Zadania pojawia się wówczas gdy użytkownik posiada wykupioną licencję na CRM.
Okno „Dane kontaktu” mogą składać się z zakładek.
• Podstawowe
• Dodatkowe
• Sprzedaż i Magazyn
• Finansowe i Księgowe
• Kontakty personalne
• Schemat organizacyjny
• Operacje
• Zadania
• Uwagi
• Załączniki
8-107
Tabela 2
Informacje na zakładce „Dane podstawowe”:
Nazwa
Znaczenie
Typ:
Odbiorca;
Dostawca;
Akwizytor
Informacja o rodzaju zobowiązania wobec firmy i w firmie. W
programie występują dwa typy kontaktu:
• Firma (dotyczy odbiorcy, dostawcy, akwizytora)
• Pracownik (wykorzystywany do operacji kasowych, zaliczek)
Informacja wykorzystywana jest przy tworzeniu dokumentu oraz
zestawień. W zależności od zaznaczenia określonego typu pewne pola
na kolejnych stronach stają się aktywne lub nie.
Grupa:
Grupa
Folder, do którego można przypisać kontrahenta. Wszystkie założone
przez użytkownika foldery widoczne są z lewej strony okna „Kontakty”.
Domyślnie program przypisuje kontrahenta do grupy aktualnie
podświetlonej oraz automatycznie do grupy głównej. Przycisk
pozwala wybrać lub zmienić grupę kontrahenta.
Dane identyfikacyjne:
Nazwa skrócona
Skrócona nazwa firmy lub imię i nazwisko pracownika.
Wykorzystywana do szybkiej identyfikacji użytkownika. Będzie się
pojawiała na liście kontrahentów oraz zestawieniach i rejestrach
dokumentów.
Nazwa pełna
Pełna nazwa firmy lub imię i nazwisko pracownika.
NIP
Numer Identyfikacji Podatkowej (dotyczy tylko płatników VAT).
Wykorzystywany przy sortowaniu, zestawieniach i wydrukach. W
zależności od Państwa (z danych adresowych) przed numerem NIP
pojawia się kod państwa w UE.
Kod kreskowy
Kod kreskowy kontrahenta wykorzystywany przy wystawianiu
dokumentów. Wystarczy wpisać kod, a program znajdzie kontrahenta
wraz z jego danymi.
Dane adresowe:
Typ
Typy adresów, np. firmowy, domowy, prywatny itp. Po uruchomieniu
przycisku
istnieje możliwość wprowadzania nowego typu adresu, a
po uruchomieniu
wybrania go z listy wprowadzonych typów.
Ulica; Dom; Lokal
Informacja o ulicy, numerze domu i lokalu kontrahenta
wykorzystywana w zestawieniach, gdzie potrzebny jest dokładny adres.
Kod;
Miejscowość;
Województwo;
Państwo
Informacja o kodzie pocztowym oraz nazwa miasta, województwa i
kraju, z którego wywodzi się dana firma (kontrahent) lub pracownik.
Wprowadzone informacje mogą być adresem domyślnym (dla firmy
która posiada kilka adresów) W tym celu należy kliknąć przycisk
. Kolejny adres można wpisać bezpośrednio w oknie lub
nacisnąć klawisz „Adres domyślny”.
Tabela 2
Informacje na zakładce „Dane podstawowe” (ciąg dalszy):
Nazwa
Znaczenie
Telefony:
Telefon; Fax
Informacje o sposobie kontaktu z danym kontrahentem.
Internet:
WWW; Email
Informacje o sposobie kontaktu z danym kontrahentem.
Uwagi:
Uwagi
Tabela 3
Użytkownik może wpisać dowolną informację np. dodatkowe numery
telefonów, kontakty itp.
Informacje na zakładce „Dane dodatkowe”:
Nazwa
Znaczenie
Dane firmowe:
Typ firmy
Informacja o typie firmy. Przycisk
np. handlowa, a przycisk
pozwala zdefiniować nowy typ,
wybrać go z listy.
Regon
Informacja o regonie kontaktu do zestawień oraz wydruków
Nr rejestru sądowego
Informacja o numerze rejestru sądowego kontaktu
Konta księgowe:
Konto FK odbiorcy
Konto FK dostawcy
Konto FK akwizytora
Konto FK pracownika
Jest to informacja o numerze konta analitycznego kontrahenta lub
pracownika wykorzystywana przy współpracy z programem Finanse i
Księgowość. Maksymalnie można wprowadzić 20 znaków.
Program sprawdza unikalność numerów kont podczas zapisu i informuje
operatora o jej braku. W takim przypadku pada pytanie o operację, którą
program ma zrobić (zapisać, anulować, pobrać numer kolejny)
Podczas edycji kontaktu numery nie są automatycznie nadawane oprócz
przypadku, gdy operator zmienia bądź rozszerza typ. Wtedy,
analogicznie do dodawania, nadawane są numery kont.
Rachunki bankowe:
Rachunki bankowe
Numer rachunku kontrahenta. Program pozwala na wprowadzenie
kilku rachunków bankowych oraz określenia, który z nich będzie
rachunkiem domyślnym i będzie się pojawiał podczas wystawiania
polecenia przelewu (prawy przycisk myszy w oknie „Rachunki
bankowe” lub przycisk [DOMYŚLNY]).
Rachunek bankowy można dodać lub usunąć.
8-109
5.
Po wprowadzeniu danych o kontakcie należy nacisnąć przycisk [ZAPISZ]. Założony
przez nas kontakt znajdzie się w kartotece.
Uwaga
Jeśli bieżący użytkownik programu nie posiada uprawnień, przyciski służące do
dodania nowego kontaktu będą nieaktywne.
Kasy
Kartoteka kas pozwala na tworzenie nieograniczonej ilości kas złotówkowych oraz
walutowych, w zależności od potrzeb i wymagań użytkownika.
W podstawowej wersji programu - wersji START można założyć tylko jedną kasę.
Aby utworzyć kasę należy:
1. Uruchomić opcję „Kartoteki/ Kasy”
2. Nacisnąć przycisk [DODAJ]
Wpisz
początkowy stan
kasy
Aktualny
stan kasy
Dołącz waluty
do kasy
Odłącz walut z
kasy
4. W oknie „Kasa” należy wpisać:
• Nazwę kasy (maks. 30 znaków)
• Kolejny numer kasy. Numer jest nadawany automatycznie, ale zawsze można
go zmienić na inny. Jeśli numer kasy zostanie powtórzony, program
poinformuje nas o tym.
• Nazwę filii, do której jest przypisana kasa. Kasa podobnie jak magazyn może
być przypisana do firmy, która jest jednocześnie filią nasze firmy. Ma ona
wspólne kartoteki i słowniki, ale może mieć inny adres i logo niż cała firma.
•
•
•
•
Uwaga
Dowolny opis kasy
Numer konta analitycznego
W oknie „Waluty” można dołączyć waluty, w jakich może być przyjmowana
lub wydawana gotówka z kasy (przycisk [DOŁĄCZ]). Waluty dołączane są
bezpośrednio ze słownika walut, gdzie istnieje możliwość dodania brakującej
waluty. Pierwsza z wybieranych walut będzie walutą domyślną, której nie
można odłączyć.
Aby zmienić walutę domyślną na inną należy, kliknąć prawym klawisze myszy na
tej walucie i z tabeli wybrać „Domyślna” lub nacisnąć [Ctrl+O]. Przycisk
[ODŁĄCZ] służy do usuwania z kasy istniejących walut. Jeśli w trakcje roku
okaże się, że jakaś waluta jest nam nie potrzebna, można zaznaczyć ją jako
nieaktywną (w razie potrzeby można ją uaktywnić- prawy przycisk myszy na
nazwie waluty lub klawisze [Ctrl+A]).
W pozycji „Bilans otwarcia” należy wpisać stan początkowy otwieranej kasy. Jeśli
w kasie jest wiele walut, stan początkowy wpisujemy przy każdej walucie. Bilans
otwarcia to kwota gotówki w kasie, z jaką rozpoczynamy pracę w programie.
Kwotę bilansu otwarcia można zmodyfikować tylko wtedy, gdy nie został jeszcze
wprowadzony żaden dokument kasowy. W pozycji „Stan kasy” znajduje się
zawsze aktualny stan kasy.
Jeśli kwota bilansu otwarcia nie zostanie wpisana, a zostały już wystawione
dokumenty kasowe, nie ma możliwości jej poprawienia.
5.
Po wpisaniu wszystkich informacji o kasie należy nacisnąć przycisk [ZAPISZ].
W dolnej części okna znajduje się nazwa która informuje, w której kasie obecnie się
znajdujemy.
Podwójne kliknięcie na nazwie kasy umożliwia zmianę kasy na inną. Aby zmienić
kasę na inną można również użyć opcji „Administracja/Zmiana/Zmiana kasy”.
W oknie „Wybór kasy” dostępne będą wszystkie kasy z kartoteki kas. Należy wskazać
właściwą kasę i swój wybór zaakceptować przyciskiem [WYBIERZ].
Rachunki bankowe
Wystawiając dokument bankowy użytkownik może korzystać z raz wprowadzonych
rachunków bankowych, co znacznie skraca czas przeprowadzania operacji oraz
zmniejsza ryzyko pomyłek.
Aby wprowadzić rachunek bankowy należy:
1. Uruchomić opcję „Kartoteki/Rachunki bankowe”
8-111
Wpisz nazwę banku.
Dane dotyczące banku,
typu rachunku oraz
możliwość wyboru kodu
SWIFT z listy pojawi się
automatycznie po
wpisaniu numeru (NRB)
Nr konta w programie
finansowym
Wybierz format pliku
oraz katalogu
docelowego
Znaczenie poszczególnych pól edycyjnych znajdujących się w oknie „Rachunek
bankowy” zostało omówione w poniższej tabeli.
Tabela 1
Informacje w oknie „Rachunek bankowy”:
Nazwa
Znaczenie
Rachunek bankowy:
Nazwa banku
Nazwa banku z którym będą dokonywane operacje bankowe. Może być to
dowolna nazwa np. Bank PKO B.P. Max 100 znaków.
Numer (NRB)
Numer rachunku bankowego. Pierwszy człon tego numeru (numer
jednostki (NRB) charakteryzujący konkretny Bank) pojawia się
automatycznie po zapisaniu rachunku bankowego. Drugi człon numeru
rachunku bankowego należy wprowadzić ręcznie.
Bank
Nazwa i adres Banku pojawia się automatycznie po wpisaniu numeru
(NRB).
Kod Swift
Lista kodów Swift wygenerowana automatycznie po wpisaniu numeru
(NRB) - po uruchomieniu .
Typ rachunku
Nazwa typu rachunku, np. Rachunek Oszczędnościowy - Rozliczeniowy
Waluta
wybieramy z listy odpowiedni symbol waluty.
Wyświetlają się wszystkie waluty wprowadzone w opcji
„Słowniki/Finanse/Waluty”.
Maks. debet
Wprowadzamy maksymalną kwotę zadłużenia wobec banku.
Konto FK:
Numer
Wpisujemy numer konta rachunku bankowego zgodnie z programem
finansowym. Stosujemy przy współpracy z programem do księgowości
RAKS FK.
Eksport poleceń przelewu do pliku homebanking
Format pliku
Katalog
Program umożliwia eksport poleceń przelewu do pliku homebanking w
różnym formacje. Po uruchomieniu przycisku wybieramy z listy format
pliku do eksportu. Do wyboru: MultiCash, Baset, Video Tel Corporate
Banking, HomeCash, Goniec, CityDirect, NetBank, Clic, Bresok,
MiniBank24.
W pozycji „Katalog” wskazujemy nazwę dysku i katalogu, gdzie plik ma
być eksportowany (przycisk ). Po ustawieniu formatu pliku i katalogu
można przystąpić do eksportu poleceń przelewu. Aby wyeksportować
polecenia przelewu, należy uruchomić opcję „Bank/Polecenia przelewu”,
zaznaczyć eksportowane przelewy i nacisnąć przycisk
4.
.
Nacisnąć przycisk [ZAPISZ].
.
Aby poprawić dane na rachunku bankowym należy nacisnąć przycisk
Program pozwala poprawić wszystkie informacje poza symbolem waluty. Po
zapisaniu rachunku bankowego pole z symbolem waluty będzie nieaktywne.
Aby usunąć rachunek bankowy należy nacisnąć przycisk
.
W dolnej części okna głównego w pozycji „Rachunek” znajduje się nazwa aktualnie
otwartego rachunku bankowego.
Aby zmienić rachunek na inny należy uruchomić opcję „Administracja/Zmiana
/Zmiana rachunku bankowego” lub kliknąć na nazwie aktualnego rachunku w dolnej
części okna głównego.
Plan kont
Opcja Plan Kont umożliwia wprowadzenie do programu, przeglądanie i uzupełnianie
pozycji planu kont przedsiębiorstwa. Plan kont możemy przeglądać w postaci listy lub
drzewa, przełączenie następuje po kliknięciu na zakładce znajdującej się w lewej
górnej części okna.
8-113
Tabela 5
Przeglądanie i edycja planu kont
Nazwa pola
Znaczenie
Identyfikacja:
Numer
W kolumnie wyświetlany jest numer konta.
Nazwa
W kolumnie program pokazuje nazwę konta.
Waluta
Wpisywane jest trzyliterowe oznaczenie waluty konta.
Saldo
Wpisywany jest symbol typu konta:
J – oznacza konto jednosaldowe
D – oznacza konto dwusaldowe
Rodzaj
Można odczytać informację o rodzaju kota:
B – konto bilansowe
R – konto rozrachunkowe
W – konto wynikowe
P – konto pozabilansowe
Rozr.
Informacja czy konto jest rozrachunkowe:
– konto jest kontem rozrachunkowym
– konto nie jest kontem rozrachunkowym
VAT
Informacja o powiązaniach z Rejestrami VAT:
– na koncie są księgowane kwoty netto zakupu lub sprzedaży
– na koncie nie są księgowane kwoty netto zakupu lub sprzedaży
Blokada
Status konta:
– uruchomiona jest blokada bezpośredniego księgowania na koncie
– brak blokady
Poziom analityk
Kolumna jest domyślnie ukryta. Można ją wyciągnąć po uruchomieniu
opcji "wybór kolumn" (pr. przycisk myszy). Dzięki temu istnieje
możliwość szybkiego przefiltrowania planu kont wg. ilości poziomów
analityk, np. wyłącznie kont syntetycznych lub tylko kont do drugiego
poziomu analityk.
Opis
Dodatkowy opis do konta. Opis może być wykorzystany do wpisania
obcojęzycznych nazw kont.
Plan kont można przeglądać i modyfikować po wyświetleniu go zarówno w postaci
listy jak i drzewa.
Każda kolumna w planie kont może być posortowana. Jeśli użytkownik kliknie na
nazwie kolumny jej dane zostaną posortowane alfabetycznie lub numerycznie.
Program zawsze układa konta według nadawanych im numerów. Do przeglądania listy
służą klawisze [Ç], [È], [ Page Up], [Page Down], [Ctrl]+[Home], [Ctrl]+[End].
Dla każdego konta księgowego dostępny jest widok INFORMACJI o tym koncie:
•
Bilans Otwarcia - dane te pobierane są z zatwierdzonego BO
•
Obroty l Salda - dane te pobierane są z zarejestrowanego dokumentu księgowego.
Istnieje możliwość przeglądania widoku obrotów i sald w określonym zakresie dat (w
ramach bieżącego roku). Dla bieżącego roku domyślnie daty ustawiają się na początek
roku obrachunkowego a końcowa datą okresu jest data dzisiejsza.
W dolnej części okna znajdują się przyciski
,
oraz
, które pozwalają dodać pozycję do planu kont, poprawiać dane dotyczące
konta lub usuwać konto.
Listę wyświetlonych kont można wydrukować po kliknięciu przycisku
.
Dodawanie konta
Konta do planu kont można dodawać:
•
Ręcznie - użytkownik w trakcie dodawania konta decyduje jak długi ma być jego
numer.
•
Automatycznie – po powiązaniu konta z odpowiednią kartoteką. Metoda
stosowana jest do dodawania konta podrzędnego. Można w ten sposób utworzyć 4
poziomy analityk.
Plan kont można w każdym momencie rozszerzać o dowolne pozycje syntetyczne
i analityczne. Aby wprowadzić nowe konto należy:
1.
lub [Insert]. Pokaże się ekran „Konto księgowe”,
Nacisnąć przycisk
tu trzeba wypełnić pola omówione w poniższej tabeli.
Tabela 6 Konto księgowe
Nazwa pola
Identyfikacja:
Numer
Znaczenie
Składa się maksymalnie z 30 znaków. Znak [ - ] oddziela kolejne poziomy
analityki. Nie ma ograniczenia liczby poziomów analitycznych ani ilości
znaków na danym poziomie. Jeżeli wprowadza się konto syntetyczne to w
numerze nie może być znaku [ - ]. (np. [130] dobrze, [130-] źle) Program
sprawdza czy konto nadrzędne istnieje. (np. konto [130] jest nadrzędne dla
[130-0001], a ono z kolei dla [130-0001-a] ). Jeśli nie ma takiego konta, to
pojawia się komunikat o błędzie i wprowadzanie należy zacząć od
początku. Informacja o błędzie pojawia się również w przypadku, gdy
konto o wpisanym numerze już istnieje.
Nazwa
Może być wpisana dowolna nazwa.
Saldowanie
Określa liczbę sald wykazywanych przez konto:
8-115
Jednosaldowe – saldo konta jednosaldowego jest obliczane jako różnica
obrotów strony Winien i Ma.
Dwusaldowe -– saldo konta dwusaldowego jest obliczane jako suma sald
kont podrzędnych (analitycznych) osobno dla strony Winien i Ma. Zatem
konto dwusaldowe musi posiadać konta podrzędne.
Tabela 6
Konto księgowe (c.d.)
Nazwa pola
Identyfikacja:
Rodzaj
Rozrachunkowe
Kwoty netto VAT
Waluta
Znaczenie
Są do wyboru cztery możliwości:
Bilansowe - konta, których salda zmieniają stan aktywów lub pasywów
przedsiębiorstwa. Na podstawie sald tych kont jest sporządzana Tabela Bilansu
Wynikowe - konta, na których ewidencjonuje się koszty i przychody
przedsiębiorstwa. Na podstawie sald tych kont jest sporządzany Rachunek
Zysków i Strat
Pozabilansowe - konta, które nie mają wpływu ani na Bilans ani na Rachunek
Zysków i Strat.
Konta rozrachunkowe pozwalają na szczegółową kontrolę stanu należności i
zobowiązań. O każdej należności (zobowiązaniu) zaksięgowanej
na takim koncie możemy wiedzieć czy i kiedy została uregulowana.
Należy zaznaczyć konta, na których księgowane są kwoty NETTO zakupu lub
sprzedaży. Tylko dokument zadekretowany na tak oznaczonym koncie może
być wprowadzony do Ewidencji VAT. Nie należy zaznaczać kont, na których
księgujemy kwoty brutto tzn. grupy "1" i "2". Jeżeli kwota netto jest
księgowana kilkakrotnie (np. najpierw na koncie Rozliczenie zakupu a potem w
koszty albo w grupie "4" i "5") to należy oznaczyć jedno z tych kont (np. tylko
Rozliczenie zakupu albo oznaczyć konta z grupy "4" a pominąć grupę "5").
Jeżeli konto chcemy wykorzystać do ewidencjonowania kwot w walucie obcej,
to należy wpisać lub wybrać z listy jej symbol międzynarodowy. Listę symboli
walut definiujemy w funkcji SŁOWNIKI → FINANSE WALUTY. Jeśli
podamy symbol inny niż PLN to na koncie takim będziemy mogli w każdym
zapisie podawać dwie kwoty: w złotych i w walucie. Można wykorzystać tę
funkcję do prowadzenia ewidencji ilościowo-wartościowej. Wystarczy do listy
symboli walut dodać jednostkę ilości (np. szt. lub kg).
Uniemożliwia wprowadzanie zapisów bezpośrednio na to konto. Opcja ta jest
użyteczna gdy planujemy później założyć konta analityczne. Niezależnie od tej
blokady program nie pozwala wprowadzać zapisów na konta, które już
posiadają analityki oraz na konta dwusaldowe.
Jeśli opcja zostanie zaznaczona uaktywni się zakładka „Kartoteki” z
możliwością automatycznego zakładania, modyfikowania i usuwania nowych
Powiązanie kartotek kont z kartoteki. Kartotekę można przypisać na odpowiednim poziomie konta.
Można ustawić 4 poziomy, na każdym poziomie analitycznym może być inna
kartoteka.
Należy przypisać, do których pozycji tabeli bilansowej (dla konta bilansowego)
lub Rachunku Zysków i Strat (dla konta wynikowego) wchodzą salda obrotów
strony Winien i strony Ma wprowadzanego konta. Pozycje tabeli są zgodne z
Przypisania
załącznikami do Ustawy o rachunkowości.
Nazwy pozycji można wywołać po uruchomieniu przycisku .
Blokada
Jeśli pola pozycji będą niewypełnione do bilansu lub Rachunku Zysków i Strat
nie zostaną przeniesione salda księgowane na tym koncie.
Pozycje mogą być przypisane do kont syntetycznych, analitycznych lub
subanalitycznych. Jeśli przypisanie następuje na najwyższym poziomie, każda
subanalityka może mieć inną pozycje w bilansie. Jeśli przypisane zostanie konto
syntetyczne - saldo tego konta wchodzi do jednej określonej przy koncie
pozycji.
2.
3.
Po wprowadzeniu wszystkich informacji o koncie dane trzeba zapisać.
W tym celu należy nacisnąć przycisk [ZAPISZ]. Konto zostanie dodane do planu kont.
Przypisania do TB lub RZiS
Każde konto bilansowe musi być przypisane do odpowiedniej pozycji w Tabeli Bilansu
a każde konto wynikowe musi być przypisane do odpowiedniej pozycji Rachunku
Zysków i Strat.
Aby dokonać przypisania należy w parametrach roku obrachunkowego
(„Administracja/ Parametry”) wybrać domyślną wersję Tabeli Bilansowej oraz
Rachunku Zysków i Strat.
Przypisanie odbywa się w planie kont na zakładce „Przypisania”.
Przycisk
przy pozycji „Konto WN” i „Konto Ma” pozwala przypisać salda
odpowiednio Winien lub Ma wybranych kont do wskazanej pozycji Rachunku Zysków
i Strat lub Tabeli Bilansu.
Po kliknięciu tego przycisku pojawia się wybrany w parametrach Rachunek Zysków i
Strat lub Tabela Bilansowa. Tu wskazujemy odpowiednią pozycje i klikamy przycisk
.
Saldo WN danego konta może być przypisane do innej pozycji niż saldo MA.
Pozycje kont syntetycznych można zostawić niewypełnione. Oznacza to, że nie chcemy
aby do bilansu były przenoszone salda kont syntetycznych, lecz analityczne i to dla
nich należy określić pozycje. Każde konto analityczne może być przypisane do innej
pozycji w bilansie.
Jeśli przypisane jest konto syntetyczne, każde saldo analityczne tego konta będzie
sumowane do jednej pozycji wskazanej w bilansie.
Nie można przypisać jednocześnie konta syntetycznego i jego analityk ponieważ
mogłoby być to potraktowane jako dwukrotne przypisanie tego samego konta.
Możemy tworzyć RW uproszczony - przypisać saldo konta do pozycji numerowanych
literami. Wtedy program nie pozwoli przypisać kont do pozycji szczegółowych
(numerowanych liczbami rzymskimi).
8-117
Możemy tworzyć RW szczegółowy - przypisać saldo konta do pozycji numerowanych
liczbami rzymskimi. Wtedy program nie powinno się przypisywać kont do pozycji
nadrzędnych (numerowanych literami).
Jeśli omyłkowo konto zostało źle przypisane można to poprawić przez wskazanie
właściwej pozycji.
Dopisywanie kont z kartoteki
Każde konto może zostać powiązane z kartoteką. Polega to na przypisaniu na
odpowiednim poziomie konta dowolnej kartoteki i automatycznym zakładaniu kont
analitycznych w planie kont.
Z kartoteką może być powiązane każde konto, które istnieje w planie kont.
Aby przypisać kartotekę do konta należy zaznaczyć opcję „Automatyczne analityki”
oraz przejść poniżej na zakładkę o tej samej nazwie.
Grupa ta pozwala ograniczyć
dopisywane pozycje kartoteki.
Jeśli chcemy, aby konta
analityczne dopisywane były z
konkretnej grupy kartoteki i jej
podgrupy, należy wybrać takie
ograniczniki.
Podczas dopisywania konta
program bierze pod uwagę te
dwa kryteria. Jeśli nie będą one
spełnione, nie dopisze żadnego
konta z kartoteki.
Wybierz kartotekę
z której mają
dopisywać się
pozycje. Jeśli nie
będzie wybranej
grupy wszystkie
pozycje tej
kartoteki zostaną
dopisane do planu
kont.
Można ograniczyć dopisywanie pozycji kartoteki z dowolnej grupy. Jeśli w części
TYLKO DLA GRUPY – zostanie wskazana kartoteka dla grupy np. „Grupy
kontaktów-dostawców”, a poniżej wybrana grupa „Dostawcy” program wyfiltruje
spośród wszystkich pozycji kartoteki jedynie te pozycje, które będą spełniały powyższe
dwa kryteria (będą należały do grupy kontaktów -dostawcy i jednocześnie zawierały
się w odpowiedniej podgrupie). Grupy kontaktów są stałe. Są to grupy: dostawców,
odbiorców, akwizytorów i pracowników. Pozycje grupy są definiowane przez
użytkownika
Należy ustawić sposób zachowania programu jeśli „Po zmianach w kartotece” ma
zostać aktualizowana pozycja w planie kont. Aktualizowanie pozycji może następować
po:
•
zapytaniu przed dokonaniem zmian
•
bez zapytania o dokonanie zmian
Jeśli konto ma nie aktualizować danych na podstawie kartoteki należy ustawić opcję
„Nie przenoś zmian”. Zmiany z kartotece nie będą miały wpływu na zmiany w planie
kont. Dodanie, poprawianie lub usuwanie nowej pozycji w kartotece nie wpłynie na
plan kont.
Pozycje z kartoteki aktualizowane są tylko podczas edycji konta. W zależności od
ustawionej opcji program dodaje nowe konto z kartoteki pytając wcześniej o
potwierdzenie lub dopisuje pozycje z kartoteki nie pytając o potwierdzenie. Jeśli
ustawiono opcję „bez zapytania .......” usuwając pozycję z kartoteki, po edycji konta w
planie kont, program bez pytania o potwierdzenie usunie ją również z planu kont. To
samo dotyczy poprawiania oraz dodawania nowej pozycji w kartotece.
„Kartoteka (poziom ....) – Program umożliwia wskazanie kartoteki, która powinna
pojawić się jako nowe konto analityczne. Można ustawić cztery poziomy analityk.
Na każdym poziomie może być ustawiona inna kartoteka. Kartoteka powinna być
ustawiona hierarchicznie, na ostatnim poziomie powinna być kartoteka dodatkowa.
Dodanie kolejnego konta analitycznego do konta powiązanego z kartoteką wymaga
uprzedniego wprowadzenia tej pozycji do kartoteki i nadania mu numeru konta.
Usunięcie pozycji z kartoteki może powodować usunięcie konta analitycznego
założonego w planie kont. Podczas edycji konta powiązanego z daną kartoteką program
pyta o potwierdzenie usunięcia konta lub usuwa go bez potwierdzenia. Program
aktualizuje dane kartoteki z planem kont pod warunkiem że dla konta nie jest
ustawiona opcja „Nie przenoś zmian”.
Aby dodać konta na podstawie kartoteki:
1. Podświetl konto, do którego chcesz założyć analityki.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Naciśnij klawisz
.
Zaznacz pozycję „Automatyczne analityki”
Przejdź na zakładkę „Automatyczne analityki”
Ustaw sposób zachowania programu „Po zmianach w kartotece”. W tym celu
wybierz jedną z dwu opcji:
•
Pytaj przed dokonaniem zmian
•
Nie pytaj przed dokonaniem zmian
Przejdź niżej na poziom „Kartoteki (poziom 1)” i naciśnij na klawisz .
Z listy kartotek (środków trwałych, rodzajów księgowych, miejsc użytkowania,
kontaktów, grup kontaktów, rachunków bankowych, kas oraz założonych kartotek
dodatkowych) wybierz kartotekę, która ma się założyć jako nowa pozycja w planie
kont.
Przejdź na pozycję „Kartoteki (poziom 2)”jeśli chcesz założyć kolejny poziom
analityki i wybierz kartotekę która na się pojawiać jako nowe konto. Jeśli na
poziomie pierwszym wybrano kartotekę „Grupy kontaktów” to na drugim
poziomie możliwe jest wybranie kartoteki „Kontakty” lub „Kartoteki dodatkowe”.
Przejdź na pozycję „Kartoteki (poziom 3)”jeśli chcesz założyć trzeci poziom
analityki i wybierz kartotekę, która na się pojawiać jako nowe konto. Jeśli na
8-119
drugim poziomie wybrano kartotekę „Kontakty” na trzecim można wybrać jedynie
kartotekę dodatkową.
10. Przejdź na pozycję „Kartoteki (poziom 4)”jeśli chcesz założyć czwarty poziom
analityki i wybierz kartotekę, która na się pojawiać jako nowe konto. Na tym
poziomie można wybrać jedynie jedną z kartotek dodatkowych.
11. Naciśnij przycisk
.
, do planu kont zostaną dopisane nowe
12. Po uruchomieniu przycisk
konta. Ich numery będą odpowiadać numerom w kartotece.
Uwaga
Długość numeru konta analitycznego zależy od wpisanego numeru w kartotece.
Numer analityki może zakładać się automatycznie wg maski ustawionej w parametrach
firmy „Administracja/ Parametry”. W parametrach firmy można ustawić numerację
kont analitycznych jak numeru NIP.
Jeśli do kartoteki zostanie wprowadzona nowa pozycja należy uruchomić przycisk
w planie kont.
Jeśli kartoteka zostanie poprawiona program podczas edycji konta w planie kont
zaproponuje uaktualnienie danych.
Jeśli zostanie usunięta po edycji konta zaproponuje usuniecie pozycji z planu kont.
Uwaga
Aby uaktualnić dane z kartoteki należy nacisnąć klawisz
.
Powiązane konta z kartoteką
Każde konto może zostać powiązane z jedną z kartotek. Powiązanie to może odbywać
się w trakcie automatycznego dopisywania kont analitycznych lub ręcznie poprzez
edycje konta i wskazanie dowolnej pozycji kartoteki.
Każdą pozycję w kartotece kontrahentów (pozycja musi posiadać numer analityki)
można automatycznie przypisać do odpowiedniego poziomu konta w planie kont i na
tej podstawie dokonuje się automatyczne powiązanie konta z przypisaną kartoteką.
Operacja ta odbywa się w planie kont.
Aby dodać konta analityczne z kartoteki i dokonać ich powiązania z planem kont
należy:
1. Otworzyć okno z planem kont oraz wskazać konto, do którego chcemy założyć
analityki.
2.
3.
4.
5.
Nacisnąć klawisz
Zaznaczyć pozycję „Automatyczne analityki”
Przejść na zakładkę o tej samej nazwie.
Ustawić sposób zachowania programu „Po zmianach w kartotece”.
6.
7.
8.
9.
Przejść niżej na poziom „Kartoteki (poziom 1)” i nacisnąć na klawisz .
Z listy kartotek wybrać kartotekę, która ma się założyć jako nowa pozycja w planie
kont (np. Kontakty-dostawcy). Opis dopisywania znajduje się w instrukcji
powyżej w punkcje „Dopisywanie kont analitycznych z kartoteki”.
Po zapisaniu danych, program dopisze konta z kartoteki oraz automatycznie
dokona jego powiązania.
Każde konto analityczne zostanie przypisane do kartoteki i jej odpowiedniej
pozycji.
Po edycji konta dopisanego automatycznie z kartoteki (klawisz
) użytkownik
znajdzie informacje z jaką kartoteką oraz z jaką pozycją tej kartoteki dane konto jest
powiązane. Pozycja ta jest nieaktywna, nie można jej zmienić.
Dla każdego konta
będzie informacja z
jaką kartoteką oraz
pozycją jest
powiązane.
Pozycje kartoteki aktualiowane są tylko po edycji konta tzn. że jeśli dodano w kartotece
nowy kontakt dopisze się on do planu kont po wyedytowaniu konta nadrzędnego np.
syntetyki.
W zależności od opcji program dodaje nowe konto z kartoteki pytając wcześniej o
potwierdzenie lub dopisuje pozycje z kartoteki nie pytając o potwierdzenie. Jeśli ustawiono
opcję „nie pytaj .......” usuwając pozycję z kartoteki, po edycji konta w planie kont, program
bez pytania o potwierdzenie usunie ją również z planu kont. To samo dotyczy poprawiania
oraz dodawania nowej pozycji w kartotece.
Można powiązać kartotekę ręcznie. Dokonuje się to podczas zakładania nowego konta
analitycznego lub podczas edycji istniejącego już konta w planie kont. Należy:
1. W planie kont wskazać konto, do którego chcemy założyć analityki.
2. Nacisnąć klawisz [DODAJ] lub [EDYTUJ] - jeśli konto już istnieje.
3. W pozycji „Kartoteki” należy zaznaczyć opcję „Ustal ręcznie”.
4. Wskazać kartotekę która ma być powiązana z kontem oraz „Pozycję” tej kartoteki.
5. Po zapisaniu informacji konto zostanie powiązane z kartoteką.
Wskaż kartotekę oraz
pozycje z którą ma
być powiązane konto
analityczne.
8-121
Import planu kont z innej firmy lub roku
Import planu kont z innej firmy lub roku obrachunkowego możliwy jest podczas
zakładania nowego roku obrachunkowego oraz z poziomu okna przeglądu planu kont. W
oknie „Kartoteki \ Plan kont” znajduje się pozycja w menu podręcznym oraz menu
eksportu i importu w pasku narzędziowym
obrachunkowego (Shift + Ctrl + M)”:
- „Importuj z innej firmy lub roku
Użycie tej opcji spowoduje pokazanie się okna z parametrami tego importu:
Sekcja „Źródło importu” przypomina opcje z okna zakładania roku obrachunkowego i
działa podobnie. Na liście lat obrachunkowych nie pojawi się aktualnie wybrany w
programie rok obrachunkowy.
Można określić co się ma stać z kontami, które już istnieją w aktualnym roku
obrachunkowym. Mogą zostać „Pominięte” lub „Zastąpione” kontami ze źródła
importu.
Po zatwierdzeniu parametrów przyciskiem [ZATWIERDŹ] nastąpi import danych
sygnalizowany paskiem zaawansowania.
Obroty i salda dla zaznaczonych kont
można uruchomić okno w którym
pokazywane są obroty i salda dla zaznaczonych pozycji w planie kont. Te samą opcje
można wywołać z menu kontekstowego uruchomionego po naciśnięciu prawego
przycisku myszy.
Zestawienie będzie tworzone jedynie dla zaznaczonych pozycji w planie kont. Aby
uruchomić zaznaczanie pozycji, należy kliknąć prawym przyciskiem myszy w
nagłówku tabeli i wybrać opcję „ Zaznaczanie wielu pozycji”.
Pod przyciskiem
znajduje się opcja, która pozwala na podgląd powiązań
pozycji kont z Tabelą Bilansu (dla kont bilansowych) i Rachunkiem Wyników (dla
kont wynikowych). Opcja dostępna dla wszystkich kont.
Pokaż zapisy na koncie
W planie kont po uruchomieniu przycisku
można uruchomić okno w
którym pokazywane są zapisy dla zaznaczonych pozycji w planie kont. Te samą opcje
można wywołać z menu kontekstowego uruchomionego po naciśnięciu prawego
przycisku myszy.
Na podglądzie będą widoczne jedynie zapisy ze statusem "zarejestrowany".
Po uruchomieniu przycisku:
- uruchamiana jest edycja dokumentu księgowego powiązanego z
podświetlonym zapisem. Możliwa jest korekta danych w dokumencie.
- po uruchomieniu tego przycisku można wykonać podsumowanie
podświetlonych wcześniej zapisów lub też wykonać polecenie podświetlenia dekretów
które nie mają pary.
Dekrety podświetlane są na kolor:
- jasno zielono, gdy zapis pojawia się tylko po jednej ze stron (WN,MA). Po jednej
stronie należności, po drugiej zobowiązania,
- pomarańczowy, gdy zapis pojawia się wielokrotnie, ale ilość zapisów po stronie WN i
MA jest różna.
Program szuka takich samych lub podobnych kwot po stronie należności i po stronie
zobowiązania. Jeśli znajdzie dokładnie te same kwoty po obydwu stronach to uzna je
za parę i nie podświetla ich.
8-123
Kwota po stronie WN - 2000 zł.
Kwota po stronie MA - 2000 zł.
Jeśli znajdzie dekrety na tym koncie o różnych kwotach po stronie należności i
zobowiązania np.
to zaznacza je na zielono.
Jeśli znajdzie ten sam zapis wielokrotnie ale ilość zapisów po stronie WM jest różna
niż po MA np.
to zaznacza te dekrety na pomarańczowo.
Przenieś zapisy na konto analityczne
Jeśli na konto były wprowadzone zapisy lub saldo Bilansu Otwarcia, to do tego konta
program nie pozwoli dodać ręcznie konta podrzędnego. Takie działanie programu jest
celowym zabiegiem, aby wyeliminować pozostawianie zapisów na kontach
nadrzędnych oraz ułatwić pracę użytkownikowi.
Aby automatycznie dodać konto analityczne i przenieść zapisy na to konto należy:
1. Wyedytować konto do którego będzie dodawana analityka.
2. Zaznaczyć opcję "Blokada".
3.
Kliknąć przycisk
aby zapisać wprowadzoną zmianę.
4.
5.
Nacisnąć przycisk
analityczne"
Pojawi się okno:
i wybrać opcję "Przenieś zapisy na konto
Wpisz numer
analityki na
który mają być
przeniesione
dane
6.
W polu „Numer analityki” wpisać numer z jakim ma być utworzone nowe konto
podrzędne.
7. W polu „Nazwa” wpisać nazwę dla dodawanego konta.
8.
spowoduje dopisanie konta do planu kont.
Przepisane zostaną na nie wszystkie dekrety, rozrachunki i BO.
Przenieś zapisy na inne konto
Mechanizm pozwala scalić zapisy jednego konta z innym kontem.
Zdaża się zalożyć przez przypadek dwa konta dla jednego klienta i odkrywa się to po
jakimś czasie. Wtedy trzeba ustalić, które konto jest tym poprawnym i przeklepać
wszystkie dekrety z tym drugim kontem, tak aby wskazywaly na to pierwsze
(poprawne), a na koniec skasować to drugie bo nie zawiera już zapisów. Taka operacja
pozwala mieć znowu klienta na jednym koncie. Praca ta potrafi trwać ładych parę
chwil w zależności od ilości księgowań na koncie.
Rozwiązaniem jest opcja dostępna w planie kont pod przyciskiem [OPERACJE] "Przenieś zapisy na inne konto"z możliwością wskazania kont do polączenia.
Aby przenieść zapisy na inne konto nalezy:
1. Uruchomić opcję "Kartoteki/Plan kont"
2. Wskazać konto z którego będą przepisywane zapisy
3. Uruchomić opcję [OPERACJE] i wybrać "Przenieś zapisy na inne konto"
4. Wskazać konto księgowe na które przenoszone będą zapisy i nacisnąć [WYBIERZ].
8-125
Program przepisuje wszystkie dekrety na konto wynikowe w danym roku
obrachunkowym.
W przypadku przenoszenia zapisów na inne konto Bilans Otwarcia nie jest
modyfikowany. Należy ręcznie poprawić zapisy w Bilansie Otwarcia.
Nie można przenieść dekretów, jeśli jeden z dokumentów na tym koncie został
zaksięgowany. Dodatkowo, łączone konta muszą mieć jednakowe parametry by zmiana
zapisu nie wpływała na sprawdzenia (np. poprawności dekretacji VAT, czy
rozrachunków).
Załóż konta z kartoteki
Do planu kont można dodać konto z kartoteki. Po dodaniu konta z kartoteki zostaje ono
powiązanie z daną kartoteką. Powiązanie polega na założeniu kont analitycznych na
podstawie wybranych pozycji z kartoteki.
Aby dodać konta na podstawie kartoteki:
1.
Podświetl okno, do którego chcesz założyć analityki.
2.
Naciśnij klawisz
3.
Pojawi się okno z listą kartotek
4.
Wskaż wybraną kartotekę (kliknij jej nazwę) i naciśnij klawisz [ENTER] lub
kliknij przycisk
i wybierz opcję „Załóż konta z kartoteki”.
. Wyświetlona zostanie lista wybranej kartoteki.
5.
Zaznacz pozycje które chcesz dodać do planu kont. Zaznaczone pozycje
podświetlone są na zielono. Jeśli chcesz dodać pojedyncza pozycję wystarczy
wskazać ja przez klikniecie na niej lewym przyciskiem myszy.
6.
. Do planu kont
Naciśnij klawisz [ENTER] lub kliknij przycisk
zostaną dopisane nowe konta. Ich numery będą odpowiadać numerom w kartotece.
Wyszukiwanie konta
Wyszukiwanie odbywa się po kolumnie, w której został ustawiony kursor (pole jest
podświetlone).
Szukając numeru konta należy ustawić się w kolumnie z numerem i wpisać numer
konta z klawiatury.
Szukając konto po nazwie należy ustawić się na kolumnie z nazwą konta i zacząć
wpisywanie szukanej nazwy. Wpisane znaki zostaną znalezione tylko jeśli występują
jako pierwsze.
Edycja konta
Dane każdego konta można w dowolnym momencie wyedytować i poprawić.
Wystarczy w tym celu podświetlić odpowiednią pozycję i przycisnąć klawisz [F2] lub
. Na ekranie zostanie wyświetlony formularz danych o
kliknąć przycisk
koncie. Na koncie syntetycznym można poprawić wszystkie dane za wyjątkiem
numeru konta. Na koncie analitycznym nie można zmienić rodzaju konta oraz waluty,
jeśli została określona dla konta nadrzędnego. Aby program zapisał wprowadzone
. Kliknięcie przycisku
zmiany należy kliknąć przycisk
powoduje rezygnację z wprowadzonych zmian.
Usuwanie konta
Konto z planu kont można usunąć po wskazaniu odpowiedniej pozycji i naciśnięciu
. Zostaną skasowane również wszystkie pozycje podrzędne
przycisku
(analityczne) wskazanego konta.
Uwaga
Program nie dopuści do skasowania konta, na które wprowadzono saldo Bilansu
Otwarcia lub jakąkolwiek operację.
Udziałowcy
Wprowadzenie udziałowca, źródła przychodu oraz udziału dostępne jest w jednym
oknie. Należy uruchomić opcję „Kartoteki → Źródła przychodów, udziałowcy,
udziały”.
Aby rozpocząć pracę należy dodać z lewej strony okna LATA KALENDARZOWE.W
tym celu uruchomić prawy przycisk myszy.
Kartoteka udziałowców oraz źródeł przychodów dostępna jest dla wszystkich lat
obrachunkowych. Udziały mogą się zmieniać w zależności od roku.
Wprowadzenie udziałowca jest niezbędne do wystawienia deklaracji PIT-5(5L) oraz
PIT – 28 w Ewidencji Przychodów.
Aby możliwe było wystawienie dla udziałowca deklaracji PIT-5(5L), to wprowadzony
udziałowiec, na zakładce „Informacje dodatkowe”, w polu „Rozliczenie podatku
dochodowego” musi mieć wybraną opcję:
•
„miesięcznie, według skali podatkowej (deklaracja PIT 5)”
• „miesięcznie, według stawki 19 % (deklaracja PIT5L)”
Aby możliwe było wystawienie dla udziałowca deklaracji PIT – 28 udziałowiec musi
mieć wybraną opcję:
•
„miesięcznie, podatek zryczałtowany (deklaracja PIT 28)”
•
„kwartalnie, podatek zryczałtowany (deklaracja PIT 28)”
8-127
W kartotece przechowywane są dane wszystkich udziałowców zarejestrowanych w
systemie, bez względu na to czy mają oni udziały w bieżącej firmie, czy też nie.
Kartoteka jest dostępna z poziomu każdej firmy.
Aby dodać udziałowca do kartoteki należy przejść na zakładkę „Udziałowcy” i kliknąć
przycisk
.
Dane udziałowca można poprawić po naciśnięciu przycisku
.
. Operacji usunięcia
Aby usunąć udziałowca należy kliknąć przycisk
danych z kartoteki może dokonać użytkownik, któremu zostały przyznane odpowiednie
uprawnienia w module RaksSQL Administrator. Udziałowiec usuwany jest z jednego
roku (w którym dokonano usunięcia).
Przed usunięciem pozycji, należy upewnić się czy można usunąć udziałowca ponieważ
zostaną usunięte automatycznie również wszystkie jego udziały oraz wystawione
wcześniej deklaracje.
Program poinformuje o tym odpowiednim komunikatem.
Uwaga
Nie można usunąć udziałowca, jeżeli jest wystawiona dla niego deklaracja.
W dolnej części okna przypisywane jest dla udziałowca źródło przychodów oraz jego
udział procentowy a także uzupełnienie składek ubezpieczeniowych.
Dodawanie nowego udziałowca
Dodawanie nowego udziałowca jest możliwe w opcji „Kartoteki → Źródła
przychodów, udziałowcy, udziały”. Należy kliknąć przycisk
.
Pojawi się okno „Dane personalne udziałowca” złożone z trzech zakładek.
Wybierz sposób
rozliczania podatku
aby móc wystawić
deklaracje
Okno składa się z trzech zakładek:
1. Dane podstawowe
2. Miejsce zamieszkania
3. Informacje dodatkowe
W oknie, które się trzeba uzupełnić dane podatnika (nazwisko, imię, imię ojca, imię
matki, data i miejsce urodzenia, NIP, PESEL). Pole „Nazwisko” oraz „Imię
(pierwsze)” jest wymagane.
Należy wpisać informację o miejscu zamieszkania oraz uzupełnić informacje
dodatkowe (Urząd Skarbowy, Rachunek Bankowy) oraz w polu „Rozliczenie podatku
dochodowego” wybrać z dostępnej listy, sposób rozliczenia udziałowca. Aby można
było wystawić deklarację PIT 5 lub PIT 5L należy wybrać jedną z opcji:
•
„miesięcznie, według skali podatkowej (deklaracja PIT 5)”
• „miesięcznie, według stawki 19 % (deklaracja PIT5L)”
Aby możliwe było wystawienie dla udziałowca deklaracji PIT – 28 udziałowiec musi
mieć wybraną opcję:
•
„miesięcznie, podatek zryczałtowany (deklaracja PIT 28)”
•
„kwartalnie, podatek zryczałtowany (deklaracja PIT 28)”
W dolnej części okna wyświetlane są wszystkie źródła przychodów, w których dany
właściciel ma udziały. Uzyskana w ten sposób informacja dotyczy nazwy firmy oraz
procentowego udziału. Oprócz przeglądania listy udziałów, możliwe jest zdefiniowanie
nowego udziału, oraz modyfikacja i usunięcie pozostałych.
Możliwe jest również wpisanie składek ubezpieczeniowych za poszczególne miesiące.
W momencie otwarcia nowego roku kalendarzowego (z lewej strony kartoteki)
program pyta o przepisanie udziałowców, źródeł przychodu oraz udziałów z
poprzedniego roku.
Źródła przychodu
Kartoteka źródeł przychodu dostępna jest razem z kartoteką udziałowców po wybraniu
opcji „Kartoteki → Źródła przychodów, udziałowcy, udziały”.
W kartotece przechowywane są dane wszystkich źródeł przychodów zarejestrowanych
w systemie. Oznacza to, że dany udziałowiec może mieć udziały we wszystkich
firmach zarejestrowanych w systemie. Jego zyski obliczane są automatycznie podczas
tworzenia deklaracji, na podstawie wprowadzonych dokumentów księgowych.
Wprowadzenie źródła przychodów odbywa się na zakładce „Źródła przychodów” po
naciśnięciu przycisku
.
8-129
W oknie wprowadzania źródła przychodu można wprowadzić dane firmy, która nie jest
zarejestrowana w systemie lub po kliknięciu przycisku, który znajduje się po prawej
stronie na wysokości pola „Nazwa”, wybrać źródło przychodu z zarejestrowanych w
systemie. Wszystkie pola w oknie muszą być wypełnione. Kliknięcie przycisku
powoduje dodanie źródła do kartoteki. Przycisk
opuścić okno wprowadzania źródła przychodów bez zapisywania zmian.
pozwala
W celu wprowadzenia zmian i poprawek w danych już istniejącej firmy, należy
zaznaczyć interesującą nas firmę na liście firm w systemie, po czym nacisnąć przycisk
umieszczony pod listą firm. Pojawi się identyczne okno dialogowe, jak w
przypadku operacji dodawania nowego źródła przychodów.
Jeśli firma, której dane znajdują się w kartotece, zostanie usunięta z systemu, jej dane
nadal będą widoczne w globalnej kartotece źródeł przychodów. Nie można edytować
danych źródła przychodów, które są zarejestrowane w systemie. Zmiana możliwa jest
jedynie poprzez moduł RAKSSQL Administrator.
Uwaga
Jeśli źródłem przychodów jest firma, której nie ma w systemie to należy określić ile
wyniosły przychody i koszty z tego źródła w poszczególnych miesiącach. Kwoty
przychodów i kosztów wskazanego źródła widoczne są po uruchomieniu zakładki
„Przychody i koszty”.
Po uruchomieniu zakładki „Udziałowcy w źródle” istnieje możliwość sprawdzenia
udziałów w źródle przychodów.
program pyta o przepisanie źródeł przychodu, udziałowców, oraz udziałów z
poprzedniego roku.
Przychody i koszty
Określanie przychodów i kosztów w poszczególnych miesiącach następuje po
uruchomieniu opcji „Kartoteki → Źródła przychodów, udziałowcy, udziały” w dolnej
części okna na zakładce „ Przychody i koszty”.
Jest to możliwe jedynie dla firmy, która nie została wprowadzona do systemu.
Po uruchomieniu przycisku pojawia się okno „Przychody i koszty dla poszczególnych
lat” z kwotami przychodów i kosztów wskazanego źródła.
Jeśli źródłem przychodu jest firma ryczałtowa pojawią się tylko przychody.
Przyciski znajdujące się obok tabeli pozwalają określić wysokość przychodów i
kosztów z danego źródła za poszczególne miesiące.
Aby określić przychody i koszty należy nacisnąć przycisk
okno:
. Pojawi się
Naciśnij
[DODAJ], aby
wprowadzić
Należy ustawić się na miesiącu w którym chcemy wprowadzić dane i nacisnąć przycisk
.
W oknie wybrać datę z właściwego miesiąca, wpisać kwotę przychodu i kosztów. Aby
zapisać dane należy nacisnąć klawisz
.
Udziały w źródle przychodu
Określanie udziału w źródle przychodu możliwe jest po uruchomieniu zakładki
„Udziałowcy w źródle” w dolnej części okna.
W górnej części okna znajdują się pozycje źródeł przychodów. Dolna zawiera dane o
. W kartotece
udziałach we wskazanej firmie. Należy nacisnąć przycisk
przechowywane są udziały zarejestrowane w systemie. Dany właściciel może mieć
udziały we wszystkich firmach zarejestrowanych w systemie. Jego zyski obliczane są
automatycznie podczas tworzenia deklaracji, na podstawie wprowadzonych
dokumentów księgowych.
Udziałowiec dla którego jest
określana wysokość udziałów w
wybranym źródle.
Wysokość udziałów w procentach
oraz rok obowiązywania udziałów.
8-131
Udziałowca należy wybrać po kliknięciu przycisku znajdującego się po prawej stronie
pola „Udziałowiec”. Udziały wprowadza się osobno dla każdego roku
obrachunkowego. Program sprawdza sumę wprowadzonych udziałów i nie pozwoli na
przekroczenie progu 100 %.
W przypadku zmiany wysokości udziałów w ciągu roku należy:
1. Dodać nową pozycję z nową wartością udziałów i datą przyznania.
W momencie generowania deklaracji PIT – 5(5L) program postąpi następująco:
2. Dla każdej firmy, w której udziałowiec ma udział, wyliczy sumę przychodów i
kosztów dla poszczególnych miesięcy kalendarzowych,
3. Dla wybranego udziałowca prześledzi udziały z aktualnego roku i dla każdego
udziału wyliczy sumy przychodów i kosztów za okres od miesiąca początkowego
obowiązywania udziałów do miesiąca końcowego ich obowiązywania,
4. Dla każdego określonego udziału wypełni rubryki najpierw segmentu 1 i 2 części
K deklaracji, a przy większej liczbie udziałów również odpowiednie rubryki
załącznika PIT – 5A. Udziałowiec będzie mógł mieć tę samą firmę wpisaną kilka
razy do deklaracji. Wpisy te powinny różnić się kwotami przychodów i kosztów
(bo są z różnych miesięcy) i wysokością procentową udziału.
W celu wprowadzenia zmian i poprawek danych, należy zaznaczyć interesujący nas
udział na liście udziałów, po czym nacisnąć przycisk
umieszczony pod
listą udziałów. Pojawi się identyczne okno dialogowe, jak w przypadku operacji
wprowadzania udziałów.
Przycisk
Uwaga
umożliwia usunięcie wskazanego udziału.
Nie można usunąć udziału, jeżeli jest wystawiona dla tego udziału deklaracja PIT5(5L).
Zapisanie dokonanych zmian odbywa się poprzez naciśnięcie przycisku
Przycisk
.
pozwala opuścić okno edycji bez zapisywania zmian.
program pyta o przepisanie udziałów z poprzedniego roku, które obowiązywały do
grudnia.
Składki ubezpieczeniowe
Określanie składek ubezpieczeniowych dla właściciela możliwe jest po uruchomieniu
zakładki „Udziałowcy/ Składki ubezpieczeniowe” w dolnej części okna kartoteki
„Źródła przychodów, udziałowcy, udziały”.
Każdy z właścicieli w systemie powinien posiadać zdefiniowane własne składki na
ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe i zdrowotne.
W tym celu należy ustawić się na odpowiednim miesiącu i nacisnąć przycisk
.
Kwota składek pojawia się na deklaracji PIT 5 w poz. 34 „Składki na ubezpieczenie
społeczne” oraz poz. 46 „Składki na ubezpieczenie zdrowotne” .
Program może również pobierać składki ubezpieczeniowe wprowadzone przez
dokument księgowy do kolumny księgi „Pozostałe wydatki”.
8-133
Słowniki
Słowniki służą do przechowywania informacji. Spełniają podobną rolę do kartotek.
Cechą szczególną słowników jest to, że informacja zapisana w jednym miejscu w
programie jest wykorzystywana w całym systemie.
Słowniki zostały podzielone w taki sposób, aby użytkownik miał do nich łatwy dostęp
oraz mógł sprawnie odnaleźć interesującą go pozycję.
Kody dokumentów
System RAKSSQL został wyposażony w zupełnie nowy, w pełni funkcjonalny system
automatycznego numerowania dokumentów:
• finansowych tj. dokumentów księgowych, dokumentów likwidacji i przyjęcia
środków trwałych, dowodów wewnętrznych, kompensat rozrachunków oraz
protokołów zdawczo odbiorczych
• bankowych i kasowych tj. poleceń przelewu oraz dokumentów kasowych i
raportów kasowych.
Stworzono możliwość budowania własnych, dowolnych schematów dokumentów.
Wystawienie nowego dokumentu powoduje wygenerowanie numeru oraz
sformatowanie go według indywidualnie zdefiniowanej maski numeracji.
Niezależnie od wygenerowanego numeru użytkownik może wprowadzić własny
numer, ale jego wartość musi być unikalna.
W programie zastosowano trzy typy numeracji:
1. Numeracja roczna - numer dokumentu zerowany jest od początku roku
2. Numeracja miesięczna - numer dokumentu zerowany jest 1 dnia każdego miesiąca.
3. Numeracja narastająca – numeracja narastająca od początku roku
Domyślnie numeracja zeruje się od początku roku. Aby zmienić sposób zerowania
numeracji należy zdefiniować kod dokumentu w słowniku kodów i tam ustawić
odpowiednie jego właściwości. Wybrany sposób zerowania numerów zadziała dla
dokumentów, do których zostanie przypisany zdefiniowany kod.
8-135
Każdy numer dokumentu może być niezależnie formatowany. Do definiowania
sposobu formatowania służy specjalna maska, którą użytkownik może dowolnie
konfigurować.
Można zdefiniować dowolną ilość kodów dokumentów. Podczas wystawiania
dokumentu podpowiadany jest domyślny kod i odpowiednia maska numeracji.
Użytkownik niezależnie od tego może zmienić kod dokumentu i tym samym maskę
numeracji.
Dla każdego kodu dokumentu może być prowadzona niezależna numeracja, na
przykład można mieć w dzienniku głównym wiele niezależnie numerowanych
dokumentów, np. każdy dziennik może mieć własną numerację.
Sformatowany numer może mieć maksymalnie 20 znaków. Do formatowania maski
służą znaki specjalne.
Znaczenie znaków specjalnych zostało omówione w poniższej tabeli.
Tabela 1
Znak
#
$
@
%
Inny znak
Znaki specjalne służące do sformatowania maski:
Opis
Numer kolejny dokumentu.
Jeżeli liczba znaków jest mniejsza od długości numeru to program wyświetli stosowny
komunikat i nie pozwoli wystawić dokumentu. Jeżeli liczba znaków jest większa od długości
numeru to program zastępuje znaki zerami z lewej strony.
Oznaczenie bieżącego roku.
Jeżeli liczba znaków jest mniejsza od długości roku (cztery cyfry), to program ucina rok z lewej
strony zerami. Jeżeli liczba znaków jest dłuższa niż długość roku to rok uzupełniany jest zerami
z lewej strony.
Oznaczenie bieżącego miesiąca.
Jeżeli liczba znaków jest mniejsza od długości miesiąca (dwie cyfry), to program ucina cyfry z
lewej strony. Jeżeli liczba znaków jest dłuższa niż długość miesiąca, to miesiąc uzupełniany jest
zerami z lewej strony.
Oznaczenie bieżącego dnia.
Jeżeli, liczba znaków jest większa od długości dnia (dwie cyfry), to program ucina cyfry z lewej
strony. Jeżeli liczba znaków jest dłuższa niż długość dnia, to dzień uzupełniany jest zerami z
lewej strony.
Dowolny tekst
Wszystkie nie wymienione wyżej znaki nie będą na nic zamieniane i pojawią się wprost w
sformatowanym numerze.
Przykłady masek:
Nr poz.:
Maska:
Numer sformatowany:
1.
2.
3.
$$$$/###############
$$/########
@@/%%/####
2002/000000000000001
02/00000001
10/01/0001
4.
5.
6.
7.
8.
&&&/$$$/######/@@
####/% - ### PKO
$$$$-@@-%%/$$=#####
$$$$/MMP/###########
$$$$-@@-%%
0001/002/000001/10
0001/1 – 001 PKO
2005-10-01/02=00001
2005//MMP/00000000001
błąd - maska musi zawierać znaki
reprezentujące numer dokumentu
Finanse
Wszystkie występujące w programie dokumenty księgowe, dokumenty likwidacji i
przyjęcia środków trwałych, dowody wewnętrzne, kompensaty rozrachunków oraz
protokołów zdawczo odbiorczych mogą posiadać własną nazwę dokumentu, kod
dokumentu, maskę i sposób numeracji.
Każdy z wymienionych wyżej dokumentów może mieć jeden kod np. dla dokumentów
księgowych - jest to odpowiednik prowadzenia wyłącznie Dziennika Głównego.
Możemy zdefiniować wiele kodów dla każdego rodzaju dokumentu - jest to
odpowiednik prowadzenia dzienników szczegółowych.
Obowiązują sposoby numeracji określone odrębnie dla każdego kodu dokumentu
wprowadzane do dzienników.
Aby określić sposób numeracji dokumentów należy uruchomić funkcję „Słowniki →
Kody dokumentów”. Z lewej strony okna znajduje się nazwa modułu, z prawej typ
dokumentu. W dolnej części pojawi się lista dotychczas zdefiniowanych symboli.
Aby dodać kod dokumentu dla dokumentów księgowych należy ustawić się module
„Finanse” i pozycji nazwie „Dokumenty księgowe” i nacisnąć przycisk
Otworzy się okno „Kod dokumentu”.
.
Kasa i Bank
Każdy z występujących w programie dokumentów kasowych i bankowych może
posiadać własną nazwę, kod dokumentu, maskę i sposób numeracji.
Każdy z tych dokumentów może mieć wiele kodów. Dla dokumentów kasowych: inny
dla dokumentu przyjęcia gotówki (KP), inny dla dokumentu wydania (KW).
Sposób numeracji dokumentów jest dostępny po uruchomieniu funkcji „Słowniki →
Kody dokumentów”. Z lewej strony okna znajduje się nazwa modułu, z prawej typ
dokumentu. W dolnej części okna znajduje się lista dotychczas zdefiniowanych
symboli.
Aby dodać kod do dokumentu kasowego należy ustawić się na module „Kasa i bank”,
pozycji „Dokumenty kasowe” i nacisnąć przycisk
„Kod dokumentu”.
. Otworzy się okno
8-137
Kod dokumentu
Tabela 2
Informacje w oknie „Kod dokumentu”:
Nazwa
Znaczenie
Dane podstawowe:
Kod
Trzyliterowy symbol dokumentu np. Dziennika częściowego.
Nazwa
Nazwa dokumentu, dziennika księgowego wpisywana przez użytkownika.
Parametry numeracji:
Parametry umożliwiają ustawienia numeracji z podziałem na lata
Rok
obrachunkowe oraz bez podziału na lata obrachunkowe. Domyślnie po
założeniu roku nie będzie podziału na lata obrachunkowe, ale jeśli ktoś
zmieni te ustawienia na podział na lata obrachunkowe to do kolejnego już
roku zostanie przepisany rodzaj numeracji, maska oraz numer startowy z
poprzedniego roku.
Podział numeracji danego kodu dokumentu na lata obrachunkowe oznacza,
że każdy rok obrachunkowy może posiadać inne parametry numeracji:
maskę, rodzaj dokumentów oraz numer startowy od którego program
rozpocznie numerowanie dokumentów księgowych. Może być inny dla roku
2005, inny dla 2006 i jeszcze inny dla 2007 itp.
Zdefiniowanie numeracji dla lat obrachunkowych dotyczy jedynie kodów
"Dokumentów księgowych". Jeśli nastąpi zmiana w masce numeracji w
roku 2007 to zmienią się numery dokumentu tylko dla tego roku.
Dla numeracji z podziałem na lata obrachunkowe program umożliwia
użycie opcji "Przenumerowanie dokumentu dla aktualnego roku
obrachunkowego" lub "Przenumerowanie dokumentów". Opcja możliwa po
uruchomieniu przycisku [OPERACJE] na liście kodów dokumentów.
"Przenumerowanie dokumentów dla aktualnego roku obrachunkowego"
oznacza, że przenumerowane zostaną tylko te dokumenty które znajduja się
w aktualnie uruchomionym roku obrachunkowym.
"Przenumerowanie dokumentów" oznacza ponowne ponumerowanie
dokumentów we wszystkich latach wg. ustawionych masek dla roku.
Jeśli ustawiona zostanie numeracja bez podziału na lata obrachunkowe to
każdy utworzony w programie rok będzie posiadał te same parametry
numeracji: maskę, rodzaj dokumentów oraz numer startowy. Każda zmiana
w kodzie dokumentu związana ze zmianą numeru np. zmiana maski,
spowoduje przenumerowanie wszystkich dokumentów jakie znajdują się w
systemie dla każdego roku obrachunkowego.
Pod klawiszem [OPERACJE] na liście kodów dokumentów znajduje sie
opcja która umożliwia "Przenumerowanie dokumentów".
Tabela 2
Informacje w oknie „Kod dokumentu” (ciąg dalszy):
Nazwa
Znaczenie
Duplikowanie numerów dokumentów:
Maska
Za pomocą znaków specjalnych określa się sposób tworzenia numeru
dokumentu:
# - do wskazania miejsca na numer dla dokumentu nadawany w
tworzonym dzienniku. Można użyć jednego znaku „#” - program
automatycznie będzie powiększał długość pola, lub kilku znaków
„#####” - numer będzie uzupełniany zerami
% - wpisanie tego znaku powoduje pobranie z systemu informacji o
dniu. Należy wpisać dwa znaki „%%”
@ - wpisanie tego symbolu powoduje pobranie z systemu informacji o
miesiącu i musi być podany przy numeracji miesięcznej. Należy wpisać
dwa symbole „@@”
$ - wpisanie tego symbolu powoduje pobranie z systemu informacji o
roku. Należy wpisać minimum dwa symbole „$$”
Przykładowa maska: ####/SP/%%/@@/$$$$
Kolejne symbole trzeba rozdzielić, może to być znak „/”, „-”, „\”. Znaki
które nie są znakami specjalnymi zostaną wyświetlone przez program w
takiej postaci w jakiej były wpisane. Na podstawie powyższej maski
program wygeneruj następujący numer: 0001/SP/25/10/2005.
Rodzaj
Rodzaj numeracji dokumentów:
Miesięczna: w każdym miesiącu numeracja rozpoczyna się od Numeru
startowego. Jeśli wybieramy numerację miesięczną, to Maska musi
zawierać numer miesiąca (@@).
Roczna: W każdym roku numeracja rozpoczyna się od Numeru
startowego.
Narastająca: kolejne numery przez cały rok obrachunkowy.
Program sprawdza unikalność numeru.
Numer startowy
W przypadku numeracji automatycznej będzie to pierwszy nadany
numer.
Zmiana numerów dokumentu:
Zezwalaj na
zmianę numeru
Zmiana dokumentu jest możliwa jeśli opcja jest zaznaczona.
Zezwalaj na
duplikowanie
numerów
dokumentu.
Powtórzenie numeru jest możliwe jeśli opcja jest zaznaczona.
Wyświetlaj
ostrzeżenie o
zduplikowanym
numerze
dokumentu.
Program sprawdza unikalność numeru. Jeśli opcja jest zaznaczona
zgłasza ostrzeżenie gdy numer dokumentu zostanie powtórzony.
8-139
Drukowanie dokumentów:
Drukuj po
dodaniu
dokumentu
Jeśli opcja zostanie zaznaczona program wydrukuje dekret po dodaniu
dokumentu.
Dane dodatkowe:
Konto FK
Numer konta analitycznego, na jakie mają być księgowane dokumenty z
tym kodem.
Domyślny opis
Dowolny tekst z uwagami przeniesiony ze słownika po uruchomieniu
.
Program umożliwia "Przenumerowanie dokumentu dla aktualnego roku
obrachunkowego" lub "Przenumerowanie dokumentów".
•
"Przenumerowanie dokumentów dla aktualnego roku obrachunkowego" oznacza,
że przenumerowane zostaną tylko te dokumenty które znajduja się w aktualnie
uruchomionym roku obrachunkowym.
•
"Przenumerowanie dokumentów" oznacza ponowne ponumerowanie dokumentów
we wszystkich latach wg. ustawionych masek dla każdego roku.
Obie opcje są aktywne dla kodu dokumentu, który ma numeracje wg. roku
obrachunkowego.
Dla kodu dokumentu o numeracji wg. roku kalendarzowego, aktywna jest jedynie
opcja "Przenumeruj dokumenty". Dokumenty numerowane wg. takiego kodu
przenumerowywane są razem ze wszystkich lat ponieważ posiadają jedną maskę
numeracji.
Przenumerowanie nie może się odbyć jeśli dokumenty księgowe wystawione w oparciu
o wskazany kod zostały zaksięgowane. Program wyświetla stosowny raport z listą
dokumentów przez które nie może się odbyć przenumerowanie.
UWAGA
W przypadku przechodzenia z numeracji bez podziału na lata obrachunkowe na
numerację z podziałaem na lata obrachunkowe (w kodzie dla dokumentu księgowego)
program sygnalizuje problemy w postaci szczegółowego raportu. Wymienia tam
dokumenty, które są zaksięgowane oraz te, które wymagają jeszcze księgowania.
Właśnie przez występowanie obu tego typu dokumentów w ramach jednego roku
obrachunkowego nie jest możliwe ich przenumerowanie a co za tym idzie zmiana typu
numeracji.
W kartotece kodów dokumentów można zdefiniować nowy typ wydruku. Znajduje się
tam zakładka „Definicja typów wydruków”. Należy ustawić się na najniższej gałęzi
drzewa określającej konkretny typ dokumentu taki jak np. „Raporty kasowe” i nacisnąć
przycisk
.
Pojawia się na
zakładce „Typy
wydruków”
podczas
zakładania kodu
dokumentu.
Wybierz klawisz
skrótu
Definiując nowy typ wydruku można ustawić klawisze specjalne oraz klawisz skrótu.
Zdefiniowany typ wydruku będzie widoczny podczas drukowania, jeśli na zakładce
„Typy wydruków” (widoczna podczas wystawiania lub edycji kodu dokumentu)
zostanie przypisany odpowiedni wydruk
Zdefiniowany typ
dokumentu
Wybierz lub zmień
raport wydruku
8-141
Opcja ta może mieć zastosowanie w przypadku, gdy chcemy drukować dwa
dokumenty kasowe jednocześnie na drukarce igłowej i laserowej lub polecenie
przelewu na oryginalnym formularzu i na zwykłej kartce papieru. Ponieważ przy
kodzie dokumentu można ustawić jedynie jeden raport np. „Polecenie przelewu (Wzór
I)” podczas wydruku proponowany będzie zawsze ten raport. Jeśli chcemy uzyskać
wydruk na oryginalnym formularzu należy zmienić raport na „Polecenie przelewu
w kolumnie „Wydruk”.
(Wzór II)”. Aby zmienić raport należy nacisnąć przycisk
Korzystając z możliwości definiowania typów dokumentów można zdefiniować dwa
typy wydruków jeden na zwykłej kartce papieru, drugi na oryginalnym formularzu.
Oba raporty będą dostępne podczas wydruku.
Dwa
zdefiniowane
typy wydruków
Wybrane raporty
Stawki VAT
Okno przeglądania stawek VAT można wywołać z menu w głównym oknie programu
„Słowniki → Stawki VAT”.
Znajduje się tu domyślnie kilka podstawowych stawek podatku VAT najczęściej
używanych przez użytkownika.
W związku ze zmianami w ustawie o VAT, na skutek traktatów akcesyjnych do UE
wprowadzono nowe i zmieniono nazwy starych standardowych stawek VAT.
Stawki podatku VAT:
• Stawka krajowa podatku 22 %
• Stawka krajowa podatku 5 % dla rolników ryczałtowych
• Stawka podatku 0 % dla sprzedaży krajowej i eksportowej
• Stawka VAT zwolniona
•
Stawka „nie podlega” używana do opakowań kaucjonowanych
Uwaga
Nie można kasować, modyfikować ani dodawać stawek podatku VAT.
Uwaga
Jeśli pojawi się ustawa, wprowadzająca nową stawkę podatkową pojawi się nowa wersja
programu, która uaktualni listę stawek podatku VAT
Tabela 3
Stawki VAT
Nazwa pola
Znaczenie
Identyfikacja:
Nazwa
Jest wyświetlana w tabeli podczas wprowadzania dokumentu do
ewidencji VAT oraz drukowana w tytule kolumny na wydruku
Ewidencji Sprzedaży i Zakupu.
Opis
Opis stawki
Wartość
Wyrażona w procentach jest używana do obliczenia kwoty VAT
podczas wprowadzania do ewidencji VAT.
Skrót
Skrócona nazwa stawki VAT.
Wzorce opisów
Słownik zawiera listę stałych wzorcowych opisów, jakie mogą pojawiać się oraz
drukować na dokumentach.
Domyślny wzorzec opisu jest ustawiany podczas dodawania kodu dokumentu. Z
wzorca opisów można korzystać, po uruchomieniu klawisza
"Opis".
dostępnego w pozycji
Aby utworzyć wzorzec opisów należy:
1. Uruchomić opcję „Słowniki"
2. Wybrać pozycję „Wzorce opisów".
3. Z lewej strony okna ustawić się na dokumencie, do którego chcemy przypisać
wzorzec.
8-143
Tekst, który
się pojawia
jako opis na
dokumencie
Naciśnij, aby
wstawić
dowolny symbol
w treści.
Rola poszczególnych pól edycyjnych w oknie „Wzorcowy opis” zostanie omówiona w
poniższej tabeli
Tabela 4
Informacje w oknie „Wzorcowy opis”:
Nazwa
Znaczenie
Wzorcowy opis/ uwaga:
Nazwa
Wpisujemy dowolną nazwę dokumentu. Nazwa ta będzie widoczna w
oknie wzorcowych opisów.
Grupa
Nazwa grupy może być dowolna np. może identyfikować konkretny
moduł programu np. KB oznacza Kasa Bank, FI oznacza Finanse.
Istniej możliwość filtrowania wzorców opisów po grupie.
Treść
Dowolna wpisana przez użytkownika treść. Pojawia się na dokumencie
po uruchomieniu klawisza
w pozycji „OPIS”. Drukuje się na
dokumentach. Program umożliwia przeniesienie do treści dokumentu
symbolu (klawisz "Wstaw symbol") pod którym kryje się np. aktualna
data lub dzień, miesiąc, rok. Symbole związane są z dokumentem.
Typ dokumentu
6.
7.
Typ dokumentu, do którego dodajemy wzorzec opisu.
Po wpisaniu wszystkich informacji należy je zatwierdzić przyciskiem [ZAPISZ].
Wprowadzona pozycja pojawi się na liście wzorcowych opisów.
Urzędy skarbowe
Kartoteka Urzędów Skarbowych zakłada się podczas instalacji programu. Jest dostępna
dla wszystkich firm po uruchomieniu opcji „Słowniki → Urzędy skarbowe”. Kartoteka
niezbędna jest do prawidłowego wypełnienia deklaracji podatkowych.
Pojawi się okno. Z lewej strony znajduje się nazwa definicji, z prawej lista urzędów
skarbowych.
Sortowanie pozycji w oknie możliwe jest poprzez wybranie jednej z możliwości z
menu podręcznego lub poprzez kliknięcie myszą na nazwie kolumny. Sortowanie
możliwe jest po każdej kolumnie (pod warunkiem, że włączona jest opcja
umożliwiająca sortowanie danych). Po uruchomieniu przycisku
umożliwia wprowadzanie do kartoteki nowych urzędów.
program
Pojawi się okno:
Podczas wprowadzania do kartoteki nowego Urzędu, użytkownik ma do wypełnienia
następujące pozycje:
•
Nazwa
•
Ulica
•
Dom
•
Kod (pocztowy)
•
Miasto
•
Nazwa banku
•
Oddział
Rachunki bankowe urzędu skarbowego:
•
Konto CIT -- konto Podatku Dochodowego od Osób Prawnych
8-145
•
Konto VAT -- konto podatku od towarów i usług (VAT)
•
Konto PIT -- konto Podatku Dochodowego od Osób Fizycznych
•
Konto d.j b.-- konto Podatku Dochodowego od Jednostek Budżetowych
•
Konto in.d -- konto Podatku Dochodowego od pozostałych dochodów
Aby móc wprowadzić pozycję do kartoteki użytkownik powinien mieć przyznane
odpowiednie uprawnienia (definiowane w module Administrator). Wszelkich zmian
można dokonać poprzez edycję danych urzędu w kartotece po uruchomieniu
.
Dostępne są te same pozycje co w przypadku wprowadzania nowego urzędu.
Księgowość
Ta część słownika przeznaczona jest do wprowadzania danych stałych dotyczących Księgi
Handlowej, Księgi Przychodów i Rozchodów lub Ewidencji Przychodów. Opcja ta jest
dostępna po uruchomieniu „Słowniki →Księgowość”.
Rejestry VAT
Program pozwala prowadzić wiele rejestrów VAT (np. odrębny rejestr dla każdego
punktu sprzedaży, rozdzielenie ewidencji zakupu na Towary i Koszty, umieszczenie
faktur zakupu środków trwałych w odrębnej ewidencji itp.)
Przy wypełnianiu deklaracji VAT-7 program uwzględnia wszystkie ewidencje.
Ewidencje można drukować odrębnie lub objąć jednym zestawieniem wszystkie
faktury zakupu lub sprzedaży.
Są wyodrębnione osobne wydruki dla ewidencji sprzedaży (dostawy) i ewidencji
dostaw oraz nabyć wewnątrzwspólnotowych. Osobne wydruki dla rejestru zakupu
według rodzajów zakupu oraz stawek VAT.
Wydruk rejestrów można dokonać po uruchomieniu opcji „Zestawienia →
Zestawienia”.
pojawia się okno do którego trzeba wpisać
nazwę dodawanego rejestru oraz wybrać typ rejestru.
Dla rejestru sprzedaży „należny”. Dla rejestru zakupu „odliczany”.
Uwaga
Program nie pozwoli usunąć rejestru jeśli posiada on wpisy.
Grupy kont
Utworzone grupy kont mają zastosowanie przy określaniu kont nie będących kosztami
lub przychodami w sensie podatkowym. Dzięki dowolności dobierania kont do grupy,
można stworzyć dowolną taką grupę kont, którą wykorzystuje się do wygenerowania
zestawienia obrotów i sald.
Nowa grupa
Wprowadzanie nowej grupy odbywa się w opcji „Słowniki → Księgowość → Grupy
kont”.
Okno„Grupy kont” jest podzielona na dwie części. Lewa część zawiera listę grup.
Prawa – listę kont należących do wskazanej grupy.
Aby dodać nową grupę należy nacisnąć przycisk
. W oknie „Właściwości
grupy kont” wpisać „Kodową nazwę grupy” oraz „Nazwę grupy” i kliknąć przycisk
.
Konta w grupie
Po dodaniu grupy można przypisać do niej konta, służy do tego przycisk
.
umieszczony pod prawym oknem. Naciśnięcie tego przycisku powoduje wywołanie
planu kont. Należy ustawić się na koncie i nacisnąć przycisk
[ENTER].
lub klawisz
Aby usunąć błędne przypisania do grupy, trzeba wskazać pozycję i nacisnąć przycisk
.
Przeglądanie TB i RZiS
Aby Bilans, Rachunek Zysków i Strat oraz deklaracja podatkowa były sporządzone
poprawnie każde konto bilansowe musi być przypisane do odpowiedniej pozycji w
Tabeli Bilansu i każde konto wynikowe musi być przypisane do odpowiedniej pozycji
Rachunku Zysków i Strat. Przeglądanie powiązań pomiędzy Planem Kont a Tabelą
Bilansu odbywa się w opcji „Słowniki → Księgowość”.
Powiązania TB z planem kont
Tu przeglądamy i przypisujemy powiązania pomiędzy Planem Kont a Tabelą Bilansu
firmy (według wcześniej ustalonej wersji bilansu w parametrach roku
obrachunkowego). Widoczne są kolumny: Lp., nazwa, typ, pokazywanie tylko na
wydruku skróconym.
8-147
Można posortować dane. W kolumnie „Typ” można wybrać Aktywa lub Pasywa.
Pozycje bilansu nie podlegają edycji. Nie można ich dodawać ani usuwać. Jeśli w
do tej pozycji w bilansie zostały przypisane
kolumnie „Lp.” znajduje się przycisk
konta. Klikniecie na przycisku wyświetli listę przypisanych kont.
•
Konta Winien - lista numerów kont, których saldo Winien zostało uwzględnione
we wskazanej pozycji Tabeli Bilansu. W Aktywach salda WN są dodawane; w
Pasywach - odejmowane.
•
Konta Ma - lista numerów kont, których saldo Ma zostało uwzględnione we
wskazanej pozycji Tabeli Bilansu. W Aktywach salda Ma są odejmowane; w
Pasywach - dodawane.
Przypisywanie kont do pozycji Tabeli Bilansu odbywa się po uruchomieniu przycisku
. Można przypisać pozycje po stronie WN, po stronie MA lub
jednocześnie WN i MA.
Opcja dostępna również z menu kontekstowego uruchomionego po naciśnięciu
Po uruchomieniu tej opcji pojawia się okno z wyborem kont do powiązania. Po
zatwierdzeniu wyboru następuje analiza poprawności danych. Program sprawdza czy
wybrane konto nie zostało przypisane do innej pozycji TB lub RW. Jeśli program
wykryje błędy pojawi się raport z informacjami o błędach.
Przypisywanie kont do Tabeli Bilansu odbywa się również z poziomu Planu Kont.
Informacji na ten temat należy szukać w rozdziale „Kartoteki → Plan kont” niniejszej
instrukcji.
Powiązania RZiS z planem kont
Tu przeglądamy powiązania między Planem Kont a Rachunkiem Wyników firmy.
Zdefiniowanie domyślnej tzn. wybranej w „Parametrach roku obrachunkowego” wersji
Rachunku Zysków i Strat jest konieczne do sporządzenia deklaracji podatku
dochodowego.
Widoczne są cztery kolumny: Lp., nazwa, typ, pozwolenie na wiązanie z planem kont.
Można posortować dane w kolumnach. W kolumnie „Typ” można wybrać Koszty lub
Przychody.
Jeśli w kolumnie „Lp.” znajduje się przycisk
do tej pozycji zostały przypisane
konta. Klikniecie na przycisku wyświetli listę przypisanych kont.
1. Konta Winien - lista numerów kont, których saldo Winien zostało uwzględnione
we wskazanej pozycji RW. W Kosztach salda WN są dodawane; w Przychodach odejmowane.
2.
Konta Ma - lista numerów kont, których saldo Ma zostało uwzględnione we
wskazanej pozycji RW. W Kosztach salda Ma są odejmowane; w Przychodach dodawane.
Pozycje Rachunku Zysków i Strat nie podlegają edycji. Nie można ich dodawać ani
usuwać.
Uwaga
Sposób przypisywania sald do Rachunku Zysków i Strat jest taki sam jak w Bilansie i
odbywa się po uruchomieniu przycisku
. Można przypisać pozycje po
stronie WN, po stronie MA lub jednocześnie WN i MA.
Opcja dostępna również z menu kontekstowego uruchomionego po naciśnięciu
Po uruchomieniu tej opcji pojawia się okno z wyborem kont do powiązania. Po
zatwierdzeniu wyboru następuje analiza poprawności danych. Program sprawdza czy
wybrane konto nie zostało przypisane do innej pozycji TB lub RW. Jeśli program
wykryje błędy pojawi się raport z informacjami o błędach.
Przypisywanie kont do Rachunku Zysków i Strat odbywa się również z poziomu Planu
Kont. Informacji na ten temat należy szukać w rozdziale „Kartoteki → Plan kont”
niniejszej instrukcji.
Tabela Bilansu
W programie znajdują się trzy wersje Tabeli Bilansu:
•
Nowa wersja (od początku 2002 roku)
•
Stara wersja (od końca 2001 roku)
•
Dla stowarzyszeń
Wszystkie wersje dostępne są po uruchomieniu opcji „Słowniki → Księgowość→
Tabela Bilansu”.
8-149
Okno „Wersje definicji” składa się z dwóch części. W lewej części znajdują się
dostępne wersje Tabeli Bilansu, z prawej aktualnie podświetlona wersja bilansu.
Domyślna wersja z której użytkownik korzysta ustawiana jest w parametrach roku
obrachunkowego.
Rachunek Zysków i Strat
W programie znajduje się kilka wersji Rachunku Zysków i Strat:
•
Kalkulacyjny
•
Porównawczy
•
Dla stowarzyszeń
•
Mieszany (ZHP) w dwóch wersjach
•
Jednostki budżetowe (wariant porównawczy, wer.2006)
Wszystkie wersje dostępne są po uruchomieniu opcji „Słowniki → Księgowość→
Rachunek Zysków i Strat”.
Okno „Wersje definicji” składa się z dwóch części. W lewej części znajdują się
dostępne wersje Rachunku zysków i strat, z prawej aktualnie podświetlona wersja
rachunku.
Domyślna wersja z której użytkownik korzysta ustawiana jest w parametrach roku
obrachunkowego.
Zestawienia Rachunku Zysków i Strat znajdują się w oknie „Księgowość → Rachunki
Zysków i Strat”.
Stawki PDOF
Kartoteka stawek podatkowych jest oddzielna dla każdego roku obrachunkowego.
Wprowadzanie stawek podatku dochodowego od osób fizycznych dostępne jest po
uruchomieniu opcji „Słowniki → Księgowość→ Stawki podatku dochodowego od
osób fizycznych”.
Uzupełnienie kartoteki stawek podatku dochodowego od osób fizycznych konieczne
jest do prawidłowego obliczenia deklaracji PIT-5. W przypadku braku pozycji, podczas
obliczania deklaracji, program informuje o konieczności uzupełnienia kartoteki.
Tabela 5
Stawki podatku dochodowego od osób fizycznych:
Nazwa pola
Znaczenie
Identyfikacja:
Wartość stawki
Stawka podatku dochodowego od osób fizycznych w procentach.
Dolny próg
Wartość dolnego progu jest wartością dla progu górnego poprzedniej
stawki, przy czym jeśli jest to pierwsza stawka, wartością jest zero. Dolny
próg nie może być niższy, niż górny próg dla poprzedniej stawki.
Górny próg
Wartość górnego progu musi przekraczać wartość dla progu dolnego.
Kwota
zmniejszająca
podatek
Kwota dodawana do podatku obliczonego wg danej stawki (jest to podatek
od dochodu mieszczącego się w niższych stawkach. W przypadku
pierwszej stawki jest to kwota ujemna zwana "kwotą wolną podatku".
Wskazówka Wartość ostatniego progu podatkowego musi być maksymalnie duża, program nie
zakłada że jest to nieskończoność. Taką wartością może być 999 999 999 999,00
Pozycję z kartoteki stawek podatkowych można poprawiać
lub usunąć
. Należy jednak pamiętać, że kartoteka stawek podatkowych jest
niezbędna do prawidłowego obliczenia deklaracji PIT-5.
Stawki zryczałtowanego PDOF
Kartoteka stawek ryczałtu jest kartoteką oddzielną dla każdego roku obrachunkowego.
Kartoteka stawek zryczałtowanego podatku PDOF pojawia się po uruchomieniu opcji
„Słowniki → Księgowość→ Stawki zryczałtowanego podatku dochodowego od osób
fizycznych”.
8-151
Pojawia się dla firmy, której formą rozliczeń w danym roku obrachunkowym jest
Ryczałt. Dla Księgi Przychodów i Rozchodów lub Księgi Handlowej pojawia się w
tym miejscu kartoteka stawek podatku dochodowego.
Uzupełnienie kartoteki stawek ryczałtu jest niezbędne dla pracy programu.
wyświetlone zostaje okno „Stawka podatku”,
które należy wypełnić według poniższego wzoru:
Przyciski umieszczone w dolnej części okna służą edycji i usuwaniu stawek ryczałtu.
Jeśli stawka jest używana nie da się jej usunąć.
Istnieje możliwość ustawienia stawki ryczałtu jako domyślnej. Z menu kontekstowego
uruchomionego po kliknieciu prawym przyciskiem myszy wybrać opcję „Domyślna”.
Stawka domyślna jest oznaczona „ptaszkiem” w kolumnie „D”. Oznacza to, że podczas
wprowadzania dokumentu do ewidencji przychodów, program zaproponuje tę właśnie
stawkę.
Kartoteka stawek przebiegu pojazdów jest kartoteką globalną, czyli wspólną dla
wszystkich firm zarejestrowanych w systemie. Dostęp do tej funkcji można uzyskać z
menu głównego okna programu „Słowniki → Księgowość → Stawki przejazdu
pojazdów”.
Kartoteka ta jest niezbędna do obliczenia wartości wykonanych przez pojazdy
przejazdów, w związku z czym użytkownik powinien uaktualniać ją na bieżąco po
wprowadzanych w życie rozporządzeniach.
Przyciski umieszczone na dole okna umożliwiają wprowadzanie nowych stawek, oraz
modyfikację i usuwanie stawek już wprowadzonych. Dokonane poprawki widziane są
z poziomu każdej firmy założonej w systemie.
Aby wprowadzić nową stawkę do kartoteki należy kliknąć przycisk
.W
oknie wprowadzania użytkownik zobowiązany jest wypełnić następujące pozycje:
Tabela 6
Okno „Stawki przejazdu pojazdów”:
Nazwa pola
Znaczenie
Identyfikacja:
Data wprowadzenia
Dla pojemności
poniżej 900 [cm3]
Tabela 6
Jest to data, z którą stawki wchodzą w życie na podstawie wydanego
rozporządzenia. Pole jest wymagane przez program.
Pole jest wymagane przez program.
Nazwa pola
Znaczenie
Identyfikacja:
Dla pojemności
900 [cm3] i
powyżej
. Modyfikacjom mogą być
Dane można poprawić po kliknięciu przycisku
poddane takie same pozycje jak przy wprowadzaniu danych.
Uwaga
Należy pamiętać, że program w oparciu o kartotekę stawek przebiegu pojazdów na
bieżąco przelicza wartość wykonanego przejazdu (bazując na „Dacie wprowadzania
stawki”), nie wolno więc dokonywać aktualizacji pozycji już istniejących aby wpisać
stawki ogłoszone rozporządzeniem. Należy w takim przypadku dopisać nowe pozycje
do kartoteki.
Dane są usuwane po naciśnięciu przycisku
. W oparciu o kartotekę stawek
przebiegu pojazdów na bieżąco przeliczana jest wartość wykonanego przejazdu
(bazując na "Dacie wprowadzania stawki"), nie wolno więc usuwać stawek już
nieaktualnych.
Brak odpowiedniej stawki spowoduje nieprawidłowe obliczenie korekty kosztów
eksploatacji pojazdu, gdyż wartość przejazdu w takim przypadku wynosić będzie zero.
Wszelkie zmiany dokonane w tej kartotece dotyczyć będą wszystkich firm
zarejestrowanych w systemie, ponieważ jest to kartoteka globalna.
Kartoteka wzorcowych tras przejazdu jest kartoteką roku obrachunkowego. W trakcie
zakładania nowego roku obrachunkowego jest przepisana z roku poprzedniego. Jej
istnienie ma na celu skrócenie czasu wprowadzania przejazdów wykonanych przez
dany pojazd. Dostępna jest z menu głównego okna programu „Słowniki →
Księgowość → Wzorcowe trasy przejazdów”.
8-153
Przyciski umieszczone na dole okna umożliwiają wprowadzenie nowej trasy przejazdu,
modyfikację oraz usunięcie tras już wprowadzonych.
Aby dodać nową pozycję do kartoteki należy kliknąć przycisk
wprowadzania należy wypełnić następujące pozycje:
Tabela 7
Informacje o oknie „Wzorcowa trasa przejazdu”:
Nazwa pola
Identyfikacja:
Opis pomocniczy
Uwaga
. W oknie
Znaczenie
Wpisana tu wartość pozwala na późniejszy szybki wybór odpowiedniej trasy
przejazdu.
Trasa przejazdu
Trasa przejazdu pojazdu.
Długość trasy [km]
Ilość przejechanych kilometrów niezbędna jest do obliczenia kwoty
poniesionego kosztu.
Cel wykonania
Cel wykonania przejazdu
Program wymaga wypełnienia wszystkich pól w oknie dodawania nowej trasy przejazdów.
możliwe jest poprawienie wskazanej pozycji.
Zmianom mogą podlegać takie same informacje jak w przypadku wprowadzania
danych.
Jakiekolwiek zmiany nie mają wpływu na wprowadzone wcześniej przejazdy danego
pojazdu.
Przycisk
umożliwia usunięcie wskazanej pozycji. Usunięcie trasy
przejazdu nie ma wpływu na dalszą pracę programu oraz na wprowadzone już
przejazdy danego pojazdu.
Definiowanie stanowisk kosztowych odbywa się w opcji „Słowniki/
Księgowość/Miejsca powstawania kosztów”.
Aby zdefiniować nowe stanowisko kosztowe należy uruchomić przycisk
Pojawi się okno :
.
Należy wpisać nazwę stanowiska kosztowego oraz jego numer analityki.
Kartoteka stanowisk kosztowych może być powiązana z planem kont dlatego ważne
jest wpisanie jej numeru analityki.
Każdy środek trwały może być użytkowany na kilku stanowiskach kosztowych.
Przypisywanie stanowisk kosztowych dla środka oraz określanie procentowego
udziału tego środka na jednym stanowisku kosztowym odbywa się w opcji „Środki
trwałe/Środki trwałe” na zakładce „Stanowiska kosztowe”.
Kartoteka stawek przebiegu pojazdów jest kartoteką globalną, czyli wspólną dla
wszystkich firm zarejestrowanych w systemie. Dostęp do tej funkcji można uzyskać z
menu głównego okna programu „Słowniki → Księgowość → Stawki przejazdu
pojazdów”.
Kartoteka ta jest niezbędna do obliczenia wartości wykonanych przez pojazdy
przejazdów, w związku z czym użytkownik powinien uaktualniać ją na bieżąco po
wprowadzanych w życie rozporządzeniach.
Przyciski umieszczone na dole okna umożliwiają wprowadzanie nowych stawek, oraz
modyfikację i usuwanie stawek już wprowadzonych. Dokonane poprawki widziane są
z poziomu każdej firmy założonej w systemie.
Aby wprowadzić nową stawkę do kartoteki należy kliknąć przycisk
.W
oknie wprowadzania użytkownik zobowiązany jest wypełnić następujące pozycje:
Tabela 6
Nazwa pola
Znaczenie
Identyfikacja:
Data wprowadzenia
Jest to data, z którą stawki wchodzą w życie na podstawie wydanego
rozporządzenia. Pole jest wymagane przez program.
Dla pojemności
poniżej 900 [cm3]
Dla pojemności
900 [cm3] i
powyżej
. Modyfikacjom mogą być
Dane można poprawić po kliknięciu przycisku
poddane takie same pozycje jak przy wprowadzaniu danych.
8-155
Uwaga
Należy pamiętać, że program w oparciu o kartotekę stawek przebiegu pojazdów na
bieżąco przelicza wartość wykonanego przejazdu (bazując na „Dacie wprowadzania
stawki”), nie wolno więc dokonywać aktualizacji pozycji już istniejących aby wpisać
stawki ogłoszone rozporządzeniem. Należy w takim przypadku dopisać nowe pozycje
do kartoteki.
. W oparciu o kartotekę stawek
Dane są usuwane po naciśnięciu przycisku
przebiegu pojazdów na bieżąco przeliczana jest wartość wykonanego przejazdu
(bazując na "Dacie wprowadzania stawki"), nie wolno więc usuwać stawek już
nieaktualnych.
Brak odpowiedniej stawki spowoduje nieprawidłowe obliczenie korekty kosztów
eksploatacji pojazdu, gdyż wartość przejazdu w takim przypadku wynosić będzie zero.
Wszelkie zmiany dokonane w tej kartotece dotyczyć będą wszystkich firm
zarejestrowanych w systemie, ponieważ jest to kartoteka globalna.
Kartoteka wzorcowych tras przejazdu jest kartoteką roku obrachunkowego. W trakcie
zakładania nowego roku obrachunkowego jest przepisana z roku poprzedniego. Jej
istnienie ma na celu skrócenie czasu wprowadzania przejazdów wykonanych przez
dany pojazd. Dostępna jest z menu głównego okna programu „Słowniki →
Księgowość → Wzorcowe trasy przejazdów”.
Przyciski umieszczone na dole okna umożliwiają wprowadzenie nowej trasy przejazdu,
modyfikację oraz usunięcie tras już wprowadzonych.
Aby dodać nową pozycję do kartoteki należy kliknąć przycisk
wprowadzania należy wypełnić następujące pozycje:
Tabela 7
Informacje o oknie „Wzorcowa trasa przejazdu”:
Nazwa pola
Identyfikacja:
Opis pomocniczy
Uwaga
. W oknie
Znaczenie
Wpisana tu wartość pozwala na późniejszy szybki wybór odpowiedniej trasy
przejazdu.
Trasa przejazdu
Trasa przejazdu pojazdu.
Długość trasy [km]
Ilość przejechanych kilometrów niezbędna jest do obliczenia kwoty
poniesionego kosztu.
Cel wykonania
Cel wykonania przejazdu
Program wymaga wypełnienia wszystkich pól w oknie dodawania nowej trasy przejazdów.
możliwe jest poprawienie wskazanej pozycji.
Zmianom mogą podlegać takie same informacje jak w przypadku wprowadzania
danych.
Jakiekolwiek zmiany nie mają wpływu na wprowadzone wcześniej przejazdy danego
pojazdu.
Przycisk
umożliwia usunięcie wskazanej pozycji. Usunięcie trasy
przejazdu nie ma wpływu na dalszą pracę programu oraz na wprowadzone już
przejazdy danego pojazdu.
Definiowanie stanowisk kosztowych odbywa się w opcji „Słowniki/
Księgowość/Miejsca powstawania kosztów”.
.
Aby zdefiniować nowe stanowisko kosztowe należy uruchomić przycisk
Pojawi się okno :
Należy wpisać nazwę stanowiska kosztowego oraz jego numer analityki.
Kartoteka stanowisk kosztowych może być powiązana z planem kont dlatego ważne
jest wpisanie jej numeru analityki.
Każdy środek trwały może być użytkowany na kilku stanowiskach kosztowych.
Przypisywanie stanowisk kosztowych dla środka oraz określanie procentowego
udziału tego środka na jednym stanowisku kosztowym odbywa się w opcji „Środki
trwałe/Środki trwałe” na zakładce „Stanowiska kosztowe”.
Schematy księgowania
W systemie RAKSSQL zautomatyzowano księgowanie dokumentów. Wprowadzono
możliwość tworzenia schematów księgowań dla stałych powtarzających się zapisów
księgowych np. faktura za gaz, co nie tylko ułatwia pracę użytkownikom programu,
ale również przyśpiesza wprowadzanie danych.
Do schematu można wprowadzać stałe dekrety oraz ich kwoty jak również korzystać
ze zmiennych schematu księgowania np. używając wartości liczbowe, logiczne,
tekstowe, zmiennoprzecinkowe, data, data czas.
8-157
Okno główne „Schematy księgowania” jest podzielone na dwie części. Po lewej
stronie widoczne są dane podstawowe schematu: skrót, grupa, nazwa. Do dodawania
nowych pozycji, poprawiania oraz usuwania służy dolny rząd przycisków.
Po prawej stronie widoczne są elementy schematu wskazanej grupy.
Budowa schematu księgowego swoją konstrukcją przypomina budowę zapisu
księgowego, składa się z nagłówka oraz pozycji odpowiadającym odpowiadającym
poszczególnym dekretom księgowym.
Wskazówka Schematy księgowania są wykorzystane przy tworzeniu dokumentu księgowego.
Podając skrót schematu księgowania można wprowadzić do dokumentu pozycje z
wybranego schematu.
Aby dodać nowy schemat księgowania należy:
1. Uruchomić opcję „Słowniki/ Księgowość”
2. Wybrać opcję „Schematy księgowania”
Budowa schematu księgowego składa się z dwóch głównych etapów; etap
definiowania nagłówka oraz etap wprowadzania elementów schematu (wzorca
dekretacji).
3. Podstawą schematu są dane, które użytkownik musi wpisać w główce dokumentu
tj. skrót, grupa oraz nazwa schematu księgowania.
Informacje te należy wprowadzić obowiązkowo inaczej schemat nie zostanie zapisany.
Skrót - wymagane pole na wpisanie skrótu wzorca księgowania, o max długości 3
znaków alfanumerycznych np. "ZAK". Skrót musi być unikalny.
Nazwa - wymagane pole na wpisanie nazwy wzorca, o max długości 100 znaków
alfanumerycznych np. "Zakup towarów"
Skrót i nazwa schematu będzie pojawiała się podczas wyboru schematu w główce
dokumentu księgowego.
Grupa może służyć do segregowania schematów, o max długości 10 znaków
alfanumerycznych np. "ZAKUP" - schematy dla dokumentów zakupu, "SPRZEDAŻ"schematy dla dokumentów sprzedaży.
Istnieje możliwość pogrupowania schematów o oknie głównym np. po GRUPIE.
4. Wprowadzanie elementów schematów odbywa się w oknie "Elementy schematu".
Okno "Zmienne schematu" służy do definiowania różnego typu zmiennych.
Najważniejszym etapem tworzenia schematów księgowań jest definicja elementów
tego schematu.
Uruchamiając prawy przycisk myszy w lewej części okna należy wskazać
poszczególne składowe schematu które będą się pojawiały na dokumencie księgowym.
Operacja ta odbywa się w oknie „Elementy schematów księgowych”. Najważniejszym
jej elementem są dekrety i zapisy w rejestrze VAT oraz rozrachunki.
W obecnej wersji dostępne są również:
• przenieś datę księgowania do zmiennej
• przenieś numer dokumentu do zmiennej
• przenieś datę dokumentu do zmiennej
• przenieś datę operacji gospodarczej do zmiennej
• przenieś NIP kontrahenta do zmiennej
• przenieś nazwę kontrahenta do zmiennej
• przenieść konto rozrachunkowe kontrahenta do zmiennej
• dekrety – dodawanie dekretu księgowego
• rejestr VAT - dodaj wpis rejestru VAT
• rozrachunki – aktualizacja rozrachunków do wskazanego dekretu
• Obroty i Salda - przenieś saldo konta do zmiennej
Z prawej strony tego okna można utworzyć zmienne liczbowe, logiczne, tekstowe,
zmiennoprzecinkowe, data, data czas, które następnie jako wyrażenie wynikowe są
przypisywane do wybranych elementów schematu.
Istnieją dwa sposoby tworzenia schematów księgowych:
I. BEZ UŻYCIA ZMIENNYCH.
Dodajemy dekrety, zapisy w rejestrze oraz rozrachunki i wpisujemy wszystkie
wartości ręcznie lub wybieramy je z kartoteki np. planu kont.
W takim przypadku należy wpisać niezmienną wartość kwotową, liczbową lub
numeryczną.
Definiując dekret księgowy należy wypełnić pola:
• KontoWN – należy wpisać numer konta księgowanego po stronie WN (dwukrotne
kliknięcie na tym polu otwiera okno z możliwością wpisania numeru konta. Konto
można wybrać z planu kont).
• KontoMA – należy wpisać numer konta po stronie MA (dwukrotne kliknięcie
otwiera okno z możliwością wpisania numeru konta. Konto można wybrać z planu
kont).
• KwotaPLN – należy wpisać kwotę jeśli jest w złotówkach.
• KwotaWAL – można wpisać kwotę w walucie.
8-159
• KodWAL – można wpisać kod waluty jeśli inny niż PLN. Kod waluty może być
wybrany ze słownika kodów.
• Opis – można wpisać dowolny opis. Fragmenty opisów zapisujemy w cudzysłowiu
a używane w opisach zmienne bez cudzysłowia, między tekstem użytkownika a
nazwą zmiennej wpisujemy znak "+". np. 'Faktura VAT o numerze' + numerdok
(jeśli zmienna tekstowa) + 'kontrahent o numerze NIP' + NIP (jeśli zmienna
tekstowa). Zapisując zmienną typu DATA należy wpisać DataToStr, a zmienną
typu liczba wpisać IntTostr.
Kliknij dwukrotnie na
pozycji i wprowadź
wartość (konto, kwotę,
kod lub opis)
W przypadku
wystąpienia konta
rozrachunkowego
należy wprowadzić
rozrachunek do
bieżącego dekretu
Schemat księgowania może się składać z wielu dekretów księgowych, wpisu do
rejestru VAT oraz zawierać polecenie uaktualnienia rozrachunku do bieżącego dekretu
(w dokumencie księgowym zostanie uaktualniona zakładka "Rozrachunki").
Polecenie uaktualnienia rozrachunku do bieżącego dekretu dotyczy tylko poprzedniego
dekretu, dlatego jeśli w schemacie znajdują się dwa dekrety księgowe (na jednym
zapis netto, na drugim zapis VAT) to pozycja z uaktualnieniem rozrachunku do
bieżącego dekretu powinna być użyta dwa razy, za każdym razem po zapisie dekretu.
Brak zmiennych schematu
II. Z UŻYCIEM ZMIENNYCH.
Jeśli księgowana kwota dokumentu, waluta, stawka VAT, numer konta rozrachunkowego itp.
za każdym razem jest inna to zalecane jest użycie schematu ze zmienną. Podobnie, jeśli
wprowadzamy schemat księgowania np. dokumentu zakupu i nie znamy wcześniej nazwy ani
numeru konta kontrahenta, można wykorzystać schemat z użyciem zmiennych. Zmienna może
być wymagana do wypełnienia w oknie parametrów schematu przy wprowadzaniu dekretu.
Przy pomocy zmiennej program automatycznie może przeliczyć i rozksięgować np.
wprowadzoną wartość faktury. Przykładowo, po podaniu kwoty netto program może wyliczyć
kwotę brutto oraz kwotę VAT. Metoda ta jest zalecana w sytuacji, gdy nie jest wcześniej
dokładnie znana kwota dokumentu. Księgujemy co miesiąc fakturę np. za gaz, ale kwota ta jest
za każdym razem inna.
Aby dodać zmienną schematu należy nacisnąć prawy przycisk myszy oraz wybrać pozycję
[DODAJ ZMIENNĄ] lub nacisnąć jednocześnie przyciski [Ctrl+Inst]. Pojawi się okno:
8-161
Należy wpisać:
• Nazwę zmiennej - pole wymagane, nazwa pola dowolna, wymyślona przez użytkownika,
powinna być unikalna. Nawa zmiennej może być wykorzystana przy definiowaniu
elementów schematu. W poniższym przykładzie użyta została zmienna o nazwie 'netto'.
• Typ - logiczna, liczba, tekst, zmiennoprzecinkowa, data, data czas. Typ zależy od zmiennej
np. jeśli zmienna o nazwie np 'dataoperacji' to typ powinien być DATA. Jeśli zmienna o
nazwie "nazwakonta' to typ TEKST itp. Od wybranego TYPU zależy TYP PODPOWIEDZI
który pojawia się w oknie parametrów schematu w główce dokumentu. Np. dla typu "tekst"
typem podpowiedzi może być:
plan kont, waluta, rejestr VAT, kontrahent po nazwie, kontrahent po NIP, strona konta, typ
rejestru VAT, stawka VAT.
• Typ podpowiedzi - w zależności od wybranego wyżej TYP-u, typ podpowiedzi będzie inny.
Podpowiada się on w oknie parametrów schematu, w główce dokumentu.
• Zmienna wymagana do wypełnienia- jeśli opcja jest zaznaczona to program wymaga
wpisania zmiennej która pojawi sie w oknie parametrów.
• Pokazuj w oknie parametrów schematu- aby zmienna pokazała się w oknie parametrów
schematu nagłówka dokumentu opcja musi być zaznaczona.
• Opis w oknie- można wpisać dowolny opis, który będzie się pojawiał po wybraniu schematu
księgowego w główce dokumentu. Opis ma być poleceniem dla użytkownika np. 'Wpisz
kwotę netto', 'Wybierz kod waluty'.
Definiując dekret księgowy:
można podać numer konta księgowego na którym będzie księgowana kwota lub wpisać
odpowiednią nazwę zmiennej,
podobnie dla pozycji „KwotaPLN” można wpisać konkretną kwotę lub zmienną wynikową.
Przykładowo, jeśli na koncie kontrahenta ma być księgowana kwota brutto, to dla wyrażenia
wynikowego należy wpisać nazwę zmiennej typu zmiennoprzecinkowa lub zmiennej typu
liczba razy 1.22” np. "netto * 1.22"
Można wyliczyć
kwotę brutto
Przykładowo, jeśli na koncie VAT ma być księgowana kwota VAT, wyrażenie wynikowe
może wyglądać następująco: nazwa zmiennej typu zmiennoprzecinkowa lub zmiennej typu
liczba razy 0.22” np. "netto * 0.22"
Podczas dodawania dokumentu księgowego i wybraniu w nagłówku SCHEMATU
KSIĘGOWANIA pojawi się okno :
Wpisz kwotę księgowanej
faktury
Po wprowadzeniu żądanej wartości program rozksięguje kwotę wg wybranego schematu
księgowania.
8-163
Środki Trwałe
Ta część słownika przeznaczona jest do wprowadzania danych stałych dotyczących
środków trwałych. Opcja ta jest dostępna po uruchomieniu „Słowniki →Środki Trwałe”.
Typy środków trwałych
Określenie typu środka trwałego jest niezbędne do wprowadzenia środka trwałego do
ewidencji. Typy środków trwałych dostępne są po uruchomieniu „Słowniki → Środki
Trwałe → Typy środków trwałych”.
W programie istnieją podstawowe typy środków trwałych:
•
Środki trwałe
•
Pojazdy amortyzowane
•
Pojazdy nieamortyzowane
•
Wyposażenie mortyzowane
•
Wyposażenie nieamortyzowane
Dodawanie nowego typu środków trwałych jest możliwe po uruchomieniu przycisku
w dolnej części okna.
Pojawi się okno:
W oknie wprowadzania należy wypełnić następujące pozycje:
Tabela 8
Informacje o oknie „Typ środków trwałych”:
Nazwa pola
Identyfikacja:
Nazwa:
Znaczenie
Dowolna nazwa. Będzie widoczna podczas dodawania środka do
ewidencji.
Opis:
Dowolny opis środka trwałego.
Domyślny:
Istnieje możliwość ustawienia typu środka domyślnego. W tym celu z
menu kontekstowego uruchomionego po kliknieciu prawym przyciskiem
myszy należy wybrać opcję „Domyślna”. Typ domyślny jest oznaczony
„ptaszkiem” w kolumnie „D”. Oznacza to, że podczas wprowadzania
środka trwałego do ewidencji środków, program zaproponuje ten właśnie
typ.
Parametry dodatkowe:
Środek jest
amortyzowany
Jeśli typem środka ma być środek amortyzowany zaznaczamy te opcję.
Środek jest
pojazdem
Zaznaczamy jeśli środek jest pojazdem. Podczas wprowadzania pojazdu do
ewidencji pojawi się zakładka „Dane pojazdu”.
Środek należy do
wyposażenia
Zaznaczamy jeśli środek należy do wyposażenia. Podczas wprowadzania
do ewidencji środków uaktywni się opcja „Charakterystyka techniczno –
użytkowa”. Dla środka trwałego oraz pojazdów opcja będzie nieaktywna.
. Dostępne będą te
Dane dotyczące typu środka można zmienić, przycisk
same pozycje jak przy wprowadzaniu nowego typu. Jeśli do ewidencji środków
zostanie wprowadzony choć jeden środek z danym typem to „Parametry dodatkowe”
staną się nieaktywne.
Przycisk
kartotece środków.
nie pozwoli usunąć wybranego typu jeśli jest on używany w
Klasyfikacja środków trwałych
Kartoteka dostępna jest z poziomu każdego roku obrachunkowego w danej firmie.
Okno przeglądania można wywołać z górnego menu w głównym oknie programu po
wybraniu opcji „Słowniki → Środki trwałe → Klasyfikacja środków trwałych”.
Kartoteka zawiera dane grup rodzajowych środków trwałych. Są to: opis grupy
rodzajowej (np. budowle), symbol wg KŚT, stawka lub przedział stawek amortyzacji.
Dane przedstawione są w postaci hierarchicznej (drzewo).
Przyciski umieszczone na dole okna umożliwiają dodanie do kartoteki nowych grup
KŚT oraz poprawianie już istniejących. Funkcje te posiadają swoje odpowiedniki w
podręcznym menu (pop-up menu).
8-165
W przypadku wprowadzania nowej grupy nie ma ograniczeń dotyczących zachowania
konsekwencji w nadawaniu symboli nowym grupom.
Przy próbie dodania nowej grupy program udostępni do edycji cztery znaki symbolu.
Powoduje to, że użytkownik może dokonać dodania grupy na dowolnym poziomie.
Aby dodać podgrupę należy poprzez kliknięcie lewym przyciskiem mysz wskazać
żądaną grupę i nacisnąć przycisk [DODAJ]. Program wyświetli okno „Grupa KŚT”, w
którym należy wypełnić następujące pola:
Tabela 9
Informacje o oknie wprowadzania grupy:
Nazwa pola
Znaczenie
Identyfikacja:
Symbol
Symbol grupy rodzajowej.
Nazwa
Nazwa grupy rodzajowej.
Minimalna stawka
amortyzacji
Minimalna stawka amortyzacji, nie może być większa niż „Stawka
maksymalna”.
Maksymalna stawka Maksymalna stawka amortyzacji, nie mniejsza niż „Stawka minimalna”.
amortyzacji
Uwaga
Symbol nowej grupy musi być unikalny. Nie można wprowadzić grupy KŚT o symbolu
zawierającym więcej niż cztery znaki.
.
Wszelkich poprawek można dokonać później poprzez naciśnięcie przycisku
.
Do każdej wprowadzonej do kartoteki grup KŚT pozycji możliwe jest dokonywanie
późniejszych poprawek. Tak jak w przypadku wprowadzania nowej grupy, edycji mogą
być poddawane symbole i nazwy grup oraz zakres stawek amortyzacyjnych.
Tabela aktualizacji środków trwałych
Okno przeglądania tabel aktualizacji można wywołać z górnego menu w głównym
oknie programu po wybraniu opcji „Słowniki→ Środki trwałe → Tabele aktualizacji
środków trwałych”.
Wskazówka Tabela aktualizacji dostępna jest z poziomu każdego roku obrachunkowego w danej
firmie. Kartoteka zawiera tabele współczynników aktualizacji wydawane przez
Ministerstwo Finansów.
Okno podzielone jest na dwie części. Górna część zawiera tabele przedziałów
czasowych dat nabycia środków, dolna zaś zawiera tabelę symboli KŚT
i odpowiadających im współczynników aktualizacji dla danego przedziału dat nabycia.
Opcje [DODAJ] lub [EDYTUJ] z menu kontekstowego (po uruchomieniu prawego
klawisza myszy) umożliwia wprowadzanie do kartoteki nowych tabel aktualizacji oraz
poprawianie i usuwanie już istniejących.
Wprowadzanie nowej tabeli współczynników aktualizacji odbywa się dwuetapowo.
Pierwszy etap to wprowadzenie przedziałów dat nabycia środków trwałych objętych
aktualizacją.
Okno wprowadzania przedziału dat nabycia zawiera następujące pozycje:
•
Data początku przedziału,
•
Data końca przedziału.
Przedziały dat nabycia dla nowej tabeli nie posiadają zdefiniowanej daty początku i
końca przedziału. Program sprawdza czy wprowadzany przedział nie zachodzi na inny.
W tym przypadku użytkownik otrzymuje stosowny komunikat.
Ostatnim krokiem wprowadzania tabeli aktualizacji jest wprowadzenie
współczynników aktualizacji dla każdego ze zdefiniowanych przedziałów dat nabycia i
grup symboli KŚT.
Okno wprowadzania współczynników zawiera następujące pozycje:
•
Symbol wg KŚT,
•
Wartość współczynnika
•
aktualizacji.
Wartość symbolu trzeba wpisać ręcznie. Wartość współczynnika jest podpowiadana .
Wszelkich późniejszych poprawek można dokonać poprzez edycję tabeli aktualizacji.
Do każdej wprowadzonej do kartoteki tabel aktualizacji możliwe jest dokonywanie
późniejszych poprawek. Tak jak w przypadku wprowadzania nowej tabeli aktualizacji,
edycji mogą być poddawane przedziały dat nabycia oraz współczynniki. W przypadku
edycji przedziałów dat nabycia program pilnuje aby data początku lub końca nie
należała do innego przedziału.
Usunięcie pozycji z kartoteki tabel aktualizacji może odbywać się, analogicznie do
wprowadzania tabel, dwuetapowo. Kasować można same współczynniki aktualizacji
lub przedziały wraz z odpowiadającymi im współczynnikami.
Kasowania przedziałów i współczynników można dokonywać dla pojedynczych
pozycji oraz dla kilku pozycji zaznaczonych po uruchomieniu opcji „ Zaznaczanie
wielu pozycji” z menu kontekstowego.
8-167
Zestawienia
System RAKSSQL Rachunkowość umożliwia wykonanie różnego rodzaju wydruków,
zestawień i raportów dla firmy oraz udziałowców.
Program umożliwia wydruk zestawień dla księgi handlowej, ewidencji przychodów
oraz księgi podatkowej.
Zestawienia, zostały podzielone w taki sposób, aby użytkownik miał do nich łatwy
dostęp oraz mógł sprawnie odnaleźć interesujący go wydruk.
Specyfikacja wydruków
Wszystkie wydruki niezbędne do rozliczenia firmy można wykonać z opcji
„Zestawienia” w górnym pasku menu.
W programie można również uzyskać inne dodatkowe wydruki:
1.
Dekrety zaznaczonych dokumentów w opcji „Księgowość → Dokumenty
księgowe”.
2.
Wydruki dot. rozrachunków z opcji „Finanse → Rozrachunki”, gdzie program
zapisuje informacje zarówno o dokumentach rozliczonych jak i nierozliczonych.
Tu też są drukowane wiekowanie rozrachunków, wezwania do zapłaty, noty
odsetkowe, potwierdzenia sald.
3.
Wydruk poleceń przelewu z opcji „Finanse → Polecenia przelewu”.
4.
Wydruk dokumentów oraz raportów kasowych z opcji „Finanse → Dokumenty
kasowe” lub „Finanse → Raporty kasowe”.
5.
Wydruk Planu Kont bezpośrednio z opcji „Kartoteki → Plan Kont”.
6.
Wydruk Bilansu Otwarcia z opcji „Księgowość → Bilans otwarcia”.
W każdym miejscu w programie, gdzie znajduje się klawisz
można wykonać
wydruk interesującego nas zestawienia związanego z aktualnie otwartym oknem.
W programie stworzona jest dodatkowo możliwość podglądu wydruku oraz podglądu
danych.
Przed wydrukiem dokumentu mogą pojawić się parametry funkcji. Parametry funkcji
dotyczą ustawień konkretnego wydruku i mogą się od siebie różnić. Jeśli parametry
funkcji się nie pojawiają, dokument wydrukuje się zgodnie z domyślnymi parametrami.
8-169
Istnieje możliwość określenia drukarki, na którą zostanie skierowany wydruk. Program
automatycznie proponuje drukarkę, która zdefiniowana jest w systemie jako domyślna.
Jeśli pracujemy w sieci, gdzie podłączonych jest kilka drukarek, do każdego
dokumentu można ustawić inna drukarkę domyślną Drukarkę domyślną zawsze można
zmienić przed zatwierdzeniem parametrów funkcji każdego wydruku.
W przypadku, gdy wydruk kierowany jest na ekran (podgląd wydruku), istnieje
możliwość wyboru drukarki również z okna podglądu.
Parametry każdej funkcji są zapamiętywane, a program przywołuje je w przypadku
kolejnego jej użycia.
Wydruk może być wykonany w trybie tekstowym. Można wyznaczyć przedział
czasowy: rok obrachunkowy oraz miesiąc (na liście wyboru pojawią się tylko te daty,
które związane są z wymaganym wydrukiem). Jeśli chcemy wykonać wydruk
ewidencji przychodów pojawią się tylko te lata, w których została prowadzona ta forma
działalności.
Można użyć własnych zdefiniowanych przedziałów czasowych. Wyznaczamy początek
oraz koniec daty z kalendarza.
Niektóre wydruki mogą być wykonane dla kontrahenta. Wydruk księgi podatkowej
może być wykonany dla wybranej kolumny księgi. Dla ewidencji VAT można wybrać
powód opodatkowania np. „Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów” , „Nabycie
towarów i usług bez prawa odliczenia VAT”.
Jeśli zestawienie ma być wykonane narastająco należy zaznaczyć opcję „Zestawienie
narastająco”. Wydruk może być wykonany w odcieniach szarości. Można wyznaczyć
numer startowy strony oraz numer startowy pozycji drukowanych dokumentów.
Pozycje w rejestrze VAT mogą być porządkowane wg. dat VAT, dat wystawienia,
numeru dowodu.
Użytkownik ma też możliwość zdefiniowania nowego wydruku za pomocą generatora
raportów, na podstawie gotowego wzorca.
Sposób tworzenia nowych wydruków opisany jest w części „Generator raportów”
niniejszej instrukcji lub w instrukcji do generatora raportów.
Rola przycisków, znajdujących się z lewej strony okna „Podgląd”, została omówiona w
poniższych tabelach.
Tabela 1
Przycisk
Przyciski pomocnicze w oknie „Podgląd”:
Opis
Powiększenie
Po uruchomieniu tego przycisku można powiększyć lub zmniejszyć rozmiar
raportu, ustawić na szerokość strony, ustawić całą stronę, ustawić dwie strony
raportu.
Otwórz raport
Pozwala otworzyć zapisany wcześniej raport bez zamykania okna.
Zapisz Raport
W programie możliwe jest zapisywanie do pliku wygenerowanych zestawień.
Pliki z rozszerzeniem .*.TXT i *.XLS mogą być otwierane w Excelu i tam
dalej opracowywane. Można zapisać również do pliku: frp,.csv, prn (dla
drukarek igłowych), pdf, html, rtf.
Drukuj raport
Naciśniecie tego przycisku powoduje wysłanie wszystkich bądź wskazanych
stron do wydruku na drukarce.
Znajdź tekst
Po uruchomieniu tego przycisku pojawia się okno „Znajdź tekst”, w którym
należy wpisać fragment szukanego tekstu. Program pozwala wybrać opcję
przeszukiwania zakresu stron od pierwszej lub bieżącej strony oraz może
uwzględniać wielkość liter.
Pomoc kontekstowa
Kliknięcie prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu na podglądzie
raportu przywołuje menu podręczne. Podwójne klikniecie pozwala na edycję
strony (jeśli aktualnie jest to możliwe). Pojawi się okno „Projektant”, w
którym można dopisać lub zmienić informacje na raporcie. „Projektant”
umożliwia: poprzesuwanie kolumn lub tekstu dokumentu, zmianę nazwy lub
rozmiaru czcionki dokumentu, pogrubienie lub podkreślenie tekstu w
raporcie, zmianę koloru czcionki, rysowanie ramek lub krawędzi ramek,
wczytywanie lub wyczyszczenie rysunku z pliku (podwójne kliknięcie na
polu z rysunkiem): *.bmp; *.ico; *.wmf; *. emf. Rysunkiem może być logo
firmy. Szczegółowy opis typu obiektów w raporcie oraz tworzenie raportów
został zamieszczony w tekście pomocy uruchomianym po naciśnięciu
przycisku F1.
Zamknij podgląd
Uruchomienie przycisku zamyka raport.
Uwaga
W programie RAKSSQL Księgowość nie można zainstalować drukarki. Instalacja
odbywa się w systemie Windows i stamtąd też pobierane są ustawienia drukarki.
8-171
Ewidencja Przychodów
Wywołanie funkcji wydruku zestawienia dla ewidencji możliwe jest z menu w
głównym oknie programu „Zestawienia → Ewidencja przychodów”.
Program umożliwia drukowanie ewidencji za dowolny okres czasu. Istnieje możliwość
ręcznego wpisania numeru dla pierwszej strony zestawienia. Numery dla kolejnych
stron będą nadawane narastająco.
W przypadku wydruku tabeli z okna przeglądania dokumentów w ewidencji, wydruk
będzie obejmował dokumenty widoczne w oknie.
Kwota z poprzedniej strony zostanie obliczona przez program i jest to kwota za okres
od początku roku do daty początkowej na bieżącym zestawieniu.
Księga Podatkowa
Wywołanie funkcji wydruku zestawienia dla księgi możliwe jest z menu w głównym
oknie programu „Zestawienia → Księga Przychodów i Rozchodów”.
Program umożliwia drukowanie księgi za dowolny okres czasu, dla dowolnego
kontrahenta oraz kolumny księgi. Istnieje możliwość ręcznego wpisania numeru dla
pierwszej strony zestawienia. Numery dla kolejnych stron będą nadawane narastająco.
W przypadku wydruku tabeli z okna podglądu danych w księdze, wydruk będzie
obejmował dokumenty widoczne w oknie.
Wszystkie wydruki w programie wykonywane są na kartkach formatu A4.
Jeśli wydruk będzie na kilku stronach, kwota z poprzedniej strony zostanie obliczona
przez program i jest to kwota za okres od początku roku do daty początkowej na
bieżącym zestawieniu.
Rejestr sprzedaży
Wydruk rejestru sprzedaży możliwy jest z menu w głównym oknie programu
„Zestawienia → Zestawienia”.
Rejestr sprzedaży VAT można wydrukować: według stawek VAT, dostaw
wewnątrzwspólnotowych i nabyć wewnątrzwspólnotowych.
Przed wykonaniem wydruku pojawiają się parametry funkcji, gdzie należy wybrać
opcje wydruku.
Tabela 2
Parametry funkcji dla rejestru sprzedaży:
Grupa
Parametry
Drukarka
Znaczenie
Istnieje możliwość określenia drukarki, na którą zostanie
skierowany wydruk. Program automatycznie proponuje drukarkę,
która zdefiniowana jest w systemie jako domyślna.
Przedział czasowy:
Rok obrachunkowy
Można poinstruować program, aby podczas tworzenia zestawienia
brał pod uwagę dowolny okres. Pojawia się lista lat
obrachunkowych. Będąc w roku 2005 można zażądać tworzenie
zestawienia za rok 2006.
Początek / Koniec
W danym roku obrachunkowym można ustawić dowolny zakres
dat
Powód opodatkowania:
Powód opodatkowania
Powodem opodatkowania może być:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Dostawa towarów i usług na terytorium kraju
Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów
Wewnątrzwspólnotowa transakcja trójstronna
Eksport towarów
Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
Wewnątrzwspólnotowa transakcja trójstronna (nabycie)
Import usług
Dostawa nie podlegająca VAT z prawem odliczenia podatku
Dostawa nie podlegająca VAT bez prawa odliczenia podatku
Dostawa towarów, dla którego podatnikiem jest nabywca
Kontrahent:
Kontrahent
Kontrahent wybrany po kliknięciu przycisku
kontaktów.
z kartoteki
Opcje:
Zestawienie narastające
Zestawienie narastająco zbiera dane za poprzedni okres w pozycji
„Przeniesienie z poprzedniej strony”.
Wydruk w odcieniach
szarości
Jeśli zostanie zaznaczona opcja zestawienie wydrukuje się w
odcieniach szarości.
Numeracja stron od
Istnieje możliwość ręcznego wpisania numeru dla pierwszej strony
zestawienia. Numery dla kolejnych stron będą nadawane
narastająco.
Numeracja pozycji od
Istnieje możliwość ręcznego wpisania numeru dla pierwszej
pozycji zestawienia. Numery dla kolejnych pozycji będą nadawane
narastająco.
8-173
Rejestr zakupu
Wydruk rejestru zakupu możliwy jest z menu w głównym oknie programu
„Zestawienia → Zestawienia”.
Rejestr zakupów VAT można wydrukować: według rodzajów zakupów oraz według
stawek VAT.
Przed wykonaniem wydruku pojawiają się parametry funkcji, gdzie należy wybrać
opcje wydruku
Tabela 3
Parametry funkcji dla rejestru zakupu:
Grupa
Znaczenie
Parametry
Drukarka
Istnieje możliwość określenia drukarki, na którą zostanie
skierowany wydruk. Program automatycznie proponuje drukarkę,
która zdefiniowana jest w systemie jako domyślna.
Przedział czasowy:
Rok obrachunkowy
Można poinstruować program, aby podczas tworzenia zestawienia
brał pod uwagę dowolny okres. Pojawia się lista lat
obrachunkowych. Będąc w roku 2005 można zażądać tworzenie
zestawienia za rok 2006.
Początek / Koniec
W danym roku obrachunkowym można ustawić dowolny zakres
dat
Powód opodatkowania:
Powód opodatkowania
Powodem opodatkowania może być:
•
•
•
•
•
Nabycie pozostałych towarów i usług – odliczenie VAT w
całości
Nabycie pozostałych towarów i usług – częściowe odliczenie
VAT
Nabycie środka trwałego na własne potrzeby – odliczenie
VAT w całości
Nabycie środka trwałego na własne potrzeby – częściowe
odliczenie VAT
Nabycie towarów i usług bez prawa odliczenie VAT
Kontrahent:
Kontrahent
Kontrahent wybrany po kliknięciu przycisku
kontaktów.
z kartoteki
Opcje:
Zestawienie narastające
Zestawienie narastająco zbiera dane za poprzedni okres w pozycji
„Przeniesienie z poprzedniej strony”.
Wydruk w odcieniach
szarości
Jeśli zostanie zaznaczona opcja zestawienie wydrukuje się w
odcieniach szarości.
Tabela 3
Parametry funkcji dla rejestru zakupu (ciąg dalszy):
Grupa
Parametry
Numeracja stron od
Numeracja pozycji od
Znaczenie
Istnieje możliwość ręcznego wpisania numeru dla pierwszej strony
zestawienia. Numery dla kolejnych stron będą nadawane
narastająco.
Istnieje możliwość ręcznego wpisania numeru dla pierwszej
pozycji zestawienia. Numery dla kolejnych pozycji będą nadawane
narastająco.
Zestawienie sald
Wydruk zestawienia sald możliwy jest z menu w głównym oknie programu
„Zestawienia →Zestawienia →Księga Handlowa →Salda kont księgowych”, „Salda
kont” lub „Salda kont analitycznych”.
W tej opcji można uzyskać wydruk zestawienia sald za wybrany rok oraz miesiąc. Jest
to jedno z zestawień wymaganych przez Ustawę o Rachunkowości. Po wybraniu opcji
pokazuje się okno, w którym należy ustawić parametry zestawienia. W polu „Od dnia”
„Do dnia” trzeba wybrać zakres dat, z którego program ma pobrać dane. Można
wybrać konkretny dziennik oraz walutę, w której wprowadzane były zapisy.
Zaznaczenie opcji „Tylko zaksięgowane” spowoduje wyświetlenie wyłącznie zapisów
ostatecznie zaksięgowanych. Odznaczenie spowoduje wyświetlenie wszystkich
zapisów - niezależnie od tego czy są zaksięgowane. Zaznaczenie ostatnich pól
spowoduje wygenerowanie zestawienia dla kont z saldami oraz obrotami większymi od
zera.
Zestawienie może zawierać wybrany zakres kont. Konta wybierane są z planu kont po
uruchomieniu .
Do filtrowania kont służy wpisana w parametrach maska. W zestawieniu pojawią się
tylko konta pasujące do podanej maski. Można to pole zostawić puste – oznacza to
wszystkie konta (które spełniają pozostałe warunki). Znak [?] oznacza dowolną cyfrę
lub literę. Znak [*] oznacza dowolny ciąg znaków. (Np.:[*] oznacza wszystkie konta,
[4*] oznacza wszystkie "czwórki", [2??-0003] oznacza konta analityczne nr 0003 ze
wszystkich syntetyk grupy "2").
Można wydrukować zestawienie do grupy kont. Wybieramy grupę kont, do której mają
należeć konta wchodzące do zestawienia (Grupy kont są opisane w rozdziale „Słowniki
→ Grupy kont”).
Można wydrukować zestawienie tylko dla kont syntetycznych.
Można ograniczyć dane do zestawienia zaznaczając rodzaj kont branych do zestawienia
(bilansowe, wynikowe, pozabilansowe, rozrachunkowe).
Uwaga
Wartość dokumentu wymaganego przez Ustawę ma dopiero zestawienie za zamknięty
okres.
8-175
Zestawienie obrotów i sald
Wydruk zestawienia obrotów i sald możliwy jest z menu w głównym oknie programu
„Zestawienia →Zestawienia→ Księga Handlowa→ Zestawienie obrotów i sald”.
Funkcja służy do przeglądania oraz drukowania obrotów i sald kont wybranych przez
użytkownika. W trakcie wywoływania zestawienia podajemy parametry, które
ograniczają dane wchodzące do zestawienia. Wszystkie warunki muszą być spełnione
łącznie.
Po uruchomieniu opcji wyświetlane jest okno „Parametry funkcji”. Według podanych
parametrów program wygeneruje zestawienie. Poniżej znajduje się opis parametrów
wyboru kont do zestawienia..
Tabela 4
Okno „Parametry funkcji”:
Nazwa pola
Znaczenie
Parametry funkcji:
Drukarka
Istnieje możliwość określenia drukarki, na którą zostanie skierowany wydruk.
Program automatycznie proponuje drukarkę, która zdefiniowana jest w systemie
jako domyślna.
Przedział czasowy:
Rok
Można poinstruować program, aby podczas tworzenia zestawienia brał pod
uwagę dowolny rok. Pojawia się lista lat obrachunkowych. Będąc w roku 2005
można zażądać tworzenia zestawienia za rok 2004 – jeśli formą działalności
była Księga Handlowa.
Zakres dokumentów:
Symbol
dziennika
Zestawienie będzie wykonane na podstawie zapisów, które zostały
przyporządkowane do odpowiedniego Symbolu dziennika.
Od dnia do dnia
Zakres dat ujęcia w księgach operacji, które mają być sumowane. Jeśli nie
podamy daty program przyjmie odpowiednio początek i koniec roku
obrachunkowego.
Waluta
Jeśli podamy symbol waluty to zestawienie zostanie sporządzone w wybranej
walucie i do zestawienia wejdą wyłącznie konta z zapisami w tej walucie.
Można to pole zostawić puste - jest to równoznaczne z wpisaniem [PLN], a
zestawienie zostanie sporządzone w złotych. Do zestawienia wejdą wszystkie
konta (które spełniają pozostałe warunki).
Tylko
zaksięgowane
Zaznaczenie tej opcji spowoduje wyświetlenie wyłącznie zapisów ostatecznie
zaksięgowanych. Odznaczenie spowoduje wyświetlenie wszystkich zapisów niezależnie od tego czy są zaksięgowane.
Filtracja kont:
Od numeru do
numeru
Zakres kont, które mają wejść do zestawienia. Można te pola zostawić puste oznacza to wszystkie konta (które spełniają pozostałe warunki).
Tabela 4
Okno „Parametry funkcji” (ciąg dalszy):
Nazwa pola
Filtracja kont:
Maska konta
Znaczenie
Inny sposób ograniczenia listy kont, które mają wejść do zestawienia. W
zestawieniu pojawią się tylko konta pasujące do podanej maski. Można to
pole zostawić puste – oznacza to wszystkie konta (które spełniają pozostałe
warunki). Znak [?] oznacza dowolną cyfrę lub literę. Znak [*] oznacza
dowolny ciąg znaków. (Np.:[*] oznacza wszystkie konta, [4*] oznacza
wszystkie "czwórki", [2??-0003] oznacza konta analityczne nr 0003 ze
wszystkich syntetyk grupy "2").
Grupa kont
Wybieramy grupę kont, do której mają należeć konta wchodzące do
zestawienia (Grupy kont są opisane w rozdziale „Dokumenty → Grupy
kont”).
Rodzaj kont
Możemy wybrać konta ze względu na rodzaj ich powiązania z Tabelą Bilansu
i Rachunkiem Zysków i Strat.
Pomiń konta o
Włączenie tej opcji spowoduje pominięcie w zestawieniu kont o zerowym
zerowych saldach saldzie na koniec wybranego okresu.
narastających
Pomiń konta o
zerowych
obrotach okresu.
Włączenie tej opcji spowoduje pominięcie w zestawieniu kont o zerowych
obrotach na koniec wybranego okresu.
Zapisy dzienników
Zapis dzienników oraz zapis kont księgowych dostępny jest z menu w głównym oknie
programu „Zestawienia →Zestawienia→ Księga Handlowa”.
8-177
Informacje ogólne
W niniejszym rozdziale znajduje się opis zbiorów modułu RAKS SQL Finanse i Księgowość.
Zostało również omówione przystosowanie programu do wymagań ustawy o rachunkowości.
Opis zbiorów danych RAKSSQL FK
Opis zbiorów danych został przedstawiony w poniższej tabeli:
Nagłówki dokumentów:
Tabela: R3_ACCOUNT_DOCUMENTS :
Typ pola
Opis
ID INTEGER NOT NULL
Identyfikator rekordu
DOC_KIND_ID INTEGER
NOT NULL
Identyfikator typu dokumentu
DOC_ID INTEGER
Identyfikator dokumentu źródłowego w innych tabelach systemu
DOCUMENT_NUMBER
VARCHAR(30)
Numer dokumentu źródłowego
DOCUMENT_DATE DATE
NOT NULL
Data dokumentu źródłowego
INTERNAL_DOCUMENT
SMALLINT
0-dokument zewnętrzny, 1-dokument wewnętrzny
C_IDENT VARCHAR(8)
Identyfikator użytkownika który utworzył dokument
M_IDENT VARCHAR(8)
Identyfikator użytkownika który zmodyfikował dokument
C_DATE TIMESTAMP
Data systemowa w momencie utworzenia
M_DATE TIMESTAMP
Data systemowa ostatniej modyfikacji
ACCOUNT_CODE
VARCHAR(3)
ACCOUNT_CODE_ID
INTEGER
ACCOUNT_DATE DATE
Symbol dziennika księgowań
Identyfikator dziennika księgowań w innej tabeli systemu
Data ksiegowania
8-179
Typ pola
Opis
ACCOUNT_NUM
INTEGER
ACCOUNT_NUM_FULL
VARCHAR(30)
ACCOUNT_DOC_STATE
CHAR(1) DEFAULT 'B'
Numer liczbowy
ACCOUNT_DOC_CLOSED
SMALLINT
CONTACT_ID INTEGER
CONTACT_NAME
VARCHAR(50)
CONTACT_EUCODE
VARCHAR(2)
CONTACT_NIP
VARCHAR(20)
CONTACT_ZIPCODE
VARCHAR(10)
CONTACT_PLACE
VARCHAR(40)
CONTACT_ADDRESS
VARCHAR(60)
CONTACT_BUILDING_NU
MBER VARCHAR(10),
CONTACT_APARTMENT_
NUMBER VARCHAR(10)
DOC_GROUP_ID INTEGER
Możliwe wartości to: 0, 1 -dokument zaksięgowany
ZAPIS_KH SMALLINT
Możliwe wartości to: 0, 1 - dokument posiada zapisy księgi handlowej
ZAPIS_KR SMALLINT
Możliwe wartości to: 0, 1 - dokument posiada zapisy księgi podatkowej
ZAPIS_RC SMALLINT
Możliwe wartości to: 0, 1 - dokument posiada zapisy rejestru przychodów
ZAPIS_RS SMALLINT
ZAPIS_RZ SMALLINT
Możliwe wartości to: 0, 1 - dokument posiada zapisy rejestru VAT
sprzedaży
Możliwe wartości to: 0, 1 - dokument posiada zapisy rejestru VAT zakupu
CHK_IDENT VARCHAR(8)
Identyfikator operatora który dokonał sprawdzenia
A_IDENT VARCHAR(8)
Identyfikator operatora który dokonał księgowania
IMPORTED SMALLINT
Możliwe wartości to: 0, 1 - jeżeli dokument został zaimportowany
EDIT_TIME INTEGER
Możliwe wartości to: 0. Czas edycji dokumentu w sekundach
Numer tekstowy
Identyfikator stanu dokumentu ('B' – niewprowadzony, 'N' – w buforze, 'W'
– wprowadzony, 'X'-usunięty)
Identyfikator kontrahenta
Nazwa kontrahenta
Identyfikator kraju kontrahenta
Nip kontrahenta
Kod pocztowy kontrahenta
Miejscowość kontrahenta
Adres kontrahenta
Numer domu kontrahenta
Numer mieszkania kontrahenta
Identyfikator grupy dokumentów
Typ pola
Opis
D_IDENT VARCHAR(8)
Identyfikator operatora, który usunął dokument do kosza
D_DATE DATE
Data usunięcia dokumentu do kosza
DESCRIPTION BLOB
Opis tekstowy do dokumentu
GUID
Unikalny, tekstowy identyfikator dokumentu
SOURCE_M_DATE
DATETIME
Data i czas modyfikacji dokumentu źródłowego (zawartego w innych
tabelach systemu)
SUGGESTED_CODE_NR
INTEGER
SUGGESTED_NR_USED
SMALLINT
Numer w kodzie dokumentu używany do podpowiadania (pierwsza
propozycja numeru w przypadku dokumentów importowanych np. z
systemu Raks 2000)
Możliwe wartości to: 0 - dokument nie używa numeru podpowiadanego
(patrz wyżej), 1 - dokument używa numeru podpowiadanego
ID_POCHODZENIA
INTEGER
Możliwe wartości to: 0 - dokument systemowy, lub o nieznanym
pochodzeniu, 1 - dokument importowany z systemu ALMOS
DOCUMENT_OP_DATE
DATE
Data operacji gospodarczej dokumentu
Dekrety
Tabela: FI_DEKRETY:
Typ pola
Opis
ID INTEGER
Identyfikator dekretu
ACCOUNT_DOC_ID
INTEGER
Identyfikator wskazujący na dokument
CURR_CODE CHAR(3)
Kod waluty księgowania
ACCOUNT_NR_WN
VARCHAR(30)
Numer konta po stronie WN
ACCOUNT_NR_MA
VARCHAR(30)
Numer konta po stronie MA
AMOUNT_PLN
NUMERIC(18,2)
Kwota w złotówkach
AMOUNT_CURR
NUMERIC(18,2)
Kwota w walucie
DESCRIPTION
VARCHAR(100)
Opis dekretu
8-181
Tabela: FI_DEKRETY:
Typ pola
Opis
M_DATE TIMESTAMP
Data systemowa ostatniej zmiany
Numer pozycji dziennika głównego
MAIN_DAYBOOK_NR
INTEGER
ID_NR_WN INTEGER
Identyfikator konta po stronie WN
ID_NR_MA INTEGER
Identyfikator konta po stronie MA
IMPORTED SMALLINT
Czy dokument został zaimportowany
EDIT_TIME INTEGER
Czas edycji w sekundach
C_IDENT VARCHAR(8)
Identyfikator użytkownika który utworzył dekret
M_IDENT VARCHAR(8)
Identyfikator użytkownika który zmieniał dekret
C_DATE TIMESTAMP
Nagłówki wpisów do rejestru VAT
Tabela: FI_REJESTR_VAT:
Typ pola
Opis
ID INTEGER
Identyfikator nagłówka VAT
ACCOUNT_DOC_ID
INTEGER
Identyfikator dokumentu księgowego
VAT_TYPE VARCHAR(1)
Typ rejestru: N-należny, O-odliczany
VAT_DATE DATE
Data ujęcia w rejestrze VAT
VAT_REGISTER
VARCHAR(45)
Nazwa rejestru VAT
VAT_COLUMN INTEGER
Rodzaj zakupu lub sprzedaży
VAT_REASON INTEGER
Powód niepodlegania w przypadku zakupu
IMPORTED SMALLINT
Czy wpis został zaimportowany
EDIT_TIME INTEGER
C_IDENT VARCHAR(8)
Identyfikator użytkownika który utworzył wpis
M_IDENT VARCHAR(8)
Identyfikator użytkownika który zmieniał wpis
C_DATE TIMESTAMP
M_DATE TIMESTAMP
VAT_REGISTER_ID
INTEGER
Identyfikator nazwy rejestru VAT
Pozycje rejestru VAT
Typ pola
Opis
ID INTEGER
Identyfikator wpisu
VAT_ID INTEGER
Identyfikator nagłówka VAT
VAT_RATE_ID INTEGER
Identyfikator stawki VAT
Typ pola
Opis
VAT_RATE_VALUE
NUMERIC(15,4)
Wartość procentowa stawki VAT
AMOUNT_NETTO
NUMERIC(18,2)
Kwota wpisu netto
AMOUNT_VAT
NUMERIC(18,2)
Kwota wpisu VAT
AMOUNT_BRUTTO
NUMERIC(18,2)
Kwota wpisu Brutto
IMPORTED SMALLINT
Czy wpis został zaimportowany
EDIT_TIME INTEGER
C_IDENT VARCHAR(8)
Identyfikator użytkownika który utworzył wpis
M_IDENT VARCHAR(8)
Identyfikator użytkownika który zmieniał wpis
C_DATE TIMESTAMP
M_DATE TIMESTAMP
8-183
Zgodność programu z wymogami ustawy o
rachunkowości
Poniżej zostaną omówione numery artykułów i ustępów Ustawy dotyczące
prowadzenia ksiąg przy użyciu komputera oraz opisy, w jaki sposób program spełnia
zawarte w tych przepisach wymagania.
Art. 13 ust.1
Program RAKSSQL FK umożliwia utworzenie następujących ksiąg rachunkowych:
1
dziennik główny w dowolnym, założonym przez użytkownika układzie,
2
dzienniki tematyczne,
3
zestawienia operacji zaksięgowanych na dowolnym koncie syntetycznym (konta
księgi głównej) i analitycznym (konta ksiąg pomocniczych), w wybranym przez
operatora przedziale czasowym, wraz z podsumowaniem obrotów i sald,
4
zestawienia obrotów i sald wszystkich kont oraz wyłącznie kont syntetycznych,
5
wykaz składników aktywów i pasywów .
Art. 13 ust.2
Dane księgowe są przechowywane w zbiorze baz danych opisanych w punkcie „Opis
zbiorów danych programu RAKSSQL FK.
Art. 13 ust.3
Zapewnione jest uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów
dokonanych w księgach rachunkowych poprzez ich wyświetlanie na ekranie,
drukowanie i zapisywanie na zewnętrznych komputerowych nośnikach danych.
Art. 13 ust. 4
Na każdej stronie wydruku ksiąg rachunkowych są umieszczane:
•
oznaczenie roku obrachunkowego,
•
data sporządzenia wydruku,
•
nazwa i adres firmy,
•
nazwa zestawienia (księgi rachunkowej),
•
daty ograniczające okres, za który jest sporządzone zestawienie,
•
numer strony,
•
napisy „pierwsza” i „ostatnia” na stronach otwierających i zamykających
zestawienie,
•
nazwa programu finansowo-księgowego RAKSSQL.
Każda strona zestawienia jest sumowana u dołu, a suma jest przenoszona na stronę
następną jako wartość „z przeniesienia”.
Art. 13 ust.5
Program RAKSSQL FK zapewnia ciągłość zapisów i przenoszenie obrotów i sald,
ponieważ dane księgowe z całego roku obrotowego są przechowywane w jednym
zbiorze, a bilans otwarcia roku następnego można importować z bilansu zamknięcia
roku poprzedniego. Wszelkie zestawienia są generowane na podstawie danych
księgowych z całego okresu sprawozdawczego.
Art. 13 ust.6
Możliwe jest zapisanie danych księgowych całego roku obrotowego poprzez
archiwizację na zewnętrznych nośnikach.
Art. 14 ust. 1
Zapisy w księgach są porządkowane w kolejności chronologicznej, według dat ujęcia.
Obroty dzienników można w każdej chwili podsumowywać i porównywać z
zestawieniem obrotów i sald kont.
Art. 14 ust. 2
Program został wyposażony w automatyczną numerację kolejnych pozycji
zaksięgowanych we wszystkich dziennikach.
W każdej chwili możliwe jest uzyskanie podsumowania obrotów dzienników za
dowolny okres roku obrachunkowego.
Każdy zapis w dzienniku zawiera określenie numeru dowodu księgowego, na
podstawie którego został wprowadzony.
Art. 14 ust. 3
Wszystkie zapisy wprowadzane do częściowych dzienników systematycznych mogą
być w dowolnej chwili podsumowywane. Program generuje również zestawienie
obrotów dzienników częściowych za dany okres sprawozdawczy.
8-185
Art. 14 ust. 4
Program został wyposażony w automatyczną numerację kolejnych pozycji
zaksięgowanych we wszystkich dziennikach.
Możliwe jest wyświetlenie informacji o użytkowniku odpowiedzialnym za
wprowadzenie dokumentów oraz informacje o ostatniej modyfikacji. Na podstawie
identyfikatora przy pomocy którego użytkownik loguje się do programu, program
zapamiętywane nazwisko operatora, który wprowadził dokument do zbiorów danych.
Art. 15 ust. 1
Zapis umieszczony w dzienniku znajduje się automatycznie równocześnie na
zestawieniach dokumentów wprowadzonych na konta księgi głównej i konta
pomocnicze, o ile są prowadzone.
Art. 15 ust. 2
Wszystkie zapisy na kontach są porządkowane i wykazywane w kolejności
chronologicznej.
Art. 18
W każdej chwili możliwe jest sporządzenie zestawienia obrotów i sald kont księgi
głównej oraz pomocniczych za dowolne okresy czasu. Każda pozycja zestawienia
zawiera:
•
numer konta przyjęty w zakładowym planie kont,
•
nazwę konta,
•
salda bilansu otwarcia,
•
obroty za okres i narastająco na koniec okresu,
•
salda okresu i narastająco od początku roku wraz z bilansem otwarcia
Art. 20 ust. 5
Program przewiduje możliwość importu danych spoza programu. W trakcie tej
procedury operacje są transformowane, kontrolowane i przyjmują postać pozycji
księgowych.
Art. 23 ust. 1
1.
Metody kontroli poprawności i bilansowania zapisów zostały szczegółowo opisane
w rozdziałach omawiających działanie opcji „Księgowość → Dokumenty
2.
3.
księgowe”. Po zaksięgowaniu pozycje stają się niedostępne dla jakichkolwiek
modyfikacji.
Wszystkie obroty po zaksięgowaniu są automatycznie przenoszone na konta
analityczne i syntetyczne. Nie ma potrzeby dokonywania dwukrotnego zapisu na
kontach: raz na analityce i drugi raz na syntetyce.
Możliwe jest drukowanie dzienników za dowolny okres czasu. Program
wyposażony jest w procedurę archiwizacji danych na innych nośnikach danych
podłączonych do komputera.
Art. 23 ust. 2
W rozdziale dotyczącym opisu zbiorów danych wymieniono, jakie informacje są
wprowadzane w zapisie księgowym.
Art. 23 ust. 3
Możliwe jest równoległe zaksięgowanie kwoty w złotych i równowartości w walucie
obcej. Zestawienie operacji i obrotów pojedynczego konta może być drukowane w
złotych i w wartościach walutowych.
Art. 23 ust. 4
Zapis umieszczony w dzienniku znajduje się automatycznie równocześnie na
zestawieniach dokumentów wprowadzonych na konta księgi głównej i konta
pomocnicze, o ile są prowadzone. Nie są prowadzone osobne zbiory obrotów kont
księgi głównej i nie ma potrzeby dokonywania dwukrotnego zapisu danych.
Art. 24 ust. 4
W każdej chwili możliwe jest dokonanie wydruku zapisów dokonanych w księgach za
dowolny przedział czasowy. Każdy wydruk jest opatrzony informacją o parametrach,
dla których został wygenerowany.
Art. 25 ust. 2
Po zaksięgowaniu zapisy stają się niedostępne dla jakichkolwiek modyfikacji.
8-187
Karta dopuszczenia do stosowania przez jednostkę
nowych wersji programu RAKSSQL FK
Numer
wersji
Data
emisji
Data
dopuszczenia
do stosowania
Podpis osoby
odpowiedzialnej za
dopuszczenie programu
Uwagi

Raks SQL Księgowość i Środki Trwałe

Transkrypt

Podobne dokumenty

Cennik systemu finansowo-księgowego FIRMA

Ćwiczenie - system operacyjny Windows 7 Tworzenie nowego konta

Instrukcja korzystania z wirtualnego Biura Obsługi Klienta - Plast-Com

Poczta Firmowa - Mediaimpact.pl

Konfiguracja programu Microsoft Outlook

Konfiguracja konta pocztowego pozwalająca na

konta pocztowe – instrukcja zmiany hasła

Stypendia i nagrody - Stowarzyszenie Klub Sportowy Nautilus