program comenius program leonardo

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji
Narodowa Agencja Programu „Uczenie się przez całe życie”
Program Leonardo da Vinci
Projekty Partnerskie-aspekty
finansowe
Spis treści
•
•
•
•
•
•
•
Charakterystyka dofinansowania
Ogólne zasady finansowe
Dokumentowanie wyjazdów
Obniżenie kwoty dofinansowania
Kontrole
Po jakim kursie rozliczać wydatki?
Odsetki
PROGRAM LEONARDO
COMENIUS
PROGRAM
PROJEKTY PARTNERSKIE LEONARDO Ogólna
charakterystyka dofinansowania




Dofinansowanie na 2 lata realizacji projektu
Dofinansowanie w formie płatności ryczałtowej
Wysokość dofinansowania
Przeznaczone na pokrycie wszystkich kosztów projektu
wynikających z jego realizacji tj.:
– działania związane z mobilnością (wyjazdami) do partnerów za
granicą (spotkania związane z projektem)
– działania lokalne w instytucji beneficjenta (działania
edukacyjne, praca w terenie, badania, itd.)
PROGRAM LEONARDO
COMENIUS
PROGRAM
PROJEKTY PARTNERSKIE LEONARDO Ogólna
charakterystyka dofinansowania c.d
Dofinansowanie na 2 lata realizacji projektu
Ponoszenie kosztów w okresie kwalifikowanym oraz ponoszenie
kosztów odnoszących się do działań realizowanych w czasie
trwania projektu
od 1 sierpnia 2011 r. do 31 lipca 2013 r
PROGRAM LEONARDO
COMENIUS
PROGRAM
PROJEKTY PARTNERSKIE LEONARDO Ogólna
charakterystyka dofinansowania c.d
Dofinansowanie udzielone w formie płatności ryczałtowej
Beneficjent na etapie składania sprawozdania
końcowego powinien być w stanie udowodnić, że
działanie dla którego udzielono wsparcia miało
miejsce, nie jest natomiast zobowiązany do
przedstawiania wysokości poniesionych wydatków
W wyjątkowych sytuacjach Narodowa Agencja może
zaakceptować brak realizacji planowanego działania,
jeśli jego niewykonanie spowodowane jest działaniem
siły wyższej.
PROGRAM LEONARDO
COMENIUS
PROGRAM
PROJEKTY PARTNERSKIE LEONARDO
Ogólne zasady finansowe c.d.
80% przyznanego dofinansowania (zaliczka) wypłacone zostało
po podpisaniu umowy finansowej
Pozostałe, ewentualne 20% dofinansowania beneficjent
otrzyma dopiero po zatwierdzeniu przez Narodową Agencję
raportu końcowego.
Uwaga!!!! W przypadku braku realizacji zaplanowanych działań lub w
przypadku niewykorzystania części środków finansowych, należy
wstrzymać się ze zwrotem środków na konto Narodowej Agencji. Zwrot
środków powinien nastąpić dopiero po otrzymaniu informacji o
rozliczeniu wraz z wezwaniem do zwrotu, które będzie zawierało
informację o sposobie zwrotu niewykorzystanych środków.
PROGRAM
PROGRAM LEONARDO
COMENIUS
Kursy walutowe w projekcie
Druga rata grantu - po jakim kursie rozliczać?
Płatność końcowa wypłacona przez NA, będzie przeliczona po kursie
aktualnym banku NA. Jest to niezależne od NA.
Sugerujemy by do 20% środków finansowych zastosować kurs np. z dnia
składania wniosku do OP/instytucji o zabezpieczenie tej kwoty w
budżecie, a przy znacznych wahaniach w przyszłości dokonywać korekty
tego planu. Tylko w ten sposób można uniknąć znacznych różnic
kursowych.
Jeśli różnica jest dodatnia, będzie ona stanowiła zysk dla OP / instytucji,
jeśli ujemna - stratę (koszt) OP/instytucji.
PROGRAM
PROGRAM LEONARDO
COMENIUS
PROJEKTY PARTNERSKIE LEONARDO
Wyjazdy spełniające wymagania
 pracownicy lub uczniowie organizacji będących uczestnikami
projektu;
 w przypadku uczestnictwa w wyjeździe zagranicznym osób ze
specjalnymi potrzebami – osoby towarzyszące, takie jak rodzice
lub opiekunowie
 wyjazdy zagraniczne, które odbyły się w czasie obowiązywania
Umowy Finansowej określonym w Art. 2.3 Umowy Finansowej
 odnoszące się do danego Projektu Partnerskiego Leonardo
PROGRAM
PROGRAM LEONARDO
COMENIUS
PROJEKTY PARTNERSKIE LEONARDO
Wyjazdy spełniające wymagania c.d.
Jeżeli dwa lub kilka krajów jest odwiedzanych podczas jednego
wyjazdu zagranicznego, taki wyjazd liczony jest jako jeden, np.
podróż z Polski do Belgii, następnie z Belgii do Finlandii i z
Finlandii do Polski.
PROGRAM
PROGRAM LEONARDO
COMENIUS
PROJEKTY PARTNERSKIE LEONARDO
Dokumentowanie wyjazdów
Beneficjent powinien zachować w dokumentacji projektu,
dowody potwierdzające realizację mobilności. Są to:
1.
Certyfikaty uczestnictwa wystawione przez partnera goszczącego.
Certyfikat uczestnictwa inaczej zaświadczenie o pobycie powinien
zawierać:
•
•
•
•
•
Imiona i nazwiska uczestników z polskiej instytucji,
Temat projektu oraz ewentualnie temat spotkania,
Okres trwania wizyty roboczej,
Miejsce spotkania,
Pieczątkę partnera goszczącego i podpis osoby reprezentującej
partnera goszczącego.
PROGRAM
PROGRAM LEONARDO
COMENIUS
PROJEKTY PARTNERSKIE LEONARDO
Dokumentowanie wyjazdów c.d.
2. Dokumenty potwierdzające samą podróż. W zależności od środka
transportu zalecane jest zachowanie następujących dowodów:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Pociąg – bilety,
Samolot – karty pokładowe, ewentualnie bilety,
Samochód osobowy – prywatny – oświadczenie o wykorzystaniu
samochodu
prywatnego
Samochód osobowy – służbowy – oświadczenie o wykorzystaniu
samochodu
służbowego
Wynajęty autokar – faktura plus ewentualnie lista uczestników
Własny autokar – oświadczenie o wykorzystaniu własnego środka
transportu
oraz ewentualnie lista uczestników
Autobus rejsowy – bilety,
Prom – bilety,
Inny środek transportu – do uzgodnienia z pracownikiem NA.
PROGRAM
PROGRAM LEONARDO
COMENIUS
PROJEKTY PARTNERSKIE LEONARDO
Zalecane opisywanie dowodów źródłowych :
Prawidłowo opisany dokument powinien na odwrocie zawierać zapisy:
 krótki opis czego dotyczy dany wydatek
 nr umowy, źródło finansowania
 wskazanie kwoty, którą wydano ze środków programu Comenius w
ramach umowy nr
 zapis o sprawdzeniu pod względem merytorycznym, formalnym i
rachunkowym,
PROGRAM
PROGRAM LEONARDO
COMENIUS
PROJEKTY PARTNERSKIE LEONARDO
Rozliczenie projektu
Beneficjent w raporcie końcowym przedstawia stan wykonania projektu,
czyli udowadnia, iż projekt, został zrealizowany, bez konieczności podawania
wysokości czy stopnia wykorzystania środków finansowych.
Ocena raportu końcowego czyli projektu ze strony Narodowej Agencji wynika
przede wszystkim z analizy merytorycznej raportu, z porównania wykonania
planu działań założonych przez beneficjenta we wniosku aplikacyjnym
Narodowa Agencja po otrzymaniu raportu końcowego może zażądać na osobny
wniosek przesłania oryginałów dokumentów potwierdzających realizację
mobilności. W tym przypadku NA zwróci się do beneficjenta z oficjalnym
pismem o konieczności dosłania tej dokumentacji. Po analizie przesłanych
dokumentów i zatwierdzeniu ostatecznego rozliczenia Narodowa Agencja
wypłaci końcową płatność. Zwrot oryginalnych dokumentów nastąpi po
przeprowadzeniu kontroli. Oryginałów dokumentów nie należy przesyłać bez
wezwania Narodowej Agencji.
PROGRAM
PROGRAM LEONARDO
COMENIUS
PROJEKTY PARTNERSKIE LEONARDO
Kontrole beneficjentów
Kontrole finansowe dotyczą wybranej grupy beneficjentów.
Dobór tej grupy odbywa się losowo lub w szczególnych przypadkach, ze
wskazania.
-
Kontrola typu desk check w siedzibie NA po otrzymaniu raportu
końcowego a przed wysłaniem końcowej płatności lub wystawieniem
wezwania do zwrotu.
Kontrole przeprowadzane są na oryginałach dokumentacji wymaganej
przez NA.
PROGRAM COMENIUS
LEONARDO
PROJEKTY PARTNERSKIE LEONARDO
Obniżenie kwoty dofinansowania
Działania, wyjazdy i wyniki przedstawione w raporcie nie pokrywają
się z działaniami, wyjazdami i wynikami przedstawionymi we wniosku
o dofinansowanie (Załącznik I) i nie odnoszą się do danego
partnerskiego projektu.
Ostateczna kwota dofinansowania będzie w tym wypadku wynosić zero, a
Narodowa Agencja zażąda zwrotu pełnej kwoty zaliczki wypłaconej
Beneficjentowi (Art. 3.1 Umowy Finansowej).
PROGRAM
PROGRAM LEONARDO
COMENIUS
PROJEKTY PARTNERSKIE LEONARDO
Obniżenie kwoty dofinansowania c.d.
Nie zrealizowano wymaganej minimalnej liczby odpowiednich i
spełniających wymagania wyjazdów zagranicznych wskazanych w Art.
3.1 Umowy finansowej.
Narodowa Agencja obniży kwotę dofinansowania za każdy wyjazd
zagraniczny, który nie został zrealizowany lub zaakceptowany przez NA,
o kwotę szacunkowo odpowiadającą jednemu wyjazdowi.
Jeżeli nie zrealizowano żadnego wyjazdu zagranicznego ostateczna kwota
dofinansowania będzie wynosić zero, a Narodowa Agencja zażąda zwrotu
pełnej kwoty wypłaconej zaliczki wypłaconej Beneficjentowi.
PROGRAM
PROGRAM LEONARDO
COMENIUS
PROJEKTY PARTNERSKIE LEONARDO
Obniżenie kwoty dofinansowania c.d.
Narodowa Agencja obniży kwotę dofinansowania zgodnie z
ostateczną liczbą zaakceptowanych wyjazdów wg poniższego
przykładu:
• Kwota dofinansowania: 12.000€
• Minimalna wymagana liczba wyjazdów: 12
• Szacunkowa kwota przypadająca na jeden wyjazd: 1.000€
(12.000€ podzielone przez 12)
• Liczba zrealizowanych wyjazdów spełniających wymagania: 10
• Ostateczna kwota dofinansowania: 10.000€ (12. 000€ – 2 x 1.000€)
PROGRAM
PROGRAM LEONARDO
COMENIUS
PROJEKTY PARTNERSKIE LEONARDO
Po jakim kursie rozliczać wydatki?
Narodowa Agencja sugeruje aby koszty poniesione w
walucie obcej rozliczać zgodnie z obowiązującą
polityką kursową, przyjętą w danej instytucji.
PROGRAM COMENIUS
LEONARDO
PROJEKTY PARTNERSKIE LEONARDO
Po jakim kursie rozliczać wydatki?
Odsetki wygenerowane na koncie OP/instytucji są
dochodem własnym OP/instytucji i nie podlegają
zwrotowi do Narodowej Agencji.
Odsetki od wysokości przyznanego dofinansowania
można wykorzystać na realizację projektu np. na
pokrycie różnic kursowych, prowizji lub utrzymanie
konta
PROGRAM COMENIUS
LEONARDO
Co zrobić gdy zostały środki finansowe?
Nadwyżkę można przeznaczyć na dodatkową mobilność
ale tylko do partnera/partnerów projektu. Wyjazd w innym celu
nie jest uprawniony.
Jeśli wyjazd nie jest możliwy z przyczyn leżących po stronie
partnera to nadwyżkę można wydać na tzw. "działania lokalne"
związane z tym konkretnym projektem. Można podjąć dodatkowe
działania, które nie były planowane ale będą wiązać się z
tematem projektu.
PROGRAM COMENIUS
LEONARDO
PROGRAM COMENIUS
LEONARDO
W sprawach finansowych prosimy o kontakt z
Katarzyną Markowską
e-mail: [email protected]
Telefon: (22) 46-31-146
lub z Katarzyną Kuklą
e-mail: [email protected]
Telefon: 224-631-141
PROGRAM COMENIUS
LEONARDO