Regulamin kontroli zarządczej

ZARZĄDZENIE Nr 31/2011/2012
DYREKTORA ZESPOŁU SZKÓŁ ZAWODOWYCH I OGÓLNOKSZTAŁCĄCYCH
W KARTUZACH
z dnia 27.08.2012r.
w sprawie: wprowadzenia Regulaminu kontroli zarządczej
w Zespole Szkół Zawodowych i Ogólnokształcących w Kartuzach
Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach
publicznych (Dz. U. z 2009r. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.),
zarządza się, co następuje:
§1
Wprowadza
się
Regulamin
kontroli
zarządczej
w
Zespole
Szkół
Zawodowych
i Ogólnokształcących Kartuzach, zwanym dalej „Szkołą”, w brzmieniu określonym
w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia.
§2
Traci moc Zarządzenie Nr 10/10/11 Dyrektora ZSZiO w Kartuzach z dnia 03.01.2011 r.
w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości w Zespole Szkół Zawodowych
i Ogólnokształcących w Kartuzach oraz regulaminu kontroli zarządczej w Zespole Szkół
Zawodowych i Ogólnokształcących w Kartuzach.
§3
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
wz DYREKTORA
WICEDYREKTOR
mgr Joanna Stencel
Do wiadomości i stosowania:
.........................................................
.........................................................
.........................................................
.........................................................
Załącznik nr 1
do Zarządzenia Nr 31/11/12
Dyrektora ZSZiO w Kartuzach
z dnia 27.08.2012r.
REGULAMIN KONTROLI ZARZĄDCZEJ
w Zespole Szkół Zawodowych i Ogólnokształcących
w Kartuzach
Definicja kontroli zarządczej i jej cele
§1
1. Kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów
i zadań Szkoły w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny, terminowy.
2. Kontrola zarządcza to system zapewniający adekwatne, skuteczne i efektywne zarządzanie
Szkołą.
3. System kontroli zarządczej jest zgodny z zasadami określonymi w obowiązujących aktach
normatywnych zewnętrznych i wewnętrznych, odpowiada określonym celom i zadaniom,
dostarcza niezbędnych informacji do podejmowania decyzji związanych z zarządzaniem
i doskonaleniem, sygnalizuje nie tylko przypadki naruszenia prawa, zaniedbania
i nieprawidłowości, czy ewentualne nadużycia i inne uchybienia, lecz również wskazuje
pozytywną stronę funkcjonowania Szkoły.
4. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:
1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;
2) skuteczności i efektywności działania i realizacji zadań, w tym w szczególności
oszczędnego i efektywnego wykorzystywanie zasobów majątkowych i ludzkich;
3) wiarygodności sprawozdań;
4) ochrony zasobów, w tym zabezpieczenia składników majątku przed zniszczeniem,
utratą i defraudacją oraz danych osobowych i informacji niejawnych;
5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;
6) efektywności i skuteczności przepływu informacji dla zapewnienia osobom
zarządzającym i pracownikom informacji niezbędnych do wykonywania przez nich
obowiązków oraz skutecznej komunikacji zewnętrznej;
7) zarządzania ryzykiem dla zwiększenia prawdopodobieństwa osiągnięcia celów
i realizacji zadań poprzez zapobieganie niekorzystnym zjawiskom w działalności
Szkoły, wskazanie sposobu i środków zapobiegających powstawaniu
nieprawidłowości, jak również umożliwienie likwidacji nieprawidłowości.
5. System kontroli zarządczej w szkole to zintegrowany zbiór elementów i procesów
obejmujących głównie:
1)
2)
3)
4)
środowisko wewnętrzne,
cele i zarządzanie ryzykiem,
mechanizmy kontroli,
informację i komunikację,
5) monitorowanie i ocenę.
6. Najistotniejszym elementem kontroli zarządczej w Szkole jest system wyznaczania celów
i monitorowania ich realizacji.
Środowisko wewnętrzne
§2
1. Pracownicy Szkoły oraz osoby wykonujące pracę w ZSZiO w Kartuzach zobowiązani są
do przestrzegania ogólnie przyjętych norm i wartości etycznych określonych
w Kodeksie Etyki.
2. Zarządzenie Dyrektora wprowadzające Kodeks Etyki, o którym mowa w ust. 1,
określa sposób reagowania na zachowanie nieetyczne pracownika Szkoły.
§3
1. Rekrutacja pracowników Szkoły przebiega w taki sposób, aby zapewnić wybór
najlepszego kandydata, przy czym:
1) wyboru kandydata do zatrudnienia na stanowisku nauczyciela dokonuje komisja
rekrutacyjna;
2) naboru pracowników samorządowych na wolne stanowiska urzędnicze dokonuje
się na podstawie obowiązującego w Szkole Regulaminu naboru kandydatów
na wolne stanowisko urzędnicze, w tym wolne kierownicze stanowisko urzędnicze.
2. Każdy nowo zatrudniony w Szkole pracownik, podejmujący po raz pierwszy pracę
na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym,
jest zobowiązany do odbycia służby przygotowawczej zakończonej egzaminem.
§4
1.
2.
3.
4.
Podstawę funkcjonowania oraz prawidłowej realizacji celów i zadań Szkoły stanowią
właściwe kompetencje zawodowe pracowników. Pracownicy posiadają taki poziom
wiedzy, umiejętności i doświadczenia, który pozwala im na skuteczne i efektywne
wypełnianie powierzonych im zadań i obowiązków.
Szczegółowe wymagania dotyczące kwalifikacji nauczycieli zatrudnianych w Szkole
określa Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 12 marca 2009 r. w sprawie
szczegółowych kwalifikacji wymaganych od nauczycieli oraz określenia szkół
i wypadków, w których można zatrudnić nauczycieli niemających wyższego wykształcenia
lub ukończonego zakładu kształcenia nauczycieli (Dz.U. 2009 nr 50, poz. 400 ze zm.).
Szczegółowe wymagania dotyczące awansu zawodowego nauczycieli są określone
w Rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dnia 1 grudnia 2004 r. w sprawie
uzyskiwania stopni awansu zawodowego nauczycieli (Dz.U. 2004 nr 260, poz. 2593
ze zm.).
Kwalifikacje zatrudnionych w Szkole pracowników samorządowych określa
Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. 2008 nr 223,
poz. 1458) oraz Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie
wynagradzania pracowników samorządowych (Dz.U. 2009 nr 50, poz. 398 ze zm.).
§5
Pracownicy Szkoły mają obowiązek uczestniczenia w szkoleniach podwyższających
ich kompetencje i umiejętności – zgodnie z planem wewnątrzszkolnego doskonalenia
nauczycieli oraz rocznym planem szkoleń pracowników samorządowych.
§6
1. Szczegółowe regulacje dotyczące oceny pracy nauczyciela zawiera Rozporządzenie
Ministra Edukacji Narodowej z dnia 2 listopada 2000 r. w sprawie kryteriów i trybu
dokonywania oceny pracy nauczyciela, trybu postępowania odwoławczego oraz składu
i sposobu powoływania zespołu oceniającego (Dz.U. 2000 nr 98, poz. 1066 ze zm.).
2. Praca pracownika samorządowego Szkoły podlega ocenie na zasadach określonych
w Regulaminie przeprowadzania oceny okresowej pracowników samorządowych.
§7
1.
Statut Szkoły określa w szczególności:
1) szczegółowe zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności kadry
kierowniczej Szkoły;
2) szczegółową organizację wewnętrzną dostosowaną do realizowanych przez Szkołę
celów oraz zadań wraz z zakresami zadań komórek organizacyjnych i stanowisk
pracy oraz systemem podległości służbowej.
2.
Każdy pracownik Szkoły posiada sformułowany na piśmie zakres obowiązków,
uprawnień i odpowiedzialności, zwany dalej „zakresem czynności”. Zakres czynności
jest precyzyjny, odpowiedni do stanowiska pracy i wagi podejmowanych decyzji,
stopnia ich skomplikowania oraz ryzyka z nimi związanego. Zakres czynności
dla każdego pracownika zatwierdza Dyrektor Szkoły, po czym pracownik swoim
podpisem potwierdza przyjęcie zakresu czynności.
§8
1.
Delegowanie uprawnień pracownikom w Szkole odbywa się na podstawie zasad
wydawania i rejestracji upoważnień.
2.
Delegowanie uprawnień lub obowiązków pracownikom do podejmowania
i przeprowadzania działań nie wynikających bezpośrednio z statutu, innych aktów
normatywnych wewnętrznych lub zakresu czynności pracownika, może nastąpić
w drodze imiennego upoważnienia lub odrębnego wewnętrznego zarządzenia.
3.
Upoważnienia i pełnomocnictwa nadawane są w sposób:
1) jednoznacznie wskazujący zakres uprawnienia;
2) uwzględniający odpowiedni poziom uprawnienia do wagi podejmowanych decyzji.
Cele i zarządzanie ryzykiem
§9
Misja Szkoły: Wprowadzenie ucznia w świat wiedzy i wartości potrzebnych do budowania
osobowości i odnalezienia własnej formuły życia, w realiach szybko zmieniającej się
rzeczywistości.
§ 10
1. Cel to świadomie określony stan przyszły, który uważany jest za pożądany, do którego
zmierza się w działaniu, drogą realizacji sprecyzowanych zadań.
2. Cel powinien być określony w sposób jasny, w co najmniej rocznej perspektywie.
Cele szczegółowe (operacyjne) muszą być spójne z celami ogólnymi (strategicznymi),
czyli celami kontroli zarządczej, o których mowa w § 1 ust. 4. Realizacja celów
szczegółowych służy osiągnięciu celów ogólnych.
3. Określając cel powinno kierować się zasadą, że dobrze skonstruowany cel
jest jednocześnie:
1) specyficzny – precyzyjny, jednoznaczny, konkretny i odpowiednio szczegółowy,
2) mierzalny – sformułowany tak, żeby można było liczbowo/wartościowo wyrazić
stopień jego realizacji,
3) realistyczny – ambitny, ale osiągalny, zakładający rozwój i postęp, oscylujący wokół
spodziewanych pozytywnych wyników wykonania, a nie minimum zapewniającego
jego osiągnięcie,
4) istotny – racjonalny, o określonej wartości,
5) określony w czasie.
4. Dyrektor Szkoły zobowiązany jest do sporządzenia planu kluczowych celów i zadań,
stanowiący Załącznik Nr 1 do niniejszego regulaminu. Plan celów i zadań w części A i B
sporządzany jest nie później niż do dnia 31 stycznia każdego roku, a część C
do 10 stycznia następnego roku.
5. Cele należy określić w odpowiednim stopniu szczegółowości biorąc pod uwagę
najistotniejsze cele do osiągnięcia i związane z nimi zadania, w szczegółowości te,
których realizacja może być podatna na wpływy szkodliwe dla działalności publicznej,
gospodarki finansowej, organizacji pracy, bezpieczeństwa zasobów oraz wizerunku
Szkoły.
6. Do każdego celu należy określić przynajmniej jeden miernik, który pozwoli stwierdzić,
czy cel został osiągnięty. Dyrektor Szkoły monitoruje realizację celów i zadań
oraz przeprowadza ocenę ich realizacji z uwzględnieniem kryterium:
1) oszczędności, gdzie zbadaniu podlega możliwość zastosowania tańszych i prostszych
metod oraz technologii, w oparciu o zasadę minimalizacji kosztów przy zachowaniu
odpowiedniej jakości (potrzeba/koszt),
2) efektywności, gdzie zbadaniu podlega adekwatność zaangażowanych środków
w stosunku do osiągniętych efektów użytecznych dla wspólnoty samorządowej
(efekty/nakłady),
3) skuteczności, gdzie zbadaniu podlega czy podejmowane zadanie było w ogóle celowe
i czy osiągnięty efekt był potrzebny (efekty/wyniki).
7. Przy określaniu mierników Dyrektor Szkoły stosuje wymierne wskaźniki i miary,
biorąc pod uwagę między innymi:
1) wartość bazową (np. z początku roku) i wartość docelową (np. przewidywaną w końcu
roku),
2) rezultat, jeśli jest osiągany jakiś stan (np. spadek liczby niezdanych egzaminów
dojrzałości),
3) produkt, jeśli w efekcie realizacji zadania powstaje konkretna rzecz – coś materialnego
(np. inwestycja budowlana).
8. Wnioski z monitorowania realizacji celów i ocenę ich realizacji zapisuje się w części C
planu celów i zadań.
§ 11
Celem zarządzania ryzykiem jest zapewnienie mechanizmów identyfikowania ryzyka
zagrażającego realizacji celów Szkoły w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny
i terminowy, określanie jego skutków oraz podejmowanie adekwatnych środków zaradczych
w celu minimalizacji ryzyka. Zarządzanie ryzykiem w Szkole odbywa się w oparciu
o przyjętą Politykę zarządzania ryzykiem. Wszelkich zapisów dotyczących zarządzania
ryzykiem Dyrektor Szkoły dokonuje w części B planu celów i zadań, o którym mowa
w § 10 ust. 4.
§ 12
Etapy zarządzania ryzykiem w Szkole:
1) Ustalenie listy celów i zadań:
a) strategicznych – przewidzianych do realizacji w okresie nie krótszym niż rok,
b) operacyjnych – realizowanych na bieżąco.
2) Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za realizację konkretnych celów i zadań;
3) Identyfikacja ryzyka, tj. ustalenie zdarzeń niepewnych, uznawanych za ryzykowne,
towarzyszących realizacji konkretnych celów i zadań;
4) Analiza zidentyfikowanego ryzyka polegająca na określeniu prawdopodobieństwa
jego wystąpienia i możliwych jego skutków przy realizacji konkretnych celów
i zadań;
5) Określenie akceptowalnego poziomu istotności ryzyka w odniesieniu do każdego
z realizowanych celów i zadań;
6) Określenie działań, które należy podjąć w celu ograniczenia danego ryzyka
do akceptowalnego poziomu;
7) Monitorowanie realizacji celów i zadań;
8) Prowadzenie Rejestru ryzyka;
9) Ocena zrealizowanych celów i zadań.
§ 13
Proces identyfikacji ryzyka polega na określeniu potencjalnego ryzyka dzięki rozpoznaniu
obszarów i czynników poszczególnych zagrożeń i niepewności, które mogą wystąpić
w Szkole i wpływać na realizację ustalonych celów i zadań. Jednostka może zidentyfikować
ryzyko za pomocą: „Burzy mózgów”, kwestionariuszy, stanowiące odpowiednio
Załącznik nr 1 i Załącznik nr 2 do Polityki zarządzania ryzykiem, a także za pomocą
posiadanego doświadczenia i prognoz na przyszłość.
§ 14
1. Analiza zidentyfikowanego ryzyka polega na oszacowaniu:
1) Prawdopodobieństwa jego wystąpienia (Prawdopodobieństwo) – ocena punktowa w skali:
1-5;
2) Skutku, jaki będzie miało ewentualne jego wystąpienie (Skutek) – ocena punktowa
w skali: 1-5.
§ 15
1. Sposób oceny prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka:
Prawdopodobieństwo Ilość
wystąpienia ryzyka punktów
Przesłanki
bardzo wysokie
5
Przewiduje się, że zdarzenie objęte ryzykiem, zdarzy się
wielokrotnie w ciągu roku. 81 – 100%
wysokie
4
Przewiduje się, że zdarzenie objęte ryzykiem, zdarzy się
wielokrotnie w ciągu roku. 61 – 80%
średnie
3
Przewiduje się, że zdarzenie objęte ryzykiem, zdarzy się
kilkakrotnie w ciągu roku. 41 – 60%
niskie
2
Przewiduje się, że zdarzenie objęte ryzykiem, zdarzy się raz
lub nie zdarzy się w ciągu roku. 21 – 40%
bardzo niskie
1
Przewiduje się, że zdarzenie objęte ryzykiem, zdarzy się raz
lub nie zdarzy się w ciągu roku. 0 – 20%
2. Sposób oceny skutku ryzyka:
Skutek wystąpienia
ryzyka*
Ilość
punktów
bardzo wysoki
5
wysoki
4
średni
3
niski
2
bardzo niski
1
Przesłanki
Brak realizacji kluczowych celów.
Bankructwo.
Stały uszczerbek na wizerunku.
Brak możliwości przywrócenia stanu poprzedniego.
Utrata życia.
Poważne zagrożenie realizacji kluczowych zadań albo
osiągania założonych celów.
Dotkliwa strata finansowa.
Znaczny uszczerbek na wizerunku.
Długotrwały i trudny proces przywracania stanu
poprzedniego.
Spadek efektywności działania i obniżenie jakości
wykonywania zadań.
Niewielka strata finansowa.
Nieznaczny negatywny wpływ na wizerunek.
Trudny proces przywracania stanu poprzedniego.
Niewielkie zakłócenie lub opóźnienie
w wykonywaniu zadań.
Bez uszczerbku dla wizerunku.
Skutki łatwe do usunięcia.
Niewielkie obrażenia.
Krótkotrwałe zakłócenia w działalności.
Mała strata finansowa.
Brak dotkliwych skutków.
Niewielkie obrażenia.
* Przy ocenie skutków należy wziąć pod uwagę zarówno skutki finansowe,
jak i niefinansowe, np.: utratę reputacji, konsekwencje prawne, utratę szansy zrealizowania
ważnego dla szkoły przedsięwzięcia, opóźnienie w realizacji, obniżenie jakości pracy i inne.
§ 16
Punktową istotność ryzyka (Istotność) występującego przy realizacji danego celu lub zadania
określa się według wzoru: Istotność = Prawdopodobieństwo x Skutek
§ 17
1. Mapa istotności ryzyka:
Prawdopodobieństwo
bardzo wysokie
5
10
15
20
25
wysokie
4
8
12
16
20
średnie
3
6
9
12
15
niskie
2
4
6
8
10
bardzo niskie
1
2
3
4
5
A
bardzo
niski
niski
B
średni
wysoki
C
bardzo
wysoki
Skutek
2. Poziomy Istotności ryzyka:
a) ryzyko poważne – poziom C;
b) ryzyko umiarkowane – poziom B;
c) ryzyko nieznaczne – poziom A.
3. Akceptowalny poziom istotności ryzyka ustala się indywidualnie w odniesieniu
do każdego celu/zadania.
§ 18
Przyjmuje się następujące sposoby postępowania z ryzykiem:
1) tolerowanie – w przypadku, gdy nie istnieją obiektywne możliwości przeciwdziałania
ryzyku, a także, gdy koszty podjętych działań mogą przekroczyć przewidywane
korzyści;
2) transfer – przeniesienie ryzyka na inną organizację;
3) przeciwdziałanie – podjęcie działania, które pozwoli na ograniczenie ryzyka
do poziomu akceptowalnego (np. poprzez wzmocnienie mechanizmów kontrolnych);
4) przesunięcie w czasie – zaniechanie w danym momencie działań rodzących zbyt duże
ryzyko.
§ 19
Wykaz obszarów działania Szkoły (podlega aktualizacji bez konieczności zmiany niniejszego
regulaminu) określa Załącznik Nr 1 do niniejszego regulaminu.
§ 20
1.
Dyrektor Szkoły dokonuje stałego monitoringu ryzyka.
2.
Monitorowanie ryzyka jest procesem ciągłym i polega na okresowym przeglądzie
wszystkich rodzajów ryzyka, w celu określenia czy w trakcie realizacji celów i zadań
ich punktowe oceny w zakresie istotności uległy zmianie.
3.
Odstępstwa od norm oraz procedur ujawnione w trakcie realizacji celów i zadań
poddawane są identyfikacji oraz analizie celem podjęcia odpowiednich działań zaradczych.
4.
Przed przystąpieniem do działań mających na celu ograniczenie ryzyka należy rozważyć:
1)
2)
3)
4)
5)
5.
Jakie działania są konieczne do podjęcia;
Jaki poziom ryzyka należy osiągnąć po podjęciu działań zaradczych;
Jakie mechanizmy należy wdrożyć;
Jakie są koszty wprowadzenia mechanizmów kontrolnych;
Czy wdrożenie mechanizmów kontrolnych jest możliwe.
Osoby kierujące Szkołą – Dyrektor i wicedyrektorzy – podejmują na bieżąco działania
zaradcze w odniesieniu do ryzyka wynikającego z odstępstw od obowiązujących procedur.
§ 21
1.
Z przeprowadzenia monitoringu ryzyka dokonuje się adnotacji (zapisu) w części C planu
celów i zadań. Ponadto, na podstawie planu celów i zadań, prowadzi się Rejestr ryzyka.
2.
Za dokumentowanie analizy ryzyka, a w szczególności prowadzenie Rejestru ryzyka
dla wyznaczonych celów i zadań odpowiadają osoby kierujące – Dyrektor
i wicedyrektorzy.
3.
Wzór Rejestru, o którym mowa w ust. 2, stanowi Załączniki Nr 2a i 2b do niniejszego
regulaminu.
Mechanizmy kontroli
§ 22
1. Dokumentację systemu kontroli zarządczej w Szkole stanowią w szczególności
regulaminy, polityki, procedury, instrukcje oraz inne dokumenty wewnętrzne ustanowione
zarządzeniami Dyrektora, a także zakresy czynności, uprawnień i odpowiedzialności
pracowników oraz odpowiednie adnotacje i zapisy z realizacji celów, zadań i procesów.
Dokumentacja ta jest spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.
2. Jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochrony
przed uszkodzeniem bądź utratą dokumentów określa obowiązująca w Szkole Instrukcja
kancelaryjna.
§ 23
1.
2.
Kadra kierownicza Szkoły zapewnia odpowiedni nadzór nad realizacją zadań
przez pracowników.
Celem nadzoru, o którym mowa w ust. 1, jest realizacja zadań w sposób oszczędny,
efektywny i skuteczny.
§ 24
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Kontrolę finansową sprawuje Dyrektor Szkoły oraz inni pracownicy na podstawie
art. 53 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. 2009
nr 157, poz. 1240).
Kontrola finansowa obejmuje:
1) przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych
i dokonywania wydatków;
2) badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie
gromadzenia oraz wydatkowania środków publicznych;
3) prowadzenie gospodarki finansowej.
Do przeprowadzenia wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych,
których konsekwencją jest dokonanie wydatków ze środków publicznych, zobowiązani
są Dyrektor Szkoły oraz osoby przez niego upoważnione.
W ramach kontroli wstępnej sprawdza się, czy projektowane wydatki mają pokrycie
w planie finansowym.
Wstępna ocena celowości planowanych zobowiązań i wydatków inwestycyjnych
dokonywana jest przez Dyrektora Szkoły już na etapie przygotowywania projektu
finansowego.
W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku wykonywania kontroli wstępnej
kontrolujący:
1) zwraca
niezwłocznie
nieprawidłowe
dokumenty
pracownikowi,
który
je przygotował, z poleceniem wprowadzenia odpowiednich zmian lub uzupełnień;
2) odmawia podpisania dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących
operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami;
3) podejmuje decyzje w sprawie dalszego toku postępowania odpowiednio do wagi
nieprawidłowości.
Szczegółowe zasady przeprowadzania wewnętrznej kontroli finansowej zawarte są
w Regulaminie kontroli wewnętrznej.
§ 25
Mechanizmy służące utrzymaniu ciągłości działalności w Szkole:
1) działania będące następstwem analiz ryzyka;
2) system zastępstw zapewniający ciągłość realizacji zadań określony w statucie,
zakresach obowiązków pracowników, upoważnieniach i innych dokumentach.
§ 26
Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych określa obowiązująca w Szkole
Polityka bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych wraz z instrukcją zarządzania
systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych.
Informacja i komunikacja
§ 27
1.
2.
3.
4.
Istniejący w Szkole system przekazywania informacji zapewnia osobom zarządzającym
i pracownikom otrzymywanie informacji w odpowiedniej formie i czasie.
Na poziomie Szkoły, zespołów zadaniowych, organizowane są spotkania kadry
kierowniczej z pracownikami, podczas których omawiane są istotne problemy Szkoły
oraz sprawy dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej.
Przepływ informacji wewnętrznej w Szkole odbywa się na bieżąco z wykorzystaniem
ogólnodostępnych kanałów i narzędzi komunikacji. Do narzędzi tych zaliczają się
głównie: komunikacja bezpośrednia (spotkania) z pracownikami, kontakt telefoniczny,
poczta elektroniczna, internet, tablice informacyjne, pisma oraz szkolenia wewnętrzne.
System kontroli zarządczej w Szkole bazuje na informacji zarządczej, to znaczy
informacji, która ma wpływ na proces podejmowania decyzji. Niezbędne informacje
do podejmowania decyzji zarządczych pochodzą z zewnątrz Szkoły, jak i z jej otoczenia
wewnętrznego. Do informacji zarządczych z otoczenia zewnętrznego należą
korespondencja tradycyjna, kontakt telefoniczny, internet, poczta elektroniczna,
jak również wnioski i zalecenia pokontrolne wystosowane przez zewnętrzne organy
kontroli i audyty. Informacjami z otoczenia wewnętrznego są między innymi wnioski,
spostrzeżenia i wytyczne kadry kierowniczej oraz innych pracowników, jak i inne
informacje wewnętrzne (np. propozycje ulepszeń).
Monitorowanie i ocena
§ 28
1. Kadra kierownicza Szkoły w ramach wykonywania bieżących obowiązków monitoruje
skuteczność kontroli zarządczej i jej poszczególnych elementów.
2. Monitorowanie systemu kontroli zarządczej odbywa się podczas bieżących obowiązków
przez pracowników Szkoły, samokontroli, nadzoru, analizy ryzyka, kontroli oraz
sporządzania okresowych sprawozdań i raportów. Wszyscy pracownicy Szkoły
przekazują informacje, mające wpływ na ocenę i doskonalenie kontroli zarządczej.
3. Dyrektor Szkoły podejmuje środki zaradcze wobec wszelkich zaobserwowanych
problemów w funkcjonowaniu kontroli zarządczej, w szczególności poprzez zmianę
i aktualizację funkcjonujących procedur i regulaminów.
§ 29
1. Raz w roku, w terminach ustalonych przez Dyrektora Szkoły pracownicy komórek
organizacyjnych dokonują samooceny systemu kontroli zarządczej poprzez wypełnienie
kwestionariusza samooceny kontroli zarządczej, stanowiącego Załącznik Nr 3
do niniejszego regulaminu. Samoocena może objąć swoim zakresem całą Szkołę,
wybrane obszary jej działalności lub też wybrane zagadnienia kontroli zarządczej.
Samoocena powinna obejmować przynajmniej te obszary, które służą realizacji
kluczowych dla Szkoły celów i zadań.
2. Wypełnione kwestionariusze oceny, o których mowa w ust. 1, przekazywane są
do Dyrektora Szkoły.
3. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w działaniu kontroli zarządczej
lub zidentyfikowaniu możliwości poprawy sposobu jej funkcjonowania osoby dokonujące
samooceny zobowiązane są do podejmowania działań naprawczych.
§ 30
1. Wyniki monitorowania, zarządzania ryzykiem, samooceny oraz przeprowadzonych
kontroli są podstawą oceny stanu kontroli zarządczej w Szkole.
2. Ocena stanu kontroli zarządczej stanowi podstawę do oświadczenia cząstkowego o stanie
kontroli zarządczej, sporządzanego przez Dyrektora Szkoły za poprzedni rok.
3. Oświadczenie cząstkowe może zostać podpisane z jednoczesnym wskazaniem obszarów
działalności, do których Dyrektor Szkoły ma zastrzeżenia. W takim przypadku,
zastrzeżenia zostają wskazane wraz z opisem planowanych lub podjętych działań
zmierzających do zniwelowania ryzyka lub słabości systemu.
4. Dyrektor Szkoły sporządza oświadczenie cząstkowe o stanie kontroli zarządczej za rok
poprzedni.
5. Wzór oświadczenia cząstkowego o stanie kontroli zarządczej w Szkole zawiera Załącznik
Nr 4 do niniejszego regulaminu.
§ 31
1. Doskonalenie systemu kontroli zarządczej w Szkole jest procesem ciągłym, realizowanym
w oparciu o wyciągnięte wnioski wynikające z bieżącego funkcjonowania, bieżących
i projektowanych aktów normatywnych.
2. Niniejszy dokument podlega okresowym przeglądom oraz koniecznym uzupełnieniom,
wynikającym z rozwoju funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Szkole.
3. Zobowiązuje się wszystkich pracowników do zapoznania się z treścią niniejszego
dokumentu oraz do przestrzegania zawartych w dokumencie postanowień i terminów.
§ 32
Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania.
Załącznik Nr 1
do Regulaminu kontroli zarządczej
w ZSZiO w Kartuzach
WYKAZ OBSZARÓW DZIAŁANIA SZKOŁY
Lp.
Skrót
Pełna nazwa kategorii ryzyka
1.
BS
bezpieczeństwo szkoły
2.
DD
działalność dydaktyczna
3.
DWO
działalność wychowawczo-opiekuńcza
4.
FB
finanse i budżet
5.
GM
gospodarowanie mieniem
6.
MK
mechanizmy kontrolne (wewnętrzne)
7.
PI
przepływ informacji
8.
RWP
regulacje wewnętrzne i procedury
9.
SO
struktura organizacyjna
10.
SI
systemy informatyczne
11.
ZL
zasoby ludzkie
12.
ZP
zamówienia publiczne
Załącznik Nr 2
do Regulaminu kontroli zarządczej
w ZSZiO w Kartuzach
Plan celów i zadań na rok …………
……………………………………..
(nazwa jednostki)
CZĘŚĆ A: Najważniejsze cele i zadania do realizacji (nie więcej niż pięć).
Lp.
Zadanie
Cel
1
2
3
Mierniki określające stopień realizacji celu
Nazwa
Wartość do osiągnięcia
4
5
1.
2.
3.
4.
5.
………………………………………….
(data, podpis Dyrektora Szkoły)
Załącznik Nr 2
do Regulaminu kontroli zarządczej
w ZSZiO w Kartuzach
CZĘŚĆ B: Zarządzanie ryzykiem.
Ocena punktowa
ryzyka
1.
2.
3.
4.
5.
2
3
Poziom
istotności
Ryzyko
(realizacji celu)
Skutek
1
Cel
(z części A)
Prawdopodobieństwo
Lp.
Reakcja na ryzyko
4
5
6
(zaznaczyć wybraną
reakcję)
Opis proponowanych działań
i mechanizmów kontrolnych
(wypełnić obligatoryjnie, jeśli poziom
istotności ryzyka będzie większy niż 12)
7
8
tolerowanie
działanie
przeniesienie
wycofanie się
tolerowanie
działanie
przeniesienie
wycofanie się
tolerowanie
działanie
przeniesienie
wycofanie się
tolerowanie
działanie
przeniesienie
wycofanie się
tolerowanie
działanie
przeniesienie
wycofanie się
………………………………………….
(data, podpis Dyrektora Szkoły)
Załącznik Nr 2
do Regulaminu kontroli zarządczej
w ZSZiO w Kartuzach
CZĘŚĆ C: Monitorowanie i ocena realizacji celów.
Wnioski z monitorowania realizacji celu
Lp.
1
Cel
(z części A)
2
Ocena realizacji celu i ryzyka z nim związanego
(na podstawie mierników z części A i kryteriów: oszczędności, efektywności i skuteczności)
3
1.
2.
3.
4.
5.
………………………………………….
(data, podpis Dyrektora Szkoły)
Załącznik Nr 2a
do Regulaminu kontroli zarządczej
w ZSZiO w Kartuzach
REJESTR RYZYKA DLA WYZNACZONYCH CELÓW/ZADAŃ STRATEGICZNYCH (co najmniej rocznych) – na rok …
…………………….
(nazwa jednostki)
Lp.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Cel/zadanie
(ujęty w sposób konkretny)
Termin
realizacji
Obszar
działania
Zagrożenia ryzykiem
(jaki będzie efekt
negatywnego zdarzenia
zagrażającego realizacji
celu/zadania)
Pr.
Sk.
(1-5
pkt)
(1-5
pkt)
Ist.
(PxS)
Akc
ept.
Ist.
Mechanizmy
ograniczające ryzyko
(czynności, które mają
zapobiegać negatywnym
zdarzeniom)
Osoby
odpowiedzialne
(właściciele
ryzyka)
Decyzja i podpis
dyrektora- zgodna
z §21 Regulaminu
Załącznik Nr 2b
do Regulaminu kontroli zarządczej
w ZSZiO w Kartuzach
REJESTR RYZYKA DLA WYZNACZONYCH CELÓW/ZADAŃ OPERACYJNYCH (bieżących) – na rok …
…………………….
(nazwa jednostki)
Lp.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Cel/zadanie
(ujęty w sposób konkretny)
Termin
realizacji
Obszar
działania
Zagrożenia ryzykiem
(jaki będzie efekt
negatywnego zdarzenia
zagrażającego realizacji
celu/zadania)
Pr.
Sk.
(1-5
pkt)
(1-5
pkt)
Ist.
(PxS)
Akc
ept.
Ist.
Mechanizmy
ograniczające ryzyko
(czynności, które mają
zapobiegać negatywnym
zdarzeniom)
Osoby
odpowiedzialne
(właściciele
ryzyka)
Decyzja i podpis
dyrektora - zgodna
z §21 Regulaminu
Załącznik Nr 3
do Regulaminu kontroli zarządczej
w ZSZiO w Kartuzach
KWESTIONARIUSZ SAMOOCENY
DLA ZESPOŁU SZKÓŁ ZAWODOWYCH I OGÓLNOKSZTAŁCĄCYCH
W ZAKRESIE STOSOWANIA STANDARDÓW KONTROLI ZARZĄDCZEJ
CZĘŚĆ I – ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE
Lp.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Pytanie
Tak
Nie
Nie
całkiem
PRZESTRZEGANIE WARTOŚCI ETYCZNYCH
Czy w szkole przyjęty jest Kodeks etyki i czy
wszyscy pracownicy przestrzegają zasad w nim
określonych?
Czy w Kodeksie etyki określono sposób
reagowania w przypadku nieetycznego
postępowania?
KOMPETENCJE ZAWODOWE
Czy poziom wiedzy i umiejętności zawodowych
pracowników jest odpowiedni do skutecznej
realizacji zadań szkoły?
Czy pracownicy poszerzają i aktualizują wiedzę
niezbędną do realizowania nałożonych zadań?
Czy pracownicy szkoły uczestniczą w szkoleniach
podwyższających kompetencje i umiejętności?
Czy w szkole istnieje plan szkoleń obejmujący
nauczycieli oraz pracowników samorządowych?
Czy procedura naboru pracowników na wolne
stanowiska odbywa się w sposób zapewniający
najlepszego kandydata?
STRUKTURA ORGANIZACYJNA
Czy szkoła posiada regulamin organizacyjny
określający zakres uprawnień i odpowiedzialności
poszczególnych komórek organizacyjnych?
Czy ustalona struktura organizacyjna jest
dostosowana do celów i zadań realizowanych
w szkole, oraz czy dokonuje się jej przeglądu?
Czy wszyscy pracownicy szkoły posiadają
aktualne, określone w formie pisemnej, zakresy
zadań i obowiązków?
DELEGOWANIE UPRAWNIEŃ
Czy zakres delegowanych zadań i uprawnień w
zakresie gospodarki finansowej jest precyzyjnie
określony, stosownie do wagi podejmowanych
decyzji (np. czy określono rodzaj decyzji,
do podejmowania których jest się upoważnionym;
termin obowiązywania upoważnienia itp.)?
Czy zachowana jest zasada pisemności przy
powierzaniu uprawnień w zakresie gospodarki
finansowej?
Uwagi (odniesienie
do procedur,
regulaminów)
CZĘŚĆ II – CELE I ZARZĄDZANIE RYZYKIEM
Lp.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
Pytanie
Tak
Nie
Nie
całkiem
Uwagi (odniesienie
do procedur,
regulaminów)
MISJA
Czy szkoła ma określoną misję?
Czy misja szkoły jest ogólnie dostępna i znana
pracownikom szkoły?
OKREŚLENIE CELÓW I ZADAŃ. MONITOROWANIE I OCENA ICH REALIZACJI
Czy w szkole jasno określono cele/zadania
strategiczne?
Czy w szkole jasno określono cele/zadania
operacyjne?
Czy cele i zadania są znane pracownikom szkoły?
Czy do realizacji poszczególnych celów/zadań
przypisane zostały określone zespoły/osoby
odpowiedzialne za ich realizację?
Czy wykonanie celów/zadań jest monitorowane?
Czy realizacja celów/zadań była poddawana
ocenie?
IDENTYFIKACJA RYZYKA
Czy w szkole dokonuje się identyfikacji ryzyka w
odniesieniu do realizowanych celów i zadań
(strategicznych oraz operacyjnych)?
Czy w szkole przyjęto procedurę zarządzania
ryzykiem?
ANALIZA RYZYKA
Czy określa się prawdopodobieństwo wystąpienia
danego ryzyka i możliwych jego skutków?
Czy określa się każdorazowo akceptowalny poziom
istotności ryzyka?
Czy podejmowane są działania w celu zmniejszenia
skutków oddziaływania ryzyka?
Czy istnieje dokumentacja potwierdzająca
dokonanie identyfikacji ryzyka (np. rejestr ryzyka)?
Czy analiza ryzyka dokonywana jest co najmniej
raz w roku?
REAKCJA NA RYZYKO
Czy określono sposoby eliminacji ryzyka?
Czy są podejmowane działania mające na celu
zmniejszenie skutków ryzyka?
CZĘŚĆ III – MECHANIZMY KONTROLI
Lp.
1.
2.
3.
4.
Pytanie
Tak
Nie
Nie
całkiem
DOKUMENTOWANIE SYSTEMU KONTROLI ZARZĄDCZEJ
Czy szkoła posiada (w formie papierowej)
wewnętrzne procedury, instrukcje, wytyczne i inne
dokumenty regulujące jej działalność?
Czy pracownicy szkoły mają dostęp
do wewnętrznych procedur, instrukcji, wytycznych
i innych dokumentów regulujące jej działalność
w zakresie niezbędnym do wykonywania zadań?
Czy wewnętrzne procedury, instrukcje, wytyczne
i inne dokumenty regulujące działalność szkoły
są na bieżąco aktualizowane?
Czy wewnętrzna dokumentacja tworzona w wyniku
przestrzegania norm określonych w procedurach
wewnętrznych, instrukcjach, wytycznych i innych
Uwagi (odniesienie
do procedur,
regulaminów)
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
dokumentach jest tworzona, ewidencjonowana
i przechowywania zgodnie z zasadami określonymi
w obowiązującej w szkole instrukcja kancelaryjnej?
NADZÓR
Czy kadra kierownicza zapewnia odpowiedni
nadzór nad realizacją zadań przez pracowników?
CIĄGŁOŚĆ DZIAŁALNOŚCI
Czy w szkole wprowadzony został system
zastępstw zapewniający ciągłość realizacji zadań?
Czy szkoła zapewnia utrzymanie w szczególności
ciągłości jej operacji finansowych i gospodarczych?
Czy zostały określone środki zaradcze w przypadku
losowej nieobecności pracowników pełniących
kluczowe funkcje w szkole?
Czy system zastępstw określony został w sposób
formalny i ma odzwierciedlenie w opisach
stanowisk, zakresach czynności, innych
dokumentach?
Czy szkoła posiada system zapewniający tworzenie
kopii zapasowych danych informatycznych?
OCHRONA ZASOBÓW
Czy szkoła posiada odpowiednie zabezpieczenie
dostępu do zasobów materialnych, finansowych
i informatycznych?
Czy w szkole wprowadzono odpowiednie
mechanizmy w celu ochrony danych osobowych,
np. upoważnienia, zmiana haseł komputerowych,
kontrola dostępu?
Czy składniki majątku trwałego są odpowiednio
oznakowane?
Czy w szkole prowadzone są okresowe
inwentaryzacje?
Czy mienie szkoły jest ubezpieczone?
Czy w szkole funkcjonują procedury
zabezpieczenia mienia?
SZCZEGÓŁOWE MECHANIZMY KONTROLI DOTYCZĄCE OPERACJI FINANSOWYCH I
GOSPODARCZYCH
Czy w szkole operacje finansowe i gospodarcze
są rejestrowane zgodnie z obowiązującymi
procedurami?
Czy w jednostce zapewniony jest podział
kluczowych obowiązków pomiędzy różne osoby?
Czy zapewniona jest w jednostce weryfikacja
operacji finansowych przed i po ich realizacji?
Czy operacje finansowe są zatwierdzane przez
kierownika szkoły lub osobę upoważnioną zgodnie
z wymaganymi procedurami?
MECHANIZMY KONTROLI DOTYCZĄCE SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH
Czy istnieją w szkole procedury służące
zapewnieniu bezpieczeństwa danych i systemów
informatycznych?
CZĘŚĆ IV – INFORMACJA I KOMUNIKACJA
Lp.
1.
Pytanie
Tak
BIEŻĄCA INFORMACJA
Czy dostarczana pracownikom informacja
jest aktualna, rzetelna, kompletna i zrozumiała,
a jednocześnie pomocna w realizowaniu
nałożonych zadań?
Nie
Nie
całkiem
Uwagi (odniesienie
do procedur,
regulaminów)
KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA
Czy istniejący system komunikacji wewnętrznej
zapewnia przepływ informacji?
Czy istniejący system komunikacji wewnętrznej
zapewnia właściwe zrozumienie informacji przez
odbiorców?
Czy istnieją mechanizmy, które zapewniają
przekazywanie ważnych informacji wewnątrz
szkoły?
KOMUNIKACJA ZEWNĘTRZNA
Czy system komunikacji szkoły z organem
prowadzącym oraz nadzorującym jest efektywny
i sprawny?
Czy wymiana informacji z podmiotami
zewnętrznymi ma wpływ na osiąganie celów
i realizację zadań w jednostce?
Czy szkoła posiada stronę internetową?
Czy informacje na stronie są na bieżąco
aktualizowane?
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
CZĘŚĆ V – MONITOROWANIE I OCENA
Lp.
Pytanie
Tak
Nie
Nie
całkiem
Uwagi (odniesienie
do procedur,
regulaminów)
Czy w szkole dokonywana była pisemna analiza
systemu kontroli zarządczej w formie samooceny?
Czy w szkole prowadzony jest proces bieżącego
monitorowania realizacji zadań?
Czy w jednostce znane są Standardy kontroli
zarządczej?
Czy funkcjonujący w szkole system kontroli
zarządczej ogranicza wpływ ryzyka na realizację
przez nią celów i zadań?
Czy wyniki: monitorowania, samooceny oraz
przeprowadzonych kontroli pozwalają na uzyskanie
zapewnienia, że kontrola zarządcza funkcjonuje bez
zastrzeżeń?
1.
2.
3.
4.
5.
Nazwa komórki organizacyjnej ……….……………………………………………….………
Wypełniający ankietę: ……………………………………………podpis ……..……..……….
data: ……….……………...
Uwagi/Ocena osoby odpowiedzialnej za przeprowadzenie oceny stanu kontroli zarządczej:
……………………………………………………………………….………………………
………………………………………………………………………………………………..
Lp.
Obszar
I.
Środowisko wewnętrzne
II.
Cele i zarządzanie ryzykiem
III.
Mechanizmy kontroli
IV.
Informacja i komunikacja
V.
Monitorowanie i ocena
Propozycje usprawnień
Data i podpis ……………………………….
Osoby odpowiedzialne
za podjęcie działań
Załącznik Nr 4
do Regulaminu kontroli zarządczej
w ZSZiO w Kartuzach
Oświadczenie cząstkowe o stanie kontroli zarządczej
w Zespole Szkół Zawodowych i Ogólnokształcących w Kartuzach
Lp.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
Standardy kontroli zarządczej
Tak
Nie
Nie
całkiem
Uwagi
Przestrzeganie wartości etycznych
Kompetencje zawodowe
Struktura organizacyjna
Delegowanie uprawnień
Misja
Określanie celów i zadań, monitorowanie i ocena
ich realizacji
Identyfikacja ryzyka
Analiza ryzyka
Reakcja na ryzyko
Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej
Nadzór
Ciągłość działalności
Ochrona zasobów
Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące
operacji finansowych i gospodarczych
Mechanizmy kontroli dotyczące systemów
informatycznych
Bieżąca informacja
Komunikacja wewnętrzna
Komunikacja zewnętrzna
Monitorowanie systemu kontroli zarządczej
Samoocena
Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli
zarządczej
Oświadczam, iż ogół działań podjętych w kierowanej przeze mnie szkole zapewnia/
nie zapewnia* realizację celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny
i terminowy.
……………………………………………..……………..
data i podpis dyrektora szkoły
Lp.
Obszar
I.
II.
III.
IV.
V.
Środowisko wewnętrzne
Cele i zarządzanie ryzykiem
Mechanizmy kontroli
Informacja i komunikacja
Monitorowanie i ocena
Niezbędne usprawnienia w szkole
……………………………………………..……………..
data i podpis dyrektora szkoły
*niewłaściwe skreślić