Struktura Organizacyjna

Zarządzenie Nr 3/2008
Kierownika Zakładu Obsługi przy Starostwie Powiatowym w Sieradzu
z dnia 28 kwietnia 2008 r.
w sprawie wprowadzenia szczegółowej Struktury Organizacyjnej Zakładu Obsługi przy
Starostwie Powiatowym w Sieradzu.
Na podstawie § 5 ust. 2 Regulaminu Organizacyjnego Zakładu Obsługi przy
Starostwie Powiatowym w Sieradzu stanowiący Załącznik do Zarządzenia
Nr
20/2006 Starosty Sieradzkiego z dnia 14 czerwca 2006 r., Zarządzenia Nr 23/2006 Starosty
Sieradzkiego z dnia 26 lipca 2006 r. oraz Zarządzenia Nr 17/2008 Starosty Sieradzkiego z
dnia 24 kwietnia 2008 r. zarządza się, co następuje:
§ 1.
Ustala się szczegółową strukturę organizacyjną Zakładu Obsługi przy Starostwie
Powiatowym w Sieradzu, którą przedstawia
schemat organizacyjny
Zakładu
stanowiący Załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.
§ 2.
Zakres działania poszczególnych
do niniejszego zarządzenia.
komórek organizacyjnych
określa Załącznik Nr 2
§ 3.
Tracą moc następujące Zarządzenia Kierownika Zakładu Obsługi przy Starostwie
Powiatowym w Sieradzu: Nr 3/2003 z dnia 15 stycznia 2003 r., Nr 6/2004 z dnia 20 maja
2004 r., Nr 12/2005 z dnia 15 grudnia 2005 r., Nr 2/2006 z dnia 5 kwietnia 2006 r. i Nr
7/2006 z dnia 14 czerwca 2006 r.
§ 4.
Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem 5 maja 2008 r.
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 3/2008
Kierownika Zakładu Obsługi przy Starostwie
Powiatowym w Sieradzu
z dnia 28 kwietnia 2008 r.
STRUKTURA ORGANIZACYJNA
Zakładu Obsługi przy Starostwie Powiatowym w Sieradzu
KIEROWNIK
Zakładu Obsługi przy Starostwie Powiatowym w Sieradzu
SEKCJA GOSPODARCZA
Kierownik
GŁÓWNA
KSIĘGOWA
Księgowa
SEKCJA ORGANIZACJI
I KADR
Kierownik
Rzemieślnicy
Pokojowe
Robotnik gospodarczy
Portierzy
Załącznik Nr 2
do Zarządzenia Nr 3/2008
Kierownika Zakładu Obsługi
przy Starostwie Powiatowym
w Sieradzu z dnia 28.04.2008 r.
I
STRUKTURA ORGANIZACYJNA
§ 1.
1. W celu właściwej realizacji zadań Zakładu Obsługi wyodrębnia się w jego strukturze
organizacyjnej następujące samodzielne stanowiska i komórki organizacyjne, które przy
znakowaniu pism uŜywają symboli wg poniŜszych oznaczeń:
1) Kierownik Zakładu Obsługi ZO.IV,
2) samodzielne stanowisko Głównego Księgowego ZO.I,
3) Sekcja Gospodarcza ZO.II,
4) Sekcja Organizacji i Kadr ZO.III.
2. Pracą Zakładu Obsługi kieruje Kierownik na zasadach jednoosobowego kierownictwa.
3. Pracą sekcji kierują kierownicy lub osoby upowaŜnione przez Kierownika Zakładu.
4. Kierownicy odpowiedzialni są za prawidłowy podział zadań, organizację, nadzór, wyniki
w pracy, a w szczególności:
1) ustalają i organizują pracę swojej komórki organizacyjnej,
2) zapewniają terminową realizację zadań,
3) dbają o porządek i dyscyplinę pracy oraz przeprowadzają kontrolę wewnętrzną
w stosunku do podległych im pracowników,
4) wnioskują w sprawach wysokości premii, awansów, zwolnień, wyróŜnień oraz
kar dla pracowników,
5) podejmują inicjatywy zmierzające do usprawnienia pracy oraz zwiększenia
odpowiedzialności za realizację zadań.
§ 2.
Do wspólnych zadań komórek organizacyjnych naleŜy:
1) przygotowanie dla potrzeb Kierownika Zakładu: sprawozdań, ocen, analiz i
bieŜących informacji o realizacji zadań,
2) usprawnienia organizacji, metod i form pracy,
3) analizowanie aktów prawnych i wdraŜanie ich do realizacji.
II S Z C Z E G Ó Ł O W Y Z A K R E S D Z I A Ł A N I A Z A K Ł A D U
§ 3.
Do podstawowego zakresu działania poszczególnych komórek organizacyjnych Zakładu
naleŜy w szczególności:
1. Do zakresu działania Kierownika Zakładu Obsługi :
1) zarządzanie całokształtem działalności Gospodarstwa na zasadzie jednoosobowego
kierownictwa oraz ponoszenie odpowiedzialności za realizację jego zadań,
2) nawiązywanie stosunków pracy z pracownikami Zakładu na podstawie Kodeksu
pracy,
3) ustalanie wynagrodzeń pracowników zgodnie z obowiązującym w Zakładzie
taryfikatorem i obowiązującą tabelą płac,
4) w ramach posiadanych środków na wynagrodzenia tworzenie funduszu premiowego,
5) określanie wysokości funduszu o którym mowa w pkt 4 oraz warunków
przyznawania i wypłacania premii w zakładowym regulaminie premiowania,
6) tworzenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
7) zarządzanie mieniem Gospodarstwa,
8) ustalanie rocznego planu finansowego,
9) ustalanie planów pracy, a takŜe zapewnienie pełnej ich realizacji,
10) dbanie o oszczędne i racjonalne zuŜycie środków materialnych i pienięŜnych,
11) wnioskowanie w sprawie wydania aktów prawnych do Sekretarza Powiatu,
12) podpisywanie korespondencji i dokumentacji Gospodarstwa (pisma wewnętrzne i
zewnętrzne wynikające ściśle z zakresu bieŜącego działania gospodarstwa, plany,
sprawozdania, bilanse itp.),
13) zatwierdzanie do wypłaty dokumentacji płacowej, dokumentacji na dostawy i usługi,
itp.,
14) zawieranie umów z jednostkami zewnętrznymi na usługi dla Gospodarstwa,
15) zawieranie umów z jednostkami zewnętrznymi dla Gospodarstwa (zakup produktów i
usług),
16) podpisywanie dokumentów bankowych i kasowych Gospodarstwa,
17) dekretowanie korespondencji przychodzącej.
2. Do zakresu działania Głównego Księgowego:
1) sporządzanie planów finansowych,
2) sporządzanie sprawozdań budŜetowych,
3) opracowywanie
instrukcji
dotyczących
prowadzenia
rachunkowości,
a
w
szczególności zakładowego planu kont,
4) wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie polityki
rachunkowości,
5) sporządzanie list płac,
6) prowadzenie dokumentacji związanej z ZUS i Urzędem Skarbowym,
7) sprawowanie nadzoru nad stanowiskiem księgowej , do którego zakresu działania
naleŜy:
a) analiza kont rozrachunków,
b) windykacja naleŜności,
c) prowadzenie obsługi kasowej,
d) wystawianie faktur dla najemców i pozostałych jednostek,
e) prowadzenie rejestrów zakupu i sprzedaŜy podatku od towarów i usług VAT oraz
rozliczeń z Urzędem Skarbowym z tytułu VAT.
3. Do zakresu działania Sekcji Gospodarczej:
1) prowadzenie spraw z zakresu administrowania budynkami przez Zakład, a w
szczególności:
a) zabezpieczenie dopływu energii elektrycznej, wody, ciepła itp. do pomieszczeń w
budynkach,
b) zabezpieczenie budynków oraz znajdujących się w nich pomieszczeń przed
włamaniem, a takŜe kradzieŜą znajdującego się w nich mienia,
c) zabezpieczenie ochrony przeciwpoŜarowej,
d) zapewnienie informacji wizualnej,
e) zapewnienie czystości na chodnikach, placach w obrębie budynków oraz
skwerach, zieleńcach połoŜonych na administrowanym terenie,
f) zapewnienie ubezpieczenia administrowanych budynków,
g) zapewnienie obsługi technicznej narad, spotkań okolicznościowych, uroczystości
wraz z zapewnieniem sprawnego działania urządzeń nagłaśniających,
h) zapewnienie łączność telefonicznej,
i) zapewnienie utrzymania budynków i pomieszczeń w naleŜytym stanie technicznoeksploatacyjnym poprzez:
−
utrzymanie w sprawności technicznej instalacji elektrycznej, wodnokanalizacyjnej, grzewczej, oświetleniowej, wentylacyjnej, dźwigowej itp.,
−
wykonywanie
drobnych
remontów
w
budynkach
w
zakresie
robót
budowlanych,
−
wykonywanie robót stolarskich i ślusarskich,
−
konserwację i naprawę centrali telefonicznej oraz
sieci wewnętrznej
telefonów,
2) wykonywanie usług o charakterze uŜyteczności publicznej na rzecz innych
podmiotów.
4. Do zakresu działania Sekcji Organizacji i Kadr:
1) opracowywanie dokumentów określających organizację Zakładu,
2) przekazywanie aktów prawnych kierownikom komórek organizacyjnych w celu
wdroŜenia do realizacji,
3) prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej,
4) prowadzenie spraw osobowych pracowników Zakładu,
5) prowadzenie spraw rentowych i emerytalnych pracowników,
6) prowadzenie spraw szkolenia i doskonalenia zawodowego,
7) kontrolowanie dyscypliny pracy,
8) dokonywanie okresowych analiz i sprawozdawczości z zatrudnienia,
9) prowadzenie spraw socjalnych,
10) prowadzenie Składnicy Akt Zakładu,
11) udzielanie zamówień publicznych zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych
poprzez:
a) współudział w organizowaniu komisji przetargowych,
b) dokonywanie wyboru trybu zamówienia publicznego,
c) przygotowywanie ogłoszeń, specyfikacji itp.,
d) udzielanie odpowiedzi na protesty i odwołania,
12) zapewnienie utrzymania czystości w pokojach biurowych, salach konferencyjnych,
korytarzach, sanitariatach oraz w innych pomieszczeniach,
13) zapewnienie obsługi gospodarczej tj.(podawanie kawy, herbaty itp.) narad, spotkań
okolicznościowych i uroczystości.
III P O S T A N O W I E N I A K O Ń C O W E
§ 4.
1. Wszyscy pracownicy Zakładu wykonują swoje obowiązki zgodnie ze szczegółowymi
zakresami zadań, uprawnień i odpowiedzialności określonych przez Kierownika Zakładu
Obsługi w zakresach czynności.
2. Kopie zakresów czynności pracowników Zakładu znajdują się w aktach osobowych
pracowników.
3. Nadzór i kontrolę nad Sekcjami i samodzielnymi
stanowiskami pracy sprawuje
Kierownik Zakładu Obsługi.
§ 5.
1. Zasady wynagradzania
Rady Ministrów z
pracowników
Zakładu
Obsługi
dnia 2 sierpnia 2005 r. w
reguluje Rozporządzenie
sprawie zasad wynagradzania
pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek
samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146, poz. 1222 ze zm.).
2. W ramach posiadanych środków na wynagrodzenia został utworzony fundusz premiowy i
fundusz nagród.
3. Wysokość funduszu premiowego oraz warunki przyznawania i wypłacania premii, a takŜe
nagród określa zakładowy regulamin premii i nagród.
4. Czynności
kancelaryjne
w
Zakładzie
Obsługi prowadzone są zgodnie
zakładową instrukcją kancelaryjną sporządzoną na podstawie Rozporządzenia Rady
Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej organów
powiatu ( Dz. U. Nr 160, poz. 1074 ze zm.).
5. Podstawą
do
klasyfikacji
działalności Zakładu
Obsługi
i
kwalifikowania
akt powstających
jest zakładowy jednolity rzeczowy wykaz akt.
podczas