Jak archiwizować pocztę Exchange 2010?

Jak archiwizować pocztę Exchange 2010?
Wpisany przez Administrator
środa, 07 grudnia 2011 16:45
Od pewnego czasu narzędzia do archiwizacji poczty cieszą się coraz większą
popularnością. Jeżeli mamy możliwość korzystania z archiwizacji Exchange 2010, ich
zakup może okazać się zbyteczny. Jakie możliwości daje wbudowana archiwizacja
Exchange 2010 i czego jej brakuje?
Zacznijmy od różnicy między archiwizacją i backupem. Kopia bezpieczeństwa pozwala na
odzyskanie danych w wypadku katastrofy lub uszkodzenia danych, a składowane dane są
nadpisywane po stosunkowo krótkim czasie. Dane archiwizowane są przechowywane
natomiast przez lata - okres przechowywania określają zazwyczaj przepisy ogólne lub
wewnętrzne. Ponadto archiwa nie służą do odtwarzania zawartości, ale do udostępniania
danych, głównie z powodów prawnych. Firmy mogą potrzebować archiwalnych danych
komunikacyjnych, głównie poczty elektronicznej, w sporach prawnych.
Jeśli firma nie archiwizuje danych, koszty wyszukiwania i eksportowania informacji
przechowywanych elektronicznie w różnych formatach, w wielu różnych miejscach fizycznych
(e-discovery) mogą być olbrzymie. Proces e-discovery jest kosztowny zwłaszcza wtedy, gdy
użytkownicy korzystają z plików PST nie przechowywanych na kosztownej pamięci SAN a na
dyskach stacji roboczych. Taka lokalna pamięć może być tańsza i mniej obciążająca dla
personelu IT, ale to właśnie zwykle w plikach PST znajdują się interesujące dane z punktu
widzenia działań prawnych.
Jaką archiwizację oferuje Exchange 2010?
Exchange 2010 SP1 oferuje kilka mechanizmów do zarządzania archiwum danych poczty
elektronicznej. Są to:
Journaling - funkcja, która może być skonfigurowana do przechwytywania wszystkich
wiadomości przechodzących przez serwer pocztowy organizacji (Exchange Standard) lub
bezpośrednio kierowanych do określonych skrzynek pocztowych lub list dystrybucyjnych
(Exchange Premium co wymaga licencji enterprise). Journaling może pomóc w spełnianiu
wymogów zgodności, ponieważ umożliwia kopiowanie danych. Jednocześnie jednak zwiększa
wymagania na pamięć, nie zapewniając ochrony przed manipulowaniem i nie powstrzymując
użytkownika od używania lokalnych PST. Ponadto journaling nie zapewnia indeksowania dla
procesu e-discovery oraz takich możliwości wyszukiwania, jakie oferują narzędzia archiwizacji.
Nie zapewnia także ustawień konfiguracyjnych związanych z okresem zachowania danych.
Archiwum osobiste pozwala wszystkim użytkownikom na zakładanie własnych archiwów
skrzynek pocztowych, które mogą być lokowane w tych samych produkcyjnych bazach danych,
co skrzynki pocztowe lub zakładane w oddzielnych bazach danych, oddzielnych serwerach i
bazach danych, a nawet w chmurze. Dane mogą być przenoszone przez użytkowników bądź
może to odbywać się automatycznie. Wiadomości (wraz z załącznikami) są przenoszone (a nie
kopiowane) do archiwum gdzie są indeksowane w celu ułatwienia wyszukiwania w wielu
skrzynkach pocztowych. Archiwa te mogą być też składowane i replikowane w sposób ciągły za
1/3
Jak archiwizować pocztę Exchange 2010?
Wpisany przez Administrator
środa, 07 grudnia 2011 16:45
pośrednictwem produktu Database Availability Group (DAG) wbudowanego w Exchange.
W Exchange Control Panel (ECP) dostępnym z OWA można znaleźć funkcję Multi-Mailbox
Search, z pomocą której użytkownicy z przypisaną rolą Discovery Managemet mogą
wyszukiwać potrzebne dane w procesie e-discovery. Funkcja jest dostępna też dla
administratorów z poziomu Exchange Management Shell - choć korzystanie z niej jest bardziej
skomplikowane.
Dla skrzynek pocztowych osób których korespondencja powinna być archiwizowana, możemy
ustawić status legal hold (prawny obowiązek zachowania dokumentu). Zastosowanie tego
mechanizmu uniemożliwi użytkownikowi usuwanie pozycji z jego skrzynek lub archiwów.
Połączenie tych czterech mechanizmów może pomóc w zapanowaniu nad zbyt często
wykorzystywanymi plikami PST, umożliwi sprawne przeprowadzanie procesu e-discovery i
ułatwi pracownikom dostęp do archiwów, ponieważ archiwa te są teraz dostępne przez Outlook
Web Access.
Czego nie oferuje archiwizacja w Exchange 2010
Mimo takich możliwości, Exchange 2010 może nie spełniać wszystkich oczekiwań w zakresie
archiwizowania.
Exchange 2010 nie używa już SIS (Single-Instance Storage). Poprawia to wydajność, ale także
oznacza, że każda (nawet powtarzająca się) wiadomość wraz z załącznikiem jest zapisywana
osobno, co istotnie zwiększa zapotrzebowanie na pamięć. Tak więc dodatkowo może być
potrzebny produkt, który zapewni deduplikację danych, lub usługa archiwizacji w chmurach, dla
której o to jak dane są składowane, w jakim tempie rośnie zapotrzebowanie na pamięć, itp.
martwi się dostawca usługi.
Istotnym problemem Exchange jest to, że tych mechanizmów nie mamy już w cenie serwera musimy za nie dodatkowo zapłacić. I tak potrzebne będą dodatkowe licencje CAL dla
użytkowników Outlooka korzystających z mechanizmu archiwizowania. Użytkownicy ci
potrzebować będą także droższej wersji Office 2010 (Professional Plus for Outlook), aby mieć
możliwość oglądania zarchiwizowanych skrzynek pocztowych (Outlook 2007 miał bezpłatne
uaktualnienie umożliwiające przeglądanie archiwów).
W systemie Exchange 2010 przede wszystkim użytkownicy są panami swoich skrzynek
pocztowych i znaczników okresu zachowania (o ile nie mają statusu legal hold). Tak więc mogą
usuwać pozycje, które być może powinny zostać przechowane. Mechanizm journalingu
zmniejsza to ryzyko, ale nie jest dostatecznie silny w zakresie kontroli, jaka wymagana jest dla
niektórych sytuacji związanych ze zgodnością i e-discovery.
I w końcu mechanizm Multi-Mailbox Search z Exchange Control Panel w Exchange 2010 nie
jest łatwy w użyciu ani tak dopracowany jak narzędzia e-discovery innych firm. Ponadto
większość narzędzi dostawców niezależnych zapewnia możliwość archiwizacji w chmurze, z
opłatą zależną od liczby użytkowników poczty.
2/3
Jak archiwizować pocztę Exchange 2010?
Wpisany przez Administrator
środa, 07 grudnia 2011 16:45
Ocena, czy można zdać się wyłącznie na możliwości lokalnego archiwizowania Exchange 2010
ostatecznie będzie zależna od specyficznych potrzeb i oceny ryzyka. Prawdopodobnie dla
większości organizacji będą one wystarczające. Jeżeli w grę wchodzi archiwizacja poza
ośrodkiem, to można rozważyć hostowaną archiwizację Exchange, oferowaną zarówno przez
Microsoft jak i innych dostawców.
Źródło: networld.pl
3/3