Main Rules for selling-stand exposition at the

Zasady uczestnictwa w strefie sprzedażowej na terenie Open’er Festival 2013
MONTAŻ i DEMONTAŻ STOISK; PORUSZANIE SIE PO TERENIE
1.
Montaż punktów handlowych następuje trzy dni przed rozpoczęciem festiwalu, ostateczny termin zakończenia
montażu stoiska to1 lipca do godz. 20:00.
2.
Każdy punkt handlowy otrzymuje przyłącze elektryczne zgodne ze zgłoszonym zapotrzebowaniem, przy czym do 10
kW poboru jest bezpłatne. Dodatkowe podłączenia są płatne: 500 PLN netto za cały okres festiwalu za każde
dodatkowe 2kW powyżej limitu.
3.
Wszyscy pracownicy punktu handlowego podlegają identyfikacji i muszą uprzednio zostać zgłoszeni przez
Wystawcę w postaci specjalnej listy imiennej: przy pierwszym wjeździe na teren, na podstawie w/w listy, otrzymują
opaskę i imienny identyfikator. Liczba pracowników jednego stoiska jest ograniczona i ustalana odrębnie w
zależności od specyfiki punktu. Standardowa liczba pracowników dla punktów gastronomicznych określana jest jako
1 pracownik na 1m lady wydawczej; dla wystawców poza-gastronomicznych liczba ta jest zmniejszona. Lista
powinna być dostarczona najpóźniej w dniu 27.06 do godziny 12:00. Formularz zgłoszenia zostanie przekazany
Wystawcy wraz z umową w drugiej turze naboru.
4.
Punkty sprzedaży w dniach festiwalowych powinny być czynne w ustalonych przez organizatora godzinach (16:0005:00). Inne terminy działania punktów handlowych muszą być potwierdzane z Organizatorem. Pełna
odpowiedzialność za bezpieczeństwo punktów handlowych w godzinach trwania festiwalu leży po stronie
Wystawcy!
5.
Na każdy punkt handlowy przypada ograniczona i ustalona z organizatorem ilość samochodów, które mogą wjechać
i parkować na terenie; samochody (osobowe i dostawcze) mogą się poruszać po terenie (oraz swobodnie wjeżdżać
i wyjeżdżać przez bramy festiwalowe) wyłącznie w godzinach technicznych: - w dniach montażu od godz. 09:00 do
późnych godzin wieczornych; w dniach festiwalowych codziennie w godzinach 11:00 – 14:00.
6.
Po godz. 14:00 wszystkie samochody (poza chłodniami) opuszczają teren miasteczka (istnieje specjalny parking
techniczny dla w/w samochodów) i do zakończenia festiwalu (05:00) obowiązuje całkowity zakaz poruszania sie
pojazdów po terenie.
SANEPID i HIGIENA
7.
Zgłoszenie działalności i zgodę na prowadzenie w/w działalności w Sanepidzie załatwia Organizator w imieniu i na
rzecz wszystkich Wystawców, jednak każdy Wystawca indywidualnie zobowiązany jest do zachowywania zasad
higieny: odpowiednie PKWiU, prawidłowe przechowywanie żywności (chłodnie/lodówki); zakup towarów
licencjonowanych, książeczki sanepidowskie pracowników i wszelkie pozostałe wymogi Sanepidu.
8.
Na terenie miasteczka nie ma swobodnego dostępu do wody pitnej; istnieją hydrantowe ujęcia wody, dostępne dla
wszystkich Wystawców; dystrybucja wody do punktów handlowych musi zostać zorganizowana przez Wystawcę we
własnym zakresie. Na zapleczach stoisk gastronomicznych ustawione są przenośne toalety (dostępne wyłącznie dla
obsługi stoisk) oraz umywalki typu TOI TOI (woda przeznaczona wyłącznie do mycia rąk, nie do celów
spożywczych)
9.
Na terenie ustawione są specjalnie przygotowane kontenery na odpadki. Wyrzucanie jakichkolwiek śmieci,
nieczystości poza miejsca wyznaczone jest zabronione i podlega karze pieniężnej. Zakazane jest również
wylewanie nieczystości do studzienek ściekowych i w inne miejsca niedozwolone (np. kabiny toi-toi). Wszelkie
śmieci wielkogabarytowe (typu lodówka, lada bądź jej pozostałości, scenografia stoiska itd.) muszą zostać usunięte
w czasie demontażu stoiska przez wystawcę. Porzucone śmieci wielkogabarytowe zostaną usunięte przez
organizatora na koszt wystawcy, do którego należały.
ZASADY ROZLICZEŃ i OPŁATA STOISKOWA
10. Na terenie Festiwalu i Pola Namiotowego obowiązuje wewnętrzny system rozliczeń, oparty na festiwalowych
bonach towarowych oraz – równolegle – na kartach płatniczych typu PayPass. Nie ma możliwości sprzedaży
towarów za gotówkę, a takie postępowanie będzie karane. Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzenia zmian
w systemie płatności na terenie festiwalu najpóźniej na miesiąc przed rozpoczęciem festiwalu. O ewentualnych
zmianach organizator poinformuje właścicieli stoisk handlowych pisemnie.
11. Ceny wszelkich sprzedawanych towarów muszą być ustalane jako wielokrotność wartości bonu (1 bon = 3 PLN),
niezależnie od tego, czy faktyczna sprzedaż dokonywana jest w obrocie bonowym, czy też za pomocą kart paypass.
12. Bony mają zabezpieczenia (między innymi znak wodny i zabezpieczenia UV). Należy zaopatrzyć się w lampę UV do
sprawdzania autentyczności. Zniszczone i podrobione bony nie będą honorowane w rozliczeniu.
13. Na terenie Festiwalu i Pola Namiotowego ustawione są kasy, w których festiwalowicze wymieniają gotówkę na bony
towarowe lub zasilają karty paypassowe. Ponadto na terenie Festiwalu znajduje się kilka bankomatów.
14. Każdy punkt handlowy zostanie nieodpłatnie wyposażony w terminal do obsługi kart paypassowych; na miejscu,
przed festiwalem, prowadzone będą szkolenia z obsługi w/w terminala. Honorowane są tylko określone karty
paypassowe; natomiast pozostałe normalne karty debetowe, kredytowe i płatnicze nie są honorowane
15. Z tytułu prowadzonej działalności na terenie festiwalu Organizator pobiera od Wystawcy Opłatę Stoiskową liczoną
jako 20% od obrotu Wystawcy (20% jest to juz kwota brutto).
16. Obrót zrealizowany w postaci festiwalowych bonów towarowych rozliczany jest systematycznie w ciągu trwania
festiwalu; Organizator wypłaca Wystawcy 80% obrotu w gotówce podczas festiwalu (a w ciągu 7 dni po Festiwalu
Organizator wysyła fakturę gotówkową na potrącone 20%)
17. Obrót zrealizowany poprzez karty paypassowe rozliczony jest w ciągu 21 dni po festiwalu; Wystawca otrzymuje
przelewem na wskazane konto 80% obrotu paypassowego, a na potrącone 20% otrzymuje fakturę kompensacyjną
wraz z zestawieniem transakcji wykonanych na przypisanym do swojego punktu handlowego terminalu.
18. Ewentualne dodatkowe koszty eksploatacyjne (dodatkowy pobór energii/miejsce na Polu Namiotowym etc.) zostaną
rozliczone razem z obrotem zrealizowanym poprzez karty pay passowe – należna kwota zostanie potrącona od
80% obrotu paypassowego, a na kwotę tę dodatkowo zostanie wystawiona faktura.
19. Każdy terminal posiada swój unikalny numer, który zostanie przypisany do Wystawcy. Po tym numerze będą
rozpoznawane i rozliczane kwoty z utargu. Należy zrobić i zachować podsumowanie każdego dnia sprzedażowego
na czytnikach, będzie to podstawa do rozliczeń i ewentualnych reklamacji.
UMOWA
20. Wystawca podpisuje z Organizatorem umowę regulującą wzajemne rozliczenia, obowiązki i odpowiedzialność stron.
21. Wystawca zobowiązuje się do przestrzegania zasad poufności :
- Każdorazowe udzielenie wywiadu musi być uzgodnione z organizatorem – departamentem mediów lub
opiekunem stref gastronomicznych.
- Zabrania się wykonywania zdjęć / filmowania podczas montażu. Aparaty dopuszczone do użytku nie mogą
przekraczać 5 Mpix.
- Sprzedaż za gotówkę jest zabroniona i podlega karze.
22. Ze względu na wiążące Organizatora umowy brandingowe, NIE MA MOŻLIWOŚCI sprzedaży: napojów zimnych
(gazowanych i niegazowanych), kawy, papierosów, dań typu instant, piwa, innego alkoholu, lodów i ew. innych
określonych przez Organizatora towarów.
23. Ze względu na wiążące Organizatora umowy brandingowe, Wystawca jest zobowiązany do zakrycia wszelkich
znaków reklamowych i logotypów partnrów z nim współpracujących.
24. Teren sprzedażowy jest umieszczony w kilku odrębnych strefach. O miejscu ustawienia standu sprzedażowego
Wystawcy decyduje WYŁĄCZNIE Organizator .
25. Stoiska powinny być wyposażone w podstawowy sprzęt ppoż. (np. gaśnice samochodowe).
26. Wystawca może korzystać z noclegu na polu namiotowym – nocleg jest odpłatny, koszt 80 pln brutto od osoby.
27. Ze względu na ograniczoną liczbę miejsc, rezerwacja płatnego pola namiotowego musi być złożona wraz ze
zgłoszeniem uczestnictwa w drugiej fazie naboru.
28. Wszystkie zawarte w regulaminie ustalenia obowiązują przez cały Festiwal, wszystkie ewentualne zmiany ustalane
są indywidualne i wyłącznie z Organizatorem.