Rekomendacja ZDS - Związek Dealerów Samochodów

„W poszukiwaniu zbędnych standardów”
Rekomendacja:
WYPOŻYCZALNIA NARZĘDZI
SPECJALISTYCZNYCH
Wprowadzenie
Wypożyczalnia narzędzi specjalistycznych i specjalnych to projekt wynikający z przesłanek
ekonomicznych. Od co najmniej kilkunastu lat importerzy i producenci pojazdów samochodowych,
w tym w głównej mierze samochodów osobowych, dostawczych a także ciężarowych, powołując
się na obowiązujące ustawodawstwo ( także europejskie ) wywierają swego rodzaju presję na tych
niezależnych przedsiębiorcach, którzy chcą otrzymać lub utrzymać autoryzację serwisu na obsługę i
naprawę pojazdów określonych marek. Jednym z podstawowych kryteriów uzyskania lub
utrzymania autoryzacji jest spełnianie standardów w zakresie wyposażenia serwisu w narzędzia.
Sprawą bezsporną jest, że każdy serwis, tym bardziej autoryzowany, musi być wyposażony we
wszystkie niezbędne, konieczne a nawet przydatne narzędzia służące do naprawy i obsługi
samochodów konkretnej marki lub marek. Natomiast kwestią otwartą pozostaje określenie, które z
tych wymaganych, przez producenta pojazdów, narzędzi należą do jednej z wyżej wymienionych
grup.
W listopadzie 2012 roku Związek Dealerów Samochodów przeprowadził wśród wybranych
przedstawicieli marek szczegółową ankietę dotyczącą zagadnienia wykorzystywania narzędzi
specjalistycznych w pracy serwisu dealerskiego. Z ankiety zarysowuje się obraz wyjątkowego
marnotrawstwa. Przejawia się ono w dwóch aspektach. Pierwszy, to aspekt ekonomiczny – w
serwisach dealerskich leży zamrożone, przy ostrożnych szacunkach, kilkadziesiąt milionów złotych
w narzędziach specjalistycznych, wykorzystanie których pozostawia wiele do życzenia. Aspekt drugi
to kwestia marnotrawstwa surowców i materiałów zużytych do wytworzenia tych, jak się poniżej
okaże w większości, zbędnych narzędzi.
Wspomniana wcześniej ankieta Związku Dealerów Samochodów skierowana została do wybranej,
reprezentatywnej grupy firm dealerskich różnych marek. Ankieta zawierała pięć poniżej
prezentowanych, wraz z odpowiedziami i komentarzami, pytań:
1. Ile pozycji liczy obowiązkowy zestaw narzędzi w Państwa marce / markach samochodów?
- w odpowiedzi należało podać ilość sztuk i przybliżony koszt zakupu tych narzędzi
Marka
Ilość narzędzi
VW
1040
Skoda
500
Peugeot
346
Opel
106
KIA
87
Wartość narzędzi
300000,- PLN
190000,- PLN
132000,- PLN
58000,- PLN
128000,- PLN
Znaczna rozbieżność zarówno w ilości narzędzi jak i ich wartości wynika stąd, że część
dealerów podała liczbę wszystkich wymaganych narzędzi, w tym także narzędzi
podstawowych. Ilość narzędzi wskazanych dla marek Peugeot, Opel i KIA to już tylko
narzędzia specjalistyczne. Jednak i ta ilość oraz ich wartość wzbudza zaniepokojenie,
zwłaszcza w kontekście odpowiedzi dealerów na następne pytanie.
2. Jaki szacunkowy procent narzędzi obowiązkowych jest wykorzystywany?
- przewidziane były następujące możliwości odpowiedzi:
a. Nigdy?
b. Rzadziej niż raz na 2-5 lat?
c. Rzadziej niż raz na 1 rok?
d. Rzadziej niż raz na pół roku?
e. Rzadziej niż raz na miesiąc?
Przedział czasu
Nigdy
2-5 lat
Rzadziej niż 1 rok
Rzadziej niż ½ roku
Rzadziej niż miesiąc
minimum
7
2
5
10
5
średnie
35
10
15
15
15
Maksimum
65
35
25
20
35
W tabeli zawarto przykładowe odpowiedzi uzyskane w ankiecie. Dokładna analiza
wykorzystania narzędzi wskazuje, że około 50% narzędzi specjalistycznych wykorzystywana jest
rzadziej niż jeden raz w roku, z czego blisko 35% nie jest używane nigdy. Wartość tych narzędzi
waha się w zależności od marki od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych w jednym serwisie.
Można, bez obawy popełnienia błędu, przyjąć że średnio w każdym autoryzowanym serwisie
wartość nie używanych nigdy narzędzi specjalistycznych wynosi około 50000,- PLN.
Rozpatrzeć należy jeszcze grupę tych narzędzi wykorzystywanych rzadziej niż jeden raz w miesiącu,
lecz częściej niż raz na pół roku. Analiza wybranych przypadków wskazuje, że również ta grupa
narzędzi powinna docelowo znaleźć się w wypożyczalni zmniejszając zaangażowanie finansowego
pojedynczego serwisu w wyposażenie narzędziowe o kolejne mniej więcej 15% do nawet 20%. Ten
udział procentowy to wartość, w zależności od marki od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych.
Zasady włączenia, do wypożyczalni, narzędzi wykorzystywanych rzadziej niż raz w miesiącu ale
częściej niż raz na pół roku omówione są w dalszej części prospektu.
3. Które grupy, według Państwa, mogłyby funkcjonować w wypożyczalni?
- sugerowane możliwości odpowiedzi:
a. Używane rzadziej niż raz na 2-5 lat?
b. Używane rzadziej niż raz na rok?
c. Używane rzadziej niż raz na pół roku?
d. Używane rzadziej niż raz na miesiąc/
W odpowiedzi na to pytanie respondenci podzielili się na dwie grupy. Jedna wskazała, że w
wypożyczalni powinny znaleźć się narzędzia wykorzystywane rzadziej niż jeden raz w roku i
tych odpowiedzi było 30%. Natomiast 70% respondentów uważa, że wypożyczalnia
powinna dysponować narzędziami wykorzystywanymi rzadziej niż raz na pół roku. Obie
postawy wydają się być zachowawcze ale przestają dziwić w kontekście odpowiedzi na
pytanie numer 5.
4. W jakim minimalnym czasie narzędzia powinny trafić z wypożyczalni do Państwa serwisu,
żeby móc efektywnie prowadzić naprawy?
Sugerowane przedziały czasowe obejmowały okresy od 8 godzin do 3 dni. W tym punkcie
wystąpiła wyjątkowa zgodność odpowiedzi. Wszyscy respondenci wskazali, iż to powinien
być czas nie dłuższy niż 24 godziny.
5. Postulowana forma własności wypożyczalni narzędzi?
- możliwe odpowiedzi to:
a. Własność importera?
b. Własność stowarzyszenia dealerów?
c. Własność indywidualnego / grupy dealerów?
70%
10%
20%
W odpowiedzi na to pytanie odpowiedzi ułożyły się w sposób pokazany powyżej. Analiza,
biorąca pod uwagę wszystkie aspekty zagadnienia, wskazuje jednak, że skłonienie importera
do utworzenia wypożyczalni funkcjonującej według zasad opisanych w projekcie
wypożyczalni będzie najtrudniejsze do realizacji i niekoniecznie najbardziej efektywne.
Analiza projektu wskazuje, że ze względu na uwarunkowania zarówno logistyczne,
organizacyjne i ekonomiczne wskazane jest organizowanie wypożyczalni w oparciu nie tyle
o własność co o zasoby indywidualnego lub grupy dealerów. Zagadnienie to jest szerzej
omówione w części głównej prospektu.
Cele i korzyści
Rekomendacja i realizacja projektu „Wypożyczalnia narzędzi specjalistycznych i specjalnych”
ma na celu stworzenie modelu nieograniczonego dostępu dla dealerów do specjalistycznych
narzędzi serwisowych bez konieczności inwestowania w ich zakup. Model zapewnia możliwość
wynajmu takich narzędzi na potrzeby każdej naprawy.
Celem wypożyczalni jest zagwarantowanie autoryzowanym serwisom dostępu do
specjalistycznych narzędzi w ciągu 24 h, przy redukcji kosztów zakupu i przechowywania tych
specjalistycznych, lecz niezbyt często używanych, narzędzi do niezbędnego minimum.
Realizacja projektu zapewni autoryzowanym serwisom określone, wymierne korzyści:
1.
2.
3.
4.
5.
Wymierne oszczędności poprzez zminimalizowanie kosztów zakupu i utrzymania narzędzi
oraz ich zbycia po okresie przydatności
Możliwość wykorzystania istniejącego potencjału narzędzi, bez względu na to czy
konkretne narzędzie jest wymagane dla serwisu
Dostarczenie potrzebnych i zamówionych narzędzi, do serwisu, w ciągu 24h
Fachowe doradztwo i serwis narzędzi
Spełnienie kryteriów autoryzacyjnych dla serwisu
Celem wypożyczalni jest umożliwienie autoryzowanym serwisom samochodowym pełnej
dostępności specjalistycznych narzędzi niezwłocznie po ich wprowadzeniu przez producenta
(importera) pojazdów lub po ich ukazaniu się na rynku.
Narzędzia - zakup i wykorzystanie
Ze względu na występującą różnorodność stosowanego nazewnictwa przyjmuje się, że jeżeli
w tekście jest mowa o narzędziach, narzędziach specjalistycznych lub narzędziach specjalnych to
należy przez to rozumieć te narzędzia, które wymagane są przez producenta lub importera
pojazdów do uzyskania przez serwis mechaniczny ( lub blacharsko-lakierniczy ) autoryzacji na
naprawę pojazdów określonej marki lub w zakresie określonych modeli danej marki.
Z przeprowadzonych badań rynku dealerskiego wynika, że corocznie każdy autoryzowany
serwis mechaniczny inwestuje od kilku do nawet kilkunastu tysięcy złotych w zakup nowych
narzędzi specjalistycznych. Wymagalność posiadania przez serwis tych narzędzi warunkuje
utrzymanie autoryzacji. Większość tych narzędzi ( poza naprawdę nielicznymi ) wykorzystywana
jest niezwykle rzadko, a część z nich nie jest używana w ogóle. Badania wskazują, że procent
narzędzi specjalistycznych nigdy nie używanych waha się, w zależności od marki, w granicach od
10% do 60%. Znamienny i mocno zastanawiający jest fakt, że im więcej jest rodzajów tego typu
narzędzi i im większy jest koszt ich nabycia ( przekraczający w niektórych przypadkach 250 tysięcy
złotych ) tym mniejsze jest tych narzędzi wykorzystanie. Stopień wykorzystania narzędzi
specjalistycznych zamykający się w przedziale od „rzadziej niż 1 raz na pół roku” do „w przedziale
od 2 do 5 lat” waha się w granicach od 20% do 60%. Interesująco prezentuje się również przedział
„rzadziej niż 1 raz na miesiąc”, w którym wykorzystanie narzędzi waha się od 5% aż do 35%.
Ze względu na występującą dużą rozbieżność w wykorzystaniu narzędzi specjalistycznych w
zależności od marki samochodowej, przedział „ rzadziej niż 1 raz na pół roku” wydaje się optymalny
dla narzędzi zgromadzonych w wypożyczalni. Jednakże dla marek, w których wykorzystanie
narzędzi w przedziale „rzadziej niż 1 raz w miesiącu” wynosi ponad 20% sensowne wydaje się aby
docelowo i te narzędzia znalazły się wypożyczalni. Wypożyczalnia ma na celu docelowe
dysponowanie narzędziami, które wykorzystywane są w serwisie nie częściej niż jeden raz w
miesiącu dla wszystkich marek. Z organizacji wypożyczalni wynika również, że narzędzia podzielone
zostaną na klasy a w każdej z nich na grupy i podgrupy ( jeżeli taki podział występuje ).
Wprowadzenie tych podziałów zapewni dostępność praktyczną narzędzi, dla każdego serwisu, na
poziomie nie niższym niż 95% przy dążeniu do osiągnięcia dostępności na poziomie 100%.
Projektowany podział narzędzi na klasy.
Narzędzia do obsługi i naprawy:














Silnika
Sprzęgła
Skrzyni biegów ( w tym automatycznej)
Przeniesienia napędu
Tylnego zawieszenia ( w tym tylnego mostu )
Przedniego zawieszenia
Układu kierowniczego
Hamulców
Zasilania paliwem
Elektryczności ( w zakresie diagnostyki )
Klimatyzacji
Nadwozia ( konstrukcja )
Nadwozia ( wyposażenie )
Pozostałych układów i podzespołów
Ogólny podział narzędzi na klasy nie wyklucza podziałów specyficznych, charakterystycznych dla
określonej marki pojazdów lub tylko dla określonej grupy pojazdów w ramach marki.
Podział według klas z ewentualnym podziałem na grupy i podgrupy oraz zastosowanie numerów
katalogowych narzędzi pozwoli w pełni wyeliminować pomyłki w zamawianiu i wysyłce narzędzi.
Realizacja projektu – organizacja i etapowość.
Optymalny proces organizacji wypożyczalni zawierać będzie kilka etapów realizacyjnych
rozłożonych w czasie, który zależny będzie również od sytuacji na rynku motoryzacyjnym w Polsce.
Etapowość ta konieczna jest zarówno ze względów logistycznych jak i ekonomicznych. Idea
tworzenia wypożyczalni opiera się na podstawowym założeniu redukcji kosztów w serwisach
dealerskich, nie powinna zatem nawet na początkowym etapie generować dodatkowych kosztów.
Przewidywane etapy rozwoju wypożyczalni narzędzi specjalistycznych:
1. Organizacja wypożyczalni w obrębie jednej marki pojazdów w oparciu o wybrane punkty
dealerskie, które wyrażą gotowość pełnienia takiej roli
2. Konsolidacja wypożyczalni w ramach marek pokrewnych, dla których występują
identyczne narzędzia specjalistyczne ( np. Peugeot i Citroen; Renault i Nissan; Renault,
Nissan i Opel dla samochodów dostawczych )
3. Utworzenie, w wybranym rejonie kraju, pilotażowej wypożyczalni dysponującej
narzędziami specjalistycznymi do wszystkich marek samochodowych, których dealerzy
występują na tym obszarze
4. Utworzenie regionalnych wypożyczalni narzędzi do wszystkich marek pojazdów
osobowych i dostawczych, których dealerzy występują na danym obszarze
Po zakończeniu realizacji każdego z etapów oraz okresowo, po wybranych przedziałach czasowych,
prowadzona będzie analiza przedsięwzięcia i na tej podstawie podejmowane będą decyzji o
dalszym rozwoju i jego kierunkach. Realizacja etapów opisanych powyżej w punktach 1 i 2 odbywać
się powinna w oparciu o istniejące narzędziownie lub inne wewnętrzne formy organizacyjne w
wybranych firmach dealerskich. Do realizacji etapów opisanych w punktach 3 i 4 wymagane będzie
wypracowanie koncepcji realizacyjnej spośród kilku możliwości. Ze względu jednak na złożoność
przedsięwzięcia szczegóły jego realizacji stanowić będą osobne opracowanie. Kolejne etapy są
jednocześnie projektami kompletnymi, w związku z tym rozwój wypożyczalni może zakończyć się na
dowolnym z etapów, bez szkody dla całości projektu. Można również wyobrazić sobie zakończenie
rozwoju na jednym z etapów dla określonego regionu kraju, dla innego zaś rozwój ten może być
kontynuowany o dalszy etap lub etapy.
Ogólne zasady wypożyczalni narzędzi
1. Wypożyczalnia dysponować będzie narzędziami specjalistycznymi, które będą wprowadzane
przez producenta pojazdów danej marki, po dacie utworzenia wypożyczalni
2. Wypożyczalnia dysponować będzie narzędziami specjalistycznymi udostępnionymi przez
dealera, w oparciu o którego zasoby materialne i niematerialne zostanie utworzona
3. Wypożyczalnia dysponować będzie narzędziami specjalistycznymi przekazanymi
nieodpłatnie ( lub w inny uzgodniony sposób ) przez innych dealerów biorących udział w
projekcie
4. Początkowa ilość egzemplarzy każdego narzędzia specjalistycznego w wypożyczalni wynosić
będzie dwie sztuki
5. Ilość narzędzi specjalistycznych w wypożyczalni będzie zwiększana w miarę zwiększania się
potrzeb, ale nie może przekroczyć 15% ilości użytkowników wypożyczalni
6. Narzędzia zużyte technicznie lub uszkodzone będą wymieniane na nowe lub używane ale w
pełni sprawne technicznie.
Zasady organizacyjno-logistyczne wynajmu narzędzi
1. Zamówienia narzędzi mogą być składane drogą telefoniczną w godzinach pracy
wypożyczalni lub mailową w sposób wynikający z ustaleń szczegółowych będących
załącznikiem do umowy pomiędzy firmą dealerską a wypożyczalnią;
2. Zamówienia złożone do godziny 12:00 realizowane w tym samym dniu, tak aby serwis
otrzymał narzędzie nie później niż w ciągu 24 godzin;
3. Zamówienia złożone po godzinie 12:00 realizowane będą w następnym dniu roboczym lub
w przypadkach szczególnych dostarczane, o ile to będzie możliwe, do terminala
wysyłkowego firmy kurierskiej przez pracownika wypożyczalni; Wypożyczalnia jest
zobowiązana do dostarczenia przesyłki do firmy kurierskiej w terminie umożliwiającym
wysłanie jej najbliższym transportem liniowym;
4. Istnieje możliwość dostarczenia narzędzia do serwisu w sobotę lub do konkretnej godziny w
dzień roboczy, za dodatkową opłatą wynikającą z warunków cenowych oferowanych przez
firmę kurierską;
5. Całkowity czas jednostkowego wypożyczenia narzędzia dla serwisu, liczony od wysłania
narzędzia z wypożyczalni do chwili jego fizycznego zwrotu do niej, wynosi 72 godziny;
6. Dłuższy okres wypożyczenia powinien zostać uzgodniony przez serwis przed wysyłką
narzędzia z wypożyczalni;
7. Wypożyczalnia dostarcza narzędzia do serwisów na podstawie umowy z firmami kurierskimi;
8. Każda przesyłka jest ubezpieczona na wartość nowego wysyłanego narzędzia;
9. Koszty przesyłki kurierskiej w obie strony ponosi serwis zgodnie z warunkami umowy
zawartej pomiędzy firmą kurierską a wypożyczalnią;
10. Serwis ma obowiązek niezwłocznego zgłoszenia do wypożyczalni wszelkich usterek
powstałych w wyniku transportu przesłanego narzędzia;
11. Za kontakt a firmami kurierskimi, w tym procesy reklamacyjne, wynikające z uszkodzenia
lub zagubienia przesyłki, odpowiada wypożyczalnia;
Rozwiązania ekonomiczno-finansowe
1. Wypożyczalnia działa na podstawie umowy zawartej między nią i serwisami;
2. Serwis ponosi, zgodnie z umową, opłatę abonamentową, która gwarantuje udział w
projekcie i bezpłatne wypożyczanie narzędzi;
3. Miesięczny abonament pokrywa koszty zakupu i utrzymania narzędzi oraz koszt utrzymania
wypożyczalni, w tym zatrudnienia odpowiedzialnego za wypożyczalnię pracownika /
pracowników;
4. Wysokość abonamentu ustalana jest po zapoznaniu się wypożyczalni z planami importera
dotyczącymi wprowadzenia nowych narzędzi specjalistycznych, nie częściej jednak niż w
okresach półrocznych;
5. Koszt przesyłki kurierskiej wypożyczanego i zwracanego narzędzia ( w obie strony ) pokrywa
serwis, według cen wynikających z umowy pomiędzy firmą kurierską i wypożyczalnią;
6. Serwisy należące do firm dealerskich nie biorących udziału w projekcie mogą korzystać z
wypożyczalni uiszczając z góry jednorazową opłatę równą miesięcznemu abonamentowi i
pokrywając koszt przesyłki kurierskiej w obie strony;
7. Po uzyskaniu zgody zwykłej większości ( 50% plus jeden głos ) użytkowników, zaistnieje
możliwość finansowania przez nich działań rozwojowych wypożyczalni w tym inwestowania
w zakup informatycznej platformy do składania zamówień i realizacji procesu wypożyczania
i zwrotów narzędzi ale też platformy wymiany doświadczeń między użytkownikami ( np. w
przypadku skomplikowanych napraw lub nietypowych objawów niesprawności pojazdów );
Zarys regulaminu wypożyczalni ( jako załącznik do umowy )
Zasady ogólne
1. Serwis bierze udział w projekcie wypożyczalni na podstawie pisemnej umowy;
2. Do wypożyczalni mogą należeć wyłącznie serwisy autoryzowane marki, której narzędzia
prowadzi wypożyczalnia;
3. Wynajem oraz zwrot narzędzi odbywa się na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego
potwierdzającego stan techniczny sprzętu przesyłanego wraz z narzędziem;
Prawa i obowiązki wypożyczalni
1. Wypożyczalnia zobowiązuje się do utrzymywania narzędzi w należytym stanie oraz do
dokonywania przeglądów konserwacyjnych oraz, o ile jest wymagane, okresowej legalizacji
wypożyczanych narzędzi;
2. Wypożyczalnia zobowiązuje się do dostarczenia narzędzi w terminie 24h od momentu
potwierdzenia przyjęcia zamówienia;
3. Zamówienia złożone do godziny 12:00 realizowane w tym samym dniu, tak aby serwis
otrzymał narzędzie nie później niż w ciągu 24 godzin;
4. Zamówienia złożone po godzinie 12:00 realizowane będą w następnym dniu roboczym lub
w przypadkach szczególnych dostarczane, o ile to będzie możliwe, do terminala
wysyłkowego firmy kurierskiej przez pracownika wypożyczalni; Wypożyczalnia jest
zobowiązana do dostarczenia przesyłki do firmy kurierskiej w terminie umożliwiającym
wysłanie jej najbliższym transportem liniowym;
5. Wypożyczalnia zobowiązuje się do uzupełniania stanu magazynowego o nowe narzędzia
specjalistyczne niezwłocznie po ich pojawieniu się w ofercie producenta pojazdów;
6. Wszelkie reklamacje przesyłek kurierskich zgłasza wypożyczalnia i ona zobowiązuje się do
prowadzenia postępowań reklamacyjnych związanych z transportem narzędzi
(nieterminowość, uszkodzenie, ubytek);
Prawa i obowiązki serwisu
1. Serwis zobowiązuje się do opłaty miesięcznego abonamentu w wysokości wynikającej z
umowy;
2. Serwis zobowiązuje się do zachowania wszelkiej staranności podczas użytkowania narzędzi
oraz do oddania ich do wypożyczalni w stanie nie pogorszonym;
3. Serwis po otrzymaniu narzędzia oświadcza, że znany jest mu jego stan techniczny i że nie
zgłasza wobec niego żadnych zastrzeżeń, jednocześnie zobowiązuje się do niezwłocznego
zgłoszenia wszelkich uszkodzeń powstałych w wyniku transportu kurierskiego;
4. Serwis zobowiązuje się do powiadomienia wypożyczalni niezwłocznie po otrzymaniu
przesyłki o wszelkich uszkodzeniach powstałych podczas transportu;
5. Za wszelkie szkody powstałe podczas użytkowania narzędzia odpowiada serwis;
6. Serwis pokrywa wszystkie koszty związane z zakupem nowego narzędzia w zamian za
narzędzie zniszczone, chyba że zniszczenie nie zostało zawinione przez serwis lecz jest
wynikiem długotrwałego, prawidłowego użytkowania;
7. Serwis jest zobowiązany do zwrotu narzędzia w takim terminie aby od chwili jego
otrzymania do chwili fizycznego zwrotu do wypożyczalni nie minęło więcej niż 48 godzin;
8. Potrzebę dłuższego okresu wypożyczenia serwis ma obowiązek uzgodnić z wypożyczalnią
przed wypożyczeniem narzędzia;
9. Serwis w czasie korzystania z wypożyczonego narzędzia nie jest uprawniony do jego
podnajmowania bądź przekazywania podmiotom lub osobom trzecim;
Rekomendacja „Wypożyczalnia narzędzi specjalistycznych” jest dokumentem wydanym w
ramach akcji „W poszukiwaniu zbędnych standardów” realizowanej przez Związek Dealerów
Samochodów. Akcja ta ma na celu wprowadzenie ograniczeń i zmian w strukturach standardów
dealerskich w Polsce i ich racjonalizacji.
Opracowani merytoryczne: Maciej Brzeziński, B.U.H. Consulting