docNarodowy Fundusz Ochrony
download 
Reklamacja Transkrypt
Narodowy Fundusz Ochrony
Załącznik nr 2 do uchwały Zarządu NFOŚiGW nr.................... z dnia............................ JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT TYTUŁY KLAS PIERWSZEGO I DRUGIEGO RZĘDU 0 00 01 02 03 04 05 06 - 07 08 09 1 10 11 12 13 14 15 16 17 - 2 20 21 22 23 24 25 26 - 3 30 31 32 - Zarządzanie. Organy NFOŚiGW. Organizacja. Zbiory aktów normatywnych, legislacja i obsługa prawna Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość i analizy. Informatyzacja. Skargi, wnioski, petycje, postulaty, inicjatywy i interpelacje . Reprezentacja i promowanie – wydawnictwa, upowszechnianie informacji o działalności NFOŚiGW. informowanie o edukacji ekologicznej.. Współpraca z innymi instytucjami. Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej. Kontrole, audyt, szacowanie ryzyka. Sprawy kadrowe. Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych. Nawiązywania, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych for zatrudnienia. Ewidencja osobowa. Bezpieczeństwo i higiena pracy. Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych. Dyscyplina pracy. Sprawy socjalno-bytowe. Ubezpieczenia osobowe i opieka zdrowotna. Administrowanie środkami rzeczowymi Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych. Inwestycje i remonty. Administrowanie i eksploatowanie obiektów. Gospodarka materiałowa. Transport, łączność, infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna Ochrona obiektów i mienia NFOŚiGW oraz sprawy obronne Zamówienia publiczne Finanse i obsługa finansowo księgowa NFOŚiGW Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw finansowo księgowych. Planowanie i realizacja planu finansowego (budżetu) Rachunkowość, księgowość i obsługa kasowa. 33 34 35 - Obsługa finansowa funduszy i środków specjalnych. Inwentaryzacja Dyscyplina finansowa 4 40 - Gospodarowanie środkami NFOŚiGW Przepisy dotyczące dofinansowania przez NFOŚiGW przedsięwzięć ekologicznych. Nadzór nad realizacją wpływów do NFOŚiGW z tytułu opłat i kar określonych w ustawie – Prawo ochrony środowiska. Przygotowanie przedsięwzięć ubiegających się o dofinansowanie przez NFOŚiGW, ze środków NFOŚiGW. Przedsięwzięcia objęte dofinansowaniem ze środków NFOŚiGW. Nadzór nad realizacją przedsięwzięć finansowanych w formie pożyczek, kredytów i dotacji oraz częściowego umorzenia pożyczek ze środków NFOŚiGW. Udziały NFOŚiGW w spółkach. Lokaty środków finansowych NFOŚiGW. Dokumentacja przetargowa postępowań finansowanych wyłącznie ze środków NFOŚiGW 41 42 43 44 - 45 46 47 - 5 50 51 52 53 54 55 56 - 6 60 - Środki zagraniczne obsługiwane przez NFOŚiGW Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu przyznawania dofinansowania ze środków zagranicznych . Ocena wniosków o dofinansowanie przedsięwzięć finansowanych ze środków zagranicznych Dokumentacja przetargowa finansowana ze środków zagranicznych Kontrole Projektów finansowanych ze środków zagranicznych Przygotowanie i realizacja przedsięwzięć ze środków zagranicznych Raporty NFOŚiGW z obsługi środków zagranicznych Nieprawidłowości w obsłudze środków zagranicznych. Pomoc techniczna w ramach środków zagranicznych Dokumentacja związana z realizacją projektów Pomocy Technicznej Strona 2 z 20 Symbole Klasyfikacji Dziesiętnej 1 0 2 3 4 00 Hasła klasyfikacyjne 5 ZARZĄDZANIE Organy NFOŚiGW w komórce merytorycznej Uwagi 6 000 Rada Nadzorcza NFOŚiGW. A 001 Zarząd NFOŚiGW. A 002 Własne Komisje i zespoły (stałe i doraźne) A 003 Udział w obcych gremiach kolegialnych. A Narady, odprawy Zarządu i Pracowników Biura NFOŚiGW. Organizacja 004 01 010 Organizacja organów i jednostek nadrzędnych oraz współdziałających. 011 Organizacja NFOŚiGW (Rady Nadzorczej, Zarządu, Biura NFOŚiGW). 012 013 0130 Pełnomocnictwa, upoważnienia, wzory podpisów i podpisy elektroniczne Ochrona i udostępniania informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej Wyjaśnienia, interpretacja, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony i udostępniania informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej A B10 A B10 BE25 Strona 3 z 20 8 Regulaminy Rady, wykazy imienne członków Rady, zawiadomienia, zaproszenia, materiały, harmonogramy, porządki i protokoły obrad, uchwały i postanowienia, materiały merytoryczne na obrady, relacje z realizacji uchwał. Jak w klasie 000. Jak w klasie 000. Dla każdej komisji (zespołu) zakłada się odrębną teczkę. Do kategorii A należy zaliczyć materiały w tej jednostce organizacyjnej, przy której działa sekretariat komisji, w pozostałych jednostkach tylko własne teksty wystąpień na posiedzeniach, sprawozdania z przebiegu prac komisji i inne – kategoria B2. Protokoły z posiedzeń, notatki, postanowienia. m.in. statuty, regulaminy, schematy organizacyjne jednostek nadrzędnych oraz organizacja np. spółek z udziałem NFOŚiGW (dokumentacja przystąpienia do spółek, dokumentacja prawna spółek, okres przechowywania liczy się od daty zakończenia działalności spółki.) Regulaminy i schematy organizacyjne, podział zadań w Zarządzie. Uchwały Zarządu. Zarządzenia Prezesa Zarządu. Decyzje Prezesa Zarządu. Projekty regulaminów i inne materiały robocze – kategoria B5. Ustawy i akty wykonawcze do ustaw, rozporządzenia, zarządzenia Ministra Środowiska, Statut NFOŚiGW, nadanie numeru NIP, REGON, itp., oraz wszelka korespondencja w ww, sprawach. w tym ich rejestry, bankowe karty wzoru podpisu 0131 Ochrona informacji niejawnych 0132 Ochrona danych osobowych 0133 Udostępnianie informacji BE10 B10 BE10 w tym informacji publicznej oraz obsługa merytoryczna Biuletynu Informacji Publicznej Obsługa kancelaryjna Biura NFOŚiGW. 014 w tym instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego oraz korespondencja w ww. sprawach Kontrolki wpływów i wysyłanej korespondencji (dzienniki korespondencyjne, skorowidze), dowody doręczeń i opłat pocztowych, rozdzielniki, terminarze, w tym również pomocniczy rejestr korespondencji, ksiązka pocztowa, rejestry przesyłek, itp. 0140 Przepisy kancelaryjne i archiwalne oraz wyjaśnienia i poradnictwo A 0141 Środki do rejstrowania i kontroli obiegu akt w Biurze NFOŚiGW. B5 0142 Opracowanie oraz wdrażanie wzorów formularzy oraz ich wykazy BE25 0143 Ewidencja druków szkolnych (ścisłego zarachowania) B10 przy czym zamówienia realizacja zamówień przy klasie 230 0144 Ewidencja pieczęci i pieczątek oraz ich wzory odciskowe A przy czym zamówienia realizacja zamówień przy klasie 230 Archiwum zakładowe NFOŚiGW 015 0150 Ewidencja dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym NFOŚiGW A 0151 Przekazywanie dokumentacji do archiwum państwowego A 0152 0153 0154 016 0160 0161 0162 0163 Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji w archiwum zakładowym Profilaktyka i konserwacja dokumentacji w archiwum zakładowym Biblioteka i czytelnia. Przepisy ogólne dot. zbiorów bibliotecznych i czytelni. Gromadzenie zasobu bibliotecznego. Ewidencja zasobu bibliotecznego. Udostępnianie zasobu bibliotecznego. A B5 Przy czym przepisy kancelaryjne i archiwalne klasyfikowane są przy klasie 0140 przy czym sposób prowadzenia ewidencji uregulowano w instrukcji w sprawie organizacji i działania archiwum zakładowego w tym korespondencja, protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, spisy dokumentacji przekazywanej na makulaturę, protokoły potwierdzające zniszczenie dokumentacji w tym zezwolenia, karty lub księgi (rejestry) udostępniania i wypożyczania akt. B10 B5 B5 BE50 B2 Strona 4 z 20 Zamówienia książek, prenumerata czasopism. Księgi inwentarzowe, katalogi. Kartoteki wypożyczeń. Zbiory aktów normatywnych, legislacja i obsługa prawna Zbiór aktów normatywnych władz i organów nadrzędnych i innych. 02 020 021 Zbiór własnych aktów prawnych, wydanych przez NFOŚiGW. 022 Zbiory umów 023 Udział w przygotowywaniu projektów aktów prawnych 024 Opinie prawne na potrzeby własnej jednostki 025 Sprawy sądowe i sprawy w postępowaniu administracyjnym 03 030 031 032 B10 A BE10 A B10 okres przechowywania liczy się od daty utraty mocy prawnej aktu. Komplet podpisanych uchwał, decyzji, zarządzeń Rady Nadzorczej, Zarządu, Prezesa Zarządu, instrukcji, procedur itp. Każdy rodzaj aktów normatywnych można grupować oddzielnie na każdy rok kalendarzowy. Założenie i prowadzenie sprawy w związku z przygotowywaniem danego aktu następuje we właściwych klasach wykazu akt odpowiadających merytorycznie zakresowi danego aktu. jeżeli jest potrzeba jego prowadzenia; komplet podpisanych umów wraz z ich rejestrami. Materiały źródłowe wraz z jednym egzemplarzem umowy przechowuje się i rejestruje w odpowiedniej klasie zgodnie z wykazem akt w komórce organizacyjnej, która umowę przygotowała. w tym opiniowanie projektów uchwał czy zarządzeń organów nadrzędnych Opiniowanie projektów aktów prawnych i projektów umów zawieranych przez własną jednostkę. Drugie egzemplarze odkłada się do akt sprawy, której dotyczą. Okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy. 0250 Sprawy karne. B10 Jak w klasie 025. 0251 Sprawy administracyjne. B10 Jak w klasie 025. 0252 Sprawy z powództwa cywilnego. B10 Jak w klasie 025. Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość i analizy Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące sposobu opracowania strategii, programów, planów, sprawozdań i analiz Strategie, programy, plany i sprawozdania z innych podmiotów Strategie, programy, plany i sprawozdania NFOŚiGW Z wyjątkiem tych dotyczących zagadnień ujętych w klasie 3 i 4 BE25 B5 przesyłane do wiadomości lub do wykorzystania A jeżeli dokumenty mają charakter cząstkowy i mieszczą się co do zakresu i rodzaju danych w danych zawartych w dokumentach o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie opracowania tych dokumentów o charakterze cząstkowym zakwalifikować do kategorii B5, Strona 5 z 20 Analizy tematyczne lub przekrojowe, ankietyzacja BE25 własne oraz sporządzane jako odpowiedzi na ankiety Informacje o charakterze analitycznym i sprawozdawczym BE25 inne niż w klasie 034; np. dla organu nadrzędnego. 033 Sprawozdawczość statystyczna 034 035 04 zakup i eksploatacja komputerów i infrastruktury w klasie 230 Informatyzacja 040 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu informatyzacji BE25 041 Projektowanie, homologacje, wdrażanie i eksploatacja oprogramowania i systemów teleinformatycznych. B10 042 043 044 05 050 051 052 053 06 A jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do B5 (zwyczajowo kat. A dotyczy wyłącznie sprawozdań komórek merytorycznych. Kat. B5 – sprawozdania komórek administracyjnych.) Licencje na oprogramowanie i systemy teleinformatyczne Ustalanie uprawnień dostępu do danych i systemów Projektowanie i eksploatacja stron internetowych Skargi, wnioski, petycje, postulaty, inicjatywy i interpelacje Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące skarg, wniosków, petycji, postulatów, inicjatyw i interpelacji. Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio. Skargi i wnioski przekazywane do załatwienia wg właściwości. Petycje , postulaty i inicjatywy obywatelskie. 054 Interpelacje i zapytania 055 Sprawy do odesłania do załatwienia innym podmiotom B10 Okres przechowywania liczy się od roku, w którym zaprzestano eksploatacji programu, w tym Polityka Bezpieczeństwa Informatycznego w tym sprawy bezpieczeństwa systemów; przy czym akta spraw dotyczących wszelkiego rodzaju instrukcji kwalifikowane są do kat BE25 i mogą być wyodrębnione do osobnej teczki Okres przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia umowy licencyjnej B10 B10 A A w tym ich rejestr B5 A BE25 B2 Reprezentacja i promowanie – wydawnictwa, upowszechnianie informacji o działalności NFOŚiGW. informowanie o edukacji ekologicznej. Strona 6 z 20 w tym posłów, senatorów, radnych dotyczy spraw, które nie mieszczą się w zadaniach własnej jednostki, a zostały do niej skierowane przez pomyłkę lub ze względu na brak wiedzy wnioskodawcy 060 061 062 0620 0621 063 064 065 066 067 07 070 071 072 0720 0721 0722 073 074 08 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne w zakresie reprezentacji i promowania działalności Patronaty Kontakty ze środkami publicznego przekazu Informacje własne dla środków publicznego przekazu, odpowiedzi na informacje i wywiady Monitoring środków publicznego przekazu Promocja i reklama działalności NFOŚiGW Własne wydawnictwa oraz udział w obcych wydawnictwach Techniczne wykonanie materiałów promocyjnych i wydawnictw oraz ich rozpowszechnianie Zbiór zaproszeń, życzeń, podziękowań, kondolencji Badanie satysfakcji Beneficjentów Współpraca z innymi instytucjami Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące współdziałania z innymi podmiotami Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania z innymi podmiotami na gruncie krajowym Kontakty z podmiotami zagranicznymi Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania z innymi podmiotami zagranicznymi Wyjazdy zagraniczne przedstawicieli NFOŚiGW Przyjmowanie przedstawicieli i gości z zagranicy Umowy i porozumienia z innymi podmiotami dotyczące zakresu i sposobu współdziałania Konferencje, zjazdy, sympozja, sesje, fora krajowe zagraniczne Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej A BE25 A A w tym tzw. wycinki prasowe A w tym udział w targach, wystawach oraz materiały promocyjne i reklamowe A B5 B5 B10 w kraju i zagranicą A Korespondencja merytoryczna i własne opracowania dla tych organów - kategoria A, pozostałe kategoria B5. A przy czym zbiór umów i porozumień przy klasie 073 B10 przy czym zbiór umów i porozumień przy klasie 073 B10 B10 A okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy lub jej aneksów A w tym organizacja własnych, jak i udział w obcych Strona 7 z 20 sprawy finansowe przy klasie 33 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu programowania i realizacji projektów finansowanych ze środków zewnętrznych Wnioskowanie o udział w programach i projektach finansowanych ze środków zewnętrznych oraz ich realizacja 080 081 A BE10 planowanie i sprawozdawczość przy klasie 03 Kontrole, audyt, szacowanie ryzyka 09 090 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu kontroli, audytu, szacowania ryzyka 091 Kontrole 093 1 10 100 101 A 0910 Kontrole zewnętrzne w NFOŚiGW A 0911 Kontrole wewnętrzne w NFOŚiGW A 0912 Kontrole u Beneficjentów 0913 Książka kontroli 092 w tym przygotowanie i składanie wniosków BE10 B5 Audyt 0920 Audyt zewnętrzny w NFOŚiGW A 0921 Audyt wewnętrzny w NFOŚiGW A Szacowanie ryzyka dla realizacji zadań SPRAWY KADROWE Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych BE10 A m.in. regulamin pracy, wykazy etatów, umowy zbiorowe, zasady wynagradzania i premiowania, analizy zatrudnienia A jeżeli regulacje dotyczą bezpośrednio pracowników Strona 8 z 20 Kontakty i wymiana informacji ze związkami zawodowymi w sprawach kadrowych Nawiązywania, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych for zatrudnienia 102 11 BE25 110 Zapotrzebowanie i nabór kandydatów do pracy. B2 111 Konkursy na stanowiska B5 112 Obsługa zatrudnienia Obsługa zatrudnienia władz NFOŚiGW B10 1120 przy czym okres przechowywania ofert kandydatów nieprzyjętych i tryb ich niszczenia wynika z odrębnych przepisów akta osób przyjętych odkłada się do akt osobowych; przy czym dokumentację posiedzeń komisji klasyfikuje się przy klasie „własne komisje i zespoły (stałe i doraźne)” w ramach grupy rzeczowej 00 BE10 w tym zakończenia stosunku pracy; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych m.in. delegowanie, przeniesienia, zastępstwa, awanse, podwyżki, przydział; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika 1121 Obsługa zatrudnienia pracowników B5 1122 Rozmieszczanie i wynagradzanie pracowników B5 1123 Oświadczenia majątkowe lub inne oświadczenia o osobach zatrudnionych i członkach ich rodzin B5 czas przechowywania wynika z odrębnych przepisów prawa, 1124 Opiniowanie i ocenianie osób zatrudnionych B5 przy czym akta dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych 1125 Staże zawodowe B10 1126 Wolontariat B10 1127 Praktyki B10 Umowy z własnymi i obcymi pracownikami, ewidencja prac zleconych rozliczenia jako dokumenty finansowe gromadzone są w księgowości. Prace zlecone (umowy cywilno - prawne) 113 1130 1131 114 Prace zlecone ze składką na ubezpieczenia społeczne Prace zlecone bez składki na ubezpieczenia społeczne Nagradzanie, odznaczanie i karanie B50 Jak w klasie 113 B10 Jak w klasie 113 1140 Nagrody. B10 1141 Odznaczenia państwowe, samorządowe i inne B10 1142 Wyróżnienia B10 1143 Karanie B2 Strona 9 z 20 Kopie pism o przyznaniu nagród składa się do akt osobowych - klasa 120. przy czym akta dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika przy czym akta dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika np. podziękowania, listy gratulacyjne, dyplomy, pochwały 1144 Postępowanie dyscyplinarne Sprawy wojskowe osób zatrudnionych. Dostęp osób zatrudnionych do informacji chronionych przepisami prawa Ewidencja osobowa 115 116 12 B10 posiedzenia Komisji Dyscyplinarnej klasyfikuje się przy klasie „Własne komisje i zespoły (stałe i doraźne)” w ramach grupy rzeczowej 00. B10 B20 120 Akta osobowe osób zatrudnionych BE50 Dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę zawierającą podanie, życiorys, ankiety, opinie, umowę o pracę i jej zmianę, świadectwa pracy (awanse, odznaczenia), świadectwa nauki, podnoszenia kwalifikacji – sprawy te regulują odrębne przepisy. 121 Pomoce ewidencyjne do akt osobowych. BE50 Skorowidze, wykazy imienne itp. W tym dane w systemach i bazach danych. 122 Legitymacje służbowe B5 123 Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu B5 130 Bezpieczeństwo i higiena pracy Przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracy Działania w zakresie zwalczania wypadków, chorób zawodowych, ryzyka pracy BE25 BE25 w tym ocena ryzyka zawodowego 132 Wypadki przy pracy oraz w drodze do pracy i z pracy BE10 przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych, inwalidzkich kwalifikowana jest do kat A, 133 Warunki szkodliwe i choroby zawodowe BE10 13 131 1330 Warunki szkodliwe B10 1331 Rejestr czynników szkodliwych B40 1332 Choroby zawodowe B10 Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych Zasady i programy szkolenia i doskonalenia Szkolenia organizowane we własnym zakresie 14 140 141 Dokształcanie pracowników 142 15 A B10 B5 Dyscyplina pracy 150 Czas pracy 1500 Dowody obecności w pracy B3 Strona 10 z 20 W tym rejestr wydanych legitymacji, sprawy duplikatów, zwrócone legitymacje, karty dostępu itp. w tym indywidualne ścieżki rozwoju w tym przy pomocy podmiotów zewnętrznych studia, szkolenia, specjalizacje organizowane przez inne podmioty dla własnych pracowników; kopie dokumentów ukończenia odkłada się do akt osobowych 1501 Absencje w pracy B3 1502 Rozliczenia czasu pracy B5 1503 Delegacje służbowe B3 1504 Ustalanie i zmiany czasu pracy Praca w godzinach nadliczbowych B3 1505 w tym ich ewidencja B5 Urlopy osób zatrudnionych 151 1510 1511 1512 Urlopy wypoczynkowe i okolicznościowe Urlopy macierzyńskie, ojcowskie, wychowawcze, dla poratowania zdrowia itp. Urlopy bezpłatne 16 160 161 B5 B5 Dodatkowe zatrudnienie osób zatrudnionych Sprawy socjalno-bytowe pracowników Sprawy socjalno-bytowe załatwiane w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (pożyczki mieszkaniowe, wczasy, kolonie). Zaopatrzenie rzeczowe osób zatrudnionych 152 B5 B5 B5 Opieka nad emerytami, rencistami i osobami niepełnosprawnymi B5 163 Akcje socjalne i imprezy kulturalne poza zakładowym funduszem świadczeń socjalnych B5 164 17 170 171 172 173 174 175 1750 1751 przy czym akta dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika przy czym akta dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika B5 162 Wspieranie osób zatrudnionych w zakresie zaspokajania potrzeb mieszkaniowych i ulg na przajazdy Ubezpieczenia osobowe i opieka zdrowotna Zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego Obsługa ubezpieczenia społecznego Dowody uprawnień do zasiłków Emerytury i renty Ubezpieczenia zbiorowe, pracownicze itp. Opieka zdrowotna Organizowanie i obsługa opieki Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy w tym również opieka nad dziećmi B5 B10 B5 B5 B10 B10 B10 B10 Strona 11 z 20 w tym deklaracje rozliczeniowe dla ZUS ADMINISTROWANIE ŚRODKAMI RZECZOWYMI Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych 2 20 21 Inwestycje i remonty 22 220 221 Administrowanie i eksploatowanie obiektów Stan prawny nieruchomości Udostępnienie i oddawanie w najem lub w dzierżawę własnych obiektów i lokali oraz najmowanie lokali na potrzeby własne A BE5 A w tym nabywanie i zbywanie B5 okres przechowywania liczy się od daty utraty obiektu lub wygaśnięcia umowy najmu korespondencja dot. konserwacji, zaopatrzenia w energię elektryczną, wodę, gaz, sprawy oświetlenia i ogrzewania (umowy), utrzymanie czystości, dekorowanie, flagowanie itp. W tym przeglądy stanu technicznego itp. 222 Konserwacja i eksploatacja bieżącą budynków, lokali i pomieszczeń B5 223 Podatki i opłaty publiczne B10 224 23 Gospodarowanie terenami wokół obiektów Gospodarka materiałowa B5 230 Zaopatrzenie w sprzęt, materiały i pomoce biurowe. B5 231 Magazynowanie i użytkowanie środków trwałych i nietrwałych B5 232 Ewidencja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych B10 233 Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych 234 235 Dokumentacja techniczno – eksploatacyjna środków trwałych Gospodarka odpadami i surowcami wtórnymi B10 B5 B5 Transport, łączność, infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna 24 240 Zakupy środków i usług transportowych, łączności, pocztowych i kurierskich. dokumentacja dot. przygotowania, wykonawstwa i odbioru. Okres przechowywania liczy się od moment rozliczenia inwestycji, przy czym dokumentacja techniczna obiektu przechowywana jest u użytkownika przez cały czas eksploatacji i jeszcze przez 5 lat od momentu jego utraty; jeżeli dotyczy obiektów zabytkowych i nietypowych, kwalifikuje się ją do kategorii A. B5 Strona 12 z 20 tereny zielone itp. dotyczy środków trwałych i nietrwałych Zapotrzebowania komórek, zamówienia itp. W tym zamówienia, reklamacje, korespondencja handlowa z dostawcami Dowody przychodu i rozchodu, zestawienia ilościowo – wartościowe, zestawienia wyposażenia dowody przyjęcia do eksploatacji środka, dowody zmiany miejsca użytkowania środka, kontrole techniczne, protokoły likwidacji itp. okres przechowywania liczy się od momentu upłynnienia środka opisy techniczne, instrukcje obsługi, okres przechowywania liczy się od momentu likwidacji maszyny lub urządzenia Eksploatacja własnych środków transportowych 241 Użytkowanie obcych środków transportowych Eksploatacja środków łączności (telefonów, telefaksów) Organizacja i eksploatacja infrastruktury informatycznej i telekomunikacyjnej (modemów, łączy internetowych) Ochrona obiektów i mienia NFOŚiGW oraz sprawy obronne 242 243 244 25 B5 B5 B5 karty drogowe samochodów, karty eksploatacji samochodów, przeglądy techniczne, remonty bieżące i kapitalne, sprawy garaży, myjni zlecenia, umowy o wykorzystaniu prywatnych samochodów w tym dokumentacja dotycząca konserwacji i remontów środków łączności B10 Plany ochrony, dokumentacja ochrony, karty magnetyczne, m.in. ubezpieczenia od pożaru, kradzieży nieruchomości, ruchomości, środków transportu, itp. sprawy odszkodowań; okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy 250 Strzeżenie mienia NFOŚiGW. B10 251 Ubezpieczenia majątkowe B10 252 Ochrona przeciwpożarowa Sprawy obronne, obrony cywilnej i zarządzanie kryzysowe B10 Zamówienia publiczne B5 w zakresie działalności NFOŚiGW A w tym polityka rachunkowości, plany kont, ich projekty i uzgodnienia 253 26 FINANSE I OBSŁUGA FINANSOWO – KSIĘGOWA NFOŚiGW Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw finansowo księgowych Planowanie i realizacja planu finansowego (budżetu) Wieloletnia prognoza finansowa Projektowanie planu finansowego 3 30 31 310 311 312 B10 A A Realizacja planu finansowego 3120 3121 3122 3123 3124 3125 313 Przekazywanie środków finansowych Rozliczanie dochodów, wydatków, opłat Ewidencjonowanie dochodów, wykorzystania środków, opłat Sprawozdania okresowe z wykonania planu finansowego Sprawozdania roczne, bilans i analizy z wykonania planu finansowego Rewizja budżetu i jego bilansu B5 B5 B5 B10 A A Finansowanie i kredytowanie 3130 Finansowanie działalności B5 Strona 13 z 20 3131 Finansowanie inwestycji B5 3132 Finansowanie remontów B5 3133 Współpraca z bankami finansującymi i kredytującymi B5 3134 Gospodarka pozabudżetowa B5 Rachunkowość, księgowość i obsługa kasowa 32 Obrót gotówkowy i bezgotówkowy 320 3200 Obrót gotówkowy B5 3201 Obrót bezgotówkowy B5 3202 321 Dowody księgowe B5 3211 Dokumentacja księgowa B5 3212 Rozliczenia B5 3213 Ewidencja syntetyczna i analityczna B5 3214 Uzgadnianie sald B5 3215 Kontrole i rewizje kasy B5 3216 Zobowiązania, poręczenia Księgowość materiałowo towarowa Rozliczenia płac i wynagrodzeń B5 323 Dokumentacja płac i potraceń z płac. B5 3231 Listy płac. B50 3232 Kartoteki wynagrodzeń Deklaracje podatkowe i rozliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych. Rozliczenia składek ubezpieczenie społeczne. Rozliczenia bezosobowego funduszu płac. Obsługa finansowa funduszy i środków specjalnych Przepisy dotyczące gospodarowania funduszami wydzielonymi. Gospodarowanie funduszami wydzielonymi. Inwentaryzacja Wycena i przecena B50 3234 3235 331 34 340 B5 3230 3233 330 B5 3210 322 33 Depozyty kasowe, obsługa wadium Księgowość Materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, premii i potrąceń z płac (podatki, składki). Okres przechowywania regulują przepisy ustawy o rachunkowości. Jak w klasie 321. B5 B50 B50 A B10 B10 Strona 14 z 20 Dotyczy m.in. zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Spisy i protokoły inwentaryzacyjne, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne Dyscyplina finansowa GOSPODAROWANIE ŚRODKAMI NFOŚiGW Przepisy dotyczące dofinansowania przez NFOŚiGW przedsięwzięć ekologicznych Nadzór nad realizacją wpływów do NFOŚiGW z tytułu opłat i kar określonych w ustawie – Prawo ochrony środowiska Opłaty i kary z Prawa geologicznego i górniczego należnych za okres do 31.12.2001r. Opłaty z Prawa geologicznego i górniczego należne za okres od 01.01.2002r. 341 35 4 40 41 410 411 BE10 A B10 Realizacja opłat z prawa geologicznego B10 4111 Postępowania administracyjne w sprawach ulg, nadpłat, orzekania o odpowiedzialności podatkowej osób trzecich w zakresie prawa geologicznego B10 4113 Dokumentacja zwiazana z wizytacjami terenowymi na podstawie wniosków o ulgi. Zaświadczenia o niezaleganiu z opłatami/ stwierdzające istnienie zaległości w zakresie prawa geologicznego Kategoria A dotyczy wyłącznie własnych procedur, programów priorytetowych itd., Korespondencja, sprawozdania, dalszy podział dokumentacji wg województw. 4110 4112 412 B5 BE10 B5 4114 Postępowania egzekucyjne w zakresie prawa geologicznego B10 4115 Postępowania upadłościowe i naprawcze w zakresie prawa geologicznego B5 Opłaty z systemu handlu uprawnieniami do emisji gazów cieplarnianych Strona 15 z 20 Decyzje organów koncesyjnych (koncesje geologiczne, zawiadomienia, postanowienia i decyzje, korespondencja w sprawie opłaty),. Dokumentacja wierzytelności NFOŚiGW. Okres przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia zobowiązania. Decyzje organów koncesyjnych (koncesje geologiczne, zawiadomienia, postanowień i decyzje ustalające lub określające opłaty), informacje przedsiębiorstw o opłatach, orzeczenia organów II instancji i sądów administracyjnych., korespondencja z przedsiębiorcami i organami w sprawie opłat,. Wnioski, pisma przedsiębiorców, zawiadomienia, protokoły, decyzje i postanowienia Prezesa Zarządu NFOŚiGW, odwołania i zażalenia przedsiębiorców, orzeczenia organu II instancji (Ministra Środowiska) i sądów administracyjnych . Protokoły i sprawozdania z wizytacji. Wnioski od przedsiębiorców, zaświadczenia Prezesa Zarządu NFOŚiGW. Ewidencja upomnień, ewidencja tytułów o zabezpieczanie wierzytelności, hipoteki, orzeczenia Prezesa Zarządu NFOŚiGW, organu II instancji (Ministra Środowiska) i sądów administracyjnych w sprawach egzekucji, korespondencja z dłużnikami i organami egzekucyjnymi. Dokumentacja postępowań upadłościowych, układowych i naprawczych (zgłoszone wierzytelności w przedmiocie zaległych opłat, korespondencja z sąd ami, syndykami i zarządcami) 4120 Realizacja opłat z systemu handlu uprawnieniami do emisji gazów cieplarnianych 4121 Postępowania administracyjne w sprawach ulg, nadpłat, orzekania o odpowiedzialności podatkowej osób trzecich w zakresie systemu handlu uprawnieniami do emisji gazów cieplarnianych 4122 Dokumentacja aukcji uprawnień do emisji gazów cieplarnianych 4123 Zaświadczenia i wnioski o niezaleganiu z opłatami/stwierdzające istnienie zaległości w zakresie systemu handlu uprawnieniami do emisji gazów cieplarnianych 421 422 423 BE10 B5 4124 B10 4125 Postępowania upadłościowe i naprawcze w zakresie gazów cieplarnianych. B5 Pozostałe Opłaty i kary określone w ustawie Prawo ochrony środowiska. 4130 420 B10 Postępowania egzekucyjne zakresie systemu handlu uprawnieniami do emisji gazów cieplarnianych 413 42 B10 Realizacja zobowiązań wieloletnich, opłat i kar. 4131 Wyciągi bankowe. Przygotowanie przedsięwzięć ubiegających się o dofinansowanie przez NFOŚiGW, ze środków NFOŚiGW Przygotowanie wniosków o dofinansowanie przedsięwzięć przez NFOŚiGW. Listy przedsięwzięć. Oferty i informacje technicznoekonomiczne firm specjalistycznych. Informacje o najnowszych technologiach. B5 B5 Pozwolenia i zezwolenia organów na prowadzenie instalacji objętych systemem handlu uprawnieniami, korespondencja z KOBIZE, organami i przedsiębiorcami w sprawie opłat. Wnioski i pisma przedsiębiorców, zawiadomienia, protokoły, decyzje i postanowienia Prezesa Zarządu NFOŚiGW, odwołania i zażalenia przedsiębiorców, orzeczenia organII instancji (Ministra Środowiska) i sądów administracyjnych. Ewidencja wadiów pieniężnych, wadiów niepieniężnych oraz ceny zakupu uprawnień, korespondencja z KOBIZE i Ministerstwem Środowiska. Wnioski od przedsiębiorców, zaświadczenia Prezesa Zarządu NFOŚiGW. Ewidencja upomnień, ewidencja tytułów wykonawczych, wnioski o zabezpieczenie wierzytelności, hipoteki, orzeczenia Prezesa Zarządu NFOŚiGW, organu II instancji (Ministra Środowiska) i sądów administracyjnych w sprawach egzekucji, korespondencja z dłużnikami i organami egzekucyjnymi. Dokumentacja postępowań upadłościowych, układowych i naprawczych (zgłoszone wierzytelności w przedmiocie zaległych opłat, korespondencja z sądami, syndykami i zarządcami) Wszelkie opłaty związane z prawidłową egzekucją praw i obowiązków wynikających z Ustawy prawo ochrony środowiska m.in. opłaty recyklingowe, kary za naruszenia ustawy o ochronie środowiska. Korespondencja związana z obsługą zobowiązań wieloletnich, decyzje administracyjne organów. Wyciągi niewymienione w poz.311. Dla każdego wniosku o dofinansowanie zakłada się odrębną teczkę zawierającą wniosek, korespondencję, decyzje itd. B5 B5 Korespondencja z kontrahentami w sprawach warunków pozyskania pożyczek i dotacji, oferty itp. . B2 Katalogi, informacje techniczne, ślepe oferty. B2 Katalogi, informacje techniczne. Strona 16 z 20 Odrzucone wnioski o pożyczki i dotacje. Ocena pod kątem dopuszczalności pomocy publicznej 424 425 B10 Przedsięwzięcia objęte dofinansowaniem ze środków NFOŚiGW 43 Rejestr ogólny przedsięwzięć finansowanych przez NFOŚiGW. Przedsięwzięcia objęte umowami pożyczek, kredytów i dotacji NFOŚiGW. 430 431 4310 4311 4312 4313 4314 4315 4316 4317 4318 432 44 B2 Przedsięwzięcia w zakresie ochrony powietrza. Przedsięwzięcia w zakresie gospodarki wodnej i ochrony wód Przedsięwzięcia w zakresie gospodarki odpadami (w tym recykling) i ochrony powierzchni ziemi. Przedsięwzięcia w zakresie geologii i górnictwa. Przedsięwzięcia w zakresie ochrony przyrody i krajobrazu Przedsięwzięcia w zakresie dostosowania przedsiębiorstw do wymogów ochrony środowiska. Przedsięwzięcia w zakresie edukacji ekologicznej oraz ekspertyz i prac naukowo badawczych Przedsięwzięcia w zakresie efektywności energetycznej i odnawialnych źródeł energii Przedsięwzięcia w zakresie zapobiegania klęskom żywiołowym. Zobowiązania wieloletnieNFOŚiGW Obejmuje również ewidencję odrzuconych wniosków. Korespondencja z wnioskodawcami, opinie dot. pomocy publicznej, opinie do aneksów. Dla każdego przedsięwzięcia objętego umowami dofinansowania zakłada się odrębną teczkę zawierającą np.umowę, pisma itp. A A Umowa, korespondencja, zmiany decyzji, rozliczenia, faktury, rachunki i inne dokumenty finansowe, pisma, sprawozdania itp. Okres przechowywania dokumentacji liczy się od roku, w którym umowa pożyczki lub dotacji została uznana za zakończoną. A Jak w klasie 4310. A Jak w klasie 4310. A Jak w klasie 4310. A Jak w klasie 4310. A Jak w klasie 4310. A Jak w klasie 4310. A Jak w klasie 4310. A Jak w klasie 4310. B5 Przychody NFOŚiGW wynikające z ustawy Prawo Ochrony Środowiska, wpływające od interesantów/Beneficjentów NFOŚiGW. Środki te następnie są przeznaczane na dofinansowanie udzielane Beneficjentom ze środków NFOŚiGW (tzw. krajowych). Nadzór nad realizacją przedsięwzięć finansowanych w formie pożyczek, kredytów i dotacji oraz częściowego umorzenia pożyczek ze środków NFOŚiGW Strona 17 z 20 440 441 442 443 444 445 Współpraca z bankami. Sprawozdania z realizacji przedsięwzięć i spłat pożyczek oraz dotacji udzielonych przez NFOŚiGW. Kontrole realizacji przedsięwzięć finansowanych ze środków NFOŚiGW. Windykacja należności z tytułu pożyczek i dotacji udzielonych przez NFOŚiGW Analizy i oceny efektywności przedsięwzięć dofinansowanych ze środków NFOŚiGW. Wnioski i umowy ustalające warunki przeznaczenia środków z częściowego umorzenia pożyczek lub odmowy umorzeń B5 BE5 Oryginały stanowiące kategorię A znajdują się w klasie 03. BE5 Protokoły, upoważnienia, korespondencja. B5 A A 45 Udziały NFOŚiGW w spółkach BE5 46 Lokaty środków finansowych NFOŚiGW BE5 47 Dokumentacja przetargowa finansowana ze środków NFOŚiGW BE5 ŚRODKI ZAGRANICZNE OBSŁUGIWANE PRZEZ NFOŚiGW 5 50 Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu przyznawania dofinansowania ze środków zagranicznych 51 Ocena wniosków o dofinansowanie przedsięwzięć finansowanych ze środków zagranicznych Umowy, rozliczenia dopłat, sprawozdania z przebiegu spłacalności kredytów, korespondencja w sprawie rozliczeń dopłat. A Strona 18 z 20 Wnioski, uchwały Zarządu NFOŚiGW dotyczące umorzenia pożyczek, umowy ustalające warunki przeznaczenia środków z częściowego umorzenia pożyczek, odmowa umorzenia, dokumenty potwierdzające wykonanie umowy. Dla każdej spółki z udziałem NFOŚiGW – osobna teczka. Okres przechowywania liczy się od daty zakończenia działalności spółki. Dokumentacja obrotu akcjami i bonami skarbu państwa. Dokumentacja związana z udzielaniem zamówień publicznych finansowanych ze środków NFOŚiGW. Dokumenty związane z finansowaniem projektów ze środków UE. Dokumentacja związana z realizacją projektów współfinansowanych ze środków MF EOG/NMF 2004-2009 przechowywana jest przez okres 10 lat od daty zatwierdzenia przez państwa darczyńców sprawozdania końcowego z realizacji projektu. Dokumentacja związana z realizacją projektów współfinansowanych ze środków MF EOG 2009-2014 przechowywana jest przez okres 5 lat od daty zatwierdzenia przez państwa darczyńców raportu końcowego dla Programu. 511 Ocena merytoryczna wniosków o dofinansowanie ze środków zagranicznych 512 Wnioski ocenione negatywnie, nie przekazane do dalszej realizacji 513 Wniosku zaopiniowane pozytywnie ale ze wzglądu na brak funduszy nie przekazane do dalszej realizacji B10 52 Dokumentacja przetargowa finansowana ze środków zagranicznych BE10 53 Kontrole Projektów finansowanych ze środków zagranicznych BE10 54 Przygotowanie i realizacja przedsięwzięć ze środków zagranicznych 540 541 542 543 544 545 546 547 548 549 Przedsięwzięcia w zakresie ochrony powietrza i klimatu Przedsięwzięcia w zakresie gospodarki wodnej i ochrony wód Przedsięwzięcia w zakresie Państwowego Monitoringu Środowiska oraz Leśnictwa Przedsięwzięcia w zakresie gospodarki odpadami (w tym recykling) i ochrony powierzchni ziemi. Przedsięwzięcia w zakresie geologii i górnictwa. Przedsięwzięcia w zakresie ochrony przyrody i krajobrazu Przedsięwzięcia w zakresie dostosowania przedsiębiorstw do wymogów ochrony środowiska. Przedsięwzięcia w zakresie edukacji ekologicznej oraz ekspertyz i prac naukowo badawczych Przedsięwzięcia w zakresie efektywności energetycznej i odnawialnych źródeł energii. Przedsięwzięcia w zakresie zapobiegania klęskom żywiołowym. BE10 B10 BE10 Powoływanie ekspertów, korespondencja z ministerstwami, powołanie składu zespołu oceniającego. Wnioski o dofinansowanie ze środków zagranicznych niespełniających wymogów, bez skierowania do dalszej realizacji. Umowy, które zostały pozytywnie zaopiniowane, ale nie zostały przekazane do dalszej realizacji, dokumentacja występująca zwłaszcza w związku z tzw. funduszami norweskimi. Dokumentacja związana z realizacją przetargów, m.in. Ogłoszenie o przetargu, instrukcja dla wykonawców, opis przedmiotu zamówienia oferty wykonawców, umowa z wykonawcą, arkusze ocen i inne związane. Wyniki kontroli zgodności przeprowadzanych przetargów, przedsięwzięć przez Beneficjentów wraz z dokumentacją towarzyszącą Umowy, SIWZ, rozliczenia, faktury, rachunki i inne dokumenty finansowe, raporty, studium wykonalności, pisma, wnioski o dofinansowanie, opinie, dokumentacja konkursowa, wnioski o płatność, wyciągi bankowe, itp. BE10 Jak w klasie 540. BE10 Jak w klasie 540. BE10 Jak w klasie 540. BE10 Jak w klasie 540. BE10 Jak w klasie 540. BE10 Jak w klasie 540. BE10 Jak w klasie 540. BE10 Jak w klasie 540. BE10 Jak w klasie 540. Strona 19 z 20 6 55 Raporty NFOŚiGW z obsługi środków zagranicznych BE10 56 Nieprawidłowości w obsłudze środków zagranicznych. BE10 POMOC TECHNICZNA W RAMACH ŚRODKÓW ZAGRANICZNYCH Strona 20 z 20 Raporty na Komitet Monitorujący, lub dla organów nadrzędnych. . Zawiadomienia w sprawie nieprawidłowości wraz z dokumentacją towarzyszącą. Dokumentacja związana z realizacją projektów Pomocy Technicznej Środki finansowe na obsługę procesu realizacji i zapewnienie ciągłość programowania interwencji strukturalnych oraz informację i promocję operacji funduszy zagranicznych
