Instrukcja sporządzenia raportu

INSTRUKCJA SPORZĄDZANIA RAPORTU KASOWEGO
1. Dokument ten przedstawia wykorzystanie środków dofinansowania projektu w roku budżetowym 2013. Powinien obejmować wszystkie wydatki związane z realizacją projektu w
2013 roku - rozliczone i planowane do rozliczenia w składanych wnioskach o płatność, poniesione zarówno z konta projektu, jak i ze środków własnych.
2. Gdy w jednym miesiącu Beneficjent ponosił więcej niż jeden wydatek, należy wpisać wartość kumulatywną z całego miesiąca.
3. W zasileniach w kolumnach 3. i 4. należy wpisać wyłącznie środki przekazane przez BGK lub WUP w ramach dofinansowania.
4. W kolumnie 5. należy wykazać:
- odsetki narosłe na rachunku bankowym od przekazanych transz dofinansowania,
- środki własne wykorzystane na realizację projektu - zarówno gdy Beneficjent uprzednio zasilił rachunek projektu i dokonywał płatności za jego pośrednictwem, jak również w
sytuacji, gdy wydatki były dokonywane z rachunku podstawowego,
- zwrot korekty finansowej, nieprawidłowości finansowej, wydatków niekwalifikowalnych,
- zwroty dofinansowania od partnerów projektu, jednostek podległych, podwykonawców itp.,
- zwroty z kasy,
- zwroty środków dofinansowania, niesłusznie pobranych z konta projektowego, np. tytułem odsetek od salda ujemnego, błędnie zapłaconych faktur, nadpłaconych wynagrodzeń
itp.
5. W kolumnie 9. należy wpisać:
- wydatki poniesione ze środków własnych w przypadku braku środków dofinansowania - zarówno gdy Beneficjent uprzednio zasilił rachunek projektu i dokonywał płatności za jego
pośrednictwem, jak również w sytuacji, gdy wydatki były dokonywane z rachunku podstawowego,
- wydatki uznane za niekwalifikowalne,
- wydatki poniesione ze środków dofinansowania, które obciążyły rachunek bankowy, a które nie są wydatkiem kwalifikowalnym, np. odsetki od salda ujemnego, błędnie zapłacone
faktury, nadpłacone wynagrodzenie itp.
6. Każda z wyżej wymienionych operacji, ujęta w kolumnach 5. i 9., wymaga odpowiedniego opisu oraz wskazania podziału kwot na źródła finansowania
w kolumnie 15.
7. Saldo początkowe powinno być zgodne ze stanem konta na 31.12.2012 r. Saldo końcowe natomiast ze stanem konta na 31.12.2013 r. W celu weryfikacji poprawności salda
końcowego do raportu kasowego należy załączyć wyciąg bankowy z 31.12.2013 r.
8. Wydatki poniesione przed otrzymaniem pierwszych w danym roku środków w ramach dofinansowania projektu: należy zwrócić uwagę na odpowiedni ich podział ze
względu na źródła finansowania. Istnieją dwie możliwości:
a) całość wydatków ponoszona była ze środków europejskich - w tej sytuacji należy pamiętać, aby po otrzymaniu dotacji celowej odpowiednią część kolejnych wydatków rozliczyć
wyłącznie ze środków dotacji celowej, dzięki czemu wydatki w ujęciu kumulatywnym będą rozliczone we właściwej proporcji;
b) wydatki były ponoszone proporcjonalnie ze środków europejskich oraz ze środków własnych w części odpowiadającej udziałowi środków z budżetu państwa
w ogólnej wartości wydatków; w tym przypadku środki własne należy zrefundować w momencie przekazania przez IP kolejnych środków z dotacji celowej.
9. Wydatki poniesione ze środków własnych w przypadku braku środków dofinansowania: w tej sytuacji Beneficjent wykazuje je w całości (w wysokości 100% wartości
wydatków, tzn. bez podziału na źródła finansowania) jednocześnie w kolumnach 5. i 9 (to zabieg niezbędny dla zachowania prawidłowości obliczeń w raporcie kasowym i jest
wymagany nawet wtedy, gdy nie nastąpiło rzeczywiste zasilenie rachunku projektu). Natomiast w momencie przekazania kolejnych środków przez IP Beneficjent dokonuje
refundacji z odpowiednim wskazaniem źródła finansowania w kolumnach 7. i 8.
10. Odsetki od salda ujemnego, błędnie zapłacone faktury, nadpłacone wynagrodzenie itp.: wydatki te nie zostały rozliczone w przedkładanych wnioskach
o płatność, ponieważ nie są wydatkami kwalifikowalnymi; mimo to zostały wypłacone z rachunku bankowego projektu, więc Beneficjent powinien wykazać je
w całości w kolumnie 9., a następnie w kolumnie 5., gdy nastąpi zwrot środków na konto projektu.
11. Wydatki uznane za niekwalifikowalne: są to wydatki rozliczone przez Beneficjenta, ale nie zatwierdzone przez IP we wnioskach o płatność; w tej sytuacji Beneficjent wykazuje je
w całości w kolumnie 9., a następnie w kolumnie 5., gdy nastąpi zwrot środków na rachunek projektu.
12. Korekta finansowa, nieprawidłowość finansowa: te wydatki zawarto w zatwierdzonych wnioskach o płatność, w związku z czym powinny znaleźć się również wśród wszystkich
wydatków w kolumnach 7. i 8. Niezbędny jest jednak komentarz, że w danym miesiącu zaistaniała taka sytuacja. Następnie należy wykazać przeznaczenie środków własnych na
zwrot korekty/nieprawidłowości w kolumnie 5. oraz faktyczne dokonanie zwrotu do IP w kolumnie 9.
13. W przypadku gdy Beneficjent nie planuje wykorzystać środków majątkowych w kolejnym roku budżetowym, to wraz ze zwrotem (p. 6209) należy przysłać również oświadczenie.
Zalecane jest jednoczesne dokonanie zwrotu powstałych oszczędności odpowiednio w zakresie budżetu środków europejskich (p. 6207).