Zaproszenie do składania ofert dotyczących

Szczecin 23.03.2015r.
Zaproszenie do składania ofert dotyczących usługi dostarczania paliw płynnych dla Wodnego
Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego Województwa Zachodniopomorskiego w roku 2015
Wodne Ochotnicze Pogotowie Ratunkowe Województwa Zachodniopomorskiego (dalej WOPR WZ)
jest jednostką wojewódzką WOPR, organizacji z 50 letnią historią i blisko 4 tysiącami ratowników.
WOPR WZ realizuje misję jaką jest zmniejszenie ilości osób tonących na terenie województwa, którą
realizuje za pomocą 18 mobilnych zespołów ratowników wodnych zrzeszonych w Grupach
Interwencyjnych (dalej GI) działających w okresie całego roku, ratowników wodnych działających na
wyznaczonych obszarach wodnych w okresie sezonu kąpielowego działających w ramach zespołów
ratowniczych przy kąpieliskach. Do zarządzania siłami i środkami WOPR WZ służy utrzymywane w
dyżurze 24-godzinnym przez 365dni w roku Centrum Koordynacji Ratownictwa Wodnego (dalej
CKRW) z siedzibą w Szczecinie (ul. Heyki). Nad prawidłową realizacją zadań związanych
prowadzeniem ratownictwa wodnego i funkcjonowaniem organizacji pieczę sprawuje zarząd WOPR
WZ, któremu przewodniczy Prezes WOPR WZ. Zadania związane z obsługą organizacji sprawuje biuro
WOPR WZ, mieszczące się w Szczecinie (ul. Sowińskiego 68).
WOPR WZ posiada w swoich zasobach 18 GI WOPR dysponujących:



24 łodziami motorowodnymi z silnikami doczepnymi (benzyna)
5 skuterami wodnymi (benzyna)
10 samochodami służbowymi (7 diesel, 2 benzyna, 1 LPG)
Liczba jednostek pływających i samochodów służbowych sukcesywnie wzrasta.
GI WOPR WZ operują na terenie całego województwa, a swoje miejsca stacjonowania przedstawia
rys. nr 1.
Rys. 1 Schemat rozlokowania GI WOPR na terenie województwa w 2015r.
GI WOPR rozlokowane są na terenie 17 powiatów tj.:
Świnoujście, Kamień Pomorski, Police, Szczecin, Kołobrzeg, Myślibórz, Złocieniec, Wałcz, Choszczno,
Szczecinek, Goleniów, Gryfino, Stargard Szczeciński, Koszalin, Świdwin, Białogard, Sławno.
GI WOPR WZ poza działalnością dotyczącą prowadzenia ratownictwa wodnego (udzielania pomocy
na wodzie) za pomocą łodzi i skuterów wodnych, transportu sprzętu, logistyki, realizują również
zadania związane z: monitoringiem środowiska wodnego, ćwiczeniami wewnętrznymi oraz ze
służbami odp. za bezpieczeństwo, szkoleniami ratowników wodnych. W okresie poza sezonem
turystycznym GI prowadzą działania profilaktyczne skierowane do mieszkańców ze szczególnym
uwzględnieniem dzieci i młodzieży. Akcje prowadzone są w szkołach podstawowych, gimnazjach,
szkołach ponadgimnazjalnych oraz przedszkolach na terenie 17 powiatów a także poza terenem
województwa Zachodniopomorskiego.
Biuro WOPR WZ m.in.: organizuje i prowadzi szkolenia dla ratowników wodnych, zajęcia z zakresu
profilaktyki oraz edukacji zasad bezpieczeństwa na obszarach wodnych, organizuje i prowadzi
ratownictwo wodne na wyznaczonych obszarach wodnych oraz realizuje zadania związane z obsługą
projektów dotacyjnych. Dzięki współpracy z organizacjami ratowniczymi z Europy przedstawiciele
WOPR WZ, biorą udział w konferencjach i kongresach poza granicami Polski.
Zestawienie wydatków na paliwo w latach 2011 i 2012 wynosiło około 100.000 zł każdego roku. W
roku 2013 wydatkowane na ten cel było 149.000 zł, w 2014 roku wydatkowane na ten cel było
178 451 zł.
Około 75% z tej kwoty to wydatki na benzynę. Pozostałe wydatki to: olej napędowy (około 15%),
oleje do silników, usługi poza paliwowe (łącznie 10%).
W roku 2015 przewidujemy wydatki na paliwo do łodzi i samochodów służbowych na tym samym lub
nieznacznie wyższym poziomie. Pod pojęciem paliwa rozumiemy wysokiej jakości paliwo określone
normą dla:
- benzyna bezołowiowa PN-EN 228:2009 lub ją zastępującą,
- olej napędowy PN-EN 590:2009 lub ją zastępującą,
- gaz LPG do pojazdów samochodowych PN-EN 589:2009 lub ją zastępującą.
Jesteśmy zainteresowani pozyskaniem partnera strategicznego na dostawy paliwa dla wszystkich
naszych GI oraz obsługi oddziałów powiatowych WOPR WZ. Prosimy o przygotowanie oferty według
informacji sprecyzowanych poniżej. Oferta na dostawę paliw płynnych dla WOPR WZ w roku 2015 i
2016, będzie oceniania według przedstawionej poniżej punktacji:
1. przedstawienia projektu umowy współpracy w okresie do 31.12.2016r.
2. posiadania sieci stacji benzynowych na terenie 17 miast powiatowych wymienionych jako
lokalizacje GI WOPR WZ (co najmniej jedna stacja w każdym z wymienionych miast
będących siedzibą powiatu – prosimy o podanie ilość stacji w danym powiecie i podanie
nazw miejscowości),
3. przedstawienie procentowej stałej wartości upustu na paliwo w trakcie okresu umowy,
4. przedstawianiu jednej faktury zbiorczej z odroczonym terminem płatności wraz z
wyszczególnieniem zakupów paliwa/bilingiem (dopuszczalna wersja elektroniczna
wyszczególnienia),
5. przekazania bez dodatkowej opłaty na czas realizacji umowy 30 szt. kart do zakupu paliwa,
produktów poza paliwowych i innych usług z limitem kwotowym lub innej formy płatności
bezgotówkowej upoważnionych przedstawicieli WOPR WZ,
6. udostępnienie użytkownikom programu lojalnościowego.
7. Do wyboru najkorzystniejszej oferty firmy z którą podjęta będzie współpraca wykorzystywany
będzie następujący przelicznik punktowy oceny oferty:
Lp.
Kategoria
kryterium
Nazwa kryterium
1.
Jakość obsługi
Projekt umowy
1.1
Opis kryterium punktowanego
Liczba
punktów
do
uzyskania
Liczba
punktów
maksymalna
2
Brak projektu umowy
0
Gotowy projekt
uzupełnienie
teleadresowych
1.2
2.
umowy –
danych 2
Dostępność
stacji
benzynowych w miastach
Funkcjonalność powiatowych
wymienionych
16
powiatów
24
2.1
stacje w mniej niż 50% miast
powiatowych
0
2.2
stacje w więcej niż 70% miast
powiatowych
2
2.3
stacje w więcej niż 80% miast
powiatowych
4
2.4
stacje w więcej niż 90% miast
powiatowych
8
2.5
stacje w każdym mieście
powiatowym
24
3.
Koszt realizacji Wartość
procentowa
umowy
stałego upustu na paliwo
34
3.1
upust powyżej 2%
5
3.2
upust powyżej 4%
7
3.3
upust powyżej 6%
12
3.4
upust powyżej 8%
16
3.5
upust powyżej 10%
28
3.6
upust powyżej 12%
34
4
Funkcjonalność
Zbiorcza
faktura
terminem płatności
z
8
4.1
zbiorcza faktura z 7 dniowym
terminem płatności
4.2
zbiorcza faktura z 21 dniowym
6
terminem płatności
4.3
zbiorcza faktura z 30 dniowym
terminem płatności
5
1
8
Darmowe karty paliwowe
Funkcjonalność do
płatności
bezgotówkowych
25
5.1
do 10 sztuk kart dla firmy
7
5.2
nie mniej niż 30 sztuk
25
6
Serwis
Udostępnienie programu
lojalnościowego
dla
użytkowników WOPR WZ
7
6.1
brak udostępnienia programu
lojalnościowego w ofercie
0
6.2
udostępnienie programu
lojalnościowego w ofercie
7
SUMA
100
8. INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH I DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY
W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:
8.1. Wykaz wykonanych dostaw w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i
doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres
prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat
wykonania i odbiorców – wg załącznika nr 2 do niniejszej specyfikacji
8.2. Dokumenty potwierdzające, że te dostawy zostały wykonane lub są wykonywane należycie
8.3. Wykaz lokalizacji stacji benzynowych na terenie województwa zachodniopomorskiego – wg
załącznika nr 3.
9. INFORMACJA O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI
9.1.W przedmiotowym postępowaniu wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz
informacje zamawiający i wykonawcy przekazują pisemnie.
9.2. Zamawiający dopuszcza porozumiewanie się faksem lub drogą elektroniczną: nr faksu
Zamawiającego 91 425 27 78
10. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT
10.1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
10.2. Ofertę składa się, pod rygorem nieważności, w formie pisemnej.
10.3. Oferta powinna być czytelna, napisana w języku polskim, na maszynie do pisania lub ręcznie
długopisem lub nieścieralnym atramentem, może mieć także postać wydruku komputerowego.
10.4. Formularz oferty oraz załączniki muszą być podpisane przez wykonawcę lub upełnomocnionego
przedstawiciela wykonawcy. W przypadku, gdy wykonawcę reprezentuje pełnomocnik, do oferty
musi być załączone pełnomocnictwo w oryginale lub kopii poświadczonej notarialnie określające jego
zakres.
10.5. Wszystkie wymagane w SIWZ dokumenty muszą być złożone w oryginale lub kserokopii. Każda
strona dokumentu złożonego w formie kserokopii musi być opatrzona klauzulą: „ZA ZGODNOŚĆ Z
ORYGINAŁEM” i poświadczona za zgodność z oryginałem przez wykonawcę lub upełnomocnionego
przedstawiciela wykonawcy.
10.6. Ofertę należy umieścić w zamkniętej kopercie oznaczonej w następujący sposób:
Oferta na „Dostarczania paliw płynnych dla Wodnego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego
Województwa Zachodniopomorskiego w roku 2015”.
Nie otwierać przed 16.04.2015 r., godz. 11.00
11. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT
11.1. Ofertę należy złożyć w siedzibie zamawiającego:
Wodne Ochotnicze Pogotowie Ratunkowe Województwa Zachodniopomorskiego
ul. Sowińskiego 68, 70 - 236 Szczecin, pokój 117.
11.2.Termin składania ofert upływa dnia 16.04.2015 r. o godz. 10.30. Oferty złożone po tym terminie
zostaną zwrócone wykonawcom bez otwierania, po upływie terminu przewidzianego na wniesienie
protestu.
11.3. Zamawiający otworzy oferty w obecności wykonawców, którzy zechcą przybyć w dniu, w
którym upływa termin składania ofert, o godz. 11:00 do siedziby zamawiającego:
Wodne Ochotnicze Pogotowie Ratunkowe Województwa Zachodniopomorskiego
ul. Sowińskiego 68, 70 - 236 Szczecin, pokój 117.
11.4. Podczas otwarcia ofert Zamawiający poda nazwy (firmy) oraz adresy Wykonawców, a także
informacje o ilości punktów w formularzu oceny oferty oraz inne, jeżeli informacje te będą miały
wpływ na wybór najkorzystniejszej oferty tzn. będą stanowiły kryteria wyboru oferty.
11.5. Złożone oferty zostaną ocenione przez komisję składającą się z pracowników WOPR WZ w
terminie 7 dni od dnia zakończenia naboru ofert. W trakcie analizy zweryfikowane zostaną
dokumenty dostarczone przez Wykonawców i na tej podstawie określona zostanie ostateczna ilość
punktów. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty lub braku wyboru oferty pojawi się na
stronie www.wopr.szczecin.pl w terminie 7 dni od zakończenia procesu oceny ofert.
12. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY,
WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW ORAZ SPOSOBU OCENY OFERT
12.1. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował kryterium: największej ilości punktów. Za
najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która uzyska największą liczbę punktów w formularzu oceny
oferty (załącznik nr 1).
Osobą odpowiedzialną za udzielanie informacji dotyczących szczegółów wyboru ofert jest:
Dyrektor WOPR WZ Apoloniusz Kurylczyk, fax. 91 425 27 78, e-mail: [email protected]
Załącznik nr 1
Dane Wykonawcy
(wypełnia oferent)
FORMULARZ OCENY OFERTY ŚWIADCZENIA USŁUG PALIWOWYCH DLA WOPR WOJEWÓDZTWA
ZACHODNIOPOMORSKIEGO
W nawiązaniu od zapytania ofertowego z dnia 23.03.2015r. dotyczącego świadczenia usługi
dostarczania
paliw
płynnych,
reprezentując
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………,
oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia tj. dostarczanie paliw płynnych dla Wodnego
Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego Województwa Zachodniopomorskiego w roku 2015.
Lp.
Kategoria
kryterium
Nazwa kryterium
1.
Jakość obsługi
Projekt umowy
Opis kryterium punktowanego
Brak projektu umowy
1.2
Gotowy projekt
uzupełnienie
teleadresowych
0
umowy –
danych 2
Dostępność
stacji
benzynowych w miastach
Funkcjonalność powiatowych
wymienionych
16
powiatów
24
2.1
stacje w mniej niż 50% miast
powiatowych
0
2.2
stacje w więcej niż 70% miast
powiatowych
2
2.3
stacje w więcej niż 80% miast
powiatowych
4
2.4
stacje w więcej niż 90% miast
powiatowych
8
2.5
stacje w każdym mieście
powiatowym
24
3.
Liczba
punktów
maksymalna
2
1.1
2.
Liczba
punktów
do
uzyskania
Koszt realizacji Wartość
procentowa
umowy
stałego upustu na paliwo
34
3.1
upust powyżej 2%
5
3.2
upust powyżej 4%
7
3.3
upust powyżej 6%
12
3.4
upust powyżej 8%
16
3.5
upust powyżej 10%
28
upust powyżej 12%
34
3.6
4
Zbiorcza
faktura
Funkcjonalność
terminem płatności
z
8
4.1
zbiorcza faktura z 7 dniowym
terminem płatności
4.2
zbiorcza faktura z 21 dniowym
6
terminem płatności
4.3
zbiorcza faktura z 30 dniowym
terminem płatności
5
1
8
Darmowe karty paliwowe
Funkcjonalność do
płatności
bezgotówkowych
25
5.1
do 10 sztuk kart dla firmy
7
5.2
nie mniej niż 30 sztuk
25
6
Serwis
Udostępnienie programu
lojalnościowego
dla
użytkowników WOPR WZ
7
6.1
brak udostępnienia programu
lojalnościowego w ofercie
0
6.2
udostępnienie programu
lojalnościowego w ofercie
7
SUMA
100
* prosimy o pozostawienie tylko jednego wariantu w każdej z ocenianych kategorii.
…………………………………. Dnia …………...
……………………………………………………
(podpisy Wykonawcy)
Załącznik nr 2
Wykaz wykonanych dostaw.
L.p.
Wykaz wykonanych dostaw w
zakresie niezbędnym do
wykazania spełniania warunku
wiedzy i doświadczenia
(krótki opis przedmiotu dostawy)
Data wykonania Dostawy
(należy podać co najmniej
miesiąc i rok)
Wartość brutto
wskazanej dostawy
1.
2.
3.
............................, dnia ........................
................................................................
(podpis Wykonawcy)
Załącznik nr 3
Wykaz lokalizacji stacji benzynowych na terenie województwa zachodniopomorskiego
Rodzaj stacji
L.p.
Powiat
1.
Świnoujski
2.
Kamieński
3.
Policki
4.
Szczeciński
5.
Kołobrzeski
6.
Myśliborski
7.
Drawski
8.
Wałecki
Adres stacji (miasto, ulica nr)
pojazdy
samochodow
e
jednostki
zwodowane
9.
Choszczeński
10.
Szczecinecki
11.
Goleniowski
12.
Gryfiński
13.
Stargardzki
14.
Koszaliński
15.
Świdwiński
16.
Białogardzki
17.
Sławieński
............................, dnia ........................
................................................................
(podpis Wykonawcy)