Standardy sporządzania transkrypcji i zapoznawania się z treścią

Koordynator Krajowy
ds. koordynacji wdrożeń systemów informatycznych
w sądach powszechnych
Sąd Apelacyjny we Wrocławiu
ul. Energetyczna 4
53-330 Wrocław
Wrocław, dnia 5 października 2011 r.
Standardy sporządzania transkrypcji i zapoznawania
się z treścią transkrypcji
Mając na uwadze zakres oraz treść ubiegłorocznej nowelizacji Kodeksu postępowania
cywilnego, zgodnie z treścią której zasadą jest utrwalanie przebiegu posiedzenia jawnego za pomocą
urządzeń i środków technicznych umożliwiających rejestrację dźwięku albo obrazu i dźwięku,
koniecznym jest uregulowanie zagadnień organizacyjnych, w tym zasad sporządzania i udostępniania,
transkrypcji, która stanowi nową instytucją ukształtowaną na gruncie przepisów postępowania
cywilnego, a jej celem jest zapewnienie funkcjonalnej i efektywnej pracy z zapisem.
Transkrypcję należy sporządzać zgodnie z zasadami określonymi w Załączniku nr 1.
Z oprogramowaniem służącym do sporządzania transkrypcji zostanie przekazana szczegółowa
instrukcja jego obsługi oraz omówione zostaną przedstawione w Załączniku zasady
wraz z przykładami.
Transkrypcję udostępnia się uprawnionym lub upoważnionym podmiotom na następujących
zasadach Od strony technicznej transkrypcja jest plikiem tekstowym uzupełnionym znacznikami
czasowymi określającymi momenty wystąpienia danej części transkrypcji w nagraniu.
Z chwilą zatwierdzenia poprawności transkrypcji przez Kierownika Zespołu Transkrybentów
staje się ona załącznikiem do protokołu z posiedzenia jawnego. Transkrypcja w postaci dwóch plików
(dokumentu tekstowego w formacie RTF oraz pliku zgodnego z programem ReCourtPlayer) zostaje
zapisane w folderze odpowiadającym danemu posiedzeniu w miejscu składowania danych z systemu
ReCourt.
Zatwierdzona transkrypcja jest drukowana i umieszczana w aktach sprawy. Ponadto, jako
część akt sądowych, transkrypcja powinna zostać umieszczona jako dokument w systemie
repertoryjno-biurowym danego sądu.
Ze względu na dualny charakter występowania transkrypcji zakłada się trzy modele jej udostępniania:
1. Dystrybucja transkrypcji w postaci wydruku papierowej.
2. Dystrybucja transkrypcji z protokołem w postaci elektronicznej.
3. Dystrybucja przy użyciu portalu.
Poniżej przedstawiony zostanie każdy ze wspomnianych modeli.
1. Dystrybucja transkrypcji w formie papierowej
Na wniosek uprawnionego podmiotu wydruk transkrypcji znajdujący się w aktach sprawy jest
wydawany przez sekretariat właściwego wydziału na dotychczasowych zasadach i podlega opłacie
kancelaryjnej zależnej od ilości stron.
2. Dystrybucja transkrypcji z protokołem w formie elektronicznej
a. Udostępnianie nagrania z transkrypcją stronom postępowania
W przypadku udostępniania protokołu, na podstawie którego została sporządzona transkrypcja,
stronom postępowania lub ich reprezentantom konieczne jest zapisanie na informatycznym nośniku
danych następujących plików: audio z danego posiedzenia, adnotacji publicznych, transkrypcji oraz
programu ReCourtPlayer. Koszt wydania transkrypcji, w wysokości zgodnej z kosztem jednej strony
odpisu akt, ponosi strona.
b.
Udostępnianie nagrania z transkrypcją sędziemu
Udostępnianie protokołu, na podstawie którego została sporządzona transkrypcja, sędziemu
wymaga zapisania na informatycznym nośniku danych następujących plików: wielokanałowego
nagrania audiowizualnego z danego posiedzenia, adnotacji publicznych, transkrypcji oraz programu
ReCourtPlayer. Powyższa różnica wynika z faktu, iż sędzia posiada uprawnienie do przeglądania
nagrania audiowizualnego z możliwością odsłuchania poszczególnych kanałów audio.
3. Dystrybucja przy użyciu portalu
Podążając za nowoczesnymi sposobami przetwarzania danych cyfrowych zakłada się możliwość
dystrybucji transkrypcji z użyciem portali. Transkrypcja, jako część akt sądowych, reprezentowana
jest w systemie repertoryjno-biurowym w formie dokumentu. Sąd dysponujący portalem ma
możliwość udostępniania treści transkrypcji jak i samego protokołu przy użyciu wspomnianego
systemu informatycznego. W ten sposób odpowiednio zweryfikowany użytkownik może
bezpośrednio ze swojego komputera uzyskać dostęp do udostępnionych przez sąd danych.
Przedstawione powyżej rozwiązanie pozwala zaoszczędzić czas pracowników sekretariatów oraz
zwiększyć dostępność akt sądowych.
ZAŁĄCZNIK NR 1
Zasady sporządzania transkrypcji
1. Transkrypcja musi być dosłowna i obejmować wszelkie utrwalone na nagraniu dźwięki:
1.1. Wszelkie
[ns gg:mm:ss.mmm].
niesłyszalne
elementy
należy
oznaczyć
w
następujący
sposób:
1.2. Słowa niepewne lub niezrozumiałe należy zapisać w sposób dorozumiany (tzn. w taki
sposób, w jaki został usłyszany) i oznaczyć stemplem czasowym: [? gg:mm:ss.mmm].
1.3. Słowa o nieznanej pisowni należy zapisać fonetycznie i oznaczyć: [f gg:mm:ss.mmm].
1.4. W przypadku, gdy osoba przerwie wypowiedź tzw. urwana myśl oznaczamy to przy
wykorzystaniu wielokropka […].
1.5. Należy oznaczyć również inne elementy głosowe:
a) śmiech [śmiech gg:mm:ss.mmm]
b) płacz [płacz gg:mm:ss.mmm]
c) jąkanie [jąkanie gg:mm:ss.mmm]
d) wzruszenie [wzruszenie gg:mm:ss.mmm]
e) wzburzenie/ krzyk [wzburzenie/krzyk gg:mm:ss.mmm].
1.6. W nawiasach kwadratowych należy zapisywać komentarze dotyczące zdarzeń
niewerbalnych, gdy zaistniała jakaś nietypowa sytuacja np. [trzasnęły drzwi] [wyjście rozmówcy]
[szarpanina] wraz z oznaczeniem czasu.
2. Każdą kolejną wypowiadającą się osobę należy zapisywać w kolejnym akapicie,
wstawiając stemple czasowe z opisem osoby mówiącej:
[Sąd gg.mm.ss.mmm] Treść wypowiedzi.
[Pozwany gg.mm.ss.mmm] Treść wypowiedzi.
[Powód gg.mm.ss.mmm] Treść wypowiedzi.
[Pełnomocnik gg.mm.ss.mmm] Treść wypowiedzi.
[Imię Nazwisko gg:mm:ss.mmm]
W znacznikach należy podawać również imiona i nazwiska świadków czy stron, gdy będzie
ich więcej, niż jedna osoba. W innym wypadku wystarczające jest podanie tylko funkcji: świadek,
powód, pełnomocnik pozwanej, itd.
2.1. Gdy wypowiadający się jest znany (np. ze słuchu) lub przedstawiony, lub opisany w
instrukcji, oznaczamy wypowiadającego się stemplem czasowym na początku akapitu.
2.2. Gdy nie wiadomo kto mówi oznaczamy płeć [M gg.mm.ss.mmm] jak mężczyzna i [K
gg.mm.ss.mmm] jak kobieta.
[M gg:mm:ss.mmm] = mężczyzna (gdy nie znamy imienia i / lub nazwiska oznaczamy płeć)
[K gg:mm:ss.mmm] = kobieta (gdy nie znamy imienia i / lub nazwiska oznaczamy płeć)
3. Oznaczanie osób i nazw własnych.
3.1. Nazwy własne imiona nazwiska piszemy z dużej litery.
3.2. Jeżeli nazwa jest niezrozumiała i nie znana piszemy ją fonetycznie i wstawiamy obok znak
zapytania w nawiasie.
3.3. Jeśli słychać fragment słowa należy zapisać ten fragment.
4. Pisownia:
4.1. Skróty wypowiadane literowo, które są nazwami własnymi oryginalnymi należy je
zapisywać w sposób powszechnie przyjęty (przy użyciu przypisanych im skrótów);
4.2. Nazwy własne i skróty odmieniane należy zapisywać w sposób w jaki zostały
wypowiedziane, nie wolno stosować skrótów.
4.3. Jeżeli pisownia nie jest znana to stosujemy zapis fonetyczny przy wykorzystaniu
przypisanego znacznika.
4.4. Liczebniki (w datach, nazwach wydziałów, etc.) należy zapisywać słownie.
4.5. Interpunkcja:
a) przecinek występuje bezpośrednio po słowie, a po przecinku musi być spacja;
b) spacja występuje zarówno przed jak i po myślniku;
c) zdanie zaczyna się od dużej litery, a kończy kropką.
4.6. transkrypcja odzwierciedla wszystkie błędy językowe, powtórzenia, oryginalną wymową
oraz pozostałe elementy głosowe.
5. Wizualna strona transkrypcji.
5.1. Tekst musi być napisany zgodnie z regułami formatowania dokumentów tekstowych.
5.2. W tekście nie może być podwójnych spacji, przecinków, kropek i innych niepotrzebnych
znaków.
5.3. Słowa zawsze muszą być oddzielane spacjami.