ZAŁĄCZNIKI DO eFORM (formularza wniosku)

ZAŁĄCZNIKI DO eFORM (formularza wniosku)
* - obowiązkowe wzory dokumentów, które pobrać należy ze strony:
http://eacea.ec.europa.eu/creative-europe/funding/support-european-cooperation-projects-2016_en
1. SZCZEGÓŁOWY OPIS PROJEKTU
Nie ma zalecanego formatu/szablonu tego dokumentu. Jednakże, dokument
powinien jasno określać główną ideę i cele projektu oraz zawierać uzasadnioną strategię
realizacji jednego lub więcej priorytetów programu. Powinien przedstawiać przewidywane
działania oraz ich cele, przypuszczalne znaczenie projektu w skali europejskiej, role
poszczególnych partnerów, jak również każdy inny aspekt uznany za istotny.
W przypadku, gdy eForm (formularz wniosku) nie zapewnia wystarczająco dużo miejsca,
by wyczerpująco opisać niektóre kwestie związane z projektem, istnieje możliwość
opisania tych kwestii w opisie szczegółowym.
Nie ma zalecanej wielkości tego dokumentu. Aby uniknąć przeciążenia dokumentu,
prosimy o ograniczone użycie fotografii/materiałów graficznych.
2. OŚWIADCZENIA HONOROWE* I LISTY MANDATOWE*
Ten załącznik musi być jednym, zeskanowanym dokumentem
i podpisanych oświadczeń honorowych i listów mandatowych.
wypełnionych
- OŚWIADCZENIE HONOROWE odnośnie statusu prawnego oraz zdolności operacyjnej
i finansowej (dołącza i podpisuje jedynie LIDER PROJEKTU)
Wysokość grantu, o który aplikują wnioskodawcy musi być wskazana, a dokument musi
być podpisany przez prawnego reprezentanta LIDERA PROJEKTU.
- OŚWIADCZENIE HONOROWE odnośnie kryteriów wykluczenia (tylko, gdy grant >
60 000 euro) (dołącza i podpisuje jedynie LIDER PROJEKTU)
Dokument musi być podpisany przez prawnego reprezentanta LIDERA PROJEKTU.
1
- LISTY MANDATOWE (jeden dla każdego partnera zaangażowanego w projekt)
Listy mandatowe muszą być podpisane przez prawnych przedstawicieli KAŻDEGO
Z PARTNERÓW i prawnego przedstawiciela LIDERA PROJEKTU.
Poprzez podpisanie listu mandatowego, każdy partner przekazuje liderowi projektu
upoważnienie prawne do działania w jego imieniu podczas trwania projektu.
Kwota, którą trzeba wpisać w liście mandatowym jest kwotą wkładu (self-financing),
którą organizacja partnerska przeznacza na projekt.
Przed wysłaniem proszę sprawdzić, czy skan zawiera oświadczenia honorowe (dwie
części, jeśli grant > 60 000 euro) i WSZYSTKIE listy mandatowe.
3. FORMULARZ BUDŻETOWY*
Należy wypełnić formularz budżetowy i dołączyć go (w pliku xls, slsx lub ods)
do formularza wniosku (eForm). Podpisaną (przez prawnego reprezentanta lidera
projektu) kopię formularza budżetowego zapisuje się na USB lub CD, które musi zostać
wysłane jako pakiet aplikacyjny.
W przypadku, gdy projekt zostanie wybrany, formularz budżetowy zostanie dołączony
do umowy grantowej.
4. INFORMACJE O PARTNERSTWIE*
Informacje, które należy zawrzeć w tym dokumencie dzielą się na:
A. Informacje uzupełnione przez LIDERA PROJEKTU i KAŻDEGO Z PARTNERÓW
1) Wolne tłumaczenie (na EN, FR, DE) celów i priorytetów organizacji
(zgodne ze statutem lub innym dokumentem założycielskiem)
2) Przegląd najważniejszych działań na polu kulturalnym i kreatywnym
na przestrzeni ostatnich 2 lat (daty, nazwy, krótki opis, link do strony www
danego wydarzenia)
3) CV osoby/osób odpowiedzialnej/ych za całościową koordynację i realizację
projektu, którego dotyczy wniosek o dofinansowanie
B. Treść umowy o współpracy
Skan podpisanej umowy o współpracy musi być zapisana na USB lub CD,
które musi zostać wysłane jako pakiet aplikacyjny.
2
Umowa o współpracy powinna jasno opisywać zadania i rolę każdego partnera
w projekcie, jak i kwestie finansowe. Nie ma wzoru umowy, który należy wypełnić, jako
że warunki dotyczące współpracy są ustalane przez wszystkich partnerów biorących
udział w projekcie, ale powinna zawierać następujące informacje:
- wyraźny opis celów projektu
- wyraźny opis działań, które będą realizowane do osiągnięcia tych celów
- wyraźny opis ról i obowiązków, zarówno lidera projektu, jak i jego partnerów w zakresie
planowania i realizacji projektu, w tym zadań przypisanych każdemu z partnerów
- wyraźny opis ram budżetowych i finansowych, w tym wysokości wkładu i przedpłat
- aspekty prawne, takie jak czas trwania umowy, odpowiedzialności, naruszenie umowy,
rozwiązanie umowy, prawo właściwe i rozstrzyganie sporów.
Umowa o współpracy musi być zgodna ze szczegółowym opisem projektu.
Zalecane jest dla okresu obowiązywania umowy, aby uwzględnić również okres
potrzebny na rozliczenie projektu, które dostarcza się Agencji. Jako że raport
końcowy projektu musi być złożony w ciągu 2 miesięcy od daty zakończenia okresu
kwalifikowalności, zalecane jest wydłużenie obowiązywania umowy o współpracy o ok. 6
miesięcy po dacie zakończenia projektu.
Zalecane jest raczej podpisywanie multilateralnej umowy (pomiędzy liderem projektu
a wszystkimi partnerami) a nie umów bilateralnych (pomiędzy liderem a jednym
partnerem).
3
ZAŁĄCZNIKI W PAKIECIE APLIKACYJNYM
* - obowiązkowe wzory dokumentów, które pobrać należy ze strony:
http://eacea.ec.europa.eu/creative-europe/funding/support-european-cooperation-projects-2016_en
PAKIET APLIKACYJNY (application package) wysyłany do Agencji Wykonawczej musi
zawierać następując dokumenty zapisane na USB lub na CD (żadnych dokumentów nie
wysyła się w formie papierowej):
1. Skan STATUTU/DOKUMENTU ZAŁOŻYCIELSKIEGO LIDERA PROJEKTU i
KAŻDEGO Z PARTNERÓW. Powyższe dokumenty powinny pozwolić Agencji na
zweryfikowanie celów i priorytetów organizacji zaangażowanych w projekt (czy
rzeczywiście prowadzą aktywne działania w sektorze kultury i kreatywnym), a także daty
założenia organizacji (czy organizacja rzeczywiście posiada osobowość prawną od co
najmniej 2 lat najpóźniej w dniu składania wniosku).
Nieoficjalne tłumaczenie (na angielski, francuski lub niemiecki) części statutu/dokumentu
rejestracyjnego dotyczącej celów i priorytetów organizacji musi być zawarte w
„Informacji o partnerstwie” – dokument ten jest załącznikiem do eForm (formularza
wniosku).
2. Skan UMOWY O WSPÓŁPRACY, podpisanej przez prawnego reprezentanta LIDERA
PROJEKTU i prawnego reprezentanta KAŻDEGO Z PARTNERÓW.
UWAGA: treść umowy o współpracy musi być zawarta w „Informacji o partnerstwie”,
załączniku wysyłanym wraz z eForm (formularzem wniosku).
3. Skan FORMULARZA BUDŻETOWEGO*, podpisany przez prawnego reprezentanta
LIDERA PROJEKTU.
4. Kopie SPRAWOZDAŃ Z DZIAŁALNOŚCI LIDERA PROJEKTU oraz KAŻDEGO Z
PARTNERÓW z ostatnich dwóch lat (tylko jeśli grant > 60 000 euro). Te sprawozdania
powinny być potwierdzeniem dla Agencji, że organizacje rzeczywiście prowadzą aktywne
działania w sektorze kultury i kreatywnym.
4
5. Skan FORMULARZA IDENTYFIKACJI FINANSOWEJ*, podpisany przez prawnego
reprezentanta LIDERA PROJEKTU. Jeśli formularz identyfikacji finansowej nie posiada
pieczęci banku, muszą Państwo również zapewnić kopię ostatniego wyciągu bankowego.
6. FORMULARZ ZDOLNOŚCI FINANSOWEJ* LIDERA PROJEKTU (tylko jeśli grant >
60 000 euro). Nie jest wymagany od instytucji publicznych.
7. SPRAWOZDANIA FINANSOWE (w tym bilans oraz rachunek zysków i strat) LIDERA
PROJEKTU z dwóch ostatnich lat finansowych, za które zamknięto rachunki (tylko jeśli
grant > 60 000 euro). Nie jest wymagane od instytucji publicznych.
8. SPRAWOZDANIE Z AUDYTU ZEWNĘTRZNEGO przygotowane przez biegłego
rewidenta, poświadczające rachunki LIDERA PROJEKTU za ostatni dostępny rok
obrotowy (tylko jeśli grant > 750 000 euro) (nie jest wymagany od instytucji
publicznych).
Forma zapisu dokumentów na USB/CD:
- skan statutu/dokumentu założycielskiego: powinny być one zapisane w osobnych
plikach dla każdej organizacji
- skan umowy o współpracy: powinien być zapisany jako jeden dokument
- skan podpisanego formularza budżetowego (wszystkie strony): powinien być
zapisany jako jeden dokument
- kopie sprawozdań z działalności: powinny być one zapisane w osobnych plikach dla
każdej organizacji
- formularz identyfikacji finansowej: powinien być zeskanowany wraz z kopią
ostatniego wyciągu z rachunku bankowego (zalecane)
- formularz zdolności finansowej: powinien być osobnym plikiem
- sprawozdania finansowe (w tym bilans oraz rachunek zysków i strat): powinny być
zapisane w osobnym pliku, jako jeden dokument
- sprawozdanie z audytu zewnętrznego: powinno być zapisane w osobnym pliku,
jako jeden dokument
5
Wysłanie pakietu aplikacyjnego:
Pakiet aplikacyjny musi być wysłany pocztowo, przez firmę kurierską lub dostarczony
osobiście przez wnioskodawców.
Prosimy pamiętać o wpisaniu na kopertę numeru złożenia wniosku (submission
number), który otrzymują Państwo po wysłaniu formularza wniosku (eForm). Jeśli to
możliwe, proszę zapisać go również na USB/CD.
Adres, na który należy przesłać pakiet aplikacyjny:
Education, Audiovisual & Culture Executive Agency
Creative Europe Programme (2014-2020)
Culture Sub-programme – Cooperation projects category 1 or category 2 (należy wybrać)
Application number: (= submission number, numer złożenia wniosku)
Avenue du Bourget 1
(BOUR 04/02)
BE – 1049 Brussels
Belgium
6