Opis przedmiotu zamówienia - zamowienia.mazovia.pl

KP-TP-I.ZP.U.272.58.2011.AS
zał cznik nr 2 do specyfikacji istotnych warunków zamówienia
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
WYKONANIE USŁUGI CATERINGOWEJ, MULTIMEDIALNEJ I POLIGRAFICZNEJ
W RAMACH ORGANIZACJI UROCZYSTO CI WR CZENIA NAGRÓD LAUREATOM
XII EDYCJI KONKURSU NAGRODA MARSZAŁKA WOJEWÓDZTWA MAZOWIECKIEGO
Symbol usługi, zgodnie z CPV:
22462000-6 Materiały reklamowe;
39294100-0 Materiały informacyjne i promocyjne;
79341000-6 Usługi reklamowe;
79342200-5 Usługi z zakresu promocji;
55300000-3 Usługi restauracyjne i dotycz ce podawania posiłków,
55321000-6 Usługi przygotowania posiłków,
55520000-1 Usługi dostarczania posiłków,
79822500-7 Usługi projektów graficznych;
92220000-9 Usługi telewizyjne;
92220000-6 Usługi w zakresie produkcji telewizyjnej;
79800000-2 Usługi drukowania i powi zane;
PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:
I.
II.
przygotowanie i obsługa cateringu;
przygotowanie prezentacji multimedialnej i produkcja filmu reporta owego o laureatach oraz
rejestracja gali;
III. projekt graficzny, skład, przygotowanie do druku, druk zaprosze , dyplomów, czeków i programu
uroczysto ci.
Zadania stanowi element organizacji uroczysto ci wr czenia nagród laureatom XII edycji konkursu Nagroda
Marszałka Województwa Mazowieckiego. Organizatorem konkursu jest Samorz d Województwa Mazowieckiego,
a obsług kancelaryjno – techniczn prowadzi Departament Kultury, Promocji i Turystyki Urz du
Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie.
SZCZEGÓŁOWY ZAKRES ZAMÓWIENIA:
W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowi zany jest do:
I.
Przygotowania i obsługi cateringu dla uczestników uroczysto ci wr czenia nagród;
Przygotowanie i obsługa kelnerska cateringu dla 400 osób – uczestników uroczysto ci wr czenia nagród, która
odb dzie si 26 listopada 2011 r. w Mateczniku Mazowsze Centrum Folklorystycznym Karolin.
Zamówienie powinno zosta wykonane zgodnie z wymogami okre lonymi poni ej:
1) Termin realizacji: 26 listopada 2011 r. według porz dku:
a) 13.00 – catering w garderobach;
b) 14.00 – cz
oficjalna uroczysto ci z programem artystycznym;
c) 16.00 – pocz stunek we foyer – tort – menu bufetowe: dania zimne i gor ce, deser, napoje zimne i
gor ce, bufet.
2) Serwis gastronomiczny dla 400 osób – przygotowanie i obsługa cateringowa, przygotowanie stołów
bankietowych i cateringowych w tym stoły cocktailowe oraz bufety kawowe, nakrycia i dekoracj stołów w
tym kompozycje z ywych kwiatów. Kompleksowa zastawa porcelanowa, sztu ce, szkło do napoi
zimnych i gor cych. Przygotowanie głównego stołu szwedzkiego, w tym dostarczenie przek sek, da
gor cych, deserów i napoi oraz przygotowanie dwóch bufetów kawowych, bufetu barmana. Przywrócenie
czysto ci po zako czeniu uroczysto ci.
3) Menu dla 400 osób: 10 rodzajów przek sek zimnych, 5 da gor cych + 3 dodatki do da gor cych,
pieczywo – ró ne rodzaje, 4 rodzaje deserów, owoce: (winogrona, banany, brzoskwinie, nektarynki),
napoje zimne (woda mineralna gazowana i niegazowana, soki owocowe), napoje gor ce (kawa, herbata
+ dodatki: cytryna, mietanka, cukier), alkohol: 200 lampek wina białego, 200 lampek wina czerwonego;
4) Catering w garderobach przed imprez (ł cznie dla 31 os.):
- catering dla 1 osoby (konferansjer) – kanapki, 2 rodzaje deserów, woda mineralna gazowana i
niegazowana (butelki 0,5 l; po 2 szt.), sok;
___________________________________________________________________________________________
Województwo Mazowieckie
ul. Jagiello ska 26, 03-719 Warszawa
KP-TP-I.ZP.U.272.58.2011.AS
OPIS PRZEDMIOTU ZAMOWIENIA
- catering dla 10 osób (zespół) – kanapki, 4 rodzaje deserów, woda mineralna gazowana i
niegazowana (butelki 0,5 l ; po 2 szt./os), sok;
- catering dla 10 osób (organizatorzy) – kanapki, 4 rodzaje deserów, woda mineralna gazowana i
niegazowana (butelki 0,5 l ; po 2 szt./os), sok;
- catering garderoba VIP dla 10 osób – 10 przek sek zimnych, 4 rodzaje deserów, owoce: (winogrona,
banany, brzoskwinie, nektarynki), napoje zimne (woda mineralna gazowana i niegazowana, soki
owocowe), napoje gor ce (kawa, herbata + dodatki: cytryna, mietanka, cukier).
5) Tort z logo Mazowsza – zaproponowany przez Wykonawc projekt tortu powinien by zatwierdzony
przez Zamawiaj cego (wielko tortu: 400 porcji – ok. 100 g/os.).
II. Przygotowanie prezentacji multimedialnej i produkcja filmu reporta owego „Laureaci przy pracy” oraz
rejestracja gali wr czenia nagród (w tym: oprawa graficzna i animacje statuetki, która jest wizytówk
konkursu, jako
HD, re yseria oprawy graficznej oraz obsługa realizacyjna i techniczna oprawy
multimedialnej):
w terminie do 10 listopada 2011 r. - opracowanie oprawy graficznej i animacji statuetki Nagrody
Marszałka, w rozdzielczo ci HD według wskazówek Zamawiaj cego. Prezentacja sylwetek laureatów
konkursu, która b dzie wy wietlana podczas wr czania nagród po wej ciu laureata na scen (czołówka z
wykorzystaniem statuetki, która jest wizytówk
konkursu + fotografia laureata, jego imi i
nazwisko/nazwa);
w terminie do 10 listopada 2011 r. – 10 mini reporta y – czas trwania jednego ok. 2 – 3 min. – spoty
prezentuj ce laureatów przy pracy, wywiady itp. Lokalizacje zostan podane najpó niej 14 pa dziernika
2011 r.;
rejestracja gali – 15 – minutowy reporta – materiał, który opisuje przebieg imprezy z wykorzystaniem
cz ci materiału mini reporta y ukazuj cych laureatów przy pracy. Realizacja uroczysto ci 4 kamerami
cyfrowymi, w tym 2 zdalnie sterowane i 2 z operatorami, w celu uzyskania miksów z kamer do prezentacji
na ekranie oraz do transmisji internetowej. Cało
materiału ma by udost pniona do wgl du na
serwerze, gdzie b dzie transmitowana uroczysto wr czenia miesi c po jej organizacji i przekazana
Zamawiaj cemu na no niku cyfrowym w formacie DVD;
film reporta owy z uroczysto ci wr czenia nagród powinien by dostarczony do Departamentu Kultury,
Promocji i Turystyki do dnia 5 grudnia 2011 r.;
dokumentacja fotograficzna z uroczysto ci wr czenia nagród – aparatem cyfrowym lustrzank (min. 8
mln pikseli). Wykonawca dostarczy do Departamentu nie mniej ni 100 zdj z przebiegu uroczysto ci
(m. in.: z przebiegu cz ci oficjalnej, laureaci podczas wr czania nagród, grupowe na scenie: laureaci i
marszałek, koncert) na no niku cyfrowym, np. płyta CD do 30 listopada 2011 r.
III. Opracowanie projektu graficznego, skład, przygotowanie do druku oraz druk zaprosze , dyplomów,
czeków i programu uroczysto ci.
Opracowanie projektu graficznego, skład oraz druk:
•
450 szt. zaprosze – otwierane (wielko
zaproszenia po zamkni ciu – 210 mm x 148 mm),
papier 300 g, biały, satyna,
•
450 programów uroczysto ci (w formacie 210 mm x 114 mm, ok. 15 str.),
•
10 imiennych dyplomów (w formacie A4, w prawym dolnym rogu wewn trz teczki pasek z materiału
zewn trznego do utrzymania dyplomu).
Powy sze materiały powinny by zgodne z Systemem Identyfikacji Wizualnej Marki Mazowsze, dost pnym na
stronie www.mazovia.pl. Tre i wzór powinny by bezwzgl dnie zaakceptowane przez Zamawiaj cego.
Wydrukowane materiały powinny by dostarczone do Departamentu Kultury, Promocji i Turystyki w
nast puj cych terminach:
•
zaproszenia – do 7 pa dziernika 2011 r.
•
programy uroczysto ci, dyplomy imienne – do 7 listopada 2011 r.
WYKONAWCA ZOBLIGOWANY B DZIE DO:
1.
2.
3.
cisłej współpracy z osobami odpowiedzialnymi za realizacj projektu po stronie Zamawiaj cego.
Uzyskania akceptacji Zamawiaj cego wszystkich materiałów przed ich drukiem.
Przekazania (bez dodatkowych opłat) praw autorskich do wszystkich materiałów powstałych w ramach
realizacji zamówienia na rzecz Zamawiaj cego).
___________________________________________________________________________________________
Województwo Mazowieckie
ul. Jagiello ska 26, 03-719 Warszawa
2