Opis Przedmiotu Zamówienia

Opis Przedmiotu Zamówienia
I. Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie w spotkania w centrum Warszawy.
II. Opis i cel spotkania:
Spotkanie będzie dotyczyło wdrażania Programu Innowacyjna Gospodarka (PO IG). Wezmą w nim
udział przedstawiciele instytucji systemu wdrażania PO IG i Komisji Europejskiej (łącznie: 45 osób).
III. Termin spotkania
Spotkanie odbędzie się 9 marca 2016 r. (środa) w godz. 9:30-15:30
IV. Zadania Wykonawcy
1. Wynajem klimatyzowanej sali konferencyjnej dla 45 osób z miejscami siedzącymi przy stołach
(po zewnętrznej stronie) w ustawieniu w kształcie litery „U” 9 marca br. od godz. 9:30 do godz.
15:30. Sala konferencyjna zlokalizowana będzie w hotelu o standardzie odpowiadającym
co najmniej 4 gwiazdkom, zgodnie z Rozporządzeniem z dnia 19 sierpnia 2004 r. Ministra
Gospodarki i Pracy w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone
usługi hotelarskie (Dz.U.06.22.169 z późn. zm.), położonym w odległości nie większej niż 2 km
od siedziby Zamawiającego – Pl. Trzech Krzyży 3/5, Warszawa (biorąc pod uwagę
ogólnodostępne drogi pieszo lub autem – w zależności od tego, która odległość będzie krótsza).
2.
Zapewnienie wyposażenia sali: laptop (z zainstalowanym pakietem Microsoft Office), rzutnik,
ekran, flipchart, wskaźnik do prezentacji, multifony (1 szt. na 2 osoby), zapewnienie dostępu
do internetu bezprzewodowego z dostępem do usługi na czas wynajmu sali konferencyjnej dla
wszystkich uczestników spotkania, przedłużacze/ gniazdka elektryczne dostępne w pobliżu
stołów konferencyjnych oraz obsługa techniczna sali, dostępna co najmniej na pół godziny przed
spotkaniem i podczas całego spotkania.
3.
Zapewnienie obsługi cateringowej wraz z obsługą kelnerską dla 45 osób w dniu spotkania,
w hotelu, w którym odbywać się będzie spotkanie:
a)
lunchu zasiadanego – bufet poza salą, w której odbywać się będzie spotkanie
(np. w restauracji hotelowej); menu zawierające: zupę, co najmniej 2 dania mięsne,
minimum 1 danie wegetariańskie, 3 rodzaje surówek, 3 rodzaje sałatek, 2 rodzaje
dodatków skrobiowych, pieczywo, deser oraz napoje: kawa, herbata, soki, woda;
b)
serwisu kawowego z poczęstunkiem dostępnym w trakcie całego spotkania
i uzupełnianym w razie potrzeby; serwis kawowy zlokalizowany będzie obok sali
konferencyjnej lub w sali konferencyjnej, na stołach innych niż stoły uczestników
konferencji; serwis będzie zawierał co najmniej: słodkie wypieki (co najmniej 3 rodzaje),
świeże owoce sezonowe filetowane (ew. warzywa – co najmniej 3 rodzaje), napoje
(świeżo parzona kawa, herbata – co najmniej 3 rodzaje, soki, woda, cytryna, mleko,
cukier); Wykonawca zapewni co najmniej 7 stolików koktajlowych;
c)
butelkowanej wody mineralnej (gazowanej i niegazowanej) o jednostkowej pojemności
0,2 l – 0,5 l na stołach uczestników konferencji (co najmniej 0,7 l na jedna osobę).
Uwaga: Liczba uczestników spotkania może ulec zmianie (wzrosnąć lub zostać zmniejszona)
o maksymalnie 5 osób. O ostatecznej liczbie uczestników warsztatów Wykonawca zostanie
poinformowany najpóźniej 3 dni przed planowanym terminem spotkania.
4. Oznakowanie sali konferencyjnej w hotelu oraz drogi do sali, w której odbędzie się spotkanie.
Przygotowanie oznakowania musi zostać zakończone na co najmniej godzinę przed
rozpoczęciem spotkania. Sposób oznakowania miejsca konferencji zostanie ustalony
z Zamawiającym.
5. Zapewnienie uczestnikom konferencji szatni wraz z obsługą.
6. Wykonawca zapewni dla Zamawiającego bezpieczne miejsce, w którym na jeden dzień przed
terminem spotkania i jeden dzień po terminie spotkania, będzie mógł złożyć materiały
konferencyjne (np. roll-upy, wydrukowane prezentacje, notesy, długopisy).
V. Termin i sposób złożenia oferty
Oferty należy składać wyłącznie w wersji elektronicznej na adres: [email protected]
do 14 lutego br. do godziny 23:59:59.
VI. Warunki udziału w zamówieniu
1. Oferty należy składać w terminie składania ofert.
2. Do oferty należy dołączyć kosztorys, zgodnie z załącznikiem nr 1.
VII. Kryterium wyboru ofert
1. Zamawiający dokona oceny ofert złożonych w terminie.
2. Kryteriami oceny ofert są: cena i lokalizacja.
3. Cena jest to łączny koszt brutto usługi. Cena stanowi 60% całkowitej liczby punktów.
Za kryterium dotyczące ceny można uzyskać maksymalnie 60 punktów. Liczba punktów
zostanie obliczona w następujący sposób:
Cena najtańszej oferty
---------------------------------Cena ocenianej oferty
x 60 = liczba uzyskanych punktów
4. Lokalizacja oznacza odległość obiektu od siedziby Zamawiającego (zgodnie z pkt. IV.1
niniejszego zapytania). Lokalizacja stanowi 40% całkowitej liczby punktów. Za kryterium
dotyczące lokalizacji można uzyskać maksymalnie 40 punktów. Liczba punktów zostanie
obliczona w następujący sposób:
Odległość od siedziby Zamawiającego
najbliżej położonego obiektu
-----------------------------------------------x 40 = liczba uzyskanych punktów
Odległość od siedziby Zamawiającego
ocenianego obiektu
5. Oferta, która otrzyma łącznie największą liczbę punktów zostanie uznana za najkorzystniejszą.
6. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo
do skontaktowania się z właściwymi Oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert.
7. Po wyborze Wykonawcy Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji warunków zamówienia.
8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę oraz ewentualnej
rezygnacji z realizacji zamówienia bez podania przyczyny.
9. Ministerstwo Rozwoju zawiera umowy na podstawie własnych wzorów umów stosowanych
w ministerstwie.
10. Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest
ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.
11. Zamawiający zastrzega, że całościowa oferowana cena stanowi informację publiczną
w rozumieniu Ustawy o dostępie do informacji publicznej i w przypadku zastrzeżenia jej przez
oferenta jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy przedsiębiorcy jego oferta zostanie
odrzucona.
VIII. Kontakt
Martyna Krawczonek
tel. 22 273 80 65
e-mail: [email protected]
2