Koordynator Krajowy - Sąd Apelacyjny we Wrocławiu

Koordynator Krajowy
ds. koordynacji wdrożeń systemów informatycznych
w sądach powszechnych
Sąd Apelacyjny we Wrocławiu
ul. Energetyczna 4
53-330 Wrocław
Wrocław, dnia 24 września 2011 r.
Informacja nr 2/2011
Wdrożenie nagrywania posiedzeń sądowych
1. Uwagi ogólne
Przepisy Kodeksu postępowania cywilnego stanowiące o nowej postaci protokołowania –
nagrywaniu posiedzeń sądowych – weszły w życie z dniem 1 lipca 2010 r. Z kolei Ministra
Sprawiedliwości z dnia 10 sierpnia 2011 r. w sprawie zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku z
przebiegu posiedzenia jawnego (Dz.U. Nr 175, poz. 1046) wejdzie w życie z dniem 1 października
2011 r. Faktyczne uruchomienie nagrywania posiedzeń sądowych może nastąpić jednak jedynie
wtedy, gdy pozwalają na to względy techniczne.
Warunkiem niezbędnym do uruchomienia nagrywania posiedzeń sądowych jest:





właściwie zainstalowany sprzęt przez dostawcę Comarch S.A.,
właściwe funkcjonowanie oprogramowania do nagrywania i odtwarzania nagrania,
zapewnienie dostępu do nagrania sędziom i stronom,
umożliwienie transkrypcji nagrania
i w końcu przeszkolenie sędziów, protokolantów oraz informatyków.
Jedynie realizacja tych wszystkich warunków pozwoli na uruchomienie nagrywania
rozpraw.
W celu uruchomienia nagrywania posiedzeń sadowych konieczne jest zatem współdziałanie
powołanych pełnomocników ds. wdrożeń systemów informatycznych z Koordynatorem Krajowym ds.
koordynacji wdrożeń systemów informatycznych w sądach powszechnych oraz Ministerstwem
Sprawiedliwości – Departamentem Informatyzacji i Rejestrów Sądowych.
We wszystkich sprawach, budzących wątpliwości, jak również w sprawach problematycznych
pełnomocnicy Koordynatora Krajowego ds. wdrożeń systemów informatycznych z danego sądu
powinni pilne je przedstawić Koordynatorowi Krajowemu ds. koordynacji wdrożeń systemów
informatycznych w sądach powszechnych.
2. Udostępnianie nagrania posiedzenia sądowego (e-protokołu) stronom
Zapis dźwięku albo obrazu i dźwięku udostępnia się na zasadach określonych w ustawie z
dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. Nr 43, poz. 296 z późn. zm.) oraz
w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007 r. - Regulamin urzędowania sądów
powszechnych (Dz. U. Nr ).
Należy zastosować się do następujących reguł:
1. W sądzie tworzy się stanowiska do obsługi interesantów mających prawo do zapoznania się z
zapisem dźwięku albo obrazu i dźwięku z przebiegu posiedzenia jawnego.
2. Jeśli warunki organizacyjne sądu na to pozwalają, stanowiska do obsługi interesantów mających
prawo do zapoznania się z zapisem dźwięku albo obrazu i dźwięku z przebiegu posiedzenia jawnego
wchodzą w skład czytelni akt.
3. Jeżeli ze względów organizacyjnych brak jest możliwości utworzenia stanowiska do obsługi
interesantów mających prawo do zapoznawania się z zapisem dźwięku albo obrazu i dźwięku w
czytelni akt, stanowiska te tworzy się w sekretariatach obsługujących wydziały, w których istnieją
względy techniczne do sporządzania takich zapisów.
4. W skład stanowiska do obsługi interesantów mających prawo do zapoznawania się z zapisem
dźwięku albo obrazu i dźwięku wchodzą: miejsca siedzące, stół, komputer z odpowiednim
oprogramowaniem, monitor, słuchawki. Minimalne wymagania odnośnie komputera wchodzącego w
skład stanowiska określa załącznik 1 do informacji.
5. Za dostarczenie odpowiedniego nagrania na stanowisko do obsługi interesantów odpowiada
pracownik sądu. Do jego obowiązków należy również zapewnienie by po opuszczeniu stanowiska
przez interesanta usunąć nagranie z pamięci komputera.
6. Pracownik sądu nadzoruje zapoznawanie się przez interesanta z zapisem dźwięku albo obrazu i
dźwięku z posiedzenia jawnego, a w razie potrzeby udziela interesantowi niezbędnej pomocy w
obsłudze sprzętu i oprogramowania.
7. Zapis dźwięku z akt sprawy wydaje się na informatycznym nośniku danych, zapewnianym przez
sąd, po uiszczeniu opłaty kancelaryjnej w wysokości jak za jedną stronę odpisu za każdy wydany
informatyczny nośnik danych.
8. Pracownik sądu nagrywa na informatyczny nośnik danych zapis dźwięku, adnotacje publiczne, pliki
transkrypcji (o ile są dostępne) oraz oprogramowanie służące do odtwarzania nagrania oraz
sporządzania adnotacji przez interesanta.
Minimalne wymagania techniczne dotyczące komputera wchodzącego w skład stanowiska
do obsługi interesantów
1. Procesor: min. Intel® Core™2 Duo Processor P8700 (3M Cache, 2.53 GHz, 1066
MHz FSB) lub równoważny,
2. Pamięć RAM: min. 3GB,
3. Grafika: standardowa karta grafiki, PCI-E, 512MB,
4. Muzyka: standardowa karta muzyczna,
5. Dwa komplety słuchawek na komputer,
6. Przedłużacz audio w celu wygodnego podłączania słuchawek,
7. Rozdzielacz sygnału audio: mini jack - 2x gniazdo mini jack.
Mając na uwadze powyższe pełnomocnicy Koordynatora Krajowego ds. wdrożeń systemów
informatycznych powinni w swoim sądzie ustalić poniższą okoliczność i przedstawić ją w ciągu 14
dni Koordynatorowi Krajowemu ds. koordynacji wdrożeń systemów informatycznych w sądach
powszechnych drogą faksową lub mailową:
 czy w sądach apelacyjnych i okręgowych, w których Państwo pełnicie
obowiązki pełnomocnika znajdują się czytelnie akt lub inne miejsca, w których
strony i ich pełnomocnicy będą mogli odtwarzać nagranie audio lub
audio/wideo posiedzenia sądowego (e-protokołu)?
Przy odpowiedzi na powyższe pytanie należy mieć na względzie, że
odtwarzania nagrania audio lub audio/wideo posiedzenia sądowego
następować będzie za pomocą przygotowanego specjalnie w tym celu przez
COMARCH S.A. oprogramowania o nazwie ReCourtPlayer. Warunki
techniczne dla komputerów konieczne dla uruchomienia tego oprogramowania
wskazano wyżej.
3. Odtwarzanie poza salą rozpraw nagrań posiedzeń sądowych (e-protokołu) przez
sędziów
1. Protokół elektroniczny w postaci zapisu dźwięki, jak i obrazu i dźwięku sporządzony na sali
rozpraw może być udostępniany sędziemu na nośniku danych (płycie DVD) lub poprzez
system teleinformatyczny istniejący w sądzie (tzw. zasób sieciowy).
2. W przypadku gdy sędzia podczas posiedzenia wprowadził w systemie adnotacje prywatne
konieczne jest sporządzenie, po zakończonej sesji, zapisu na informatycznym nośniku danych
(płycie DVD). Dokonanie tej czynności powoduje usunięcie adnotacji prywatnych z Centralnej
Jednostki Rejestrującej. Działanie to ma zapewnić poufność adnotacji prywatnych.
Przygotowany w ten sposób zapis udostępniany jest wyłącznie sędziemu. Zapis pozbawiony
adnotacji prywatnych sędziego dostępny jest z poziomu Centralnej Jednostki Rejestrującej
bądź poprzez system teleinformatyczny (zasób sieciowy).
3. Protokół elektroniczny w postaci zapisu dźwięku, jak i obrazu i dźwięku będzie odtwarzany za
pomocą specjalnego oprogramowania - ReCourtPlayer, zarówno wtedy, kiedy sędzia korzysta
z zapisu w budynku sądu, czy w innym miejscu..
4. Program ReCourtPlayer jest dystrybuowany razem z nagraniem. Program pozwala przeglądać
adnotacje powiązane z zapisem, a także dodawać własne adnotacje. Takie rozwiązanie
niezwykle ułatwia pracę z zapisem, bowiem kliknięcie na daną adnotację, np. świadek
Kowalski rozpoczyna zeznanie”, umożliwia odtworzenie zeznania świadka Kowalskiego od
początku.
Mając na uwadze powyższe pełnomocnicy Koordynatora Krajowego ds. wdrożeń systemów
informatycznych powinni w swoim sądzie ustalić poniższe okoliczności i przedstawić je w ciągu 7
dni Koordynatorowi Krajowemu ds. koordynacji wdrożeń systemów informatycznych w sądach
powszechnych droga faksową lub mailową:

czy w sądach apelacyjnych i okręgowych, w których Państwo pełnicie obowiązki
pełnomocnika sędziowie mają w sowich gabinetach komputery pozwalające
odtwarzać nagranie audio lub audio/wideo posiedzenia sądowego (e-protokołu)?
Przy odpowiedzi na powyższe pytanie należy mieć na względzie, że odtwarzania
nagrania audio lub audio/wideo posiedzenia sądowego następować będzie za
pomocą przygotowanego specjalnie w tym celu przez COMARCH S.A.
oprogramowania o nazwie ReCourtPlayer. Warunki techniczne dla komputerów
konieczne dla uruchomienia tego oprogramowania to:
o Procesor: Intel® Core™2 Duo Processor P8700 (3M Cache, 2.53 GHz,
1066 MHz FSB) Ram: 3GB,
o Grafika: standardowa karta grafiki, PCI-E, 512MB
o Music: standardowa karta muzyczna
Należy przy tym mieć na uwadze, że komputery powinny być zaopatrzone w sprzęt
do odtwarzania dźwięku, czyli słuchawki.
4.Warunki wystąpienia o sporządzenie transkrypcji
Transkrypcja jest nową instytucją w przepisach postępowania cywilnego, której celem jest
zapewnienie funkcjonalnej i efektywnej pracy z zapisem.
Sporządzenie transkrypcji następuje na pisemny wniosek sędziego skierowany do Prezesa
sądu. Transkrypcja powinna dotyczyć jedynie wybranego fragmentu rozprawy, który nie został
utrwalony w pisemnej części protokołu (zgodnie z art. 158 § 1 k.p.c.), czyli zeznania świadków,
przesłuchanie stron i biegłych,
Elementami obligatoryjnymi wniosku jest wskazanie części protokołu, która podlegałaby
transkrypcji (poprzez określenie ram czasowych) oraz uzasadnienie dlaczego w zawisłej sprawie
koniecznym jest sporządzenie transkrypcji. Żądanie transkrypcji powinno być zgłoszone, co do
zasady, przed wydaniem wyroku w sprawie, aby oczekiwanie na jej sporządzenie nie spowodowało
opóźnienia w sporządzeniu uzasadnienia.
Rozstrzygając dopuszczalność przekładu nagrania na pismo Prezes sądu powinien się
kierować przede wszystkim sformułowaną w treści art. 158 § 4 kpc wytyczną. Inaczej rzecz ujmując,
wyrażając zgodę na sporządzenie transkrypcji powinien w pierwszej kolejności rozważyć, czy jest ona
konieczna dla zapewnienia „prawidłowego orzekania w sprawie”. Taka sytuacja może mieć
przykładowo miejsce, gdy koniecznym będzie przekazanie sprawy do dalszego rozpoznania do sądu,
w którym nowa postać protokołu nie została wdrożona, bądź, gdy zajdzie potrzeba spisania
obszernych zeznań kluczowego dla sprawy świadka. w przypadku spraw, które będą kierowane do
Sądu Najwyższego należy zapewnić transkrypcję w każdym przypadku. Sąd Najwyższy nie został
objęty nowym system rejestracji rozpraw oraz nie ma możliwości odtwarzania nagrań.
Po uzyskaniu pozytywnej decyzji prezesa sądu stosowny fragment nagrania będzie
przekazywany Kierownikowi Zespołu Transkrybentów.
5.Organizacja procesu transkrypcji
W związku z tym, że sędziowie i strony przyzwyczajone są do pracy z pisemnymi protokołami,
należy potencjalnie zapewnić możliwość sporządzenia transkrypcji. Chociaż przepisy Kodeksu
postępowania cywilnego przewidują jedynie możliwość sporządzenia wybranej części nagrania z
rozprawy, to jednak skala takich oczekiwań może być duża, zwłaszcza w początkowym okresie
funkcjonowania nowego systemu rejestracji rozpraw.
Model organizacyjny transkrypcji bazuje na założeniu zapewnienia wydajności i efektywności
pracy transkrybentów, przy jednoczesnym uwzględnieniu potrzeb użytkowników końcowych.
Głównym komponentem systemu jest portal sieciowy posadowiony i utrzymywany
w danym sądzie w oparciu o istniejącą infrastrukturę serwerową i sieciową, tzw. portal
transkrypcyjny.
W każdym sądzie objętym wdrożeniem powinien zostać powołany Kierownik Zespołu
Transkrybentów, który będzie zarządzał pracą zespołu transkrybentów oraz będzie sprawował
nadzór nad prawidłowym przebiegiem procesu transkrypcji. Przez zespół transkrybentów należy
rozumieć grupę osób zarejestrowanych w portalu transkrypcyjnym gotową do pracy nad
dostarczonym przez Kierownika Zespołu Transkrybentów nagraniem.
Przekład nagrania dźwiękowego powinien być dostępny w możliwie krótkim czasie, nie
dłuższym niż przerwa między kolejnymi terminami rozprawy. W przypadku pozytywnej decyzji
Prezesa sądu plik audio jest przesyłany do portalu transkrypcyjnego. Kierownik Zespołu
Transkrybentów przy użyciu udostępnionych mu narzędzi dzieli plik na części, które są
dystrybuowane do poszczególnych członków zespołu w celu przepisania. Gotowe transkrypcje
częściowe są automatycznie scalane i udostępniane wraz z zapisem. Wydruk transkrypcji jest
umieszczany w aktach sprawy.
Instrumentem wspomagającym organizację procesu transkrypcji jest portal transkrypcyjny.
Zapewnia on m. in. gromadzenie materiałów AV, rejestrację transkrybentów, dzielenie materiałów
AV na części i ich udostępnianie transkrybentom, scalanie tekstów pochodzących od poszczególnych
osób, a także nadzór nad pracą transkrybentów oraz rozliczanie finansowe wykonywanej pracy.
System do przepisywania jest bezpośrednio zintegrowane z systemem do rejestracji rozpraw oraz
systemem repertoryjno - biurowym.
W oparciu o powyższe założenia wyodrębnić można następujące etapy uzyskiwania przekładu
protokołu elektronicznego:
1. Akwizycja nagrania przez protokolanta na sali rozpraw.
2. Przesłanie nagrania przez protokolanta do Kierownikowi Zespołu Transkrybentów.
3. Podział pliku przez Kierownika Zespołu Transkrybentów audio na pliki częściowe
(w rozmiarze do 20 min nagrania).
4. Przesłanie przez Kierownika Zespołu Transkrybentów plików częściowych
transkrybentom.
5. Transkrypcja pliku częściowego.
6. Przesłanie przekładów plików częściowych do Kierownika Zespołu Transkrybentów.
7. Scalenie przez Kierownika Zespołu Transkrybentów przekładów plików cząstkowych.
8. Udostępnienie transkrypcji.
Nadto wskazać należy, że protokolanci zostaną przeszkoleni z transkrypcji w ramach szkoleń
prowadzonych przez Ministerstwo Sprawiedliwości – Departament Informatyzacji i Rejestrów
Sądowych od października do grudnia 2011 r., ale także dostawca oprogramowania do transkrypcji
dodatkowo przeszkoli protokolantów.
W związku z powyższym w każdym sądzie apelacyjnym i okręgowym należy wskazać osobę,
najlepiej kierownika lub zastępcę kierownika sekretariatu, która będzie zajmowała się dystrybucją
nagrań do transkrypcji, a następnie kontrolowała terminowość jej wykonania (Kierownika Zespołu
Transkrybentów). Decyzję o powołaniu takiej osoby powinien podjąć Prezes danego sądu, po
zasięgnięciu opinii pełnomocnika Koordynatora Krajowego ds. wdrożeń systemów
informatycznych.