Zalety mediacji prowadzonej na odległość

Zalety mediacji prowadzonej na odległość
dr Tomasz P. Antoszek
Wielkopolskie CAM; Instytut Rozwoju Prawa
[email protected]
ZALETY MEDIACJI PROWADZONEJ NA ODLEGŁOŚĆ
Czego chcą przedsiębiorcy i prawnicy?
Rozwój technologii oraz współczesnych sposobów dokonywania transakcji handlowych sprawia, że
przedsiębiorcy oraz ich pełnomocnicy coraz częściej chcą, by również spory prawne mogły być
rozwiązywane bez konieczności spotykania się. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy przedsiębiorcy
działają w znaczącej odległości od siebie lub od sądu, który by rozpatrywał spór. Mediacja na
odległość nabiera szczególnego znaczenia w przypadku sporów międzynarodowych. Czas, który
prawnicy lub członkowie zarządu muszą poświęcić, by spotkać się przy jednym stole i rozpocząć
negocjacje lub mediacje jest w biznesie dużą wartością.
Czym jest mediacja na odległość?
Mediacja na odległość to taka forma rozwiązywania sporów handlowych, która pozwala stronom
prowadzić negocjacje, zawrzeć ugodę (mającą moc wyroku sądowego) i zakończyć spór bez
konieczności organizowania spotkania, a z wykorzystaniem pośrednich metod komunikacji. Chodzi
przede wszystkim o mediację z użyciem telefonu, telekonferencji, z użyciem poczty elektronicznej
e-mail, poprzez komunikator internetowy (np. Skype), poprzez dedykowaną lub ogólnego rodzaju
platformę internetową lub nawet za pośrednictwem poczty tradycyjnej.
Czy polskie prawo dopuszcza prowadzenie mediacji na odległość?
Nie ma wątpliwości, iż – mimo braku przepisów szczególnych odnoszących się do mediacji
prowadzonej na odległość – ustawodawca polski dopuszcza taką formę rozwiązywania konfliktu. W
prawie taki rodzaj metody zarządzania konfliktem jest określany jako mediacja bez posiedzenia (art.
18311). Zgodnie z tym przepisem “mediator niezwłocznie ustala termin i miejsce posiedzenia
mediacyjnego. Wyznaczenie posiedzenia mediacyjnego nie jest wymagane, jeżeli strony zgodzą się
na przeprowadzenie mediacji bez posiedzenia mediacyjnego.“ Jest to jedyna regulacja, która traktuje
o mediacji bez posiedzenia, a zastosowanie do niej mają wszystkie pozostałe przepisy o mediacji.
Istotne jest, że mediacja z posiedzeniem jest obecnie domyślną formą prowadzenia mediacji. Na
mediację bez posiedzenia strony muszą wyrazić zgodę.
Jak przebiega w praktyce mediacja na odległość?
Przebieg takiej mediacji jest uzależniony od wykorzystania narzędzia do komunikacji między
stronami. W niektórych przypadkach wystarczy, że mediator prowadzi między stronami telefoniczną
mediację wahadłową i w ten sposób wspiera strony w znalezieniu najlepszego rozwiązania sporu.
Czasem wskazane jest zorganizowanie telekonferencji w udziałem stron oraz mediatora. Można
również zorganizować videokonferencję. Najbardziej zaawansowaną, jednak i najbezpieczniejszą
formą jest korzystanie z dedykowanych platform internetowych (także mobilnych), które mogą
usprawnić komunikację między stronami i mediatorem oraz umożliwić także wymianę i wgląd w
niezbędne dokumenty.
Mediacja na odległość krok po kroku
Mediacja ze skierowania sądu:
1) Mediator otrzymuje od sądu postanowienie i kontakt do stron;
2) Mediator kontaktuje się ze stronami, weryfikuje tożsamość i uzgadnia prowadzenie mediacji bez
posiedzenia;
3) Mediator ustala ze stronami narzędzie komunikacji, według potrzeb;
4) Odbywają się właściwe rozmowy oraz szukanie rozwiązań;
5) Strony akceptują treść ugody (np. wysłanej e-mailowo);
6) Strony wysyłają do mediatora oraz do siebie wydrukowane i podpisane ugody;
7) Mediator składa do Sądu protokół wraz z ugodą (2 egzemplarze).
Mediacja umowna lub na wniosek:
1) Mediator otrzymuje wniosek o przeprowadzenie mediacji lub umowę o mediację;
2) Mediator kontaktuje się ze stronami, weryfikuje tożsamość i uzgadnia prowadzenie mediacji bez
posiedzenia;
3) Mediator ustala ze stronami narzędzie komunikacji, według potrzeb;
4) Odbywają się właściwe rozmowy oraz szukanie rozwiązań;
5) Strony akceptują treść ugody (np. wysłanej e-mailowo);
6) Strony wysyłają do mediatora oraz do siebie wydrukowane i podpisane ugody;
7) Mediator składa do Sądu protokół wraz z ugodą (2 egzemplarze) lub tego nie czyni, jeśli Strony
zwolniły go z tego obowiązku.
Korzyści z rozwiązania sporu w mediacji na odległość
1) Oszczędność czasu – strony nie muszą go tracić na podróż do siebie lub do biura mediatora;
2) Oszczędność kosztów – strony nie ponoszą kosztów transportu (co ma szczególne znaczenie w
przypadku sporów transgranicznych);
3) Moc wyroku sądowego bez obecności w sądzie – ugoda mediacyjna ma taką moc prawną, jak
wyrok sądowy; definitywnie kończy spór i jest tytułem egzekucyjnym;
4) Dostęp do dokumentów i sprawy w dowolnym momencie – w przypadku korzystania z
dedykowanych platform;
5) Elastyczność w zakresie organizacji „spotkań wirtualnych”
6) Możliwość szybkiego zakończenia sporu i odzyskania należności / kontynuacji współpracy
biznesowej
Kiedy przedsiębiorcy warto sięgnąć po mediację na odległość?
1) Gdy zależy na szybkim rozwiązaniu sporu;
2) Gdy odległość geograficzna między stronami lub mediatorem i sądem jest znacząca;
3) Gdy odległość jest niekoniecznie duża, jednak wartość przedmiotu sporu jest stosunkowo
niewielka;
4) W przypadku sporu transgranicznego (miedzynarodowa wymiana handlowa);
5) W przypadku sporu wielojęzykowego;
6) W przypadku przedsiębiorców funkcjonujących głównie w Internecie.
dr Tomasz P. Antoszek
Autor jest doktorem nauk prawnych, psychologiem oraz mediatorem. Prowadzi mediacje
gospodarcze, cywilne oraz z zakresu własności intelektualnej. Jest wykładowcą akademickim oraz
trenerem biznesu.