rola i zadania biblioteki w dokumentowaniu

repozytorium instytucjonalne, repozytorium uczelniane,
archiwizacja dorobku naukowego, otwarty dostęp, bazy
bibliograficzne, biblioteki cyfrowe, długoterminowa
archiwizacja
Olga GIWER*
Weronika KUBRAK*
Maria MILLER-JANKOWSKA*
ROLA I ZADANIA BIBLIOTEKI W DOKUMENTOWANIU
DOROBKU NAUKOWEGO PRACOWNIKÓW UCZELNI NA
PRZYKŁADZIE UDZIAŁU BIBLIOTEKI GŁÓWNEJ PW W
TWORZENIU REPOZYTORIUM UCZELNIANEGO.
Referat jest próbą pokazania trudnej i pełnej problemów drogi, jaką Biblioteka Główna PW
musiała pokonać, aby móc współtworzyć i nadzorować merytorycznie funkcjonowanie powstającego
obecnie na Politechnice Warszawskiej centralnego systemu ewidencji i archiwizacji dorobku
naukowego i repozytorium PW. Od dwóch lat Biblioteka współpracuje z Wydziałem Elektroniki i
Technik Informacyjnych (WEiTI), który opracował i uruchomił na swoim Wydziale repozytorium
dorobku pracowników. Repozytorium poza podstawowymi funkcjami gromadzenia, udostępniania i
archiwizowania publikacji ma wiele istotnych możliwości pozwalających wykorzystywać
zgromadzone dane do ankietyzacji, raportowania, ocen parametrycznych. Wieloletnie starania, dobra
współpraca z WEiTI oraz wielofunkcyjność oprogramowania repozytoryjnego, autorstwa
pracowników Instytutu Informatyki, pozwoliły przychylnie nastawić do pomysłu nowo wybrane
władze PW. Efektem jest uchwalona w listopadzie 2011 roku uchwała przygotowana przez
Bibliotekę Główną, przyjmująca „Zasady tworzenia centralnego systemu ewidencji i archiwizacji
dorobku piśmienniczego, wydawniczego i dydaktycznego, pracowników, doktorantów, studentów i
jednostek Uczelni oraz Repozytorium Politechniki Warszawskiej”, powołująca do życia
Repozytorium Instytucjonalne PW.
*
Biblioteka Główna Politechniki Warszawskiej, pl. Politechniki 1, 00-661 Warszawa
1. WSTĘP
Repozytoria naukowe na świecie są jednym z głównych kanałów komunikacji
naukowej. W latach 2010–2012 obserwujemy również wzrost liczby powstających
repozytoriów przy polskich instytucjach naukowych. „Każda instytucja — mająca
uprawnienia do nadawania stopni naukowych — powinna wprowadzić zasadę
deponowania wyników badań w repozytorium instytucjonalnym open access"
(Budapeszteńska Inicjatywa Open Access).
Repozytorium instytucjonalne tworzone na Politechnice Warszawskiej jest
integralną częścią Bazy Wiedzy Politechniki Warszawskiej, zawiera informacje o
prowadzonych w PW pracach naukowych, badawczych i wdrożeniowych,
publikacjach, raportach z badań, bronionych rozprawach doktorskich, a także o
prowadzonej działalności dydaktycznej i ukończonych pracach dyplomowych. Celem
Repozytorium PW jest zapewnienie bezpośredniego dostępu do pełnych tekstów
materiałów naukowych.
Powstanie repozytorium poprzedził kilkuletni okres przygotowań i prac
wprowadzających.
2. BAZY DOROBKU PIŚMIENNICZEGO PRACOWNIKÓW PW TWORZONE
DO ROKU 2012
Do czasu utworzenia Repozytorium Biblioteka Główna realizowała swój,
wynikający ze statutu uczelni obowiązek prowadzenia prac bibliograficznych dorobku
naukowego,1 tworząc bazy BIBLIO i DOKTO. Publikacje naukowe pracowników PW
były ewidencjonowane w bazach BIBLIO (dorobek piśmienniczy) oraz DOKTO
(obronione na PW prace doktorskie i habilitacyjne). Wcześniej tworzono „Bibliografię
publikacji pracowników Politechniki Warszawskiej” za lata 1944-1986, która była
wydawana w wersji papierowej. Proces pozyskiwania danych do opisu w przypadku
BIBLIO opierał się w głównej mierze na samodzielnym wyszukiwaniu i
opracowywaniu informacji znalezionych w różnego typu katalogach, bazach danych
czy też bezpośrednim dostępie do czasopism i materiałów konferencyjnych,
znajdujących się w zasobach Biblioteki. Prace przy tworzeniu bazy DOKTO polegały
głownie na współpracy z Biurem ds. Nauki, kontaktach z wydziałami oraz
wykorzystaniu wpływających do biblioteki drukowanych wersji prac doktorskich i
habilitacyjnych. Najmniej efektywną metodą w przypadku obu baz okazało się
korzystanie ze sprawozdań, przygotowywanych przez instytuty oraz Biuro ds. Nauki.
1
Statut PW - § 109 pkt. 3; §.117 pkt. 2
Problem nie wynikał jedynie z trudności w ich uzyskaniu, ale przede wszystkim z
licznych błędów oraz niekompletności opisów (zestawienia zawierały jedynie
nazwisko autora, tytuł, nazwę wydziału, nazwisko promotora i datę nadania stopnia
naukowego). Również kontakty osobiste z samymi autorami nie przynosiły
zamierzonych efektów, co skutkowało wydłużeniem prac nad tworzeniem baz.
Aktualnie trwają prace nad ponowną konwersją danych z obu baz w celu przeniesienia
znajdujących się w nich opisów do repozytorium uczelnianego. Obydwie bazy
znacznie wzbogaciły swoje zasoby na skutek prowadzonych w latach 2011–2012 prac
przygotowawczych do powstania repozytorium.
3. BIBLIOTEKA CYFROWA POLITECHNIKI WARSZAWSKIEJ
Rolę repozytorium w małym zakresie próbowała pełnić Biblioteka Cyfrowa
Politechniki Warszawskiej (http://bcpw.bg.pw.edu.pl), której jednak zasadnicza
działalność polega na zapewnieniu dostępu do zdigitalizowanych dzieł o znaczeniu
historycznym dla rozwoju myśli naukowej i technicznej w Polsce i w świecie oraz do
dorobku profesorów uczelni z okresu przedwojennego i innych źródeł
dokumentujących dzieje naszej uczelni. Biblioteka Cyfrowa nie gromadzi właściwie
bieżących prac naukowych pracowników PW, poza doktoratami i nielicznymi
wybranymi publikacjami, koncentrując się na cyfrowym utrwalaniu i udostępnianiu
dorobku naukowego w kontekście historycznym i kulturowym. Na przeszkodzie w
zapewnieniu dostępu do aktualnych publikacji naukowych stanęły znane wszystkim
bibliotekom cyfrowym problemy związane z prawem autorskim i brak rozwiązań
systemowych i organizacyjnych, zapewniających stały dopływ publikacji a także
finansowanie takiego projektu.
W ramach prezentacji historycznego dorobku profesorów Politechniki
Warszawskiej umieszczono w Bibliotece Cyfrowej pełnotekstowe bibliografie m.in.
Jana Czochralskiego (130 publikacji), chemika, metaloznawcy, wynalazcy metody
otrzymywania monokryształów krzemu, najczęściej wymienianego do dziś polskiego
uczonego z dziedzin technicznych, Tadeusza Urbańskiego (ponad 500 publikacji) i
Ludwika Szperla (38 publikacji), uznanych uczonych z zakresu chemii organicznej,
Zdzisława Pawlaka — wybitnego matematyka i informatyka, twórcy teorii zbiorów
przybliżonych oraz Witolda Nowackiego — specjalisty w dziedzinie mechaniki
budowli, teorii sprężystości i termosprężystości. Bibliografie W. Nowickiego i T.
Urbańskiego należą do najczęściej czytanych publikacji w naszej Bibliotece Cyfrowej
(W. Nowacki ponad 504 tys. wejść od maja 2008, T. Urbański ponad 35 tys. wejść od
listopada 2012). W przygotowaniu jest kilkanaście pełnotekstowych bibliografii,
zawierających zdigitalizowane publikacje profesorów Politechniki okresu
międzywojennego, realizowanych w ramach projektu „Ocalić od zapomnienia2”
Wspomniane wcześniej problemy związane z prawem autorskim blokowały rozwój
kolekcji Doktoraty (aktualnie w Bibliotece Cyfrowej PW jest ponad 30 prac
doktorskich z dostępem do pełnych tekstów). Zgody na zamieszczanie w BCPW i
udostępnianie w modelu Open Access pozyskiwano przeważnie dzięki osobistym
kontaktom i „namowom” autorów na udostępnienie doktoratów, pomocy
bibliotekarek wydziałowych oraz akcjom promocyjnym prowadzonym na uczelni.
Zachętą było udostępnianie prac doktorskich poprzez Bibliotekę Cyfrową w otwartym
międzynarodowym repozytorium naukowym DART-Europe. Kolekcja Doktoratów
powstała w celu umożliwienia naszym doktorantom trwałej archiwizacji prac i ich
upowszechnienia na szerszym forum. Prace doktorskie, jak i inne publikacje, za
pośrednictwem Federacji Bibliotek Cyfrowych docierają do takich portali jak DART
Europe, Europeana czy ViFaOst (Wirtualna Biblioteka Europy Wschodniej) oraz
repozytoriów DOAR i ROAR. Zasięg pracy doktorskiej udostępnianej w otwartym
Internecie poprzez Bibliotekę Cyfrową w porównaniu do tradycyjnego udostępnienia
w czytelni jest nieporównywalny. Najczęściej oglądana w kolekcji praca doktorska
„Investigation of micromixing in viscous liquids”: Antoniego Rożenia, z zakresu
hydrodynamiki, była wyświetlana w ciągu 3 lat była ponad 21 tysięcy razy. W
czytelni nie korzystał z niej w ciągu tego okresu nikt.
Jedna z kolekcji Biblioteki Cyfrowej „Publikacje pracowników BG” pełni rolę
repozytorium ściśle bibliotecznego, które gromadzi publikacje pracowników BGPW
Utwory zamieszczane w Bibliotece Cyfrowej PW udostępniane są w modelu Open
Access. Autorzy przekazujący nam swoje prace, podpisują umowę licencyjną, która
pozwala na zachowanie praw autorskich i własnościowych, nie ograniczając
możliwości publikowania pracy u dowolnego wydawcy.
4. DZIAŁANIA PROMUJĄCE POWSTANIE REPOZYTORIUM
Biblioteka Główna PW od lat prowadziła działania zmierzające do utworzenia na
uczelni otwartego repozytorium dorobku naukowego pracowników Politechniki
Warszawskiej. Służyły temu wielotorowe działania skierowane do środowiska
akademickiego. Przede wszystkim permanentna akcja informacyjna na temat
otwartych repozytoriów i publikowania w modelach Open Access, szkolenia i
2
Projekt „Ocalić od zapomnienia. Kolekcja pełnotekstowa wybranych publikacji wybitnych
uczonych Politechniki Warszawskiej od początków istnienia do 1950 roku w Bibliotece Cyfrowej PW”
realizowany w Bibliotece Głównej w ramach środków własnych i dotacji pozyskanych z Ministerstwa
Nauki i Szkolnictwa Wyższego w ramach dotacji na upowszechnianie nauki.
prezentacje przybliżające środowisku ideę gromadzenia w jednym miejscu publikacji i
wyników badań oraz dzielenia się nimi z jak najszerszym gronem odbiorców.
Szkolenia były wielokrotnie prowadzone dla bibliotekarzy Systemu BibliotecznoInformacyjnego. Natomiast pracownicy naukowi mogli się zapoznać z prezentacjami
na komisjach senackich i innych spotkaniach organizowanych przez kierownictwo
Uczelni. Stałe promowanie otwartej nauki odbywa się poprzez materiały informacyjne
i ulotki zamieszczane na stronie domowej Biblioteki Głównej, Facebooku i blogu.
Akcję uzupełniają plakaty i ulotki rozmieszczane w filiach BG, bibliotekach
wydziałowych, domach studenckich. Co roku Biblioteka Główna aktywnie
uczestniczy w Tygodniu Open Access przybliżając społeczności akademickiej otwarte
modele komunikacji naukowej i ukazując pozytywne przykłady otwartych
repozytoriów uczelnianych na całym świecie. Inną formą promocji jest
opracowywanie pełnotekstowych bibliografii publikacji najwybitniejszych profesorów
PW z pierwszej połowy XX wieku i zamieszczanie ich w Bibliotece Cyfrowej PW.
Do działań inicjujących powstanie repozytorium, ale także promocyjnoinformacyjnych należy zaliczyć przeprowadzone przez pracowników Biblioteki
Głównej na początku 2011 roku badanie ankietowe dotyczące otwartego repozytorium
instytucjonalnego PW.
5. ANKIETA REPOZYTORIUM UCZELNIANE — KORZYŚCI I OBAWY
Badanie ankietowe, mające na celu poznanie opinii środowiska akademickiego na
temat otwartości w nauce i potrzeby posiadania repozytorium PW, było ważnym
etapem na drodze do jego utworzenia. Ankieta miała charakter anonimowy i składała
się z 14 pytań zamkniętych, które miały przynieść odpowiedzi na pytania czy w opinii
respondentów repozytorium instytucjonalne PW jest potrzebne, co powinno
gromadzić, jaki model otwartości byłby najlepszy, kto powinien je tworzyć i nim
zarządzać, jaką rolę ma pełnić Biblioteka Główna w tym przedsięwzięciu. Bardzo
ważnym aspektem przeprowadzonego badania było pozyskanie informacji na temat
korzyści i obaw jakie widzą autorzy zamieszczający swoje publikacje w otwartym
repozytorium.
W badaniu przeprowadzonym w dwóch formach (on-line i papierowej) wzięło
udział 228 osób. Najliczniejszą grupę (prawie 62%) stanowili młodzi ludzie w
przedziale wiekowym 25–35 lat. Najwięcej odpowiedz udzielili pracownicy naukowi.
Zdecydowana większość uważała repozytorium za przydatne, a prawie 30% za
konieczne. Dokumenty, które zdaniem respondentów powinny być archiwizowane to
przede wszystkim prace doktorskie i habilitacyjne oraz artykuły z czasopism. Dla 90%
ankietowanych studentów bardzo ważnym jest deponowanie materiałów
dydaktycznych. Jedno z pytań dotyczyło obligatoryjnego zamieszczania publikacji w
repozytorium. Najwięcej osób wskazało, na rozprawy doktorskie i habilitacyjne. Za
najistotniejsze korzyści wynikające z zamieszczenia publikacji uznano szybkie
upowszechnienie wyników pracy i promowanie osiągnięć autora i jednostki
macierzystej. Wbrew oczekiwaniom tylko niecałe 27% uważało, że będzie to miało
wpływ na wzrost cytowań. Za najmniej istotne ankietowani uznali ułatwienie zadań
administracyjno-sprawozdawczych i trwałą archiwizację dokumentów. Najwięcej
obaw we wszystkich grupach badanych budziła możliwość plagiatowania oraz
wykorzystanie wyników badań przez osoby do tego nie powołane. Drugim bardzo
istotnym czynnikiem negatywnym wskazanym przez wszystkie grupy jest utrudnienie
w publikowaniu zamieszczonej w repozytorium pracy u wydawców komercyjnych.
Pełną otwartość repozytorium popierało tylko 45% ankietowanych, najwięcej osób
uważało, że o dostępie do publikacji powinien decydować autor.
Na podstawie analizy przeprowadzonej ankiety, korespondencji napływającej od
respondentów do jej autorów, oraz bezpośrednich rozmów z uczestnikami badania
sformułowano kilka konkluzji. Pierwszą jaka się nasunęła jeszcze w trakcie trwania
ankiety, to niewielka wiedza respondentów na temat otwartych repozytoriów. Bardzo
często mylono repozytorium z bibliograficzną bazą publikacji naukowych
pracowników PW [BIBLIO]. Repozytorium bywa też często rozumiane jako
wyłącznie archiwum, przechowujące długookresowo kopie publikacji, ale
nierealizujące funkcji udostępniania. Brak dostatecznej wiedzy jest przyczyną wielu
obaw. Osobnym bardzo istotnym zagadnieniem są kwestie związane z prawami
autorskimi. Wiele pytań dotyczyło ograniczeń jakie wynikają z publikowania u
komercyjnych wydawców. Kolejną kwestią była nie do końca określona rola
Biblioteki w tworzeniu i organizowaniu Repozytorium. Ankietowani widzieli dla niej
miejsce jako instytucji wspomagającej tworzenie repozytorium. Głównym
organizatorem i zarządzającym powinna być wg nich Uczelnia. Za najmniej istotną
korzyść uznano wsparcie zadań administracyjno-sprawozdawczych i trwałą
archiwizację. Takie podejście ankietowanych różniło się zasadniczo od pilotażowego
projektu repozytorium uczelnianego realizowanego przez Wydział Elektroniki, gdzie
te właśnie funkcje zostały przyjęte za główny cel repozytorium i z punktu widzenia
tych właśnie zadań projektowane było repozytorium.
Wyniki badań zostały zaprezentowane na konferencjach w 2011 r. „Otwarte
zasoby wiedzy. Nowe zadania uczelni i bibliotek w rozwoju komunikacji naukowej”
w Krakowie i Zakopanym oraz na „IV Konferencji Polskie Biblioteki Cyfrowe” w
Poznaniu. Raport z opracowanymi wynikami badań znajduje się w Bibliotece
Cyfrowej PW.
6. PROJEKT SYSTEMU REPOZYTORIUM WEITI
W roku 2010 na Wydziale Elektroniki i Technik Informacyjnych PW w ramach
programu badawczego UPB realizowany był projekt stworzenia pilotowej wersji
elektronicznego repozytorium dokumentów. Biblioteka wzięła udział w projekcie w
zakresie definiowania typów dokumentów.
W 2011 r. pod kierunkiem prof. Henryka Rybińskiego w Instytucie Informatyki
Wydziału Elektroniki i Technik Informacyjnych Politechniki Warszawskiej
opracowany został system komputerowy do utrzymywania wydziałowego
repozytorium
dorobku
publikacyjnego
pracowników
uczelni.
System
zaimplementowano z wykorzystaniem narzędzi programistycznych technologii języka
Java: JCR (Java Content Repository) i bazy danych MySQL. System oferuje szerokie
możliwości wyszukiwania publikacji pracowników, prezentowania informacji
dotyczących odnalezionych publikacji, jak również wykorzystanie odnośników
podanych w tych opisach do światowych zasobów informacyjnych dostępnych w
Internecie. Ponadto, system repozytorium umożliwia generowanie różnego rodzaju
zestawień i raportów, które mogą być przydatne do tworzenia następujących
opracowań:
 wykaz publikacji, dorobku danego autora lub instytutu
 roczne sprawozdanie instytutu
 sprawozdanie Dziekana Wydziału
 ankieta jednostki
Te właśnie funkcje, ułatwiające prace sprawozdawcze Wydziałom sprawiły, że
system wdrożony w WEiTI stał się podstawą do uruchomienia centralnego systemu
ewidencji dorobku naukowego i repozytorium uczelnianego.
7. WSPÓŁPRACA BGPW I WEITI – PROJEKT „URUCHOMIENIE I BIEŻĄCA
AKTUALIZACJA REPOZYTORIUM POLITECHNIKI WARSZAWSKIEJ”
W roku 2012 Biblioteka Główna pozyskała środki finansowe z dotacji na
upowszechnianie nauki z Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego. Pozwoliło to
na zintensyfikowanie prac zmierzających do utworzenia repozytorium PW. Celem
zadań realizowanych przez Bibliotekę było: uporządkowanie, aktualizacja i
ujednolicenie metadanych w bazach posiadanych przez BG PW, które po konwersji
powinny zasilić Repozytorium Uczelniane, oraz sprecyzowanie potrzeb w zakresie
dodatkowych funkcji i narzędzi systemu. W okresie od kwietnia do grudnia 2012 roku
pracownicy Biblioteki Głównej PW i Wydziału Elektroniki i Technik Informacyjnych
wykonali następujące zadania:
1. Przeprowadzono prace w zakresie przygotowania rekordów bibliograficznych
zgromadzonych w bazach rejestrujących dorobek naukowy pracowników PW
[BIBLIO i DOKTO]. Bazę BIBLIO zwiększono o 1534 nowe opisy i 465 adresów
internetowych z dostępem do pełnych tekstów publikacji pracowników PW. Bazę
DOKTO uzupełniono o ponad 620 brakujące rekordy wraz z abstraktami w języku
polskim i angielskim.
2. Włączono do systemu repozytorium za pomocą programu ZOTERO dane o
publikacjach autorów z afiliacją PW z dostępnych internetowych baz danych.
Wzbogaciło to Repozytorium PW o ponad 7 tys. linków do pełnych tekstów
publikacji.
3. Pobrano z systemu uczelnianego SAP dla potrzeb Repozytorium PW dane
osobowe i dotyczące struktury jednostek organizacyjnych Politechniki
Warszawskiej. Włączono do bazy nazwiska ok. 2 500 nauczycieli akademickich
PW.
4. Opracowano (WEiTI) narzędzia informatyczne do przejmowania danych
bibliograficznych, w tym umożliwiające:
 import danych w formacie BibTex,
 ładowanie danych dotyczących publikacji za pośrednictwem ZOTERO,
 program załadowania bazy danymi z wielu dostępnych źródeł wraz z ich
integracją i scalaniem,
 załadowanie wykazu czasopism oraz wykazu konferencji Web of Science
wykorzystywanych przy nadawaniu punktów do oceny jednostki,
 opracowanie i załadowanie zasad oceny jednostek uczelnianych.
5. Przygotowano dla potrzeb indeksów w Repozytorium stałe, ujednolicone elementy
danych: tytuły czasopism, nazwy konferencji, zasady punktowania publikacji i
czasopism.
6. Przeprowadzono korektę metadanych i weryfikację indeksów w bazach
bibliotecznych.
7. Przygotowano informacyjną stronę www o repozytorium, która zawiera
podstawowe informacje o systemie oraz o publikowaniu w modelu Open Access.
8. Opracowano materiały do przeprowadzenia szkoleń dla redaktorów wydziałowych
Repozytorium PW, m.in. instrukcję dla wprowadzających dane.
9. Przeprowadzono testy bazy repozytoryjnej w zakresie wyszukiwania,
wprowadzania i modyfikacji danych.
W ramach prac przy projekcie do repozytorium wprowadzono dane bibliograficzne
z wielu dostępnych źródeł — na koniec grudnia 2012 roku baza Repozytorium PW
liczyła ponad 12.200 rekordów bibliograficznych.
W działaniach Biblioteki Głównej inicjujących powstanie repozytorium pewien
udział mieli również bibliotekarze pracujący nad oceną funkcjonowania Systemu
Biblioteczno-Informacyjnego PW. W jednym z wniosków Sprawozdania Zespołu ds.
oceny
funkcjonowania
Systemu
Biblioteczno-Informacyjnego
Politechniki
Warszawskiej, które po uzyskaniu pozytywnej opinii Rady Bibliotecznej, zostało
przyjęte przez Senat PW (Uchwała Senatu nr 456/XLVII/2012 z dnia 25/04/2012)
wskazano na potrzebę poprawy w zakresie dokumentowania i archiwizowania
dorobku piśmienniczego i wydawniczego pracowników, doktorantów i studentów
Uczelni.
8. UTWORZENIE REPOZYTORIUM INSTYTUCJONALNEGO PW NA MOCY
UCHWAŁY SENATU Z DNIA 21 LISTOPADA 2012 ROKU.
W efekcie kilkuletnich starań we współpracy z Instytutem Informatyki WEiTI w
realizacji podjętych projektów w listopadzie 2012 roku nastąpił przełom na drodze do
utworzenia Repozytorium. Ogromnym sukcesem Biblioteki Głównej było
doprowadzenie do uchwalenia przez Senat Politechniki Warszawskiej opracowanych
przez BG PW zasad tworzenia repozytorium i centralnego systemu ewidencji dorobku
PW („Uchwała nr 026/XLVIII/2012 z dnia 21/11/2012 w sprawie utworzenia
centralnego systemu ewidencji i archiwizacji dorobku piśmienniczego, wydawniczego
i dydaktycznego, pracowników, doktorantów, studentów i jednostek Uczelni oraz
Repozytorium Politechniki Warszawskiej”).
Repozytorium PW zgodnie z uchwałą jest elementem systemu ewidencji i
archiwizacji dorobku naukowego PW, którego najważniejsze cele określono jako:
 rejestrowanie dorobku pracowników, doktorantów i studentów oraz jednostek
organizacyjnych PW;
 dostarczanie danych do sprawozdawczości i systemów zarządzania Uczelnią;
 dostarczanie danych (raportów) do zewnętrznych systemów zarządzania nauką
i szkolnictwem wyższym;
 udostępnianie informacji o dorobku PW oraz tekstów utworów, w zakresie
określonym umowami autorskimi;
 gromadzenie cyfrowej wersji utworów stanowiących dorobek PW;
 zapewnienie bezpieczeństwa i wieloletniej archiwizacji gromadzonych w
systemie danych.
Bardzo istotnym z punktu widzenia gromadzenia dokumentów w Repozytorium
jest zapis o obowiązku wyłącznego stosowania od 1 stycznia 2014 roku danych z
systemu ewidencji do przygotowywania sprawozdań, przedkładania pisemnej
informacji o jednostkach Uczelni oraz o osobach, których dorobek naukowy,
dydaktyczny i techniczny podlega ocenie. Tak więc zgodnie z omawianą Uchwałą
Senatu PW, utwory powstałe po 1 stycznia 2013 r. obowiązkowo muszą być
rejestrowane i archiwizowane w centralnym systemie ewidencji i archiwizacji prac
naukowych. Osobną kwestią jest ich otwarte udostępnianie. Ta sprawa pozostaje w
decyzji autorów lub władz jednostki organizacyjnej gromadzącej dane. Zgodnie z
przyjętymi zasadami i statutem Uczeni nadzór nad metadanymi centralnego systemu
ewidencji oraz Repozytorium sprawuje Biblioteka Główna, natomiast za aktualność
i kompletność danych odpowiadają autorzy publikacji i jednostki Uczelni.
9. WDROŻENIE REPOZYTORIUM POLITECHNIKI WARSZAWSKIEJ
Koncepcja i projekt techniczny Repozytorium PW (http://repo.pw.edu.pl),
stanowiącego Bazę Wiedzy opracowane zostały na Wydziale Elektroniki i Technik
Informacyjnych PW w ramach projektu PASSIM (realizacja w ramach zadania
badawczego SYNAT finansowanego ze środków NCBiR3). Za organizację prac
związanych z wdrożeniem projektu, takich jak przygotowanie podstaw prawnych,
prowadzenie szkoleń oraz weryfikacja danych w istniejących wcześniej w PW bazach
dorobku naukowego, odpowiada Biblioteka Główna PW (zadanie dofinansowane ze
środków MNiSzW).
Baza Wiedzy Politechniki Warszawskiej zawiera informacje o prowadzonych na
Politechnice pracach naukowych, badawczych i wdrożeniowych, publikacjach,
raportach z badań prowadzonych ze środków publicznych, rozprawach doktorskich i
habilitacyjnych, a także o prowadzonej działalności dydaktycznej i ukończonych
pracach dyplomowych na studiach I i II stopnia. W systemie rejestrowane są
informacje o dorobku naukowym pracowników, doktorantów i studentów PW,
gromadzone zgodnie z wymogami określonymi dla oceny pracowników i jednostek
naukowych.
W Repozytorium PW, stanowiącym integralną część systemu, archiwizowane są w
wersji cyfrowej pełne teksty materiałów dokumentujących prowadzone prace, w tym:
monografie, artykuły, rozdziały z książek i raporty, a także teksty utworów
stanowiących podstawę do nadawania stopni i tytułów naukowych. Dostęp do tych
utworów ograniczać mogą tylko warunki określone w umowach pomiędzy autorami i
3
Repozytorium opracowane zostało w Ramach Zadania Badawczego SYNAT pt. Utworzenie uniwersalnej,
otwartej, repozytoryjnej platformy hostingowej i komunikacyjnej dla sieciowych zasobów wiedzy dla nauki, edukacji
i otwartego społeczeństwa wiedzy". Program strategiczny: Interdyscyplinarny system interaktywnej informacji
naukowej i naukowo-technicznej, finansowany przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju, Nr Umowy
SP/I/1/77065/10. Udział autorek referatu w konferencji finansowany był z w/w programu.
właścicielami praw majątkowych do dzieła (wydawcy, instytucje finansujące
badania).
Repozytorium ma służyć nie tylko jako system ewidencji, ale też jako
długookresowe archiwum publikacji tworzonych przez pracowników i studentów
Politechniki Warszawskiej. Prace inżynierskie i magisterskie mogą być
archiwizowane na wniosek kierownictwa wydziału. Gromadzenie prac doktorskich i
habilitacyjnych oraz artykułów naukowych jest obligatoryjne. System jest platformą
umożliwiającą pełnotekstowe przeszukiwanie oraz udostępnianie treści drogą
elektroniczną, zarówno pracownikom uczelni jak też jednostkom i osobom
zewnętrznym. Bezpośredni dostęp elektroniczny do zasobów publikacji będzie mieć
też znaczenie w procesie dydaktycznym. Włączenie do zasobów archiwum prac
magisterskich i inżynierskich, oraz umożliwienie ich pełnotekstowego przeszukiwania
i analizy pozwoli na większą skuteczność przeciwdziałania patologicznym praktykom,
takim jak plagiaty. Repozytorium stanowić będzie elektroniczne archiwum wieczyste,
a jego konstrukcja przewiduje stosunkowo łatwe włączenie jego zasobów do
krajowych i europejskich sieci repozytoriów i bibliotek cyfrowych.
System zawiera aktualnie dane o ponad 18 tys. publikacji, w tym ponad 8 tys.
rekordów z cyfrowymi plikami zawierającymi treść publikacji (ok. 6%) lub
odnośnikami do treści publikacji adresy DOI (ok. 40%) czy URL (ok. 38%).
Aktualnie udostępniane treści publikacji pochodzą przede wszystkim z Wydziału
WEiTI oraz z różnego rodzaju baz i portali internetowych (linki URL).Repozytorium
posiada funkcje importowania plików w formatach BibTex i xml. Część zawartości
bazy została zaciągnięta w sposób automatyczny przy pomocy oprogramowania
Zotero, co powiększyło bazę o kilka tysięcy rekordów, jednakże wiązało się z
koniecznością dokonania sprawdzenia i korekt zaciągniętych metadanych.
Dane wprowadzane są do repozytorium przez redaktorów, nie ma opcji selfarchiving. Ważną i wyróżniającą funkcją tego systemu jest ułatwienie analizy
wyników badań prowadzonych w ramach działań Uczelni, a także działania
sprawozdawcze, zarówno na poziomie poszczególnych Wydziałów jak też i całej
uczelni. Redaktorzy wydziałowi mają do dyspozycji takie narzędzia, jak podgląd
punktacji ministerialnej dla wprowadzanych dokumentów i dołączoną bazę
konferencji z Web of Science wraz z punktacją. Ułatwienia te z jednej strony
wpłynęły na pozytywną decyzję władz Politechniki o przyjęciu systemu jako
centralnego dla całej uczelni i zachęciły Wydziały do korzystania z niego, z drugiej
jednak strony zdominowały wszystkie inne możliwości systemu. Na obecnym etapie
nie docenia się dostatecznie takich funkcji jak wieczysta archiwizacja, a przede
wszystkim udostępnianie treści w otwartych modelach komunikacji, czy nawet w
dostępie ograniczonym tylko do sieci uczelnianej. Jest to problem, który wymagał
będzie wsparcia władz uczelni i szerokiej akcji informacyjnej. Potrzebne są właściwe i
nieuciążliwe dla autorów rozwiązania prawno-organizacyjne przy gromadzeniu
cyfrowych wersji publikacji. System daje autorom możliwość różnorodnego
ograniczania dostępu: czasowego, do wskazanej afiliacji lub tylko do fragmentu
utworu. Możliwe jest też archiwizowanie treści publikacji bez jej udostępniania.
10. INAUGURACJA SYSTEMU — SZKOLENIA REDAKTORÓW
WYDZIAŁOWYCH I WPROWADZANIE DANYCH DO SYSTEMU
Pracownicy Biblioteki, odpowiedzialni za nadzór merytoryczny nad metadanymi
wprowadzanymi do systemu ewidencji dorobku wzięli udział w prowadzonych przez
autorów bazy z Wydziału WEiTI, szkoleniach dotyczących obsługi bazy.
W kolejnym etapie Biblioteka opracowała materiały szkoleniowe, zorganizowała i
przeprowadziła warsztaty dla osób, które mają być odpowiedzialne za prowadzenie
ewidencji na poszczególnych wydziałach. Zajęcia przeprowadzone zostały w małych
grupach w celu zapewnienia każdej z osób dostępu do komputera i możliwości
indywidualnego przećwiczenia głównych funkcji redaktorskich. Uczestnicy mieli
możliwość swobodnego zadawania pytań i wyjaśniania problemów.
Celem każdego ze szkoleń było przygotowanie wyznaczonych z wydziałów osób
do wprowadzania opisów różnego typu publikacji oraz opanowania umiejętności
tworzenia raportów. Odpowiednie przygotowanie redaktorów wydziałowych jest z
punktu widzenia biblioteki niezwykle ważne, gdyż jak udowodniły prace przy
wprowadzaniu dorobku naukowego Wydziału Geodezji i Kartografii najlepszym
sposobem na pozyskanie kompletnych danych jest stały kontakt redaktora
wydziałowego z pracowniami naukowymi wydziału. Na zajęciach przeszkolono
kilkadziesiąt osób z poszczególnych wydziałów w zakresie wprowadzania i
modyfikacji opisów oraz dodawania plików z treścią. W przyszłości planowane są
również cykle szkoleń dotyczących bardziej zaawansowanych funkcji
oprogramowania (m.in. możliwości importu danych), problemów związanych z
prawem autorskim oraz znaczeniem otwartego dostępu w nauce dla prestiżu uczelni i
autorów.
Pierwszym sprawdzianem działania systemu ewidencji była pomoc pracowników
Biblioteki dla Wydziału Geodezji i Kartografii (GiK) przy wprowadzaniu danych na
potrzeby ankiety jednostki za rok 2012. Niekompletność otrzymanych z Wydziału
danych zmuszała wielokrotnie do przeszukiwania katalogów bibliotecznych, baz
danych czy stron wydawców w celu odnalezienia i uzupełnienia otrzymanych opisów.
Do najczęściej brakujących elementów należały: paginacja, rok wydania, numer ISSN
oraz informacje umożliwiające zidentyfikowanie konferencji, z którymi dany artykuł
był związany. Często nie było możliwe odnalezienie przy pomocy Internetu danych,
pozwalających na powiązanie artykułu z konkretnym wydarzeniem lub publikacją.
Wynikało to przede wszystkim z braku informacji od samych autorów o typie
publikacji (np. prezentacja, poster) i czy została ona opublikowana w materiałach
konferencyjnych. Cenną pomocą w tej sytuacji okazała się współpraca z
pracownikiem Wydziału GiK, który wielokrotnie kontaktował się osobiście z
autorami w celu sprostowania występujących pomyłek oraz uzupełnienia brakujących
informacji. Doświadczenie to potwierdziło słuszność przyjętej koncepcji, że dane
powinny być wprowadzane bezpośrednio na wydziałach, natomiast rolą Biblioteki jest
kontrola i korekta wprowadzonych metadanych. Wprowadzanie publikacji oraz
korekta opisów automatycznie zaciągniętych przez oprogramowanie Zotero trwały od
stycznia do początku kwietnia 2013r. Podsumowując prace w tym zakresie można
stwierdzić, że mimo licznych problemów z identyfikacją danych, proces
wprowadzania zakończył się sukcesem. Wydział GiK wygenerował z systemu
sprawozdanie, które posłużyło do ankietyzacji jednostki za rok 2012.
11. REPOZYTORIUM JAKO BAZA WIEDZY PW – MOŻLIWOŚCI SYSTEMU
Repozytorium PW oferuje szerokie możliwości wyszukiwania informacji o
pracach badawczych, publikacjach, raportach z badań i rozprawach doktorskich.
Istotną zaletą systemu jest funkcja ograniczenia wyszukiwania i prezentacji wyników
tylko do określonej afiliacji. Daje to możliwość prezentacji wydzielonego dorobku
naukowego pracowników określonego Wydziału na jego stronie domowej, w formie
graficznej charakterystycznej dla tejże strony. A tym samym pozwala na tworzenie
wirtualnego repozytorium wydziałowego czy instytutowego a nawet autorskiego. Jest
to korzystne rozwiązanie, gdyż większość Wydziałów ma raczej decentralistyczne
tendencje ukazywania swojego dorobku. Część Wydziałów prowadzi własne systemy
ewidencji dorobku naukowego pracowników i doktorantów na potrzeby
sprawozdawcze i informacyjne. Niektóre z tych baz zostaną zaimportowane przez
repozytorium centralne, jednakże nie wszystkie, ze względu na duży koszt
przenoszenia baz zaprojektowanych w niestandardowych, indywidualnych
rozwiązaniach.
Odrębne wydziałowe bazy dorobku piśmienniczego, tworzone w różnych
oprogramowaniach i o różnych strukturach, stanowią istotną barierę przy budowaniu
repozytorium uczelnianego. Biblioteka przeprowadziła ankietę na Wydziałach mającą
na celu poznanie baz i rejestrów oraz rodzaju stosowanego w nich oprogramowania.
Badanie wykazało, że 8 z 20 wydziałów prowadzi własne bazy publikacji naukowych.
Utrzymywanie w dłuższym okresie równoległych baz ewidencyjnych jest
nieefektywne i niefunkcjonalne. Oprogramowanie repozytorium stale rozwija się,
dostosowując do potrzeb eksportu metadanych do centralnych systemów
informacyjnych, takich jak: POL-on i PBN, co ułatwi Wydziałom realizację
obowiązku dostarczania informacji do systemów centralnych i wyeliminuje
dublowanie wprowadzania danych. Przyszłość repozytorium, pomijając aspekty
finansowe, techniczne i organizacyjne zależy od udziału w nim jednostek uczelni.
Władze wydziałowe oraz pracownicy naukowi muszą być przekonani, że
repozytorium jest potrzebne i spełnia funkcje do których zostało powołane. Twórcy
repozytorium zakładają, że ze względu na przyjęte wewnętrzne uregulowania prawne
na Uczelni liczba pełnych tekstów w systemie od 2013 r. będzie sukcesywnie
wzrastać. Powiązanie w jednym systemie informacji o dorobku naukowym oraz
pełnych tekstów tych publikacji pozwoli na oferowanie jakościowo lepszej i
pełniejszej informacji o Uczelni. Centralne repozytorium uczelniane, dobrze widoczne
w światowej sieci wpłynie na podniesienie prestiżu uczelni.
Na obecnym początkowym etapie działania repozytorium wyłaniają się
następujące problemy:
 dominacja ocen parametrycznych nad ideą gromadzenia i udostępniania w
otwartym dostępie
 obawy autorów przed otwartym udostępnianiem treści publikacji
 kwestie praw autorskich
 konkurencyjność (repozytorium powstało w okresie wprowadzenia centralnych
systemów informacyjnych CEON, POL-on, PBN, co stwarza konieczność
dopasowania oprogramowania do eksportu metadanych)
 brak przekonania Wydziałów posiadających własne bazy dorobku naukowego
do centralnego systemu ewidencji na uczelni
 egzekwowanie kompletności dorobku naukowego (w tym deponowania w
repozytorium treści ewidencjonowanych dokumentów) od autorów i Wydziałów
 nie do końca rozwiązane kwestie finansowo-organizacyjne
Podsumowując kilkuletnie starania Biblioteki w kierunku utworzenia repozytorium
uczelnianego można stwierdzić, że pomimo różnorodnych trudności zakończyły się
one sukcesem. Politechnika Warszawska posiada centralny system ewidencji dorobku
naukowego i repozytorium, które stanowią podstawę do powstania Bazy Wiedzy.
Czynniki, które wpłynęły na powodzenie przedsięwzięcia to:
 jasno sprecyzowane cele i determinacja Biblioteki w dążeniu do ich realizacji;
 pozyskanie zewnętrznych źródeł finansowania (projekty SYNAT, DUN)
 dobra współpraca z WEiTI i innymi jednostkami organizacyjnymi PW;
 zastosowanie oprogramowania umożliwiającego jednostkom gromadzącym
dorobek naukowy generowanie raportów i ocen parametrycznych
 dobrze przygotowane i przeprowadzane działania inicjujące BG i WEiTI
(oprogramowanie, przygotowanie podstaw prawnych)
 stała promocja idei centralnego otwartego repozytorium w środowisku uczelni
 zrozumienie i przychylne nastawienie nowo wybranych władz uczelni do
istnienia centralnego repozytorium uczelnianego
Rolą Biblioteki w tworzonym obecnie repozytorium jest czuwanie nad
kompletnością i poprawnością metadanych, a przede wszystkim nad gromadzeniem
treści publikacji świadczących o znaczeniu naukowym uczelni. Celem Biblioteki było
przekonanie środowiska akademickiego do utworzenia centralnego repozytorium
publikacji pracowników PW udostępnianych w modelu Open Access. Zamierzenia
udało się po części zrealizować – powstało repozytorium zarządzane centralnie.
Wyzwaniem, które stoi teraz przed nami to propagowanie w środowisku uczelnianym
otwartego dostępu do zgromadzonych treści naukowych.
12. BIBLIOGRAFIA
[1] BABINI D., LÓPEZ F. A., Rol del bibliotecario/a para un acceso abierto de calidad.,
2013 . In 54° Reunión Nacional de Bibliotecarios ABGRA [on-line]. [Dostęp 13 maja 2013].
Dostępny w WWW: http://eprints.rclis.org/19135/1/D.Babini-
F.A.L%C3%B3pez%20CLACSO-IIGG_UBA.pdf
[2] BILLINGS M., Changing Scholarly Communications and the Role of the Institutional
Repository in the Digital Landscape [on-line]. [Dostęp 13 maja 2013]. Dostępny w WWW:
http://digitalcommons.bepress.com/repository-research/42/
[3] BONGIOVANI P., MIGUEL S., GÓMEZ N.D., Repositorios Institucionales: ¿Qué pueden
autoarchivar los investigadores? El caso de dos universidades argentinas en el campo de
Medicina [on-line]. [Dostęp 13 maja 2013]. Dostępny w WWW:
http://eprints.rclis.org/17725/1/PBongiovaniETD2012FT.pdf
[4] DONOVAN J.M., Watson Carol A., Institutional Repositories: Essential Infrastructure for
Scholarship in the Digital Age [on-line]. [Dostęp 13 maja 2013]. Dostępny w WWW:
http://digitalcommons.bepress.com/repository-research/61/
[5] GIWER O., MILLER M., Repozytorium uczelniane — korzyści i obawy. Opracowanie
wyników badania ankietowego i wnioski [on-line]. [Dostęp 13 maja 2013]. Dostępny w
WWW: http://bcpw.bg.pw.edu.pl/dlibra/docmetadata?id=3643
[6] LÓPEZ F.A., Visibilidad e impacto de los repositorios digitales en acceso abierto. [on-line].
[Dostęp 13 maja 2013]. Dostępny w WWW:
http://eprints.rclis.org/18940/1/ABGRAboletin_Lopez.pdf
[7] Projekt i implementacja pilotowego systemu repozytorium dla prac dyplomowych
(inżynierskich, magisterskich i doktorskich) oraz publikacji pracowników Politechniki
Warszawskiej., Instytut Informatyki Wydziału Elektroniki i Technik Informacyjnych
Politechniki Warszawskiej., Warszawa grudzień 2010
[8] SIEWICZ K., Otwarty dostęp do publikacji naukowych. Kwestie prawne [on-line]. [Dostęp 13
maja 2013]. Dostępny w WWW: http://ceon.pl/pl/otwarta-nauka/kwestie-prawne
[9] STĘPNIAK J., Ewidencja dorobku i repozytorium uczelniane. Warszawa 2012 Biblioteka
Główna Politechniki Warszawskiej., prezentacja przedstawiona na posiedzeniu Senatu PW
21.11.2012, [on-line]. [Dostęp 13 maja 2013]. Dostępny w WWW:
http://bcpw.bg.pw.edu.pl/dlibra/docmetadata?id=3869
[10] STRUK W., Oprac., Repozytorium Wydziałowe. Podręcznik edytora. Warszawa 2011
Wydział Elektroniki i Technik Informacyjnych PW. [on-line]. [Dostęp 13 maja 2013].
Dostępny w WWW:
http://www.bg.pw.edu.pl/dane/repo/RepozytoriumPW_Podrecznik_edytora_v05.p
df
[11] TONAKIEWICZ-KOŁOSOWSKA A., Dokumentowanie dorobku naukowego
politechniki warszawskiej. Przyjęte rozwiązania, bariery, osiągnięcia i plany na przyszłość
[on-line]. [Dostęp 15 maja 2013]. Dostępny w WWW:
http://www.dbc.wroc.pl/Content/12277/3_Wroclawskie_spotkania.pdf
[12] Wdrożenie i promocja otwartego dostępu do treści naukowych i edukacyjnych :
praktyki światowe a specyfika polska / oprac. Zespół ICM pod kier. M. Niezgódki,
Warszawa 2011, s. 283
LIBRARY ROLE AND TASKS IN THE EVIDENCE OF RESEARCH OUTPUT — BASED ON
THE MAIN LIBRARY OF WARSAW UNIVERSITY OF TECHNOLOGY PARTICIPATION IN
THE CREATING OF THE UNIVERSITY REPOSITORY.
The paper presents difficulties that the Main Library of the Warsaw University of Technology had to
overcome in order to participate in developing and then provide functional and professional supervision
of the Warsaw University of Technology central system of filing and archiving the scientific outputs and
the WUT repository. For the last two years, the Library has been working with the Faculty of Electronics
and Information Technology (FEIT), which created the Faculty repository. In addition to its basic
functions, like collecting, sharing, and archiving publications, the repository gives other opportunities,
like using the data for surveys, reporting and evaluating parameters. Years of hard work, good
cooperation with the FEIT and the multifunctional repository software developed by the Institute of
Computer Science, helped to convince the WUT authorities to start the project. All these efforts resulted
in the WUT Senate resolution in November 2012, establishing the WUT Repository. The resolution was
prepared by the Main Library and it adopted "Rules for creating a central system of recording and
archiving achievements related to scientific outputs and teaching of the academic staff, doctoral students
and students of the University and establishing the Repository of the Warsaw University of Technology".